Acta 17 Asamblea General ASOCIEDI

ACTA No. 19
ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA DE LA ASOCIACIN DE PADRES DE FAMILIA DEL CIEDI COLEGIO INTERNACIONAL DE EDUCACION INTEGRAL ASOCIEDI
En la ciudad de Bogot, a los treinta (30) das del mes de noviembre de 2012, siendo las 7:00 A.M., se reunieron en el COLEGIO INTERNACIONAL DE EDUCACION INTEGRAL CIEDI, ubicado en el Km. 3 va Suba Cota, los padres de familia de los alumnos de sta institucin, todos ellos miembros de la Asociacin de Padres de Familia del CIEDI, con el propsito de celebrar la Asamblea General Ordinaria. ORDEN DEL DA 1. Verificacin del qurum. Si dentro de la hora siguiente a la fijada en la citacin no se hubiere integrado el 51% del qurum requerido, la Asamblea General podr deliberar y decidir vlidamente con el nmero de miembros asociados presentes y reunidos. 2. Designacin de Presidente y Secretario de la Asamblea. 3. Palabras de la Directora del CIEDI - Seora Clara de Palacios. 4. Informe de Gestin: Presidente Junta Directiva de Asociedi. 5. Presentacin y Aprobacin de los Estados Financieros 2011 2012. 6. Informe del Revisor Fiscal y Dictamen de los Estados Financieros. 7. Aprobacin de Presupuesto 20122013 8. Eleccin o ratificacin del Revisor Fiscal y suplente. 9. Proposiciones y varios. DESARROLLO DE LA REUNION: 1. VERIFICACIN DEL QURUM.La citacin a la Asamblea de Padres de Familia del CIEDI, se realizo por convocatoria a los 348 asociados (Correo electrnico directo y gaya), firmada por el Presidente de la Junta, para el da 30 de noviembre de 2012 a las 7:00 a.m., en las instalaciones del Colegio, presentndose una asistencia de 11 padres de familia de alumnos asociados. De acuerdo al Artculo 10 de los Estatutos, de ASOCIEDI, Constituir Qurum el nmero de socios que asistan y sern obligatorias para todos los asociados las determinaciones que se tomen en la Asamblea. En la hora fijada no se cumpli el qurum y se dio inicio una hora despus: Si dentro de la hora siguiente a la fijada en la citacin no se hubiere integrado el 51% del qurum requerido, la Asamblea General podr deliberar y decidir vlidamente con el nmero de miembros asociados presentes y reunidos. 2. DESIGNACIN DEL PRESIDENTE Y EL SECRETARIO DE LA ASAMBLEA.Fueron elegidos por unanimidad los siguientes representantes de los Padres de Familia para colaborar en el desarrollo de la Asamblea y desempearse como Presidente y Secretario de la misma: Presidente: Secretario: Seor WILLIAM MORALES Seor EDWARD RICO

3. PALABRAS DE LA DIRECTORA DEL CIEDI - SEORA CLARA PALACIOS. La Directora General se dirige a los asistentes haciendo nfasis en el compromiso de ASOCIEDI con el Colegio y expresa su gratitud a la labor realizada por ASOCIEDI, exalto la importancia que tiene la participacin de los padres en la Asociacin.

Acta 17 Asamblea General ASOCIEDI Expresa sus disculpas por no poder acompaarlos en el trascurso de la asamblea, y deja designado al seor William Hernndez, director administrativo del CIEDI.

4. INFORME DE GESTIN DEL PRESIDENTE DE LA JUNTA DIRECTIVA DE ASOCIEDI.El Presidente de la Junta Directiva de ASOCIEDI, seor Alejandro Ortiz, se dirige a los asistentes: Estimadas Familias:

Para la Junta Directiva de la Asociacin de Padres de Familia del CIEDI - ASOCIEDI, es grato poder rendir este informe el cual resume las actividades realizadas a la fecha; los resultados obtenidos se dan gracias a la colaboracin de todos los miembros de esta Junta, a la Asistente Administrativa, Revisor Fiscal y Contadora; con el apoyo de las Directivas, Rector, personal administrativo del Colegio en cabeza de la Sra. Clara Gutirrez de Palacios Directora General.

De igual forma queremos agradecer a los afiliados la confianza depositada en este equipo, que trabaja en obtener resultados de tipo administrativo y operativo que permitirn a las prximas juntas desarrollar planes de trabajo concretos usando las herramientas tecnolgicas y de infraestructuras adquiridas, as como el mejoramiento realizado a los procedimientos en las diferentes actividades de ASOCIEDI.

La Junta Directiva los invita a continuar participando de manera activa por nuestras hijas e hijos, sus asociados y nuestro Colegio, con el propsito de llevar a cabo proyectos reales en torno a toda la comunidad a la que pertenecemos. INFORME DE GESTION

ASPECTOS GENERALES Y ADMINISTRATIVOS

Iniciacin de Labores. El da 2 de junio de 2.012, mediante acta No. 18, iniciaron formalmente labores los miembros de la junta. Alejandro Ortiz Oscar Morales Victoria Eugenia Hamann Paola Cevallos William Morales Bernal Edward Rico Galvis Juan Carlos Perez Gaviria Presidente Vicepresidente Secretaria Tesorera Vocal Vocal Vocal

Reuniones de junta directiva. En el perodo de operacin se realizaron reuniones mensuales, para trabajar temas de tipo administrativo, operativo y financiero, en las cuales se tomaron decisiones quedando registradas en el libro de actas que reposa en la oficina de ASOCIEDI.

Acta 17 Asamblea General ASOCIEDI Composicin familias afiliadas.

Total familias afiliadas 348 de una poblacin total de 505. Participacin del 69%

Pre Escolar Primaria Bachillerato 100% familias afiliadas

24% 37% 38%

Definicin Y Ajuste De Periodo de Operacin Y Presupuestal. Mediante reunin de junta se defini el periodo presupuestal y de operacin de Junio 1 a mayo 30 de cada ao. Lo anterior nos permite: Establecer y aprobar la cuota en asamblea. Agrupar en el mismo periodo el recaudo de afiliacin y temporada escolar Mejorar la gestin administrativa de la junta Ejercer control de todas las actividades dentro del mismo periodo

ASPECTOS LEGALES

Registro en Cmara y Comercio. La asociacin se encuentra debidamente actualizada con los nuevos miembros de la junta y con el registro de los estatutos aprobados en la ltima asamblea.

Registro ante la DIAN. En la DIAN se encuentra actualizado el RUT con los miembros de la junta y su representacin legal.

Registro en Alcaldas. Se encuentra pendiente radicar los documentos que se exigen por ley (RUT, cmara y comercio y estatutos).

Obligaciones Laborales La Asociacin recibi notificacin de la EPS Sanitas correspondiente a un saldo pendiente de $ 816.000 originado por una novedad (2007 y 2008) de retiro no reportada, por la administracin y junta de estos aos.

ASPECTOS FINANCIEROS Asociedi presenta un crecimiento econmico, como resultado de la gestin de la junta, representado en el aumento de ingresos (afiliaciones y venta de libros).

Acta 17 Asamblea General ASOCIEDI El detalle de este punto ser ampliado en la presentacin de estados financieros.

GESTION EN LAS AREAS DE TRABAJO

CAPACITACION Se han realizado tres escuelas de padres as:

TITULO CHARLA Aprendizaje inteligente Intimidacin escolar

FECHA Septiembre 15 de 2012 Octubre 27 de 2012

INVITADOS Todos los padres de familia Padres de tercero a sptimo Padres de tercero a once

% ASISTENCIA 10%

49%

En tic confo

Noviembre 16 de 2012

35%

DEPORTES Estamos trabajando en un proyecto de apoyo a las selecciones del colegio, y muy atentos a las iniciativas de la comunidad a travs de los padres delegatarios.

TECNOLOGIA Hemos aprobado la compra del sistema de sonido como dotacin para el aula Mltiple, para uso de toda la comunidad. Tomando esta partida de los excedentes acumulados y que est dentro del presupuesto de inversiones.

Estamos atentos del resultado del comit de tecnologa del colegio para definir apoyo de la asociacin en los proyectos que se presenten.

cual ser

CULTURAL Y DE INTEGRACION

Eventos de participacin, integracin y desarrollo. Da del profesor Primeras comuniones Velada de Clausura Premiaciones de calidad humana Cambalache de libros Premiacin Talen Show da de los nios Visita patrocinada de la escuela de Ballet.

TEMPORADA ESCOLAR ANTECEDENTES:

Acta 17 Asamblea General ASOCIEDI Este servicio se presta desde hace varios aos a cargo de la Asociacin, teniendo en cuenta el volumen manejado y la complejidad de la operacin, se realizo una anlisis de las actividades involucradas, determinando que el proceso deba mejorarse desde la creacin y entrega de las listas, trabajo que se desarrollo de manera conjunta con el colegio, para prestar un servicio adecuado a toda la comunidad. PROYECTO TIENDA VIRTUAL: Se desarrollo una herramienta que permite realizar los pedidos en una pgina web, para luego realizar el pago por medios electrnicos y finalmente preparar el pedido con anticipacin para realizar la entrega oportuna y ordenada. Como resultado del proyecto resaltamos los siguientes aspectos: Puesta en servicio desde el 23 de julio de 2012. 554 pedidos (18 pedidos por da en promedio). De estos, el 41% entregados a domicilio (servicio nuevo). El 98% de los pedidos entregados en menos de 4 das A la fecha todos los medios y formas de pago activos Se logra mejorar la comunicacin con los padres Mayor presencia de la asociacin en la comunidad Logramos mejorar el servicio de acuerdo con la percepcin de los padres.

Comentarios positivos y constructivos por parte de los padres

5. PRESENTACION Y APROBACION DE LOS ESTADOS FINANCIEROS 2011-2012 La seora Mara del Rosario Corredor, en su funcin de Contadora, hace una presentacin de los estados financieros, acto seguido, se somete a consideracin de la Asamblea la APROBACIN de los Estados Financieros 2011-2012, los cuales fueron aprobados por unanimidad de los presentes. 6. INFORME DEL REVISOR FISCAL Y DICTAMEN DE LOS ESTADOS FINANCIEROS DEL SEPTIEMBRE 1 DE 2011 AL 31 DE MAYO DE 2012.

DICTAMEN DEL REVISOR FISCAL A LOS ESTADOS FINANCIEROS DE LA ASOCIACIN DE PADRES DE FAMILIA DEL COLEGIO CIEDI
(EXPRESADOS EN PESOS COLOMBIANOS)

Bogot D.C., 30 de Noviembre de 2012

Seores ASAMBLEA GENERAL ORDINARIA ASOCIACIN DE PADRES DE FAMILIA DEL CIEDI - ASOCIEDI Ciudad

PERIODO DEL 1 DE SEPTIEMBRE DE 2011 AL 31 DE MAYO DE 2012

Respetados seores:

1. Normas del Cdigo de Comercio.

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El presente informe se elabora y remite con el propsito de dar cumplimiento a los artculos 207 y 208 del Cdigo de Comercio, por tanto esta Revisora Fiscal expide el presente Dictamen, basado en los resultados de la Auditora. El presente informe no tiene restricciones con su circulacin, por tanto puede ser conocido por terceros indeterminados.

2. Estados Financieros Dictaminados.

En mi calidad de Revisor Fiscal, he examinado el Balance General de la Asociacin de Padres de Familia del Colegio Ciedi Asociedi con corte a 31 de Mayo de 2012, y el correspondiente Estado de Resultados, y las Notas a los Estados Financieros del perodo presupuestal terminado en dicha fecha. Los Estados Financieros Bsicos fueron debidamente certificados por el Representante Legal y el Contador Pblico que los prepar.

3. Aplicacin de las Normas de Auditora.

Efecte mis pruebas de acuerdo con las normas establecidas por la profesin para la revisin de Estados Financieros, por consiguiente, se obtuvo la informacin y el conocimiento de los procedimientos utilizados en la preparacin de dichos Estados Financieros, mediante las investigaciones con los responsables, procedimientos analticos de revisin, pruebas de los documentos y registros de Contabilidad, aplicando las normas de auditora de general aceptacin.

4. Alcance de la Auditora.
La Junta Directiva de la Asociacin y la Contadora son responsables de la preparacin, integridad y presentacin razonable de los Estados Financieros, de mantener una estructura efectiva de Control Interno para el logro de los objetivos de la Asociacin, del cumplimiento de las leyes y regulaciones que la afectan, y del establecimiento de los objetivos, metas y programas as como de las estrategias para la conduccin ordenada y eficiente del objeto. Mi obligacin es la de expresar el resultado de una Auditora Integral que comprende: Auditora Financiera, de Control Interno, de cumplimiento de normas Legales y de Gestin. Dadas las limitaciones inherentes de cualquier estructura de Control Interno, pueden ocurrir errores o irregularidades y no ser detectados. En el ejercicio de las funciones de la Revisora Fiscal, no se present ninguna limitante ni restriccin en el alcance de las pruebas, por lo tanto considero que mi Auditora proporciona una base razonable para expresar mi opinin.

5. Opinin.
En mi opinin, los Estados Financieros presentados por la Administracin a esta Asamblea, han sido tomados fielmente de los libros, presentan razonablemente la situacin financiera de la ASOCIACIN DE PADRES DE FAMILIA DEL COLEGIO CIEDI ASOCIEDI al 31 de Mayo de 2012, de conformidad con Normas o Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados en Colombia y con las normas e instrucciones que rigen estas entidades sin nimo de lucro con rgimen tributario especial.

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6. El Control Interno.
Las medidas de Control Interno adoptadas para la conservacin y custodia de sus bienes en general y el cumplimiento de normas legales, han venido siendo implementadas en el transcurso de esta administracin. La Revisora Fiscal cumpli con reportar las inconsistencias halladas en el Control Interno a la Administracin. Los requerimientos, aclaraciones solicitados por la Revisora Fiscal han sido contestados en forma satisfactoria.

7. Sistema de Informacin.
La Asociacin maneja su informacin Contable a travs del programa CONTAPYME, teniendo un adecuado control de la informacin econmica y financiera de la entidad. La actual Junta Directiva, dando continuidad a los avances realizados en tecnologa por la anterior Administracin, dio un paso gigante al establecer el funcionamiento de la TIENDA VIRTUAL, que ha generado un excelente servicio a los asociados por la agilidad y comodidad para la compra de los libros y materiales necesarios para los estudiantes del Colegio, con descuentos especiales para los afiliados a la Asociacin. Todas las inversiones realizadas en tecnologa ha proporcionado, adems de un mejor servicio a los usuarios, un mayor control en el manejo de los Inventarios, que vena siendo un problema repetitivo en aos anteriores. 8.

Informe de Gestin.
El Informe anual de actividades rendido por la Administracin a la Asamblea General, ha sido preparado para dar cumplimiento a disposiciones legales y no forma parte integral de los Estados Financieros que he auditado. De conformidad con el artculo 38 de la Ley 222 de 1995, he verificado que la informacin financiera que contiene el citado informe de gestin concuerda con la de los Estados Financieros correspondientes al perodo. Considero importante el haber ajustado el Perodo Presupuestal al Calendario escolar, esta decisin permitir evaluar la Gestin Administrativa de la Junta.

9. Otras Manifestaciones.
Las operaciones registradas en los libros se ajustan a las normas de contabilidad generalmente aceptadas, los actos de la administracin de la entidad se ajustan a los estatutos y a las disposiciones legales que regulan la actividad. Los libros Oficiales, de Actas de Asamblea, de Juntas Directivas, la correspondencia, los comprobantes de las cuentas se llevan y conservan en forma adecuada. 10. Seguridad Social. De acuerdo con los artculos 11 y 12 del Decreto Reglamentario 1406 de 1999, manifiesto que la informacin contenida en las declaraciones de autoliquidacin de aportes al Sistema de Seguridad Social y Aportes Parafiscales correspondiente al ao auditado y en particular al personal con vinculacin laboral y la correspondiente a sus ingresos base de cotizacin, han sido tomadas de los registros contables. La Asociacin ha cumplido en forma oportuna con los aportes a la seguridad social y los parafiscales de su empleada.

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En el campo laboral solo se presenta un inconveniente que viene desde el 2007, con la EPS Sanitas, por no reportar oportunamente el retiro de un trabajador y por esta razn estn haciendo efectivo su cobro con retroactividad.

11. Propiedad

Intelectual.

El software utilizado por la entidad tiene licencia y cumple por lo tanto con las normas relacionadas con los derechos de autor como lo establece la Ley 603 del 2000. 12. Normas de las entidades

de Supervisin.

La ASOCIACIN ha cumplido con los reportes de informacin y dems requerimientos exigidos por los organismos de Vigilancia y Control (DIAN). Luego de los inconvenientes que se presentaron para el registro ante la Cmara de Comercio de la Representacin Legal, fue necesaria la actualizacin de los Estatutos de Asociedi, con la contratacin de un abogado para tal fin. Hoy en da nos encontramos al da con el registro de la Junta ante dicha institucin y la representacin legal en cabeza del Presidente.

7. APROBACION DEL PRESUPUESTO 2012-2013 La seora Paola Cevallos, Tesorera de la Junta Directiva de ASOCIEDI, hace la presentacin del presupuesto para el periodo 2012.2013, dando como resultado y para destacar que hubo un incremento del 9% de las afiliaciones, y la inclusin en el presupuesto de un rubro para cada una de las reas especificas, explicadas en el informe de gestin. Una vez solucionadas las inquietudes de los participantes con respecto al presupuesto, este es aprobado por unanimidad, por los asistentes a la Asamblea.

8. ELECCION O RATIFICACION DE REVISOR FISCAL Y SUPLENTE.

El seor Jaime Blanco, Contador Pblico, actual Revisor Fiscal, con especializaciones en Auditora de Estados Financieros, Alta Gerencia y Revisora Fiscal. Aplic sus conocimientos durante 27 aos en su empresa J.BLANCO & CIA LTDA, como representante de las multinacionales Philips Morris, British American Tobacco (BAT) y Seagram Int., al cerrar su empresa hace ocho aos, por motivos de orden pblico a raz de la situacin que vivi el pas en esa poca, se dedic al ejercicio profesional con nfasis en la Revisora Fiscal empresarial. Adems informa que su hija egresaday su nieta actualmente cursa 7. Ao en el colegio CIEDI.

Se somete a votacin y el seor Jaime Blanco es Ratificado por unanimidad por la Asamblea. Como suplente es presentado por el Revisor Fiscal titular el Contador Jos Humberto Gutirrez A. La Asamblea aprueba por unanimidad la eleccin del Dr. Jos Humberto Gutirrez como Revisor Fiscal Suplente.

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9. PROPOCISIONES Y VARIOS. Se presentan las siguientes proposiciones para que sean trabajadas al interior de la Junta Directiva.
El colegio propone que en el rubro de deportes es mas conveniente ms que una chaqueta, gorra o algo as, un aporte de capacitacin a deportes El seor William Morales propone coordinar una reunin con colegio, para estudiar en cada rea de trabajo, el apoyo que Asociedi puede brindar con los recursos que posee. El seor lvaro Mendoza expresa la felicitacin de los padres por la tienda virtual La seora Monica Garcia propone que se realice un acercamiento con los padres delegatarios, para tener un papel activo por parte de ellos, adicional realizar eventos de pertenencia con los empleados, profesores y la administracin. Las seoras Victoria Acevedo sugiere la importancia de retomar y trabajar en el proyecto del da de la familia, y el seor William Hernndez sugiere que se maneje ese da la figura de preventa. El Sr Arenas propone la prctica de comunicacin en conjunto con

Asociedi.- CIEDI. Siendo la10:00 a.m., se dio por terminada la Asamblea Ordinaria de ASOCIEDI, en constancia firman la presente Acta:

WILLIAM ARTURO MORALES B. PRESIDENTE

EDWARD RICO SECRETARIO.