HALAMAN 3
Quality Management Article
Simple Guidance for Internal Auditor
QMC Newsletter
Edisi 17/V/April/2009
Proses Audit Mutu Internal (AMI) di Universitas BinaNusantara (UBINUS) sudah berjalan selama 10 tahun danakan terus berlanjut. Proses AMI ini didukung oleh kary-awan
–
karyawan UBINUS yang berperan sebagai auditorinternal. Syarat untuk menjadi seorang auditor internaladalah sudah mengikuti Training Auditor Internal yang diada-kan oleh QMC.Sejak proses AMI pertama kali dilaksanakan sampai saatini, selalu muncul beragam masukan mengenai auditor inter-nal baik yang positif ataupun negatif. Pada pelaksanaannya,memang selalu ada pro dan kontra mengenai kinerja seorangauditor. Setiap unit yang diaudit (auditee) memiliki pendapatyang berbeda
–
beda mengenai auditor yang bertugas. Seo-rang auditor baik di mata unit A, belum tentu baik di unit B.Hal ini terus menerus terjadi sehingga muncul pertanyaanmenarik. Apa definisi auditor yang baik? Apakah semakinbanyak temuan, maka seorang auditor bisa dikategorikanbagus? Apakah semakin teliti, juga bisa dikategorikan bagus?Bagaimana cara menjadi seorang auditor yang baik?Benarkah auditor yang baik itu sulit untuk ditemukan?
“Seorang auditor yang baik adalah auditor yang tidak
mencari
–
cari kesalahan dari auditee dan bisa memberikan
saran yang membangun”, demikian pendapat beberapa kary-
awan UBINUS ketika ditanyakan definisi auditor yang baik.Ada juga yang mengatakan bahwa auditor yang baik adalahauditor yang tidak membuat suasana tegang pada saat prosesaudit berjalan.Pendapat di atas benar adanya. Namun, hal tersebut diatas belumlah cukup. Masih ada beberapa hal yang harusdiketahui untuk menjadi seorang auditor yang baik karenapada intinya definisi dari auditor adalah seseorang yangmemiliki kompetensi untuk mengaudit. Hal
–
hal yang perludiketahui dan dijalankan oleh seorang auditor adalah sebagaiberikut:
1.
Mengerti isi dan manfaat dari standard dan prinsipmanajemen mutu. Dengan menguasai dasar dari standarddan prinsip manajemen mutu, auditor nantinya akanterbantu pada saat menjalankan proses audit dan memahamiproses yang dijalankan suatu unit. Dan pada akhirnya,auditor dapat memberikan saran yang membantu auditeeuntuk melakukan
continuous improvement
.
2.
Memahami istilah
–
istilah audit.
3.
Memiliki kemampuan berkomunikasi yang baik (
good communication skill
). Kemampuan ini akan sangat bermanfaatkhususnya pada saat menginformasikan hasil temuan sertasaran untuk perbaikan kepada auditee.
4.
Memegang teguh prinsip (
ethical conduct, fair presenta-tion, due professional care, independence, evidence based ap-proach
), etika dan aturan
–
aturan pada saat mengaudit.Pada saat proses audit berjalan, auditor berada pada posisitertinggi. Namun, hal itu tidak dapat dijadikan alasan untuk
bersikap ”semau gue”. Jangan sampai pada saat proses audit
berjalan, auditee merasa tegang, terintimidasi dan tidak dihormati. Oleh karena itu, seorang auditor hendaknyatahu bagaimana cara menempatkan diri pada saatmenjalankan tugasnya.
5.
Memiliki persiapan yang matang sebelum mengaudit.Antara lain dengan cara mencari tahu tentang profil unityang akan diaudit serta proses yang dijalankan.
6.
Bersikap profesional pada saat proses audit.Profesional di sini adalah dengan tidak melihat posisiauditee sebagai teman maupun lawan.
7.
Mampu membuat laporan temuan serta menentukankriteria dari temuan. Selain itu, auditor juga bisamemberikan saran perbaikan pada saat menginformasikanhasil temuan kepada auditee.
8.
Teliti pada saat melakukan observasi, pemeriksaan fisik dan prosedur yang berlaku serta data
–
data statistik yangada. Pemeriksaan dilakukan secara acak
(random).
Selain kedelapan hal di atas, pada umumnya seorangauditor juga diharapkan dapat memotivasi diri sendiri,memiliki komitmen yang kuat, bertanggungjawab, tenang,tegas, tekun, memiliki pengetahuan yang luas dan bisabekerja dengan sesama auditor.Berdasarkan ISO 19011, secara personal seorangauditor harus beretika, berpikiran terbuka, memilikikemampuan diplomasi yang baik, perhatian, mudahmengetahui sesuatu, pandai dalam berbagai hal, teguh padapendirian, tegas dan percaya diri.Tidak ada temuan belum tentu menandakan tidak adaketidaksesuaian, karena kualitas seorang auditor tidak dapatdiukur dari banyak atau sedikitnya jumlah temuanmelainkan dari kinerjanya pada saat mengaudit. Jadi bagi para auditor, apalagi yang anda tunggu?
”
Improve yourself and be a good auditor!
” (DB/DA)
Source:
- ISO 19011 :Guidelines for Quality and / or environmental Management Systems Auditing - ISO 9000:200 series Auditor / Lead Auditor -
Auditing Tip of The Month: The “Must Knows” of Good Auditor
Leave a Comment
http://www.binus.ac.id/QMC/bulletins/...