POLA KERJA TERPADU

DIKLAT KEPEMIMPINAN TINGKAT IV BADAN DIKLAT PROVINSI JATIM 2011

DESKRIPSI SINGKAT
MATA DIKLAT INI MENJELASKAN TENTANG PENYUSUNAN RENCANA KERJA SECARA TERPADU. TUJUAN UMUM SETELAH MENGIKUTI PEMBELAJARAN INI, PESERTA DIKLAT MAMPU MEMILIKI PEMAHAMAN TENTANG UNSUR-UNSUR, PRINSIP DAN TEKNIK MENYUSUN RENCANA KERJA SECARA TERPADU.
POLA KERJA TERPADU SEBAGAI ALAT KERJA YANG EFISIEN DAN EFEKTIF DALAM PELAKSANAAN TUGAS DAN FUNGSI PADA UNIT KERJA MASING-2.

TUJUAN INSTRUKSIONAL KHUSUS

SETELAH MENGIKUTI MAMPU : DIKLAT INI PESERTA
1. Menjelaskan Pengertian Manajeman Dan Fungsi-fungsi Manajemen; 2. Menjelaskan Pengertian Pkt; 3. Menjelaskan Proses Manusiawi Dan Non Manusiawi;

4. Menjelaskan Unsur Dan Prinsip Pkt;

5. Menjelaskan Sasaran; Teknik-2 Memilih Dan Menetapkan

6. Menjelaskan Teknik Memvalidasikan Sasaran;

7. Menjelaskan Teknik Mewujudkan Sasaran;

MANFAAT PEMBELAJARAN PKT

PEMAHAMAN TENTANG POLA KERJA TERPADU, BERMANFAAT DALAM MENETAPKAN SASARAN SEBAGAI PENINGKATAN KINERJA SESUAI TUGAS DAN KEWENANGANNYA DAN MENYUSUN RENCANA KEGIATAN GUNA PENINGKATAN KINERJA INSTANSI.

POKOK & SUB POKOK BAHASAN

POKOK BAHASAN

A. Pengertian PKT B. Unsur Dan Prinsip PKT

SUB POKOK BAHASAN

Pengertian PKT; B. Faktor Manusiawi Dan Non Manusiawi; C. Sasaran; D. Kegiatan Mewujudkan Sasaran; E. Pokok Kerja; F. .
A.

Sub Pokok Bahasan

F. G. H. I. J. K. Matrik Rincian Kerja; Uraian Paket Kerja; Rekapitulasi Biaya; Penjadwalan; Pengendalian; Kebersamaan, Transparansi, Pembagian Tugas Dan Tanggung Jawab, Koordinasi, Komunikasi, Motivasi Dan Waskat.

PENGERTIAN MANAJEMEN
MANAJEMEN MERUPAKAN SERANGKAIAN KEGIATAN MERENCANAKAN, MENGORGANISASIKAN, MENGGERAKKAN, MENGEMBANGKAN TERHADAP SEGALA UPAYA DI DALAM MENGATUR DAN MENDAYAGUNAKAN SUMBER DAYA MANUSIA, SARANA DAN PRASARANA UNTUK MENCAPAI TUJUAN ORGANISASI YANG TELAH DITETAPKAN SERTA EVALUASINYA.
UNTUK MENCAPAI SASARAN ORGANISASI DIPERLUKAN SUMBER-SUMBER MANAJEMEN YAITU : MANUSIA, BIAYA METODE KERJA, PERLENGKAPAN, MESIN DAN WAKTU.

PENTINGNYA RENCANA
1. DAPAT MEMBANTU MEMPERMUDAH BAGI SEORANG PIMPINAN ORGANISASI/PEJABAT STRUKTURAL DALAM RANGKA MEMIMPIN ATAU MENGGERAKKAN DAN MENGARAHKAN PERA TENAGA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL DI DALAM ORGANISASI UNTUK MELAKSANAKAN KEGIATANKEGIATAN OPERASIONAL SESUAI DENGAN RENCANA; 2. MEMBANTU ..

Pentingnya ..
2. MEMBANTU MEPERMUDAH PEJABAT STRUKTURAL DAN PARA PELAKSANA DAN TENAGA FUNGSIONAL UNTUK MENGETAHUI RENCANA KERJA YANG MELIPUTI :
a. b. APA YANG HARUS DIKERJAKAN/DILAKUKAN; APA YANG HARUS DICAPAI/DIHASILKAN (TUJUAN, SASARAN DAN TARGET); APA SUMBER FASILITAS YANG DAPAT DIGUNAKAN (DANA, SARANA DAN PRASARANA) KAPAN WAKTU PELAKSANAAN RENCANA (PROGRAM KERJA DAN DANA); SIAPA SAJA YANG MELAKSANAKAN RENCANAN; BAGAIMANA CARA ATAU METODE KERJANYA UNTUK MELAKSANAKAN RENCANA (SISTEM, PROSEDUR, TEKNIK-2 DLL)

c.
d. e. f.

TUJUAN POLA KERJA TERPADU

1. MENINGKATKAN PENGETAHUAN, KETERAMPILAN APARATUR PEMERINTAH DAN MENERAPKAN POLA KERJA TERPADU DI SELURUH UNIT KERJA;

2. MEMBANGUN KERJASAMA DENGAN UNIT TERKAIT, BAIK DALAM ORGANISASI MAUPUN DILUAR ORGANISASI UNTUK MENUNJUKKAN KINERJA UNIT ORGANISASINYA;
3. MENGOPERASIONALKAN SISTEM DAN PROSEDUR KERJA YANG BERKAITAN DENGAN PELAKSANAAN KEBIJAKAN DAN TUGAS POKOK INSTANSI;

Tujuan
4. MENERAPKAN PERENCANAAN YANG MATANG, PELAKSANAAN YANG TEPAT DAN PENGAWASAN YANG KETAT; 5. MENINGKATKAN PRODUKTIVITAS KERJA BAGI INSTANSI YANG MELAKSANAKAN POLA KERJA TERPADU; 6. MENGHINDARKAN PENYIMPANGAN, PENYELE-WENGAN, PENYALAHGUNAAN WEWENANG MAUPUN KORUPSI.

BUDAYAKAN PKT DI UNIT KERJA MASING-

PENGERTIAN MANAJEMEN DALAM PKT

SUATU PROSES BEKERJASAMA ANTARA ORANGORANG, BAIK DALAM SUATU ORGANISASI ATAU DENGAN ORGANISASI LAIN, UNTUK MELAKUKAN KEGIATAN MENCAPAI SASARAN YANG DITETAPKAN. MENGANDUNG ARTI : HUBUNGAN ANTARA MANAJER DAN STAF YANG BERSIFAT MANUSIAWI SERTA MEREKA MERUPAKAN KESATUAN UNTUK MEWUJUDKAN, WALAUPUN MEMPUNYAI POSISI, PERAN DAN FUNGSI YANG BERBEDA (PENANGGUNG

MANAJEMEN SEBAGAI PROSES ANALITIKA

DISAMPING PROSES MANUSIAWI MASIH DIPERLUKAN JUGA ADANYA PROSES : ANALITIKA YANG MENGGUNAKAN LOGIKA (Karena Bagaimanapun Juga Proses Analitika Merupakan Alat Untuk Menentukan Keberhasilan Suatu Proses Manajemen), TERDIRI DARI 4 TAHAP SBB. :
1. MENENTUKAN MASALAH; 2. PENCARIAN ALTERNATIF PEMECAHAN; 3. MEMILIH DAN MENGUJI ALTERNATIF; 4. MENCOBA PENYELESAIAN.

PENGERTIAN PKT
POLA KERJA TERPADU ADALAH SUATU ALAT KERJA BERUPA PERENCANAAN YANG OPERASIONAL UNTUK MEWUJUDKAN SARANA YANG TELAH DITETAPKAN SECARA BERSAMA ANTARA STAKEHOLDERS (PIHAK-PIHAK YANG TERKAIT).

UNSUR UNSUR PKT

1. Manusia Analitika; 2. Sasaran; 3. Kegiatan Mewujudkan Dan 5. Matriks Kerja; Rincian

6. Uraian Paket Kerja; 7. Rekapitulasi Biaya; 8. Penjadwalan; 9. Pengendalian.

Sasaran;
4. Pokok Kerja;

10 PRINSIP PKT
1. KEBERSAMAAN : DIKERJAKAN BERSAMA-2 ANTARA ATASAN DAN BAWAHAN, PIMPINAN DAN STAF SERTA ANTARA INSTANSI TERKAIT; 2. DISIPLIN : DALAM HAL WAKTU PENYELESAIAN, KUALITAS DAN KUANTITAS PEKERJAAN; 3. KEPASTIAN : SEMUA HAL YANG TELAH DITUANGKAN DALAM RENCANA PASTI DAPAT DILAKSANAKAN DENGAN TEPAT; 4. TRANSPARANSI : TIAP ORANG DAPAT MELIHAT DAN

MENGIKUTI JALANNYA KEGIATAN SEHINGGA DAPAT MENILAI

KEBERHASILAN ATAU KEGAGALANNYA; 5. PEMBAGIAN TUGAS DAN TANGGUNG JAWAB : TIDAK

TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI

Prinsip
6. KOORDINASI: DIPERLUKAN KOORDINASI YANG BAIK AGAR TIDAK TERJADI TUGAS YANG TUMPANG TINDIH SERTA MELAMPAUI KEWENANGAN; 7. KOMUNIKASI: DIPERLUKAN KOMUNIKASI YANG LANCAR UNTUK MENGETAHUI KEMAJUAN PELAKSANAAN TUGAS MASING-2;

8. MOTIVASI: PELAKSANAAN TUGAS HARUS MEMILIKI SEMANGAT

YANG TINGGI UNTUK MELAKSANAKAN TUGAS SEBAIK-2 NYA; 9. WASKAT: YANG SESUNGGUHNYA DIAWASI ADALAH PROSES

PEKERJAAN SESEORANG DAN DIRINYA SENDIRI;

10.AKUNTABILITAS: SEMUA PROSES PELAKSANAAN PEKERJAAN DAPAT DIPERTANGGUNGJAWABKAN KEPADA PIMPINAN MAUPUN KEPADA MASYARAKAT.

PENTAHAPAN PKT
SEBAGAI RANGKAIAN PROSES, PKT TERDIRI 5 TAHAPAN, MERUPAKAN KERANGKA PIKIR PKT , YAITU :

1. Memilih Sasaran;

2. Menetapkan Sasaran;
3. Memvalidasikan Sasaran;

KERANGKA PIKIR PKT

4. Mewujudkan Sasaran;
5. Mengendalikan Kegiatan.

1. MEMILIH SASARAN

ADA DUA CARA YANG BISA DIGUNAKAN YAITU TEKNIK ANALISIS TERHADAP TUPOKSI ORGANISASI & TEKNIK ANALISIS SITUASI :

a. Teknik Pertama, Yaitu Analisa Uraian Tugas Dimulai Dari Uraian Tugas Yang Tersedia Pada Setiap Unit Kerja

b. Teknik Kedua, Yaitu Teknik Analisis Situasi Menggunakan Pohon Analisis (Tree Analysis), Terdiri Dari : Pohon Masalah Pohon Sasaran & Pohon Alternatif.

Teknik Pertama (Analisis Uraian Tugas)

MEMILIH SASARAN MELALUI URAIAN TUGAS BERTITIK TOLAK DARI VISI, MISI DAN TUPOKSI DARI UNIT ORGANISASI, DARI TUPOKSI SUATU UNIT ORGANISASI DIANALISIS PENINGKATAN HASIL PELAKSANAAN TUGAS DAN PENINGKATAN KEMAMPUAN SESEORANG ATAU ORGANISASI. CONTOH: PERPANJANGAN KTP DI KECAMATAN SELESAI 1 JAM, PERPANJANGAN STNK DI SAMSAT SELESAI 5

Teknik Kedua (Analisis Situasi)

1) Memilih Sasaran Melalui Pohon Analisis (Analisis Sebab Akibat); 2) Pohon Analisis Merupakan Suatu Langkah Pemecahan Masalah Dengan Mencari Sebab Dari Suatu Akibat;

Caranya : Analisis Disusun Menyerupai Sebuah Pohon Atau Bagan Organisasi.

TIGA LANGKAH DALAM MEMILIH SASARAN

1. MENYUSUN POHON MASALAH

(PERNYATAAN NEGATIF);
2. MENYUSUN POHON SASARAN

(PERNYATAAN POSITIF); 3. MENYUSUN POHON ALTERNATIF.

TIGA TAHAP DALAM PROSES POHON ANALISIS

1. MENGIDENTIFIKASI & MENGANALISIS MASALAH DAN KEBUTUHAN-2 (Gunakan Pohon Masalah); 2. MENENTUKAN SASARAN-SASARAN YANG HARUS DIWUJUDKAN UNTUK MEMECAHKAN MASLAH ATAU MEMENUHI KEBUTUHAN-2 YANG TELAH DIIDENTIFIKASI (Gunakan Pohon Sasaran);

3. MENGEMBANGKAN AKTERNATIF PEMECAHAN ATAU ALTERNATIF RENCANA TINDAKAN UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN (Gunakan Pohon

POHON MASALAH
(Pernyataan Negatif)
1. Pohon Masalah adalah : Suatu Teknik Untuk Mengidentifikasikan Semua Masalah Dalam Suatu Situasi Tertentu Dan Memperagakan Informasi Ini Sebagai Rangkaian Hubungan Sebab Akibat; 2. Dimulai dengan Masalah Utama, Sebagai Hasil Analisis Situasi Di Unit Kerja, Dianalisa Penyebab Masalah Tersebut melalui Curah Pendapat;
Mulailah Dgn Rumusan Pernyataan Masalah Yang Dihadapi Unit Kerja, Pikirkan Apa Akibat Yang Mungkin Timbul Dari Masalah Tersebut, Diskusikan Dan Tulis Berbagai Alternatif Penyebab Masalah Tersebut Secara Bertahap, Lukiskan Dalam Sebuah Bagan Pohon.

KRITERIA PEMILIHAN MASALAH UTAMA

25

U (Urgency) : kegawatan yaitu besarnya dampak yang timbul terhadap keselamatan jiwa manusia/uang/produksi/harta benda/reputasi baik individu maupun organisasi. S (Seriousness) : mendesaknya yaitu banyaknya waktu tersedia untuk penanganan suatu masalah. G (Growth) : pertumbuhan yaitu perkiraan bertambah buruknya suatu keadaan Surjadi - PMPK Diklatpim Tk. IV - 09 dibandingkan dengan sebelumnya/keadaan

MEMILIH MASALAH UTAMA (Dengan Menggunakan Matriks USG)

NO
1 2 3

MASALAH
MASALAH I MASALAH II MASALAH III

U
5 5 5

S
4 5 4

G
3 5 4

TOTAL
12 15 13

MASALAH IV

11

POHON MASALAH (Pernyataan Negatif)

INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA BELUM DISEBARKAN OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
BLM OPTIMALNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI

Akibat (4)

(HASIL USG)

a
KURANGNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS

PEG. BLM MEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN

c
KURANGNYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN

OVERLAPING KEGIATAN KEHUMASAN DG BAG. LAINNYA.

Masalah Utama (1) (MU) Sebab (2) d (MP)

a
PENDIDIKAN FORMAL PEG. TDK SESUAI

b
BELUM TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

c
KURANGNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN

(3) (MS)

KURANGNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

Diskusi-1

MASALAH YANG DIHADAPI (MASALAH UTAMA) ADALAH NO.1 PENYEBAB MASALAH NO.1 ADALAH MASALAH NO. 2 b ( YANG DOMINAN ) PENYEBAB MASALAH NO. 2 b ADALAH MASALAH SPESIFIK NO. 3 b ( YANG DOMINAN ) AKIBAT MASALAH NO. 1 ADALAH NO. 4

MPD MSD

POHON SASARAN
(Pernyataan Positif)
Adalah Teknik Untuk Mengidentifikasikan Sasaran Yang Ingin Diwujudkan Pohon Sasaran Merupakan Rangkaian Sebab Akibat Yang Pernyataannya Merupakan Kebalikan Dari Pernyataan Dari Pohon Masalah. Semua Pernyataan Dari Pohon Masalah Mengandung Pengertian Negatif, Sedang Semua Pernyataan Dari Pohon Sasaran Mengandung Pengertian Positif. Beberapa Sasaran Itu Dengan Menggunakan Pola Pikir Jika - Maka, Susunlah Sasaran Dalam Bentuk Pohon Seperti Pohon Masalah.

POHON SASARAN
TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL

Akibat (4)

(1)

a
TERWUJUDNYA KOORDINASI ANT. UNIT-2 KERJA DI LAN DG BAG. HUMAS

TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGAS-TUGAS KEHUMASAN

c
ADANYA DUKUNGAN DARI PIMPINAN

Sebab (2)

TDK ADANYA OVERLAPING KEGIATAN KEHUMAS AN DG BAG. LAINNYA.

a
TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI

b
TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

c
TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN

d
TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

(3)

PEMILIHAN SASARAN SPESIFIK DOMINAN

(Dengan Teori Tapisan)
TAPISAN ALTERNATIF SASARAN
EFEKTIVITA S EFISIEN KEMUDAHA N TOTAL PILIHA N

1. TERSEDIANYA PEG. DG.LB.DIK FORMAL SESUAI

2. TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

4
5 4

4
5 3

3
4 5

11
14 12

3
1 2

3. TERWUJUDNYA KESEMPATAN MENGIKUTI DIKLAT TEKNIS KEHUMASAN 4. TERWUJUDNYA MOTIVASI PEG. DLM MENGEMBANGKAN DIRI

10

SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan.

POHON ALTERNATIF
ADALAH TEKNIK UNTUK MENGIDENTIFIKASIKAN ALTERNATIFALTERNATIF PEMECAHAN ATAU TINDAKAN YANG DAPAT DIAMBIL UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN TERTENTU DAN MEMPERAGAKAN INFORMASI INI KEDALAM FORMAT YANG SEDERHANA.

POHON ALTERNATIF
(1) TERWUJUDNYA PENYEBARAN INFORMASI DIBID. ADMINISTRASI NEGARA OLEH LAN-RI SECARA OPTIMAL
TERWUJUDNYA PELAYANAN KEHUMASAN PADA SUB.BAG. HUMAS BAG. HUMAS & PUBLIKASI LAN-RI SECARA OPTIMAL TERSEDIANYA PEG YGMEMAHAMI TUGASTUGAS KEHUMASAN

(2)

(Sasaran Utama) (SPD)

(3)
(4)

TERSEDIANYA BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

(SSD)

MENYELENGGARAKA N LOKAKARYA PEDOMAN KEHUMASAN

MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN

MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER

(ALTERNATIF PROGRAM KEGIATAN)

PEMILIHAN ALTERNATIF
(Dengan Teori Tapisan)
TAPISAN ALTERNATIF SASARAN
KONTRIBUSI BIAYA KELAYAKAN TOTAL PILIHA N

A. MENYELENGGARAKAN LOKA-KARYA PEDOMAN KEHUMASAN

B. MEMBUAT BUKU PEDOMAN KEHUMASAN C. MENGUMPULKAN INFORMASI TTG.PEDOMAN KEHUMASAN DARI BERBAGAI SUMBER

10

12

11

SASARAN TERPILIH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Diskusi Kehumasan.
-2

2. MENETAPKAN SASARAN

SASARAN TERPILIH DALAM POHON ALTERNATIF MASIH BERSIFAT SASARAN UMUM; DALAM CONTOH : Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN UMUM harus diubah menjadi SASARAN KHUSUS yang dapat mendorong semua orang terlibat mewujudkannya dan jelas keterikatannya (KOMITMENNYA);

Lanjutan

SASARAN KHUSUS Sifatnya Spesifik, Berorientasi Pada Hasil, Terukur Baik Dari Segi Kualitas/Kuantitas Dan Dilaksanakan, Tempatnya Dimana, Berapa Lama, Kapan Dimulai Dan Kapan Berakhir, Berapa Jumlah Biaya (Rp) Yang Diperlukan, Darimana Sumbernya, Unit Mana Yang Akan Bertindak Sebagai Pelaksana, Dan Bila Diperlukan Bekerjasama Dengan Instansi Luar;

Lanjutan

SEBUAH SASARAN YANG BAIK UNTUK DIPILIH ADALAH :

Sasaran Yang Bermanfaat Dan Paling Menguntungkan Bagi Organisasi, Jelas Dan Realistik, Dapat Diukur Dan Diamati Dari Segi Kualitas, Biaya Dan Waktu, Ditetapkan Bersama Atasan Dan Bawahan, Bersama-2 Dengan Unit Lain Yang Setingkat Mendukung Sasaran Dari Unit Yang Setingkat Lebih Tinggi Dan Dinyatakan Dalam Bentuk Selesai.

Contoh Sasaran Khusus :

Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI.

SASARAN UMUM
DIAMBIL DARI POHON ALTERNATIF KOTAK 4 DARI ATAS
(KRITERIA BELUM JELAS)
1. TARGET (HASIL) 2. KEGIATANNYA 3. TEMPAT KEGIATANNYA 4. WAKTU 5. BIAYA ( BERAPA), 6. SUMBER BIAYANYA; 7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT) 8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).

SASARAN KHUSUS
PERUBAHAN DARI SASARAN UMUM
(KRITERIA SUDAH JELAS) 1. TARGET (HASIL) 2. KEGIATANNYA 3. TEMPAT KEGIATANNYA 4. WAKTU 5. BIAYA (BERAPA), 6. SUMBER BIAYANYA;

7. PELAKSANAANNYA (PENANGGUNG GUGAT)

8. KERJASAMANYA (KALAU ADA).

PERUBAHAN SASARAN UMUM KE SASARAN KHUSUS DG 7 ATAU 8 URUTAN PENULISAN KRITERIA

1. 2.

3.

4.

5.

6.

7.

8.

Tersedianya ..HASILNYA (1 buku Pedoman Kehumasan); Melalui KEGIATANNYA (Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan) ; Di .LOKASI/TEMPAT KEGIATAN (di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta); Selama ..WAKTU/DURASI (selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001); Biaya .Rp YG DIPERLUKAN (dengan biaya sebesar Rp. 7.000.000,00 Biaya Berasal dari .SWADAYA/APBN/APBD (dari Anggaran Rutin TA. 2001), Dilaksanakan DILAKSANAKAN OLEH PENANGGUNG GUGAT (Sub Bagian Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum Lembaga Administrasi Negara RI); Bekerjasama dengan .. KALAU ADA.

(CONTOH)
SASARAN UMUM Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Melalui Pembuatan Sebuah Buku Pedoman Kehumasan; SASARAN KHUSUS Tersedianya 1 buku Pedoman Kehumasan melalui Pembuatan Buku Pedoman Kehumasan bertempat di LAN-RI, Jl. Veteran no. 10 Jakarta, selama 4 bulan dari tanggal 1 Juli 2001 s/d 31 Oktober 2001 dengan bisaya sebesar Rp. 7.000.000,00 dari Anggaran Rutin TA. 2001, dilaksanakan oleh Sub Bagian Conto Humas pada Bagian Humas & Publikasi Biro Umum h Lembaga Administrasi Negara RI.

3. MEMVALIDASIKAN SASARAN
a.

VALIDASI SASARAN MERUPAKAN UPAYA UNTUK MEMBERIKAN JAMINAN BAHWA SUMBER DANA, BAHAN, METODE, ORGANISASI, PROSEDUR DAN TENAGA KERJA DINYATAKAN SIAP UNTUK MEWUJUDKAN SASARAN;

b.

SASARAN KHUSUS (SASARAN) MERUPAKAN SASARAN TENTATIF YANG HARUS DIVALIDASIKAN MENJADI SASARAN DEFINITIF;
ADA 3 (TIGA) INSTRUMEN YANG DIGUNAKAN UNTUK MEMVALIDASIKAN SASARAN SBB. :

c.

1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK); 2) URAIAN PAKET KERJA (PK);

1) MATRIK RINCIAN KERJA (MRK)

MERUPAKAN : Kerangka Yang Menghubungkan Sasaran Dengan Kegiatan Dan Sumber Yang Diperlukan Kegiatan, Rincian Pokok Kerja (Persiapan Pelaksanaan & Pengendalian), Sampai Kegiatan Yang Terkecil Yang Dinamakan POKOK AKHIR (PA).
SASARAN KEGIATAN POKOK KERJA
POKOK AKHIR & SUMBER DAYA Conto h

( MRK )

PROSEDUR MEMBUAT RINCIAN KERJA

a.

Menetapkan Sasaran (dalam bulatan) Adalah Sasaran Khusus Yang Telah Dirumuskan Dan Ditetapkan Pada Tahap Penetapan Sasaran. Sasaran Ditulis Lengkap, Dengan Menggunakan Awalan Ter .. Nya Yang Menunjukkan Sesuatu Telah Selesai Dimasa Datang.

Lanjutan
a. Menetapkan Kegiatan (dan menempatkan Dalam Kotak 4 Persegi Panjang) yaitu Kegiatan Mewujudkan Sasaran, Adalah Kegiatan Yang Dirumuskan Dalam Sasaran. Kegiatan Menggunakan Awalan Me . an atau Pe . an Sebagai Pernyataan Yang Menggambarkan Proses.

Lanjutan
c. Menetapkan Pokok Kerja, terdiri dari : A. Persiapan; B. Pelaksanaan; C. Pengendalian. d. Menetapkan Pokok Akhir, (untuk setiap pokok kerja sesuai kebutuhan).
-

Merupakan Kegiatan Terkecil Yang Menghasilkan, Kegiatan Yang Masih Bisa Didelegasikan Pada Orang Lain dan Pokok Akhir Disusun Secara Kronologis Dari Awal Sampai Akhir;
Pokok Akhir Ditulis Menggunakan Awalan Pe .. An .

Lanjutan
e. Menetapkan Penanggung Jawab, Ditulis Berdasarkan Jabatan Struktural Maupun Non Struktural, Dan Bertugas Bersama Lainnya Mengerjakan Sebagian Dari Pokok Akhir Dan Bertanggung Jawab Atas Selesainya Pekerjaan Yang Terlibat Langsung Dengan Setiap Penyelesaian Pokok Akhir; f.

f. Paket Kerja (PK) satu Paket Pekerjaan Yang Dinyatakan Dalam Pokok Akhir, Yang Harus Dikerjakan Secara Terkoordinasikan Oleh Lebih Dari Satu Orang.

Penamaan Paket Kerja Sesuai Urutan Pokok Akhir, Yaitu PK1, PK2, PK3, PK4s/d PKn. Jumlah angka di bawah pada tiap kolom matriks menunjukkan besar kecilnya tanggung jawab keterlibatan dan peran seseorang dalam upaya mewujudkan sasaran. Jumlah ke kanan menunjukkan banyaknya orang yang terlibat dalam penyelesaian Pokok Akhir yang dilaksnakan secara terkoordinasi.

MATRIKS RINCIAN KERJA (MRK)

(Penyusunan Buku Pedoman Kehumasan Tahun

2007)

Contoh
Diskusi3

2) URAIAN PAKET KERJA (UPK)

Paket Kerja merupakan kumpulan pekerjaan yang ada dalam setiap Pokok Akhir dan perlu diuraikan dalam bentuk format Uraian Paket Kerja. Format Paket Kerja (PK) sbb. :

(Keterangan Matriks Paket Kerja)

PK : adalah Paket Kerja yang tercanum dalam Matriks sesuai dengan Pokok Akhir yang terkait; Penyelesaian : adalah jumlah hari untuk menyelesaiakan Paket Kerja yang sedang dikerjakan dan tanggal mengerjakan PK sampai berakhirnya penyelesaian PK; Pokok Akhir : menunjuk pada pokok akhir yang sedang diuraikan;

Penanggung Gugat : adalah seseorang yang di samping bertanggung jawab atas pekerjaan yang dilaksanakan, juga bertanggung jawab atas pekerjaan orang lain yang ditugasinya; (Dalam setiap Sasaran hanya ada satu orang penanggung jawab); Uraian Kerja : adalah Uraian Tentang Langkah Dan Deskripsi Pekerjaan Untuk Menyelesaikan Paket Kerja. Orang Atau Pejabat Yang Ditugasi Harus Dapat Menggambarkan Tentang Apa Saja Yang Dikerjakan-nya Secara Berurutan Dengan Jelas;

Penanggung Jawab Atau Pelaksana Menunjuk Kepada Penanggung Jawab Yang Ada Pada Matrik Untuk melaksanakan Setiap PK; Waktu : Adalah Menunjuk Kepada Waktu Yang Dibutuhkan Untuk Menyelesaikan Tiap PK; Biaya Adalah Biaya Yang Diperlukan Untuk Mengerjakan Tiap Pk. Jml Biaya Dari Seluruh Pk, Merupakan Biaya Yang Sesungguhnya Dibutuhkan Oleh Instansi Atau Unit Kerja Untuk Mewujudkan Sasaran. Jml Biaya Seluruhnya Harus Sama Dengan Jml Biaya Yang Tertera Pada Sasaran.

PK . No. :1 Pokok Akhir : PEMBENTUKAN TIM KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 15 hari / Tgl 1 sd.16 Mei 07
No URAIAN KERJA
PENANGGUNG JAWAB

WAKTU

BIAYA

1 2 3

Membuat konsep srt perintah kerja Tim Mengetik surat perintah kerja Tim Memeriksa ketikan & membubuhkan paraf pada hasil final pengetikan SPK Menandatangani SPK Tim Menggandakan & Mengagendakan SPK Menyiapkan dan Menyebarkan Srt pada Pegawai/Pejabat terkait Memimpin Rapat Tim

Ka.Subag.Hum as Agustriani Kabag Humas & Publikasi Sekretaris Ut.LAN Indrawati Wakimin Kabag Humas & Publikasi

1 hari 1 hari 1 hari

4 5 6 7

1 hari 1 hari 4 hari 1 hari

Rp. 25.000,-

Menyiapkan Snack 20 org x

Agustriani

5 hari

Rp.

PK . No. :2 Pokok Akhir : PENYUSUNAN RENCANA KERJA Penanggung Gugat : KEPALA SUB BAGIAN HUMAS Penyelesaian : 11 hari / Tgl. 15 s/d. 26 Mei 07
No

URAIAN KERJA

PENANGGUNG JAWAB

WAKT U

BIAYA

1 2 3 4 5 6 7

Membuat format rancangan program Mengetik konsep Rancangan Menyiapkan bahan penggandaan Mengundang Tim Pengembangan Menyiapkan snack 20 org x rp.10.000,Menyempurnakan Ren. Mjadi Ran.Kerja Mengajukan Ran. Kerja kpd Sek.Utm LAN

Kasubag Humas Alamsyah Alamsyah Kabag Humas& Publikasi agustriani Kasubag Humas Kabag Humas & Publikasi

1 hari 1 hari 2 hari 5 hari 5 hari 3 hari 1 hari Rp. 200.000,Rp. 150.000,-

Mberitahukan kbli Ran Kerja pd Tim.

Kasubag

7 hari

REKAPITULASI PA & BIAYA

No
1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11

Pokok Akhir
Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan bahan referensi Pembahasan materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Penilaian pelaporan Rp. Rp. Rp. Rp. Rp. Rp.

Biaya
Rp. 225.000,Rp. 350.000,600.000,500.000,75.000,200.000,Rp. 1.200.000,-

Rp. 3.100.000,-

Rp. 1.000.000,-

JUMLAH = Rp. 7.050.000,-

3) Penjadualan

Penjadwalan Dibuat Dalam Bentuk Peta Garis (Bar Chart). Penjadwalan Menggambarkan Kapan Kegiatan Dimulai Dan Kapan Direncanakan Selesai;

Penjadwalan Dibuat Dalam Format Seperti Berikut:

Satuan Waktu Yang Dipilih Dalam Penjadwalan Disesuaikan Dengan Kebutuhan, Jam, Hari, Minggu, Bulan, Triwulan, Semester Atau Tahun.

Penjadualan
WAKTU POKOK AKHIR 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Pembentukan Tim Kerja Penyusunan Rencana Kerja Pengajuan Anggaran Pengumpulan Bahan Referensi Pembahasan Materi Pengetikan Draft Pencetakan Pendistribusian Pemantauan Mei Juni TAHUN 2007 Juli Agst Sept Okt Nov

10 Penilaian 11 Pelaporan

4. MEWUJUDKAN SASARAN
1. MOTIVASI (Adalah Kegiatan Mendorong Gairah Kerja Dan Memberikan Semua Kemampuan Bawahan Agar Mau Bekerja Keras Dan Ketrampilannya Untuk Mewujudkan Sasaran Organisasi Secara Berdaya Guna Dan Berhasil Guna). Motivasi Merupakan Proses Psikis Yang Mendorong Orang Untuk Melakukan Sesuatu, Dapat Berasal Dari Diri Sendiri / Dari Luar Dirinya. SASARAN KHUSUS (Sasaran) Akan Terwujud Kalau Ada Kegiatan Untuk Mewujudkannya, Sedangkan Kegiatan Akan Berjalan Dengan Baik Kalau Ada Motivasi Dalam Diri Para Pelakunya;

Mewujudkan .
2. MOTIVE Merupakan Daya Gerak Dari Dalam Yang Mendorong Seseorang Untuk Berbuat Sesuatu. Motive Merupakan Pembangkit, Penimbul Motif Sehingga Merupakan Proses Yang Mendorong Seseorang Berperilaku Dengan Cara Tertentu; PENGGERAKKAN (Motivating) Merupakan Keseluruhan Proses Pemberian Motif Bekerja Kepada Para Bawahan/Kolega Sehingga Mereka Mau Bekerja Dengan Ikhlas Demi Tercapainya Tujuan Organisasi (Sasaran) Dengan Efisien Dan Efektif.

3.

PROSES MOTIVASI TERJADI KARENA :

1. Adanya Kebutuhan Internal;

2. Adanya Kegiatan Untuk Memuaskan Kebutuhan; 3. Adanya Pelaksanaan Kebutuhan Organisasi. Pemuasan

TEORI PENDEKATAN KEBUTUHAN

KEBUTUHAN MERUPAKAN PROSES DASAR MOTIVASI DAN KEBUTUHAN MANUSIA TERSUSUN DALAM BENTUK BERJENJANG (BERTINGKAT TINGKAT).

MENURUT A.H.MASLOW
(MOTIVATION AND PERSONALITY)

JENJANG KEBUTUHAN MANUSIA :

1. Kebutuhan Fisik (Physical Needs)
2. Kebutuhan Keamanan (Safety Needs)

3. Kebutuhan Sosial (Social Needs)

4. Kebutuhan Penghargaan (Esteem Needs) 5. Kebutuhan Perwujudan Actualization Needs). Diri (Self

TUJUAN MOTIVASI
a. Agarbawahan / anak buah memahami sasaran organisasi; b. Meningkatkan kemampuan dan semangat kerja; c. Mendapatkan dukungan dan bantuan bawahan; d. Menngkatkan produktivitas kerja; e. menjamin terwujudnya sasarn organisasi.

PRINSIP-PRINSIP DALAM MEMOTIVASI BAWAHAN

a. MENGIKUTSERTAKAN BAWAHAN; b. KOMUNIKASI DUA ARAH YANG SEHAT DAN LANCAR; c. KEYAKINAN ATAS PRESTASI YANG DIPEROLEH; d. ADANYA PENGAKUAN YANG TIMBAL BALIK.

5. MENGENDALIKAN KEGIATAN
(PENGERTIAN)
1. PENGENDALIAN Merupakan Pemeriksaan Benar Tidaknya Segala Sesuatu Pekerjaan Artinya Apakah Sesuai Dengan Rencana Yang Sudah Ditentukan, Dengan Perintah Yang Diberikan Dan Dengan Peraturan Yang Berlaku 2. PENGENDALIAN Merupakan Kegiatan Pemimpin Yang Penting Dan Paling Mempengaruhi Bagi Setiap Kegiatan Pemimpin 3. PENGENDALIAN Bukanlah Usaha Untuk Mencari Kesalahan Dan Usaha Yang Negatif, Tetapi Harus Mempunyai Unsur Positif (Membina), Yaitu Usaha Untuk Menjaga Dan Mencegah Supaya Jangan Terjadi

TUJUAN PENGENDALIAN
PENGENDALIAN KEGIATAN BERTUJUAN UNTUK MENJAGA AGAR KEGIATAN BERADA DALAM ARAH PERWUJUDAN SASARAN, AKAN EFEKTIF JIKA STANDAR DAN ATURAN KERJA JELAS, HASIL KEGIATAN DIUKUR, DIKOREKSI DILAKUKAN BILA ADA PENYIMPANGAN DI WAKTU YANG TEPAT; DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN, LAPORAN STATUS SASARAN HENDAKNYA DISAMPAIKAN KEPADA SELURUH ANGGOTA YANG BERKEPENTINGAN, DAN DIHARAPKAN AKAN MENINGKATKAN MOTIVASI KERJA. PENGENDALIAN PEKERJAAN DIMULAI DARI AWAL SAMPAI SASARAN TERWUJUD.

LIMA HAL YANG HARUS DIPERHATIKAN DALAM PENGENDALIAN KEGIATAN

1.Menetapkan Sasaran Hasil Kerja; 2.Membandingkan Hasil Kerja Nyata Dengan Standar Yang Telah Ditetapkan; 3.Menentukan Ada Tidaknya Penyimpangan; 4. Mengambil Tindakan Korektif; SALAH SATU ASPEK PENTING YANG DAPAT DIKENDALIKAN ADALAH WAKTU, WAKTU SANGAT PENTING UNTUK DIKENDALIKAN KARENA 5. Membangun Sistem Balikan. WAKTU SEBAGAI SALAH SATU DIMENSI MANAJEMEN MEMPUNYAI
HUBUNGAN ERAT DENGAN SUMBER LAINNYA SEPERTI MANUSIA, BAHAN DAN BIAYA.

FORMAT LAPORAN PENGENDALIAN KEGIATAN

Periode Laporan : . Instansi : .

A
KEGIATAN YG DIJA- DIKAN TARGET

B TITIK KONTROL

C
KEGIATAN & JDWL UKUR- AN KEMAJUAN
I II III IV V VI

D
PENYIM PANGAN

E TNGG. JWB KOREKSI

POKOK AKHIR . . .

STANDARD KEMAJUAN (SK) REALISASI ( R ) SK

R
SK R SK R

KETERANGAN TABEL LAP.DAL.

KOLOM A : Berikan Kejadian Yang Dijadikan Target Atau Pokok Akhir, Ini Diperoleh Dari Pokok Akhir Yang Ada Pada Matrik Rincian Kerja, Kecuali Tiga Pokok Akhir Pengendalian (Pemantauan, Penilaian Dan Pelaporan). KOLOM B : Ukuran Yang Digambarkan Sebagai Standar Kemajuan Diambil Dari Bagian Penjadwalan (Sk), Untuk Setiap Pokok Akhir Diamati Dan Dicatat Realisasinya.

Keterangan

KOLOM C : Waktu Merupakan Faktor Penting, Karena Itu Dijadikan Alat Pembanding Antara Kegiatan Yang Dikehendaki Dengan Kegiatan Yang Sesungguhnya Yang Dapat Digambarkan Dalam Jadwal. Dengan Jadwal Tersebut, Sepintas Sudah Kelihatan Pelaksanaan Pekerjaan.

KOLOM D : Penyimpangan Akan Langsung Dapat Ditemukan Dengan Membandingkan Sk Dan R. Apabila Terjadi Penyimpangan Perlu Dicatat Berapa Besar, Mengapa Terjadi Penyimpangan, Siapa Penanggung Jawabnya, Apa Dampaknya Dan Bagaimana Cara Mengoreksinya.

Keterangan ..

KOLOM E : Tanggung Jawab Tindakan Koreksi Menunjukkan Siapa Dan Instansi Mana Yang Bertanggung Jawab Untuk Melakukan Tindak Lanjut (Koreksi) Terhadap Penyimpangan Dengan Mengurangi Seminimal Mungkin Dampak Negatifnya.

Diskusi4

SELAMAT BERPRESTASI

MEMILIH MASALAH POKOK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG)

N O
1 2 3 Kurangnya Koordinasi Ant. Unit-2 Kerja Di Lan Dg Bag. Humas; Peg. Blm Memahami Tugas-tugas Kehumasan; Kurangnya Dukungan Dari Pimpinan Overlaping Kegiatan Kehumasan Dg Bag. Lainnya. 5 4 3 12

MASALAH

TOTAL

5 5 4

4 3 3

5 4 3

14 12 10

MEMILIH MASALAH SPESIFIK DOMINAN (Dengan Menggunakan Matriks USG)

NO
1 2

MASALAH
Pendidikan Formal Peg. Tdk Sesuai Belum Tersedianya Buku Pedoman Kehumasan Kurangnya Kesempatan Mengikuti Diklat Teknis Kehumasan

U
5 4

S
4 5

G
3 4

TOTAL
12 13

11

10

Kurangnya Motivasi Peg. Dlm Mengembangkan Diri