Promoo e captao de eventos

Vanessa Martin

Mai/2013

Contedo a ser abordado

1. 2. 3. 4. 5.

Conceituao Estratgias para captar um evento A importncia do CVB na captao Parcerias na captao Competitividade dos destinos tursticos na captao de eventos 6. Preparando-se para captar um evento

Aula 1

Etapas da captao de eventos

Etapas da captao de eventos

Cidade

Local

Outros

Etapas da captao de eventos

Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
Definio da estratgia de captao de eventos

2 3

Cadeia produtiva de eventos

Cadeia produtiva em eventos

Usurio Final Cliente

Patrocinador

Promotor
Organizador

Cadeia produtiva em eventos

Planejamento e organizao
Pr-evento
Entidade Empresa Promotor Organizador
O evento Ps-evento

Patrocinador

Participante

Cadeia produtiva em eventos Evento

CVB

Promotor

Organizador

Fornecedor

Participante

Gerador de eventos

Cadeia produtiva em eventos

O promotor

Idealizador ou Dono do evento. Associao, entidade, instituio ou empresa que detecta a necessidade de organizao de evento de determinado tema.

Cadeia produtiva em eventos O promotor

Entidade privada que rene empresas envolvidas na organizao, promoo, operao e montagem das principais feiras no Brasil.

Cadeia produtiva em eventos O organizador

Prestador de servios contratado para organizar o evento (ou seja, fazer o que o promotor no sabe).

, quase sempre, o primeiro fornecedor contratado no processo de organizao de um evento.

o planejador das peas que comporo e formaro a ferramenta de comunicao que ser o evento

Cadeia produtiva em eventos O organizador

ABEOC - Associao Brasileira de Empresas de Eventos.

Entidade civil, sem fins lucrativos nem carter poltico-partidrio.

Fundada em 15 de janeiro de 1977

Tem como finalidade coordenar, orientar e defender os interesses de seus associados, representados por empresas organizadoras, promotoras e prestadoras de servios para eventos.

Cadeia produtiva em eventos

O organizador

Fomentar a formao de tcnicos e profissionais do setor. Contribuir na promoo dos Pases da America Latina e estabelecer relaes de cooperao entre eles. Representar a regio no plano internacional

ICCA representa os maiores especialistas na organizao, transporte e acomodao de eventos internacionais. Possui quase 1000 membros em 80 pases (Destination Marketing, Meeting Management, Transport, Venue, etc.)

Convention & Visitors Bureau

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Convention & Visitors Bureau

Atua como uma cooperativa de negcios integrando todos os componentes da indstria turstica: iniciativa privada (hotis, restaurantes, centro de convenes, agncias de viagens e todos 52 segmentos beneficiados pela movimentao turstica.
uma organizao sem fins lucrativos centrada na movimentao mercadolgica do destino.

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos CVB

Constituda exclusivamente por entidades que atuem como Convention & Visitors Bureaux no territrio brasileiro e tem por finalidade promover e representar as suas associadas Promover e cultivar o inter-relacionamento das entidades associadas, incentivando o intercmbio de experincias e informaes; Contribuir para o aperfeioamento das entidades associadas, visando a qualificao no desempenho de suas atividades;

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Maior retorno financeiro

Reduo dos problemas de sazonalidade Aumentos do fluxo de visitantes

Processo contnuo de gerao de negcios

Fortalecimento da cidade na sua organizao turstica

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Cadeia produtiva em eventos - CVB

Pblico alvo em captao

Geradores de eventos

Geradores de eventos & tipologias

Setor Governamental .
Governo Central e local Cerimnias cvicas e comemoraes Eventos de grande porte (esportivos e culturais) Eventos de entretenimento pblico, lazer e recreao. Festivais de arte, eventos culturais... Eventos tnicos e multiculturais Corridas e carnavais Festivais, eventos de interesse especial e de estilo de vida, promoes referente ao destino Festivais e feiras comunitrias.

Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Geradores de eventos & tipologias

Setor Corporativo .
Corporaes Promoes, lanamento de produtos e patrocnios de formao de imagem.

Feiras de negcios, conferncias, Associaes de congressos, jornadas ... setores econmicos

Empresrios

Eventos pagos de esportes, consertos, exibies, feiras, reunies, convenes, treinamentos...

Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Geradores de eventos & tipologias

Setor Comunitrio .
Clubes e sociedades Instituies de caridade Eventos de grupo de interesse especial

Eventos de caridade e coleta de fundos

Organizaes esportivas

Eventos esportivos em geral (campeonatos, regatas, torneios, copa, olimpadas, etc)

Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Geradores de eventos & tipologias

Setor Corporativo
Convenes
Treinamento

Setor associativo.
Congressos Simpsios Reunies de diretoria e de comits Eventos de servios comunitrios Conferncias educacionais e videoconferncias
Posse de autoridades e lderes

Feiras Cursos
Eventos de incentivo

Lanamentos

Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Geradores de eventos & tipologias

Setor Corporativo
Maioria dos eventos Arbitrria Centralizada

Setor associativo.
Exigncia dos associados Descentralizada

Tomada de deciso
Presena e participao em funes no evento Em momentos de dificuldade financeira

Obrigatria

Voluntria

Os eventos diminuem

Os eventos crescem

Condies oramentrias

Estticas
Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Bastante modificveis

O comprador associativo

Associaes/instituies profissionais ou de comrcio (s

quais se associam pessoas que trabalham naquela rea);

Associaes e sociedades de voluntrios (s quais se

associam pessoas que tm o objetivo de se aprofundar numa rea de interesse ou hobby);

Instituies de caridade;
Organizaes religiosas; Partidos polticos; Unies de comrcio.

O pblico alvo em eventos

Usurio Final

Convidados

Palestrantes
Patrocinador Expositor

Palestrante Acompanhante

Clientes especiais

O pblico alvo em eventos

Usurio Final

Os segmentos de mercado devem ser:

Mensurveis Substanciveis o bastante para valer a pena a sua escolha como alvo Acessveis aos canais promocionais normais Acionveis pela organizao do evento em termos de oramento de marketing e outros recursos

Referncias Bibliogrficas

MARTIN, Vanessa. Manual Pratico de Eventos. Atlas, 2003.

Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011

ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia

Promoo e captao de eventos

Vanessa Martin
vmconsultoria@uol.com.br

Aula 2

Passo a passo na captao

Passo a passo na captao de eventos

Cidade

Local

Outros

Passo a passo na captao de eventos

Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
Definio da estratgia de captao de eventos

2 3

Passo a passo na captao de eventos

Anlise das condies do destino

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Interesse do destino
Atratividade da cidade Infraestrutura (capacidade do CC, acessibilidade, estrutura

aeroporturia, capacidade hoteleira,segurana, etc.)

Experincia anterior bem sucedida Fornecedores escolhidos

Representatividade da associao local.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Identifica eventos potenciais

Levanta dados do evento em fontes com o objetivo de obter o mximo de informaes pertinentes sobre eventos anteriores;
Analisa o histrico do rodzio de cidades, pases, sedes, e datas. Observa a periodicidade e o prazo para a candidatura do evento.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Verificar a estimativa do nmero de participantes e acompanhantes face infraestrutura da localidade.

Verificar se a associao/entidade promotora constituda no pas e quantos membros possui.

Verificar ainda se a associao nacional est filiada Internacional e se h brasileiros na diretoria e entidade internacional.

Passo a passo na captao de eventos

1
2

Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Levantamento de eventos a serem realizados e ainda sem

definio do local de instalao, Levantamento das caractersticas de cada evento, incluindo a temtica, perodo de durao, perfil do pblico e quantidade estimada, necessidades tcnicas, possibilidades de patrocnio, apoio e divulgao. Anlise das condies reais do ncleo para atender s necessidades do evento que tiver interesse em sediar

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Avaliar o significado do evento pretendido para o mercado turstico local.

Contatar a entidade de classe nacional ou membro filiado entidade internacional;

Procurar motivar a entidade/ associao/ presidente/ membros do Brasil a liderar o processo de captao;

Referncias Bibliogrficas

MARTIN, Vanessa. Manual Pratico de Eventos. Atlas, 2003.

Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011

ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia

Promoo e captao de eventos

Vanessa Martin
vmconsultoria@uol.com.br

Aula 3

Passo a passo na captao de eventos

Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao
Definio da estratgia de captao de eventos

2 3

Passo a passo na captao de eventos

1
2

Anlise das condies do destino Avaliao dos eventos com potencial de realizao

Definio da estratgia de captao de eventos

Passo a passo na captao de eventos

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Preparao do Processo/projeto de candidatura do

pas/estado/cidade para sediar o evento;

Elaborao de uma linha de argumentos para a defesa do

destino.
Preparao do projeto de defesa com os dados de interesse.
Elaborao de um sistema promocional para o destino. Efetivao de candidatura para sediar o evento.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Ser elaborado um book com informaes precisas e completas do evento, funcionando como um autntico instrumento mercadolgico da localidade/ncleo receptor. Tal documento dever apresentar os requisitos mnimos exigidos pela entidade, como por exemplo:

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Cartas de apoio de autoridades, sendo recomendadas as seguintes: governador, prefeito, Ministrio correspondente, Ministrio das relaes exteriores, Instituies ligadas ao trade turstico, entidades de classe relacionadas, sociedades cientficas nacionais/latino-americanas, alm do prprio CVB.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Clareza e objetividade nos dados da cidade quanto sua infraestrutura bsica e turstica, como: capacidade hoteleira, Centros de Convenes, aeroportos, servios disponveis, cmbios, exigncias de vistos de entrada, transportes areos e urbanos, entre outras informaes pertinentes.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Justificativa com propriedade de interesse da cidade/pas (ncleo receptivo), apontando a importncia do intercmbio cientfico, tcnico, cultural, alm de apontar o potencial da ncleo receptivo na especialidade/tema em que o evento est classificado.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Apresentao do Oramento com provises de gastos, contendo receitas e despesas do evento, demonstrando a viabilidade financeiro/econmica do projeto.
Sugesto do local mais apropriado para a realizao do evento, juntamente com uma carta do referido Centro de Convenes disposto a sediar o evento, apresentando suas instalaes, servios e demais informaes.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Quadro comparativo das principais categorias hoteleiras, preos e percentual de descontos a serem conseguidos na ocasio do evento; Folhetaria adicional ilustrativa sobre os principais atrativos tursticos do ncleo receptivo. (Alguns CVBs desenvolvem uma brochura denominada Showcase, muito til nessas ocasies.

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Vdeo(s) promocional (is) do ncleo receptivo. Ainda aconselhvel oferecer um Famtour : viagem de familiarizao/ inspeo patrocinada pelo ncleo receptivo candidato, para que um ou mais membros do comit internacional faa um reconhecimento in loco.

Passo a passo na captao de eventos

Passo a passo na captao de eventos

Passo a passo na captao de eventos

CVB

Kit oferecido pelo CVB e entidade Nacional contendo catlogo e fotos dos locais disponveis para sediar o evento.

Este kit poder ser enviado anteriormente para cada membro das demais entidades encarregadas da deciso do prximo pas que sediar o evento, com a solicitao do seu voto, ou poder ser entregue pessoalmente pelo membro que tentar fazer a captao.

Definindo a estratgia de captao

Referncias Bibliogrficas

MARTIN, Vanessa. Manual Pratico de Eventos. Atlas, 2003.

Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011

ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia

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Aula 4

Promoo de eventos
O evento como produto

Marketing no contexto dos eventos

.. o gerenciamento de eventos que pode manter contato com os participantes e visitantes (consumidores) do evento, captar suas necessidades e motivaes, desenvolver produtos que atendam a essas necessidades, e elaborar um programa de comunicao que expresse o propsito e os objetivos do evento.
(Johnny Allen)

Marketing no contexto dos eventos

Uma modalidade de marketing promocional que objetiva criar em ambientes interativos onde o negcio do patrocinador se junta a consumidores potenciais, promove a marca e aumenta as vendas.
(Francisco de Melo Neto)

Vender eventos processo de empregar o mix de marketing para atingir metas organizacionais atravs da criao de valor para os clientes e consumidores. A organizao precisa adotar uma orientao de marketing que d formao de relacionamentos mutuamente benficos e manuteno de vantagens competitivas
(Donald Getz)

Marketing deve gerenciar as variveis:

Produto
Caractersticas do eventos Localizao, produo, mix de entretenimento, proviso de A&B, capacidade de assentos, filas, decorao, tema, iluminao.
N de funcionrios em servio, grau de treinamento, uniformes, padro de qualidade do servio Importncia dada ao nome do evento e o significado desse nome para os consumidores

Componentes do servio Marca

Reputao / posicionamento

Onde se posiciona o evento em termos da demanda do consumidor da classe A at o mercado de massa

Marketing deve gerenciar as variveis:

Preo
Tempo de consumo Preos com descontos em pocas de baixa demanda

Preo promocional

Preos especiais para certos mercadosalvo

Marketing deve gerenciar as variveis:

Preo
O preo promocional pode ser utilizado para:

Eventos em lanamento, obtendo-se rpida penetrao no mercado; Desova de categorias ou eventos com baixa procura; Produtos sazonais, para estabilizar vendas

Descontos em compras vista e sobre volume Descontos em perodos sazonais

Marketing deve gerenciar as variveis:

Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Ingressos

Ingressos

Inscries

Inscries

Marketing deve gerenciar as variveis:

Promoo
Como as promoes podem influenciar o evento

Benefcio adicional temporrio; Modificaes rtulo / embalagem;

Destaque do produto no ponto-de-venda Merchandising; Estmulo compra por impulso;

Fortalecimento da imagem de marca/posicionamento.

Marketing deve gerenciar as variveis:

Ponto / Praa
Canais de distribuio

Ingressos disponveis atravs de uma agncia especializada ou vendidos pelos Correios atravs de mala direta Prmios quando o distribuidor coopera com aes promocionais do fabricante Incentivo fora de vendas

Marketing deve gerenciar as variveis:

Promoo
O mix promocional

Anncios televiso, rdio, jornal, revista, cartazes. Promoo de vendas Merchandising Relaes pblicas, Folhetos e brochuras. Venda pessoal atravs de equipe de vendas.

Ponto
Canais de distribuio

Ingressos disponveis atravs de uma agncia especializada ou vendidos pelos Correios atravs de mala direta

Vanessa Martin & Liliane Friericks Ps Eventos: Planejamento e Produo

Referncias Bibliogrficas

MARTIN, Vanessa. Manual Pratico de Eventos. Atlas, 2003.

Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011

ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia

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Aula 5

Apresentao dos trabalhos

Exerccio em sala de aula

Referncias Bibliogrficas

MARTIN, Vanessa. Manual Pratico de Eventos. Atlas, 2003.

Projeto Competitividade dos CVBx: Manual de Boas Prticas. Federao Brasileira de CVBx, Confederao Brasileira de CVBx,. Porto Alegre : Nova Prova, 2008
ROGER, Tony & MARTIN, Vanessa. Eventos: Planejamento, Organizao e Mercado. Rio de Janeiro : Elsevier, 2011

ALLEN, Johnny et al. Organizao e gesto de eventos. Campus, 2003 CVB e a captao de eventos no Brasil. Material de aula. MARTIN, Vanessa & VALENTE, Silvia

Promoo e captao de eventos

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