PT.

Farni Furniture
STANDARD OPERATING PROCEDURE
BAGIAN KEUANGAN

Original Date of Issue: Approved by: 1. DESKRIPSI

16 Mei 2013 Manager Keuangan

Meubel Farni Furniture merupakan suatu kesatuan yang menyeluruh yang terdiri dari bagianbagian yang saling berhubungan dan berinteraksi. Oleh karena itu diperlukan suatu standar operasional prosedur (SOP). SOP diarahkan untuk mencapai tujuan Meubel Farni Furniture, yang secara umum berusaha untuk memberikan pelayanan yang memuaskan kepada pelanggan. Kekurang berhasilan suatu perusahaan, dapat tercermin dari kurang diinginkannya perusahaan tersebut atau reputasi yang kurang baik dalam pemberian perawatan maupun pada pelayanan yang lain, termasuk pelayanan administrasi keuangan. Sebagai indikator keberhasilan dari kegiatan perusahaan dapat diciptakan suatu tolok ukur keberhasilan dan tingkat kemajuan perusahaan yaitu dengan menciptakan standar operasional prosedur. Maka untuk ketertiban penyelenggaraan manajemen keuangan perlu dibuat suatu Standar Operasional Prosedur Keuangan.
2. TUJUAN

Tujuan dibuatnya Standar Prosedur Operasional Keuangan sebagai berikut: 1. Memberikan standar pedoman penyelenggaraan administrasi keuangan pada pelaksanapelaksana di lapangan. 2. Memudahkan dalam mendeteksi jika terjadi kesalahan atau pelanggaran prosedur. 3. Dapat memberikan motivasi kerja agar lebih semangat. 4. Sebagai indikator keberhasilan perusahaan

3. SUMBER DAYA MANUSIA KEUANGAN

Bagian Keuangan terdiri dari : 1. Akuntansi : bertanggung jawab menjaga kas bank dan kas kecil, menerbitkan invoice, melakukan penagihan ke pelanggan serta membuat laporan keuangan. 2. Kasir : bertugas mencatat laporan kas kecil, merekap penerimaan dan pengeluaran kas kecil. 3. Pajak : bertanggung jawab pada laporan keuangan pajak baik bulanan maupun tahunan. 4. Personalia : bertanggung jawab mengurusi segala kepegawaian Meubel Farni Furniture

4. KEBIJAKAN UMUM KEUANGAN Adapun kebijakan umum bidang keuangan PT. Meubel Farni Furniture adalah: 1. Semua penerimaan pembayaran harus menggunakan kwitansi bernomor sebagai bukti pembayaran. 2. Semua pengeluaran perusahaan melalui Bank / Giro, kecuali bagi kebutuhan rutin yang telah disetujui melalui kas kecil. 3. Pembayaran dari pelanggan dilakukan dengan cara penagihan baik via telepon, email maupun langsung datang ke tempat costumer. 4. Penagihan ke pelanggan harus menggunakan invoice resmi Meubel Farni Furniture baik untuk kantor pusat (Malang) maupun kantor perwakilan. 5. Pembayaran dari pelanggan perusahaan dilakukan dengan cara penagihan atar perusahaan dengan melalui mekanisme penagihan sesuai dengan Perjanjian Kerjasama yang disepakati. 6. Pembayaran dari pelanggan perorangan dilakukan segera setelah selesai pelayanan maupun diawal pelayanan dengan melalui mekanisme penagihan sesuai dengan Perjanjian Kerjasama yang disepakati. 7. Pebayaran kepada pemasok (supplier) secara jatuh tempo. 8. Pembayaran gaji komisaris, direktur dan karyawan dilakukan tiap tanggal 1 bulan berikutnya. 9. Pembayaran uang lembur, perjalanan dinas, klaim kesehatan dan fee antar, ambil dan cuci mobil bersamaan pembayaran gaji. 10. Pembuatan laporan kegiatan yang ditujukan Direktur sebagai berikut : 1. 2. 3. 4. Laporan Neraca Laporan Laba Rugi Laporan Arus Kas Laporan Piutang Sewa dan Hutang Sewa

5. PROSEDUR DALAM BIDANG KEUANGAN 5.1. Prosedur Penerimaan Pendapatan Prosedur penerimaan pendapatan dari pelanggan perusahaan adalah sebagai berikut: 1. Bagian keuangan (Akuntansi) menerima form order dari bagian marketing dan copy surat kontrak dari bagian operasional untuk dijadikan acuan penagihan ke pelanggan. 2. Bagian keuangan (Akuntansi) mencetak kuitansi, invoice dan faktur pajak (bagi yang dikenakan PPN) untuk dikirim ke pelanggan.

3. Invoice dan kuitansi terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke pelanggan, sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan (Akuntansi). 4. Faktur pajak terdiri dari 3 lembar, untuk lembar 1 dan 2 diserahkan ke pelanggan, sedangkan lembar ke 3 untuk arsip bagian keuangan (Pajak). 5. Untuk memperjelas bagian keuangan juga mengirim invoice ke pelanggan melalui email (bagi pelanggan yang mempunyai email). 6. Kuitansi diserahkan ke pelanggan jika pembayaran sudah dilakukan. 7. Jika kuitansi sudah langsung diserahkan sekalian dengan invoice dan faktur pajak, maka dari bagian keuangan mengeluarkan tanda terima atas penyerahan kwitansi dan kelengkapan tersebut, dan jika pelanggan sudah melakukan pembayaran maka tanda terima yang asli akan diserahkan ke pelanggan. 8. Seminggu dari pengiriman invoice bagian keuangan mengkonfirmasi ke pelanggan mengenai tagihan tindak lanjut invoice tersebut. 9. Pembayaran atas sewa tersebut dapat melalui rekening maupun tunai. Pembayaran dengan cek atau BG dianggap sah jika sudah dicairkan Meubel Farni Furniture . 10. Semua penerimaan yang melalui tunai masuk ke bagian keuangan (kasir). 5.3. Prosedur Penerimaan Piutang Sewa Prosedur penerimaan piutang sewa meliputi : 1. Invoice yang sudah dikirimkan bagian keuangan jika sudah lebih dari 1 bulan dari tanggal pengiriman maka menjadi piutang sewa. 2. Bagian keuangan akan mengeluarkan surat tertanda direktur ke pelanggan tersebut untuk segera melakukan pembayaran. 3. Selain mengeluarkan surat resmi, bagian keuangan juga tetap aktif menelepon dan mendatangi pelanggan tersebut dengan dibantu bagian operasional. 4. Jika lebih dari 3 bulan tagihan belum terbayar, maka akan dikenakan penalty atau benda sewa atas keterlambatan tersebut. 5.4. Prosedur Pengeluaran Biaya / Kas Prosedur pengeluaran kas/bank meliputi : 1. Pengeluaran kas / bank intern

Pengeluaran kas/bank intern adalah pengeluaran pengeluaran untuk lingkungan intern perusahaan sendiri misalnya ; Gaji, Honor, Lembur, Transport, Perjalanan dinas dan lainlainnya. 2. Pengeluaran kas/bank ekstern Pengeluaran kas/bank ekstern adalah pembayaran pembayaran tunai maupun pembayaran cek / BG kepada supplier atau pihak luar. Untuk membiayai pengeluaran digunakan sistem kas kecil yang digunakan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya dibawah Rp. 250.000,00 ( Duaratus limapuluh ribu rupiah ). Dan diatas Rp. 250.000,00 sampai dengan Rp. 1.000.000,00 ( satu juta rupiah ) harus menyelenggarakan pengajuan tunai. Sedangkan untuk membiayai pengeluaran yang jumlahnya besar atau jumlahnya diatas Rp. 1.000.000,00 ( satu juta ) harus digunakan cek/BG tidak dibayar tunai ( dengan kas ). Pada prinsipnya semua pengeluaran uang dari perusahaan harus pengajuan ke bagian keuangan dan mendapatkan otorisasi dari Direktur.

5.5. PROSEDUR PEMOTONGAN Dan PENYETORAN PPh Ps 21 Sebagai Pemotong pajak pph psl 21 Meubel Farni Furniture pada setiap bulan memotong penghasilan karyawan yang sudah melebihi PTKP, dan akan menyetorkan pajak PPh 21 kepada bank yang ditunjuk. Pekerjaan sejak pemotongan sampai dengan penyetoran didukung dengan pembuatan Bukti Potong PPh Ps. 21. Prosedur Pemotongan Dan Penyetoran PPh ps 21 1. Menerima setoran PPh 21 komisaris, direktur dan karyawan yang langsung dipotongkan dari gaji. 2. Mencatat besar penghasilan dan PPh Psl 21 ke dalam buku rekapan pajak. 3. Mengisi formulir PPh Psl 21 tahun berjalan dengan dilampiri bukti setoran PPh Psl 21 perbulan 4. Menyetor PPh Psl 21 yang diterima via Bank sebelum tanggal yang telah ditetapkan oleh Direktorat Jendral Pajak 5. Melaporkan PPh Psl 21 yang telah dipotong ke Kantor Pajak sebelum tanggal 20 bulan yang bersangkutan.

5.6. PROSEDUR PEMBAYARAN HUTANG SUPPLIER Prosedur pembayaran hutang kepada supplier untuk pembelian bahan sebagai berikut :

1. Pembayaran ke supplier dengan cara jatuh tempo yaitu dengan memberikan tanda terima terlebih dahulu setelah menerima invoice dari supplier, karena harus dikroscek antara bagian keuangan dengan bagian operasional. 2. Pembayaran ke supplier dengan nominal dibawah Rp.1.000.000,- jatuh tempo 1 minggu. 3. Pembayaran ke supplier dengan nominal diatas Rp.1.000.000,- sd Rp.2.000.000,- jatuh tempo 2 minggu. 4. Pembayaran ke supplier dengan nominal diatas Rp.2.000.000,- jatuh tempo 1 bulan. 5. Pembayaran ke supplier dalam rangka ada event jatuh tempo 1 bulan sd 2 bulan. 6. Bagi supplier baru ketentuan diatas bisa dilaksanakan setelah ada sosialisasi dan setelah lebih dari 1 kali kerjasama dengan supplier tersebut. 7. Pembayaran hutang supplier melalui rekening maupun tunai.

5.7. PROSEDUR PENGISIAN KAS KECIL Untuk pengajuan kas kecil baik kantor Semarang, Yogyakarta dan Surabaya melalui prosedur : 1. Kasir (TRC Semarang), koordinator TRC Yogyakarta dan koordinator TRC Surabaya mengajukan permintaan kas kecil secara tertulis baik langsung maupun melalui email ke bagian keuangan (akuntansi). 2. Bagian keuangan akan memverivikasi pengajuan tersebut, setelah diverivikasi maka bagian keuangan akan meneruskan ke direktur untuk dimintakan persetujuan. 3. Pengisian kas kecil sesuai dengan kebutuhan, jika kas kecil masih mencukupi maka tidak perlu melakukan pengajuan cek ke direktur. 4. Baik kantor perwakilan Yogyakarta maupun Surabaya maksimal kas kecil yang boleh dipegang adalah Rp.7.500.000,-. Jika melebihi batas tersebut maka kelebihan dari kas tersebut harus disetorkan ke kantor Semarang. 5. Untuk kantor Yogyakarta dan Surabaya dalam hal penerimaan sewa dan pembayaran hutang sewa dibawah Rp.1.000.000,- bisa langsung dilaksanakan dikantor masing-masing. Tetapi jika ada penerimaan sewa dan pembayaran supplier diatas Rp.1.000.000,- maka langsung ke kantor pusat Semarang