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06/27/2013

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EXECUTIVE SUMMARY
Die Siemens-Betriebskrankenkasse (SBK) ist Deutsch-lands größte Betriebskrankenkasse und gehört zuden 15 größten Krankenkassen überhaupt. Derbundesweit tätige Versicherer betreut über seine ca.115 Geschäftsstellen und mit ca. 1.300 Mitarbeiternmehr als eine Million Menschen. Um alle eingehen-den Dokumente effizienter bearbeiten zu können,digitalisierte und vereinheitlichte das Unternehmenseinen Posteingang.Erfassung, Klassifizierung und Übergabe an denzuständigen Fachbereich erfolgen automatisiert,gleichzeitig sind die Dokumente mit dem aktuel-len Status für alle Mitarbeiter jederzeit abrufbar.Insgesamt wurde die Fallbearbeitung dadurchbeschleunigt, und die Mitarbeiter wurden vonadministrativen Tätigkeiten entlastetAnalyse, Proof-of-Concept, Einführung und Schulungübernahm InovoOlution. Der Anbieter von Lösungenfür effizientes Input-Management stellte zudem dieSoftware-Lösung NOVO Mail zur Verfügung. Künftigwerden alle Posteingangskanäle in das neue Systemeingebunden.
SIEMENS-BETRIEBSKRANKENKASSE:Operation Digitalisierung imInput-Management
Deutschlands größte Betriebskrankenkasseautomatisiert den Posteingang mit NOVO Mailund beschleunigt die Fallbearbeitung deutlich
 
Rund 10 Millionen Dokumente mit 25 Millionen Seitengehen jährlich bei der Siemens-Betriebskrankenkasse(SBK) ein – überwiegend als Papier, zunehmend aberauch elektronisch per E-Mail: Abrechnungen für ärzt-liche Behandlungen, Kuren und Reha, Arbeitsunfähig-keitsnachweise, Fragebögen zum Versichertenstatusetc. Diese Unterlagen schnell und effizient zu erfassen,zu indizieren, den richtigen Dokumentenkategorienzuzuordnen und an die zuständige Fachabteilung zurBearbeitung weiterzuleiten, war in der Vergangenheiteine mühselige und teure Angelegenheit.Alle Belege mussten die Sachbearbeiter selbst undmanuell registrieren, klassifizieren und gegebenenfallsergänzen, falls Angaben fehlten oder nicht korrektwaren. Die eingesetzte Scanner-Lösung diente nurder Information der Kundenberater an den 115 SBK-Standorten, dass ein Vorgang registriert wurde und nunin Bearbeitung ist. Die Potenziale, die ein Scanning mitautomatischer, elektronischer Übergabe an die zustän-dige Sachbearbeitung normalerweise bietet, wurden nuransatzweise genutzt.
DIGITALISIERUNG DES POSTEINGANGS
Ziel war es deshalb, ein professionelles Input-Manage-ment-System zu etablieren, welches den Posteingangdigitalisiert, automatisiert und einen zentralen Doku-mentenzugriff mit Anzeige des aktuellen Bearbeitungs-status ermöglicht. Damit sollten die Sachbearbeiter vonadministrativen Erfassungstätigkeiten entlastet, dieAuskunftsfähigkeit gegenüber den Kunden erhöht unddie Einhaltung der rechtlichen Vorgaben zur Langzeit-archivierung garantiert werden.
KLASSIFIZIERUNG UNDWEITERLEITUNG IN ZWEI MINUTEN
In enger Zusammenarbeit mit InovoOlution, einemSpezialisten für Input-Management, analysierte die SBKdie bestehenden Prozesse und entwickelte ein Konzeptfür die Automatisierung der Posteingangsverarbeitung.Die Entscheidung für InovoOlution fiel aufgrund derausgewiesenen Expertise bei der Optimierung vonGeschäftsprozessen.Ralf Bayer, Bereichsleiter IT Service- und Projektma-nagement bei der SBK „
Die Kombination aus produkt-neutraler Beratung und fundiertem Technologie-Know-how hat uns überzeugt. Von der Analyse der Bestands- prozesse über ein Proof-of-Concept bis zur Inbetrieb-nahme der neuen Lösung inkl. Schulung der Mitarbeiter hat uns InovoOlution kompetent bei der Umsetzungdieses anspruchsvollen Projekts begleitet 
“.
AUTOMATISIERUNG DURCHNOVO MAIL
Technologisches Kernstück ist die Software-LösungNOVO Mail von InovoOlution. Heute werden alle ein-gehenden Belege gescannt, automatisch an das neueSystem übergeben, welches diese klassifiziert und andie nachgelagerte Sachbearbeitung elektronisch weiter-leitet. Der gesamte Prozess vom Scannen bis zum Exportin das Zielsystem dauert nicht länger als zwei Minuten.Scanning und Datenkorrektur – beispielsweise bei fal-schen Adressen oder fehlenden Stammdaten – erfolgendurch einen externen Dienstleister. Auf diese Weisehaben die SBK-Mitarbeiter mehr Ressourcen frei fürdie eigentliche Bearbeitung. Nur wenn das System einSchriftstück nicht eindeutig einer Kategorie zuordnenkann, müssen die Sachbearbeiter manuell eingreifen.Insgesamt liegt die Automatisierungsquote bisher bei70 Prozent – ein sehr guter Wert angesichts von 500Dokumententypen, mit denen es die SBK zu tun hat.In den nächsten zwei Jahren soll die gesamte Tagespost,auch die digitale, auf diese Weise verarbeitet werden.Die Erweiterung auf den Eingangskanal E-Mail läuftgerade – auf der Basis von NOVO Mail, einer Softwarefür die automatische Verarbeitung von eingehendenE-Mails und die zuverlässige Übergabe an die Archi-vierung.
Operation Digitalisierung im Input-Management
 
AKTUELLER STATUS LEICHT ABRUFBAR
Die Vorteile des neuen Systems zeigen sich vor allem inden Bereichen Abrechnungsmanagement, Arbeitsunfä-higkeitsbescheinigungen und Familienbestandspflege.
Beispiel Abrechnungsmanagement
80 verschiedene Dokumententypen gibt es hier:Abrechnungen für Kur- und Krankenhausaufenthalte,Rehabilitationsmaßnahmen, Ultraschall-Screening, um nureinige zu nennen. Die Dokumente werden zunächsteinseitig in Farbe gescannt und anschließend vom Sys-tem klassifiziert und an die Sachbearbeitung übergeben.Dazu liest die Software die Daten aus und ordnet sieder entsprechenden Versicherungsnummer zu. Frühermussten die Mitarbeiter der Poststelle das Schriftstückerst lesen, bevor sie einen Vorgang anlegen konnten.Dazu erstellten sie ein Deckblatt, scannten dieses mit denentsprechenden Unterlagen, um den gesamten Vorgangsofort im Archiv abzulegen. Für die weitere digitale Ver-arbeitung stand er nicht zur Verfügung.Anders heute: Jeder berechtigte Mitarbeiter kann denVorgang elektronisch abrufen und den aktuellen Bear-beitungsstatus einsehen – nicht nur die Mitarbeiter deszentralen Abrechnungsmanagements in Leipzig, sondernauch die Berater vor Ort. Vorbei die Zeiten, als die Unter-lagen trotz Scanning nur als Papier auf dem Schreibtischder Sachbearbeiter landeten.
Beispiel AU-Bescheinigungen
Die AU-Bescheinigungen werden zunächst als Verarbei-tungsstapel mit je 200 bis 400 Blättern farbig gescanntund elektronisch an das System übergeben. Anhandder Ergebnisse der automatischen Erkennung bzw. dermanuellen Verifizierung sortiert die Software die Doku-mente und exportiert sie in Stapeln zu je 25 Belegen.Anschließend erfolgt die Nachbearbeitung durch denSachbearbeiter, gleichzeitig wird das Dokument in derelektronischen Akte des Kassenmitglieds gespeichert.
SBK PROFITIERT MEHRFACH
Insgesamt profitiert die SBK bei der Digitalisierung desPosteingangs in mehrfacher Hinsicht:Einheitliche Eingangsverarbetung für Papier, Faxund E-MailSchnellere BearbeitungAlle Dokumente sind elektronisch verfügbar –in Farbe und mit aktuellem BearbeitungsstatusDeutlich verbesserte Auskunftsfähigkeitder MitarbeiterEntlastung der Fachabteilungen von administrativenTätigkeitenKonzentration auf das Kerngeschäft
 „Die Kombination aus produktneutraler Beratung und fundiertem Technologie-Knowhow hat uns überzeugt.Von der Analyse der Bestandsprozesse, über ein Proof-of-Concept bis zur Inbetriebnahme der neuen Lösung inkl.Schulung der Mitarbeiter hat uns InovoOlution kompe-tent bei der Umsetzung dieses anspruchsvollen Projektsbegleitet“ 
Ralf Bayer
Bereichsleiter IT Service- und Projektmanagement Siemens-Betriebskrankenkasse

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