HERRAMIENTAS PARA DETERMINAR REQUERIMIENTOS DE SISTEMA A) Que es Determinacin de Requerimientos?

La determinacin de documentos es el estudio de un sistema actual a fin de encontrar cmo trabaja y dnde debe mejorarse. Los estudios de sistema son el resultado de una evaluacin para conocer como funcionan los mtodos actuales y si son necesarios o posibles algunos ajustes: elaboran preguntas en relacin con los sistemas manuales y los computarizados, como s vera ms adelante; asi pues no slo son estudios de computadora. Un requerimiento es una caracterstica que debe incluirse en un nuevo sistema y puede consistir en una forma de captar o procesar datos, producir informacin, controlar actividad o dar apoyo a la gerencia; por lo tanto, la determinacin de los requerimientos significa estudiar el sistema existente y recopilar los datos en relacin con ste para encontrar cuales son estos requerimientos. Dado que los analistas de sistemas no trabajan como gerentes o empleados en los departamentos para usuarios(como mercadotecnia, compras, produccin o contabilidad), no tienen los mismos conocimientos sobre hechos y datos que los gerentes y usuarios de esas reas; por lo tanto, un paso inicial es la investigacin es entender la situacin. Existen ciertos tipos de requerimientos tan fundamentales que son comunes a todas las situaciones. Contestar los grupos especficos de preguntas que analiza esta seccin, permitir comprender estos requerimientos bsicos. Tambin existen clases especiales de requerimientos dependiendo de s el sistema esta orientado hacia transacciones, toma de decisiones o si el sistema afecta en forma directa a varios departamentos. Actividades de la Determinacin de los requerimientos Es til observar la determinacin de requerimientos a travs de tres grandes actividades; anticipacin, investigacin y especificacin de requerimientos. Anticipacin de Requerimientos Prever las caractersticas del sistema con base en la experiencia previa. Esto puede llevar al analista a investigar reas y aspectos que de otra forma no serian tomadas en cuenta. Investigacin de Requerimientos. Es el estudio y documentacin del sistema actual utilizando para ello tcnicas para hallar hechos, anlisis del flujo de datos y anlisis de decisin. Especificaciones de Requerimientos Los datos obtenidos durante la recopilacin de hechos se analizan para determinar las especificaciones de los requerimientos, es decir la descripcin de las caractersticas del nuevo sistema. Esta actividad tiene tres partes relacionadas entre s. Anlisis de datos basados en hechos reales. Se examinan los datos recopilados durante el estudio, incluidos en la documentacin de flujo de datos y anlisis de decisiones, para examinar el grado de desempeo del sistema y si cumple con las demandas de la organizacin. Identificacin de requerimientos esenciales Caractersticas que deben incluirse en el nuevo sistema y que van desde detalles de operacin hasta criterios de desempeo. Seleccin de estrategias para satisfacer los requerimientos Mtodos que sern utilizados para alcanzar los requerimientos establecidos y seleccionados. Estos forman la base para el diseo de sistemas, los cuales deben cumplir con la especificacin de requerimientos. Las tres actividades son importantes y deben realizarse en forma correcta. La siguiente seccin explica cmo comenzar el estudio y sugiere preguntas que deben formular los analistas poco familiarizados con la empresa. Requerimientos Bsicos.

Los analistas estructuran su investigacin y buscan respuestas a las siguientes cuatro preguntas principales: Cul es proceso bsico del rea en estudio? Que datos se realizan o se producen durante este proceso? Cuales son los limites impuestos por tiempo y cantidad de trabajo? Que controles de rendimiento se utilizan? 1) Entender el Proceso Se empezar con lo bsico. Se aran aquellas preguntas que proporcionarn cuando se contesten, un antecedente de los datos fundamentales y de las descripciones del sistema. Las siguientes preguntas ayudarn a adquirir el conocimiento necesario: Cul es el propsito de esta actividad? Cuales son los pasos que se realizan? Dnde se realiza? Quin los ejecuta? Cunto tiempo utilizan? Conque frecuencia se realiza? Quin utiliza la informacin resultante? Considere la investigacin de un sistema de reordenamiento de inventarios, tema sobre el cual se conoce muy poco Donde se comenzara? A continuacin se listan respuestas breves a las preguntas bsicas del sistema de reorden de inventarios. Estos son los tipos de respuestas que se deberan buscar para cualquier sistema que se estudie. Cul es el objetivo de reorden de inventario? Asegurar que cantidades adecuadas de existencias y materiales estn disponibles para su uso, sin tener que manejar una cantidad excesiva y por lo tanto costosa. Cules son los pasos que se realizan? Se verifica la existencia disponible. Se determina los requerimientos futuros y el momento ideal para colocar los pedidos, as como las cantidades por ordenar, se hace los pedidos. Dnde se llevan a cabo? El departamento de compras, al utilizar la informacin proporcionadas por produccin, ventas y por miembros del grupo de inventarios, as como por sus registros, maneja la proyeccin de pedidos y tiempo de entrega. Quin desempea estas tareas? Los gerentes de compras aprueban todos los pedidos. Ellos integran las instrucciones de compra y hacen los pedidos. Cunto tiempo utilizan? El proceso puede tomar unos cuantos minutos para pedidos simples y rutinarios o puede requerir horas en pedidos que incluyen un nuevo articulo de precio alto o de circunstancias especiales. Conque frecuencia se realizan? Este es un proceso continuo donde siempre se estn pidiendo artculos diferentes. Quin utiliza la informacin resultante? El resultado de la informacin producida es un subproducto de este proceso y se utiliza en el manejo de inventario, los servicios que calendariza produccin, control de compras y pagos a proveedores. Tambin se usa para cubrir los requerimientos inesperados de compra y la informacin de reorden de inventarios. Ntese que tan rpido las respuestas a estas preguntas proporcionan en un entendimiento ms amplio de lo que el reorden de inventarios es y muestra que su objetivo no es ms que comprar existencias. Sin embargo, el analista no puede detenerse aqu. Simplemente no existe suficiente informacin todava para entender por completo el proceso de volver a solicitar inventarios; en lugar de estos, los antecedentes adquiridos permiten al analista preguntas ms detalladas.

2) Identificacin de los Datos Usados y la Informacin Producida A continuacin, el analista necesita encontrar que datos se deben utilizar para realizar cada actividad, por ejemplos para reordenar un inventario, el comprador puede requerir de ciertos datos que describan la cantidad del articulo en existencia, demanda esperada para ste, costo y nombre del proveedor. A fin de saber cuando colocar el pedido, el comprador tambin tiene que considerar el tiempo de entrega necesario, con cunto tiempo de anticipacin debe ordenar l articulo para tenerlo en existencia. La mayor parte de las transacciones en la empresa producen tambin informacin que sirve a los gerentes cuando evalan a los empleados y el rendimiento de los sistemas y puede ser til en otro contexto para el gerente y el analista. Un analista inquisitivo encontrar, por ejemplo, que los datos en cuanto al reordenamiento de inventarios y de existencias tambin proporcionan informacin en relacin con las demandas del almacn prcticas de compras, ventas y flujo de efectivo. 3) Determinacin del tiempo del Proceso y la Cantidad La frecuencia de las actividades de la empresa varia enormemente por ejemplo algunas actividades como el pago de impuestos, se presentan unas cuantas veces al ao, mientras que pagar a los empleados es una actividad semanal o mensual; por tanto el analista debe aprender con qu frecuencia se repite la actividad. Cundo el analista la conoce, puede usarla de gua para encontrar muchas preguntas adicionales e importantes y determinar la razn de la frecuencia y su efecto en las actividades de la organizacin. Muchas veces las formas ms fciles de obtener esa informacin es identificar la razn de la actividad; Que ocasiona que se desarrolle esa actividad? Los analistas a veces se refieren a la causa directa como la funcin de iniciacin, (inician la actividad). Los clientes pueden iniciar las actividades mediante pedidos, llamadas telefnicas o cartas, as como por sucesos(por ejemplo la terminacin de una solicitud para abrir una cuenta bancaria, cargo o crdito) y por el paso del tiempo(final del da semana o mes). A menos que los analistas sepan qu inicia una actividad, no pueden entender la razn de la actividad y darle ms o menos importancia en el sistema que la que amerita. Algunas actividades, como completar una requisicin de compra, se llevan unos cuantos segundos; otras como decidir si aceptar una oferta de fusin, se presentan poco, pero requieren de una gran cantidad de tiempo cuando suceden. El tiempo por s mismo no determina la importancia de una actividad, aunque afecta la manera que los analistas evalan ciertos pasos al llevar a cabo el desempeo; por ejemplo realizar una llamada telefnica para obtener la informacin del precio del inventario; durante una decisin de fusin, es bastante aceptable, dado que una fusin es una ocurrencia poco frecuente. Sin embargo, hacer una llamada telefnica para obtener informacin cada vez que se procesa una requisicin de compras es otra cosa. La cantidad de artculos que se manejan puede incrementar el tiempo que se necesita para terminar la actividad. Los bancos preparan los estados de cuentas de los clientes(resmenes de depsito, retiros y acumulacin de intereses y balances) cuatro veces al ao; por tanto la frecuencia es muy baja; pero cuando el calendario inicia este suceso al final de cada trimestre, la cantidad de trabajo es muy alta; a veces son docenas de miles de estados que hay que preparar. La cantidad de artculos que conforman una actividad puede originar problemas especiales de estudio para el analista, aunque la actividad ocurra en forma poco frecuente. 4) Identificacin de Controles Las situaciones de la empresa bien controladas, ya sean por la gerencia o el control de procesos; determinan donde se han realizado una actividad en forma apropiada puede no tener problemas, pero durante la etapa de anlisis, el analista debe examinar los mtodos de control; existen normas especificas de rendimiento?, Quin comprara el rendimiento contra estas normas?, Cmo se descubren los errores?, Cmo se manejan estos?, Son excesivos?. Encontrar

controles dbiles o faltantes es un descubrimiento importante en cualquier investigacin de sistemas. Requerimientos de transacciones de los Usuarios Los sistemas del nivel de transaccin, captan, procesan y almacn los datos por una sola razn; en un sistema de entrada de pedidos, por ejemplo, los pedidos de ventas de los clientes se procesan d manera que puedan embarcarse los artculos especificados. Este sencillo procedimiento se aplica a cada pedido que se recibe. ACTIVIDADES DEL PROCEDIMIENTO DE TRANSACCION (P.T.) Estn bien estructuradas Siguen rutinas bien definidas Son frecuentemente recurrentes Son altamente predecibles Cambian con poca frecuencia Tienen necesidades de datos Altamente estructuradas Se enfocan a eventos actuales Captan y procesan datos Destacan detalles. ACTIVIDADES DE LA TOMA DE DECISIONES (T.D.) Son estructuradas por el individuo Carecen de rutinas Se presentan en forma irregular Son impredecibles Cambia continuamente Tienen necesidades de datos determinadas por el individuo Se enfocan en el pasado, presente y futuro Utilizan datos existentes y nuevos Requieren una gran perspectiva al utilizar Resmenes de datos. Los analistas asignados para trabajar en un sistema de entrada de pedidos querrn saber ms acerca de cmo se procesan estas transacciones, indudablemente deben hacer preguntas como las sgtes: Qu conforman la transaccin que s esta procesando? Qu inicia la transaccin? Quin inicia realmente el pedido, para que propsito? Conque frecuencia ocurre los pedidos? Qu cantidad se asocian con c/u? Existen condiciones diferentes que puedan afectar la forma en la que los pedidos son procesados? Que datos se necesitan para realizar la transaccin? Que informacin se genera? Qu datos se almacenan? Requerimientos de Decisin de los Usuarios Las decisiones a diferencia de las actividades de transaccin, pueden no seguir un procedimiento especifico, las rutinas no son tan claras y los controles pueden ser muy vagos. Las decisiones se hacen al integrar informacin en forma tal, que los gerentes pueden saber que acciones llevar a cabo. Los sistemas de toma de decisiones pueden enfocarse hacia el pasado, el presente o el futuro. Algunos pueden apoyar decisiones recurrentes(como poner precios a las mercaderas), mientras que otros son nicos y no son recurrentes(como el ejemplo de fusin ya analizado). Pueden utilizar datos que se originan dentro de la compaa como en el caso del proceso de transacciones, o en forma externa, por ejemplo de asociaciones.

REGISTRO DE VENTAS

A CES PRO NTOS E I M

EMBARQUE DE ARTICULOS

DATOS

PROCEDIMIENTOS

DATOS

.Fecha de pedidos .Identificacin del cliente .Articulo deseado .Descripcin .Cantidad .Autorizacin de ventas .Instrucciones de embarque

.Verificacin de crdito .Aprobar pedidos .Ensamblar articulos .Descontar del inventario .Preparar factura .Hacer el cargo al cliente .Registros por pagar .Enviar factura

.Direccin de embarque .Lista de empaque .Factura del envio

Tabla 7.1.

El analista debe contestar las sgtes preguntas para desarrollar un perfil completo del sistema que se est investigando:

PREGUNTAS PARA CONTESTAR AL DESARROLLAR EL PERFIL DE UN SISTEMA - Qu volumen de actividades se procesan? - Qu tan frecuente se presenta esta actividad? - Se da la actividad de acuerdo con cualquier Ciclo? CONTROL - Qu reas necesitan control especifico? - Qu parmetros se utilizan para medir y Sealar el rendimiento? - Qu mtodos de deteccin de fallas se utilizan En el control? - Se toman precauciones especificas de seguridad para salvaguardar contra una actividad normal? - Existen mtodos para trasgredir el sistema? Por qu ocurren? * PROCESOS - Qu procesos por separado, etapas o funciones Conforman la actividad? - Qu inicia la actividad? - Cunto dura cada actividad? Qu factores Controlan la cantidad de tiempo que toca? - Qu demoras ocurren( o pueden ocurrir)? - Qu ocurre la interaccin con elementos externos? - Cul es el costo de operacin de sistemas? - Existen objetivos administrativos especficos que deben satisfacerse? * DATOS - Qu datos se introducen al sistema y cual es su origen? - En qu forma se reciben los datos de sistema? se almacenan? - Qu datos se almacenan en el sistema como parte de las actividades del mismo? - Quin utiliza la informacin producida por l sistema?
* VOLUMEN

- Para qu se utiliza? Qu parte del sistema no se utilizan? Que datos faltan con frecuencia? - Existe algn dato que se desarrolle o utilice con una base ad hoc? - Qu tablas de referencia, diagramas u otros Datos se utilizan? * OTROS - Cmo se codifican o abrevian los datos o Actividades? - Quines son las personas claves en el sistema? Porqu son importantes? - Que obstculos o influencias polticas afectan la eficiencia del sistema?