Anexo 12

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia
Repblica de Colombia
ANEXO No. 12 SISTEMA INTEGRADO DE INFORMACIN NOTARIAL - SIIN REQUERIMIENTOS FUNCIONALES 1 INTRODUCCIN
En el presente documento se definen los requerimientos funcionales para el Sistema Integrado de Informacin Notarial SIIN. Este documento fue desarrollado teniendo en cuenta la funcionalidad actual del Sistema de Informacin Notarial - SIN y las solicitudes de mejoras recibidas de las Notaras y las diferentes reas de la Superintendencia de Notariado y Registro. 2 2.1 FUNCIONALIDADES PROPIAS DE LAS NOTARAS MDULO DE ESCRITURACIN
En este Mdulo se registrarn todos los procesos de escrituracin que se lleven a cabo en las Notaras. El control del proceso de escrituracin se hace a travs del Nmero de Radicacin. Asociado a este Nmero de Radicacin se debe poder hacer el registro de los datos de todos los pasos del proceso, as como la consulta de la informacin registrada en cada paso y el estado de cada proceso. 2.1.1 RADICACIN DE UNA ESCRITURA 2.1.1.1 Descripcin Se requiere registrar las radicaciones de procesos de escrituracin por parte de los usuarios de las Notaras. 2.1.1.2 Actores Usuario encargado de atender pblico en la Notara. 2.1.1.3 Entradas

Fecha de la Radicacin. Por defecto, el sistema debe colocar la fecha actual del computador pero esta fecha puede cambiarse. Fecha que se acord con los otorgantes para la firma de la escritura. Hora en que se firmar la escritura, en formato militar. Indicar si el usuario presenta la minuta y en qu forma. Puede ser una de las siguientes opciones: - Impresa: Si el usuario presenta una minuta impresa.
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Requerimientos Funcionales

Medio Magntico: Si el usuario presenta la minuta en medio magntico No presenta: Si el usuario no presenta ninguna minuta. En caso de que el usuario presente la minuta en medio magntico, se debe poder registrar el nombre del archivo correspondiente. Nombre del funcionario a quien se asigna el trmite. Se selecciona de la lista de valores con los funcionarios de la Notara. Observaciones pertinentes acerca del proceso de la Radicacin.
En una radicacin se puede registrar uno o varios actos notariales, mnimo uno. De cada acto se registran los siguientes datos:

Cdigo del acto. Descripcin del acto. Cuanta del acto. Ao de adquisicin del inmueble, cuando el acto es de enajenacin. Este dato se utiliza para que el sistema calcule automticamente el descuento de la retencin en la fuente y as mismo para generar el informe de Enajenaciones que deben enviar los Notarios a la DIAN.
2.1.1.4 Salidas

Radicacin registrada con nmero consecutivo dentro del ao actual, asignado automticamente por el sistema. Estado de la Radicacin: Radicada.
2.1.1.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Escrituracin. Acciones del sistema
Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada de la radicacin. Ingresa los Guardar. datos y selecciona Valida los datos ingresados. Si la informacin es vlida y completa: Asigna a la Radicacin el siguiente nmero consecutivo que le corresponda a la Notara dentro del ao actual. Guarda la radicacin en estado Radicada. Indica en la pantalla el siguiente paso a realizar del proceso de escrituracin. Notifica al usuario el xito de la operacin. Habilita el registro del paso Estudio. Si hay inconsistencias: Notifica al usuario que no se puede realizar el
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registro, indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. Permite hacer la correccin correspondiente.
2.1.1.6 Condiciones especiales Una radicacin no puede ser eliminada, slo puede ser modificada. Se podr modificar la cuanta, adicionar o eliminar Actos, siempre y cuando no se haya realizado el paso de Liquidacin. Si por alguna razn se requiere corregir los Actos o las Cuantas, se debe poder borrar la liquidacin, realizar los cambios que se requieran y hacer de nuevo la Liquidacin. La radicacin de una escritura se puede anular si an no se ha generado ninguna Factura o las Facturas generadas se encuentran anuladas.
2.1.1.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual
2.1.2 ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS 2.1.2.1 Descripcin Se requiere registrar la informacin del paso del estudio de los documentos requisito para el trmite de los actos radicados por parte del usuario y los datos de los otorgantes de cada uno de los actos.
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2.1.2.2 Actores Usuario encargado de analizar los documentos presentados por los otorgantes. 2.1.2.3 Entradas

Nmero de radicacin. Lista de documentos aportados por el usuario para el trmite de cada uno de los actos a incluir en la escritura. Datos completos de los otorgantes que intervienen en cada uno de los actos a incluir en la escritura. Los datos necesarios de cada otorgante son: - Origen: DE A, segn el origen de los otorgantes. (Ejemplo. En el acto Venta, DE indica el Vendedor y A el comprador). - Tipo y nmero del documento de identidad del otorgante. El nmero del documento de identidad del otorgante debe ir sin puntos ni guiones (slo dgitos). - Nombre del otorgante. - Tipo de persona (Natural, Jurdica) - Sealar al otorgante principal. Este campo se debe registrar slo a alguno de los otorgantes de origen DE.
2.1.2.4 Salidas

Informacin del Estudio registrada. Radicacin en estado Estudio.
2.1.2.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Escrituracin. Selecciona la Radicacin. Si la Radicacin se encuentra en el paso Radicacin, habilita el paso Estudio. Selecciona Estudio. Despliega la lista de actos registrados en la Radicacin seleccionada. Selecciona los actos uno a uno. Para cada Acto, el sistema despliega los requisitos necesarios y presenta los campos para el registro de los otorgantes. Ingresa los requisitos cumplidos y otorgantes por cada acto. Selecciona Guardar. Acciones del sistema
Permite seleccionar la Radicacin que se va a trabajar.
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Acciones de los actores
Acciones del sistema Valida los datos ingresados. Si la informacin es vlida y completa: Guarda los datos del Estudio. Cambia el estado de radicacin a Estudio. Notifica al usuario el xito de la operacin. Habilita el registro del paso Extensin. Si hay inconsistencias: Notifica al usuario que no se puede realizar el registro, indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. Permite hacer la correccin correspondiente.
2.1.2.6 Condiciones especiales

Se verifican los requisitos de cada uno de los actos registrados, ya que los requisitos se cumplen por cada acto y no por la escritura en conjunto. Un otorgante puede intervenir en ms de un acto. Se deben poder seleccionar otorgantes de una lista de valores de todos los otorgantes registrados en el sistema. Adicionalmente, se deben poder seleccionar otorgantes de una lista de valores de los otorgantes registrados en los dems actos de la presente radicacin. El paso de Estudio se considera cumplido slo cuando se han registrado los otorgantes y se han cumplido todos los requisitos que aplican para cada uno de los actos de la Radicacin. Si lo anterior no se cumple, se debe permitir guardar la informacin, pero no se cambia estado a la Radicacin. El paso de Estudio puede ser eliminado si an no se ha registrado el paso Extensin de la escritura.
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2.1.3 EXTENSIN DE LA ESCRITURA 2.1.3.1 Descripcin Se requiere registrar la informacin del paso de extensin de la escritura donde se anotan los datos del archivo electrnico que contiene el texto de la escritura. 2.1.3.2 Actores Usuario encargado de elaborar la escritura. 2.1.3.3 Entradas

Nmero de radicacin. Nombre del archivo donde se guard la versin definitiva del texto de la Escritura. Fecha de la versin definitiva del archivo.
2.1.3.4 Salidas

Informacin de la Extensin registrada. Radicacin en estado Extensin.
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2.1.3.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Escrituracin. Selecciona la Radicacin. Despliega los datos registrados de la Radicacin. Si se encuentra en estado Estudio, habilita el registro de la Extensin de la escritura. Selecciona el paso Extensin. Presenta la pantalla para el registro de los datos de la Extensin. Ingresa los datos de la Extensin de la escritura. Hace clic sobre Elaborar Escritura. Abre el procesador de palabra definido parmetro para cada Notara (Definiciones, opcin Notara) y presenta la plantilla asociada al primer acto registrado. Si no existe plantilla para este acto, intenta con el segundo y as sucesivamente. Si no hay plantilla registrada para ninguno de los actos, presenta el mensaje No hay plantilla asociada a ninguno de los actos radicados y permanece en la pantalla de registro. Selecciona Guardar. Valida los datos ingresados. Si la informacin es vlida y completa: Guarda los datos de la Extensin. Cambia el estado de radicacin a Extensin. Notifica al usuario el xito de la operacin. Habilita el registro del paso Liquidacin. Si hay inconsistencias: Notifica al usuario que no se puede realizar el registro, indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. Permite hacer la correccin correspondiente. Acciones del sistema

El paso de Extensin se considera completo slo con el dato de fecha. El paso de Extensin puede ser eliminado si an no se ha llevado a cabo el paso Liquidacin.
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2.1.4 LIQUIDACIN DEL VALOR A PAGAR 2.1.4.1 Descripcin Se requiere generar la Liquidacin de los valores a pagar por el trmite de la escritura, correspondientes a derechos notariales, impuestos y dems conceptos establecidos. 2.1.4.2 Actores Usuario encargado de hacer la liquidacin para el cobro por el trmite de las escrituras en la Notara. 2.1.4.3 Entradas

Nmero de radicacin. Fecha Liquidacin. Se debe desplegar la fecha del sistema y permitir modificarla. Cantidad de copias que se van a expedir de la escritura. Nmero de Hojas de cada copia.
2.1.4.4 Salidas

Informacin de la Liquidacin registrada. Radicacin en estado Liquidacin.
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2.1.4.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Escrituracin. Selecciona la Radicacin. Si la Radicacin se encuentra en el paso Extensin, habilita la generacin de la Liquidacin del valor a pagar. Selecciona el paso Liquidacin Presenta una pantalla con la liquidacin de cada uno de los conceptos parametrizados para los actos que se estn tramitando en la Radicacin seleccionada, con los siguientes datos: - Nombre del acto. - Concepto a liquidar. - Base para el clculo del concepto. - Tarifa o valor unitario a liquidar por el concepto. - Liquidacin para cada concepto = Nro. Hojas x Cant. Copias x Tarifa - Total a pagar por la escritura, lo calcula el sistema, sumando el total de los conceptos liquidados. Coloca cero en los conceptos que no se deben liquidar (solo si el concepto pertenece al Grupo A.). Registra el nmero de copias solicitadas de la escritura y el nmero de hojas de cada copia. Hace clic sobre Calcular. Recalcula la liquidacin, con los nuevos valores. Selecciona Guardar. Valida los datos ingresados. Si la informacin es vlida y completa: Guarda los datos de la Liquidacin. Habilita el registro del paso Otorgamiento. Si hay inconsistencias: Notifica al usuario que no se puede realizar el registro, indicando las causas y acciones que debe hacer para corregirlas. Permite hacer la correccin correspondiente. Acciones del sistema
Al desplegar la pantalla, el dato Cantidad de hojas debe presentarse en 1. Solo se debe dejar modificar si el concepto pertenece al Grupo A, parametrizado en el Mdulo Definiciones Conceptos de Liquidacin, al cual pertenecen los conceptos relacionados con copias.
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La liquidacin de una escritura puede eliminarse si an no se ha generado ninguna factura. Debe poderse imprimir la liquidacin.
2.1.5 OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA 2.1.5.1 Descripcin Se requiere registrar las fechas de firma de la escritura por parte de cada uno de los Otorgantes que en ella participan y asignar nmero a la escritura. 2.1.5.2 Actores Usuario encargado de atender pblico en la Notara. 2.1.5.3 Entradas

Nmero de Radicacin. Fecha de envo cuando la escritura se firma fuera de la Notara. Fecha de firma de la Escritura por parte de cada otorgante.
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2.1.5.4 Salidas

Escritura registrada con nmero consecutivo dentro del ao actual, asignado automticamente por el sistema. Estado de la radicacin Otorgamiento.
2.1.5.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Escrituracin. Selecciona la Radicacin. Si la Radicacin se encuentra en el paso Liquidacin, habilita el paso Otorgamiento. Selecciona el paso Otorgamiento Presenta una pantalla desplegando los datos de los Otorgantes registrados en la radicacin para registrar fecha de firma de cada uno de ellos. Registra los datos Otorgante. Selecciona Guardar. para cada Acciones del sistema
Si todos lo Otorgantes tienen registrada la fecha de firma: Asigna el siguiente nmero a la escritura dentro del consecutivo para la Notara. Coloca la radicacin en estado Otorgamiento. Notifica al usuario el xito de la operacin y presenta el nmero asignado a la escritura. Habilita el registro del paso Facturacin. Si no: Guarda la informacin parcial, sin numerar la escritura ni cambiar el estado a la radicacin.
2.1.5.6 Condiciones especiales Las fechas de firma se pueden modificar siempre y cuando no se haya Autorizado la escritura. El paso de Otorgamiento se considera cumplido cuando todos los otorgantes han firmado la escritura.
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2.1.6 FACTURACIN 2.1.6.1 Descripcin Se requiere generar las facturas para el pago del valor liquidado por el trmite de la escritura. Se podr elaborar el nmero de facturas que sean necesarias, de acuerdo con lo que soliciten los otorgantes. 2.1.6.2 Actores Usuario encargado de atender pblico en la Notara. 2.1.6.3 Entradas

Nmero de Radicacin o nmero de la Escritura. Fecha de la factura. El sistema despliega la fecha actual y permite modificarla con una fecha anterior, siempre y cuando sea posterior al ltimo cierre de informe mensual. Otorgante: Es uno de los otorgantes de la escritura. Tipo y nmero de identificacin, nombre y tipo de persona a nombre de quien se expide la Factura. Puede ser el mismo otorgante o cualquier particular. Valor o porcentaje a facturar de cada uno de los conceptos liquidados. Observaciones pertinentes sobre esta factura, si las hay. Valor pagado en efectivo
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Valor pagado en cheque, nmero del cheque y banco.
2.1.6.4 Salidas

Factura registrada con nmero consecutivo dentro del ao actual, asignado automticamente por el sistema. Estado de la Radicacin Facturacin si no se registr el pago. Estado de la Radicacin Pago, si se registraron los datos del pago.
2.1.6.5 Proceso
Permite seleccionar la Radicacin o Escritura que se va a trabajar. Selecciona Escritura. la Radicacin o Si la Radicacin se encuentra en el paso Liquidacin, habilita el paso Facturacin. Selecciona el paso Facturacin Presenta una pantalla para la generacin de las facturas, con los datos relacionados en el tem Entradas. Presenta los siguientes botones: Calcular Factura: Para desplegar los datos de la factura al otorgante seleccionado. Imprimir Factura: Para generar la impresin de la factura que se encuentra activa en la ventana. Anular Factura: Para anular la factura activa en la ventana. Pagar: Para diligenciar los datos del pago. Al pagar la factura, el sistema debe generar automticamente el Certificado de Retencin en la Fuente correspondiente. Imprimir Pago: Para generar el reporte impreso del pago efectuado. Anular Pago: Para anular el pago. Imprimir Cert. Ret.: Para generar el reporte impreso del Certificado de Retencin en la Fuente.
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Acciones de los actores Selecciona el otorgante y beneficiario de la factura.
Acciones del sistema el Produce la liquidacin de los conceptos a facturar, teniendo en cuenta los saldos por facturar de la escritura seleccionada y el otorgante y presentando los siguientes datos: Acto al que corresponde el concepto a facturar. Concepto a facturar. Valor total del concepto. Valor pendiente por facturar del concepto. Porcentaje pendiente por facturar del concepto.
Permite determinar el porcentaje o valor a pagar de cada concepto. Determina el porcentaje o valor definitivo a pagar. Selecciona el botn Calcular. En la medida en que el usuario digita los porcentajes o valores a pagar, el sistema actualiza el valor de cada concepto y el total de la factura. Selecciona Guardar. Diligencia los datos del pago. Selecciona Guardar Genera el nmero del Recibo de Caja, de acuerdo con consecutivo establecido. Cambia el estado de la Radicacin a Pago. Cambia el estado de la Factura a Pagada. Asigna nmero a la factura, de acuerdo con el consecutivo de facturacin. Habilita el botn Pago. Coloca la radicacin en estado Facturacin. Notifica al usuario el xito de la operacin y presenta el nmero asignado a la factura. Si la factura fue pagada, habilita el registro del paso Autorizacin.

El otorgante debe poder seleccionarse de una lista de valores con los otorgantes de la escritura que se va a facturar. Una factura generada no se puede modificar ni eliminar. Se puede anular una factura si an no se ha registrado el pago. Si es necesario corregir una factura pagada, debe poderse anular el pago y luego anular la factura. Una factura podr ser impresa cuantas veces se desee.
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Un comprobante del pago de una factura podr ser impreso cuantas veces se desee. Un certificado de retencin en la fuente podr ser impreso cuantas veces se desee. En toda consulta donde se presenten facturas o recibos de caja, si se encuentran anuladas, deben presentarse el letrero Anulado.
2.1.7 AUTORIZACIN DE UNA ESCRITURA 2.1.7.1 Descripcin Se requiere registrar la Autorizacin o No autorizacin de las escrituras que han cumplido el trmite completo, desde la Radicacin del proceso de escrituracin hasta el pago de las facturas generadas. 2.1.7.2 Actores Notario.
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2.1.7.3 Entradas

Fecha de la autorizacin. Ubicacin fsica de la Escritura en la Notara. Observacin pertinente a la Escritura.
2.1.7.4 Salidas

Escritura Autorizada o No autorizada por el Notario. Estado de la radicacin Finalizada.
2.1.7.5 Proceso
Permite seleccionar la Radicacin o Escritura que se va a trabajar. Selecciona la Radicacin o Escritura. Si la Radicacin se encuentra en el paso Pago, habilita el paso Autorizacin. Selecciona el paso Estudio Presenta la pantalla para el registro de los datos de la autorizacin, desplegando los siguientes datos de la escritura seleccionada: Escritura Nmero de la Escritura Fecha de la Escritura Nmero de la Radicacin Actos tramitados Cdigo del acto Nombre del acto Otorgantes de cada Acto tramitado Origen (DE o A) Tipo y Nmero del documento de identidad Nombre del otorgante Valores Valor total liquidado por la Escritura Valor que se ha facturado de la Escritura Valor que se ha pagado de la Escritura. Presenta los botones: Autorizar, No autorizar, Deshacer autorizacin.
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Acciones de los actores Selecciona Autorizar.
Acciones del sistema El sistema verifica que por lo menos se haya diligenciado el campo fecha. Registra en el Sistema la autorizacin otorgada por el Notario a la Escritura y despliega el nombre en el campo Notario de la seccin Autorizacin. Coloca la radicacin en estado Finalizada.
Selecciona No Autorizar. El sistema verifica que por lo menos se haya diligenciado el campo fecha. Registra en el Sistema la No autorizacin del Notario a la Escritura y despliega el nombre en el campo Notario de la seccin Autorizacin. Coloca la radicacin en estado Finalizada. Selecciona Deshacer autorizacin Permite devolver una autorizacin registrada errneamente. Al dar clic sobre este botn se borran los datos registrados previamente en la seccin Autorizacin. Coloca la radicacin en estado Pago.
Una radicacin en estado Finalizada solo puede permitir Deshacer la autorizacin.
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2.1.8 COPIAS DE UNA ESCRITURA 2.1.8.1 Descripcin Se requiere registrar llevar el control del nmero de copias que se producen en las Notaras de las escrituras tramitadas. 2.1.8.2 Actores Funcionario encargado de las copias de escrituras en la Notaria. 2.1.8.3 Entradas

Nmero de la Escritura a la que se le quiere registrar la copia. Fecha de la Escritura. Nmero consecutivo de la copia Fecha en que se hizo la copia Nombre del notario que expidi la copia de la Escritura.
2.1.8.4 Salidas
Nmero de copias de la escritura actualizado.
2.1.8.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Copias. Selecciona la escritura. Presenta la pantalla para el registro de las copias, desplegando el nmero y fecha de la escritura seleccionada. Diligencia los datos de las copias. Selecciona Guardar. Almacena cada copia emitida, asignando el consecutivo que le corresponda. Acciones del sistema
Permite seleccionar una escritura.
Debe poder actualizar la fecha de la ltima copia generada.
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2.1.9 INFORME MENSUAL 2.1.9.1 Descripcin Se requiere poder producir a travs del Sistema, el informe de las transacciones realizadas por la Notara. Mediante esta opcin se hace el conteo de las escrituras realizadas en un perodo mensual. Tambin se pueden consultar los informes mensuales existentes en el sistema. Al entrar a la opcin, se despliega la ventana INFORME MENSUAL de la Figura 55. 2.1.9.2 Actores Funcionario encargado de producir los informes mensuales en la Notara. 2.1.9.3 Entradas Fecha inicial del informe. Fecha final del informe. Valor de los egresos durante el perodo. Por concepto de gastos de personal. Por concepto de gastos generales. Por concepto de transferencias. Por concepto de Inversiones. Valor total consignado en la Cuenta nica Notarial durante el perodo. Nmero total de empleados en la Notara en el perodo.

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Nmero de das de permiso del Notario en el perodo. Nmero de das de licencia del Notario en el perodo. Nmero de inscripciones en el Registro Civil durante el perodo: Nacimiento. Matrimonio. Defuncin. Libro de varios.
2.1.9.4 Salidas Informe mensual. 2.1.9.5 Proceso

Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Informe Mensual. Acciones del sistema
Presenta la pantalla del informe. Presenta el botn Calcular, para generar los datos del mes. Selecciona las fechas inicial y final del informe. Hace clic sobre el botn Calcular. Despliega la siguiente informacin, con base transacciones registradas en el mes seleccionado: Fecha de produccin del informe (Fecha actual). Escrituras numeradas en el mes Nmero de la primera escritura numerada en el perodo. Nmero de la ltima escritura numerada en el perodo. Cantidad de escrituras numeradas en el perodo. Escrituras Cantidad de escrituras no exentas en el perodo. Cantidad de escrituras exentas en el perodo. Cantidad de escrituras de aclaracin en el perodo. Cantidad de escrituras de inters social en el perodo. Cantidad de escrituras sin cuanta en el perodo. Aportes Superintendencia Cantidad de escrituras no exentas protocolizadas en el ao inmediatamente anterior al del informe. Tarifa plena Cantidad de escrituras liquidadas con tarifa plena durante el perodo. Valor del aporte generado por cada escritura en las
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Acciones del sistema Valor total de aportes por tarifa plena durante el perodo. Tarifa Especial Cantidad de escrituras liquidadas con tarifa especial durante el perodo. Valor del aporte generado por cada escritura Valor total de aportes por tarifa especial durante el perodo. Recaudos Valor de los recaudos con destino al Fondo Especial del Notariado durante el perodo. Valor de los recaudos con destino a la Tesorera de la SNR durante el perodo. Valor total de los aportes especiales con destino al Fondo Especial del Notariado durante el perodo. Ingresos Valor total de los ingresos por concepto de escrituracin durante el perodo. Valor total de los ingresos por actor notariales diferentes de escrituracin durante el perodo. Valor total de los ingresos de la Notara durante el perodo. Valor de los ingresos netos de la Notara durante el perodo. (Total Ingresos menos Total Egresos). Presenta los campos para la captura de los datos de entrada de este numeral. Presenta los botones: Detalle Escrituras: Para desplegar una lista con los nmeros y fechas de las escrituras correspondientes a cada categora. Detalle Recaudos: Para desplegar la lista de escrituras a las cuales corresponde el valor del recaudo. Detalle Ingresos: Para desplegar Cantidad y valor de los ingresos por cada tipo de acto durante el perodo. Detalle Egresos: Detalle los gastos de la Notara durante el perodo. Detalle Obligaciones: Pagos que se deben realizar a terceros por diferentes conceptos durante el perodo. Detalle Pagos: Pagos realizados a terceros durante el perodo. Imprimir: Para generar la impresin del reporte con el Informe Mensual destinado a la SNR. Archivo SNR: Para generar un archivo con el informe del perodo destinado a la SNR. Luego de generar el archivo, el Sistema debe notificar al usuario el nombre y ubicacin del archivo generado.
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Acciones de los actores Diligencia los datos. Selecciona Guardar.
Acciones del sistema
Almacena el informe. Notifica al usuario el xito de la operacin.
2.1.9.6 Condiciones especiales No se podr generar informe de un perodo si no ha generado informe hasta da anterior a la fecha inicial del informe que se quiere generar. Slo es posible volver a Calcular y guardar un informe, si es el ltimo informe registrado.
2.2
MDULO DE TRMITES QUE NO REQUIEREN ESCRITURA
2.2.1 FACTURAS POR CONCEPTOS VARIOS 2.2.1.1 Descripcin Se requiere generar las facturas para el pago del valor liquidado por el trmite de la escritura. Se podr elaborar el nmero de facturas que sean necesarias, de acuerdo con lo que soliciten los otorgantes.
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2.2.1.2 Actores Usuario encargado de atender pblico en la Notara. 2.2.1.3 Entradas
Tipo de identificacin y nmero de identificacin, nombre y tipo de la persona a nombre de quien se hace la factura. Esta informacin es opcional, puede dejarse en blanco. Lista de conceptos que a facturar. Nmero de unidades del concepto a facturar. Observacin pertinente a la Factura. Valor pagado en efectivo Valor pagado en cheque, nmero del cheque y banco.
2.2.1.4 Salidas
Factura registrada con nmero consecutivo dentro del ao actual, asignado automticamente por el sistema.
2.2.1.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Facturas Varios. Acciones del sistema
Presenta la pantalla para el registro de facturas por conceptos varios. Presenta los siguientes botones: Imprimir Factura: Para generar la impresin de la factura que se encuentra activa en la ventana. Anular Factura: Para anular la factura activa en la ventana. Pagar: Para diligenciar los datos del pago. Al pagar la factura, el sistema debe generar automticamente el Certificado de Retencin en la Fuente correspondiente. Imprimir Pago: Para generar el reporte impreso del pago efectuado. Anular Pago: Para anular el pago.
Diligencia los datos de la factura.
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Acciones del sistema Por cada uno de los conceptos seleccionados despliega: - Valor unitario del concepto seleccionado. - Es el resultado de multiplicar la cantidad del concepto por el Valor Unitario. - IVA. - Total: Es el valor total de los conceptos registrados. Asigna nmero a la factura, de acuerdo con el consecutivo de facturacin. Habilita el botn Pago. Notifica al usuario el xito de la operacin y presenta el nmero asignado a la factura.
Selecciona Guardar.
Diligencia los datos del pago. Selecciona Guardar Genera el nmero del Recibo de Caja, de acuerdo con consecutivo establecido. Cambia el estado de la Factura a Pagada.
2.2.1.6 Condiciones especiales Una factura generada no se puede modificar ni eliminar. Se puede anular una factura si an no se ha registrado el pago. Si es necesario corregir una factura pagada, debe poderse anular el pago y luego anular la factura. Una factura podr ser impresa cuantas veces se desee. Un comprobante del pago de una factura podr ser impreso cuantas veces se desee. En toda consulta donde se presenten facturas o recibos de caja, si se encuentran anuladas, deben presentarse el letrero Anulado.

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2.2.2 SUCESIONES 2.2.2.1 Descripcin Se requiere registrar los procesos de sucesiones que se llevan a cabo en la Notara, incluyendo el inicio del proceso y la finalizacin del mismo. 2.2.2.2 Actores Usuario encargado en la Notara. 2.2.2.3 Entradas Nmero de acta de inicio. Fecha del acta de inicio Causantes - Tipo y nmero de documento de identificacin - Primer apellido - Segundo apellido - Nombre Fecha de finalizacin Relacin de escrituras - Nmero de la escritura - Fecha de la escritura


2.2.2.4 Salidas Proceso de sucesin registrado en estado Iniciado o Finalizado. 2.2.2.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Sucesiones. Acciones del sistema
Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada. Diligencia los datos de la sucesin. Selecciona Guardar. Asigna nmero de radicacin del proceso y la almacena. Notifica al usuario el xito de la operacin y presenta el nmero asignado. Una vez registrado un proceso presenta un botn Terminar Proceso para el registro de la relacin de escrituras.
Diligencia los datos finalizacin del proceso. Selecciona Guardar.
de
la
Almacena los datos de la finalizacin. Coloca el proceso en estado Finalizado. Notifica al usuario el xito de la operacin.
Se deben poder anular los procesos de sucesin que se encuentren en estado Iniciado.
2.2.3 INSCRIPCIONES EN EL REGISTRO CIVIL 2.2.3.1 Descripcin Se requiere registrar las inscripciones en el Registro Civil que se hacen en la Notaria. 2.2.3.2 Actores Usuario encargado en la Notara. 2.2.3.3 Entradas

Tipo de registro. Nmero del registro civil. Datos del registro segn el tipo de registro.
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2.2.3.4 Salidas Datos del registro civil almacenados. 2.2.3.5 Proceso

Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Registro Civil. Acciones del sistema
Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada. Diligencia los datos del registro civil. Selecciona Guardar. Asigna nmero interno al registro civil y lo almacena. Notifica al usuario el xito de la operacin y presenta el nmero asignado. .
Se deben poder modificar o anular los registros civiles en estado Activo.
2.2.4 CARTERA Se deben poder realizar las siguientes operaciones: Pagar facturas de escrituracin y de varios Imprimir recibos de pago Imprimir el estado de cuenta de un cliente o de todos los clientes en un perodo Consultar los pagos realizados con sus correspondientes facturas Anular un pago

2.2.4.1 Entradas Valor a pagar en efectivo. Valor a pagar en cheque. Nmero del cheque cuando el pago o parte del mismo se realiza con cheque. Banco al cual corresponde el cheque con el que est realizando el pago, o seleccinelo mediante el botn Lista de Valores a la derecha del campo.

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2.2.4.2 Salidas Datos de cartera actualizados. 2.2.4.3 Proceso

Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Cartera. Acciones del sistema
Presenta una pantalla desplegando la relacin de los usuarios que tienen saldo pendiente por pagar con el Listado de facturas de escrituracin y por conceptos varios Debe presentar los siguientes botones: Pagar: Para guardar el pago que est realizando. El Sistema asignar el nmero consecutivo de Recibo de Caja. Imprimir Pago: Para imprimir el Recibo de Caja que acaba de generar. Listar Estado de Cuenta: Para imprimir el listado de facturas pendientes de un cliente o de todos los clientes en un rango de fecha determinado. Anular un pago: Para anular un Recibo de Caja.
Slo se deben poder anular los registros civiles en estado Activo.
2.2.5 REGISTRAR CONSIGNACIONES 2.2.5.1 Descripcin Se requiere registrar las consignaciones realizadas por la Notara en la cuenta nica notarial a su cargo. 2.2.5.2 Actores Usuario encargado en la Notara.
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2.2.5.3 Entradas

Fecha de la consignacin. Valor de la consignacin.
2.2.5.4 Salidas Consignacin registrada. 2.2.5.5 Proceso

Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Consignaciones. Acciones del sistema
Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada. Diligencia los datos consignacin. Selecciona Guardar. de la
Asigna nmero a la consignacin y la almacena. Notifica al usuario el xito de la operacin y presenta el nmero asignado.
2.2.5.6 Condiciones especiales Deben poderse anular las consignaciones de fechas anteriores al ltimo informe presentado a la SNR. 2.2.5.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual
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2.2.6 REGISTRAR FIRMAS 2.2.6.1 Descripcin Se requiere registrar los datos que en la actualidad toma la Notara a un usuario para registrar su firma. Se ingresan las personas que desean tener registrada su firma en la Notara. En cada registro indicar la ubicacin fsica del registro de la firma. 2.2.6.2 Actores Usuario encargado de registrar firmas en la Notara. 2.2.6.3 Entradas

Tipo y Nmero de documento de identidad de la persona que registra la firma. Fecha del registro de la firma. Fecha de la ms reciente actualizacin de la firma. Apellidos de la persona que registra la firma. Nombres de la persona que registra la firma. Razn social de la Empresa a la que pertenece la persona cuya firma se registra (opcional). Nmero de identificacin tributaria de la Empresa. Nombre del cargo de la persona dentro de su empresa. Direccin de la Empresa o de la persona que registra la firma. Nmero de telfono de la Empresa o de la persona que registra la firma. Nmero de Fax de la Empresa o de la persona que registra la firma. Ubicacin fsica del registro de firma en la Notara. Tipo y nmero del documento de identidad del Notario. Nombre y apellido del Notario.
2.2.6.4 Salidas Datos de los usuarios con firma registrada en la Notara. 2.2.6.5 Proceso
Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Firmas. Acciones del sistema
Presenta la pantalla para el registro de los datos de entrada. Diligencia los datos del usuario que tiene la firma registrada. Selecciona Guardar.

Acciones del sistema Almacena los datos. Notifica al usuario el xito de la operacin.
2.2.6.6 Condiciones especiales Debe poderse actualizar o anular el registro de datos de los usuario con firma registrada. Un registro de firma despus de anulado puede activarse. En ese caso se registrar la fecha de la ltima actualizacin. 2.2.6.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual
FUNCIONALIDADES PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL
3.1.1 CARGAR INFORMES 3.1.1.1 Descripcin Se requiere cargar los informes que generen las Notaras que utilicen el Sistema de Informacin SIIN en forma local en la Notara y remitan el informe mediante archivos o va un Web service. 3.1.1.2 Actores Usuario encargado del registro de informes en la SNR.
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3.1.1.3 Entradas
Archivo generado en la Notara.
3.1.1.4 Salidas Informe registrado. 3.1.1.5 Condiciones especiales La fecha inicial de un informe debe ser la del da siguiente a la fecha final del ltimo informe registrado. La primera escritura de un informe debe ser la siguiente a la escritura final reportada en el ltimo informe registrado.
3.1.2 REGISTRAR INFORMES MANUALES 3.1.2.1 Descripcin Se requiere registrar las radicaciones de procesos de escrituracin por parte de los usuarios de las Notaras. 3.1.2.2 Actores Usuario encargado del registro de informes en la SNR diligenciados manualmente por las Notaras. 3.1.2.3 Entradas

Cdigo del departamento, cdigo del municipio, cdigo y nombre de la notara. Fechas inicial y final del informe Nmero de la primera escritura numerada en el mes Nmero de la ltima escritura numerada en el mes Nmero de empleados de planta de la notara en este perodo Nmero de empleados supernumerarios de la notara en este perodo Nmero total de empleados Nmero de das en que el notario estuvo de permiso Nmero de das en que el notario estuvo de licencia Datos de Escrituracin - Cdigo y descripcin de cada clase de escrituras reportadas (Exentas, VIS, no autorizadas, repetidas) - Cantidad de escrituras de la clase seleccionada - Relacin de los nmeros de escritura de la clase seleccionada - Cdigo y descripcin de cada clase de escrituras reportadas - (Tarifa plena / tarifa especial)
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Cantidad de escrituras de la clase seleccionada Valor del aporte por escritura Valor total del aporte Valor del recaudo con destino al Fondo Especial del Notariada Valor del recaudo con destino a la Superintendencia Aportes especiales al Fondo Especial. o Nmero de la escritura o Valor de la escritura o Valor del aporte. - Pagos por prstamos realizados al notario por el Fondo Especial o Nmero del pagar o Valor de la cuota cancelada. Detalle de los trmites llevados a cabo en la Notara, sean por escrituracin, por registro civil o por conceptos varios. - Cdigo y descripcin del acto - Nmero de trmites realizados del acto seleccionado - Valor total facturado por el acto seleccionado Egresos. - Cdigo y descripcin del concepto del egreso - Valor del egreso por el concepto seleccionado Valores cancelados a la DIAN por concepto de impuestos recaudados. - Cdigo y descripcin del concepto del egreso - Valor pagado a la DIAN por el concepto seleccionado - Perodo al que corresponde el pago - Fecha en que se realiz el pago Pagos por concepto de aportes al Fondo Especial del Notariado, de recaudos al Fondo Especial del Notariado y a la Superintendencia y a pagos de aportes a Minjusticia - Cdigo del banco y nmero de la cuenta donde se hizo la consignacin - Cdigo y descripcin del concepto del recaudo - Fecha de la consignacin - Nmero de la consignacin - Valor de la consignacin
3.1.2.4 Salidas Informe registrado. 3.1.2.5 Proceso Acciones de los actores El usuario selecciona la opcin Registrar informe manual.
Acciones del sistema
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Presenta la pantalla para el registro de la informacin. Debido a la cantidad de datos, stos se deben presentar organizados en carpetas. Calcula y despliega los valores aportes y recaudos que debe pagar el Notario con base en el nmero de escrituras del perodo. Digita los datos del informe. Selecciona Guardar. Calcula las diferencias entre los valores pagados y los valores que segn el clculo del sistema debi cancelar en Notario. Presenta el botn TOTALIZAR para calcular y desplegar los siguientes valores: - Ingresos o Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos de escrituracin o Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos de registro civil o Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos varios o Subtotal de los valores digitados correspondientes a copias de escrituracin o Suma de los conceptos anteriores - Egresos o Subtotal de los valores digitados correspondientes a conceptos de gastos de personal o Subtotal de los valores digitados correspondientes a conceptos de gastos generales o Subtotal de los valores digitados correspondientes a conceptos de transferencias

o Suma de los conceptos de Egresos Diferencia entre los Ingresos y los Egresos Total de los valores reportados correspondientes a pagos a la DIAN Subtotal de los valores digitados correspondientes a los conceptos de gastos de inversin Valor del subsidio notarial, solo para las notarias que tienen este derecho
3.1.2.6 Condiciones especiales Slo se podr eliminar el ltimo informe registrado. La fecha inicial de un informe debe ser la del da siguiente a la fecha final del ltimo informe registrado. La primera escritura de un informe debe ser la siguiente a la escritura final reportada en el ltimo informe registrado. Debido a la cantidad de datos de entrada que contiene esta funcionalidad, se debe permitir guardar parcialmente la informacin.

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MDULO CONSULTAS
En este mdulo se definen las consultas tanto para la gestin interna de la Notara, como para el seguimiento y control por parte de la Superintendencia. Se requiere que los usuarios puedan realizar la consulta de la totalidad de la informacin registrada en el Sistema. Se debe poder consultar la informacin de un rango de fechas determinado y se deben poder aplicar filtros, agrupaciones y ordenamientos de la informacin, de manera que el usuario pueda acceder a los datos que requiera de una manera rpida y precisa. El usuario debe poder imprimir el resultado de la consulta. 4.1 CONSULTAS PROPIAS DE LA GESTIN EN LA NOTARA
4.1.1 REQUISITOS Y CONCEPTOS POR ACTO Esta consulta debe presentar los siguientes datos:
Cdigo y descripcin del acto.
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Cdigo asignado al acto seleccionado para homologacin con el Sistema de Registro Funcin notarial en la que est clasificado el acto seleccionado. Lista de requisitos establecidos para tramitar el acto seleccionado. - Cdigo: Cdigo del requisito. - Descripcin: Descripcin del requisito. Lista de conceptos de liquidacin correspondientes al acto seleccionado. - Cdigo: Cdigo del concepto de liquidacin - Descripcin: Descripcin del concepto de liquidacin.
El usuario debe poder desplazarse por los Actos registrados, en orden alfabtico de nombre de Acto. La consulta de poderse filtrar por Acto. Para esto se debe seleccionar de la lista de valores de Actos registrados. 4.1.2 CONSULTA DE RADICACIONES Esta consulta debe presentar los siguientes datos:

Nmero de la Radicacin Fecha de la Radicacin Actos incluidos en la radicacin. Tipo de documento de identidad del otorgante y nmero del mismo Lista de otorgantes. Nmero de la escritura. Fecha de firma de la Escritura Nombre del Funcionario que tramita la Radicacin Nombre del ltimo paso tramitado
4.1.3 CONSULTA ESCRITURAS PENDIENTES POR FUNCIONARIO Esta consulta debe presentar los siguientes datos:

Cdigo del funcionario. Nombre del funcionario. Lista de minutas pendientes del funcionario: - Nmero de radicacin de la minuta (ao y consecutivo). - Da, mes y ao de elaboracin de la Radicacin. - Da, mes, ao y hora (en formato militar) fijada para la firma de la escritura.
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- Nombre del primer acto de la Radicacin. Con este acto el sistema se referir a la minuta tipo que fue asociada en el mdulo de Definiciones Tipos de Minuta. Total de escrituras pendientes asignadas al funcionario seleccionado. 4.1.4 CONSULTA FACTURAS DE ESCRITURACIN Esta consulta debe presentar los siguientes datos:

Nmero de la Factura. Fecha de elaboracin de la factura. Nmero de la escritura a la que se refiere la factura. Nmero del Recibo de Caja, si la Factura ha sido pagada. Tipo y nmero del documento de identidad del usuario a quien se expide la Factura. Nombre del usuario a quien se expide la Factura. Valor total de la factura. Valor pendiente de pago de la factura. Estado de la factura.
Debe poderse seleccionar una de las facturas de la lista para ver el detalle de la factura. El Sistema mostrar todos los datos de la factura: Nmero, Fecha, Usuario, Con cargo a:, Nmero de escritura, y los conceptos facturados, los valores pagados (si la factura est pagada) y los datos del correspondiente Recibo de Caja. 4.1.5 CONSULTA FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS Relacin de las radicaciones registradas, con los siguientes datos:

Nmero de la Factura de Conceptos Varios Fecha de la Factura Tipo y nmero del documento de identificacin del usuario a quien se expide la Factura Nombre del usuario a quien se expide la Factura Valor total de la Factura Nmero del Recibo de Caja mediante el cual se pag la Factura Saldo pendiente por pagar de la Factura Estado de la Factura, en blanco si no est anulada.
4.1.6 CONSULTA RECIBOS DE CAJA Esta consulta debe presentar los siguientes datos:

Nmero del Recibo de Caja Fecha de pago Identificacin y Nombre del usuario Valor total del pago Estado (anulado o activo) Relacin de facturas de escrituracin pagadas - Nmero de factura - Fecha de elaboracin de la factura - Nmero de la escritura - Valor total de la factura Relacin de facturas por conceptos varios pagadas - Nmero de factura - Fecha de elaboracin de la factura - Valor total de la factura

4.1.7 CONSULTA CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE Relacin de los Certificados de Retencin en la Fuente registrados, con los siguientes datos:

Consecutivo del documento Fecha de elaboracin del certificado Nmero de factura al que pertenece el certificado. Tipo y nmero de identificacin del responsable de la factura al que pertenece el certificado. Nombre de responsable en el Certificado, es el mismo responsable de la factura al que pertenece el certificado. Cdigo del acto al que se liquid la Retencin en la Fuente. Valor total del certificado de Retencin en la Fuente Indica el estado del certificado (Anulado o vigente).
4.1.8 CONSULTA DEL CONTROL DE RUTA Relacin de los pasos cumplidos en un proceso de escrituracin, con los siguientes datos:

Nmero de la radicacin. Nmero de la escritura. Cdigo del paso de escrituracin. Descripcin del paso de escrituracin. Fecha en que se cumpli el paso de escrituracin.
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Se debe poder hacer la consulta a partir de los siguientes parmetros:

Nmero de la radicacin Nmero de la escritura.
4.1.9 CONSULTA DE ESCRITURAS PENDIENTES DE AUTORIZACIN Relacin de escrituras pendientes del trmite de autorizacin, con los siguientes datos:

Nmero de la escritura pendiente de autorizacin Fecha de la Escritura Nombre (s) de los otorgantes que no han firmado an la Escritura. Valor del saldo por pagar referente a la Escritura.
Una vez presentada la lista, debe poderse seleccionar una de las escrituras para ver la informacin completa: nmero de la Radicacin, lista de Actos incluidos en la escritura, con sus respectivos otorgantes y los valores liquidado, facturado y pagado. 4.1.10 CONSULTA ESCRITURAS NO AUTORIZADAS Relacin de escrituras a las que el Notario les ha negado expresamente su autorizacin, con las siguientes columnas:

Nmero de la escritura expresamente no autorizada Fecha de la Escritura
Una vez presentada la lista, debe poderse seleccionar una de las escrituras para ver la informacin completa: nmero de la Radicacin, lista de Actos incluidos en la escritura, con sus respectivos otorgantes y los valores liquidado, facturado y pagado. 4.1.11 CONSULTA DEL PROTOCOLO Datos detallados de cada escritura tramitada, con los siguientes datos:

Nmero de la escritura. Fecha de la escritura. Nmero de radicacin al cual se le asign el nmero de escritura. Lista de los actos que se celebraron en la escritura seleccionada. Esta lista contiene: - Cdigo del acto
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- Nombre del acto Lista de otorgantes - Origen (De, A). - Tipo y nmero de identificacin. - Nombre. Valor total de la liquidacin. Valor total facturado. Valor total pagado. Estado de la escritura (Autorizada, No autorizada). Fecha de autorizacin / no autorizacin. Notario que autoriz / no autoriz. Ubicacin. Observaciones.
Una vez desplegada la informacin de una escritura deben poderse realizar las siguientes consultas:

Detalle de la liquidacin: Relacin de facturas con todos sus detalles
Adicionalmente, debe poderse consultar el protocolo como una lista de escrituras con los siguientes datos: Nmero de Escritura Fecha de Escritura Acto Otorgante: - Origen (DE / A). - Tipo y nmero de identificacin - Nombre Estado de la Escritura Nombre del Notario.

Esta lista debe poder filtrarse por cualquiera de los datos desplegados adems del filtro por rango de fechas. 4.1.12 CONSULTA DE FIRMAS REGISTRADAS Relacin de firmas registradas, con los siguientes datos:

Tipo y nmero de identificacin de la persona. Apellidos y nombre.

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Nombre de la empresa. Fecha de registro. Ubicacin. Fecha de la ltima actualizacin. Estado. CONSULTAS PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL NOTARAS / NOTARIOS
4.2 4.2.1
Informacin general de la Notara y de los Notarios, con los siguientes datos:

Cdigo y nombre del departamento Cdigo y nombre del municipio Cdigo y nombre del crculo notarial Cdigo y nombre de la Notara Categora de la Notara Direccin de la Notara Nmeros de telfono de la Notara Nmero del fax la Notara Direccin de correo electrnico de la Notara Indicador de subsidio: Prendido: Subsidiada, Apagado: No subsidiada Indicador de estado: Prendido: Activa, Apagado: Inactiva Datos de los Notarios han ejercido el cargo en la Notara. - Tipo y nmero de identificacin del notario - Nombres y apellidos del notario - Fecha de posesin en el cargo de notario - Fecha de retiro del cargo - Indicador de estado: Prendido: Activo, Apagado: Inactivo DATOS NOTARIALES
4.2.2
Informacin registrada de las Notaras, respecto a las transacciones realizadas, ingresos, egresos, pagos, aportes, recaudos, permitiendo la seleccin de filtros, ordenamientos y agrupacin de la informacin por diferentes conceptos. 5 MDULO REPORTES
En este mdulo se definen los reportes tanto para la gestin interna de la Notara, como para el seguimiento y control por parte de la Superintendencia.
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Los reportes se deben poder generar dentro de un rango de fechas determinado y se deben poder aplicar filtros, agrupaciones y ordenamientos de la informacin, de manera que el usuario pueda acceder a los datos que requiera de una manera rpida y precisa.
Los reportes deben poderse verificar por pantalla antes de enviarse a impresin. La generacin de reportes debe permitirse en mltiples formatos: PDF, HTML, CSV, TXT. 5.1 REPORTES PROPIOS DE LA GESTIN EN LA NOTARA
5.1.1 RESUMEN DE CAJA - ESCRITURACIN Debe presentar los pagos clasificados por concepto facturado, de acuerdo con la informacin registrada en las facturas de escrituracin pagadas en el perodo seleccionado. El reporte debe presentar los siguientes datos:
Pagos a facturas del perodo: Resumen de todos los pagos de conceptos correspondientes a las facturas de escrituracin que fueron pagados dentro del perodo indicado, agrupados en: Copias, Derechos, Otros, IVA, Recaudo Fondo, Recaudo Superintendencia, Recaudo Retencin en la Fuente y Aporte Especial Fondo. El total de estos conceptos suma para Total en Caja. Pagos a facturas de fechas anteriores: Resumen de todos los pagos de conceptos correspondientes a las facturas de escrituracin de fechas anteriores que fueron pagadas dentro del perodo indicado, agrupados como en la seccin anterior. El total de estos conceptos suma para Total en Caja. Campos de totalizacin
-
Valor total pagado en cheque Valor total pagado en efectivo Valor devuelto a los usuarios (vueltas) Valor que el otorgante descuenta por concepto de impuestos Valor total en Caja. Es el valor que se debe tener en caja como resultado de todos los pagos elaborados en el perodo del reporte. Este valor es
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equivalente a sumar el total en efectivo + total en cheque - la devolucin de dinero.
Facturas del perodo no canceladas: Resumen por concepto de los valores facturados correspondientes a las facturas de escrituracin que fueron elaboradas dentro perodo indicado y no han sido canceladas, agrupados de la misma manera que en las secciones precedentes.
5.1.2 RESUMEN DE CAJA - CONCEPTOS VARIOS Este informe es el resumen de valores pagados por cada uno de los conceptos varios tales como declaraciones extra-proceso, copias de registro civil, etc., correspondientes a las operaciones que se han elaborado dentro de un perodo dado. El reporte debe presentar los siguientes datos:
Pagos a facturas: Resumen por concepto de todos los valores correspondientes a las facturas por conceptos varios que fueron pagados dentro del perodo indicado. Facturas no pagadas: Relacin de facturas por conceptos varios elaboradas dentro del perodo indicado y que no han sido pagadas.
5.1.3 RESUMEN DE INGRESOS POR ESCRITURA Relacin de escrituras que pertenecen al perodo indicado. Se elabora con base en las liquidaciones de cada escritura El reporte contiene la siguiente informacin ordenada en columnas:

Nmero de la escritura Fecha de la escritura Valor total por derechos notariales en la escritura Valor de las copias Valor de los conceptos diferentes a derechos, copias, impuestos y recaudos de la escritura Valor total del impuesto IVA cobrado en la escritura Valor de la Retencin en la Fuente liquidado en la escritura Valores recaudados para terceros en la escritura Valor total liquidado por la escritura Valor pagado hasta el momento por la escritura Valor pendiente por pagar de la escritura
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La informacin anterior se debe presentar en dos secciones:
Escrituras del perodo seleccionado: Escrituras elaboradas en el perodo indicado. Escrituras anteriores al perodo seleccionado: Escrituras elaboradas con anterioridad al perodo seleccionado y pagadas dentro del mismo.
5.1.4 RESUMEN DE FACTURAS ESCRITURACIN Relacin de facturas de escrituracin elaboradas dentro del perodo indicado, ordenado ascendentemente por el nmero de factura, con los siguientes datos:

Nmero de Factura Fecha de elaboracin de la Factura Suma de valores de los conceptos marcados como Derechos. Ver Definiciones Conceptos de Liquidacin Suma de valores de los conceptos referidos a copias Son todos los conceptos diferentes a derechos notariales, impuestos y recaudos. Valor del impuesto al valor agregado cobrado en la Factura. Valor del impuesto de Retencin en la Fuente cobrado en la Factura. Suma de los conceptos marcados como recaudos. Valor total de la Factura. Nmero del Recibo de Caja con el cual se pag la Factura. Estado de la Factura, A si se encuentra anulada, en blanco si est activa. Totales - Total de los conceptos de todas las facturas y la cantidad de facturas activas dentro del perodo indicado, es decir es la suma de las facturas afectadas por notas crdito, ms las facturas notas dbito y las facturas de escrituras exentas. - Valor en efectivo recibido por el pago de las facturas elaboradas en el perodo indicado. - Valor en cheque recibido por el pago de las facturas elaboradas en el perodo indicado. - Suma de las deducciones que se han hecho en el pago de las facturas de escrituracin. - Suma de todas las facturas de escrituracin elaboradas dentro del perodo indicado y que no han sido canceladas.
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5.1.5 RESUMEN DE FACTURAS CONCEPTOS VARIOS Resumen de la cantidad y valores de las facturas de conceptos varios que se han elaborado dentro del perodo indicado, por conceptos de liquidacin, con los siguientes datos:

Concepto facturado Nmero de ocurrencias del concepto en el perodo seleccionado Valor total facturado por el concepto en el perodo indicado
5.1.6 RESUMEN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO Resumen de todos los conceptos facturados dentro de un perodo en las facturas de escrituracin y de conceptos varios, agrupados as: Derechos, Copias, Otros, IVA, Retencin en la Fuente, Recaudos Fondo, Recaudos Superintendencia, Aporte Especial Fondo. Para la generacin de este reporte debe permitirse capturar el Porcentaje de Aporte Especial Justicia. Este porcentaje se debe utilizar para el clculo del aporte especial para la Administracin de Justicia y se debe aplicar a los conceptos o tarifas marcados como base para la administracin de justicia en la opcin de tarifas del mdulo de Definiciones. El reporte debe contener los siguientes datos: Nombre del concepto. Valor de los conceptos facturados en facturas de escrituracin durante el perodo. Valor de los conceptos facturados en facturas de varios durante el perodo. Valor total facturado por cada concepto dentro del perodo.

Al final debe aparecer un resumen referido al clculo de los aportes a la Administracin de Justicia, con valores de Ingresos Brutos, Base Gravable Aporte y Aporte Especial, mostrando el porcentaje indicado en el parmetro del reporte. 5.1.7 RESUMEN DE FACTURACIN POR DA Totales diarios de lo facturado por escrituracin y por conceptos varios, por los diferentes conceptos. Debe presentar los siguientes datos:
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Fecha del da para el cual se presenta el acumulado; slo se presentan los das en los cuales se elaboraron facturas. Aparecen dos lneas por cada da, con los acumulados de facturas de Escrituracin y Conceptos Varios. Valor total por derechos notariales y otros conceptos liquidados en la escritura Valor acumulado diario por copias Valor total de los conceptos diferentes a derechos, recaudos, retencin e IVA liquidados en las facturas Valor total del impuesto IVA cobrado en las facturas Valor total del impuesto de Retencin en la Fuente liquidado en las facturas Valor total recaudado para terceros en las facturas Valor total liquidado en las facturas
Al final se debe presentar una lnea con los totales acumulados por Escrituracin, una fila con los totales acumulados por Conceptos Varios y una fila de totales globales en el perodo. 5.1.8 RESUMEN DE ESCRITURACIN POR ACTO Totales por concepto de las diferentes combinaciones de actos tramitados en las escrituras elaboradas dentro de un perodo indicado por el usuario.

Combinacin de los cdigos de los actos (Ej.: VENTA/HIPOT) Cantidad total de escrituras del perodo indicado por cada combinacin de actos Valor total por derechos notariales y otros conceptos liquidados en las escrituras del perodo Valor acumulado diario por copias de las escrituras en el perodo Valor total de los conceptos diferentes a derechos, recaudos, retencin e IVA liquidados para las escrituras del perodo Valor total del impuesto IVA correspondiente a las escrituras del perodo Valor total del impuesto de Retencin en la Fuente correspondiente a las escrituras del perodo Valor total recaudado para terceros en las facturas de escrituras del perodo Valor total liquidado en las escrituras del perodo
En la parte inferior se debe presentar una tabla con la lista de los actos incluidos en el reporte.
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5.1.9 INFORME MENSUAL Reporte mensual de las transacciones de la Notara. Debe poderse generar en un rango de fechas menor que el mes para los casos en que el Notario no permanezca durante el mes completo. Debe contener la siguiente informacin:
Encabezado del informe: Perodo al que corresponde, identificacin de la Notara y datos del Notario. Escrituracin: Conteo de las escrituras elaboradas durante el perodo del informe, global y por cada una de las categoras: De Aclaracin, No Autorizadas, Exentas, VIS, Sin Cuanta. Aportes: Valores liquidados por aportes al Fondo Especial de la Superintendencia de Notariado y Registrado en las escrituras elaboradas durante el perodo del informe, agrupados en Escrituras de Tarifa Plena y Escrituras de Tarifa Especial. Para cada uno de estos grupos se lista la cantidad de escrituras, el valor de los aportes por Escritura y el valor total de los Aportes. Recaudos: Valor de los recaudos liquidados durante el perodo del informe con destino al Fondo Especial del Notariado, a la Superintendencia y el valor de los Aportes Especiales al Fondo Especial de la Superintendencia. Detalle de aportes especiales: Si en el pargrafo de Recaudos aparecen Aportes Especiales al Fondo Especial de la Superintendencia, se detalla para cada una de las Escrituras a las que se liquid dicho concepto: No. de la Escritura, Fecha, Valor Liquidado y Valor del Aporte. Ingresos: Valor total de los ingresos liquidados por concepto de Escrituracin y por Facturas de Conceptos Varios durante el perodo del informe, as como el total de los ingresos. Egresos: Tipo y concepto de los valores de Egresos de la Notara durante el perodo del informe. Los tipos y Conceptos de gasto son los definidos en el mdulo de Definiciones. Cifras de resumen: Total ingresos, Total egresos, Ingreso neto (Diferencia entre los totales de Ingresos y Egresos). Detalle de pagos a terceros: Pagos hechos a terceros durante el perodo del informe con los datos Concepto, Periodicidad, Perodo, Fecha y Valor.
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Consignacin Cuenta nica Notarial: Consolidado de las consignaciones hechas durante el perodo del informe, con los datos Nombre del Banco, Nmero de la Cuenta, Valor total consignado en el perodo del informe. Das de licencia y de permiso del Notario durante el perodo del informe. Nmero de empleados que tuvo la Notara durante el perodo del informe.
5.1.10 RECAUDOS Y APORTES A LA SNR Resumen, mes a mes, de los valores recaudados y aportados por la Notara a la Superintendencia de Notariado y Registro durante un ao indicado por el usuario. Se debe poder seleccionar el ao. Se deben presentar las siguientes columnas: Nombre del mes Nmero de la primera escritura del mes Nmero de la ltima escritura del mes Cantidad total de escrituras registradas en el mes Cantidad de escrituras exentas registradas en el mes. Cantidad de escrituras de inters social registradas en el mes. Cantidad de escrituras de aclaracin registradas en el mes. Cantidad de escrituras sin cuanta registradas en el mes. Cantidad de escrituras no exentas registradas en el mes. Valor de los recaudos correspondientes a las escrituras registradas en el mes. Valor de los aportes causados por las escrituras registradas en el mes.

5.1.11 RELACIN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO Relacin de valores causados por un concepto determinado dentro de un perodo, detallado por acto. Debe poder seleccionarse el concepto o grupo de los conceptos que sern incluidos en el reporte. El reporte debe presentar la siguiente informacin: Por escrituracin

Nmero de la Escritura Fecha de la Escritura Cdigo y descripcin del acto Tipo y Nmero de identificacin y Nombre del otorgante principal que figura en el acto Valor tomado como base para la liquidacin del valor Valor causado por el concepto

Por conceptos varios Nmero de la Factura de Conceptos Varios Fecha de la Factura de Conceptos Varios Tipo y Nmero de identificacin y Nombre del usuario quien se factur el concepto Valor tomado como base para la liquidacin del valor Valor causado por el concepto

Al final se debe presentar una lnea con los totales consolidados del reporte. 5.1.12 REPORTE TRIBUTARIO DIAN Se debe poder producir un reporte y generar el archivo plano con la informacin de los actos con enajenacin celebrados en la Notara que cumplan con los criterios exigidos por la DIAN. Para el archivo plano se debe poder definir el nombre y la carpeta donde se debe guardar. Se deben poder definir los siguientes parmetros para el reporte:

Perodo. Cuanta mnima del acto exigida por la DIAN para el perodo seleccionado
Se debe presentar la siguiente informacin: Enajenantes principales Datos referidos a los actos en los cuales el enajenante est registrado como Principal:
Tipo de otorgante, segn el cdigo establecido por la DIAN

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Nmero de identificacin del otorgante Dgito de verificacin, cuando el documento de identificacin del otorgante principal es un NIT Clase de documento de identificacin del otorgante principal, segn cdigo establecido por la DIAN Nombre o razn social del otorgante principal Cuanta del acto ($) Valor de la retencin generado Fecha de la transaccin. Ao de adquisicin del inmueble
Enajenantes secundarios Datos referidos a los actos en los cuales el enajenante no est registrado como Principal: Tipo de otorgante, segn el cdigo establecido por la DIAN Nmero de identificacin del otorgante secundario Dgito de verificacin, cuando el documento de identificacin del otorgante secundario es un NIT Clase de documento de identificacin del otorgante principal, segn cdigo establecido por la DIAN Nombre o razn social del otorgante principal

5.1.13 TRANSACCIONES DIAN Se debe poder generar un reporte con destino a la DIAN, con las transacciones cuyo valor sea igual o mayor que un parmetro especificado, expresado en nmero de salarios mnimos mensuales legales. Se deben poder definir los siguientes parmetros para el reporte:

Mes y ao. Valor mnimo de las transacciones que sern incluidas en el reporte, expresado en nmero de salarios mnimos mensuales legales.
Al momento de definir los parmetros, el sistema debe traducir los salarios mnimos mensuales legales a pesos y desplegar en la pantalla el valor en pesos. El reporte debe presentar la siguiente informacin:
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Datos generales del reporte

Nombre del departamento al que corresponde la Notara Fecha de impresin del reporte Nombre de la Notara donde se genera el reporte Nmero de Identificacin Tributaria de la Notara Categora a la que corresponde a la Notara
Datos de cada transaccin

Valor en pesos de la transaccin reportada Moneda (Pesos) Nmero de la Escritura donde aparece la transaccin reportada Fecha de la Escritura Nombre del acto correspondiente a la transaccin reportada Otorgantes que figuran en el acto o transaccin reportada. Para cada uno de ellos se incluye: Origen del otorgante (DE / A) Nombre del otorgante Tipo y nmero del documento que identifica al otorgante
5.1.14 LIBRO NDICE DE ESCRITURAS El Libro ndice de Escrituras es la relacin de escrituras suscritas en un perodo determinado, ordenadas por Otorgante, con los siguientes datos: Nombre del primer otorgante (Origen DE) registrado para la escritura Fecha de la Escritura Nmero de la Escritura Nombre o razn social del primer otorgante (Origen A) registrado para esa escritura Nombre del primer acto registrado para la Escritura

5.1.15 LIBRO RELACIN DE ESCRITURAS El Libro ndice de Escrituras es la relacin de escrituras suscritas en un perodo determinado, ordenadas por nmero de escritura, con los siguientes datos:

Fecha de la Escritura Nmero de la Escritura Nombre del primer otorgante (Origen DE) registrado para la escritura Nombre del primer otorgante (Origen A) registrado para la escritura
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Descripcin del primer acto registrado para la escritura
5.1.16 RELACIN DE ESCRITURAS Escrituras tramitadas en un perodo determinado y que contienen al menos un acto que supera una cuanta determinada, definida como parmetro. Se deben presentar los siguientes datos de cada escritura suscrita durante el perodo indicado y que contenga al menos un acto de cuanta superior al establecido en los parmetros:

Nmero de la Escritura Fecha de la Escritura Valor total de los derechos notariales liquidados en la Escritura Valor de las copias liquidado en la Escritura Valor de los conceptos diferentes a derechos, impuestos y recaudos liquidados en la Escritura Valor del IVA liquidado en la Escritura Valor total de las retenciones liquidadas en la Escritura Valor de los Recaudos liquidado en la Escritura Valor total liquidado para la Escritura Valor de los pagos registrados para la Escritura Saldo pendiente por pagar para la Escritura Relacin de actos registrados en la escritura: - Cdigo y descripcin del acto - Cuanta del acto - Otorgantes: o Origen (DE/A) o Tipo y nmero de documento de identificacin o Nombre del otorgante
Al final del reporte, deben presentarse totalizados los valores de las escrituras seleccionadas en el reporte. 5.1.17 RELACIN DE FACTURAS DE ESCRITURACIN Lista de las facturas de escrituracin elaboradas durante un perodo indicado, con los siguientes datos para cada factura:

Nmero de la factura Fecha de la factura Estado de la factura Nmero de la escritura a la que corresponde la factura
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Fecha de la escritura correspondiente a la factura Nmero del Recibo de Caja si la factura est cancelada Nombre del usuario a quien se expidi la factura Valor total de la factura Saldo pendiente por pagar de la factura
5.1.18 RELACIN DE FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS Lista de las facturas de conceptos varios elaboradas durante un perodo indicado, con los siguientes datos para cada factura:

Nmero de la factura Fecha de la factura Estado de la factura Nmero del Recibo de Caja si la factura est cancelada Valor total de la factura Saldo pendiente por pagar de la factura
5.1.19 RELACIN DE RECIBOS DE CAJA Lista de los recibos de caja elaborados durante un perodo indicado, con los siguientes datos para cada recibo:

Nmero del recibo de caja Fecha del recibo Estado del recibo de caja (En blanco si no est anulado) Nmero de la factura a la que corresponde el recibo de caja Nmero de la escritura si la factura pagada con el recibo es de escrituracin Valor total pagado con el recibo de caja Nombre del cliente que cancel el recibo
5.1.20 RELACIN DE CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE Relacin de los certificados de retencin en la fuente elaborados durante un perodo indicado, con los siguientes datos para cada certificado:

Nmero del certificado Fecha del certificado Factura a la que corresponde el certificado de retencin Estado del certificado; en blanco si no est anulado Nombre del responsable de la retencin Valor total retenido
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5.1.21 ESCRITURACIN POR FUNCIONARIO Relacin de las escrituras asignadas a un funcionario (o a todos) dentro de un perodo indicado. Se debe poder seleccionar un funcionario de la Notara de la lista de valores de funcionarios registrados, o especificar que el reporte debe incluir la informacin de todos los funcionarios. Se deben presentar los siguientes datos:

Nombre del funcionario Nmero de la Escritura Fecha de escrituracin Cdigo y descripcin del acto que se celebra
5.1.22 RADICACIONES POR FECHA DE RADICACIN Listado de las radicaciones efectuadas dentro de un perodo. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros: Perodo Funcionario encargado de tramitar la Escritura Uno de los Otorgantes que intervienen en cualquiera de los actos incluidos en la Radicacin. Escrituradas: Se listarn las radicaciones a las cuales se les haya asignado nmero de escritura. NO Escrituradas: Se listarn todas las radicaciones que no se hayan escriturado Todas: Se listarn todas las radicaciones, tengan o NO nmero de escritura.

Se debe presentar la siguiente informacin:

Nmero de la radicacin (ao y nmero consecutivo) Fecha de radicacin Fecha de firma de la escritura Nmero de la escritura (ao consecutivo) Fecha de la escritura Nombre del funcionario Cdigo del acto Nombre del otorgante
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Nmero total de radicaciones seleccionadas segn lo indicado en los parmetros.
5.1.23 RADICACIONES POR FECHA DE FIRMA Relacin de las radicaciones cuya fecha programada de firma est dentro de un perodo determinado. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros:

Perodo Funcionario encargado de tramitar la Escritura Uno de los Otorgantes que intervienen en cualquiera de los actos incluidos en la Radicacin.

Nmero de la radicacin (ao y nmero consecutivo) Fecha de radicacin Fecha de firma de la escritura Nmero de la escritura (ao consecutivo) Fecha de la escritura Nombre del funcionario Cdigo del acto Nombre del otorgante Nmero total de radicaciones seleccionadas segn lo indicado en los parmetros.
5.1.24 FIRMAS REGISTRADAS Relacin de firmas registradas. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros:

Perodo Estado: Activas, Anuladas, Todas. Ordenamiento: Nombre, Empresa, Fecha de Registro.

Nombre Empresa
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Fecha de Registro REPORTES PROPIOS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL
5.2
5.2.1 NOTARIAS SIN CONSOLIDADAS Lista de la notarias que no operan en lnea, consolidadas en un ao y mes seleccionados, con los siguientes datos: Cdigo y nombre del departamento Cdigo y nombre del municipio Cdigo y nombre de la notara INFORMES DE NOTARIAS POR MESES Lista de la notarias, indicando en cuales de los meses seleccionados han presentado informe, con los siguientes datos:

Cdigo y nombre del departamento Cdigo y nombre del municipio Cdigo y nombre de la notara Mes Indicador de la forma en que realiz el informe
5.2.2 CONTROL DE INFORMACIN NOTARIAL Lista de la notarias, indicando para una determinada variable seleccionada, si la Notara tiene o no informacin registrada de la variable de control, en el mes o rango de meses seleccionados.

Nombre del departamento Cdigo de departamento, municipio y notara Nombre de la notara Forma en que present el informe Mes X en las notaras que tienen informacin de la variable seleccionada. CONTROL DE INFORMES MENSUALES
5.2.3
Este informe debe tener dos opciones, de acuerdo con el botn que se seleccione:
Lista de las Notaras a las que ya se les registr el informe del mes seleccionado
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Lista de las Notaras a las que no se les ha registrado el informe del mes seleccionado
Debe presentar la siguiente informacin:

Nombre del departamento Cdigo de departamento, municipio y notara Nombre de la notara
El reporte se presenta por departamento, produciendo el subtotal de Notaras incluidas y al final, el total de todos los departamentos. 5.2.4 NOTARAS DIGITADAS POR USUARIO
Relacin de informes mensuales digitados o cargados al sistema por cada uno de los usuarios responsables de esta labor.

Nombre del departamento Cdigo de departamento, municipio y notara Nombre de la Notara Fecha inicial de cada informe digitado por el usuario Fecha final de cada informe digitado por el usuario Fecha en la que el usuario digit el inforne Indicador de la forma en que se recibi el informe.
El informe debe presentar el Subtotal de informes digitados por cada usuario y al final el Total de Notaras digitadas. 5.2.5 RELACIN DE NOTARIOS ACTUALES
Este informe presenta la relacin de las personas que actualmente ejercen el cargo de notario, con los siguientes datos:

Nombre del departamento Cdigo de departamento, municipio y notara Nombre de la Notara Nombre del Notario actual
El informe se debe presentar por departamentos. Al final de cada departamento se debe presentar el Subtotal de Notaras relacionadas y al final el Total de las Notaras incluidas en el reporte.
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5.2.6
NOTARIOS POR EDAD
Este informe presenta la relacin de los notarios que a la fecha tienen una edad superior al nmero de aos digitado como parmetro, con los siguientes datos:

Nombre del departamento Nombre de la Notara Nombre del notario Fecha de nacimiento del notario Nmero de aos cumplidos por el notario CONSIGNACIONES TESORERA SNR
5.2.7
Relacin de consignaciones efectuadas por las Notaras, por concepto de Recaudos a la Tesorera de la Superintendencia, a una fecha de corte seleccionada y permitiendo seleccionar la clase de Notara (Subsidiadas, No Subsidiadas, Todas) y la cuenta bancaria de donde se desea el informe (o todas las cuentas). Debe contener la siguiente informacin

Nombre del departamento Nombre de la Notara Fecha de la consignacin Valor de los recaudos consignados
Se debe presentar Total por cada cuenta bancaria y al final Gran total del reporte. 5.2.8 ESTADO DE CUENTA TESORERA SNR
Estado de cuenta de la notara seleccionada, en relacin con los recaudos recibidos y consignados, correspondientes a la Tesorera de la Superintendencia. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros:

Ao del que se desea producir el reporte Cdigo y nombre del departamento al que pertenece la Notara Cdigo y nombre del municipio al que pertenece la Notara Cdigo y nombre de la Notara
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Cdigo del departamento, municipio y notara, nombre de la notara Nombre del notario actual Ao seleccionado Meses de enero a diciembre del ao seleccionado. Si se trata del ao actual, se deben presentar los meses hasta el correspondiente al ltimo informe presentado Escritura inicial y final numeradas en la Notara Nmero total de escrituras numeradas en el mes Nmero de escrituras repetidas reportadas en el informe del mes Nmero de escrituras exentas reportadas en el informe del mes Valor del recaudo liquidado por el sistema Valor del recaudo consignado por la Notara Ingresos del mes reportados por la Notara Egresos del mes reportados por la Notara Diferencia entre los ingresos y los egresos reportados CONSIGNACIONES FONDO
5.2.9
Relacin de consignaciones efectuadas por las Notaras, por concepto de Aportes y Recaudos al Fondo Especial del Notariado. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros: Fecha de corte en la que la consignacin fue registrada. La lista de valores presenta la relacin de las fechas de corte establecidas Subsidiadas, No Subsidiadas, Todas Cdigo y nombre del banco, nmero de la cuenta bancaria. Puede seleccionarla de la lista de valores. Si deja estos datos en blanco, se producir el reporte de todas las cuentas bancarias

Nombre del departamento Nombre de la Notara Fecha de la consignacin Valor de los aportes consignados Valor de los recaudos consignados Valor del aportes especial consignado Total consignado en la fecha
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Se debe presentar Total por cada cuenta bancaria y al final Gran total del reporte. 5.2.10 SOBRANTES Y FALTANTES POR APORTES Y RECAUDOS
Relacin de Notaras que tienen sobrantes o faltantes por haber consignado valores mayores o menores a los liquidados por concepto de aportes o recaudos al Fondo Especial del Notariado o a la SNR. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros:

Cdigo y nombre del departamento Mes al cual se desea hacer el corte Ao al cual se desea hacer el corte
Se debe presentar la siguiente informacin: Nombre del departamento Cdigo del departamento, municipio y notara, nombre de la Notara Nmero de escrituras numeradas hasta el mes de corte Valor del aporte por escritura que debe cancelar la Notara Liquidacin - Valor de los aportes ordinarios y especiales liquidados - Valor de los recaudos liquidados - Valor total liquidado por aportes y recaudos Consignaciones - Valor de los aportes ordinarios y especiales consignados - Valor de los recaudos consignados - Valor total consignado por concepto de aportes y recaudos Sobrante/Faltante - Valor liquidado menos el valor consignado por concepto de aportes ordinarios y especiales, hasta el mes de corte seleccionado. Los faltantes se muestran sin signo, los sobrantes se indican con el signo negativo (-). - Valor liquidado menos el valor consignado por concepto de recaudos, hasta el mes de corte seleccionado. Los faltantes se muestran sin signo, los sobrantes se indican con el signo negativo (-). - Suma de los sobrantes y faltantes de la Notara. Si el total corresponde a un faltante se muestra sin signo, si es sobrante se indica con el signo negativo (-).
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Al final del reporte se muestra la lnea de Totales, indicando adems el total de Notaras con faltante o sobrante. 5.2.11 TARJETA DE CONTROL FONDO
Estado de la Notara en relacin con los aportes y recaudos que debe consignar al Fondo Especial del Notariado. Se deben poder seleccionar los siguientes parmetros:

Cdigo y nombre del departamento Cdigo y nombre del municipio Cdigo y nombre de la Notara
Se debe presentar la siguiente informacin: Cdigo y nombre de la Notara Nombre del notario actual Nmero de escrituras del ao anterior con base en el cual se calcula el valor del aporte mensual por escritura Valor del aporte mensual por escritura

Meses desde enero hasta diciembre o hasta el ltimo mes reportado si se trata del ao actual Nmeros inicial y final de las escrituras numeradas en el mes Nmero total de escrituras numeradas en el mes Nmero de escrituras repetidas en el mes Nmero de escrituras exentas del mes Nmero de escrituras de Vivienda de Inters Social en el mes Nmero de escrituras de tarifa especial (sin cuanta, aclaraciones) del mes Valor de los aportes ordinarios calculado por el sistema Valor de los recaudos calculado por el sistema Valor de los aportes especiales reportados por la Notara Total a pagar al Fondo por concepto de aportes y recaudos Valor de los aportes ordinarios consignados por la Notara Valor de los recaudos consignados por la Notara Valor de los aportes especiales consignados por la Notara Total consignado al Fondo por concepto de aportes y recaudos Valor total liquidado menos valor total consignado Valor faltante/sobrante por consignar por concepto de aportes. Valor faltante/sobrante por consignar por concepto de recaudos.
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5.2.12
COMPARATIVO IMPUESTOS DOS AOS
Comparativo de los valores reportados por cada Notara como pagos por concepto de IVA, Retencin en la Fuente y aporte a la Administracin de Justicia durante el ao inicial seleccionado y el siguiente ao. Se debe presentar la siguiente informacin: Nombre del departamento Datos del ao inicial - Valor reportado por la Notara por concepto de IVA, en el ao inicial digitado - Valor reportado por la Notara por concepto de Retencin en la Fuente, en el ao inicial digitado - Valor reportado por la Notara por concepto de Retencin en la Fuente, en el ao inicial digitado - Valor total de los impuestos reportados por la Notara en el ao inicial Datos del siguiente ao - Valor reportado por la Notara por concepto de IVA, en el ao siguiente al digitado - Valor reportado por la Notara por concepto de Retencin en la Fuente, en el ao siguiente al digitado - Valor reportado por la Notara por concepto de Retencin en la Fuente, en el ao siguiente al digitado - Valor total de los impuestos reportados por la Notara en el ao siguiente al digitado

Al final de cada departamento se debe presentar lnea de Subtotales y al final del reporte lnea de Totales. 5.2.13 GENERACIN DE ARCHIVOS PLANOS
Se deben poder generar la siguiente informacin en archivo plano:

Consignaciones Fondo Ingresos y Egresos por Notara Ingresos Y Egresos por Notara y Mes Ingresos Varios por Concepto
5.2.14
CONSOLIDADOS POR NIVELES
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Se deben poder producir informes a nivel nacional, departamental, de crculo notarial y municipal. Dependiendo del nivel seleccionado se presenta la informacin as: Nivel nacional: presenta una lnea por cada departamento y al final los totales nacionales. Nivel departamental: presenta una lnea por cada crculo y al final los totales del departamento. Nivel de crculo notarial: presenta una lnea por cada Notara y al final los totales del crculo. Nivel de crculo notarial: presenta una lnea por cada Notara y al final los totales del municipio.
Se deben poder producir los siguientes informes por niveles:

Ingresos Ingresos Varios (Un Concepto) Ingresos Varios (Todos los Conceptos) MDULO DE DATOS BSICOS Y PARAMETRIZACIN
El Sistema de contar con la funcionalidad para hacer el registro de los datos bsicos necesarios y realizar la parametrizacin, que permita la estandarizacin de la informacin registrada. Entre otros:

Datos de la Notara. Datos de los Notarios. Funcionarios de la Notara. Departamentos. Municipios. Pasos del proceso de escrituracin. Actos notariales. Conceptos de liquidacin. Tipos y conceptos del gasto. Bancos. Consecutivos. Valores de aportes y recaudos por vigencia. Salario mnimo legal vigente por vigencia. Tipos de documento de identidad Unificacin de documentos de identidad de usuarios registrados.
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MDULO DE ADMINISTRACIN DE USUARIOS
El Sistema debe contar con la funcionalidad necesaria para la administracin de los usuarios de manera que se pueda definir quines sern los usuarios del Sistema y cual es la informacin que un determinado usuario puede registrar, actualizar, consultar o imprimir. La asignacin de permisos debe poder realizar a nivel de opcin del men y accin sobre los datos (Ingreso, actualizacin, consulta, impresin) y se debe poder manejar a travs de roles. Un usuario que tenga el permiso de asignar roles, slo podr asignar los roles a los cuales l tiene permiso. 8

REQUERIMIENTOS GENERALES En todas las pantallas debe desplegarse el Departamento, Municipio y Nombre de la Notara a la que pertenece el usuario conectado. En todas las pantallas de consulta debe desplegarse el nmero de registros resultado de la consulta. En todos los reportes se debe presentar en los ttulos, los parmetros que se definieron para la generacin del reporte. Las fechas deben presentarse en formato dd-mm-aaaa. Los valores deben presentarse con la coma como separador de miles y el punto como separador entre enteros y decimales. En todas las pantallas de registro de informacin debe permitirse Guardar la informacin registrada y Cancelar el registro para salir de la opcin sin guardar.
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TABLA DE CONTENIDO 1 2 INTRODUCCIN .......................................................................................... 1 FUNCIONALIDADES PROPIAS DE LAS NOTARAS................................. 1
2.1 MDULO DE ESCRITURACIN............................................................... 1 2.1.1 RADICACIN DE UNA ESCRITURA................................................... 1 2.1.2 ESTUDIO DE LOS DOCUMENTOS .................................................... 3 2.1.3 EXTENSIN DE LA ESCRITURA........................................................ 6 2.1.4 LIQUIDACIN DEL VALOR A PAGAR ................................................ 8 2.1.5 OTORGAMIENTO DE LA ESCRITURA............................................. 10 2.1.6 FACTURACIN ................................................................................. 12 2.1.7 AUTORIZACIN DE UNA ESCRITURA ............................................ 15 2.1.8 COPIAS DE UNA ESCRITURA.......................................................... 18 2.1.9 INFORME MENSUAL ........................................................................ 19 2.2 MDULO DE TRMITES QUE NO REQUIEREN ESCRITURA ............. 22 2.2.1 FACTURAS POR CONCEPTOS VARIOS ......................................... 22 2.2.2 SUCESIONES.................................................................................... 25 2.2.3 INSCRIPCIONES EN EL REGISTRO CIVIL ...................................... 26 2.2.4 CARTERA .......................................................................................... 27 2.2.5 REGISTRAR CONSIGNACIONES..................................................... 28 2.2.6 REGISTRAR FIRMAS........................................................................ 30 3 FUNCIONALIDADES PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL ........ 31 3.1.1 CARGAR INFORMES ........................................................................ 31 3.1.2 REGISTRAR INFORMES MANUALES.............................................. 32 MDULO CONSULTAS ............................................................................. 36
4.1 CONSULTAS PROPIAS DE LA GESTIN EN LA NOTARA ................ 36 4.1.1 REQUISITOS Y CONCEPTOS POR ACTO ...................................... 36 4.1.2 CONSULTA DE RADICACIONES...................................................... 37 4.1.3 CONSULTA ESCRITURAS PENDIENTES POR FUNCIONARIO ..... 37 4.1.4 CONSULTA FACTURAS DE ESCRITURACIN ............................... 38 4.1.5 CONSULTA FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS ....................... 38 4.1.6 CONSULTA RECIBOS DE CAJA....................................................... 38 4.1.7 CONSULTA CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE...... 39 4.1.8 CONSULTA DEL CONTROL DE RUTA............................................. 39

4.1.9 CONSULTA DE ESCRITURAS PENDIENTES DE AUTORIZACIN 40 4.1.10 CONSULTA ESCRITURAS NO AUTORIZADAS ............................ 40 4.1.11 CONSULTA DEL PROTOCOLO ..................................................... 40 4.1.12 CONSULTA DE FIRMAS REGISTRADAS...................................... 41 4.2 CONSULTAS PROPIAS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL.................. 42 4.2.1 NOTARAS / NOTARIOS ................................................................... 42 4.2.2 DATOS NOTARIALES ....................................................................... 42 5 MDULO REPORTES................................................................................ 42
5.1 REPORTES PROPIOS DE LA GESTIN EN LA NOTARA .................. 43 5.1.1 RESUMEN DE CAJA - ESCRITURACIN......................................... 43 5.1.2 RESUMEN DE CAJA - CONCEPTOS VARIOS ................................. 44 5.1.3 RESUMEN DE INGRESOS POR ESCRITURA ................................. 44 5.1.4 RESUMEN DE FACTURAS ESCRITURACIN................................. 45 5.1.5 RESUMEN DE FACTURAS CONCEPTOS VARIOS ......................... 46 5.1.6 RESUMEN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO ............................. 46 5.1.7 RESUMEN DE FACTURACIN POR DA ......................................... 46 5.1.8 RESUMEN DE ESCRITURACIN POR ACTO ................................. 47 5.1.9 INFORME MENSUAL ........................................................................ 48 5.1.10 RECAUDOS Y APORTES A LA SNR ............................................. 49 5.1.11 RELACIN DE MOVIMIENTO POR CONCEPTO .......................... 49 5.1.12 REPORTE TRIBUTARIO DIAN.................................................... 50 5.1.13 TRANSACCIONES DIAN ............................................................. 51 5.1.14 LIBRO NDICE DE ESCRITURAS .................................................. 52 5.1.15 LIBRO RELACIN DE ESCRITURAS ............................................ 52 5.1.16 RELACIN DE ESCRITURAS ........................................................ 53 5.1.17 RELACIN DE FACTURAS DE ESCRITURACIN ....................... 53 5.1.18 RELACIN DE FACTURAS DE CONCEPTOS VARIOS................ 54 5.1.19 RELACIN DE RECIBOS DE CAJA............................................... 54 5.1.20 RELACIN DE CERTIFICADOS DE RETENCIN EN LA FUENTE 54 5.1.21 ESCRITURACIN POR FUNCIONARIO ........................................ 55 5.1.22 RADICACIONES POR FECHA DE RADICACIN.......................... 55 5.1.23 RADICACIONES POR FECHA DE FIRMA ..................................... 56 5.1.24 FIRMAS REGISTRADAS ................................................................ 56 5.2 REPORTES PROPIOS DEL SEGUIMIENTO Y CONTROL .................... 57 5.2.1 NOTARIAS SIN CONSOLIDADAS..................................................... 57 5.2.2 CONTROL DE INFORMACIN NOTARIAL ...................................... 57 5.2.3 CONTROL DE INFORMES MENSUALES ......................................... 57

5.2.4 5.2.5 5.2.6 5.2.7 5.2.8 5.2.9 5.2.10 5.2.11 5.2.12 5.2.13 5.2.14 6 7 8
NOTARAS DIGITADAS POR USUARIO........................................... 58 RELACIN DE NOTARIOS ACTUALES ........................................... 58 NOTARIOS POR EDAD..................................................................... 59 CONSIGNACIONES TESORERA SNR ............................................ 59 ESTADO DE CUENTA TESORERA SNR......................................... 59 CONSIGNACIONES FONDO ............................................................ 60 SOBRANTES Y FALTANTES POR APORTES Y RECAUDOS...... 61 TARJETA DE CONTROL FONDO .................................................. 62 COMPARATIVO IMPUESTOS DOS AOS .................................... 63 GENERACIN DE ARCHIVOS PLANOS ....................................... 63 CONSOLIDADOS POR NIVELES................................................... 63
MDULO DE DATOS BSICOS Y PARAMETRIZACIN ........................ 64 MDULO DE ADMINISTRACIN DE USUARIOS .................................... 65 REQUERIMIENTOS GENERALES ............................................................ 65
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Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

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2.1.1.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Informacin del Estudio registrada. Radicacin en estado Estudio.

Permite seleccionar la Radicacin que se va a trabajar.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Acciones de los actores

2.1.2.6 Condiciones especiales

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.2.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Informacin de la Extensin registrada. Radicacin en estado Extensin.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Permite seleccionar la Radicacin que se va a trabajar.

2.1.3.6 Condiciones especiales

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.3.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Informacin de la Liquidacin registrada. Radicacin en estado Liquidacin.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Permite seleccionar la Radicacin que se va a trabajar.

2.1.4.6 Condiciones especiales

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.4.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Permite seleccionar la Radicacin que se va a trabajar.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.5.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Valor pagado en cheque, nmero del cheque y banco.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Acciones de los actores Selecciona el otorgante y beneficiario de la factura.

2.1.6.6 Condiciones especiales

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.6.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Fecha de la autorizacin. Ubicacin fsica de la Escritura en la Notara. Observacin pertinente a la Escritura.

Escritura Autorizada o No autorizada por el Notario. Estado de la radicacin Finalizada.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Acciones de los actores Selecciona Autorizar.

2.1.7.6 Condiciones especiales

Una radicacin en estado Finalizada solo puede permitir Deshacer la autorizacin.

2.1.7.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Nmero de copias de la escritura actualizado.

Permite seleccionar una escritura.

2.1.8.6 Condiciones especiales

Debe poder actualizar la fecha de la ltima copia generada.

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.8.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.1.9.4 Salidas Informe mensual. 2.1.9.5 Proceso

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Acciones de los actores

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

Acciones de los actores Diligencia los datos. Selecciona Guardar.

Acciones del sistema

Almacena el informe. Notifica al usuario el xito de la operacin.

2.1.9.7 Imagen de la pantalla en el sistema actual

MDULO DE TRMITES QUE NO REQUIEREN ESCRITURA

Superintendencia de Notariado y Registro Ministerio del Interior y de Justicia

2.2.1.2 Actores Usuario encargado de atender pblico en la Notara. 2.2.1.3 Entradas

Diligencia los datos de la factura.