rgano:

Comisin de Contralora

Documento:

Manual de procedimientos para la baja de bienes muebles del activo fijo

Fecha:

1 de diciembre de 2010

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MANUAL DE PROCEDIMIENTOS PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO

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INDICE

1. INTRODUCCIN 2. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR OBSOLESCENCIA O DETERIORO 2.1 Procedimiento 2.2 Flujograma 3. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR VENTA 3.1 Procedimiento 3.2 Flujograma 4. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR ROBO O EXTRAVO 4.1 Procedimiento 4.2 Flujograma 5. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR DONACIN 5.1 Procedimiento 5.2 Flujograma

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1. INTRODUCCIN

El presente Manual tiene como finalidad proporcionar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios de la Vocala de Administracin y Prerrogativas, los elementos normativos que le permitan Administrar con eficiencia y eficacia los bienes muebles que integran el activo fijo del Instituto Electoral de Michoacn.

Describe de una manera detallada y ordenada las actividades a realizar cuando por causas normales o extraordinarias deban desincorporarse algunos bienes muebles del activo fijo patrimonio del Instituto, como son mobiliario y equipo de oficina, equipo de cmputo, equipo de transporte, equipo de fotografa, cinematografa, tv y grabacin y equipo de comunicacin, por su obsolescencia o deterioro, venta, robo o extravo o por donacin.

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2. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR OBSOLESCENCIA O DETERIORO

OBJETIVO:

Desincorporar y cancelar en los registros de Inventarios y de contabilidad, los bienes muebles del activo fijo, que por su estado fsico o por sus condiciones tcnicas, no resulten de utilidad al Instituto, manteniendo as un inventario depurado y actualizado.

POLTICAS: El Departamento de Recursos Materiales y Servicios realizar de manera peridica revisiones a los bienes muebles del activo fijo que integran el patrimonio del Instituto. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios es responsable de identificar y ubicar los bienes muebles que por su estado o caractersticas ya no resulten de utilidad para el fin para el que fueron adquiridos.

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2.1 Procedimiento.

1. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios identificar los bienes muebles que se encuentran en mal estado o que ya no ofrecen utilidad alguna al Instituto y proceder a elaborar un acta con la intervencin de la Contralora Interna del Instituto, posteriormente enviar al Vocal de Administracin y Prerrogativas la relacin de los bienes muebles, el acta, la solicitud de baja y su justificacin. 2. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la documentacin, validar la solicitud de baja y enviar a la Junta Estatal Ejecutiva para su autorizacin, la propuesta de destino final de los bienes muebles, la cual puede ser la venta, donacin o desecho de los mismos. 3. La Junta Estatal Ejecutiva recibir la propuesta y en su caso la autorizar y enviar la autorizacin al Vocal de Administracin y Prerrogativas. 4. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la autorizacin y llevar a cabo la propuesta de destino final de los bienes muebles del activo fijo. 5. El Vocal de Administracin y Prerrogativas enviar a los Departamentos de Contabilidad y Recursos Materiales y Servicios la documentacin soporte de baja de los bienes muebles. 6. El Departamento de Contabilidad recibir la documentacin soporte de baja de los bienes muebles y proceder a su cancelacin en los registros contables. 7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir la documentacin soporte de baja de los bienes muebles y proceder a su cancelacin en el inventario del activo fijo.

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3.1 Flujograma
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO: PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR OBSOLECENCIA O DETERIORO DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO

VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS 2

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1 3

IDENTIFICA LOS BIENES MUEBLES QUE SE ENCUENTRAN EN MAL ESTADO O QUE NO OFREZCAN UTILIDAD ALGUNA, ELABORAR UN ACTA CON LA INTERVENCIN DE LA CONTRALORA INTERNA Y ENVA AL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS LA RELACIN DE LOS BIENES MUEBLES, EL ACTA, LA SOLICITUD DE BAJA Y SU JUSTIFICACIN.
RELACIN DE BIENES MUEBLES ACTA

RECIBE LA 2 DOCUMENTACIN Y VALIDA LA SOLICITUD DE BAJA Y ENVA A LA JUNTA ESTATAL EJECUTIVA PARA SU AUTORIZACIN, LA PROPUESTA DE DESTINO FINAL DE LOS BIENES MUEBLES.
PROPUESTA DE DESTINO FINAL

RECIBE LA PROPUESTA, Y EN SU CASO LA AUTORIZA Y ENVA LA AUTORIZACIN AL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS

4
RECIBE LA AUTORIZACIN Y LLEVA A CABO LA PROPUESTA DE DESTINO FINAL DE LOS BIENES MUEBLES

SOLICITUD DE BAJA Y SU JUSTIFICACIN

5 7
ENVA A LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES.
DOCUMENTACIN SOPORTE

RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y PROCEDE A SU CANCELACIN EN EL INVENTARIO DEL ACTIVO FIJO

RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y PROCEDE LA SU CANCELACIN CONTABLE

FIN

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3. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR VENTA

OBJETIVO:

Determinar qu bienes muebles ya no requieren las diferentes reas del Instituto, para de esta manera liberar al almacn y a las oficinas del Instituto de los bienes muebles que ya no le son de utilidad, para su venta y tener el inventario de bienes muebles depurado y actualizado.

POLTICAS: El Departamento de Recursos Materiales y Servicios ser el responsable de mantener actualizado y depurado el inventario de bienes muebles del activo fijo del Instituto. El valor de venta de los bienes muebles del activo fijo se fijar en base al mtodo de depreciacin directa, conforme a los porcentajes establecidos en el artculo 40 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, sin tomar en cuenta el IVA. Respecto de los activos que cuenten con una antigedad superior a un ao, su valor comercial se fijar aplicando la depreciacin correspondiente a los aos transcurridos, privilegiando el ms alto segn sea el caso. La venta de los bienes muebles patrimonio del Instituto se podr realizar nicamente cuando stos ya no representen utilidad al Instituto.

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3.1 Procedimiento

1. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios identificar los bienes muebles que ya no se requieren para el desarrollo de las actividades del Instituto, y enviar al Vocal de Administracin y Prerrogativas una relacin de los bienes y su respectiva solicitud de baja. 2. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la documentacin, validar la solicitud de baja y enviar a la Junta Estatal Ejecutiva la propuesta de venta de los bienes muebles para su autorizacin. 3. La Junta Estatal Ejecutiva recibir la propuesta de venta de los bienes muebles del activo fijo que ya no son de utilidad al Instituto y en su caso autorizar la misma y la enviar al Vocal de Administracin y Prerrogativas. 4. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la autorizacin y proceder a efectuar la venta, fijando su valor de venta en base al mtodo de depreciacin directa, conforme a los porcentajes establecidos en el artculo 40 de la Ley del Impuesto Sobre la Renta, sin considerar el IVA. 5. El Vocal de Administracin y Prerrogativas enviar la documentacin soporte de baja de los bienes muebles a los Departamentos de Contabilidad y Recursos Materiales y Servicios. 6. El Departamento de Contabilidad recibir la documentacin soporte de baja de los bienes muebles y proceder a la cancelacin de los mismos en los registros contables. 7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir la documentacin soporte y proceder a realizar la baja de los bienes muebles en los inventarios del activo fijo.

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3.2 Flujorama
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO: PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR VENTA DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS 2
INICIO

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DEPARTAMENTO DE CONTABILIDAD

1
IDENTIFICA LOS BIENES MUEBLES QUE YA NO SE REQUIEREN PARA EL DESARROLLO DE LAS ACTIVIDADES DEL INSTITUTO Y ENVA AL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS UNA RELACIN DE LOS BIENES MUEBLES Y SU RESPECTIVA SOLICITUD DE BAJA.
RELACIN DE BIENES MUEBLES SOLICITUD DE BAJA

RECIBE LA DOCUMENTACIN Y VALIDA LA SOLICITUD DE BAJA Y ENVA A LA JUNTA ESTATAL EJECUTIVA LA PROPUESTA DE VENTA DE LOS BIENES MUEBLES PARA SU AUTORIZACIN
PROPUESTA DE VENTA

3
RECIBE LA PROPUESTA DE VENTA Y EN SU CASO LA AUTORIZA Y LA ENVA AL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS

4
RECIBE LA AUTORIZACIN Y PROCEDE A EFECTUAR LA VENTA, FIJANDO SU VALOR DE VENTA EN BASE AL METODO DE DEPRECIACIN DIRECTA, CONFORME A LOS PROCENTAJES ESTABLECIDOS EN EL ARTCULO 40 DE LA LEY DE IMPUESTO SOBRE LA RENTA

7
RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE Y PROCEDE A REALIZAR LA BAJA DE LOS BIENES MUEBLES EN LOS INVENTARIOS DEL ACTIVO FIJO

6
RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y PROCEDE A SU CANCELACIN CONTABLE

5
ENVA A LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS, LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES
DOCUMENTACIN SOPORTE

FIN

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4. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR ROBO O EXTRAVO

OBJETIVO:

Registrar la baja de bienes muebles que fueron robados o extraviados, manteniendo un inventario del activo fijo depurado y actualizado.

POLTICAS: La baja de bienes muebles del activo fijo por robo o extravo slo procedern cuando se cuente con el acta circunstancial y/o la denuncia penal.

4.1 Procedimiento 1. El funcionario o trabajador que haya extraviado o le hayan robado algn bien mueble del activo fijo, informar a su jefe inmediato superior, y en su caso deber acudir en forma inmediata ante la agencia del Ministerio Pblico en turno para presentar una denuncia de hechos. 2. Posteriormente el funcionario o trabajador acudir al Departamento de Recursos Materiales y Servicios e informar mediante oficio sobre el robo o extravo de algn bien mueble del activo fijo a su resguardo, y en su caso entregar copia de la denuncia de hechos presentada ante el Ministerio Pblico, con el visto bueno de su jefe inmediato superior. 3. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios comunicar mediante oficio al Vocal de Administracin y Prerrogativas, sobre el robo o extravo de algn bien mueble

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del activo fijo, anexando en su caso copia de la denuncia de hechos presentada ante el Ministerio Pblico. 4. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir el oficio e informar a la Junta Estatal Ejecutiva. 5. La Junta Estatal Ejecutiva instruir al Vocal de Administracin y Prerrogativas para que elabore el acta circunstanciada. 6. El Vocal de Administracin y Prerrogativas elaborar el acta Circunstanciada con intervencin de la Contralora Interna y presentar una denuncia ante el Ministerio Pblico con apoyo de la Unidad Jurdica, acreditando la propiedad de los bienes del activo fijo robados o extraviados y enviar a los Departamentos de Contabilidad y de Recursos Materiales y Servicios la documentacin soporte de baja de los bienes muebles robados o extraviados. 7. El Departamento de Contabilidad recibir la documentacin soporte de baja de los bienes muebles y proceder a su cancelacin en los registros contables. 8. El Departamento de Recursos Materiales recibir la documentacin soporte de baja de los bienes muebles y proceder a realizar la baja de los mismos en el inventario del activo fijo, integrando el expediente respectivo. 9. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios por instrucciones del Vocal de Administracin y Prerrogativas, remitir a la Contralora Interna copia del expediente que incluir las actas circunstanciada y judicial. 10. La Contralora Interna recibir el expediente, lo analizar y realizar las investigaciones pertinentes y elaborar un Proyecto de Dictamen de conformidad con la legislacin en la materia.

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4.2 Flujograma
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO: PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR ROBO O EXTRAVO EL DEPARTAMENTO VOCAL DE JUNTA DEPARTAMENTO FUNCIONARIO CONTRALORA DE RECURSOS ADMINISTRACIN O TRABAJADOR ESTATAL DE MATERIALES Y Y INTERNA EJECUTIVA CONTABILIDAD SERVICIOS PRERROGATIVAS
INICIO

3 1
COMUNICA MEDIANTE OFICIO AL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS SOBRE EL ROBO O EXTRAVO DE ALGN BIEN MUEBLE DEL ACTIVO FIJO, ANEXANDO EN SU CASO COPIA DE LA DENUNCIA DE HECHOS PRESENTADA ANTE EL MINISTERIO PBLICO

INFORMA A SU JEFE INMEDIATO SUPERIOR, EL ROBO O EXTRAVO DE ALGN BIEN MUEBLE A SU RESGUARDO, Y EN SU CASO ACUDE A LA AGENCIA DEL MINISTERIO PBLICO EN TURNO PARA PRESENTAR UNA DENUNCIA DE HECHOS

5 4
RECIBE EL OFICIO E INFORMA A LA JUNTA ESTATAL EJECUTIVA INSTRUYE AL VOCAL DE ADMINISTR ACIN Y PRERROGA TIVAS PARA QUE ELABORE EL ACTA CIRCUNSTA

OFICIO

6
DENUNCIA

2
POSTERIORMENT E ACUDE AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS E INFORMA MEDIANTE OFICIO SOBRE EL ROBO O EXTRAVO DE ALGN BIEN MUEBLE A SU RESGUARDO, Y EN SU CASO ENTREGA COPIA DE LA DENUNCIA DE HECHOS PRESENTADA ANTE ELMINISTERIO PBLICO

8
RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y PROCEDE A REALIZAR LA BAJA DE LOS MISMOS EN EL INVENTARIO DEL ACTIVO FIJO E INTREGRA EL EXPEDIENTE RESPECTIVO.

ELABORA EL ACTA CIRCUNSTANCIADA CON INTERVENCIN DE 6 LA CONTRALORA INTERNA Y PRESENTA UNA DENUNCIA ANTE EL MINISTERIO PBLICO CON APOYO DE LA UNIDAD JURDICA Y ENVA A LOS DEPARTAMENTOS DE CONTABILIDAD Y RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES DOCUMENTACIN SOPORTE

7
RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y PROCEDE A SU CANCELACIN CONTABLE.

10

9
POR INSTRUCCIONES DEL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS REMITE COPIA DEL EXPEDIENTE A LA CONTRALORA INTERNA COPIA DEL EXPEDIENTE

OFICIO

RECIBE COPIA DEL EXPEDIENTE LO ANALIZA, REALIZA LAS INVESTIGACIONE S PERTINENTES Y ELBORA UN PROYECTO DE DICTAMEN DE CONFORMIDAD CON LA LEGISLACIN EN LA MATERIA

DENUNCIA

FIN

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5. PROCEDIMIENTO PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR DONACIN

OBJETIVO:

Desincorporar y cancelar en los registros de inventarios y de contabilidad, los bienes muebles del activo fijo del Instituto, que se encuentren en buen estado, pero que por sus condiciones tcnicas ya no son de utilidad, donndolos a instituciones pblicas o privadas de educacin o de asistencia.

POLTICAS: Las solicitudes de donacin debern dirigirse al Presidente de la Junta Estatal Ejecutiva. La Junta Estatal Ejecutiva ser quien autorice las donaciones. 5.1 Procedimiento 1. El beneficiario enviar solicitud de donacin de bienes muebles al Presidente de la Junta Estatal Ejecutiva. 2. El presidente dar cuenta a la Junta Estatal Ejecutiva, quien recibir la solicitud y la remitir al Vocal de Administracin y Prerrogativas. 3. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la solicitud y la enviar al Departamento de Recursos Materiales y Servicios. 4. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir la solicitud y verificar la existencia de los bienes solicitados por el beneficiario. 5. En caso de no existir los bienes muebles solicitados en donacin, el Vocal de Administracin y Prerrogativas informar a la Junta Estatal Ejecutiva. 12

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6. La Junta Estatal Ejecutiva a travs de su Presidente informar al beneficiario mediante oficio la no existencia de los bienes muebles solicitados. 7. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios confirmar la existencia de los bienes muebles solicitados y enviar al Vocal de Administracin y Prerrogativas la solicitud de baja de los bienes muebles solicitados en donacin. 8. El Vocal de Administracin y Prerrogativas recibir la solicitud de baja, la autorizar y acordar con el beneficiario los detalles para la entrega de los bienes e informar a la Junta Estatal Ejecutiva. 9. El Vocal de Administracin y Prerrogativas enviar la documentacin soporte de baja de los bienes muebles a los Departamentos de Recursos Materiales y Servicios y de Contabilidad. 10. El Departamento de Recursos Materiales y Servicios recibir la documentacin soporte de baja de los bienes muebles y realizar su baja en el inventario del activo fijo. 11. El Departamento de Contabilidad recibir la documentacin soporte y proceder a realizar su cancelacin en los registros contables.

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5.2 Flujograma
FLUJOGRAMA PROCEDIMIENTO: PARA LA BAJA DE BIENES MUEBLES DEL ACTIVO FIJO POR DONACIN JUNTA ESTATAL VOCAL DE DEPARTAMENTO DEPARTAMENTO BENEFICIARIO EJECUTIVA ADMINISTRACIN Y DE RECURSOS DE CONTABILIDAD PRERROGATIVAS MATERIALES Y SERVICIOS
INICIO

1
ENVA SOLICITUD DE DONACIN DE BIENES MUEBLES AL PRESIDENTE DE LA JUNTA ESTATAL EJECUTIVA
SOLICITUD

2
RECIBE LA SOLICITUD Y LA REMITE AL VOCAL DE ADMINISTRA CIN Y PRERROGAT IVAS 6
SOLICITUD

3
RECIBE LA SOLICITUD Y LA ENVA AL DEPARTAMENTO DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS RECIBE LA SOLICITUD Y VERIFICA LA EXISTENCIA DE LOS BIENES MUEBLES SOLICITADOS EN DONACIN

SOLICITUD

5 6
INFORMA MEDIANTE OFICIO AL BENEFICIARIO LA NO EXISTENCIA DE LOS BIENES MUEBLES SOLICITADOS
OFICIO

NO
INFORMA A LA JUNTA ESTATAL EJECUTIVA LA NO EXISTENCIA DE LOS BIENES MUEBLES SOLICITADOS
EXISTEN?

SI 7 8

RECIBE LA SOLICITUD DE BAJA, LA AUTORIZA Y ACUERDA CON EL BENEFICIARIO LOS DETALLES PARA LA ENTREGA DE LOS BIENES E INFORMA A LA JUNTA ESTATAL EJECUTIVA.

ENVA AL VOCAL DE ADMINISTRACIN Y PRERROGATIVAS LA SOLICTUD DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES

SOLICITUD DE BAJA BIENES

11
DE 9 RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y PROCEDE A SU CANCELACIN CONTABLE

9
ENVA LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES A LOS DEPARTAMENTOS DE RECURSOS MATERIALES Y SERVICIOS Y DE CONTABILIDAD
DOCUMENTACIN SOPORTE

10
RECIBE LA DOCUMENTACIN SOPORTE DE BAJA DE LOS BIENES MUEBLES Y REALIZA SU BAJA EN EL INVENTARIO DEL ACTIVO FIJO

A 11

FIN

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TRNSITORIOS: PRIMERO.- El presente manual deber ser publicado en el Peridico Oficial del Gobierno Constitucional del Estado de Michoacn de Ocampo.

SEGUNDO.- El presente documento entrar en vigor al da siguiente de publicacin

El presente manual, fue aprobado por unanimidad de votos en la sesin ordinaria de la Junta Estatal Ejecutiva del Instituto Electoral de Michoacn, de fecha 07 siete de enero del ao 2011, dos mil once.

LIC. MARA DE LOS ANGELES LLANDERAL ZARAGOZA PRESIDENTA

LIC. RAMN HERNNDEZ REYES SECRETARIO

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