Sistemas de Información en La Era Digital - Raul Horacio Saroka

SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ERA DIGITAL
RAL HORACIO SAROKA
FUNDACIN OSDE
Programa Avanzado de Perfeccionamiento en Management de la FUNDACIN OSDE, con la supervisin acadmica y certificacin de la Universidad Nacional de San Martn
COORDINADOR ACADMICO Licenciado Omar Bagnoli
2002 Fundacin OSDE

Este ejemplar es para consulta exclusiva del personal de OSDE y carece de valor comercial
Impreso en la Argentina - Printed in Argentina Queda hecho el depsito que marca la ley 11.723 ISBN: 987-9358-08-2
NDICE GENERAL
Prefacio ......................................................................................
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MDULO I EL SISTEMA DE INFORMACIN Y LA ORGANIZACIN Objetivos del Mdulo I ............................................................. Introduccin al Mdulo I .......................................................... Unidad 1. El sistema de informacin y su rol en la organizacin 1. Sistemas de informacin ...................................................... 1.1 La funcin ejecutiva y la informacin ......................... 1.2. Concepto de dato ............................................................ 1.3. Concepto de informacin ............................................... 1.4. Nociones de la teora general de sistemas.................. 1.4.1.La teora general de sistemas ............................. 1.4.2.Concepto de sistema ............................................. 1.4.3.Modelo de sistema ................................................ 1.4.4.Caja negra ............................................................. 1.4.5.Jerarqua de sistemas .......................................... 1.4.6.Lmite de un sistema ........................................... 1.4.7.El enfoque de sistemas ........................................ 1.5. El sistema de informacin ............................................ 1.5.1.Concepto................................................................. 1.5.2.Requisitos de la informacin eficiente ............... 21 21
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FUNDACIN OSDE - RAL HORACIO SAROKA
2. Funciones de un sistema de informacin .......................... 2.1. Recoleccin ...................................................................... 2.2. Clasificacin .................................................................... 2.3. Compresin ..................................................................... 2.4. Almacenamiento ............................................................. 2.5. Recuperacin ................................................................... 2.6. Procesamiento ................................................................. 2.7. Transmisin .................................................................... 2.8. Exhibicin ....................................................................... 3. El sistema de regulacin y control ..................................... 4. La administracin de la informacin ................................. Lecturas complementarias ....................................................... Conceptos de sistemas ......................................................... Los ciegos y el elefante ........................................................ Autoevaluacin ..........................................................................
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Unidad 2. Tipos de sistemas de informacin 1. Introduccin ................................................................... 2. Sistemas de informacin transaccionales .......................... 2.1. Qu son ........................................................................... 2.2. Cules son ...................................................................... 2.3. Sistemas ERP ................................................................. 2.3.1. Caractersticas de un sistema ERP ................... 2.3.2. Los costos de instalacin de un ERP ............... 2.3.3.Motivaciones para implementar un ERP ........... 2.3.4.Riesgos de la implementacin de un sistema ERP 2.3.5.Ventajas y desventajas de los sistemas ERP .... 2.3.6.Factores clave para una implementacin exitosa .................................................................... 2.4. Los sistemas transaccionales y la informacin para los niveles superiores .................................................... 3. Sistemas de apoyo a la toma de decisiones ...................... 3.1. Introduccin ................................................................... 3.2. Objetivos de un SAD ..................................................... 3.3. Componentes de un SAD .............................................. 4. Sistemas para el nivel superior ..........................................
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4.1. Introduccin ................................................................... 4.2. Naturaleza de las funciones de planeamiento y control 4.3. Determinacin de las necesidades de informacin para el planeamiento y el control ................................ 4.4. Factores Claves para el xito (FCE) ........................... 4.5. Executive Information Systems (EIS)/Executive Support Systems (ESS) ................................................. 4.6. Inteligencia de negocios (Business Intelligence)......... 4.6.1.Qu es un Data Warehouse? ............................. 4.6.2.Objetivos y caractersticas de un Data Warehouse 4.6.3.Qu es un Data Mart? ....................................... 4.6.4.Estructura de un Data Warehouse ..................... 4.6.5.Mtodos de anlisis para la toma de decisiones 4.6.6 Data Mining (minera de datos) ......................... 4.6.7.Herramientas de visualizacin ............................ 4.6.8.Herramientas de extraccin y carga de datos ... 4.6.9.Motivaciones y beneficios de los Data Warehouses ............................................................ 4.6.10. Estructura de un sistema BI ........................... 4.6.11. Sistemas transaccionales (OLPT) vs. sistemas analticos (OLAP) ............................................... 4.6.12. Implementacin de un sistema BI .................. 5. Sistemas para los diferentes niveles de decisin .............. Lecturas complementarias ....................................................... Sistemas de informacin y niveles de decisin ................. Autoevaluacin .......................................................................... Unidad 3. Desarrollo de los sistemas de informacin 1. El ciclo de vida de los sistemas de informacin ............... 1.1. Introduccin ................................................................... 1.2. Etapas de un ciclo de vida ........................................... 1.3. Productos o resultados de las etapas de un ciclo de vida ............................................................................. 1.4. Comparacin de diferentes tipos de ciclos de vida de sistemas........................................................................... 1.5. Uso de prototipos ........................................................... 1.6. Otros conceptos relacionados con el ciclo de vida ......
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2. METODOLOGAS DE DESARROLLO DE SISTEMAS... 2.1. Metodologas orientadas a las estructuras de datos .. 2.2. Metodologas estructuradas (orientadas a los procesos) .......................................................................... 2.3. Metodologas orientadas a objetos ............................... 2.4. El lenguaje de modelizacin UML ............................... 2.4.1.Qu es UML? ....................................................... 2.4.2.Para qu sirve UML? ......................................... 2.5. Herramientas CASE ...................................................... 3. FUENTES DE INCORPORACIN DE SISTEMAS DE INFORMACIN ................................................................... 3.1. Desarrollo interno .......................................................... 3.2. Desarrollo externo .......................................................... 3.3. Adquisicin de aplicaciones estandarizadas ................ 3.4. Outsourcing o tercerizacin ........................................ 3.5. Ventajas y desventajas de cada fuente de incorporacin................................................................... 3.5.1.Desarrollo interno ................................................. 3.5.2.Desarrollo externo ................................................ 3.5.3.Aplicaciones estandarizadas ................................ 3.5.4.Outsourcing o tercerizacin .............................. 4. EL ROL DE LOS USUARIOS EN LA COMPRA O DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN 4.1. Introduccin ................................................................... 4.2. Rol del usuario en la compra de sistemas .................. 4.3. Rol del usuario en el desarrollo de sistemas ............. 4.4. Un aspecto crtico de la relacin del usuario con los tcnicos de sistemas ...................................................... 5. LOS PROBLEMAS HUMANOS EN SISTEMAS .............. 5.1. Introduccin ................................................................... 5.2. El rea de sistemas ....................................................... 5.2.1.Principales problemas humanos.......................... 5.2.2.Enfoques en el uso de la tecnologa informtica 5.3. Los usuarios ................................................................... 5.4. La direccin ................................................................... Lecturas complementarias ....................................................... Usted y ellos .........................................................................
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Seis preguntas comprometedoras para hacer al gerente de sistemas ............................................................................ Qu es la orientacin a objetos .......................................... La tcnica de casos de uso .................................................. Ejercicio ................................................................................. Autoevaluacin .......................................................................... MDULO II LA TECNOLOGA INFORMTICA COMO RECURSO ESTRATGICO DE LAS ORGANIZACIONES
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Objetivos del Mdulo II ............................................................ 171 Introduccin al Mdulo II ........................................................ 171 Unidad 1. El replanteo de los negocios y de la organizacin en la era digital 1. Los cambios en las estructuras de las organizaciones ..... 1.1. Introduccin .................................................................... 1.2. La era de la informacin .............................................. 1.3. Impacto en las organizaciones ...................................... 1.4. La reingeniera de las organizaciones ......................... 2. La tecnologa informtica como factor de ventaja competitiva ............................................................................ 2.1. Introduccin .................................................................... 2.2. Los modelos de Porter y la tecnologa informtica .... 2.2.1.Las fuerzas competitivas ..................................... 2.2.2.La cadena de valor ............................................... 2.2.3.Liderazgo en costos y/o diferenciacin ............... 2.3. El impacto de la tecnologa en los negocios ............... 3. Sistemas interorganizacionales ........................................... 3.1. Ejemplos exitosos de sistemas IOS .............................. 3.1.1.El sistema SABRE de American Airlines .......... 3.1.2.El sistema de control de inventarios del American Hospital Supply ASAP ........................ 3.2. EDI: Intercambio Electrnico de Datos ....................... 3.2.1.Qu es el EDI? .................................................... 3.2.2.Cmo funciona el EDI? .......................................
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3.2.3.Qu es la red de valor agregado de EDI?........ 4. Intranet ................................................................................. 5. Intranet y extranet .............................................................. 5.1. Intranets ......................................................................... 5.2. Extranets ........................................................................ 5.3. Los lenguajes HTML y XML ........................................ 6. Portales .................................................................................. 7. Negocios electrnicos (e-business y e-commerce) .............. 7.1. Qu es el comercio electrnico? .................................. 7.2. El comercio electrnico en Internet ............................. 7.3. Caractersticas de un sistema de comercio electrnico ................................................................... 7.4. Impacto del comercio electrnico .................................. 7.4.1.La segmentacin de la cadena de valor ............. 7.4.2.Eliminacin del trade-off entre riqueza y alcance de las comunicaciones ............................ 7.4.3.Desarrollo de ventajas escalables ....................... 7.4.4.La condicin de pionero en el mercado .............. 7.5. Barreras al comercio online .......................................... 8. La empresa virtual ............................................................... Lecturas complementarias ....................................................... Para competir, los pases deben ingresar en la economa digital ..................................................................................... El delivery del comercio ...................................................... Autoevaluacin .......................................................................... Unidad 2. Planeamiento estratgico de los recursos informticos 1. La estrategia de negocios y la estrategia informtica ..... 1.1. Introduccin .................................................................... 1.2. El plan comercial y los sistemas de informacin ....... 1.3. La estrategia informtica .............................................. 1.4. La formulacin del plan de sistemas........................... 1.5. Necesidad e importancia del planeamiento estratgico de sistemas.................................................. 2. El rol de los usuarios en la elaboracin del plan de sistemas ............................................................................
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2.1. Introduccin ................................................................... 2.2. Participacin del usuario en cada etapa del plan de sistemas........................................................................... 2.3. El usuario y el anlisis de costo-beneficio de los sistemas........................................................................... 3. Conceptos y tecnologas recientes y emergentes ............... 3.1. Introduccin ................................................................... 3.2. Internet Mvil ................................................................ 3.3. Web services ................................................................... 3.4. Videoconferencia ............................................................. 3.5. Groupware ................................................................... 3.5.1. Herramientas asincrnicas ................................. 3.5.2. Herramientas sincrnicas o de tiempo real ..... 3.6. Workflow ......................................................................... 3.7. Teletrabajo ...................................................................... 3.8. Software abierto (Open Software) ................................ 3.9. P2P .................................................................................. 3.10. Tecnologas Grid .......................................................... 3.11. E-learning ................................................................... 3.11.1. Introduccin ........................................................ 3.11.2. Crecimiento del inters por el e-learning ....... 3.11.3. Nuevo modelo de enseanza-aprendizaje ........ 3.11.4. Comparacin del modelo presencial y el e-learning ............................................................ 3.11.5. La industria del e-learning .............................. 3.11.6. Educacin presencial o e-learning? ................ 3.12. Gestin del conocimiento ............................................ 3.12.1. Conocimiento ...................................................... 3.12.2. Capital intelectual ............................................. 3.12.3. La gestin del conocimiento ............................. 3.12.4. Conocimiento tcito y explcito ........................ 3.12.5. La gestin del conocimiento en empresas de consultora ..................................................... 3.13. Gestin de la relacin con el cliente (CRM) ............ 3.13.1. Qu es la gestin de la relacin con el cliente? 3.13.2. Propsitos de CRM ............................................ 3.13.3. En qu consisten los procesos de CRM? .......
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3.13.4. Qu aporta la tecnologa? ............................... 3.13.5. Factores clave para el xito ............................. 3.13.6. Los peligros de un enfoque inadecuado .......... 3.14. Integracin de las aplicaciones de la empresa (EAI) Lecturas complementarias ....................................................... El imperio contraataca ........................................................ La frmula para llegar al cliente personalmente ............. Ejercicio ................................................................................. Autoevaluacin .......................................................................... Unidad 3. La seguridad de los sistemas de informacin 1. La proteccin de los activos informticos .......................... 2. Riesgos de un sistema computadorizado ........................... 2.1.Introduccin .................................................................... 2.2. Principales conceptos de la seguridad de sistemas... 2.2.1. Seguridad ............................................................. 2.2.2. Sensitividad .......................................................... 2.2.3. Identificacin ........................................................ 2.2.4. Autenticacin ........................................................ 2.2.5. Autorizacin .......................................................... 2.2.6. Contingencia ......................................................... 2.2.7. Vulnerabilidad ...................................................... 2.2.8. Consecuencia ........................................................ 2.3. Tipos de medidas de seguridad ................................... 2.3.1. Controles de acceso fsico ................................... 2.3.2. Controles de acceso lgico .................................. 2.3.3. Contrasea ........................................................... 2.3.4. Pista de auditora ................................................ 2.3.5. Backup y recuperacin ........................................ 2.3.6. Criptografa .......................................................... 2.4. Conceptos relacionados con la seguridad en redes e Internet .......................................................................... 2.4.1. Firewalls ............................................................... 2.4.2. Identificacin digital............................................ 2.4.3.Virus y gusanos informticos ..............................
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2.4.4. Hacker .................................................................. 2.4.5. Cracker ................................................................. 2.4.6. Spamming ............................................................. 2.4.7. Flaming ................................................................. 2.4.8. Hoax ...................................................................... 2.5. Delitos informticos ...................................................... 2.5.1. Delito de computacin ......................................... 2.5.2. Delito en Internet ................................................ 2.5.3. Perfil del delincuente informtico ..................... 3. Plan de seguridad y plan de contingencias ....................... 3.1. Introduccin ................................................................... 3.2. Plan de seguridad ......................................................... 3.3. Plan de contingencias ................................................... Lecturas complementarias ....................................................... Hombre prevenido ................................................................ El mtodo del control de riesgos ........................................ Autoevaluacin ..........................................................................
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Glosario ...................................................................................... 345 Bibliografa................................................................................. 361
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PREFACIO
Uno de los recursos ms valiosos de las organizaciones de nuestro tiempo es la informacin. La excelencia de las empresas depende crecientemente de la eficiencia de sus sistemas de informacin. La administracin de la informacin va mucho ms all de un enfoque meramente tecnolgico. La tecnologa informtica es una principal fuente de ventajas competitivas. La estrategia del negocio debe contar con una estrategia de los recursos informticos. Las innovaciones tecnolgicas provocan profundos cambios en las organizaciones. La proteccin de los activos informticos es un factor clave para la supervivencia de las organizaciones.
Este libro tiene el propsito de desarrollar y fundamentar un conjunto de ideas centrales como las precedentes. Est dirigido a quienes ocupan puestos de responsabilidad en una organizacin, o tienen la expectativa de ocuparlos en el futuro ms o menos inmediato, y son o estn destinados a ser usuarios de sistemas de informacin y, en general, de los servicios informticos de una empresa. En el ejercicio de funciones ejecutivas de cualquier nivel, es ineludible no slo participar en los sistemas de informacin y en
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los ms variados usos de la tecnologa informtica sino, cada vez ms frecuentemente, jugar un papel protagnico en ese sentido. Por lo tanto, cualquiera sea el contenido de la funcin de cada uno, es imprescindible contar con los conocimientos para encarar exitosamente aquel protagonismo, prescindiendo de incursiones innecesarias en terrenos que deben estar reservados para los tcnicos especialistas. Con la mira puesta en el desarrollo de tales conocimientos, se inicia la exposicin abordando, en el primero de los dos mdulos en que se divide, los conceptos, las funciones y las diversas clases de sistemas de informacin. Este mdulo tambin considera el importante rol de los usuarios en la incorporacin de nuevas aplicaciones informticas y analiza los factores humanos involucrados en la actividad de sistemas. El segundo mdulo se centra en el uso estratgico de la informacin y de la tecnologa informtica, analizando las oportunidades que ellas ofrecen a las organizaciones y la forma de planear una estrategia en ese aspecto. Tambin se consideran la importancia de la proteccin de los activos informticos y los medios para implementarla; todo ello, aqu tambin, encarado desde el punto de inters de los usuarios. Creemos que la atenta lectura del libro, as como la prctica de las autoevaluaciones y ejercicios incluidos al final de cada unidad, proporcionarn al lector la formacin adecuada para entender y evaluar los procesos de informacin en los que se encuentra involucrado, as como para asumir con eficiencia la administracin de los recursos informticos a su cargo
RECONOCIMIENTO Deseo hacer pblico mi reconocimiento al Lic. Javier Collazo y la Lic. Vanesa Maiorana, quienes han colaborado activamente en la preparacin de este texto. RAL HORACIO SAROKA
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MDULO I
EL SISTEMA DE INFORMACIN Y LA ORGANIZACIN
Objetivos del Mdulo I

GENERAL
Proporcionar una visin comprensiva de los sistemas de informacin de la organizacin y de las caractersticas de su implementacin eficiente.
ESPECFICOS
Suministrar una clara comprensin de la naturaleza y funciones de los sistemas de informacin. Identificar las caractersticas de los distintos sistemas de informacin de la organizacin y su aplicacin segn los diferentes niveles de decisin. Describir diferentes tipos de ciclo de vida de los sistemas de informacin y las distintas metodologas de desarrollo. Describir las diferentes fuentes de incorporacin de sistemas de informacin dentro de la organizacin. Destacar la naturaleza e importancia del rol del usuario en la incorporacin de sistemas de informacin.
Introduccin al Mdulo I
Ningn empleado o ejecutivo de nuestro tiempo puede ignorar o soslayar la aplicacin de computadoras en los ms diversos mbitos de su organizacin. Adems, los dispositivos computadorizados abundan en las ms comunes actividades cotidianas. Por lo tanto, la aceptacin de las herramientas de computacin est ms o menos difundida, ya que ellas son prcticamente ineludibles en la mayor parte de los trmites o transacciones en los que se encuentra involucrado un ciudadano comn. Sin embargo, es importante advertir que tales herramientas son slo un instrumento para procesar informacin. La informa-
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cin es el gran protagonista de las actividades de administracin, de planeamiento y de control de las organizaciones. Por lo tanto, la comprensin del rol del sistema de informacin de una organizacin es fundamental para quienes desempean funciones relevantes en la misma. En especial, se trata de advertir que la funcin ejecutiva consiste, bsicamente, en procesar informacin. Por ello, el sistema de informacin, y todas las herramientas y actividades asociadas con su funcionamiento eficiente, son aspectos trascendentes de la operatoria organizativa y de la actuacin cotidiana de los gerentes. Es necesario, en consecuencia, que los ejecutivos adquieran una visin acabada de los recursos informticos y del modo y la medida en que los mismos pueden contribuir al mejor desempeo de sus funciones y al logro de resultados exitosos para su organizacin.
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Unidad 1 EL SISTEMA DE INFORMACIN Y SU ROL EN LA ORGANIZACIN
1. SISTEMAS
DE INFORMACIN
1.1. La funcin ejecutiva y la informacin La caracterstica distintiva de la actividad gerencial es la manipulacin de representaciones simblicas. Un gerente o supervisor no opera con objetos materiales, sino con informacin sobre problemas de decisin y con informacin bajo la forma de decisiones. Est claro, por lo tanto, que la informacin es la materia prima de la actividad ejecutiva y, al mismo tiempo, es la forma que adopta el resultado de esa actividad. En consecuencia, la informacin de que dispone un ejecutivo determina la calidad de sus decisiones. Dada una cierta capacidad de anlisis, evaluacin y seleccin de alternativas, las decisiones sern ms eficientes cuanto ms eficiente sea la informacin con la que se elaboran. En la prctica de muchas organizaciones, el problema que aqueja a los gerentes es el de sufrir escasez de informacin, a pesar de que cuentan con una verdadera sobreabundancia de datos. En gran parte, ello se debe a que se confunden los conceptos de dato e informacin. Por lo tanto, es de sumo inters detenerse a analizar en qu consisten las diferencias entre ambos.
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MDULO I - UNIDAD 1 - RAL HORACIO SAROKA
1.2. CONCEPTO
DE DATO
Un dato es una representacin formalizada de entidades o hechos, adecuada para la comunicacin, interpretacin y procesamiento por medios humanos o automticos. Por ejemplo, en una organizacin, existen empleados, muebles, etc. Para cada empleado, hay un nmero de legajo; para cada mueble, un nmero de inventario, etc. Del mismo modo, existen representaciones simblicas de lo que sucede en una organizacin. Por ejemplo, si se realiza una venta al contado, esa venta generar datos como un nmero de factura, un importe percibido, etc. El dato es un material de valor escaso o nulo para un individuo en una situacin concreta; es una representacin simblica que por s misma no reduce la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien tiene que tomar una decisin.
1.3. Concepto de informacin Informacin es el significado que una persona asigna a un dato. La informacin es un dato o un conjunto de datos evaluados por un individuo concreto que trabaja, en un momento dado, sobre un problema especfico, para alcanzar un objetivo determinado. La informacin se genera a partir de un grupo de datos seleccionados para reducir la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien debe adoptar una decisin. Suponga usted, por ejemplo, que su jefe le pide que le informe la cantidad de nuevos afiliados incorporados en la ltima semana. Luego de que usted obtiene la informacin, la escribe en un papel que enva a su jefe a travs de un mensajero. Si este mensajero observa el mensaje escrito en el papel, slo ve una cantidad. Esa cantidad no tiene ningn significado para l. Para el mensajero, el contenido del mensaje no es informacin. En cambio, cuando el mensajero entrega el papel al destinatario, ste lee el contenido y, a pesar de que ve lo mismo que vio el mensajero, ese contenido
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tiene significado para l: es informacin, pues sabe que sa es la cantidad de afiliados incorporados en la ltima semana. Por lo tanto, nada es intrnsecamente informacin. La misma representacin simblica que para una persona puede ser un dato, para otra puede ser informacin. O puede serlo para esa misma persona, en otro momento o frente a otro problema. La informacin hace referencia, pues, a datos estructurados y seleccionados para un usuario, una situacin, un momento y un lugar. Mientras no sean evaluados o aplicados a un problema especfico, los datos seguirn siendo slo datos, es decir, smbolos con poco o ningn significado. Es necesario, pues, habilitar los medios para convertir los datos en informacin. ste es, precisamente, el papel del sistema de informacin, segn se ver ms adelante.
1.4. Nociones sobre teora general de sistemas 1.4.1. La teora general de sistemas La palabra sistema tiene un uso sumamente difundido y variado. Por ejemplo, se usan con frecuencia expresiones como sistema de computacin, sistema de informacin, sistema poltico, sistema econmico, sistema ecolgico y muchas otras, ms o menos similares. Por lo tanto, resulta conveniente precisar con claridad el concepto general de sistema, desvinculado de la finalidad de procesar o suministrar informacin y de cualquier otro propsito relacionado o no con ella. Vale decir que, antes de considerar los sistemas de informacin, ser muy til desarrollar una serie de ideas esenciales y concretas asociadas con el concepto general de sistema. La teora general de sistemas se ha desarrollado en el siglo XX. Hasta avanzado este siglo, la ciencia moderna haba sido dominada por el enfoque analtico, es decir, por la reduccin de problemas complejos a sus componentes aislables ms pequeos. Este enfoque suministr las relaciones causales que los cientficos
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buscaban. Sin embargo, cuando se trataba de fenmenos complejos, el todo resultaba ser ms que la simple suma de las propiedades de las partes tomadas por separado. Se comprob que el comportamiento de los sistemas complejos (y, en realidad, todos lo son) debe explicarse no slo en funcin de sus componentes, sino tambin en funcin de todo el conjunto de relaciones existentes entre ellos. Esto constituy un cambio de metodologa. Ludwig von Bertalanffy formaliz y propici esta metodologa en el decenio de 1920, mediante la formulacin de su Teora General de los Sistemas a comienzos del decenio de 1930, pero su trabajo principal sobre este tema fue publicado en 1950 e impuls el desarrollo ulterior. Las nociones que se exponen en este apartado se basan en dicha teora y son aplicables, por lo tanto, a cualquier sistema.
1.4.2.Concepto de sistema Un sistema es un conjunto de elementos interrelacionados de modo tal que producen como resultado algo superior y distinto a la simple agregacin de los elementos. De acuerdo con esta definicin, en todo sistema existen los siguientes componentes: elementos, relaciones y objetivo. Los elementos o partes que conforman un sistema pueden ser humanos o mecnicos, tangibles o intangibles, estticos o dinmicos. Las relaciones entre los elementos son las que hacen que todo sistema sea complejo. La importancia de las relaciones, tanto en el anlisis y el diseo como en el comportamiento del sistema, es fundamental. Esto se advierte con frecuencia en el mbito de las organizaciones. Muchos gerentes, por ejemplo, obtienen resultados exitosos donde otros fracasaron, a pesar de que emplean a las mismas personas y cuentan con los mismos recursos. Lo que estos gerentes han hecho es utilizar de otra manera los mismos elementos, asignndoles distintos roles y modificando sus interrelaciones. En una palabra, han cambiado el diseo del sistema.
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En cuanto al objetivo, puede afirmarse que constituye la razn de ser de un sistema. El comportamiento teleolgico, es decir, dirigido a la bsqueda de un objetivo, de un resultado, de una meta o de un estado de equilibrio, constituye una caracterstica presente en todos los sistemas. El objetivo define al sistema; nada puede hacerse respecto a un sistema (estudiarlo, redisearlo, evaluarlo, operarlo, dirigirlo, etc.) si no se conoce su objetivo. El logro de un resultado superior y distinto a la simple agregacin de los elementos constituye lo que se llama efecto sinrgico. Si a un sistema se le saca (o se le agrega) una parte, no puede esperarse que siga funcionando igual; pero, a raz de la sinergia, ni siquiera puede esperarse que funcione igual, menos (o ms) la proporcin de esa parte. Un claro ejemplo, en este sentido, es el de la combinacin de dos medicamentos, cuyo resultado, al ingerirlos, puede ser muy distinto a la simple suma de sus efectos separados.
1.4.3.Modelo de sistema Todo sistema se puede definir por sus entradas, su proceso y sus salidas, y responde, por lo tanto, al modelo cuyo esquema es el que se muestra en la siguiente figura:
ENTRADA
PROCESO
SALIDA
Esquema del modelo de sistema.
1.4.4.Caja negra Se dice que un sistema est perfectamente definido cuando se conoce el proceso de transformacin de las entradas en salidas. Cuando no se conoce dicho proceso, se dice que se trata de una
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caja negra. El recurso de considerar caja negra al proceso de numerosos sistemas resulta imprescindible para operar con la realidad en la que cada uno se desenvuelve. Para el gerente general de una gran empresa, por ejemplo, los departamentos de la organizacin son cajas negras, ya que le resultara impracticable (adems de innecesario y costoso) conocer el modo en que cada uno de ellos desarrolla sus operaciones. Le basta conocer las entradas (insumos de mano de obra, recursos financieros, materiales, etc.) y las salidas (resultados econmicos, unidades producidas o vendidas, informacin proporcionada, etc.). Al operar en un sistema, por lo tanto, la preocupacin por determinar la estructura de un elemento se detiene en cierto punto; a partir de ah, el elemento comienza a considerarse como una caja negra de la que se conocen las transformaciones de las entradas en salidas, pero no su funcionamiento interno, es decir, su proceso de transformacin.
1.4.5.Jerarqua de sistemas Todo sistema es, pues, un transformador de entradas, insumos o inputs en salidas, productos o outputs. Sus elementos componentes estn ligados mediante diversas conexiones o interfaces. Estas interfaces asumen, a su vez, la forma de entradas y salidas. Un esquema simplificado de esta idea es el que se exhibe en la figura siguiente:
Los elementos de un sistema son, a su vez, sistemas.
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Cada elemento que forma parte del sistema se interrelaciona con otros suministrando salidas (que constituyen entradas de los otros) o recibiendo entradas (que son salidas de los otros). Cada uno de esos elementos componentes del sistema, por lo tanto, responde tambin al modelo transformador de entradas en salidas, por lo que es tambin un sistema. De este enfoque, se desprende que no hay nada en el universo que no sea sistema. Por lo tanto, el concepto de sistema es relativo, es decir que existe una jerarqua de sistemas en la que todo sistema es un subsistema (respecto al sistema mayor del que forma parte) y es a su vez un metasistema (respecto a los sistemas que forman parte de l). Lo que hace que un conjunto de elementos sea visto como un sistema (y no como un subsistema o un metasistema) es el punto de vista del observador. Aquello que constituye el objeto del estudio, anlisis, diseo, operacin, crtica, evaluacin, etc. del observador es, en ese momento y a esos efectos, un sistema. Sus elementos integrantes son subsistemas en ese mismo momento. Sin embargo, si ms tarde el observador pasara a concentrar su atencin en uno de esos elementos, ste sera ahora el sistema, mientras que el sistema anterior habra pasado a ser el metasistema del sistema que ahora se estudia. El concepto de jerarqua de sistemas reviste gran relevancia en el funcionamiento de las organizaciones, y debe distinguirse del concepto de jerarqua tradicionalmente vinculado con el mando y con los signos asociados al poder de los diferentes puestos del organigrama. La organizacin es tambin un sistema, segn resulta claro con lo expuesto hasta aqu. Por lo tanto, existe tambin en ella una jerarqua de sistemas (es decir, sistemas que estn compuestos por sistemas, los que a su vez estn compuestos por sistemas, etc.). En todos los sistemas, y en particular en el sistema-organizacin, este tipo de estructura jerrquica implica, por lo menos, dos ventajas sustanciales. La primera se vincula con una aparente relacin proporcional entre el tamao y la complejidad de los sistemas: existe una
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general tendencia a considerar que todo lo que es ms grande, es ms complejo. En los sistemas jerrquicos (que son, por otra parte, los que ms abundan en la naturaleza y en las obras humanas), esto no es as. Precisamente en virtud de la jerarqua, la complejidad de una organizacin, tal como se la evala desde cualquier posicin dentro de ella, es casi independiente de su tamao total. La jerarqua disuelve el vnculo entre el tamao y la complejidad. La segunda ventaja de la estructura jerrquica del sistemaorganizacin es que, en virtud de la jerarqua, se reduce la necesidad de transmisin de informacin entre las partes (departamentos, divisiones, reas, secciones, oficinas) de la organizacin. Si la organizacin est dividida en subunidades, un individuo slo necesitar informacin detallada sobre individuos de su propia unidad, y solamente una informacin sumaria adicional sobre el comportamiento medio en otras unidades.
1.4.6.Lmite de un sistema Cmo determinar el lmite de un sistema? Qu es lo que queda comprendido en l y lo que pertenece a su metasistema o ambiente? El lmite de un sistema es una lnea ideal que encierra elementos (subsistemas) entre los que existe mayor intercambio de energa que a travs de la lnea. Si se supone que la intensidad de la energa intercambiada puede medirse con un dgito decimal, el ejemplo grfico de la figura que se muestra a continuacin (en el que la lnea doble representa uno de los posibles lmites del sistema) muestra que, a travs de la lnea, todos los intercambios de energa son menores que los que se producen entre los elementos que quedan comprendidos dentro de la lnea. (Por energa debe entenderse todo lo que pueda transmitirse entre dos sistemas: energa propiamente dicha, informacin, bienes, influencia, autoridad, sentimientos, etc.). El menor intercambio dentro del sistema tiene una magnitud de 5, mientras que el mayor intercambio
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que atraviesa la lnea tiene una magnitud menor que 5 (3, en este caso). La definicin del lmite es subjetiva y arbitraria, y no constituye estrictamente una restriccin, sino ms bien un recurso o herramienta metodolgica. En efecto, el lmite determina un marco dentro del cual los elementos y las relaciones son apropiadamente explicados y manejados. Todo lo que queda fuera del lmite y se relaciona con el sistema constituye su ambiente. Por otra parte, todo elemento que se encuentra fuera del sistema y no se relaciona con l, no forma parte del ambiente (ni, obviamente, del sistema). A los fines de cualquier estudio, se definen sistemas que son subconjuntos o recortes del universo, de modo tal que resulten aptos para el anlisis o la manipulacin, que sea posible abarcarlos mentalmente, y que puedan ser adecuadamente representados. Grficamente:
Todos los intercambios de energa que se producen entre un elemento del sistema y un elemento del ambiente son menores que los que se producen dentro del sistema.
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1.4.7.El enfoque de sistemas El enfoque de sistemas aparece como una reaccin frente al superespecialista generado por la excesiva factorizacin de las ciencias de principios del siglo XX. En ese momento, se advirti que la ciencia requera gente que, sabiendo poco de los detalles, viera la totalidad. Los cientficos comprendieron que, debido a la interaccin entre las partes, el todo asume atributos propios que faltaran si se eliminara una parte o se modificaran las relaciones. Este enfoque de sistemas vino, as, a complementar, sin sustituirlo, al mtodo analtico. El enfoque de sistemas implica tener un concepto del todo mientras se analizan sus partes, tal como cuando se arma un rompecabezas. Es una forma de pensar integrada, aun cuando se deba analizar parte por parte. Permite comprender mejor la naturaleza de los problemas y disminuir la dificultad del anlisis. Puesto que todos los sistemas son complejos y los seres humanos tenemos racionalidad limitada para manejarlos, no es posible hacer un anlisis completo de un sistema; por ello, se aborda parte por parte. Pero se cometera un grave error si ese anlisis de las partes se realizara olvidando que ellas estn interrelacionadas y conforman un todo, al que tanto las partes como sus relaciones proporcionan una particular estructura. Como lo seala James C. Emery1 : El hecho de que los sistemas que nos rodean sean sistemas o que slo se perciban como tales no tiene mayor importancia. En forma universal, el hombre piensa en trminos jerrquicos (problemas y subproblemas) como una manera de reducir su mundo complejo a entidades ms fciles de abarcar para su mente. Si los sistemas no existieran, sera imprescindible inventarlos. Al aplicar este enfoque a la organizacin, puede advertirse que sta, considerada como un sistema, presenta todas las caractersticas comunes a todos los sistemas y, por ello, est sometida a todas las formulaciones de la teora general de sistemas. En
1. Emery, James C. Sistemas de Planeamiento y Control en la Empresa. Buenos Aires: El Ateneo, 1983.
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particular, la organizacin es un sistema social (hecho por el hombre), abierto (influido por e influyendo en el contexto), orientado (comportamiento teleolgico, no errtico) y complejo. El punto de vista moderno tiende a tratar a la organizacin como un sistema de partes y variables interdependientes, inserto dentro de un sistema de sociedad ms amplio e inclusivo. Por otro lado, las relaciones con el ambiente son tan importantes que, para que una organizacin alcance un alto grado de eficiencia, se considera un requisito fundamental su capacidad para detectar los cambios del ambiente y para reaccionar cuanto antes frente a ellos. Esta deteccin y este suministro de alternativas para activar un curso de accin son dos de los ms importantes papeles que est destinado a cumplir el sistema de informacin de la organizacin.
1.5. El sistema de informacin 1.5.1.Concepto Un sistema de informacin es un conjunto de recursos humanos, materiales, financieros, tecnolgicos, normativos y metodolgicos, organizado para brindar, a quienes operan y a quienes adoptan decisiones en una organizacin, la informacin que requieren para desarrollar sus respectivas funciones. Un sistema de informacin no requiere necesariamente el uso de la tecnologa de computacin. Ha habido sistemas de informacin antes de que se crearan las computadoras. Por otra parte, aun en los sistemas de informacin ms modernos y con ms amplio uso de dispositivos de computacin, se realizan muchas operaciones y se cumplen muchas funciones en que la tecnologa informtica no interviene o lo hace slo en una limitada funcin de apoyo. Sin embargo, la computacin y las comunicaciones han potenciado tan extraordinariamente la capacidad, velocidad y exactitud del tratamiento de los datos, que resulta prcticamente inconcebible el diseo de un sistema de informacin eficiente sin el empleo de tales tecnologas.
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1.5.2.Requisitos de la informacin eficiente Para que la informacin resulte eficiente, debe reunir una serie de requisitos, de modo tal que la utilidad que proporcione justifique el empleo de los recursos que se hubieran aplicado para producirla. Esta nmina de requisitos que presentamos a continuacin es, al mismo tiempo, una lista de criterios generales para guiar el diseo de sistemas de informacin y para evaluar el funcionamiento de los mismos.
Economa El costo de producir una informacin no debe ser superior al beneficio esperable de su utilizacin. La informacin es un bien econmico. Al igual que cualquier otra mercadera, se puede: comprar y vender; envejecer y tornarse obsoleta; almacenar; transportar; sobreabundar (stock excesivo) o escasear (stock insuficiente); requiere inversiones de tiempo, recursos e instalaciones.
Por lo tanto, debe establecerse una comparacin entre los beneficios a lograr de la informacin adicional y los costos de obtenerla. Los economistas utilizan el anlisis marginal para determinar si resulta conveniente producir bienes adicionales. Un bien econmico ser consumido en cantidades crecientes mientras el costo marginal (es decir, el costo de obtener una unidad adicional de dicho bien) sea inferior o igual a la utilidad marginal (es decir, la utilidad que proporcionar esa misma unidad adicional). En el caso de la informacin, la organizacin debera continuar adquirindola o producindola mientras los beneficios superaran a los costos. La cantidad ptima de informacin, para un gerente o una
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organizacin, ser aquella en la que el costo de adquisicin de una unidad adicional sea igual al beneficio o utilidad de esa unidad. Ms all de esa cantidad, cada unidad adicional de informacin tendr un costo cada vez ms alto que el beneficio que esa unidad suministra.
Oportunidad La informacin debe estar disponible en el momento en que se la requiera. Este requisito hace referencia al momento y a la frecuencia con que la informacin debe ser suministrada.
Utilidad Toda salida de un sistema de informacin debe satisfacer una necesidad. Toda salida de un sistema de informacin debe ser considerada innecesaria mientras no se compruebe su utilidad. Esto significa que todo gerente o analista de sistemas habr de mantener una permanente actitud adversa a la creacin de nuevas salidas computadorizadas (como listados o pantallas), o de nuevos formularios para integracin y procesamiento manual. Salvo en el caso en que esta creacin se deba a la fusin, reemplazo o actualizacin de salidas preexistentes, hay algo de lo que puede tenerse la absoluta seguridad: tales nuevas salidas generarn incrementos de costos (costos directos de diseo de originales, impresin, encuadernacin, transcripcin, archivo, traslado, procesamiento, anlisis, programacin, operacin de mquinas, etc., ms todos los costos indirectos asociados). Por lo tanto, la salida nace con un pecado original del que slo deber ser redimida si se comprueba que la utilidad o beneficio que proporcionar supera tales costos. De cualquier manera, podra esperarse que la responsable actitud de los involucrados en la gnesis de una salida de informa-
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cin impidiera, o al menos redujera a un mnimo razonable, la aparicin de aquellas que no satisfacen una necesidad, es decir, que no responden al requisito de utilidad. Sin embargo, lo que no goza de igual cuidado es el control peridico de que las salidas que alguna vez estuvieron justificadas continen estndolo hoy. Muchas salidas de informacin se han generado en respuesta a necesidades de una persona o un cargo que hoy ya no existe, de una coyuntura que ha sido superada hace mucho tiempo, de una funcin que ha desaparecido o se ha modificado sustancialmente, etc. Sin embargo, como nadie ha detectado la extincin de la circunstancia que justific su creacin y su uso durante cierto tiempo, esas salidas se siguen elaborando. Quienes las producen, lo hacen porque heredaron la tarea y suponen que alguien necesita los datos que contienen. Quienes las reciben son, muchas veces, empleados operativos que se dedican a archivarlas prolijamente, porque si el Centro de Cmputos las enva, deben ser importantes para alguien.
Comparabilidad La informacin debe ser comparable en el espacio, en el tiempo y en el alcance. La comparabilidad en el espacio implica, por ejemplo, que la informacin de una sucursal debe ser comparable con la de otra; no habra comparabilidad, por caso, si las ventas de una localizacin se expresaran en unidades fsicas y las de otra en unidades monetarias. La comparabilidad en el tiempo significa que la informacin de un perodo debe ser comparable con la de otro. La comparabilidad en el alcance se refiere a que las informaciones que se comparan correspondan a entidades semejantes. Los errores en este aspecto se originan, frecuentemente, en una identificacin inapropiada del concepto que se informa. Por ejemplo, se suministra informacin de diversas fuentes bajo el ttulo Comisiones, pero en algunos casos se incluyen los viticos, y en otros no.
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Flexibilidad Todo sistema de informacin debe ser adaptable a los cambios del sistema-objeto. Este requisito est estrechamente relacionado, en primer trmino, con el ya comentado control peridico de la utilidad de las salidas del sistema de informacin. Adems, est indisolublemente vinculado con la satisfaccin de las cambiantes necesidades de informacin de los ejecutivos y de la organizacin toda. El alcance y la conservacin de un apropiado grado de flexibilidad del sistema de informacin tienen notables influencias en (y dependen en alto grado de) la metodologa y las herramientas que se habrn de emplear para su diseo y mantenimiento. En especial, son de particular relevancia los mtodos aplicados a la determinacin de las necesidades informativas de los distintos sectores y puestos de la organizacin. Tambin adquieren singular importancia las tcnicas aplicadas a la construccin de sistemas de bases de datos, a fin de que estas bases resulten cada vez ms fciles de reorganizar, sin acarrear trastornos o necesidades de cambios en los programas de computacin ni en las operaciones realizadas por los usuarios.
Claridad La informacin debe atender al nivel intelectual y tcnico del destinatario. El postulado precedente podra completarse diciendo que tambin deben tenerse en cuenta el lenguaje y las preferencias del destinatario. Muchos informes estn plagados de palabras que pertenecen a la jerga profesional de quien los elabora, y no a la de quien deber comprenderlos y utilizarlos. El requisito de claridad tambin se manifiesta como la necesidad de que el sistema de informacin goce de la mayor simplicidad de comprensin, aprendizaje, empleo y operacin por sus usuarios. Es casi un axioma que un sistema de informacin que no es comprendido o no responde a las necesidades
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planteadas por los usuarios, har que stos lo dejen de usar o lo saboteen, dedicndose, adems, a difundir sus fallas o limitaciones.
Confiabilidad La informacin debe ser lo suficientemente confiable como para tomar decisiones basadas en ella. A este fin, deben empezar por ser confiables los datos primarios y sus sucesivas transformaciones, lo que significa que no deben contener o introducir errores derivados de factores conocidos. La calidad de un sistema de informacin est determinada, en buena parte, por la calidad de sus datos primarios. La confiabilidad implica que, para la adopcin de decisiones, la informacin debe ser correcta, pero no necesariamente exacta, lo que es ms cierto cuanto ms se sube en la pirmide organizacional. A este respecto, debe tenerse en cuenta que, mientras la informacin tiende hacia la exactitud en progresin aritmtica, el costo de lograr esa exactitud tiende a ascender en progresin geomtrica. Dos informaciones son indiferentes (o igualmente correctas) respecto a una decisin, si la decisin que se adopta sobre la base de una de las dos informaciones es la misma que se adoptara sobre la base de la otra. Una significativa consecuencia de esta afirmacin, en lo relacionado con la funcin de exhibicin, es la exaltacin del papel de los grficos como forma de presentacin de informacin, ya que la existencia de un intervalo de indiferencia permite el empleo de las tcnicas de graficacin, sin las restricciones que impondra la exigencia de una exactitud matemtica. Esta exactitud, en todo caso, es habitualmente demandada por las operaciones registrables, en el nivel operativo o transaccional del sistema de informacin, pero no en los niveles tctico y estratgico. Por otra parte, en muchos casos no interesan tanto los valores absolutos de distintas informaciones relacionadas, sino sus proporciones. De igual modo, en numerosas oportunidades, no importan tanto los valores que
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va adquiriendo una variable (por ejemplo, en una serie cronolgica), sino la forma en que tales valores evolucionan. Los grficos y las curvas son un recurso insuperable para exhibir estos aspectos de la informacin.
2. FUNCIONES
DE UN SISTEMA DE INFORMACIN
2.1. Recoleccin Esta funcin implica la captura y el registro de datos. Acta como el rgano sensorio de la organizacin. Es una funcin costosa (con frecuencia es la ms cara del sistema de informacin) y muy expuesta a la generacin de errores, aunque este ltimo aspecto est siendo atenuado en grado creciente por la aplicacin de nuevas tecnologas de captura de datos, como la lectura de caracteres pticos o magnticos y la lectura de cdigo de barras. Un criterio que disminuye tanto los costos como los errores es el de capturar los datos tan cerca de la fuente (es decir, del lugar donde se generan) como sea posible.
2.2. Clasificacin Esta funcin consiste en identificar los datos, agruparlos en conjuntos homogneos, y ordenarlos teniendo en cuenta la manera en que ser necesario recuperarlos. Vale decir que los datos se agrupan en estructuras diseadas conforme a las necesidades del uso que se har de ellos. El almacenamiento de datos en archivos computadorizados dispone de tcnicas que han permitido alcanzar un elevado nivel de refinamiento en este sentido. Sin embargo, ya que el diseo del sistema de clasificacin debe hacerse de acuerdo con la forma en que el usuario recuperar la informacin, tal diseo no puede ser adecuadamente definido si no se posee una clara comprensin de los procesos de decisin.
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2.3. Compresin La compresin es la funcin por la cual se reduce el volumen de los datos sin disminuir necesariamente la informacin que suministrarn a su destinatario; muy por el contrario, la compresin generalmente aumenta o hace ms expresivo el contenido informativo de los datos. La compresin puede realizarse mediante varios mtodos. Uno de ellos es la agregacin, por el cual se van acumulando informaciones de detalle para obtener informacin consolidada de ms alto nivel. Otro mtodo es el filtrado. Mediante el mismo, se elimina informacin no significativa. Acta como un cedazo o cernedor que slo deja pasar los datos que tendrn valor para el destinatario. Un tpico ejemplo es el de la informacin por excepcin, en la que slo se consignan los casos que se desvan de una norma, en lugar de informar todos los casos, incluso los que cumplen con la norma. Otro mtodo de compresin es el uso de medidas estadsticas (tales como la media, la moda, la mediana, los cuartiles, el rango, etc.) que describen el comportamiento, real o pronosticado, de variables probabilsticas. Es frecuente que sea ms ilustrativo, por ejemplo, suministrar el promedio mensual de ventas de un ao que la lista de las ventas de cada uno de los doce meses de ese ao. Teniendo en cuenta que ms importante que la existencia de informacin es la capacidad de procesarla, es fundamental que el sistema de informacin cuente con componentes que acten como compresores, es decir, proyectados para recibir ms informacin de la que transmiten.
2.4. Almacenamiento Esta funcin se vincula con la conservacin fsica de los datos y con su adecuada proteccin. Aunque no todos los datos que procesa un sistema de informacin se conservan en dispositivos de computacin, stos constituyen el soporte prcticamente obligado
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del banco de datos de las organizaciones. Aun en las empresas de mayor envergadura en el mundo, la tecnologa de computacin disponible permite una capacidad virtualmente ilimitada para mantener este banco de datos en condiciones de ser consultado en forma inmediata. En materia de archivos computadorizados, la teora y la prctica del diseo, la generacin, el mantenimiento, la reorganizacin y la consulta de las estructuras de datos han alcanzado un alto grado de sofisticacin y eficiencia. Como una definicin general, puede decirse que se denomina base de datos a un conjunto de archivos que responde a la aplicacin de herramientas lgicas orientadas especficamente al logro de esa eficiencia. A travs de la funcin de almacenamiento, el sistema de informacin hace las veces de memoria de la organizacin. Al mismo tiempo, la permanente puesta al da de esa memoria convierte a la base de datos, mediante un modelo simblico descriptivo, en la imagen actualizada de la organizacin.
2.5. Recuperacin Esta funcin tiene el propsito de suministrar el acceso a la base de datos. Como se dijo ms arriba, depende de un apropiado sistema de clasificacin. Cada da estn ms difundidas las aplicaciones de computacin en las que la recuperacin de los datos (y, muchas veces, su actualizacin) debe hacerse en tiempo real, es decir, en el mismo momento en que sucede el hecho que genera la necesidad de la recuperacin o la actualizacin. En estos casos, la computadora interviene en alguna parte de la ejecucin de la propia transaccin que demanda el uso o actualizacin de los datos.
2.6. Procesamiento El sistema de informacin (como todo sistema) es un transformador de entradas en salidas a travs de un proceso. Esta transformacin se realiza mediante cmputos, clasificaciones, clculos,
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agregaciones, relaciones, transcripciones y, en general, operaciones que, no importa qu recursos humanos o tecnolgicos empleen, persiguen el objetivo de convertir datos en informacin, es decir, en datos que habrn de tener valor y significado para un usuario. La funcin de procesamiento implica, principalmente, la modificacin de la base de datos para mantenerla actualizada.
2.7. Transmisin Esta funcin comporta la comunicacin entre puntos geogrficos distantes, sea por el traslado fsico del sostn de los datos (papeles, dispositivos de archivos computadorizados, cintas de audio o video, microfichas, etc.) o por la transmisin de seales (comunicacin entre equipos de computacin, transmisin de facsmiles, telfono, etc.). Este aspecto del sistema de informacin se vincula con la tecnologa de comunicaciones, la que se halla tan asociada con la de la computacin, e igualmente tan desarrollada, que resulta muy difcil trazar una lnea de separacin entre ellas. De ah que suele aplicarse la denominacin de telemtica a la disciplina o ambiente tecnolgico que surge de la combinacin de las telecomunicaciones y la informtica. Las facilidades disponibles para transmitir datos entre distintos puntos fsicos, as como la amplsima gama de capacidades de equipos de computacin, permiten descentralizar los recursos de computacin y las bases de datos. Esto puede hacerse sin caer en costosas redundancias ni perder la integracin de sistemas y archivos, ya que todos los puntos pueden estar interconectados, compartiendo recursos y datos, y manteniendo similares grados de actualizacin de las bases de datos. As, se conforman las llamadas redes de procesamiento distribuido, mediante las que se lleva la inteligencia de computacin al mismo lugar en que se la necesita, sin caer en los costosos aislamientos de la descentralizacin sin comunicacin. Adems, las posibilidades de transmisin de datos a travs de redes de comunicaciones (desde las limitadas al edificio de una
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organizacin hasta las intercontinentales) tienen un impacto fundamental en el planteo estratgico de las empresas y estn produciendo cambios trascendentales en la naturaleza y la operacin de los negocios.
2.8. Exhibicin Mediante esta funcin, se proporciona una salida de informacin preparada de modo tal que resulte legible y til a su destinatario. En un sistema de informacin basado en el uso de computadoras, esta funcin es la que implica la interfaz con el ser humano. Todas las funciones descriptas hasta aqu realizan diversos tratamientos de la informacin, pero no producen resultados visibles para el usuario. De ello se encarga esta funcin de exhibicin, la que expone la informacin en forma impresa, en una pantalla de representacin visual o en otros dispositivos. La presentacin de los resultados tiene particular importancia para que los mismos revistan el carcter de informacin, para que aparezcan con significado ante los ojos del usuario, para que reduzcan la ignorancia del mismo, y para que lo induzcan a la accin. En la mayor parte de los sistemas de informacin ineficientes, el problema central no reside en la ausencia de informacin, sino en el ocultamiento o enmascaramiento de la misma bajo una maraa de datos en las que el usuario debe hurgar para encontrar aquellos que, para l, constituyen informacin. Esto pone en evidencia la importancia de la funcin de compresin, por un lado, y la de la precisa determinacin de las necesidades informativas de cada puesto de la organizacin, por el otro.
3. EL
SISTEMA DE REGULACIN Y CONTROL
En un mundo sometido a frecuentes e importantes transformaciones de todo carcter, las organizaciones deben adaptarse, si quieren sobrevivir, y deben adelantarse, si quieren vencer. La fle-
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xibilidad, entendida como la capacidad de adaptarse a los cambios del contexto, es un requisito del xito en nuestra sociedad contempornea. Naturalmente, para adaptarse a los cambios, lo primero que se requiere es detectarlos, y sobre todo, detectarlos cuanto antes. La informacin sobre los factores internos y externos (es decir, los correspondientes a la organizacin y a su ambiente) debe ser generada en tiempo oportuno y exhibida en el tablero de comando de la organizacin. El rol estratgico esencial del sistema de informacin es asegurar la mxima flexibilidad de la organizacin para adaptarse a los cambios de un contexto cuya caracterstica principal es, precisamente, la innovacin y la inestabilidad. Para cumplir este rol, el sistema de informacin constituye la pieza fundamental de un sistema de regulacin y control aplicado al sistema-objeto, es decir, a la organizacin. Este rol del sistema de informacin quedar ms claro con un somero anlisis de la estructura y funcionamiento de un sistema de control ciberntico. La ciberntica es una ciencia joven cuyo nacimiento se asocia con la publicacin, en 1942, de la obra Cybernetics, del matemtico norteamericano Norbert Wiener, en la que se la define como la ciencia que estudia los sistemas de control, especialmente de autocontrol, tanto en los organismos como en las mquinas. Tambin ha sido definida como la rama del conocimiento que enlaza las teoras y los estudios sobre la comunicacin y el control en organismos vivos y mquinas. La ciberntica, entonces, es un enfoque particularizado de sistemas, que se ocupa de los distintos tipos de procesos de regulacin y control aplicables a los sistemas, de acuerdo con la naturaleza y complejidad de los mismos. As, se consideran los casos de sistemas que presentan un muy alto grado de complejidad (tales como la economa, el ser humano o la empresa), y a los que se aplica un sistema ciberntico de regulacin y control, cuyo modelo se expone en la figura y en los prrafos siguientes:
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Entrada
Proceso
Retroaccin de 1er. orden (modifica las entradas)
Salida
Norma
Detector
Retroaccin de 2do. orden (modifica la norma)
Activador
Comparador
Modelo de sistema de regulacin y control
Para controlar el comportamiento de un sistema, es necesario, en primer trmino, conocer sus salidas. Conocerlas implica detectarlas, verlas, describirlas, medirlas, convertirlas en una expresin simblica (datos) y registrarlas. Por lo tanto, el sistema de regulacin y control empieza con una funcin sensorial que consiste en registrar permanentemente las salidas que produce el sistema. Esta funcin es cumplida por el llamado subsistema detector, que es el componente del sistema de regulacin y control que se encarga de capturar los datos que constituyen la representacin simblica de las salidas. Obtenidos los datos de las salidas, el sistema de regulacin y control debe determinar si tales salidas responden al objetivo definido. Este objetivo se habr formulado en trminos de una norma (poltica, meta, procedimiento, estndar, etc.). Con esta norma, por lo tanto, deben compararse los datos capturados por el subsistema detector. Esta funcin es cumplida por un subsistema comparador que, al cotejar tales datos con la informacin de la norma de control, determina si el objetivo es satisfecho por la salida o si se ha producido una desviacin y cul es su magnitud. Si no existe desviacin, debe mantenerse el diseo o comportamiento del sistema. En cambio, si el subsistema comparador
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determina la existencia de una desviacin, ser necesario modificar ese diseo o bien modificar el objetivo del sistema cambiando la norma o su intervalo de tolerancia, de modo que la salida pase a situarse dentro de los lmites de satisfaccin del objetivo. En cualquiera de los dos casos, habr que tomar una decisin. En el sistema de regulacin y control, esta funcin decisoria es llevada a cabo por el subsistema activador, a partir de la informacin recibida del subsistema comparador. La aplicacin de este modelo a la organizacin permite advertir cules son los subsistemas de la misma que cumplen los diferentes roles. En efecto, el sistema de informacin de la organizacin acta como detector y, puesto que captura representaciones simblicas de las salidas (es decir, captura datos), todos los restantes sistemas de la organizacin procesan datos, ya que son alimentados por el sistema de informacin. Por su parte, el sistema de control de la organizacin opera como comparador y, finalmente, el sistema de decisin hace las veces de activador.
4. LA
ADMINISTRACIN DE LA INFORMACIN
En nuestros das, muchos datos son nicos para cada organizacin, no slo porque ella es la propietaria de los mismos, sino porque pueden constituir un factor clave en el mantenimiento de una posicin competitiva en el mercado. La destruccin o alteracin de los datos puede afectar la rentabilidad de la empresa e incluso provocar su desaparicin. Desde este punto de vista, la informacin se convierte en un recurso de la organizacin, tal como el dinero, el personal o el equipo; ms an, la informacin es el recurso crtico, pues los restantes recursos no pueden ser administrados sin ella. Pero la informacin no es un recurso ms de los que integran el activo de la organizacin, sino que reviste el carcter de recurso estratgico. Los sistemas de informacin cumplen un rol decisivo en cualquiera de las alternativas estratgicas que pueden plantearse las organizaciones, como la del productor de ms bajo costo, la de diferenciacin del producto, la de focalizacin de mercados,
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etc. Por ejemplo, para el caso de la estrategia del productor de ms bajo costo, el sistema de informacin tiene valor estratgico contribuyendo a disminuir los costos de mano de obra (y as el costo unitario), mediante el acotamiento del staff de produccin y administrativo; a reducir las inversiones en activo fijo, mediante el perfeccionamiento del uso de las facilidades de produccin a travs de una mejor programacin de las operaciones; a disminuir los costos del capital, al facilitar la reduccin de los inventarios, de las cuentas a cobrar, etc. Ahora bien, si la informacin es un recurso, debe ser administrada como cualquier otro recurso de la organizacin. Tradicionalmente, toda empresa emplea tres recursos principales: los humanos, los financieros y los materiales. En toda organizacin, cada uno de estos recursos cuenta con un rea, sector o departamento encargado de administrarlo. Tpicamente, el rea de Personal administra los recursos humanos, el rea de Finanzas el dinero y las reas de Compras y Almacenes los recursos materiales. Todos ellos presentan un ciclo de vida; por analoga con la vida del ser humano, puede decirse que el ciclo de estos recursos incluye su nacimiento, su desarrollo, su aplicacin y su muerte. El dinero nace o aparece cuando ingresa a la empresa, a travs de una venta, una emisin de acciones, un crdito, etc.; se desarrolla cuando los excedentes financieros son invertidos; se lo aplica cuando se lo destina a ser cambiado por un bien o por un servicio; y muere cuando se lo pierde. Los recursos humanos nacen cuando se los incorpora a la empresa; se desarrollan cuando se los capacita, se los aplica cuando se asignan a una tarea determinada y mueren cuando dejan la organizacin. Similar ciclo de vida se cumple con los recursos materiales. Las reas especficas de la organizacin se ocupan de administrar cada etapa del ciclo de vida. As, el rea de Recursos Humanos se ocupa del nacimiento (bsqueda de personal, evaluacin, seleccin, induccin, entrenamiento inicial, etc.), del desarrollo (planes de capacitacin, plan de carreras, sistemas de estmulo, relaciones humanas, etc.), de la aplicacin (legajos, remuneraciones, evaluacin de puestos, etc.) y de la muerte (tramitacin de renuncias, despidos, fallecimientos, etc.).
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El caso de la administracin de los recursos financieros es similar, pero conviene analizarlo con ms detalle, pues ello resultar de suma utilidad para considerar el tema de la administracin de la informacin. Supngase que, teniendo la organizacin su sede central en la Capital Federal, se produce un ingreso de dinero en la filial de Salta. Aun cuando todos los empleados que dependen directamente de la gerencia de Finanzas desempeen sus funciones en la sede central, esta rea no se desentiende del ingreso de dinero en la filial ni ejerce su funcin esperando que el dinero le llegue de todas las filiales para administrarlo slo a partir del momento en que se encuentra fsicamente en su poder o depositado en una cuenta corriente de la Capital Federal. Muy por el contrario, el rea de Finanzas toma control sobre el dinero en el mismo momento en que nace, en este caso, en el mismo momento en que ingresa a la filial de Salta, para lo cual la gerencia de Finanzas habr establecido un conjunto de normas que contemplen, por ejemplo: El comprobante de caja que se emitir al recibir el dinero. La imputacin contable del ingreso. El tratamiento que se dar a los comprobantes internos generados en la transaccin. El destino del dinero recaudado, definiendo rutinas de cierres de caja, de depsitos bancarios en Salta y de transferencias de fondos de Salta a Capital Federal.
Ahora bien; cuando los fondos se encuentran transferidos, ellos estn solamente bajo el control de la gerencia de Finanzas, concentrados en un banco, y ningn otro sector de la organizacin puede controlar el dinero. Si un rea o un funcionario necesita disponer de una suma en efectivo, la debe solicitar a la gerencia de Finanzas, la que se lo proporcionar mediante la emisin de una orden de pago o un comprobante de caja. Es esa gerencia la que suministra a cada persona de la organizacin el dinero que necesita, en la medida, en el momento y en el lugar en que lo requiera. Al hacerlo as, est administrando la salida o muerte del recurso.
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De igual modo, el rea de Finanzas administra el desarrollo del dinero, pues est a su cargo la determinacin y operacin de la inversin de los excedentes financieros; y administra la aplicacin del dinero, pues maneja asignaciones presupuestarias, registra las tenencias y movimientos de fondos, etc. Considrese ahora la misma situacin que se acaba de plantear, pero enfocada desde el punto de vista de la informacin, y no del dinero. Con propsitos didcticos, se repite a continuacin el texto de la descripcin formulada para el rea de Finanzas, ligeramente adaptada al tratamiento de la informacin. En la filial de Salta se produce el nacimiento, es decir, la generacin de datos. Pueden ser, por ejemplo, los datos que describen o, por mejor decir, simbolizan el ingreso de dinero antes aludido. Aun cuando todos los empleados que dependen directamente de la gerencia de Sistemas, desempeen sus funciones en la sede central, esta rea no deber desentenderse de dicha generacin de datos ni deber ejercer su funcin esperando que los datos le lleguen de todas las filiales para administrarlos slo a partir del momento en que se encuentren almacenados en la base de datos de la Capital Federal. Muy por el contrario, el rea de Sistemas deber tomar control sobre los datos en el mismo momento en que nacen; en este caso, en el mismo momento en que se generan en la filial de Salta. Para ello, la gerencia de Sistemas establecer un conjunto de normas que determinarn, por ejemplo: Cmo se capturan los datos de la operacin. La imputacin contable automtica del ingreso. El tratamiento que se dar a los archivos de datos generados por las transacciones. El destino de los datos generados, definiendo rutinas de cortes de procesos, de almacenamiento de datos en Salta y de transferencias de datos de Salta a Capital Federal.
Ahora bien, cuando los datos se encuentren transferidos, ellos estarn bajo el control exclusivo de la gerencia de Sistemas, concentrados en un banco de datos. Ningn otro sector de la
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organizacin podr controlarlos. Pero si un rea o un funcionario necesita disponer de informacin, la solicitar a la gerencia de Sistemas, la que la proporcionar mediante el diseo y la implementacin de un sistema que permita acceder a la base de datos. Es esa gerencia la que suministrar a cada persona de la organizacin la informacin que necesita, en la medida, en el momento y en el lugar en que lo requiera. Al hacerlo as, estar administrando la aplicacin del recurso. De igual modo, el rea de Sistemas administrar el desarrollo del recurso, pues estar a su cargo la determinacin de los procesos mediante los cuales los datos se transforman en informacin; y administrar la baja o muerte de los datos pues, al realizar el mantenimiento de la base de datos, determinar la eliminacin de aquellos que no es necesario conservar. Con la precedente analoga, se pone en evidencia que, siendo la informacin un recurso ms de la organizacin, debe ser administrado en forma similar a los restantes, y debe contar con un rea especfica que ejerza esa administracin. La administracin de los recursos informticos (el enfoque ARI) empieza a verificarse cuando se ejerce la administracin del recurso informtico ms importante: la informacin. Administrar la informacin implica no slo administrar, adems, el hardware y el software, sino tambin administrar los sistemas de archivos (pues lo que se archiva es informacin), los sistemas de comunicaciones (pues lo que se comunica es informacin), el sistema de administracin de formularios (pues los formularios son un soporte fsico de la informacin), e incluso el sistema de duplicacin (pues lo que se duplica es informacin). Por ello, la gerencia ARI es un rea en la que, adems, se maneja un centro de cmputos. Por otra parte, y con mayor frecuencia que la deseable, se encuentran organizaciones en las que el rea de Sistemas slo asume responsabilidad sobre los datos digitales y los procesos computadorizados. Un rea de este tipo ejerce su jurisdiccin sobre los datos slo a partir del momento en que los mismos se incorporan a una computadora; todos los otros datos, o esos mismos mientras circulan por otras vas, son considerados ajenos a la
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incumbencia del rea de Sistemas, con lo que, en la realidad, nadie se encarga de administrarlos. En el contexto de la analoga que se viene aplicando, esto es similar a un rea de Finanzas que, por ejemplo, administrara el dinero en moneda nacional y no lo hiciera con el dinero en moneda extranjera. La administracin de la informacin debe cumplirse, pues, para todo tipo de datos, sean digitales o no, y para todos los procesos de tratamiento de los datos, sean computadorizados o manuales. Y debe tambin cumplirse en todo el mbito geogrfico y funcional de la organizacin, tal como Finanzas lo hace con el dinero o Recursos Humanos lo hace con la mano de obra.
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LECTURAS COMPLEMENTARIAS
CONCEPTOS
DE SISTEMAS
Los sistemas se caracterizan por los siguientes conceptos: Elementos Los elementos son los componentes de cada sistema. Los elementos de un sistema pueden a su vez ser sistemas por derecho propio, es decir, subsistemas. Los elementos de sistemas pueden ser inanimados (no vivientes), o dotados de vida (vivientes). La mayora de los sistemas con los cuales tratamos son agregados de ambos. Los elementos que entran al sistema se llaman entradas, y los que lo dejan se llaman salidas o resultados.
Proceso de conversin Los sistemas organizados estn dotados de un proceso de conversin por el cual los elementos del sistema pueden cambiar de estado. El proceso de conversin cambia elementos de entrada en elementos de salida. En un sistema con organizacin, los procesos de conversin generalmente agregan valor y utilidad a las entradas, al convertirlas en salidas. Si el proceso de conversin reduce el valor o utilidad, se trata de un sistema que impone costos e impedimentos.
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Entradas y recursos La diferencia entre entradas y recursos es mnima, y depende slo del punto de vista y de las circunstancias. En el proceso de conversin, las entradas son generalmente los elementos sobre los cuales se aplican los recursos. Por ejemplo, los estudiantes que ingresan al sistema de educacin son entradas, en tanto que los maestros son uno de los recursos utilizados en el proceso. Desde un contexto ms amplio, los estudiantes con una educacin se tornan en recursos, cuando se convierten en el elemento activo de la comunidad. En general, el potencial humano (maestros, personal no acadmico, personal administrativo), el capital (que proporciona tierra, equipo e implementos), el talento, el saber cmo y la informacin pueden considerarse todos intercambiables como entradas o recursos empleados en un sistema. Cuando se identifican las entradas y recursos de un sistema, es importante especificar si estn o no bajo control del diseador del sistema, es decir, si pueden ser considerados como parte del sistema o parte del ambiente. Cuando se evala la eficacia de un sistema para lograr sus objetivos, las entradas y los recursos generalmente se considerarn como costos.
Salidas o resultados Las salidas son los resultados del proceso de conversin del sistema y se cuentan como resultados, xitos o beneficios.
El ambiente Es imperativo decidir sobre los lmites de los sistemas cuando se estudian sistemas abiertos, es decir, sistemas que interactan con otros sistemas. La definicin de los lmites de sistemas determina cules sistemas se consideran bajo control de quienes toman las decisiones y cules se dejan fuera de su jurisdiccin (considerados como conocidos o dados). A pesar que se implanten lmites a un sistema, no pueden ignorarse las interacciones con el ambiente.
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Propsito y funcin Los sistemas inanimados estn desprovistos de un propsito evidente. Adquieren un propsito o funcin especficos cuando entran en relacin con otros subsistemas en el contexto de un sistema ms grande. Por tanto, las conexiones entre subsistemas, y entre subsistemas y el sistema total, son de considerable importancia en el estudio de sistemas.
Atributos Los sistemas, subsistemas y sus elementos estn dotados de atributos o propiedades. Los atributos pueden ser cuantitativos o cualitativos. Esta diferenciacin determina el enfoque a utilizarse para medirlos. Los atributos cualitativos ofrecen mayor dificultad de definicin y medicin que los atributos cuantitativos. Los atributos en ocasiones se usan como mediciones de eficacia, aunque deben diferenciarse el atributo y su medicin.
Metas y objetivos La identificacin de metas y objetivos es de suprema importancia para el diseo de sistemas. En la medida en que se disminuye el grado de abstraccin, los enunciados acerca de metas y objetivos sern mejor definidos y ms operativos. Las mediciones de eficacia, que presentan el valor de los atributos del sistema, regulan el grado en que se satisfacen los objetivos del mismo.
Estructura La nocin de estructura se vincula con la forma de las relaciones que mantienen los elementos del conjunto. La estructura puede ser simple o compleja, dependiendo del nmero y tipo de interrelaciones entre las partes del sistema. Los sistemas comple-
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jos involucran jerarqua, es decir, niveles ordenados de partes, elementos o subsistemas. La eficacia de un sistema depende del tipo y forma de interrelaciones entre sus componentes. John P. van Gigch Texto adaptado de Teora general de sistemas. Editorial Trillas, Mxico, 1987, pp. 26-29.
LOS
CIEGOS Y EL ELEFANTE
Una fascinante historia para nios, basada en un cuento folclrico que data de hace ms de dos mil aos, ofrece una perspicaz visin de lo que pasa cuando no se adopta el enfoque de sistemas al estudiar un problema. En este cuento hay seis hombres que son muy inteligentes pero ciegos. En sus viajes, encuentran un elefante y cada uno hace su interpretacin acerca del sistema objeto de estudio. Sus respectivas interpretaciones estn basadas en la parte especfica del elefante (sistema) que a cada uno de ellos le han asignado tocar. El primer hombre ciego toca el lado robusto y declara que el elefante es como una pared. Esto contina de la misma manera con los cinco restantes: Nmero dos: colmillo, como una lanza. tres: trompa retorcida, como una serpiente. cuatro: rodilla, como un rbol. cinco: oreja, como un abanico. seis: cola, como una cuerda. En parte, cada uno tiene razn, ya que slo ha tenido contacto con un subsistema. Asimismo, todos estn equivocados, porque a raz de su ceguera han fallado al comprender el sistema como un todo. A menudo, en trabajos de sistemas de informacin, las perspectivas limitadas (ceguera particular) de los individuos que realizan el estudio, lleva a fallas similares en la percepcin. Estas fallas resultan en el desarrollo de aplicaciones que no cumplen las necesidades del usuario.
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Parece haber un sesgo, especialmente en nuestra cultura occidental, a mirar las cosas de manera fragmentada. En consecuencia, suele prevalecer una visin no sistmica en la resolucin de los problemas.
Ms que cualquier cantidad de explicaciones, esta historia para nios simplemente ilustra la necesidad de un enfoque de sistemas para los sistemas de informacin de la organizacin. Como ocurre a menudo, este es un caso de los cuentos de permanente inters que contienen las semillas de conocimiento adquiridas por una cultura a lo largo de centurias de experiencia prctica.
William M. Taggart Jr. Adaptado de Information Systems. Allyn and Bacon, EE.UU., 1980, pp. 13-14.
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AUTOEVALUACIN
1. Evale los conceptos de dato e informacin y aplquelos a su tarea cotidiana. Qu proporcin de datos e informacin encuentra en listados, pantallas de computacin y otros informes que recibe o utiliza? 2. Considere la unidad organizativa a su cargo como un sistema. Haga una lista de los subsistemas que la componen, segn su enfoque. Para cada uno de ellos, formule una oracin que describa el respectivo objetivo. Analice las relaciones entre los distintos subsistemas: cules son los dos que intercambian mayor energa y cules los dos que intercambian menor energa? 3. Analice un equipo de ftbol como sistema. Cules son sus elementos? Cul es su objetivo? El cambio de relaciones entre sus elementos afecta el rendimiento del sistema-equipo? Cul es el lmite de ese sistema? Incluira al director tcnico dentro de ese lmite? Y al preparador fsico? Y a los directivos del club? Por qu? 4. Teniendo en cuenta los requisitos de toda informacin eficiente, considere tres principales informes que usted recibe habitualmente y somtalos a anlisis en cuanto al grado en que satisfacen cada requisito. 5. Para cada una de las funciones del sistema de informacin, encuentre un ejemplo entre las actividades a su cargo o, subsidiariamente, entre las de otros sectores de su organizacin.
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6. Dibuje los rectngulos y flechas conectoras del diagrama del sistema de regulacin y control. Luego, considere su unidad organizativa como sistema-objeto o sistema regulado. Finalmente, aplique el diagrama a ese sistema-objeto, inscribiendo en los recuadros los nombres de las entidades y funciones que corresponden a cada uno de ellos.
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Unidad 2 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN
1. INTRODUCCIN
Las distintas clases de sistemas de informacin surgen de la satisfaccin de diferentes necesidades. Si el sistema de informacin satisface los requerimientos del sistema-organizacin, las distintas clases de subsistemas de informacin habrn de responder a las necesidades de distintos subsistemas de la organizacin. Las organizaciones se pueden estructurar en 4 niveles: el nivel operativo, constituido por los procesos fsicos de produccin y distribucin; el nivel de control operativo, el nivel de las decisiones tcticas, y el nivel de las decisiones estratgicas. Las decisiones son estructuradas, semiestructuradas o no estructuradas, segn el nivel (a medida que subimos en la pirmide, las decisiones son cada vez menos estructuradas). Por lo tanto, la informacin que concierne a la toma de decisiones difiere en los distintos niveles, lo que requiere la existencia de diferentes tipos de sistemas que provean dicha informacin. La siguiente pirmide ilustra los diferentes niveles en una organizacin y el tipo de decisiones que en cada uno de ellos intervienen. A lo largo de este captulo, veremos los diferentes tipos de sistemas que soportan estas decisiones segn el nivel al que corresponden.
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2. SISTEMAS
DE INFORMACIN TRANSACCIONALES
2.1 Qu son? Histricamente, los sistemas de informacin transaccionales fueron los primeros (y, durante muchos aos, casi los nicos) en ser incorporados al procesamiento computadorizado. En el contexto de los sistemas de informacin, una transaccin es un intercambio entre un usuario que opera una terminal y un sistema de procesamiento de datos, en el que se concreta un determinado resultado. Implica la captura y validacin de los datos ingresados por el usuario, la consulta y/o actualizacin de archivos, y una salida o respuesta. Esta definicin connota en la transaccin su carcter de operacin individual, relativamente breve e indivisible. Los sistemas de informacin transaccionales, por lo tanto, estn destinados a satisfacer las necesidades del nivel operativo: explotan la capacidad y velocidad de las computadoras para almacenar y procesar grandes volmenes de datos; realizan operaciones repetitivas y relativamente sencillas; y contribuyen a automatizar las tareas ms rutinarias y tediosas, a eliminar el
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papeleo, a acelerar los trmites, a disminuir la cantidad de mano de obra, a minimizar los errores, a facilitar la registracin y recuperacin de datos desagregados y, en general, a reducir o aligerar las actividades que desarrollan los empleados u operarios de las organizaciones. Los sistemas transaccionales son conocidos tambin con las siglas TPS (Transaction Processing Systems), y cuando el procesamiento se realiza en tiempo real (es decir, cuando el procesamiento de los datos es simultneo a los hechos) se los conoce como OLTP (On Line Transaction Processing).
2.2. Cules son? En este tipo de sistemas, se encuentran los que son prcticamente comunes a todas las organizaciones, tales como los de Contabilidad, Facturacin, Inventarios, Ventas, Proveedores, Cuentas Corrientes, Cobranzas, Caja, Bancos, Sueldos, Finanzas, Compras, Planeamiento y Control de la Produccin, etc. Tambin pertenecen a esta clase muchos otros sistemas (llamados sistemas para mercados verticales) que resultan ms especficos de una rama de actividad, como, por ejemplo, Administracin de Obras Sociales, Administracin de Sistemas de Medicina Prepaga, Administracin de AFJP, Servicios Financieros, Reserva de Pasajes, Administracin Hospitalaria, Administracin Hotelera, Administracin de Propiedades, Administracin de Instituciones Educativas, Produccin de Seguros, etc. Si no para todos, para la mayora de estos sistemas existe una variada oferta de paquetes de programas estandarizados. Los ms numerosos son los diseados para las organizaciones ms pequeas, y su costo, su grado de estandarizacin y su sencillez de manejo los hacen muy accesibles, as como aptos para su empleo con los ms econmicos modelos de computadoras personales. En el otro extremo, se encuentran las versiones ms potentes y costosas, las que suelen tener mayores exigencias de implantacin; generalmente, requieren personal especialmente entrenado, recursos de computacin relativamente caros y sofisticados, y la adaptacin de los programas a las
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necesidades particulares de la organizacin. Sobre todo en el caso de esta categora superior de paquetes, se plantea la alternativa estratgica de optar por estas soluciones de terceros o encarar el desarrollo de sistemas a medida, es decir, especialmente diseados y construidos para la organizacin en que sern utilizados.
2.3 Sistemas ERP Un sistema ERP es un paquete de programas estandarizados que le permite a una compaa automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos y prcticas entre todos los miembros de la organizacin, y producir y acceder a la informacin en un ambiente de tiempo real.1 La sigla ERP, en ingls Enterprise Resource Planning, significa Planificacin de los recursos de la empresa. Sin embargo, un sistema ERP poco tiene que ver con la planificacin de los recursos, tal como su nombre indica. El trmino ERP proviene de los sistemas denominados MRP (Material Requirement Planning) de los aos 60 y que luego evolucionaron a los MRPII en los aos 80, aunque en este caso significaba Manufacturing Requirements Planning. Cuando en los aos 90 los alcances se extendieron a las reas de finanzas, recursos humanos, compras y ventas, entre otras, estos sistemas se denominaron Enterprise Resource Planning. A pesar de que el crecimiento de Internet ha recibido la mayor atencin de los medios en los ltimos aos, la inclusin de los sistemas ERP en el mundo de los negocios puede ser en realidad el mayor desarrollo en el uso corporativo de la tecnologa de la informacin de los aos 90. Una aplicacin ERP constituye un marco de trabajo que incluye aplicaciones comerciales, administrativas (finanzas, contabilidad), aplicaciones de recursos humanos, de planeamiento de manufactura, y gestin de proyectos. Es decir, un sistema ERP une los procesos de negocios ms importantes.
1. La organizacin Integrada. En: Gestin, Vol. 4 No. 4, Buenos Aires, julio-agosto 1999.
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2.3.1. Caractersticas de un sistema ERP Sistema integrado El corazn de un ERP es una base de datos central que obtiene datos de las aplicaciones, las cuales a su vez alimentan la base de datos. Estas aplicaciones son las que soportan las diferentes funciones empresariales. La utilizacin de esa base de datos nica es lo que caracteriza a los ERP como sistemas integrados. El siguiente grfico ilustra la anatoma de un sistema ERP2 :
La informacin que surge de las funciones de un departamento se refleja en los dems departamentos de la compaa, ya que todos acceden a los mismos datos. Esto permite a los gerentes
2. Davenport, Thomas. (1998) Living with ERP. En: CIO Magazine. 1 de diciembre.
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tener una visin en tiempo real del funcionamiento de la compaa o de alguna de sus partes. La unificacin de los datos en un mismo formato hace que los mismos sean transparentes y fciles de comparar, por lo que permite tambin detectar anomalas. Los sistemas ERP parecen ser un sueo hecho realidad, en especial para aquellos gerentes que han luchado con gran frustracin con sistemas de informacin incompatibles y prcticas inconsistentes. Para ellos, la promesa de una solucin al problema de la integracin del negocio es tentadora.
Diseo basado en las mejores prcticas Los sistemas ERP estn basados en patrones obtenidos de las mejores prcticas de las empresas que los utilizan. Estos patrones estn diseados para maximizar la eficiencia y minimizar la personalizacin, y estn basados en los procesos y aplicaciones que han demostrado ser los ms eficientes. Un sistema ERP es una solucin genrica, es decir, su diseo refleja una serie de suposiciones acerca de cmo funciona una compaa en general. Los vendedores de los ERP intentan reflejar las mejores prcticas, pero son ellos, y no el cliente, quienes definen el significado de lo mejor. Esto implica que, en muchos casos, el sistema permitir a una compaa operar ms eficientemente, pero en otros, las suposiciones del sistema irn en contra de los intereses de la misma. En resumen, la lgica incrustada en los ERP puede ser un atributo valioso para las empresas que pretenden adaptar sus procesos a las mejores prcticas embebidas en los sistemas. Pero representan una desventaja para aquellas que, por motivos fundados, han definido procesos de modos distintos a los contemplados en los sistemas3 . En el pasado, cuando se desarrollaba un sistema de informacin, las compaas deban decidir cmo queran hacer su negocio
3. Tesoro, Jos Luis. La maduracin de los sistemas de gestin. En: BAE, Buenos Aires Econmico, Seccin Reflexiones, 11 de noviembre de 1999. p. 19.
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y luego elegan un software que se adecuara a sus procesos. Muchas veces se reescriba el cdigo de tal manera que el sistema se ajustara fuertemente a los procesos. Sin embargo, con los sistemas ERP se invierte esa secuencia. Los procesos de negocios, en general, deben modificarse para ajustarse al sistema.
Capacidad de personalizacin Aun as, los sistemas ERP permiten un cierto grado de personalizacin para posibilitar ajustar el sistema a la forma de trabajo particular de cada compaa. Debido a que los sistemas son modulares, las compaas pueden, por ejemplo, instalar aquellos mdulos que son ms apropiados para su negocio. La mayora de las compaas instalan, por ejemplo, los mdulos contable y financiero, pero no todas adoptan los mdulos de recursos humanos o de fabricacin. Algunas compaas no necesitan comprar determinados mdulos. Luego, para cada mdulo, se personaliza el sistema a travs de tablas de configuracin para lograr que se ajuste lo mejor posible a los procesos de la compaa. Las tablas de configuracin ofrecen una serie de opciones, pero stas son limitadas. Cuando las opciones ofrecidas por el sistema no son suficientes para obtener la flexibilidad requerida, hay dos opciones: la modificacin de alguna parte del cdigo, o la utilizacin de un sistema externo al ERP construyendo una interfase con el mismo. Ambas opciones requieren tiempo y esfuerzo y pueden diluir los beneficios de integracin del sistema ERP. Respecto de las modificaciones en el cdigo, hay que tener en cuenta que si bien en cierta medida puede convenir hacer pequeas modificaciones, la complejidad del sistema hace que las modificaciones mayores sean impracticables. Por lo tanto, una de las cuestiones principales que deben ser tenidas en cuenta es definir qu grado de estandarizacin de los procesos de negocios es razonable para una compaa. En general, se recomienda tener precaucin cuando se considera la realizacin de cambios en el cdigo de los programas. Por ello, una
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implementacin exitosa de un sistema ERP requiere que los procesos del negocio sean cambiados para ajustarse a la funcionalidad del sistema. Algunos implementadores exitosos recomiendan un enfoque hbrido, en el cual los cambios en el cdigo son permitidos, pero slo cuando la ventaja competitiva derivada de utilizar procesos no estandarizados es claramente demostrable.
2.3.2.Los costos de instalacin de un ERP Los sistemas ERP permiten hacer significativos ahorros en una compaa. Sin embargo, hay que tener en cuenta que estos sistemas cuestan mucho dinero, debido a que son sistemas complejos y notoriamente difciles de implementar. La implementacin de un sistema ERP es ms costosa que el producto propiamente dicho. Los costos de implementacin incluyen una variedad de factores, tales como la escasez de personal con experiencia en el tema, el costo de encarar un proyecto enfocado hacia la reingeniera (tradicionalmente adoptado por las compaas implementadoras) y la necesidad de las compaas de incrementar la infraestructura tecnolgica para satisfacer la demanda de estos sistemas. En los proyectos, generalmente se contratan consultores con experiencia en implementaciones ERP para ayudar con la instalacin del software. Los costos totales de la incorporacin de un sistema ERP suele ser varias veces el valor de las licencias del software, pues se deben agregar, entre otros, los costos generados por consultoras (previas y durante el proceso de incorporacin) y los correspondientes a la infraestructura tecnolgica adicional, la capacitacin, el proceso de gestin del cambio y el tiempo de los recursos humanos propios de la organizacin. Se calcula que el costo final incrementa entre 3 y 5 veces el valor de las licencias, con experiencias, en algunos casos, de un aumento mucho mayor. Un sistema ERP no es simplemente un proyecto, es como una forma de vida. Esto implica que siempre habr nuevos mdulos y versiones para instalar. De la misma manera, siempre se requerir una capacitacin continua de los usuarios.
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Mientras algunas compaas encuentran que el sistema ERP los ayuda a tomar mejores decisiones, otras descubren demasiado tarde que la compra fue realizada con poco juicio. Por ello, es imprescindible hacer un anlisis detallado de los procesos de negocio e identificar los requerimientos para encontrar la solucin adecuada. De lo contrario, se pueden gastar cientos de miles de dlares en un sistema que no considera los procesos de negocio crticos.
2.3.3. Motivaciones para implementar un ERP Las verdaderas razones para implementar un sistema ERP no son tecnolgicas, sino esencialmente vinculadas con el negocio. Algunas de las motivaciones que dieron origen a los sistemas ERP son las siguientes: Fragmentacin de la informacin: todas las organizaciones recolectan, generan y almacenan grandes cantidades de datos. Sin embargo, en la mayora de las compaas los datos no son almacenados en un repositorio nico. La informacin est desparramada entre varias docenas o incluso cientos de sistemas, cada uno de los cuales est referido a una funcin o unidad de negocios, fbrica u oficina. La capacidad de integracin de los sistemas ERP resuelve este problema de fragmentacin. Necesidad de intercomunicar sistemas dismiles entre s: cuando las organizaciones tienen diferentes sistemas para soportar sus procesos, se requiere la construccin de interfaces entre ellos. La caracterstica de integracin de los ERP elimina la necesidad de crear estas interfaces. Redundancia de datos en la captura y almacenamiento: al tener distintos sistemas para diferentes procesos, es necesario recargar datos provenientes de un sistema dentro de otro, lo cual genera una redundancia de datos. Los sistemas ERP evitan la necesidad de recargar datos en diferentes sistemas.
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2.3.4. Riesgos de la implementacin de un sistema ERP Es cierto que los sistemas ERP pueden generar grandes beneficios, pero los riesgos que implican son igualmente importantes. Las empresas deben cuidar que su entusiasmo con los beneficios no les haga perder de vista los peligros. En la implementacin de un sistema ERP, no se debe minimizar la importancia de lograr que la informacin sea consistente y altamente confiable, as como la de alcanzar la consistencia entre las estructuras de codificacin. Los aspectos relacionados con la calidad de los datos consumen un porcentaje importante del presupuesto de instalacin. Cumplen los sistemas ERP con las expectativas de las compaas? Uno de los problemas tiene que ver con la enorme cantidad de desafos tcnicos que se requieren en la implementacin de dichos sistemas. Son piezas de software muy complejas, y su instalacin requiere grandes inversiones de dinero, tiempo y habilidades. Pero los desafos tcnicos, si bien son de gran importancia, no son la principal dificultad. Los problemas ms grandes son problemas del negocio. Las compaas fallan en reconciliar los imperativos tecnolgicos del sistema ERP con las necesidades de la empresa. Muchas empresas subestiman el impacto que el proyecto ERP puede generar en las personas, roles, habilidades requeridas y estructura organizacional. La gestin del cambio es uno de los factores ms importantes en el xito de un proyecto ERP, pero no siempre es llevado a cabo correctamente. Una efectiva gestin del cambio asegura que la organizacin y el personal estn preparados para los nuevos procesos y sistemas. Para evitar la resistencia al cambio del personal, es necesario establecer una estrategia para comunicar las razones y lograr su apoyo. Un sistema ERP, por su naturaleza, impone su propia lgica en la estrategia, organizacin y cultura de una compaa: la empuja hacia una integracin total, incluso cuando la segregacin de una unidad de negocios es de especial inters, y hacia procesos genricos, incluso cuando la personalizacin de algn proceso constituye una ventaja competitiva. Si una compaa se
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apresura en la instalacin de un sistema ERP sin tener previamente un entendimiento claro de las implicaciones en el negocio, el sueo de la integracin puede transformarse rpidamente en una pesadilla. La experiencia seala una cantidad significativa de inconvenientes y de fracasos parciales o totales en la incorporacin de estos sistemas. Las razones ms comnmente conocidas como causantes de estas situaciones de decepcin, estn originadas en una mala evaluacin y seleccin del producto, en fallas en la gestin del proyecto, en el psimo manejo del proceso de cambio que necesariamente estos sistemas generan y en la subestimacin del esfuerzo de implementacin. Otra cuestin que impacta significativamente en la facilidad con la cual un sistema ERP puede ser implementado, es el estado de los sistemas viejos de la compaa (lo que llamamos el legado). La tarea de integracin entre el sistema ERP y los sistemas viejos es una tarea importante y debe manejarse con cuidado.
2.3.5. Ventajas y desventajas de los sistemas ERP Algunas de las ventajas de los sistemas ERP son: Evitan el esfuerzo de desarrollo permitiendo reducir los tiempos. Segn la economa de la produccin de software estndar, los sistemas ERP deberan ser ms econmicos. Estos sistemas se encuentran ya probados, lo cual brinda seguridad en cuanto a su funcionamiento. Los proveedores actualizan constantemente los sistemas, lo cual permite evitar esfuerzos de actualizaciones, por ejemplo, si se trata de cambios relacionados con los procedimientos contables o legales. Existe una red de soporte de proveedores y consultores, disponibles en caso de problemas o necesidades. Incorporan las mejores prcticas, tal como hemos mencionado anteriormente en esta seccin.
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En funcin de la experiencia, los costos finales se pueden calcular con mayor precisin que construyendo los sistemas a medida. Estn integrados, pero a su vez estn formados por mdulos, lo cual permite ajustarse a las necesidades de cada empresa. Estos sistemas prevn que sea posible consolidar empresas del mismo grupo, an cuando operen en diferentes idiomas o monedas.
Entre las desventajas de los ERP, podemos citar: Requieren una compleja tarea de personalizacin del software segn las necesidades de la empresa. Se genera una importante dependencia del proveedor. Exigen un alto esfuerzo y costo de implementacin. Es necesario adaptar los procesos de la organizacin al paquete de software. No todos los mdulos del producto son satisfactorios. Exigen una mayor demanda de recursos de computacin. Implican una obsolescencia forzada del producto, es decir, los proveedores actualizan los sistemas constantemente, y van discontinuando versiones anteriores, lo cual obliga a los usuarios a comprar dichas actualizaciones.
2.3.6. Factores claves para una implementacin exitosa Un ERP puede mejorar la eficiencia, aumentar la flexibilidad y contener costos. Sin embargo, el xito de los sistemas depende de varios factores: justificacin y retorno de la inversin, diseo de programas e implementacin, enfoque hacia la reingeniera, organizacin y gestin de proyectos, gestin del cambio, capacitacin y soporte continuo. Es fundamental que el proyecto de implementacin de un sistema ERP cuente con el apoyo activo de la direccin superior de la compaa. Tambin es imprescindible que sea visto como una
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iniciativa de negocios, no slo como un proyecto de tecnologa. Las empresas que han obtenido los mayores beneficios de un ERP son aquellas que han evaluado su implementacin desde una visin organizacional y estratgica, o sea, no han primado los factores tecnolgicos. El nfasis est puesto en la empresa, no en el sistema. Debe realizarse una buena gestin del cambio. La motivacin del personal a formar parte del proyecto es de gran importancia. Mucha gente calificada no quiere ser sacada de sus trabajos para formar parte del equipo de implementacin. El desafo radica en hacerles entender que esto no slo es muy importante para la compaa, sino que tambin provee una cantidad de beneficios en sus propias carreras como resultado de su desenvolvimiento. La capacitacin y apoyo a los usuarios son esenciales. La implementacin de un ERP requiere de la organizacin de los equipos de trabajo. La designacin de lderes es de gran importancia. La comunicacin entre los integrantes del equipo es esencial. Para que la implementacin de un sistema ERP tenga xito, es necesario que la compaa realice una redefinicin de sus procesos de negocios, conocida como reingeniera. Los sistemas ERP tienen el potencial de mejorar significativamente las operaciones de muchas compaas. Para obtener valor y evitar serias dificultades, sin embargo, ellas deben resolver el problema de la implementacin. Los sistemas ERP tienen la capacidad de hacer a una empresa mucho ms fuerte, pero tambin pueden perjudicarla. Es importante que la compaa cuente con una iniciativa de gestin del conocimiento durante el proyecto, en la cual los expertos ERP y los usuarios introduzcan en una base de conocimiento las experiencias y aprendizajes que van adquiriendo del sistema y sus procesos. De esta manera, cuando es necesario acceder a cierta informacin, se puede consultar esa base de conocimiento y acceder a lo que otros han comprobado. Otra cuestin de importancia es la designacin de usuarios clave de distintos departamentos, tambin denominados superusuarios. Los superusuarios son personas del rea funcional,
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que conocen el sistema objeto, y que tienen adems inters y capacidad para entender los aspectos tecnolgicos. Estos usuarios se convierten en una interfaz del rea funcional con la gente de sistemas de la propia organizacin, los proveedores de la aplicacin y los consultores.
2.4. Los sistemas transaccionales y la informacin para los niveles superiores Como se ha visto anteriormente, los sistemas transaccionales capturan, procesan y generan datos vinculados a cada una de las transacciones que las organizaciones desarrollan diariamente. Estos sistemas de informacin son indispensables en cualquier organizacin de cierta envergadura y no se puede, por razones operativas o legales, prescindir de ellos. Gracias a estos sistemas de informacin, las organizaciones pueden operar y tomar las decisiones bsicas necesarias para su existencia. La tecnologa informtica ha permitido que los datos que se van capturando y procesando se almacenen ordenadamente en archivos y bases de datos para poder recuperarlos luego en los momentos y formas necesarios. Los datos pueden ser recuperados con el mismo nivel de detalle con que han sido almacenados o pueden estar sometidos a procesos de compresin que sirvan mejor a ciertos propsitos de anlisis y decisin. As podemos obtener informacin detallada o comprimida referida a un momento o a un perodo de tiempo determinado; por ejemplo, podemos obtener con relativa facilidad el total de las ventas diarias, semanales y/o mensuales, el listado de las cuentas individuales que componen el saldo de la cuenta de los deudores por ventas al fin de cada mes, el listado de los clientes que mantienen deudas con la empresa con una antigedad mayor que tres meses, etc. Estos informes son un subproducto natural de los sistemas transaccionales y se obtienen, en general, en forma repetitiva de acuerdo con un calendario predeterminado. Son de gran utilidad a los niveles medios y en forma ms sumaria son utilizados tambin por los niveles ms altos de las organizaciones. A travs de
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ellos se monitorean las variables fundamentales de la organizacin y se suelen relacionar con presupuestos para analizar el grado de cumplimiento de los objetivos y metas organizacionales. El sistema que produce este tipo de informacin suele denominarse comnmente Sistema de informacin gerencial o su equivalente en ingls Management Information System (MIS). Sin embargo, discrepamos con el uso de esta terminologa por varias razones que explicaremos a continuacin. En primer lugar, la expresin parece indicar que se trata de un sistema de informacin independiente y en realidad no lo es pues, como se ha mencionado anteriormente, ste es un producto derivado del procesamiento transaccional. En segundo lugar, existen diferentes acepciones de la expresin MIS y no hay un consenso generalizado sobre su utilizacin: para algunos, estos sistemas se refieren slo a la informacin derivada de los sistemas transaccionales para control operativo a la que nos referimos en esta seccin; pero para otros, la expresin abarca mucho ms que eso, ya que los niveles gerenciales suelen acudir a mucha otra informacin producida por los sistemas de informacin, los que tambin suelen denominarse MIS. Por ltimo, el trmino ha sido bastardeado suficientemente por los proveedores de tecnologa informtica, lo que ha ocasionado que, a esta altura, no sepamos muy bien a qu se refieren cuando lo utilizan. Por todo ello, preferimos evitar el uso de la expresin Sistema de informacin gerencial o MIS y utilizar la denominacin informacin para control operativo, en funcin de quienes son sus principales usuarios, teniendo en cuenta la pirmide que se presenta al inicio de esta Unidad. De acuerdo con el grado de sofisticacin del sistema computadorizado, encontraremos amplias posibilidades de obtener distintos tipos de informacin y una variedad de facilidades para recuperar y modificar la misma, como aquellas que permiten a los usuarios finales generar consultas con herramientas relativamente sencillas de aprender y operar. En el resto de esta Unidad, se analizarn otros sistemas y herramientas que completan el panorama del uso de la informacin por los niveles superiores de la organizacin.
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3. SISTEMAS
DE APOYO A LA TOMA DE DECISIONES
3.1. Introduccin Los sistemas de apoyo a la toma de decisiones, o para mayor sencillez, Sistemas de Apoyo a la Decisin (SAD), son sistemas computadorizados, casi siempre interactivos, que estn diseados para asistir a un ejecutivo en la toma de decisiones. Los SAD (tambin conocidos como DSS, del ingls, Decision Support Systems) incorporan datos y modelos para ayudar a resolver un problema que no est totalmente estructurado. Los datos suelen provenir de los sistemas transaccionales o de un repositorio de datos (conocido como data warehouse, concepto que se explicar ms adelante), y/ o de alguna fuente o base de datos externa. Un modelo puede ser desde un sencillo anlisis de rentabilidad realizado con nuestra familiar planilla de clculo, en el cual se calcula un probable resultado (beneficio o prdida), hasta un modelo complejo de optimizacin de carga de mquinas de una lnea de produccin que requiere un complejo programa de base matemtica. Consideremos la popular planilla de clculo (Excel o Lotus), aplicada a un estado financiero proyectado. En este caso, se utilizan datos histricos y supuestos acerca de la futura tendencia en los ingresos y los egresos. Despus de evaluar los resultados del modelo base, el ejecutivo genera lo que se denomina un anlisis qu pasara si...? (what if... analysis), modificando uno o ms supuestos para analizar el impacto de los mismos en el resultado final. Por ejemplo, puede explorar la forma en que el flujo de ingresos afecta el crecimiento pronosticado de las ventas, ya sea en un porcentaje superior o inferior al actual. De la misma manera, puede explorar cmo afecta el cambio en el costo de las materias primas, el cambio de la paridad cambiaria, las modificaciones en la tasa de inters, etc. Veamos otro ejemplo: cul puede ser el impacto en los ingresos totales de una organizacin dedicada al servicio prepago de salud, si se decide aumentar la cuota de afiliacin? En este caso, podemos construir un sencillo modelo basado en un algoritmo que calcule el ingreso total a partir de multiplicar la cantidad de afiliados de las distintas categoras, por el importe de la cuota respecti-
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va. El analista podra, adems, calcular los montos resultantes de aplicar cuotas con distinto aumento y porcentajes de afiliados que se estima rescindiran su afiliacin. Una vez construido el modelo, el reclculo con distintas hiptesis de valor de la cuota y porcentaje de rescisin se puede realizar muy fcilmente y en poco tiempo. Los SAD son tiles en los problemas en los cuales hay suficiente estructura como para construir un modelo matemtico o estadstico que permita su resolucin por medio de la computadora, pero que finalmente requiere del juicio del ejecutivo.
3.2. Objetivos de un SAD Los Objetivos de un SAD son los siguientes: Apoyar (no reemplazar) el juicio humano, de tal modo que el potencial de los procesos del hombre y de la mquina sea utilizado al mximo. Crear herramientas de apoyo bajo el control de los usuarios, sin automatizar la totalidad del proceso decisorio predefiniendo objetivos o imponiendo soluciones. Ayudar a incorporar la creatividad y el juicio del decididor (permtasenos este neologismo) en las fases de formulacin del problema, seleccin de los datos, y generacin y evaluacin de alternativas. Apoyar a los ejecutivos de alto nivel en la solucin de problemas prcticos no totalmente estructurados y en los que, hallndose presente algn grado de estructura, el juicio sea esencial.
3.3. Componentes de un SAD Los subsistemas principales de un SAD son: la base de datos, la base de modelos, el generador de dilogo (o interfaz con el usuario) y el decididor. La siguiente figura muestra los componentes de un SAD.
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Finanzas Produccin Datos de transacciones Comercial Personal Otros sistemas
Otros datos internos
Modelos estratgicos Modelos tcticos Modelos operativos
Datos externos
Programas para la construccin de modelos
S A B D Sistema de Administracin de Bases de Datos
S A B M Sistema de Administracin de Bases de Modelos
Interfaz con el usuario
Decididor
Componentes de un Sistema de Apoyo a la Decisin.
El sistema de administracin de bases de datos que forma parte de un SAD es un instrumento para incorporar, almacenar y recuperar datos. Acta como memoria ilimitada del decididor, quien encuentra all todos los datos de los sistemas transaccionales, otros datos internos y datos externos o del ambiente. Esta herra-
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mienta juega un papel fundamental en la etapa de generacin de alternativas. El sistema de administracin de modelos es el que constituye la caracterstica distintiva de los SAD. La modelizacin es la funcin fundamental de todo SAD, ya que permite crear modelos y escenarios que representen situaciones reales. Esos escenarios ayudan al gerente a explorar alternativas y examinar las consecuencias de su decisin, antes de ponerla realmente en prctica. En resumen, en general los SAD tienen las siguientes caractersticas: Se enfocan en procesos de decisin y no en procesamiento de transacciones. Se implantan y modifican rpidamente. Suelen ser construidos por los propios usuarios utilizando herramientas muy difundidas, como son las planillas electrnicas (Excel, Lotus). Aportan informacin til para la toma de decisiones, pero sta finalmente es responsabilidad del ejecutivo.
La siguiente es una lista ejemplificativa de posibles aplicaciones: Anlisis financiero Presupuestacin Consolidacin Anlisis de costos Valuacin de empresas Evaluacin de proyectos Anlisis de ventas Anlisis de mercados Simulacin Impacto financiero de contratos Utilizacin de prestaciones mdicas Proyeccin de demandas de atencin mdica Anlisis de rentabilidad por tipo de clientes
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4. SISTEMAS
PARA EL NIVEL SUPERIOR
4.1. Introduccin Como se ha visto, los sistemas de informacin transaccionales son aquellos destinados a satisfacer las necesidades del nivel operativo de las organizaciones. Pero tambin se ha expuesto la existencia de otros niveles organizativos: los niveles de control operativo y tctico (o de las decisiones semiestructuradas) y el nivel estratgico (o de las decisiones no estructuradas). Estos niveles estn fundamentalmente destinados a desarrollar las funciones de planeamiento y control de la organizacin, por lo que resulta crucial la implementacin de sistemas especialmente diseados para satisfacer sus particulares necesidades de informacin. La importancia de los sistemas de informacin para el planeamiento y el control es crecientemente reconocida, y constituye la manifestacin de un cambio filosfico de fondo en la concepcin de la informacin como un recurso organizativo. Este cambio se halla asociado con la comprensin de que las computadoras constituyen una valiosa herramienta de control gerencial, y un instrumento estrechamente vinculado con la rentabilidad y la generacin de ventajas competitivas, en contraste con la tradicional imagen de simple elemento de automatizacin.
4.2. Naturaleza de las funciones de planeamiento y control Para disear eficientes sistemas de informacin para el planeamiento y el control, es necesario tener en cuenta la naturaleza de estas funciones, as como las necesidades de informacin de quienes las ejercen. Desde este punto de vista, las caractersticas esenciales de estas funciones son las siguientes:
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Cuanto ms se sube en la pirmide organizacional, la informacin con la que los ejecutivos operan tiende a ser ms blanda. Informacin blanda es aquella cuya confiabilidad y valor no son precisos, debido a la fuente o a la ambigedad de la evidencia. Por el contrario, informacin dura es la que posee una validez comprobada y puede utilizarse con un alto grado de confiabilidad para la toma de decisiones. La distincin es relevante, ya que la adopcin de decisiones sobre la base de informacin blanda exige un diferente procesamiento mental, que incluye la evaluacin de cun completa es la informacin, cul es su grado de precisin y con qu otras fuentes debe ser integrada para que resulte confiable. Los niveles ejecutivos definen los objetivos y las polticas de la organizacin, en el mbito de un planeamiento tctico o estratgico de plazos medianos o largos. Cuanto ms alto es el nivel de una funcin, ms necesita el ejecutivo aislarse de las operaciones de rutina, a fin de desarrollar y ejercer el poder. Es un generalista que asigna recursos y armoniza esfuerzos para alcanzar los objetivos de la organizacin. La informacin que se utiliza en los niveles ms bajos se basa en el desempeo pasado, en un anlisis deductivo o inductivo de los datos existentes, o en fuentes externas relativamente confiables. La informacin que se utiliza en los niveles ms altos puede tener las mismas bases pero adems incluye, en grado importante, la que se recoge informalmente acerca de clientes, competidores o regulaciones gubernamentales. Incluye, asimismo, la informacin que anticipa los grandes avances cientficos y tecnolgicos, explorando la posibilidad de un medio ambiente futuro que pueda causar cambios significativos en la demanda de los consumidores, en la economa, en aspectos sociales y culturales o en el potencial de la competencia.
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4.3. Determinacin de las necesidades de informacin para el planeamiento y el control Las ya enunciadas caractersticas de las funciones de planeamiento y de control ponen de relieve tres circunstancias importantes. En primer trmino, es evidente que el diseador de sistemas de informacin debe tener una clara comprensin de la naturaleza del trabajo gerencial; en realidad, l mismo debe contar con un enfoque gerencial de la informacin. En segundo lugar, el diseador debe poseer un buen conocimiento del negocio de la organizacin y una visin estratgica de la contribucin que la informacin puede brindar para su xito. Por ltimo, y como consecuencia de todo lo precedente, resulta notorio que a distintos ambientes decisorios corresponden informaciones de diferentes caractersticas y orientadas a diversas necesidades. El desafo con el que se enfrentan el diseador y el usuario de estos sistemas, por lo tanto, consiste en determinar las necesidades informativas de cada puesto, atendiendo tanto a la particular posicin del mismo en la estructura de la organizacin como a los enfoques y caractersticas personales de quien lo ocupa. Para determinar las necesidades de informacin de los ejecutivos, se han utilizado, segn un anlisis de John F. Rockart, algunos mtodos que resultan incompletos. La descripcin de tres de estos mtodos tradicionales resultar til para reconocer y eludir sus problemas o limitaciones, y para apreciar las ventajas del mtodo de los factores clave para el xito propuesto por el mismo Rockart4 El mtodo an hoy predominante es el conocido como el de la tcnica del subproducto. Considera que la informacin que se debe proporcionar a los niveles ejecutivos es un subproducto de los sistemas transaccionales. Algunos datos suben, muy agregados o como informes de excepcin. Cada responsable de un sistema operativo eleva los informes que l cree que debe suministrar, y no aquellos
4. Rockart, John F. Chief Executives Define Their Own Data Needs. En: Harvard Business Review, Vol. 57 No. 2, Marzo - abril 1979. The Changing Role of the Information Systems Executive: a Critical Success Factors Perspective. En: Sloan Management Review. Vol. 24, No. 1, 1982.
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que los ejecutivos demandan. El resultado es una inundacin de informacin, mucha de la cual es irrelevante para los administradores. La aplicacin de este mtodo incurre en el error de creer que un procedimiento eficiente para el manejo cotidiano de las transacciones lo es tambin para proveer la apropiada informacin gerencial. El segundo mtodo obedece al llamado enfoque vaco, y se basa en la premisa de que es imposible prever las necesidades de informacin, porque todo cambia con gran dinamismo. Este enfoque considera que, para manejar las situaciones a medida que se van presentando, la nica informacin vlida es la que ha sido recientemente recogida, orientada al futuro, informal y caliente. Sostiene, asimismo, que los informes que se generan como subproductos de los sistemas transaccionales son intiles, especialmente porque siempre llegan tarde. Lo que vale es la informacin oral, informal, recogida dinmicamente, persona a persona. De esto, se infiere falazmente que todo informe generado por computadoras carece de utilidad, por lo que es preferible obtener informacin blanda, basada en impresiones y especulaciones; la informacin dura, analtica y documentada es de muy poco valor para la mayora de los ejecutivos. Este enfoque no es totalmente desacertado, ya que los ejecutivos necesitan una buena cantidad de informacin que debe ser recolectada dinmicamente, a medida que se van presentando nuevas situaciones. Ciertamente, no toda la informacin til proviene de los sistemas computadorizados, pero estos sistemas suministran muchos de los datos imprescindibles para la conduccin de la gestin organizacional. Un tercer enfoque es el de los principales indicadores. Segn el mismo, se selecciona un conjunto de principales indicadores de la salud del negocio, y se los adopta como un grupo de variables de control relativamente permanente e inmutable. Se producen, por lo general grficamente, informes de excepcin de los indicadores que arrojan resultados distintos a los esperados. Este mtodo pone filtros a la informacin que llega a la gerencia, ya que slo se suministran datos sobre las variables que se han desviado de la meta. Sin embargo, todas las variables del negocio que han registrado la desviacin son informadas al ejecu-
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tivo, con lo que se encuentran casos en que estas variables superan el medio centenar. De ah, la necesidad de recurrir a ayudas visuales para exponer una profusa diversidad de fluctuaciones. Este paquete de informes se difunde por toda la organizacin, sin atender a las necesidades particulares de cada puesto ejecutivo.
4.4. Factores Clave para el xito (FCE) El mtodo de los factores claves para el xito (FCE) es consecuencia de estudios y prcticas realizados por Ronald Daniel (en 1961), Anthony, Dearden y Vancil (en 1971) y, sobre todo, John F. Rockart, quien lo experiment en el Instituto Tecnolgico de Massachussets, entre 1977 y 1979. Los FCE de una gestin determinada son las actividades que es imprescindible que sean satisfactorias para el buen resultado de esa gestin. Si esas actividades marchan bien, se puede tener una expectativa razonablemente alta de que la gestin marche bien. Al mismo tiempo, si los FCE han sido apropiadamente seleccionados, es de esperar que ninguna otra variable comprometa o ponga en peligro la obtencin de los objetivos que se persiguen. Los FCE para un puesto determinado de la organizacin son, habitualmente, entre tres y seis. Estos factores corresponden a un momento y a un contexto determinados, y cambian (o pueden cambiar) con el transcurso del tiempo o la variacin de condiciones del ambiente. La determinacin de los FCE para un puesto requiere: a. Precisarlos claramente. b. Determinar cmo se medirn. c. Definir los informes para su seguimiento. Para los puestos ejecutivos de una organizacin, pues, existir un conjunto de FCE cuyo seguimiento alcanza para saber si todo viene funcionando correctamente para cumplir los objetivos. Si, por ejemplo, un valor mnimo del precio del trigo en el mercado de Chicago fuera un FCE para la direccin, sta nece-
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sitara conocer permanentemente la evolucin de ese precio, sabiendo que, si bajara del mnimo, comprometera seriamente la posibilidad de cumplir los planes de la empresa. Naturalmente, esto no significa que, si el precio del trigo no traspasa su lmite crtico, todo marcha bien en la organizacin, sino que marchan bien aquellos factores vinculados con el xito de la gestin de la direccin. Puede ser, por ejemplo, que la instalacin de una red de equipos de computacin registre un atraso respecto a lo planificado, pero ste ser un FCE del gerente de sistemas, y no de la direccin. El mtodo de los FCE es altamente efectivo para ayudar a los ejecutivos a definir sus necesidades de informacin significativas. Requiere un mnimo de tiempo de entrevistas (de tres a seis horas), distribuidas en dos o tres sesiones en las que se siguen los siguientes pasos: 1. 2. 3. 4. Se registran inicialmente los objetivos del ejecutivo. Se discuten los FCE que estn implcitos en los objetivos. Se exploran los criterios de medicin de los FCE. Se revisan los resultados de los pasos anteriores, con aportes del analista para afinar los FCE. 5. Se discuten en profundidad las mediciones posibles. 6. Se proponen, analizan y discuten los informes que debern producirse para cada FCE. 7. Se adopta un acuerdo final sobre las mediciones e informes de los FCE. Hay cuatro fuentes de FCE: La primera de ellas es la industria o rama de actividad en la que la organizacin acta. Cada industria tiene FCE que son relevantes para cualquier organizacin que pertenezca a ella. Otra fuente es la organizacin misma y su particular situacin en la industria. Aunque varias organizaciones puedan tener los mismos FCE, suele ocurrir que les asignen distintas prioridades.
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Una tercera fuente de FCE es el contexto (tendencias de consumo, situacin econmica, factores polticos, etc.). La cuarta fuente de FCE es la coyuntura de la organizacin, es decir, reas de actividad que normalmente no requieren especial seguimiento pero que se encuentran temporariamente en una situacin crtica que demanda atencin.
Hay dos tipos principales de FCE: los de seguimiento, que surgen del control de las operaciones en curso, y los de transformacin, que se relacionan con el progreso de programas de cambio iniciados por el ejecutivo. Cuanto ms alta es la posicin del ejecutivo en la organizacin, su lista de FCE tiene una mayor proporcin de factores de transformacin. Esto equivale a decir que, en los sistemas de informacin para la administracin, predominarn los factores de seguimiento, mientras que, en los sistemas de informacin para la direccin, predominarn los factores de transformacin. El mtodo de los FCE se concentra en ejecutivos individuales y en las actuales necesidades de informacin de cada uno, sea informacin dura o blanda, computadorizada o no, interna o externa. Adems, toma en cuenta el hecho de que tales necesidades variarn de un ejecutivo a otro y cambiarn con el tiempo para un ejecutivo particular. Los FCE, antes que de la organizacin, son personales por naturaleza. Dos ejecutivos ocupantes de puestos similares, aun dentro de la misma organizacin, pueden tener FCE diferentes en razn de sus distintos antecedentes, experiencias y estilos gerenciales. En esto, los FCE se distinguen de las metas y objetivos, que son relativamente inmutables y estn definidos en trminos organizacionales. Como muchos hallazgos metodolgicos que, una vez formulados, parecen verdades de sentido comn, la determinacin de los FCE resulta aparentemente sencilla y obvia. Sin embargo, no es as. En la misma potencia de concentracin informativa de los FCE reside el riesgo de definirlos, medirlos o controlarlos incorrectamente. La confianza del ejecutivo en la buena marcha de la gestin a su cargo, cuando los FCE se muestran positivos, es una
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herramienta valiossima para su actividad cotidiana, pero solamente si los FCE han sido correctamente determinados. Por el contrario, si los FCE han sido errneamente elegidos, esa misma confianza constituir el camino del fracaso, ya que los problemas sern descubiertos demasiado tarde. Por esta razn, la seleccin de los FCE para cada puesto gerencial se realiza habitualmente en el contexto de un plan de trabajo a cargo de expertos, y mediante la aplicacin de procedimientos que proporcionan ciclos recursivos con cuya reiteracin se van afinando paulatinamente las definiciones.
4.5. Executive Information Systems (EIS) / Executive Support Systems (ESS) Un sistema EIS/ESS es un sistema de informacin computadorizado diseado para proveer a los gerentes acceso a la informacin relevante para sus actividades de gestin. Un sistemas EIS/ESS soporta actividades estratgicas tales como la definicin de polticas, planeamiento o preparacin de presupuestos. El objetivo de estos sistemas es el de recolectar, analizar e integrar los datos internos y externos en indicadores. Un sistema EIS/ESS permite monitorear las operaciones e incrementar la velocidad y precisin del proceso de toma de decisiones. Estos sistemas permiten tomar decisiones para planificar las actividades del futuro en la compaa. A pesar de que los EIS/ESS difieren en el nmero de caractersticas, la ms comn de ellas es el acceso inmediato a una base de datos nica donde se pueden encontrar los datos financieros y operacionales. La diferencia con los sistemas SAD o DSS estriba bsicamente en que los sistemas EIS/ESS estn dirigidos al nivel ejecutivo. En dicho nivel se requiere otro tipo de informacin, y esa informacin, adems, es tratada en forma diferente que en los niveles ms bajos. Los sistemas EIS/ESS deben poner un nfasis especial en el uso de interfaces fciles de utilizar y fciles de entender. Adems,
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deben incorporar herramientas de automatizacin de oficinas como correo electrnico, calendarios de reuniones y planificacin, y conferencias por computadora.
Caractersticas de un sistema EIS/ESS Un EIS abarca varias aplicaciones, incluyendo varios sistemas SAD y automatizacin de oficinas. Requieren una base de datos mayor, debido a que se necesita monitorear la performance en muchas reas crticas del negocio. Proveen acceso a datos externos de la industria, competidores y clientes. Hacen ms nfasis en la interfaz de usuario. Tienen ms impacto dentro de la organizacin.
4.6. Inteligencia de negocios (Business Intelligence) El trmino Inteligencia de negocios es la traduccin de Business Intelligence (BI). BI es un proceso centrado en el usuario que permite explorar datos, relaciones entre datos y tendencias, permitiendo mejorar la toma de decisiones. Esto incluye un proceso interactivo de acceso a los datos y el anlisis de los mismos para obtener conclusiones5 . Muchos de los conceptos utilizados en BI no son nuevos, pero han evolucionado y han sido refinados en base a las experiencias a lo largo del tiempo. Hoy en da, es vital que las empresas provean un acceso rpido y efectivo a la informacin de negocios a muchos usuarios para sobrevivir. Para ello, la solucin es un sistema BI, que ofrece un conjunto de tecnologas y productos para hacer llegar a los usuarios la informacin que necesitan para tomar decisiones de negocios, tcticas y estratgicas.
5. Plotkin, Hal. ERPs: How to make them work. En: Harvard Management Update, marzo 1999.
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Esta seccin abarca las definiciones y caractersticas de las herramientas involucradas en lo que comnmente se conoce como BI.
4.6.1.Qu es un Data Warehouse? Un data warehouse es un repositorio de informacin extrada de otros sistemas de la compaa (ya sean los sistemas transaccionales, las bases de datos departamentales, la Intranet, o bases de datos externas, tales como datos macroeconmicos, indicadores del mercado, etc.) y que es accesible a los usuarios de negocios. Los datos que conforman un data warehouse tienen algunas caractersticas particulares: estn orientados al tema, son integrados, no voltiles e historiados, y estn organizados para el apoyo de un proceso de ayuda a la decisin. Ms adelante se explicarn estas caractersticas con ms detalle. Antes de cargarse en el data warehouse, los datos deben extraerse, depurarse y prepararse. Estas fases de alimentacin son generalmente muy complejas. Una vez integrada, la informacin debe presentarse de manera comprensible para el usuario. El objetivo de un data warehouse es lograr recomponer los datos disponibles para obtener una visin integrada y transversal las distintas funciones de la empresa, una visin de negocio a travs de distintos ejes de anlisis y una visin agregada o detallada, adaptada a las necesidades. Una vez construido, el data warehouse debe evolucionar en funcin de las peticiones de los usuarios o de los nuevos objetivos de la empresa. El data warehouse es por lo general, pero no necesariamente, una plataforma separada de las dems computadoras. Un data warehouse se construye duplicando los datos que existen en algn otro lugar. Esto tiene algunas ventajas, entre ellas, no se utilizan los recursos de los sistemas transaccionales para realizar las consultas, y como consecuencia no se recargan dichos sistemas. Por otro lado, se obtiene mayor seguridad debido a que los datos de los sistemas de la compaa no pueden ser alterados con consultas realizadas por los usuarios.
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4.6.2.Objetivos y caractersticas de un data warehouse Los objetivos ms importantes de un data warehouse son: Proveer una nica visin de los clientes a travs de toda la compaa. Proveer la mayor cantidad de informacin a la mayor cantidad de personas dentro de la organizacin. Mejorar el tiempo de emisin de algunos informes. Monitorear el comportamiento de los clientes. Mejorar la capacidad de respuesta a las cuestiones del negocio. Mejorar la productividad.
Los datos de un data warehouse tienen algunas caractersticas particulares, tal como hemos mencionado anteriormente: estn orientados al tema y son integrados, historiados y no voltiles. A continuacin se explica cada una de estas caractersticas.
Orientacin al tema El data warehouse se organiza alrededor de los temas principales de la empresa. As, los datos se estructuran por temas, contrariamente a los datos de los sistemas transaccionales, organizados generalmente por proceso funcional. El inters de esta estructuracin particular de los datos es disponer de todas las informaciones tiles sobre un tema normalmente transversal a las estructuras funcionales y organizativas de la empresa. En la prctica, puede crearse una estructura suplementaria llamada data mart (almacn de datos) para apoyar la orientacin al tema. Ms adelante se explicar el concepto de data mart.
Datos integrados Para llegar a obtener un punto de vista nico y transversal,
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los datos deben estar integrados. La consolidacin de todas las informaciones respecto de un cliente dado es necesaria para dar una visin homognea de dicho cliente. Antes de estar integrados en el data warehouse, los datos deben formatearse y unificarse para llegar a un estado coherente. Un dato debe tener una descripcin y una codificacin nicas. En la realidad de los proyectos, la etapa de integracin es muy compleja, larga y pesada, y presenta a menudo problemas de cualificacin semntica de los datos a integrar. Por experiencia, representa un alto porcentaje de la carga total de un proyecto.
Datos historiados Los sistemas transaccionales raramente conservan el historial de los valores de los datos. El data warehouse almacena el historial, es decir, el conjunto de valores que los datos habrn tenido en su historia.
Datos no voltiles La no volatilidad es en cierto modo una consecuencia de la historializacin. Una misma consulta efectuada en un data warehouse con tres meses de intervalo, precisando naturalmente la fecha de referencia de la informacin buscada, dar el mismo resultado. En un sistema transaccional, la informacin es voltil, el dato se actualiza regularmente. Las consultas afectan los datos actuales y es difcil recuperar un resultado antiguo.
4.6.3.Qu es un data mart? El concepto de data mart ha sufrido cambios a lo largo del tiempo. En sus comienzos, se denominaba as a una parte de un data warehouse. Hoy en da, un data mart se refiere a un repositorio de datos menos ambicioso que un data warehouse. Los
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trminos data warehouse y data mart se utilizan muchas veces indistintamente, aunque en general se considera que un data warehouse abarca a toda la compaa, mientras que un data mart abarca solo una parte de ella, es decir, est referido a un rea o tema de la organizacin. Su construccin requiere mucho menos tiempo y costo que la construccin de un data warehouse, debido a que su complejidad es baja o mediana. La estructura de un data mart puede variar segn su utilidad. Puede ser dependiente o independiente del data warehouse. Un data mart dependiente se conecta al data warehouse y realiza una determinada funcin utilizando un subconjunto de los datos del data warehouse de la empresa. En este caso, el data warehouse es la fuente de datos del data mart. El data mart independiente es un sistema que puede tomar datos de los sistemas transaccionales, como los data warehouses, pero tambin puede ser cargado manualmente. En este texto, nos referiremos al data mart como un concepto equivalente al de data warehouse.
4.6.4.Estructura de un data warehouse Un data warehouse se estructura en cuatro clases de datos, organizadas segn un eje histrico y un eje sinttico.
Datos detallados Las inserciones regulares de datos surgidos de los sistemas de produccin habitualmente se realizarn en este nivel. Aunque no hay que generalizar, los datos detallados pueden ser muy voluminosos y necesitar mquinas sofisticadas para gestionarlos y tratarlos. El nivel de detalle almacenado en el data warehouse no es forzosamente idntico al nivel de detalle gestionado en los sistemas transaccionales. El dato insertado en el data warehouse puede ser una agregacin o una simplificacin de informaciones sacadas del sistema transaccional.
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Datos comprimidos Los datos comprimidos (se ha explicado previamente el concepto de dato comprimido) se utilizan a menudo, dado que corresponden a elementos de anlisis representativos de las necesidades de los usuarios. Constituyen un resultado de anlisis y una sntesis de la informacin contenida en el sistema de decisin. Por eso deben ser fcilmente accesibles y comprensibles. La facilidad de acceso viene dada por estructuras multidimensionales que permiten a los usuarios navegar por los datos segn la lgica ms intuitiva. El rendimiento vinculado al acceso de estos niveles debe ser tambin ptimo.
Datos histricos Uno de los objetivos del data warehouse es conservar en lnea los datos histricos. El soporte de almacenamiento de los datos historiados depende del volumen de stos, de la frecuencia de acceso, del tipo de acceso y del costo de los soportes.
Metadatos Los metadatos proveen definiciones acerca de los datos almacenados en un data warehouse como, por ejemplo, la fuente de los datos, la forma en que stos han sido transformados desde los sistemas de origen, las reglas utilizadas en la sumarizacin y agregacin, el significado de la interpretacin apropiada, si el significado del dato ha cambiado en el tiempo, o los caminos para navegar a travs de los datos en el data warehouse. Los metadatos permiten tener definiciones de los datos y facilitan a los usuarios saber si lo que buscan realmente existe y en qu lugar pueden encontrarlo, informando qu base de datos y qu tabla deben consultar.
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Existen diferentes tipos de metadatos: Metadatos del negocio: conocidos como metadatos para el usuario final. Describen datos especficos del negocio y pueden tambin incluir sinnimos, restricciones de acceso a datos, reglas de negocios, etc. Metadatos de la base de datos: definen los trminos utilizados en la base de datos, en particular los nombre de los objetos (bases de datos, tablas, columnas, etc.). Metadatos de aplicaciones: explican trminos y funciones en una aplicacin, por ejemplo, nombres de informes.
Los metadatos tambin muestran la manera en que un data warehouse evoluciona como soporte de los procesos de negocios.
4.6.5.Mtodos de anlisis para la toma de decisiones Como mencionamos anteriormente, el objetivo principal de un data warehouse es proveer informacin para la toma de decisiones. Existen varias categoras de anlisis de soporte a la decisin. Estas categoras sugieren un enfoque evolutivo para construir y utilizar un data warehouse6 : Consultas estndar Anlisis multidimensional Modelizacin y segmentacin Descubrimiento del conocimiento
La siguiente pirmide representa una evolucin hacia el anlisis para la toma de decisiones. A medida que los mtodos de anlisis crecen y evolucionan, tambin lo hacen el hardware, software y datos del data warehouse. Una compaa adquiere ms valor del data warehouse a medida que evoluciona en tecnologa y en la capacidad de sus usuarios a lo largo del tiempo.
6. Dych, Jill . E-Data. Turning Data into Information with Data Warehousing. Massachusetts: Addison Wesley, 2000.
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Fuente: Dych, Jill (2000: 39).
Consultas estndar Estas consultas son ms utilizadas que los otros tres mtodos de anlisis por las personas de negocios. Las consultas, en general, estn predefinidas: mientras que los datos pueden ir variando da a da, las consultas estndar no pueden ser redefinidas cada vez que se utilizan.
Anlisis multidimensional El anlisis multidimensional provee diferentes perspectivas de los datos a travs de las diferentes dimensiones. Ejemplos de dimensiones pueden ser: tiempo, ubicacin, producto. En general, los usuarios observan la informacin por alguna de las dimensiones, por ejemplo ver todos los clientes nuevos por regin. Esta dimensin es geogrfica, y el usuario puede solicitar detalles adicionales una vez realizada la consulta. Por ejemplo, ver todos los clientes nuevos por distrito. Las herramientas utilizadas para el anlisis multidimensional son muchas veces las mismas que se utilizan para las
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consultas estndar. La diferencia es que mientras las consultas estndar recuperan grandes cantidades de datos cruzados, el anlisis multidimensional permite ver los mismos datos en forma diferente.
Modelizacin y segmentacin Utilizando datos existentes en el data warehouse, en especial los datos histricos, se pueden realizar diferentes anlisis para predecir eventos futuros. El trabajo predictivo puede realizarse utilizando determinadas herramientas de anlisis que extraen datos del data warehouse, llamadas modelos. Un modelo es simplemente una coleccin de patrones para una caracterstica dada, y puede ser representado grficamente o mediante un conjunto de reglas y notaciones. Por otra parte, los clientes u otros datos son divididos en segmentos, en los cuales las caractersticas en comn pueden definir comportamientos que permiten definir estrategias de marketing. El mtodo de modelizacin y segmentacin es una de las tcnicas utilizadas en lo que se conoce como data mining (minera de datos), que se explica ms adelante.
Descubrimiento del conocimiento El descubrimiento del conocimiento est representado por un nmero de algoritmos que buscan patrones en una base de datos. Estos patrones, a diferencia de la modelizacin, no son especificados de antemano, y reflejan el comportamiento de clientes, ventas de productos, cancelaciones, compras futuras, y otros eventos. Estos patrones son muy especficos y arbitrarios para ser definidos por el analista. Las herramientas de software encuentran los patrones e informan a los analistas cules son esos patrones y dnde estn. Uno de los mtodos de descubrimiento del conocimiento es el anlisis de afinidad, que busca en el data warehouse afinidad entre diferentes comportamientos. Una compaa puede encontrar
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relaciones entre la compra de diferentes productos; por ejemplo, si se determina que, de los clientes que compran papas fritas, el 80% compra tambin gaseosas, la compaa puede tomar decisiones para aprovechar este comportamiento, como hacer descuentos u ofrecer promociones con ambos productos. El mtodo de descubrimiento del conocimiento es otra de las tcnicas utilizadas en data mining, concepto que se explica a continuacin.
4.6.6.Data mining (minera de datos) Data mining no es un tipo de anlisis, sino una variedad de tipos de anlisis, y abarca los tipos de modelizacin/segmentacin y descubrimiento del conocimiento, mencionados anteriormente. El objetivo del data mining es descubrir relaciones entre los datos que no hubieran sido hallados sin la aplicacin de procedimientos especializados. El data mining integra las herramientas de visualizacin de datos, y las correspondientes a estadsticas y clasificacin. Es un conjunto de tecnologas avanzadas, susceptibles de analizar la informacin de un data warehouse para obtener tendencias, para segmentar la informacin o para encontrar correlaciones en los datos. Desde un punto de vista orientado al proceso, existen tres tipos de data mining: Descubrimiento: es el proceso en el cual se buscan patrones ocultos en una base de datos sin una idea predeterminada, o hiptesis acerca de cules pueden ser esos patrones. En otras palabras, el programa busca cules son los patrones interesantes, sin requerir que el usuario realice las preguntas. En grandes bases de datos, la cantidad de patrones es tan extensa que los usuarios no pueden descubrirlos todos. Modelado predictivo: los patrones descubiertos en la base de datos son utilizados para predecir el futuro. El mode-
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lado predictivo permite a los usuarios realizar preguntas, y el sistema responder sobre la base de patrones encontrados anteriormente para esos valores desconocidos. Mientras que el descubrimiento descripto anteriormente se encarga de encontrar patrones en los datos, el modelado predictivo aplica los patrones para determinar valores probables. Anlisis forense: es el proceso mediante el cual se aplican patrones extrados para encontrar datos inusuales o anomalas. Para ellos, primero se debe descubrir cul es la norma, y luego detectar aquellos datos que se desvan de la misma.
Los mtodos usados en data mining incluyen: Estadstica. rboles de decisin: son estructuras en forma de rbol que representan un conjunto de decisiones. Estas decisiones generan reglas para la clasificacin de un conjunto de datos. Algoritmos genticos: son tcnicas de optimizacin que utilizan procesos tales como combinaciones genticas, mutacin y seleccin natural de un diseo basado en evolucin. Redes neuronales: son modelos de prediccin no lineales que aprenden a travs del entrenamiento y semejan la estructura de una red neuronal biolgica. Lgica difusa: es un subconjunto de la lgica convencional, que ha sido extendida para manejar el concepto de la verdad parcial.
4.6.7.Herramientas de visualizacin Los data warehouses proveen herramientas para la visualizacin y presentacin de los datos, basadas en una interfaz grfica y con posibilidad de construir informes ajustados a las necesidades del nivel superior. Adems, proveen mecanismos que permiten
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navegar a travs de la informacin, cambiando el nivel de detalle o el punto de vista del observador para detectar diferentes relaciones entre los datos. Estos mecanismos se describen a continuacin: Drill down/drill up: son mecanismos que permiten desplazarse por una estructura multidimensional, yendo de lo global hacia el detalle (drill down) o viceversa (drill up). A menudo los usuarios utilizan esta lgica de acceso a los datos, comenzando por los niveles ms agregados y luego por profundizaciones sucesivas (drill down). Por ejemplo, si se visualizan las diferentes marcas de productos para determinar si alguna de ellas presenta una disminucin en las ventas, y una de ellas presenta una disminucin importante, el usuario puede observar con mayor detalle los productos que conforman esa marca o a las ventas de esa marca por regin. Este mecanismo por el cual se accede a mayor nivel de detalle se denomina drill-down. Si desde ese nivel de detalle se desea volver a la informacin por marca, subiendo hacia los niveles agregados, estamos ante el drill-up. Esta lgica de zoom corresponde a las necesidades del usuario de obtener datos cada vez ms precisos. Se accede tambin directamente a los datos detallados e historiados, lo que lleva generalmente a agregados de datos muy pesados que necesitan, segn los volmenes, la potencia de mquinas muy avanzadas. Drill across: es un mecanismo que permite desplazarse por una estructura multidimensional a travs de diferentes datos. Suponiendo que el sistema brinda informacin acerca de los 10 productos ms vendidos en el ltimo mes, el mecanismo drill across permitir al usuario acceder, por ejemplo, a los locales que han contribuido a la venta de esos 10 productos. Slice and dice: es un mecanismo que permite cambiar el punto de vista del usuario para analizar la informacin. Mediante la rotacin de un conjunto de datos, se cambia la visualizacin de los mismos.
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Por ejemplo, el siguiente cubo es un modelo de datos multidimensional que contiene informacin sobre la venta productos en diferentes sucursales, actual y proyectada.
Proyectada Actual Prod. A Prod. B Prod. C Prod. D Suc 1 Suc 2 Suc 3
Los datos siempre son los mismos, pero la forma de observarlos cambia, lo cual permite al observador encontrar diferentes relaciones entre ellos, como por ejemplo: qu producto es el que se vende en mayor cantidad?, qu local vende ms unidades de un determinado producto?, etc.
4.6.8.Herramientas de extraccin y carga de datos La extraccin y carga de datos en el data warehouse es una tarea muy complicada. Pero en realidad, el trabajo ms complejo es el que debe realizarse para transformar los datos en informacin que pueda ser consultada por los usuarios de negocios. Las herramientas ETL (Extraction, Transformation, Loading), que significa extraccin, transformacin y carga, permiten recolectar datos de un lugar y colocarlos en otro, y adems permiten realizar las siguientes operaciones:
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Recolectar datos de diferentes sistemas transaccionales. Convertir los datos desde un formato a otro. Modificar los datos para que sean ms completos o significativos. Cargar los datos modificados en el data warehouse.
Las tecnologas ETL han evolucionado a lo largo de los aos y se han vuelto fciles de utilizar. La mayora de ellas estn basadas en interfaces de usuario amigables, pueden tambin generar metadatos creando definiciones de los datos de origen y de los que se debern introducir en el data warehouse.
Extraccin Se extraen los datos de su fuente original para determinar los temas (conceptos lgicos) que se deben crear y cargar en el data warehouse.
Transformacin En el proceso de transformacin se convierten los datos de las transacciones en un formato consistente y orientado a los negocios. Tambin se genera la informacin que no proviene de los sistemas transaccionales, pero que podra ser til en la toma de decisiones. La transformacin incluye tareas de sumarizacin, agregacin, ordenamiento y agrupamiento de los datos por dimensiones y palabras clave.
Carga La carga consiste en integrar las herramientas necesarias para cargar la informacin en el data warehouse. A diferencia de los sistemas transaccionales, un data warehouse no cambia su
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estado de un momento a otro, sino que se carga peridicamente con una frecuencia programada.
4.6.9.Motivaciones y beneficios de los data warehouses Los data warehouses proveen una serie de beneficios a las empresas. Algunos de ellos son: Los datos de toda la compaa no solo son difciles de encontrar en algunos casos, sino tambin imposibles de entender, y en muchos otros son errneos. El data warehouse provee una nica plataforma para cargar estos datos heterogneos. Adems proporciona un pretexto para la limpieza de esos datos, es decir, para chequear la calidad y la precisin de los mismos, antes de ser cargados en el data warehouse. Para proteger los sistemas operacionales crticos, la mayora de las compaas limitan el acceso a los datos solo a los expertos. Cuando se solicita informacin de estos sistemas, los expertos brindan la informacin a quienes la solicitan en lugar de a toda la compaa. Los data warehouses ofrecen un entorno ms accesible para aquellos que requieren de informacin frecuentemente. Los ejecutivos necesitan cada vez ms acceder a la informacin sobre los negocios rpida y eficientemente. Permiten realizar una mejor atencin al cliente, creando una mayor lealtad del mismo hacia la empresa. Facilitan el manejo de datos verdaderos, evitando los nmeros conflictivos o mltiples respuestas a la misma pregunta. Esto es posible mediante la consolidacin de datos heterogneos.
Los data warehouses comenzaron como una solucin a problemas de tecnologa. Luego se transformaron en una ventaja competitiva. Para la gente de negocios, esto significa que tienen mucha ms informacin que antes en mucho menos tiempo, y la posibili-
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dad de la toma de decisiones es solo la punta del iceberg. Los data warehouses resultan tiles en el mejoramiento de los procesos, aportando ms rapidez en el mercado, ms lealtad de los clientes, e incluso la posibilidad de predecir tendencias futuras y patrones.
4.6.10. Estructura de un sistema BI El siguiente grfico ilustra los componentes de los sistemas BI que han sido explicados en esta seccin:
Los sistemas BI permiten tomar datos de los sistemas del nivel operativo para construir un repositorio de datos denominado data warehouse. Este repositorio puede estar compuesto por diferentes data marts o almacenes de datos, para los distintos temas (por ejemplo, marketing, finanzas, distribucin, etc.). Los mecanismos de anlisis de los datos permiten brindar a los usuarios finales informacin que utilizarn para la toma de decisiones no estructuradas.
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4.6.11. Sistemas transaccionales (OLTP) vs. sistemas analticos (OLAP) Como se ha comentado en una seccin anterior, los sistemas de informacin transaccionales (OLTP: On Line Transaction Processing) realizan operaciones repetitivas y relativamente sencillas, y contribuyen a automatizar las tareas ms rutinarias y tediosas. Estos sistemas acumulan gran cantidad de informacin que no es explotada en su totalidad, debido a que existen escasas posibilidades de realizar consultas (queries), y tienen una limitada informacin histrica. La informacin proveniente de los sistemas transaccionales debe ser procesada, y para ello se utilizan los sistemas analticos (OLAP: On Line Analytical Processing). Las diferencias ms importantes entre los sistemas OLTP y OLAP son: A diferencia de los sistemas transaccionales (OLTP) que estn orientados a los procesos, los sistemas analticos (OLAP) estn orientados al tema y tienen un alcance corporativo. Los sistemas analticos no solo trabajan con datos actuales, sino tambin histricos. Los sistemas analticos no se actualizan con cada transaccin en el nivel operativo, sino que lo hacen peridicamente, y son utilizados por analistas y en el nivel gerencial. Los sistemas transaccionales tienen una estructura bidimensional, mientras que los analticos tienen una estructura multidimensional. Ms adelante se explica con ms detalle el concepto de estructura multidimensional. El tiempo de respuesta en un sistema transaccional es crtico, mientras que en un sistema analtico, cuya funcin es la de proveer informacin para anlisis, no lo es.
Existen dos tipos de sistemas OLAP, dependiendo del tipo de estructura de datos utilizada: ROLAP y MOLAP.
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Sistemas ROLAP y MOLAP El procesamiento OLAP (On line Analytical Processing) designa una cantidad de aplicaciones y tecnologas que permiten la captura, almacenamiento, manipulacin y reproduccin de datos multidimensionales, con el propsito de servir como base para el anlisis. Los trminos ROLAP y MOLAP corresponden a Relational OLAP y Multidimentional OLAP respectivamente. ROLAP permite realizar un anlisis multidimensional con datos almacenados en bases de datos relacionales. El procesamiento MOLAP, en el cual las asociaciones entre tablas ya estn definidas en el momento de la consulta, contrasta con ROLAP, donde las asociaciones entre las tablas se definen en el momento que se realiza la misma. MOLAP utiliza tablas multidimensionales en forma de cubos, mientras que ROLAP utiliza tablas bidimensionales, que forman cubos temporales en respuesta a las consultas especficas.
4.6.12. Implementacin de un sistema BI Implementar un sistema BI no significa solamente comprar un producto e instalarlo. Requiere que se lleve a cabo un proyecto de desarrollo que involucre tareas de consultora para establecer los mecanismos de conversin de datos e implementacin. La tecnologa por s sola no resuelve el problema, es solo una herramienta que debe ser aprovechada correctamente para lograr ptimos resultados. La instalacin de un data warehouse no asegura que se proveer a los usuarios de las herramientas adecuadas y la informacin que necesitan. Eso es solo el comienzo. A menos que la informacin en el data warehouse sea cuidadosamente documentada y fcil de acceder, la complejidad har que solo las personas capacitadas en sistemas puedan acceder a la misma. Los sistemas BI deben proveer informacin tanto a las personas de sistemas como a los usuarios de negocios. Para ello, cuentan con interfaces avanzadas, sistemas OLAP basados en formatos web, herramien-
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tas de minera de datos y aplicaciones que permitan aprovechar estas herramientas. Un sistema BI debe proveer escalabilidad y debe soportar e integrar productos de varios proveedores. Los expertos coinciden en que el xito de un data warehouse depende de que se comience con una identificacin de los requerimientos del negocio. Estos requerimientos son los que determinarn el diseo del data warehouse y los datos que sern necesarios.
5. SISTEMAS
PARA LOS DIFERENTES NIVELES DE DECISIN
A lo largo de este captulo, hemos explorado la variedad de sistemas de informacin que brindan apoyo a los diferentes niveles dentro de una organizacin, segn el tipo de decisiones que en cada uno de ellos predomina. El siguiente grfico ilustra los tipos de sistemas mencionados, segn los niveles que hemos descrito al comienzo de este captulo.
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En el nivel ms bajo de la pirmide, se encuentran los sistemas transaccionales, con sus diversas denominacines y/o modalidades: TPS (Transaction Processing Systems), OLTP (On Line Transaction Processing), ERP (Enterprise Resource Systems) y CRM (Customer Relationship Management)7. En un nivel superior, para la toma de decisiones semi estructuradas, en los niveles de control operativo y tctico, se encuentran los sistemas DSS (Decision Support Systems). Y por ltimo, en el nivel ms alto de la pirmide, donde las decisiones no son estructuradas, se encuentran los sistemas de informacin para el nivel superior, con sus diversas denominaciones y/o modalidades: BI (Business Intelligence), EIS/ESS (Executive Information Systems) u OLAP (On Line Analytical Processing).
7. Nota: este concepto se desarrolla en el mdulo II, unidad 2.
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SISTEMAS
DE INFORMACIN Y NIVELES DE DECISIN
Las empresas han debido reaccionar con un cambio en su visin tradicional de la informtica y una nueva idea de las tecnologas de informacin: han debido integrar los sistemas de informacin en el negocio y ampliar su gama de aplicaciones con la incorporacin de tales sistemas a todos los niveles de la pirmide de decisiones. A partir de los tres niveles de decisin de la empresa (el estratgico, el tctico y el operativo), se puede deducir el alcance de las decisiones de cada uno de ellos, as como el tipo de informacin requerido. Esto lo llevaron a cabo Gorry y Scott-Morton plasmndolo en la matriz de la siguiente tabla.
NIVEL
Plazo
Riesgo
Complejidad
Decisiones No estructuradas, creativas, innovadoras, no programables, no rutinarias Estructuras, repetitivas, rutinarias, programables
Informacin Externa, futura
ESTRATGICO
Largo
Alto
Mucha
OPERATIVO
Corto
Bajo
Poca
Interna, histrica
Niveles de decisin en la matriz de Gorry y Scott-Morton
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En ella, se aprecia que, mientras el nivel ms bajo de la organizacin requiere informacin interna de tipo histrico, el nivel estratgico requiere informacin externa y elaboracin de proyecciones de situaciones futuras. El nivel estratgico se desenvuelve en el largo plazo. Sus decisiones presentan un alto riesgo y un proceso complejo, puesto que manejan datos, intuiciones y percepcin subjetiva del entorno. No hay nada cierto y el cambio es continuo. En este contexto, resultan decisiones no estructuradas, creativas, innovadoras, a veces valientes y arriesgadas y nunca programables ni rutinarias. Puede que sta sea la esencia de la alta direccin, pero trabajar en este nivel resulta en ocasiones demoledor. Apoyar este tipo de decisiones y actuaciones es todo un reto para los sistemas de informacin, que bsicamente procesan datos muy estructurados y siempre del pasado. Realizar proyecciones a futuro, prever nuevos productos, tomar decisiones de diversificacin, provoca siempre la sensacin de no pisar tierra firme. Para el nivel ms bajo de la organizacin, el operativo, resulta inmediata cualquier aplicacin informtica, pues el plazo que se maneja es corto, el riesgo es relativamente bajo para la organizacin y escasa la complejidad de los problemas. La informacin en que se basan las decisiones suele estar disponible, pues es interna e histrica. Las decisiones resultan repetitivas, rutinarias y, sobre todo, programables gracias a su elevada estructuracin. Al combinar los niveles de decisin de la pirmide con la estructuracin de las mismas, pueden asignarse a cada escaln unas aplicaciones concretas de los sistemas de informacin que contemplen estas premisas. Aparecen as tres tipos de decisiones: no estructuradas, semiestructuradas y estructuradas. Slo estas ltimas permiten generar una aplicacin basada exclusivamente en datos histricos, que proporciona salidas perfectamente conocidas y permite disminuir los mrgenes de error con facilidad. Las decisiones no estructuradas, en cambio, requieren un cierto grado de intuicin (tendencias del mercado, por ejemplo), sentido comn y objetividad. Los pasos aqu se complican a la hora de generar una aplicacin. Pero este tipo de decisiones no slo se dan a nivel
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de la alta direccin; son tpicas, por ejemplo, de los departamentos de investigacin y desarrollo. En la siguiente tabla se puede ver una aplicacin de la matriz de Gorry y Scott-Morton a un hipermercado.
NIVEL DECISIN OPERATIVO ESTRUCTURADA Cobros y Pagos TCTICO Proyeccin de estados financieros Valoracin de stocks ESTRATGICO Ubicacin de centros
SEMIESTRUCTURADA
Almacn, planificacin de operaciones Administracin, promociones, publicidad, seguridad
Nuevos Productos
NO ESTRUCTURADA
Contratacin, seleccin de RRHH, promociones, I + D
Diversificacin, planificacin de I + D
Ejemplo de la Matriz de Gorry y Scott-Morton.
Los sistemas de informacin han entrado en nuestras vidas mejorando la eficacia del trabajo y el bienestar general de las personas. El alcance y profundidad de su integracin es tal que ya no pueden ser considerados un recurso ms de los que consume la empresa. Los sistemas de informacin constituyen hoy el entorno de los negocios, la empresa y el trabajo; han pasado as a ser parte del ambiente laboral de los noventa. Manfredo Monforte Texto adaptado de Sistemas de informacin para la direccin. Ediciones Pirmide, Madrid, 1995, pp. 30-32.
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AUTOEVALUACIN
1. Considerando las caractersticas de los sistemas de informacin transaccionales, formule cinco ejemplos de tales sistemas en su organizacin y, para cada uno de ellos, consigne las transacciones ms representativas. 2. En relacin con la funcin que usted cumple, reflexione sobre dos sistemas de apoyo a la decisin que podran resultarle de utilidad. Para cada uno de ellos, imagine qu contenido debera tener la base de datos y cules seran los modelos que necesitara en la base de modelos. Piense en un ejemplo en que le resultara conveniente disponer de un modelo para hacer anlisis de sensibilidad y cmo completara, para ese caso, los puntos suspensivos de la pregunta Qu pasa si...? 3. Analice las diferencias entre los sistemas de informacin transaccionales y los sistemas de informacin para el nivel superior. En virtud de tales diferencias, en qu proporcin su funcin posee las caractersticas de uno y otro tipo de sistemas? 4. Formule una lista de cinco factores clave para el xito en el desempeo de su cargo. Reflexione sobre cmo medira cada uno de esos factores y qu informes requerira para controlarlos. Compare sus conclusiones con su situacin actual en este aspecto. 5. Mencione los beneficios que proporcionara la implementacin de un data warehouse en su empresa y, en particular, en las tareas que desempea en su cargo.
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Unidad 3 DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
1. EL
CICLO DE VIDA DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
1.1. Introduccin La incorporacin de nuevas aplicaciones informticas en una organizacin puede llevarse a cabo desde diversas fuentes y por variados mtodos. Desde el punto de vista de la organizacin y, en particular, de los usuarios de los sistemas, se presentan algunas circunstancias y caractersticas que son comunes a todos los casos, as como otras especficas de alguna de las modalidades de incorporacin. Adems, tales circunstancias y caractersticas se relacionan estrechamente con cada una de las etapas que conforman el ciclo de vida de los sistemas de informacin. Por lo tanto, resulta conveniente describir este ciclo de vida, para considerar despus las diversas fuentes y modalidades de incorporacin de sistemas de informacin.
1.2. Etapas de un ciclo de vida El desarrollo completo de un sistema de informacin, desde el reconocimiento de la necesidad que va a satisfacer hasta el funcionamiento computadorizado ptimo, atraviesa distintas etapas que conforman lo que se denomina el ciclo de vida de un sistema.
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Aunque la enumeracin y denominacin de estas etapas vara de acuerdo con distintos enfoques metodolgicos y prcticos, las diferencias no son sustanciales. En definitiva, las tareas involucradas en el desarrollo eficiente de un sistema de informacin son las mismas, cualquiera sea el criterio con que se las clasifique, agrupe o denomine. Desde este punto de vista, se describe, en los siguientes prrafos, un esquema bsico y completo del ciclo de vida de un sistema1 . La siguiente figura exhibe un resumen grfico de dicho esquema:
En la fase de Inicio se define la visin del sistema, se establece el alcance del proyecto y se toma la decisin de comenzar con el mismo, es decir, se decide realizar la inversin de dinero y esfuerzo para analizar en detalle el sistema a construir. En el caso de tratarse de la modificacin o agregado de funcionalidad a un sistema existente, esta fase puede ser corta y sencilla, basada en los pedidos de los usuarios, en reportes de problemas o en la necesidad de incorporar avances tecnolgicos. El propsito de la fase de Elaboracin es, en primer lugar, analizar el sistema objeto para el cual se busca una solucin. En segundo trmino, definir la estructura preliminar del sistema. En tercera instancia, identificar los factores de riesgo del proyecto, y por ltimo, elaborar un plan detallado del mismo. La fase de Construccin consiste en la fabricacin del sistema y de los productos de apoyo necesarios, tales como la documentacin y los casos de prueba del sistema. En esta fase tambin se expanden y revisan los productos o resultados obtenidos en las fases anteriores.
1. El ciclo de vida descrito est basado en las publicaciones de la empresa Rational Software Corporation.
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La fase de Transicin es aquella en la cual el sistema se entrega a los usuarios. Esta fase incluye actividades de instalacin, configuracin, soporte a los usuarios, correcciones, etc., y finaliza cuando los usuarios estn satisfechos con el sistema, lo cual suele implicar una aceptacin formal por parte de los mismos. El desarrollo de sistemas puede verse como una sucesin de iteraciones, a travs de las cuales el sistema evoluciona en forma incremental, es decir, va creciendo en cada una de dichas iteraciones. Cada iteracin termina con la generacin del sistema en diferentes estados de avance, que puede ser un subconjunto de la visin total. Las iteraciones de un ciclo pueden superponerse y, en algunos casos, pueden realizarse en paralelo. El nmero y la duracin de las iteraciones no es una variable fija, sino que depende de algunas caractersticas de los proyectos. Algunas de las caractersticas que influyen en mayor medida en la duracin de las iteraciones son: El tipo de negocio. El tamao del proyecto de desarrollo. El tipo de aplicacin. Las restricciones (seguridad, performance, recursos, etc.).
El siguiente grfico muestra un tpico ciclo de desarrollo inicial para un proyecto de mediana escala:
Inicio
Elaboracin
Construccin
Transicin
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Dependiendo de las variables mencionadas anteriormente, estas fases sern diferentes en lo que respecta a planificacin y esfuerzo. La duracin aproximada y el esfuerzo para cada fase en este proyecto tpico son:
Inicio Esfuerzo Duracin aprox. 5%
Elaboracin 20%
Construccin 65%
Transicin 10%
10%
30%
50%
10%
1.3. Productos o resultados de las etapas de un ciclo de vida Cada etapa de las mencionadas anteriormente genera como resultado un conjunto de productos o resultados. En algunos casos, estos productos consisten en componentes del sistema o el sistema propiamente dicho, en diferentes grados de avance. En otros casos, consisten en la documentacin del sistema, que reflejan las tareas realizadas o a realizar. La documentacin debe limitarse a aquellos documentos que proveen valor al proyecto, desde el punto de vista de la gestin del mismo o desde el punto de vista tcnico. Estos productos de las etapas del ciclo de vida de los sistemas, suelen llamarse tambin entregables (deliverables) o artefactos (artifacts). Segn la metodologa o enfoque utilizado, existe una variedad de productos estandarizados que se pueden utilizar o bien adaptar, segn las necesidades del proyecto o negocio.
1.4. Comparacin de diferentes tipos de ciclos de vida de sistemas A lo largo del tiempo, se han ido proponiendo diferentes
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maneras de llevar a cabo proyectos de sistemas. Estas maneras han adoptado la forma de ciclos de vida como el que hemos visto anteriormente. Diferentes autores definen distintos tipos de ciclos de vida, y consideran tambin algunas variaciones entre las etapas y contenidos de cada uno de ellos. El tipo de ciclo de vida tradicional es denominado en cascada (waterfall), en el cual las etapas del desarrollo (inicio, elaboracin, construccin y transicin) son secuenciales, es decir, cada una de las etapas se completa totalmente antes de comenzar la siguiente. A diferencia del ciclo de vida en cascada, el evolutivo e incremental se basa en sucesivas iteraciones de las etapas del desarrollo, comenzando con un subconjunto de los requerimientos y agregando funcionalidad en cada una de las iteraciones. El sistema crece o evoluciona a medida que se agregan nuevos requerimientos. Este tipo de ciclo de vida es especialmente til cuando es imposible hacer un diseo completo a priori, por la naturaleza incierta y variable de los requerimientos. El desarrollo incremental tambin ha sido llamado por algunos autores desarrollo en espiral, indicando que se aumenta la calidad del diseo a medida que se realizan iteraciones de las actividades del ciclo de vida: cuanto ms nos alejamos de los ejes, ms aumenta la funcionalidad y calidad del diseo.
1.5. Uso de prototipos Los prototipos son aplicaciones que tienen la apariencia del sistema que se desea construir y que simulan su comportamiento, pero contienen slo los grandes rasgos de la aplicacin, simulando el ingreso de los datos y el procesamiento de los mismos, sin llevar a cabo las funciones del sistema realmente. A partir de los prototipos, se obtienen las opiniones y requerimientos del usuario para mejorar el diseo del sistema que se quiere construir. El uso de prototipos es una tcnica que puede ser utilizada independientemente del tipo de ciclo de vida de desarrollo de sistemas que se utilice. En algunos casos, como en el ciclo de vida en cascada, un prototipo puede simular el comportamiento de todo el
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sistema, mientras que en un ciclo de vida incremental, permitir visualizar por adelantado componentes del sistema o el sistema completo en diferentes estados de avance.
1.6. Otros conceptos relacionados con el ciclo de vida Como propuestas complementarias a los ciclos de vida, han aparecido una serie de conceptos, tales como JAD (Joint Application Development) y RAD (Rapid Application Development). JAD enfatiza la participacin de los usuarios en el diseo, en la determinacin de los requerimientos, y posiblemente en otras etapas del desarrollo. Se basa en la idea del diseo centrado en el usuario. RAD enfatiza la rapidez con la que se pueden desarrollar prototipos utilizando software apropiado, y promueve el uso de tcnicas y herramientas que permiten una rpida construccin de los mismos. JAD y RAD no son tipos de ciclos de vida en s mismos, sino conceptos que pueden aplicarse en los ciclos de vida descriptos anteriormente.
2. METODOLOGAS
DE SISTEMAS
DE DESARROLLO
Las metodologas de desarrollo de software proveen una cantidad de herramientas, tcnicas y modelos para representar el software en las diferentes etapas del ciclo de vida. Segn el enfoque de estas metodologas, es decir, su objeto principal de descomposicin, se las puede clasificar en metodologas orientadas a las estructuras de datos, metodologas estructuradas (orientadas a los procesos), o metodologas orientadas a objetos. A continuacin describiremos brevemente cada una de ellas.
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2.1. Metodologas orientadas a las estructuras de datos Las metodologas ms comunes orientadas a las estructuras de datos se basan en la idea de que la modelizacin de las estructuras de datos de entrada y salida asegura la calidad del software, y por lo tanto definen las actividades de desarrollo centrando la atencin en la definicin de las estructuras de datos, que a travs de tcnicas se transforman en programas.2
2.2. Metodologas estructuradas (orientadas a los procesos) Las metodologas estructuradas enfatizan las descomposicin del software en procesos o funciones, dando como resultado una estructura jerrquica de procesos compuestos por subprocesos. La metodologa estructurada ms popular es la llamada Anlisis y Diseo Estructurado. Esta metodologa provee un enfoque de descomposicin funcional y ofrece herramientas tales como diagramas de flujo de datos, diagramas de estados y transiciones, diagramas de entidades y relaciones y diagramas de estructuras.
2.3. Metodologas orientadas a objetos Las metodologas orientadas a objetos descomponen el software en conceptos u objetos. Estos objetos poseen una estructura de datos y un comportamiento que est dado por las funciones que ese objeto realiza. Es decir, los objetos o entidades agrupan los datos y los procesos. Estas metodologas se basan en la identificacin de objetos, las responsabilidades que ellos tienen asignadas y la forma en que colaboran entre s para llevar a cabo los requerimientos del software.
2. Pressman, Roger. Ingeniera del Software. Un enfoque prctico. Madrid: Mc. Graw Hill, 1988.
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La metodologa de este tipo ms conocida es la denominada Proceso Unificado de Desarrollo (en ingls RUP: Rational Unified Process), que surgi de la unificacin de las tres metodologas orientadas a los objetos ms conocidas y exitosas de la industria. Esta metodologa se utiliza hoy en da en muchas empresas y constituye una tendencia en el uso de metodologas de desarrollo de software. El proceso RUP provee un enfoque para la asignacin de tareas y responsabilidades dentro de un proceso de desarrollo. Su objetivo es asegurar la produccin de software de alta calidad que satisfaga las necesidades de los usuarios finales, dentro de una planificacin y presupuesto predecibles. Este proceso tiene las siguientes caractersticas: Permite mejorar el trabajo en equipo, ya que promueve la creacin de una base de conocimiento a la cual pueden acceder los miembros del equipo. Esta base contiene guas, patrones, y herramientas para el desarrollo de las actividades ms importantes. Est basado en la construccin de modelos. Utiliza el lenguaje de modelizacin UML, que se explicar en una seccin posterior, para la comunicacin de los requerimientos, arquitecturas y diseos. Permite configurar el proceso, ajustndose a diferentes procesos de desarrollo. Representa las mejores prcticas del desarrollo de software orientado a objetos, de manera que es apropiado para diferentes tipos de proyectos y organizaciones.
2.4. El lenguaje de modelizacin UML 2.4.1.Qu es UML? UML significa Unified Modeling Language, es decir, Lenguaje Unificado de Modelizacin. El Object Management Group (OMG),
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que es una organizacin encargada de definir estndares en la industria, define al UML como un lenguaje grfico para visualizar, especificar, construir, y documentar los productos de un sistema. UML ofrece un lenguaje estndar para representar desde entidades conceptuales, tales como procesos de negocios o funciones, hasta sentencias de programacin, esquemas de bases de datos, o componentes de software reusables3. UML representa el conjunto de las prcticas que han probado ser las ms exitosas en la modelizacin de software de sistemas grandes y complejos, y es el resultado de varios aos de esfuerzo para unificar los mtodos ms utilizados en todo el mundo, con las mejores ideas llevadas a cabo en la industria. UML no es una metodologa de desarrollo de software, sino una notacin que utilizan las diferentes personas involucradas en un proyecto de sistemas de informacin. Los objetivos principales de UML son: Proveer a los usuarios de un lenguaje de modelizacin visual y fcil de usar para desarrollar e intercambiar modelos. Soportar tanto conceptos de desarrollo de alto nivel (utilizados en el anlisis o diseo de un sistema), como especificaciones dependientes de lenguajes de programacin especficos. Integrar las mejores prcticas.
Una caracterstica de UML es que es independiente de la metodologa de desarrollo de software, es decir, cualquiera sea la metodologa que se utilice, se puede echar mano de UML para expresar los resultados4 . Sin embargo, su origen y objetivo estn orientados a la representacin de productos de software segn las metodologas orientadas a objetos.
3. Harmon, Paul. UML Models E-Business. En: http://www.softwaremag.com /archive/2001apr/UMLModelsEBiz.html. 4. Object Management Group. En:http://www.omg.org/gettingstarted/ what_is_uml.htm.
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2.4.2. Para qu sirve UML? Cada una de las etapas del desarrollo de un sistema genera como resultado uno o varios modelos que se utilizan para la documentacin de las mismas y tambin para la comunicacin entre las diferentes personas que participan en el proceso, incluyendo a los usuarios. UML permite crear diferentes modelos utilizando un nico lenguaje estandarizado a lo largo de todo el proceso de desarrollo de un sistema de informacin. Segn Jacobson, en The Object Advantage: Los sistemas de informacin deben describirse de manera que sean sencillos de entender para las personas, con abstracciones que las personas pueden comprender5 . UML pretende satisfacer esta idea. Uno de los modelos definidos en la notacin de UML es el de casos de uso. Un modelo de casos de uso se utiliza para representar los requerimientos de un sistema, de manera tal que todas las personas involucradas (usuarios y personas de sistemas) tengan un lenguaje en comn para representar esos requerimientos, y que a su vez, stos sirvan como punto de partida para llevar a cabo las actividades de desarrollo del sistema, asegurando que los componentes del software se relacionan directamente con los requerimientos definidos. Los requerimientos del sistema deben representar los procesos de negocios que sern involucrados en el sistema. El modelo de casos de uso es una manera simple y natural de representar esos procesos de negocios6.
2.5. Herramientas CASE El desarrollo de grandes sistemas requiere que la documentacin de las diferentes etapas y modelos sea consistente. Esto significa que cualquier elemento (objeto, proceso, estructura de
5. Jacobson, Ivar; Ericsson, Maria y Jacobson, Agneta. The object advantage. Addison Wesley, 1995, p. 36. 6. Jacobson, Ivar; Ericsson, Maria y Jacobson, Agneta. op. cit. p. 95.
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datos, etc.) debe tener el mismo significado en cualquier lugar donde aparezca. Esta tarea, para nada sencilla, hace necesario contar con herramientas computadorizadas que soporten los diferentes modelos y que permitan asegurar la consistencia entre todos los elementos. Estas herramientas se denominan Computer Aided Software Engineering, conocidas como herramientas CASE. Existen varias definiciones de CASE y, por lo tanto, una variedad de herramientas que soportan diferentes aspectos de un proceso de desarrollo. En general, podemos decir que CASE es la utilizacin de herramientas computarizadas para soportar una o ms actividades dentro de un proceso de desarrollo de software. Esta definicin involucra todo tipo de soporte para aspectos administrativos, tcnicos y de gestin de un proyecto de software7 . Un ambiente CASE es una coleccin de herramientas CASE y otros componentes con un enfoque integrado, que soportan todas o la mayora de las actividades de un proceso de desarrollo y la interaccin entre ellas. Para automatizar el proceso de desarrollo a travs de un ambiente CASE, los modelos de una metodologa de desarrollo debern estar relacionados entre s, permitiendo que un modelo sea el punto de partida (o entrada) del otro modelo. Para ello, la herramienta CASE debe soportar la metodologa de desarrollo utilizada.
3. FUENTES
DE INCORPORACIN DE SISTEMAS DE
INFORMACIN
Las principales fuentes de obtencin de aplicaciones informticas son: desarrollo interno, desarrollo externo, adquisicin de aplicaciones estandarizadas y outsourcing o tercerizacin.
7. Software Engineering Institute (SEI). What is a CASE environment? Pittsburg: Carnegie Mellon University, 2001.
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3.1. Desarrollo interno El desarrollo interno implica que la fabricacin del sistema se efecta dentro y por personal de la propia organizacin en la que, por lo tanto, se llevan a cabo todas las etapas del ciclo de vida. Esta fabricacin, en consecuencia, es realizada a la medida de la organizacin, es decir, teniendo en cuenta todas sus particulares y especiales caractersticas y necesidades.
3.2. Desarrollo externo El desarrollo externo alude a la obtencin fuera de la organizacin de todas o algunas de las partes necesarias para fabricar el sistema. Ello conlleva la contratacin de servicios ajenos a la empresa para que provean todas o algunas etapas del ciclo de vida. As, por ejemplo, puede contratarse la totalidad del ciclo de vida y partir de la definicin de necesidades formuladas por la organizacin; o bien pueden llevarse a cabo dentro de la organizacin las etapas que culminan en el diseo detallado y contratar externamente la programacin e implementacin, etc. Tambin en este caso, se trata de desarrollo de sistemas a la medida de una empresa especfica.
3.3. Adquisicin de aplicaciones estandarizadas La adquisicin de aplicaciones estandarizadas implica la compra (o alquiler) de productos ya fabricados (paquetes), es decir, de aplicaciones desarrolladas para el mercado por empresas de software. Estos sistemas, que se han explicado anteriormente en este texto, son conocidos como sistemas transaccionales (ERP) y estn destinados a mercados horizontales (contabilidad, facturacin, sueldos, produccin, etc.) o a mercados verticales (administracin de sistemas de medicina prepaga, administracin de AFJP, bancos, seguros, hospitales, educacin, etc.). Por lo tanto, se trata de sistemas no construidos a la medida de una empresa espec-
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fica, sino para responder a un modelo de necesidades de una organizacin tpica del mercado de que se trate, o de algn segmento especfico de ese mercado (por ejemplo, puede haber sistemas contables para grandes empresas, sistemas contables para PYME y sistemas contables para estudios de contadores). La estandarizacin de este tipo de sistemas puede ser completa o parcial. En el primer caso, se trata de paquetes cerrados, es decir, que no permiten ninguna adaptacin a necesidades o caractersticas particulares de una organizacin. En el segundo caso, se trata de paquetes abiertos o adaptables, es decir, que admiten algn grado, siempre limitado, de personalizacin o adaptacin a ciertas necesidades o caractersticas especficas. En el caso de la adquisicin de aplicaciones estandarizadas, el ciclo de vida, como es lgico, no tiene lugar bajo el control de la organizacin, salvo la etapa de implementacin.
3.4. Outsourcing o tercerizacin La tercerizacin consiste en la transferencia de toda o una parte de una actividad o proceso a un proveedor externo adecuadamente calificado. Se trata de una modalidad de contratacin de servicios mediante la cual la organizacin encarga a un tercero la atencin de una determinada actividad, para lo cual la empresa contratada aporta el personal y los equipos necesarios. Esta modalidad se halla en creciente expansin en el mundo, y se basa en el objetivo de que la organizacin que terceriza una funcin o actividad pueda concentrarse en su negocio especfico, delegando en la empresa contratada la administracin y prestacin de esa funcin o actividad que, para la empresa que terceriza, resulta subsidiaria o de apoyo. As como es tradicional que las organizaciones tercericen los servicios de vigilancia o de limpieza de oficinas y fbricas, el outsourcing viene extendindose a otras actividades, tales como la logstica y los servicios informticos. La empresa que terceriza las actividades informticas no cuenta con equipos de computacin ni personal de sistemas propios, sino que toda la actividad informtica es administrada por la
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organizacin contratada que, con su propio personal y sus propios equipos, proporciona todos los servicios de procesamiento de datos y de comunicaciones y suministra toda la informacin demandada por la contratante. Algunas compaas son resistentes a la idea de tercerizar una funcin tan crucial como la de los sistemas de informacin, delegndola a una empresa externa, mientras que otras consideran este enfoque efectivo y eficiente y con una aceptable relacin costo-beneficio. Muchas empresas de manufactura han descubierto que mientras los datos de manufactura son estratgicos para una compaa, el manejo de esos datos no lo es. En esas empresas se han dado cuenta de que, en algunos casos, la administracin de los datos es llevada a cabo de mejor manera por una empresa que se especializa en dicha funcin que por la propia compaa. Aunque la tercerizacin en el rea de sistemas comenz con una limitada cantidad de funciones, hoy en da involucra todas las facetas de la misma, tales como procesamiento de datos, telecomunicaciones, administracin de redes, mesa de ayuda, reingeniera de procesos de negocios, desarrollo de aplicaciones, diseo y administracin de bases de datos, distribucin y administracin de software, recuperacin de desastres, procesamiento de documentos, integracin de sistemas, procesamiento de informacin internacional y telecomunicaciones y capacitacin. Si bien algunas compaas han tomado la decisin de tercerizar por completo la funcin del rea de sistemas de informacin, actualmente hay una tendencia a ser ms selectivos y hacerlo slo con funciones especficas, segn las necesidades. La consideracin sobre la tercerizacin se basa en que si una empresa externa puede realizar el trabajo ms eficientemente y a menor costo que la propia compaa, entonces es ella quien debe hacerlo. En cambio, si el trabajo puede ser llevado a cabo dentro de la organizacin por los propios empleados, deber realizarse dentro de la misma. La tercerizacin puede darse en forma parcial o total. La primera puede consistir en la tercerizacin de alguna aplicacin como, por ejemplo, un sistema contable, mientras en la compaa pueden desarrollarse sistemas de soporte a la decisin ms espe-
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cficos. Cuando este tipo de tercerizacin se lleva a cabo correctamente, puede resultar en una disminucin de costos y en el acceso a tecnologas de avanzada. Debe llevarse a cabo de manera tal que no se transfiera la parte estratgica del negocio a la empresa externa. Si se realiza correctamente, la organizacin es quien administra y decide qu entidad, ya sea la propia organizacin o la empresa externa, realizar cada parte especfica de la tarea. Por otra parte, una tercerizacin total consiste en la tercerizacin de todas las funciones del rea de sistemas de informacin de la compaa. En los casos en los que la compaa que contrata un servicio de tercerizacin de sistemas cuenta con una metodologa de trabajo para el desarrollo de los mismos o para el control de calidad, es importante que la empresa proveedora se adecue a esta metodologa.
Tercerizacin transformacional Adems de la tercerizacin tradicional, las compaas buscan desarrollar una reingeniera de sus procesos. Esta combinacin de tercerizacin y reingeniera se denomina tercerizacin transformacional. Por otro lado, los sistemas basados en mainframes estn siendo sustituidos por arquitecturas cliente-servidor. La tercerizacin transformacional provee un conjunto de servicios para asistir a las compaas a llevar a cabo la transicin a arquitecturas clienteservidor y a operar y mantener los nuevos sistemas. La tercerizacin transformacional provee un enfoque que permite a las compaas transformar rpidamente y manteniendo una aceptable relacin costo-beneficio, las operaciones de tecnologa de la informacin a tecnologas ms actualizadas. A diferencia de la tercerizacin tradicional, en la cual la empresa externa asume la responsabilidad de las funciones de tecnologa de la informacin, la transformacional provee una nueva plataforma de tecnologa que brinda un valor an mayor, ayudando a preparar el terreno para reestructurar (downsize) los sistemas crticos a
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sistemas ms flexibles, ms pequeos y econmicos, generando una inmediata reduccin de los gastos en tecnologas de la informacin.
3.5. Ventajas y desventajas de cada fuente de incorporacin 3.5.1.Desarrollo interno El desarrollo interno presenta la ventaja de proporcionar sistemas construidos a la medida de las particulares necesidades de los usuarios. Asimismo, evita depender de un tercer proveedor para realizar el mantenimiento y adecuacin de los sistemas, ya que los programas en cdigo fuente se encuentran en la empresa, y quienes los han confeccionado o los conocen son empleados de la propia organizacin. Esto otorga mayor flexibilidad al mantenimiento de programas, requisito importante para que los sistemas se actualicen rpidamente, de acuerdo con las variaciones de contexto. Por otra parte, existen aplicaciones muy especficas, y a veces exclusivas de la organizacin, para las cuales el desarrollo interno resulta la nica va posible, ya que no hay en el mercado paquetes estandarizados, ni empresas desarrolladoras de software que cuenten con el suficiente conocimiento del sistemaobjeto como para construir la aplicacin en tiempo y costos razonables. Sin embargo, y salvo estos casos especiales, el desarrollo interno implica, muchas veces, volver a inventar la rueda. Esto significa que la organizacin puede hacer su primera incursin en el desarrollo de un sistema cuando el mercado ya acumula una amplia experiencia, traducida en paquetes estandarizados o en firmas desarrolladoras de software especializadas en el sistema de que se trata. Esta inexperiencia de la organizacin se traducir, casi ineludiblemente, en errores y limitaciones del sistema que estaran superados en los paquetes o servicios de software consolidados. Por la misma causa, el sistema deber ser sometido a una
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ardua etapa de prueba, de la que, inexorablemente, surgirn falencias que debern ser subsanadas. Y, an as, la puesta en rgimen del sistema pondr en evidencia nuevos problemas o limitaciones que pueden afectar el normal desenvolvimiento de las operaciones involucradas en la aplicacin. Adems, el desarrollo interno de software suele ser ms costoso que el desarrollo externo (en las condiciones que se sealan en el punto siguiente) y que las alternativas estandarizadas. En estas ltimas, los costos de desarrollo del paquete estandarizado estn destinados a prorratearse entre una masa de clientes, por lo que su incidencia en el precio unitario es parcial.
3.5.2.Desarrollo externo El desarrollo externo, como el interno, ofrece la ventaja de proporcionar sistemas a la medida de la organizacin, la cual, adems, puede quedar en posesin de los programas en cdigo fuente, si es que tiene el cuidado de definirlo as en la contratacin del servicio. Mediante el desarrollo externo puede tambin evitarse el problema de la falta de experiencia en el sistema de que se trate, siempre que se seleccione una firma de software que pueda acreditar similares desarrollos e implementaciones anteriores del mismo sistema. El desarrollo externo constituye tambin una fuente ventajosa y a veces obligada, cuando la organizacin no cuenta con recursos propios para encarar la tarea. Esto ltimo suele ocurrir cuando la empresa no tiene personal disponible, cuando carece de tcnicos calificados, cuando no puede ofrecer remuneraciones apropiadas para reclutar tales tcnicos, etc. Asimismo, debido al conocimiento, la experiencia y los mdulos de programacin acumulados por una firma de software especializada en el sistema de que se trate, el desarrollo externo es, con frecuencia, ms rpido y menos costoso que el desarrollo interno, aunque demanda ms tiempo y es ms costoso que las aplicaciones estandarizadas.
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Como desventaja, el desarrollo externo produce dependencia de la organizacin respecto de la firma de software. Esto ocurre, en primer trmino, durante la mayor parte del ciclo de vida del sistema, sobre cuyo desenvolvimiento el control de la empresa contratante, para asegurar el cumplimiento de los plazos de entrega, es limitado. Asimismo, esta dependencia se verifica tambin durante la etapa postimplementacin, y su duracin vara de acuerdo con la complejidad y magnitud del sistema. Esto se debe a que, a pesar de que la firma de software entregue a la empresa los programas en cdigo fuente, la modificacin de los mismos no resulta sencilla para quienes no fueron sus autores, por lo menos hasta que haya transcurrido bastante tiempo como para conocer la estructura interna de los programas y las herramientas de desarrollo utilizadas para confeccionarlos. En la prctica, esta situacin se contempla mediante contratos de mantenimiento, de modo tal que la firma proveedora permanece asistiendo a la empresa en la modificacin y actualizacin de los sistemas entregados. Asimismo, en algunas empresas, o para algunos sistemas en particular, pueden existir razones de confidencialidad o de seguridad que no hagan aconsejable la participacin de programadores externos. De todo lo expuesto surge que, en el caso de recurrir al desarrollo externo, debe ponerse especial cuidado en la seleccin de la firma de software, la que debe satisfacer claras exigencias de seriedad, experiencia, calificacin tcnica, especializacin y continuidad, en medida proporcional a la importancia de los sistemas involucrados.
3.5.3.Aplicaciones estandarizadas Las aplicaciones estandarizadas ofrecen la ventaja de encontrarse inmediatamente disponibles. Si se trata de aplicaciones cerradas, slo se requerir una etapa de instalacin e implementacin. Esta implementacin, habitualmente, consiste en la parametrizacin del sistema, de acuerdo con las caractersticas de
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la organizacin usuaria, y en la capacitacin y el entrenamiento del personal. Si se trata de aplicaciones abiertas, se incluir, adems, la labor de acabado del sistema, conforme a los requerimientos de la empresa que lo contrata. En cualquier caso, las aplicaciones estandarizadas son la va ms rpida de incorporacin de sistemas de informacin. Otra ventaja de estas aplicaciones es que, en general, constituyen el resultado de mucho tiempo de experiencia, experimentacin y uso. Esto les asigna un alto grado de consistencia, ausencia de errores y satisfaccin de todos los requerimientos estndares del tipo de sistema de que se trate. Existen aplicaciones estandarizadas para todos los sistemas tpicos de una organizacin comn, y muchos de ellos cuentan con decenas o centenas de miles de usuarios en todo el mundo, por lo que su confiabilidad es muy alta. Las aplicaciones estandarizadas, al igual que el desarrollo externo, conforman tambin una fuente ventajosa y a veces obligada, cuando la organizacin no cuenta con recursos propios para encarar la tarea. Pero, adems, aquellas aplicaciones constituyen la nica opcin posible cuando la organizacin no dispone del plazo necesario para incorporar el sistema mediante las fuentes restantes. El desarrollo interno, el desarrollo externo y la tercerizacin a medida demandan el tiempo necesario para cumplir el ciclo de vida del sistema; en cambio, las aplicaciones estandarizadas se hallan inmediatamente disponibles. Adems, las aplicaciones estandarizadas, como ya se seal, suelen ser la solucin ms econmica, en relacin con las alternativas de desarrollo interno y de desarrollo externo. La fundamental desventaja de estas aplicaciones es que no han sido desarrolladas a la medida de la organizacin que las incorpora. Esta limitacin tendr un mayor o menor peso, segn los requerimientos de la empresa. En uno de los extremos, se encuentran los casos en que una aplicacin estandarizada satisface completamente los requerimientos de la organizacin, tal como si hubiera sido diseada a medida. En el otro extremo, se encuentran los casos en que las caractersticas del sistema-objeto o las de los requerimientos de los usuarios son tan particulares que no existe ningn paquete estandarizado que pueda satisfacerlas.
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3.5.4.Outsourcing o Tercerizacin Teniendo en cuenta que, en definitiva, la tercerizacin implica un contrato entre dos organizaciones, no puede describirse una modalidad tpica de prestaciones de outsourcing, ya que cada caso es materia de definicin y acuerdo entre las partes. La tercerizacin ofrece la ventaja de que la organizacin contratante se desentiende de todo aspecto vinculado con el diseo del sistema y con las herramientas utilizadas para su desarrollo, su mantenimiento y su operacin, ya que el proveedor del servicio debe proporcionar un determinado resultado, quedando a su cargo (y a su costo) el modo en que lo consigue. Esto provee una ventaja adicional, y es que protege a la compaa de trabajar con tecnologas obsoletas, ya que es el proveedor quien invertir en nuevas tecnologas para proveer los servicios a la misma. Adems, la tercerizacin de sistemas de informacin tiene como ventaja la reduccin de la responsabilidad del diseo, puesta en marcha y validacin de las funciones de sistemas y redes de computadoras, incluyendo la infraestructura, todo lo cual evoluciona continuamente y crecen en complejidad. Existen por supuesto algunas desventajas en la tercerizacin. En particular, problemas estratgicos relacionados con la prdida de control y otros riesgos que no deben dejar de considerarse. Algunos observadores afirman que muchos ejecutivos han sido convencidos de que las funciones de los sistemas de informacin son fcilmente delegables, muchos de ellos considerando que esto producira una reduccin de costos (lo cual constituye un objetivo deseable), sin tener en cuenta las potenciales implicaciones estratgicas a largo plazo. Como desventaja, el outsourcing presenta caractersticas de dependencia y de limitaciones a la confiabilidad y a la seguridad ms o menos similares a las del desarrollo externo, por lo que, tambin en este caso, la empresa proveedora y las condiciones contractuales deben ser cuidadosamente seleccionadas.
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4. EL
ROL DE LOS USUARIOS EN LA COMPRA O
DESARROLLO DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
4.1. Introduccin Es tenido por axioma que el usuario que no est satisfecho con un sistema de informacin, no lo usa o lo sabotea. Esta afirmacin, ms all de su validez, resulta ilustrativa para poner en evidencia que, en toda organizacin, la actividad de administracin de recursos informticos es un servicio. Los usuarios son, por lo tanto, los clientes de ese servicio. Por ello, y al igual que ocurre con cualquier producto, de nada vale disear sistemas que, para los tcnicos especialistas, puedan constituir geniales piezas de ingeniera o excelsas obras de arte, si los usuarios a los que tales sistemas estn destinados no encuentran satisfechos sus requerimientos. Por lo tanto, el rol del usuario en la adquisicin o el desarrollo de los sistemas de informacin es trascendente.
4.2. Rol del usuario en la compra de sistemas Como queda dicho, cuando el sistema que se va a incorporar es una aplicacin estandarizada, la mayor parte del ciclo de vida se ha llevado a cabo fuera de la organizacin y, por lo tanto, sin ninguna intervencin de la misma. Sin embargo, permanecen dos cuestiones importantes en las que la empresa debe tomar decisiones: la eleccin del paquete de software y la etapa de transicin. La eleccin del paquete presenta dos aspectos a considerar. El primero de ellos es la naturaleza tcnica del mismo en cuanto a su compatibilidad con los equipos, con el software de base y con otras aplicaciones existentes en la organizacin. Este es un aspecto sobre el que corresponde pronunciarse al rea de sistemas. El segundo aspecto es el que se refiere a las prestaciones del sistema en cuanto a la satisfaccin de los requerimientos del usuario. En este sentido, el derecho y la responsabilidad de la eleccin corresponden principalmente al usuario. Por lo tanto, ste debe
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tener la posibilidad de evaluar el paquete en todos sus detalles, para lo cual deber tener a su alcance las siguientes vas de anlisis: Informacin del proveedor (demostraciones, folletos, manuales, exposiciones personales, etc.). Instalacin en demostracin en la propia organizacin. Visita a instalaciones operativas de otras empresas.
La participacin del usuario tambin es importante, juntamente con el rea de sistemas, en todo lo que se refiere al plan de transicin, sobre todo en lo que se vincula con la capacitacin y el entrenamiento del personal involucrado, as como con la conversin o generacin de bases de datos.
4.3. Rol del usuario en el desarrollo de sistemas Cuando el ciclo de vida se produce dentro de la organizacin, como en el caso del desarrollo interno, o bajo el control de aqulla, como en el desarrollo externo o el outsourcing, la participacin del usuario debe ser considerada para cada etapa del ciclo. De acuerdo con la descripcin ya realizada de las etapas de un ciclo de vida, y tomando el caso del desarrollo interno, el grado de participacin del usuario, en su relacin con el rea de sistemas a cargo del desarrollo, puede caracterizarse segn se muestra en la siguiente tabla:
Etapa Inicio Elaboracin Construccin Transicin
Participacin Alta Mediana-Alta Mediana-Baja Alta
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La manera ms conveniente de concretar la participacin del usuario es conformar un equipo de proyecto integrado por tcnicos del rea de sistemas y representantes de los usuarios. Tradicionalmente, estos equipos eran liderados por un integrante del rea de sistemas. Sin embargo, y como un reconocimiento creciente del rol fundamental de los usuarios, cada vez es ms frecuente que el liderazgo sea ejercido por uno de estos ltimos. En estos equipos, el cliente fundamental es el usuario. Sin embargo, suele ser necesario que otras reas de la organizacin estn tambin representadas, de acuerdo con el carcter de la aplicacin a desarrollar. Casos tpicos son: Auditora que, por ejemplo, puede formular requerimientos vinculados con exigencias del control interno; Contabilidad , que puede demandar, como subproducto, informacin para registraciones; Jurdica, cuyo asesoramiento puede ser indispensable cuando el sistema involucra aspectos legales; etc.
4.4. Un aspecto crtico de la relacin del usuario con los tcnicos de sistemas Desde el punto de vista de la relacin del usuario con los tcnicos de sistemas, las etapas ms importantes y ms crticas son, tal vez, aquellas en que deben definirse las prestaciones de la aplicacin. En estas etapas, los analistas de sistemas entrevistan al usuario para relevar sus requerimientos. En muchos casos, y en mayor o menor grado, tales analistas pueden tener un enfoque tcnico equivocado que deriva en numerosas situaciones complejas para el usuario. El enfoque al que se alude es el de disear los sistemas de informacin de acuerdo con las salidas que deben producir (impresas o en pantalla). Los diseadores de sistemas que asumen este enfoque entrevistan tesoneramente al futuro usuario y le solicitan que defina las salidas que necesita, pidiendo todo tipo de detalles acerca del contenido y diseo grfico de cada una de ellas. Algunos analistas suelen volcar las demandas del usuario en modelos de cada uno de los listados o salidas visuales, preparados
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sobre una cuadrcula de espacios de impresin o de pantalla, y luego hacen firmar al usuario cada modelo, como prueba de que ste responde cabalmente a las aspiraciones de aqul. Este diseador considera que si sabe perfectamente qu es lo que el sistema debe producir como salida, podr definir con seguridad los datos o entradas que el sistema deber capturar y los procesos que deber ejecutar. En principio, este razonamiento parece acertado, y hasta podra afirmarse en teora que lo es, pero la prctica lo invalida la mayor parte de las veces. El problema reside en que casi ningn usuario, por lo menos en sistemas de cierta envergadura, puede saber y expresar, en un momento determinado, todo lo que necesitar o le ser valioso en un futuro que se extiende por varios aos. Y, aunque este usuario existiera, pueden aparecer necesidades derivadas de cambios de contexto impredecibles. Casi puede decirse, sobre la base de la experiencia que, inexorablemente, en algn momento de las etapas avanzadas del proyecto y sobre todo cuando el usuario comienza a utilizar el sistema, aparecer la necesidad o conveniencia de modificar el contenido de algunas salidas. Es aqu cuando, al recibir una solicitud en este sentido, el diseador expondr sus quejas, aludiendo a la extemporaneidad del pedido, invocando las entrevistas realizadas tiempo atrs y en las que dio oportunidad al usuario para solicitar todo lo que necesitaba, exhibiendo los modelos de salidas con la firma aprobatoria de aqul, criticando veladamente al usuario por no haber pensado bien lo que quera, etc. Este tipo de actitudes pone de manifiesto una paradoja que muchos han sealado: a pesar de que los hombres de sistemas estn en el negocio del cambio, suelen oponerse con firmeza a modificaciones en las aplicaciones que han diseado. Al mismo tiempo, esta reaccin del diseador produce un dao perdurable y difcil de superar: el usuario que ha recibido quejas como las sealadas, apabullado por la autoridad tcnica que atribuye al diseador, siente que aparece como un incapaz o un pretencioso difcil de satisfacer, con lo que renuncia a los cambios que demandaba y, lo que es peor, eludir en el futuro la reiteracin de tan incomoda situacin, silenciando las nuevas necesidades de modificaciones que, seguramente, se presentarn.
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De esta manera, con el transcurso del tiempo y la acumulacin de adaptaciones no realizadas (porque ni siquiera fueron pedidas), el sistema se va alejando cada vez ms de las necesidades del usuario, quien termina aceptando un sistema que le resulta ineficiente (o, por lo menos, incompleto) o, peor aun y como se ha sealado, saboteando su funcionamiento o no usndolo en absoluto. Todo esto se encuentra sustentado en una sorda animadversin hacia los empleados del rea de sistemas, sentimiento que el usuario canaliza en la crtica de antesala, alimentado por colegas que comparten su postura y producen el general descrdito de los servicios de sistemas en las organizaciones. Por otra parte, aun cuando mediara la disposicin del diseador para introducir los cambios, stos seran, en muchos casos, imposibles de realizar, salvo que el sistema sufriera un costoso rediseo de fondo. Es el caso, por ejemplo, en que el usuario solicita que una salida contenga un dato nuevo. En primer lugar, ese dato no ha sido previsto en el diseo de los archivos, por lo que stos debern ser rediseados y reorganizados (problema que, actualmente, se atena en gran medida con el empleo de bases de datos). Por otro lado, no se ha previsto la recoleccin del dato, por lo que debe decidirse dnde, cundo y cmo se lo capturar, y realizar, en muchos casos, una larga tarea de relevamiento y carga inicial. Supngase el caso, por ejemplo, de que el usuario advierte que, en cierto listado o pantalla que informa datos de los afiliados, sera necesario consignar el nombre del padre y el nombre y apellido de la madre, pero tales datos no fueron previstos en el diseo del sistema y, por lo tanto, no se encuentran en los archivos. Puede fcilmente apreciarse el esfuerzo que demandara relevar e incorporar el dato. La raz de este tipo de problemas deriva del error tcnico al que se ha aludido: los sistemas no deben ser diseados de acuerdo con las salidas que habrn de producir, sino de acuerdo con los datos que deben mantener. En efecto, no importa tanto qu salidas habr de producir un sistema, sino sobre qu variables opera o decide el usuario. La atencin del diseador, en consecuencia, debe centrarse en indagar al usuario sobre los datos que constituyen materia de trata-
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miento habitual en su puesto o en el rea a su cargo. En el contexto del ejemplo anterior, al diseador le bastara saber si el usuario toma decisiones (o cree que sera posible que tuviera alguna vez que tomarlas) basadas en informacin de los padres de los afiliados. La contestacin a una pregunta de este tipo es mucho ms fcil de precisar que los minuciosos detalles de las salidas. Los usuarios pueden definir prcticamente todas las variables que utilizan o podrn llegar a utilizar. Por ejemplo, si el usuario manifiesta requerir los datos de los padres de los afiliados, ello es suficiente para que el diseador sepa que tales datos deben estar incluidos en la base de datos, no importa cules vayan a ser las salidas en que tales datos aparecern. Existen tcnicas, como el ya expuesto mtodo de los Factores Clave para el xito, que ayudan al usuario a determinar cules son los datos relevantes para la satisfaccin de sus necesidades de informacin. A partir de este tipo de definiciones, el diseador debe preocuparse de que tales datos sean capturados como entrada o sean generados por el proceso, asegurndose de que estarn incluidos en la base de datos y de que sern adecuadamente actualizados. La definicin de las salidas que el usuario requerir para operar o analizar tales variables es, en realidad, un problema menor; sobre todo disponiendo, como hoy ocurre, de abundantes recursos de programacin estandarizados y destinados especficamente a la generacin de informes a medida. La sencillez de manejo de muchos de estos recursos (comnmente llamados lenguajes de consulta) permite que el propio usuario disee y genere la salida que desea. Mediante estas herramientas, se puede obtener cualquier salida que muestre y relacione los datos que se encuentran en los archivos. En cambio, sin rediseo del sistema no hay forma de obtener salidas que contengan datos que no estn en los archivos. Este tipo de problemas en la relacin entre usuario y analista de sistemas es mucho ms serio cuando se aplica la modalidad de diseo evolutivo, y conserva su importancia, aunque menor, en el diseo incremental. En cambio, y precisamente, el diseo por prototipos
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disminuye mucho la posibilidad de estos conflictos, ya que el sistema se va definiendo y refinando paulatinamente, a medida que el usuario evala cada una de las sucesivas versiones del prototipo.
5. LOS
PROBLEMAS HUMANOS EN SISTEMAS
5.1. Introduccin El espectacular desarrollo de las computadoras augur inicialmente un ednico panorama de organizaciones eficientes. Sin embargo, la historia de la aplicacin de las herramientas electrnicas apareci ms llena de fracasos que de xitos. Para modificar esta realidad, se concentr la atencin en el perfeccionamiento del hardware y en la reduccin de su costo. Conseguido esto, y ante la permanencia de la situacin insatisfactoria, se pens que el aspecto deficitario estaba relacionado con el software, por lo que hubo importantes desarrollos, innovaciones y mejoras en este sentido. Sin embargo, la mayor parte de las organizaciones seguan presentando un panorama prcticamente similar y caracterizado por problemas de sistemas tales como: Usuarios insatisfechos. Proyectos atrasados. Fallas de seguridad. Errores y reprocesos. Promesas incumplidas. Costos injustificados. Rotacin e insatisfaccin laboral. Relaciones tensas entre el rea de sistemas y el resto de la organizacin.
Finalmente, y en tiempos relativamente recientes, se concluy que la raz de tales problemas estaba en el lado humano de los sistemas de informacin. En efecto, la mayor parte de las debilidades de la actividad de sistemas pasan por sus variables humanas y
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no por sus variables tcnicas. O, en todo caso, los problemas humanos actan como tapn de las soluciones a los problemas tcnicos. Estas consideraciones se formulan dando por supuesto que los actores involucrados en los sistemas de informacin poseen la idoneidad tcnica necesaria para el ejercicio de sus respectivas funciones, ya sea en el rea de sistemas, en las reas usuarias o en la direccin de la organizacin. En consecuencia, cuando aqu se alude al factor humano, se involucran, principalmente, los aspectos psicosociales y de comportamiento de los miembros de la empresa, as como la cultura organizacional. La resistencia al cambio producido por la introduccin de tecnologa de computacin, por lo menos en empresas relativamente avanzadas, ir disminuyendo con seguridad paulatinamente. Ello se debe, por un lado, a que la proliferacin de tal tecnologa en numerosos mbitos de las tramitaciones, en el trabajo y en el entretenimiento personales genera un creciente grado de familiaridad con las computadoras y otras innovaciones de igual carcter, como el fax, el telfono celular o la Internet. Por otro lado, el simple transcurso del tiempo producir la renovacin de los cuadros humanos de las empresas, incorporando las nuevas generaciones que han crecido en contacto estrecho con la computacin y, muchas veces, haciendo un uso personal de la misma desde temprana edad. El problema general del cambio en la sociedad de hoy y, consecuentemente, en sus organizaciones, ser tratado en el Mdulo II. Aqu, se concentrar la atencin en los aspectos vinculados con las relaciones no tcnicas entre los tres principales grupos involucrados en los sistemas de informacin: el rea de sistemas, los usuarios y la direccin de la organizacin.
5.2. El rea de sistemas 5.2.1.Principales problemas humanos Entre los problemas humanos ms o menos tpicos del rea de sistemas, pueden encontrarse los siguientes:
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Una cierta obsesin por el dominio de la tecnologa, sin advertir que el principal recurso informtico es, precisamente, la informacin y que la computadora es slo una herramienta. Existe un no siempre controlado afn para tener el ltimo modelo de computadora o los programas recin lanzados al mercado, sobre la base de la errnea creencia de que lo ltimo es siempre lo mejor. La falta de una idea clara de que se ejerce una funcin de servicio y la consiguiente ausencia de una actitud permanente orientada en tal sentido. No son pocas las veces en que la postura de quienes se desempean en el rea de sistemas es la de pensar que los usuarios tienen que trabajar para ellos. Las aplicaciones y la informacin son de los usuarios, y no del rea de sistemas; sta, pues, debe estar al servicio de los usuarios. La sumisin de los planes de implementacin de aplicaciones a los planes de adelanto y actualizacin tecnolgica del centro de cmputos. La inexistencia de un plan estratgico de sistemas que permita fundamentar las solicitudes de apoyo a la direccin y asignar prioridades a la satisfaccin de las necesidades de los usuarios. Aunque sta puede considerarse una falencia tcnica, suele tener su origen en que la comentada obsesin tecnolgica se ejerce en desmedro de la atencin que debe prestarse a la funcin de administracin en el rea de sistemas, especialmente en cuanto al planeamiento a largo plazo. La excesiva preocupacin por el diseo tecnolgico de los sistemas, antes que por el diseo funcional. Se suele pensar que, cuando existe un problema en un proceso de la organizacin, basta incorporar el proceso a una computadora para que el problema se solucione, sin tener en cuenta que las soluciones de los procesos deben encontrarse antes de computadorizarlos. Las computadoras realizan con altsima velocidad y con asombrosa exactitud lo que se les pide que hagan, incluso cuando lo que se les pide es un despropsito.
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La falta de inters por realizar el marketing interno de los servicios informticos. Las ventajas de las aplicaciones informticas deben estar fundamentadas en apropiados estudios de costo/beneficio, y deben ser explicadas y difundidas. En el rea de sistemas, suele darse por descontado que, para todo el mundo, la computacin es mgica y maravillosa; quien no opina as, es tenido por retrgrado o ignorante. Esto deriva en que las implementaciones de sistemas toman cierto carcter de imposicin, en lugar de que se preste especial atencin a la necesidad de planear tales implementaciones teniendo en cuenta la necesidad de motivar, entrenar e inducir el cambio en los usuarios. El obstculo que, para el desarrollo de relaciones constructivas con los usuarios, produce el innecesario abuso de la jerga informtica. Este hbito refuerza el negativo sentido de elite que muestran las reas de sistemas o que le adjudican los usuarios. La falta de preparacin en materia de relaciones interpersonales y de trabajo en equipos, incluyendo tcnicas como las de creatividad grupal o conduccin de reuniones, y el dominio de la correcta exposicin oral y escrita. Las habilidades necesarias en un analista de sistemas para realizar una entrevista, conducir una reunin, motivar a las personas, inducir actitudes positivas hacia el cambio, etc., no dependen del conocimiento de herramientas de software o de hardware, sino del conocimiento de tcnicas como las mencionadas y, desde luego, de la posesin de ciertos atributos de personalidad para aplicarlas eficientemente.
5.2.2.Enfoques en el uso de la tecnologa informtica Muchas de las fallas humanas comentadas, y otras de similar carcter, se encuentran abonadas por una cultura organizacional que responde a un enfoque errneo aplicado a las actividades informticas.
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El uso de la tecnologa informtica en las organizaciones puede responder a tres enfoques distintos: el enfoque del procesamiento electrnico de datos (PED), el enfoque de los sistemas de informacin (SI) y el enfoque de la administracin de recursos informticos (ARI). El enfoque PED concentra la atencin en la tecnologa de equipos de hardware y software. Las organizaciones que se encuentran en esta etapa de aplicacin de la tecnologa informtica consideran el uso de estos recursos como un gasto inevitable. La actividad de planeamiento vinculada con ellos slo alcanza a la inclusin de la correspondiente partida en el presupuesto anual. El compromiso de la direccin superior es mnimo. Un rea PED es fundamentalmente un servicio de procesamiento de datos orientado a las aplicaciones netamente operativas y de gran volumen. En un departamento de este tipo, el uso del recurso tecnolgico se halla probablemente optimizado, pero no existen esfuerzos para disear eficientes sistemas de informacin. La mayora de las actividades se realizan a requerimiento de los usuarios, sin que haya una accin decidida para el desarrollo de sistemas orientados a un mejor uso de la informacin. El portafolio de aplicaciones se caracteriza por la existencia de un alto porcentaje de sistemas de procesamiento diferido y centralizado. El tpico conductor de un rea PED tiene un claro dominio de la tecnologa y privilegia este aspecto por encima de los sistemas de informacin; su perspectiva gerencial es limitada. El segundo enfoque concentra su visin en los sistemas de informacin. En las organizaciones que se encuentran en esta etapa, el soporte fsico y el soporte lgico son considerados como herramientas que constituyen un gasto necesario para procesar los datos que alimentan el subsistema de decisin. Ello es as porque a los sistemas de informacin transaccionales, se han sumado los sistemas de informacin para el planeamiento y el control. Se formula un plan operativo y la direccin superior se involucra en la definicin de los sistemas de informacin. Existe una mayor proporcin de aplicaciones en lnea y una tendencia hacia la distribucin
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del procesamiento. El responsable de un rea SI presenta buenas aptitudes para entender el negocio, antes que un excelente dominio de la tecnologa, y ejerce una adecuada interaccin con los niveles gerenciales de la organizacin. El enfoque ARI considera los recursos informticos como una fuente de oportunidades para generar ventajas competitivas. Cuando la organizacin se encuentra en esta etapa del uso de la tecnologa informtica, las sumas aplicadas a su apropiacin y empleo son consideradas una verdadera inversin. Se formula un plan estratgico de aplicacin de esa tecnologa, como un captulo importante del plan estratgico general de la organizacin. En consecuencia, la direccin superior participa estrechamente en la adopcin de decisiones respecto a los recursos informticos. El rea ARI pone la informacin a la altura de los recursos ms importantes y su accin no se refiere solamente a los datos que se procesan por computadoras, sino a toda la informacin vital para el manejo de la organizacin. Es probable que la actividad de procesamiento se encuentre muy distribuida, con una mayor incidencia de la computacin personal y de la participacin del usuario en el diseo de sus propios sistemas. El responsable de un rea ARI es, antes que conductor del procesamiento de datos, un generador de proyectos orientados a optimizar la capacidad de la organizacin para responder con rapidez a los cambiantes requerimientos del contexto en el que se desenvuelve. Se destaca su capacidad gerencial, su clara visin de las necesidades de informacin y, en mucho menor medida, su dominio de la tecnologa de computacin. Este dominio, sin embargo, es suficiente para combinarse sinrgicamente con su conocimiento del negocio y descubrir as los posibles usos de los recursos de computacin, ya no slo en el campo del tratamiento de los datos operativos sino tambin en el terreno de la gestin general de la organizacin. En el enfoque ARI, la tecnologa excede su condicin de herramienta para reducir costos pues penetra, adems, en el mbito de la produccin de ganancias. Esto asigna relieve a la conocida idea de que la actividad de sistemas es demasiado importante para dejarla en manos de los especialistas en computacin, ya que los sistemas de informa-
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cin constituyen una materia que est ms all de un enfoque meramente tecnolgico. El enfoque ARI, entonces, implica el uso estratgico de los recursos informticos, lo que significa reconocerlos como generadores de nuevas oportunidades. As considerada, esta tecnologa trasciende los lmites de la organizacin, llegando incluso a vincular a clientes con proveedores; y transforma la naturaleza de los productos, los procesos, las empresas, las industrias y las formas de competencia. Las siguientes figuras muestran las caractersticas esenciales de los tres enfoques:
Habilidades gerenciales Conocimiento del negocio
ARI
SI Dominio de la tecnologa
PED
Proporcin en que se distribuyen las habilidades del Gerente de Sistemas en cada enfoque de la tecnologa informtica . (El grfico es una ilustracin conceptual, no cuantitativa).
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ENFOQUES ASPECTOS En qu se concentra la atencin? PED En el hardware y software SI En los sistemas de informacin ARI En la informacin como recurso estratgico Como una inversin
Cmo se consideran los fondos destinados a sistemas? Cmo se planifican las actividades de sistema? Cmo es el compromiso de la direccin superior?
Como un gasto inevitable
Como un gasto necesario
Se calcula la partida presupuestaria Mnimo
Se formula un plan operativo mensual Participa en la definicin de los sistemas de informacin En linea. Tendencia a distribuido
Se formula un plan estratgico de Sistemas Participa en la definicin del plan estratgico de sistemas Muy distribuido. Computacin personal. Participacin del usuario
Cmo es el modelo generalizado de procedimiento
Diferido y Centralizado
Aspectos de los enfoques de la tecnologa informtica Naturalmente, esta caracterizacin de los tres enfoques constituye un modelo de referencia, por lo que las situaciones concretas pueden y suelen presentarse en zonas intermedias, con algunos aspectos avanzando hacia el SI o el ARI mientras otros permanecen en un enfoque anterior. Por ejemplo, hoy en da no es difcil encontrar una implementacin de procesamiento distribuido en un ambiente informtico que permanezca en el enfoque PED. La efectiva materializacin de un enfoque se logra cuando todos los aspectos vinculados con la gestin informtica responden armnicamente a la naturaleza del mismo. Michael Porter, el conocido especialista en temas estratgicos, sostiene: El adminis-
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trador de recursos informticos es una nueva especie. Ya no se trata de un especialista en sistemas que controla la tecnologa informtica de un modo muy especializado y separado del resto de la organizacin. Ahora es un gerente que cruza toda la organizacin. Por ello, el administrador de recursos informticos es, cada vez ms, un hombre de negocios y no un tcnico. Debe tener una visin holstica de la firma. Por eso, hay una creciente tendencia a que los hombres de sistemas sean graduados de escuelas de administracin, y esto se ir enfatizando ms an.
5.3. Los usuarios Los usuarios deberan ser los principales protagonistas de los sistemas de informacin. No obstante, generalmente, son considerados como participantes secundarios. En general, los usuarios son los menos culpables de los fracasos e ineficiencias de las aplicaciones informticas ya que, en ltima instancia, sus propias limitaciones o falencias, en tanto componentes de un sistema, deberan ser tenidas en cuenta y resueltas por el rea informtica y por la direccin. Las ya comentadas fallas humanas del rea de sistemas explican, y a veces justifican, la actitud crtica o de desconfianza que los usuarios suelen abrigar, en forma ms o menos explcita, con respecto a las actividades informticas. En cualquier caso, esta situacin es la menos propicia para una tarea que, como el desarrollo de sistemas de informacin, requiere una estrecha integracin entre tcnicos en informtica y usuarios. Si algunas fallas humanas pueden sealarse en estos ltimos, la principal es la contrapartida de una falla humana del rea de sistemas: la creencia de que los sistemas de informacin constituyen una materia especfica de los tcnicos en informtica y no de los usuarios. stos deben comprender su rol protagnico en este terreno, sintindose dueos de los sistemas de informacin generados para satisfacer sus necesidades e involucrndose en todo lo que se relacione con el desarrollo, la implantacin y el funcionamiento eficientes de tales sistemas.
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A esos efectos, los usuarios deben preocuparse por demandar, propiciar y respaldar una integracin constructiva y creativa con el rea de sistemas. Tambin deben adquirir las nociones informticas necesarias para cumplir su rol, pues este conocimiento favorece dicha integracin, ya que permite comprender la naturaleza y las exigencias de la labor de desarrollo e implantacin de sistemas de informacin, lo que equivale a decir que permite comprender a aquellos con quienes se debe trabajar en equipo. Al mismo tiempo, las nociones informticas suministran al usuario un ms claro entendimiento del papel que, en un determinado sistema de informacin, juega la tarea particular que a l le toca cumplir. De este modo, esta tarea adquiere valor por su carcter contributivo al resultado final de un sistema.
5.4. La direccin La direccin superior de la organizacin, en tanto responsable final de todo lo que la empresa es y de todo lo que en ella sucede, debera tomar clara conciencia de que, en ltima instancia, posee la llave de la solucin de todos los problemas que se vienen comentando. Esta llave debera utilizarse, fundamentalmente, para abrir la puerta a la implantacin de una cultura organizacional que privilegie el enfoque ARI. Como vimos, conspira contra esta toma de conciencia la creencia de que la informtica reviste solamente un carcter tecnolgico, y de que es materia reservada para los especialistas. Al mismo tiempo, las fallas del rea de sistemas abonan tal creencia, llevando a la direccin a la conviccin de que las actividades informticas constituyen un barril sin fondo y una fuente de permanentes demandas de herramientas tecnolgicas que no producen resultados proporcionados. La direccin, pues, debe involucrarse en la actividad informtica y propiciar e intervenir en la formulacin de un plan estratgico de sistemas, comprendiendo que la informacin es uno de los recursos importantes de la organizacin.
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USTED
Y ELLOS
Todos los integrantes de una compaa pueden dividirse en dos bandos: ustedes y ellos. Ustedes son todos aquellos que pueden utilizar computadoras; ellos son los que trabajan en el departamento de computacin. Ninguno de ustedes probablemente llegue a ser uno de ellos; ninguno de ellos ha sido, es, ni ser uno de ustedes. Posiblemente, usted tiene hacia las computadoras una de las siguientes actitudes: 1. aptico e indeciso 2. entusiasmado y a favor 3. amargado y en contra Cuando se trata de decidir si su departamento ha de tener un sistema de computacin, quiz piense usted: Por supuesto que s! Ni muerto! o puede tener una actitud receptiva. Qu es lo que determina su actitud? Hay miles de razones posibles. A continuacin figura una seleccin representativa de ellas.
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En contra de las computadoras 1. Ha ledo historias horripilantes en diarios y revistas y en libros como ste. 2. Su padre se qued sin trabajo durante la depresin econmica y esto ha dejado una marca indeleble en su vida, porque computadoras = automatizacin = desocupacin. 3. Desconfa de las cosas que no entiende. 4. Teme perder el control. 5. Ha visto cmo ellos, los del departamento de computacin, han hecho desastres con todos los proyectos que se les confiaron hasta ahora y teme que hagan lo mismo con los suyos.
A favor de las computadoras 1. Quiere proyectar una imagen dinmica y moderna. 2. Usted fue el primero que sugiri que la compaa tuviese una computadora. 3. Su hijo, su hermano o su to vende computadoras. 4. Compr diez acciones de IBM en los aos cincuenta y ahora es millonario. 5. Ha visto cmo ellos han hecho desastres en todos los proyectos que encararon hasta hoy y espera que hagan lo mismo con los suyos; as, se disimularn todos los errores que comete usted. Debe adems examinar sus actitudes posibles hacia ellos. Ellos son: 1. Un grupo de tcnicos dedicados que trabajan en un nuevo campo dinmico para aumentar la eficiencia de todos los departamentos de la empresa y de la empresa como un todo. 2. Unos tipos de pelo largo, introvertidos, que trabajan tras bambalinas totalmente desconectados de la vida real.
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3. Hoy estn ac pero maana no; se quedan siempre por tan poco tiempo que nunca puede llegar a conocerlos. 4. El director de computacin? Es un escalador de pirmides que slo persigue sus propios fines basndose en la teora de que quien controla los datos controla la empresa. (Cuidado!: esa teora puede ser la correcta). Ponga por escrito sus ideas, pero, para asegurar su supervivencia, guarde la lista bajo llave; al parecer, ellos estn en todos los rincones. Y cul cree usted que es la opinin que ellos tienen de ustedes? (Por supuesto, para ellos, ustedes son ellos y ellos son ustedes). 1. Es evidente que no son estrictamente necesarios para dirigir la compaa. 2. Cuando se trata de computadoras, son como Coln: salen sin saber a dnde van, llegan sin saber dnde estn y regresan sin haberse enterado de dnde han ido. 3. Utilidades? Flujo de fondos? Gestin por objetivos? Nada de eso me interesa; yo trabajo con computadoras. 4. No hay problemas mientras no se entrometan. 5. Dennos la oportunidad de ocupar sus puestos y entonces esta empresa realmente progresar. 6. Quines? Cualquiera sea su actitud hacia las computadoras y hacia ellos, si trabaja para una empresa tarde o temprano tendr que utilizar computadoras. Podr hacerlo por libre eleccin, quiz lo haga apremiado por sus superiores o por ellos, o quizs el suyo sea un caso normal del sndrome de automatizacin furtiva. Susan Wooldridge y Keith R. London Texto adaptado de Cmo sobrevivir a las computadoras. Emec Editores, Buenos Aires, 1976, pp. 13-16.
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SEIS
PREGUNTAS COMPROMETEDORAS PARA HACER AL
GERENTE DE SISTEMAS
Si usted es un usuario involucrado en el proyecto de un nuevo sistema de informacin, aqu le proponemos seis preguntas comprometedoras para formular al gerente de sistemas.
1.
Son ustedes los nicos que pueden hacer este trabajo?
En la mayora de las empresas, esta pregunta provocar consternacin generalizada. Sin embargo, cuando usted quiere comprar un auto, va a varios lugares hasta conseguir lo que ms le conviene; por qu no tratar de conseguir el mejor sistema de informacin? Quizs pueda lograr que el trabajo se haga ms rpidamente y/o con un costo menor fuera de la compaa. Hay centenas de empresas de software que estarn complacidas en demostrar que pueden hacerlo, o que disponen de una apropiada aplicacin estandarizada. Si la poltica de su empresa es que el departamento de sistemas goce de un monopolio, pdales que le prueben que pueden trabajar econmicamente.
2.
Puedo ver el plan y el cronograma del proyecto?
En otras palabras, pida ver el mtodo de trabajo y los plazos previstos para ejecutar el proyecto. Si no tienen esta informacin, es ridculo autorizar el trabajo porque no habr manera de controlar el tiempo y el dinero que se empleen. Usted estara firmando un cheque en blanco. Si le presentan un plan del proyecto, pregunte, con toda la amabilidad posible, en qu basan los clculos del tiempo y de los recursos que se necesitarn. Evidentemente, usted no podr discutir sobre detalles tcnicos, pero trate de entender cmo se hicieron esos clculos. Una de las respuestas ms probable ser: Nos basamos en la experiencia.
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Si le contestan as, pregunte si en proyectos anteriores los clculos demostraron ser correctos. (Esto es muy fcil de verificar hablando con otros usuarios). Si se equivocaron, le darn mil y un motivos de por qu ciertas condiciones excepcionales ocasionan demoras. Pregunte si el clculo para su proyecto es mejor que los anteriores y por qu. Cualquier gerente de sistemas que se respete, a esta altura ya estar explicndole que todas las demoras se debieron a errores de los usuarios. No se deje amedrentar; pregunte cules fueron esos errores. Luego, con amabilidad, diga que eso es muy interesante. En qu parte del plan hay una lista de las cosas que usted tendr que hacer y del tiempo que llevarn? Sonra y aada: Perfecto. Si nosotros hacemos lo que nos corresponde, no habr ningn motivo para que el proyecto se atrase, no es cierto? Si, en respuesta a la primera pregunta, le presentan una lista de diagramas, frmulas, etc., pregunte si usted tendr que pagar para que los analistas mantengan actualizadas todas esas cosas incomprensibles. Usted no est actuando en forma malintencionada (no mucho, por lo menos) sino que debe estar en condiciones de determinar qu confianza merecen los clculos.
3.
Qu controles se han previsto en el plan de trabajo?
Es necesario que haya intervalos en los que su departamento pueda examinar el trabajo hecho hasta el momento, pedir que se introduzcan cambios, autorizar la continuacin de las actividades o desechar el proyecto, si no hay otra solucin. Los principales controles se han de hacer: despus del estudio de factibilidad, una vez terminada la especificacin detallada de los sistemas pero antes de que comience la programacin, y cuando se complete la prueba del sistema. La programacin es la etapa ms cara de todo el proyecto; usted debe tener el convencimiento de que el sistema dar los resultados deseados antes de que empiece la programacin. Tampoco permita que lo abrumen con tecnicismos; exija explicaciones que usted entienda.
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Tenga cuidado si el plan dice: Viernes: terminacin del estudio de factibilidad. Lunes: autorizacin del usuario y comienzo de la prxima etapa. No le estn dando tiempo para que estudie el informe o solicite cambios, y estn tratando de aturdirlo para que d su aprobacin sin entender qu est sucediendo.
4.
Qu planes se han hecho para la conversin de los archivos?
Esto es especialmente importante si sus archivos estn ahora en papel y deben traspasarse a un medio de computacin, como discos y cintas. Es un proceso largo y caro y, para muchos sistemas, la conversin debe iniciarse mucho antes de la fecha prevista de funcionamiento. Sin embargo, usted necesitar los registros para que la compaa siga trabajando diariamente; prevn sacarlos de su departamento durante varias semanas para hacer la conversin? Cuidado. Quin revisar los archivos para asegurarse de que estn bien? Sin duda, hay errores en las cifras actuales; otros se aadirn durante la digitacin manual, y habr que descubrirlos y eliminarlos. Se trata de un trabajo largo y fastidioso. Deber usted hacerse cargo de l? En caso afirmativo, tendr tiempo y personal para hacerlo? Pensaron en esto cuando calcularon cunto iba a costar el sistema?
5.
Qu planes se han hecho para capacitarlos a usted y a su personal?
Esto es especialmente importante si usted no ha tenido nunca un sistema computadorizado. Todos necesitarn un curso de uno o dos das sobre conceptos generales de computacin y luego aprender todo lo relativo al funcionamiento diario del sistema.Quin completar los nuevos formularios y cmo? Qu aspecto tendrn los nuevos informes y cmo habrn de interpretarse? Quin corrige errores y cmo? Si hay gran rotacin de personal o empleados que trabajan slo durante un tiempo, cmo se capacitar a los
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nuevos? Se deben organizar clases formales para la enseanza de estas cuestiones y se han de preparar manuales de consulta. Si usted no sabe cmo hacer funcionar debidamente su sistema, todo el proyecto es una prdida de tiempo, para usted y para ellos.
6.
Qu planes se han hecho para evaluar el sistema cuando est en funcionamiento?
La nica manera de saber si el sistema est dando resultados correctos es evaluarlo a intervalos regulares. De ello debern ocuparse los especialistas en sistemas, que tendrn que determinar si usted est satisfecho, qu cambios quiere hacer y la eficiencia tcnica, es decir, cunto cuesta el sistema; y hacer una comparacin entre lo que se hace en realidad y lo que se haba propuesto originalmente en el informe de factibilidad. Susan Wooldridge y Keith R. London Texto adaptado de Cmo sobrevivir a las computadoras. Emec Editores, Buenos Aires, 1976 pp. 211-215.
QU
ES LA ORIENTACIN A OBJETOS?
A pesar de que la orientacin a objetos cuenta hoy con una existencia de ms de tres dcadas, no posee una difusin y un empleo acordes con esta realidad. Como muy bien predijera Rentsch, la programacin orientada a objetos va a ser en los ochenta lo que fue la programacin estructurada en los setenta. Todo el mundo va a estar a favor de ella. Todos los fabricantes van a promocionar sus productos afirmando que la soportan. Todos los administradores hablarn bien de ella. Todos los programadores la practicarn (de forma diferente). Y nadie va a saber exactamente qu es.8
8. Rentsch, T. Object Oriented Programming. En: SIGPLAN Notices, Vol.17 No. 12, p.51. (Cit. por BOOCH, Grady. Anlisis y Diseo Orientado a Objetos con Aplicaciones. 2 ed. Wilmington, Addison-Wesley Iberoamericana, 1996, p. 31).
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Actualmente, a tal punto se cumplen a rajatabla la profeca de Rentsch o la estimacin que hiciera Rubin, autor que plante en 1994 que la orientacin a objetos no tendra una difusin en todos los mbitos hasta diez aos despus, que muchos niegan la posibilidad de aplicacin de la orientacin a objetos, aun cuando no saben exactamente de qu se trata, no la aplicaron nunca y menos an la estudiaron al menos tericamente. Como contrapartida, tambin podemos encontrar a aquellos que ven a la orientacin a objetos como la panacea, como la bala de plata capaz de terminar con todos los problemas de la informtica, pero sin saber exactamente cmo aplicar el enfoque ni cmo emplear las tcnicas y herramientas de esta metodologa. Qu es exactamente la orientacin a objetos? Una primera explicacin podra ser que se trata de otra manifestacin de la tendencia natural del hombre a potenciar sus propias capacidades, tal como sucedi a lo largo de toda la historia de la humanidad. As como el hombre invent la rueda para poder desplazarse ms rpido, las lentes para poder ver ms lejos, las armas y las herramientas para multiplicar sus fuerzas, la orientacin a objetos es un intento de hacer que las computadoras razonen a la manera humana, esto es, permitiendo mantener un dilogo con ella a travs de conceptos y por medio de un lenguaje basado en conceptos, a la manera en la que funciona el cerebro humano. Acercndonos hacia una explicacin un poco ms tcnica, podemos decir que la orientacin a objetos es un paradigma basado en la construccin de una realidad constituida slo por objetos que se comunican entre s por medio de mensajes para poder llevar a cabo sus propias responsabilidades y, en una suma sinrgica, las del sistema como un todo. Estos objetos se clasifican mediante el mecanismo de abstraccin, tal como hemos empleado la abstraccin durante toda nuestra vida para formar conceptos, para constituir clases , que representan a los conceptos en nuestra mente. Tambin se construyen estructuras entre las clases de la misma manera en la que estructuramos los conceptos en nuestra mente, tales como jerarquas de clases -conceptos que abarcan a otros, como en el caso Animal abarcando conceptualmente a Perro- y como jerarquas de
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composiciones -conceptos que forman parte de un todo, como en el caso de Motor que es parte de un Automvil-, entre otras. Los beneficios de este enfoque se multiplican y se observan en todas las etapas del ciclo de desarrollo de sistemas. Quienes han podido emplear este paradigma aplicndolo en proyectos reales, pueden dar fe de que esto es as realmente. De esta manera, la orientacin a objetos presenta claramente sus beneficios: a) Durante la etapa de relevamiento, en la comunicacin con los usuarios, al permitir establecer un dilogo en los trminos pertenecientes al mbito de conocimiento de ellos y al posibilitar la construccin de estructuras de conceptos tales como los usuarios observan a su alrededor cotidianamente. b) Durante la etapa de construccin de los modelos que representan los requerimientos de los usuarios, al permitir trabajar con conceptos reales, con estructuras conceptuales y con un medio de comunicacin poderossimo entre los analistas. c) Durante la etapa de diseo del sistema en base a la tecnologa elegida, posibilitando la construccin de sistemas ms flexibles y adaptables, y explotando al mximo las alternativas que hoy brinda la tecnologa ms moderna. d) Durante la etapa de desarrollo de los sistemas, al reducir los tiempos de construccin y de mantenimiento, al permitir la reutilizacin de cdigo ya escrito, al posibilitar la aplicacin de patrones de diseo poderosos, al agregar robustez a los sistemas a causa de la reduccin en la propagacin de errores en los programas. En definitiva, la orientacin a objetos lleg hace muchos aos para quedarse; aunque no lo har necesariamente como tal, pero ser el fundamento de la evolucin futura que se sostendr en ella. Es una nueva etapa en la evolucin de la historia de la tecnologa y de la historia del hombre en su afn de potenciarse
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a s mismo. Ya pasaron muchos aos desde su aparicin y no quedan dudas al respecto de sus enormes beneficios y ventajas por sobre los enfoques tradicionales. Posee estndares que no slo son utilizados, sino que poco a poco son exigidos por la industria y las organizaciones, siendo esta una realidad absolutamente marcada en los primeros planos del orden internacional. Lic. Fernando Pinciroli La versin completa de este documento puede encontrarse en la Intranet de OSDE.
LA
TCNICA DE
CASOS
DE
USO
Introduccin En un intento de describirlo de manera muy sencilla, la construccin de un sistema informtico es una tarea que consiste en traducir los requerimientos de los usuarios, expresados en lenguaje natural, en una serie ordenada de pulsos elctricos que sern interpretados por un microcomputador. Para pasar del primero de estos extremos al otro es necesario realizar una serie de etapas que incluyen, entre otras, los esfuerzos del analista para interpretar lo que el usuario le transmite, de la labor del diseador para establecer la tecnologa que estar involucrada y de la minuciosa tarea del programador que transformar los requerimientos en cdigo legible por una computadora. En aquella primera fase de relevamiento, en la que el analista trabaja junto al usuario a fin de dejar fuertemente establecidos los requerimientos de este ltimo, se han venido empleando diversas tcnicas que permiten que una persona que sabe mucho de su entorno pero que conoce bastante menos de tecnologa -el usuarioy de otra que sabe de tecnologa pero que no conoce bien el entorno del usuario -el analista- puedan llegar a conformar una idea en comn y a estar ambos plenamente seguros de que se entendieron mutuamente.
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Desde mediados de la dcada pasada comenz a utilizarse, con una difusin creciente, una tcnica que cambi radicalmente la forma de realizar los relevamientos. Esta tcnica es conocida como casos de uso y est basada en la comprensin de la realidad a relevar mediante la recopilacin de todos los escenarios posibles en la que el usuario hace uso del sistema. Un caso de uso es la descripcin de la funcionalidad completa que un usuario -o un conjunto de ellos- debe realizar para cumplir con un objetivo concreto del sistema. La diferencia entre la tcnica de casos de uso y las tcnicas tradicionales de relevamiento radica principalmente en el enfoque. Se define a un modelo de casos de uso como la funcionalidad completa de un sistema desde la perspectiva de los actores que interactan con l. De esta manera, y de acuerdo con la definicin, el enfoque de casos de uso obliga a conocer y a obtener todos los actores de un sistema para poder capturar la funcionalidad de ese sistema desde la perspectiva de aquellos. Se entiende por actor de un sistema a toda persona, organizacin, rea de una organizacin, sistema, dispositivo, base de datos, etc., que tenga cualquier tipo de interaccin con el sistema en cuestin, aun cuando posea la ms mnima expectativa acerca del funcionamiento del sistema.
Un ejemplo Estudiaremos un ejemplo concreto como para comprender mejor esta tcnica. Tomaremos un caso simplificado, a fin de no perdernos en detalles, y lo suficientemente conocido como para que ste no sea un problema y nos permita comprender mejor la aplicacin de la tcnica de casos de uso. Consideraremos el proceso de afiliacin de una persona a la organizacin. En este proceso seguramente encontraremos rpidamente como actores a la persona y al promotor. Podramos pensar que si una persona es atendida en una oficina por acercarse a ella necesitaramos otro actor diferente, pero lo que nos interesa aqu en primera instancia es el rol que cada actor cumple, y ya sea que se
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trate de un promotor o de un empleado de una oficina, el rol que cualquiera de ellos cumple al atender al afiliado es el de promotor. De esta manera, nuestro primer diagrama sera as:
Diagrama de casos de uso inicial para el mdulo Afiliar a una persona El siguiente paso es elegir al actor ms representativo, que en este caso podra ser Promotor, y tratar de agotar toda la funcionalidad del sistema desde su punto de vista. En otras palabras, se le debe preguntar al promotor todo lo que l necesita del sistema, y su respuesta probablemente sera: a) afiliar a una persona b) entregar la documentacin de afiliaciones para su procesamiento c) consultar de vez en cuando el estado de la afiliacin de sus clientes d) visitar a sus clientes para corregir algn dato que pudiera haber quedado pendiente a fin de dar curso definitivo a la afiliacin
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A fin de cuentas, el diagrama debera lucir de esta forma:
Diagrama de casos de uso con la funcionalidad Completa del actor Promotor Cada uno de los casos de uso incorporados al diagrama debe poseer su documentacin, es decir, la descripcin detallada de qu pasos hay que dar para cumplir con el objetivo planteado por cada uno de ellos. Por ejemplo, el caso de uso Afiliar a una persona debera estar constituido por los siguientes pasos: 1. El Promotor completa la solicitud de afiliacin. 2. El Promotor hace firmar a la Persona las consideraciones generales. 3. El Promotor le entrega una copia a la Persona. 4. La Persona entrega la documentacin de respaldo al Promotor.
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(Se destacaron en negrita los actores involucrados en el caso de uso, que coinciden con los establecidos en el diagrama). Luego de describir todos los casos de uso, hay que tratar de detectar las excepciones o caminos alternativos que requieran una atencin especial por el sistema, como as tambin la funcionalidad necesaria para el tratamiento de los errores. Por ejemplo, en el paso N 1, si el Promotor considera que es necesaria la participacin de Auditora Mdica en la revisin de la solicitud, debe indicarlo en el formulario de afiliacin. Por este motivo, el diagrama de casos de uso quedara indicando que el caso de uso Afiliar a una persona debera extender su funcionalidad con la comprendida en el caso de uso Solicitar participacin de Auditora Mdica. Lo mismo debera realizar para cada paso de cada caso de uso, pero por razones de simplicidad presentamos slo el ejemplo mencionado:
Diagrama de casos de uso con funcionalidad extendida para el caso de uso Afiliar a una persona
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En definitiva, los casos de uso permiten organizar y sistematizar las tareas de relevamiento del analista de sistemas y potenciar radicalmente los resultados que puede obtener. Sin dudas que el uso de esta tcnica impacta directamente en el modo en el que se deben realizar los relevamientos, como as tambin la forma en la que estos requerimientos contenidos en el modelo de casos de uso deben ser traducidos paulatinamente hasta conformar el cdigo que interpretar una computadora. Los usuarios no deben preocuparse por los detalles tcnicos de la herramientas, que deben quedar bajo la responsabilidad del analista, sino que, por el contrario, deben sentirse ms tranquilos al saber que estar empleando una tcnica que los considera como los principales protagonistas. Y los resultados reales que se obtienen con esta tcnica son el argumento ms contundente que se puede esgrimir a favor de su empleo. Lic. Fernando Pinciroli La versin completa de este documento puede encontrarse en la Intranet de OSDE.
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EJERCICIO
LA
RELACIN ENTRE LA DIRECCIN Y EL DEPARTAMENTO
DE SISTEMAS
Los gerentes del departamento de Sistemas utilizan una nueva tctica en sus conversaciones con la Direccin: Aceptan el castellano como idioma para su negociacin!. As comenzaba el resultado de una encuesta en la que se trataba el tema: Ha cambiado la relacin entre Direccin y Sistemas?. Realmente, parece que la relacin de la Direccin con su departamento de Sistemas sigue mejorando y que disminuyen ms y ms las anteriores tensiones. Se puede dejar abierta la cuestin de si esto se debe a los mritos del jefe de Sistemas o si slo seala el resultado de controles ms rigurosos de las actividades informticas por parte de la cumbre de la empresa. Es importante constatar que en los ltimos aos ha aumentado mucho la comprensin de los temas informticos en los niveles superiores de la organizacin. Sin embargo, la situacin no es an satisfactoria. Casi siempre han sido las mismas causas las que, durante los ltimos decenios, han marginado a los departamentos de Sistemas en las empresas y han contribuido a empeorar de ao en ao las relaciones con la Direccin. Ambas partes se vean con mutua antipata y se hacan los ms graves reproches. Todava hoy sigue existiendo en muchas organizaciones una situacin tensa entre ambos sectores. Desconfan uno del otro. La Direccin acepta al departa162
mento de Sistemas como un mal necesario. El gerente de Sistemas se siente incomprendido y frustrado. Cules son los puntos que la direccin reprocha al gerente de sistemas? 1. Mientras que, durante los primeros aos, el rea PED ganaba su sueldo y era extraordinariamente productiva, en opinin de la Direccin esta productividad ha ido bajando constantemente. Apenas se ha implementado nada nuevo. Slo se puede ver en todas partes un mero trabajo de parcheo. 2. Los departamentos usuarios se quejan constantemente a la Direccin de que ya nada puede funcionar por culpa del rea de Sistemas. En vez de ser ms rpidos, ahora todo es ms lento. Muchas tareas realizadas en computadoras estn llenas de errores y tienen que corregirse a mano. 3. La Direccin echa de menos ideas constructivas y estrategias orientadas al futuro en el rea de Sistemas. Esta rea ha fracasado lamentablemente. 4. Los informes computadorizados son ilegibles. Presentan las cosas de forma indigesta e incomprensible. Nunca se atienen a las fechas de entrega, y los programas y sistemas desarrollados son de baja calidad, primitivos en su contenido y alejados de la realidad prctica. 5. Se reprocha al rea de Sistemas haberse aislado, haberse convertido en un Estado dentro del Estado. Miran de arriba hacia abajo a los otros departamentos, y los consideran incompetentes. No es raro, pues, que nadie quiera colaborar con el departamento de Sistemas. 6. La Direccin est harta de las eternas peticiones y exigencias del rea de Sistemas: mayores instalaciones, nuevos equipos, nuevas herramientas de software, ms personal. Cada vez se escucha ms la cita: Los espritus que liber son algo de lo que ya no me puedo liberar. 7. Se reprocha al jefe de Sistemas incapacidad en la preparacin de presupuestos y controles. Se dice de l que es un saco sin fondo. En opinin de la Direccin, los gastos
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crecen astronmicamente (aunque es notorio que el hardware es cada vez ms barato). Y seguimos sin divisar tierra. 8. De la macrocefalia administrativa se ha pasado a la macrocefalia de la computacin. Tenemos que continuar as? Cules son las quejas del gerente de sistemas frente a la direccin? 1. Manifiestamente, la Direccin no tiene inters por el departamento de Sistemas. Trata a sus integrantes como a un cuerpo extrao. 2. La Direccin dispone de conocimientos muy parciales y anticuados sobre las cuestiones informticas; slo conoce las cosas unilateralmente, tal como se presentan en la folletera de los fabricantes de computadoras y proveedores de aplicaciones. 3. Se exige demasiado al rea de Sistemas. Hay un horizonte de expectativas demasiado elevado. Pinsese, por ejemplo, en los sistemas de informacin gerencial, que durante aos, a pesar de la insuficiencia de medios, constituyeron una exigencia constante. 4. No se muestra comprensin alguna por las preocupaciones y necesidades especiales del rea de Sistemas. Por ejemplo, se realizan cambios con tal apresuramiento que es imposible predecir los costos en la forma ordinaria. 5. La falta de espritu de colaboracin y la constante obstruccin de las reas usuarias hace imposible cumplir las fechas comprometidas. Ni la Direccin ni los dems departamentos usuarios estn en condiciones de presentar objetivos claros al rea de Sistemas.
CONSIGNA
Analice los puntos de vista de la Direccin y del gerente de Sistemas y responda luego a lo siguiente:
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Estos puntos de vista coinciden con la situacin general de su organizacin? Qu puntos de vista eliminara por no reflejar la situacin de su empresa? Cules cree que deberan agregarse? Si usted fuera el gerente de Sistemas, qu acciones tomara para generar una colaboracin constructiva entre la Direccin y el rea de Sistemas? Compare sus ideas con las que se exponen a continuacin.
Puntos de partida para mejorar las relaciones con la direccin I - Como primer paso, el jefe de Sistemas debe elaborar un plan estratgico global que sirva como pauta para futuros centros de gravedad y como mbito de una actividad informtica justificable econmicamente. El plan de sistemas deber desarrollarse en comn con los departamentos usuarios y deber contener alternativas sobre las que decidir la misma Direccin. II - El departamento de Sistemas deber intentar convencer a la Direccin, mediante planes a mediano y corto plazo acordados mutuamente, de su buena voluntad para hacer posible que en el futuro todo sea ms transparente. Tales planes deben partir de los sistemas a desarrollar e implementar. De ah, deben derivarse las planificaciones de personal, de software y de hardware, el plan de trabajos, los planes de inversin, de planta, de costos y de resultados. Tales planes deben extenderse a 3-4 aos. III - Un punto de vista esencial es el de la planificacin de hardware. En este aspecto, la Direccin espera del gerente de Sistemas algunas explicaciones de cmo puede abaratar los costos de hardware mediante leasing, outsourcing, reconfiguraciones, downsizing, o medidas anlogas. IV - Hay que esforzarse sobre todo en el campo del control de costos. Con un minucioso control de su presupuesto, el jefe de
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Sistemas puede mostrar a la Direccin que toma en serio su funcin de mantener en orden su propia casa. V - La racionalizacin puede realizarse introduciendo mtodos eficaces de trabajo y documentacin, con una planificacin estricta y controles de productividad, empleando tcnicas de comunicacin adecuadas. Precisamente estas tcnicas son necesarias para mejorar algo la imagen del rea de Sistemas ante los mandos medios y superiores; sin olvidar la calidad de la comunicacin oral y escrita en informes y conferencias. VI - Debe tenerse cuidado en que los costos totales del departamento de Sistemas no aparezcan como una escala que apunta siempre hacia arriba. Debe mostrarse, aunque slo sea para dentro de unos aos, un cambio de tendencia en la curva a mediano o largo plazo. No hay nada que inquiete tanto a la Direccin como la idea de que el PED es como un saco sin fondo sobre cuyo futuro desarrollo de costos nadie puede ni decir ni influir nada. VII - Debe suministrarse a la Direccin, con clculos de rentabilidad, la posibilidad de tomar decisiones cuantitativas cuando se propongan proyectos de desarrollo o ampliacin. El nivel de utilidad de cada proyecto debe ser suministrado, o por lo menos aceptado, por los departamentos usuarios. VIII - Deben ofrecerse posibilidades de ampliar su formacin a los responsables de reas usuarias. Esto puede realizarse mediante cursos sobre nuevas tecnologas y sobre posibilidades de colaboracin, o tambin mediante folletos informativos de fcil lectura. IX - El gerente de Sistemas debera admitir ante la Direccin que en el pasado su departamento no tuvo siempre tan controladas todas sus tareas como hubiera sido deseable, que el exceso de trabajo perjudic a la documentacin y que por eso no puede evitarse un cierto dispendio de energas para asegurar el funcionamiento de sistemas ya instalados y para su posterior integracin en el conjunto. Pero el gerente tambin debe sealar que, con las
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medidas adecuadas, se impedir recaer en el futuro en los pecados del pasado. X - La Direccin ver con satisfaccin que el rea de Sistemas anuncie ocasionalmente algn xito. El gerente de Sistemas debe pues avanzar en los proyectos que pueden concluirse antes y procurar que se implementen sin dificultades los programas terminados. XI - El gerente de Sistemas no debe obsesionarse con el orgullo de hacerlo todo en la propia casa y volver a descubrir la redondez de la Tierra. La Direccin no va a compartir su orgullo de inventor. Es mejor estudiar los catlogos de software para ver si, en lugar de su propio sistema, no debera emplearse un producto externo en un campo de trabajo previsto. XII - El jefe de Sistemas debe preocuparse por el marketing de los servicios de su departamento; no debera relegar tal tarea como algo sin importancia. Pero debe estar atento para que no se derive de sus esfuerzos promesa alguna que luego no pueda mantener. En los aos pasados, el departamento de Sistemas ha firmado ya demasiados pagars que luego no han podido levantarse. XIII - El gerente de Sistemas debe intentar convertir su rea en un departamento totalmente normal, que no exige ningn tratamiento especial en su organizacin. Si lo logra, entonces lo convertir en un servicio reconocido por todos, en lugar de ser un instrumento organizativo lleno de debilidades y visto muchas veces como la manzana de la discordia. Nadie querr perder entonces los servicios informticos y se los considerar como elemento imprescindible de la infraestructura de la empresa. Entonces tambin podr esperarse que la Direccin se identifique con el rea de Sistemas y que exista una mejor comprensin entre ambos. Bruno Grupp Adaptado de La gestin del departamento de Informtica. Editorial Hispano Europea S.A., Barcelona, Espaa, pp. 232-237.
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AUTOEVALUACIN
1. Enumere las etapas del ciclo de vida de un sistema de informacin y formule una oracin que describa sus respectivos propsitos. 2. Teniendo en cuenta las cuatro fuentes de incorporacin de aplicaciones informticas, seleccione para cada una de ellas un sistema de informacin de su organizacin para el que le parezca conveniente utilizarla. Fundamente sus elecciones sobre la base de las ventajas y desventajas de cada fuente. 3. Tome en consideracin el sistema de informacin de su unidad organizativa. Suponga que ser sometido a un proyecto de diseo o rediseo computadorizado. Qu grado de participacin (alto, medio o bajo) para cada etapa del ciclo de vida, cree usted que debera tener cada uno de los sectores de auditora interna, direccin superior y recursos humanos de su empresa? 4. Teniendo en cuenta las diferencias entre el desarrollo orientado a los procesos y el desarrollo orientado a objetos, enumere los 5 principales procesos y las 5 principales entidades del sistema de informacin de su unidad organizativa.
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MDULO II
LA TECNOLOGA INFORMTICA COMO RECURSO ESTRATGICO DE LAS ORGANIZACIONES
Objetivos del Mdulo II

GENERAL
Exponer, en el contexto de un mundo crecientemente digitalizado, el carcter de la informacin y de la tecnologa informtica como recursos estratgicos de las organizaciones y como factores de generacin de ventajas competitivas.
ESPECFICOS
Suministrar una clara comprensin del carcter de la informacin como recurso estratgico. Fortalecer la nocin de que tal recurso demanda su propia administracin especfica. Analizar las posibilidades de contribucin de la tecnologa informtica a la generacin de ventajas competitivas. Reconocer los procesos de cambio que se operan en las estructuras de las organizaciones como consecuencia de las innovaciones tecnolgicas. Analizar el proceso de planeamiento estratgico de los recursos informticos y su relacin con el planeamiento comercial. Considerar el rol de los usuarios en la elaboracin de un plan de sistemas y en la incorporacin de conceptos y tecnologas emergentes. Sealar los aspectos importantes de la proteccin de los activos informticos.
Introduccin al Mdulo II
Es indudable que el desarrollo de las tecnologas de computacin y de comunicaciones ha producido una transformacin fundamental en la sociedad de nuestro tiempo. Sin embargo, esas
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tecnologas son meras herramientas para procesar y transmitir informacin. De ello se infiere que los cambios, en ltima instancia, han derivado de la posibilidad de disponer informacin al instante y en cualquier lugar. Debido a esa disponibilidad, la informacin ha pasado a ser un recurso fundamental de las organizaciones. Al mismo tiempo, la tecnologa informtica ha trascendido el limitado campo del procesamiento interno de las transacciones de una organizacin, alcanzando un grado de sofisticacin, tanto en sus posibilidades tcnicas como en sus mbitos de aplicacin, que la ha convertido en un generador de ventajas competitivas, de oportunidades de negocios y de innovaciones en productos y servicios. Por otra parte, el cambio de la sociedad, como es lgico, se refleja en el cambio de los modos de operar en las organizaciones y, consecuentemente, de sus estructuras. Este cambio se hace posible y se concreta a travs de procesos de reingeniera en los que la tecnologa informtica constituye el punto de partida y el eje de las transformaciones. La consiguiente importancia de los recursos informticos demanda, por una parte, la formulacin de una estrategia especfica para su desarrollo y administracin, por lo que resulta relevante analizar el proceso de formulacin de dicha estrategia y la forma y grado de participacin del usuario en tal sentido. Por otro lado, la repercusin de los activos informticos en el desenvolvimiento de la organizacin exige la adopcin de medidas especficas para su proteccin y resguardo.
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Unidad 1 EL REPLANTEO DE LOS NEGOCIOS Y DE LA ORGANIZACIN DE LA ERA DIGITAL
1. LOS
CAMBIOS EN LAS ESTRUCTURAS DE LAS
ORGANIZACIONES
1.1 Introduccin Al aludir a las caractersticas esenciales del mundo de nuestro tiempo o del que se vaticina para los prximos aos, ya sea en mbitos polticos, econmicos o profesionales, resulta comn el empleo de expresiones como globalizacin, mundializacin, digitalizacin, autopistas de informacin, estructuras organizativas planas y flexibles, mercado universal, economa del conocimiento, liderazgo compartido, reinvencin de industrias, direccin globalizada, convergencia y otras semejantes. No corresponde ni hay lugar aqu para analizar el sentido amplio y profundo de tales expresiones. Sin embargo, todas ellas constituyen la manifestacin de una realidad poco discutible: lo nico permanente en el mundo de hoy es el cambio. La humanidad no reconoce, en toda su historia, un perodo de tan vertiginoso desarrollo cientfico y tecnolgico como las ltimas dcadas. La repercusin que ello tiene en la vida de los individuos es tan grande que la nica razn por la que no nos estremecemos ante las transformaciones es que ya estamos acostumbrados a ellas. Mientras en la Edad Media el mundo en el que un hombre mora era prcticamente igual a aqul en el que haba nacido, el mundo de un adulto de hoy se parece poco, desde el punto de vista
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MDULO II - UNIDAD 1 - RAL HORACIO SAROKA
tecnolgico, a aqul en el que pas su infancia. Un argentino de sesenta y cinco aos de edad ha pasado quince aos de su vida sin televisin, veinte sin satlites artificiales, veinticinco sin computadoras, cincuenta sin fax, cincuenta y cinco aos sin telfono celular, y cincuenta y ocho sin Internet. Cualquier estudiante de escuela secundaria lleva hoy en su bolsillo una agenda electrnica que cuesta menos de cien dlares y que tiene una memoria cien veces superior a una computadora de la dcada del 60, que costaba dos millones de dlares y ocupaba una habitacin.
1.2 La era de la informacin Vivimos en la era de la informacin, o como quiera llamrsela usando alguno de los numerosos sinnimos difundidos: era digital, era del conocimiento, era virtual, era postcapitalista, era postindustrial, etc. Esta era presenta caractersticas que la distinguen de cualquier otra poca de la historia de la sociedad humana. Las principales son: La tecnologa dominante es la computadora. La inteligencia de computacin se difunde y se aplica a todo lo que pueda ser perfeccionado agregndole ingenio. El icono de la era es el microprocesador. Chips programables y baratos permiten que los productos sean adecuados a las necesidades del cliente y que se fabriquen adaptados a las demandas de cada usuario. La ciencia de la era es la ciencia de la computacin. Una prueba de ello es que jams otra tecnologa mejor tanto la relacin precio/rendimiento en un lapso similar. El producto tpico de la era es el conocimiento. Las empresas ms exitosas son las que mayor capital de conocimiento poseen o las que mejor lo administran. Las mercaderas y los servicios se hacen atractivos para los consumidores incorporndoles ms y mejor informacin. La base de la riqueza es la informacin. La informacin
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permite la creacin de conocimiento, que a su vez genera rpidas acciones estratgicas que producen ventajas competitivas, tanto sostenibles como temporarias. Lo que hace la diferencia es la inteligencia o la habilidad para aplicar informacin a la creacin de nuevos productos y servicios. El empleado tpico es el trabajador del conocimiento. Ms de la mitad de la fuerza de trabajo est involucrada en la recoleccin, el procesamiento y la comunicacin de informacin. Las personas se pasan la vida informatizando su negocio y sus actividades personales. Ms que automatizar el trabajo, que fue el foco de la era industrial, en la era de la informacin se estimulan las actividades intelectuales que generan o explotan la informacin para crear oportunidades. Las estructuras de las organizaciones se basan, cada vez ms, en redes horizontales y planas. La informacin fluye basada en la necesidad de saber y no en esquemas burocrticos o jerrquicos. El medio logstico por excelencia es la red de comunicaciones. La logstica se relaciona con el traslado de bits (productos electrnicos) antes que con el traslado de tomos (productos fsicos). El mercado en el que la gente se rene a comprar y vender productos y servicios se muda de los emplazamientos fsicos (centros comerciales) al ciberespacio.
El poder de los estados y de las organizaciones de todo tipo ha pasado de sustentarse en la posesin de tierras (Edad Media), de capitales (siglo XIX) o de armamentos (primera mitad del siglo XX), a la posesin de conocimientos. El conocimiento de los mercados, de los clientes, de las necesidades y de las tecnologas aplicables a la creacin, produccin y distribucin de productos es fundamental para el xito de las organizaciones. Pero, ms importante an, el conocimiento clave es el de cmo cada una de esas entidades y funciones pueden ir evolucionando en el tiempo y en
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el espacio, as como aqul que permite adelantarse en la deteccin de oportunidades y la prevencin de amenazas. Todos los das se asiste al lanzamiento de nuevos productos, nuevas formas de comercializacin o nuevos mtodos de distribucin que se fundamentan y se hacen factibles, por lo menos en trminos rentables, mediante la aplicacin de la tecnologa informtica. La tecnologa informtica aparece como una importante herramienta para alcanzar muchos de los ms valorados objetivos de nuestra sociedad: mejorar la calidad de vida de los individuos, poner el conocimiento al alcance de la mano de cualquier ciudadano, reducir el tiempo y la distancia, y muchas otras oportunidades en que la tecnologa est en condiciones de potenciar a los seres humanos. Sin embargo, tambin existen riesgos cuyas implicancias todava no se vislumbran con claridad. La invasin de la intimidad (privacidad), la brecha entre quienes tengan o no acceso a la tecnologa, y las consecuencias inmediatas de un proceso de cambio que puede dejar desubicada (por desempleo, desplazamiento ocupacional, incertidumbre) a parte de la sociedad, son algunos de esos temas preocupantes.
1.3 Impacto en las organizaciones Resulta obvio sealar que las comentadas transformaciones tienen una repercusin sobre las organizaciones de impacto similar a la que se da sobre las personas. Ms an, las organizaciones se han visto conmovidas por el cambio en mayor medida que los individuos. Un ser humano podra sobrevivir hoy sin hacer uso de satlites o computadoras; una organizacin, no. Para las organizaciones, por lo tanto, este es un tiempo de extraordinaria turbulencia y transicin, caracterizado por lo que ha sido llamado una creacin destructiva. La siguiente figura1 exhibe las principales transformaciones.
1. Boar, Bernard H. Strategic thinking for information technology. John Wiley & Sons, New York. 1997.
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Desde Cambio Evolutivo Firmas individuales Mandar Enfoque de los costos Gerenciamiento controlante Ventajas oportunistas Mnimo servicio Centralizacin Orientacin a la tarea Jerarqua Individuo Aprendizaje episdico Nacional Produccin en masa Tiempo de ciclo largo Conflictos Era industrial
Hacia Cambio rpido y catico Asociaciones globales Facultar Enfoque en el crecimiento Gerenciamiento visionario Estrategia Compromiso Descentralizacin Orientacin al proceso Habilidades Equipo Aprendizaje continuo Global Satisfaccin del cliente Tiempo de ciclo corto Maniobras Era de la informacin
La excelencia de una organizacin depende estrechamente de la calidad de las decisiones que toman sus ejecutivos. La informacin constituye la materia prima del proceso decisorio; en consecuencia, la disponibilidad y la calidad de la informacin determinan la calidad de las decisiones. Resulta evidente, pues, que existe una ntima relacin entre la informacin con la que una organizacin cuenta y la excelencia de los logros de esa organizacin. Sin embargo, la trascendencia de la informacin como recurso estratgico se ha acrecentado significativamente como consecuencia de las transformaciones del mundo en que se desenvuelven las empresas.
1.4 La reingeniera de las organizaciones Frente a estas transformaciones, la organizacin de nuestro tiempo debe preservar un primer requisito de excelencia: la flexibilidad, es decir, la capacidad de adecuarse a los cambios. Ya se ha consignado, tambin, el importante rol que, en este sentido, juegan los sistemas de informacin.
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Ms tarde o ms temprano, las organizaciones se han visto o se vern en la necesidad de replantear sus estructuras, sus procesos y sus negocios, a fin de introducir en ellos las modificaciones profundas que exige el nuevo contexto. Estas modificaciones profundas, cuando responden a ciertas pautas definidas, han recibido el nombre general de reingeniera. La reingeniera implica comenzar todo de nuevo, como si hoy arrancara el negocio. Su esencia radica en el pensamiento discontinuo, esto es, no seguir con supuestos fijos o reglas anticuadas de que algo se hace as porque toda la vida se lo hizo. La reingeniera del negocio significa repensar desde cero el nicho de mercado. Consiste en el replanteo de los fundamentos del negocio y en el rediseo radical de sus procesos, con el fin de lograr dramticas mejoras en las medidas de desempeo que son crticas (costo, velocidad, calidad, etc). Este nuevo diseo es una reinvencin desde cero, pues la reingeniera no es una mejora partiendo de los sistemas actuales, ni es automatizacin, ni eliminacin de burocracia, ni mejora de calidad, ni rediseo del software. Es necesario romper con las reglas vigentes, con los paradigmas (un paradigma es un modelo o manera de pensar, un marco mental dentro del cual estn todas las alternativas y soluciones posibles). A veces, se piensa primero en el problema y luego en las herramientas de que se dispone para solucionarlo. La propuesta de la reingeniera es inversa: se buscan nuevas tecnologas, se hace uso de la creatividad y del conocimiento del negocio, y se analiza de qu manera esas tecnologas pueden servir para implantar mejoras sustanciales. La organizacin debe pensarse enfocando los procesos y no las funciones, las tareas, la estructura o la divisin funcional. Un proceso es un grupo de actividades que, tomadas en su conjunto, producen un resultado de valor para un cliente, que puede ser interno o externo. En un proceso hay una cadena de proveedores y clientes, donde, posiblemente, el ltimo sea un cliente externo. La reingeniera de procesos no pone en discusin el negocio, sino los procesos internos para poder dar respuesta a ese negocio. Esta es una reingeniera ms especfica, en la que el negocio es un dato y la informtica una herramienta.
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2. LA
TECNOLOGA INFORMTICA COMO FACTOR DE
VENTAJA COMPETITIVA
2.1. Introduccin Las tecnologas de computacin y de comunicaciones han trascendido el campo limitado, aunque importante, del procesamiento de informacin interna de las organizaciones, para convertirse en instrumentos de amplsimas posibilidades para generar ventajas competitivas. Podra decirse que tales tecnologas han dejado la trastienda para trasladarse al mostrador, donde cumplen un rol ms importante en la definicin de la estrategia de los negocios y en el mejoramiento y redefinicin de los procesos. La tecnologa informtica es esencial para obtener competitividad en el mercado, pero no siempre permite crear una ventaja competitiva donde no la hay, ya que es poco probable obtenerla a travs de su aplicacin ms comn, que consiste en la automatizacin de los procesos. Es ms factible generar ventajas competitivas cuando la tecnologa informtica se utiliza para potenciar las fortalezas del negocio ya existentes. Los mayores avances de la tecnologa informtica como uso estratgico ocurren en las industrias en las cuales los rpidos cambios tecnolgicos conducen hacia nuevos enfoques de negocios y brindan oportunidades para cambiar la posicin competitiva. Hoy en da, son muchos los usos estratgicos de la tecnologa informtica para aprovechar las oportunidades que se presentan a medida que aumentan las presiones de la competencia. Las iniciativas que podra llevar adelante la direccin de una organizacin para aprovechar estas oportunidades son 2 : Formularse las preguntas: de qu manera se puede utilizar la tecnologa informtica para cambiar signi-
2. Benjamin, Robert I. [et al.]. La tecnologa informtica: una oportunidad estratgica. En: Revista Administracin de empresas. Tomo XVII. Buenos Aires: Contabilidad Moderna, 1987.
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ficativamente la forma de hacer negocios, y lograr as una posicin ventajosa con respecto a la competencia?, debe la empresa dedicarse a la utilizacin de la tecnologa informtica o debe enfocarse en el mejoramiento interno de las actividades de la misma? Orientar la atencin hacia la tecnologa de la informacin en los altos niveles de la organizacin. Despertar la conciencia de las ventajas potenciales de la tecnologa informtica en toda la organizacin y crear incentivos para su aprovechamiento.
Las organizaciones que han sido exitosas en el uso de la tecnologa informtica como ventaja competitiva poseen, en general, algunas caractersticas en comn3 : La misin de la organizacin est claramente definida, y dicha misin demuestra en s misma el potencial de la tecnologa informtica. Esta misin es conocida por todos los empleados de la organizacin, quienes conocen, adems, el rol que cada uno de ellos cumple para que esa misin sea alcanzada. Las aplicaciones de la tecnologa estn enfocadas hacia aquellas reas que buscan desarrollar el aspecto competitivo de la organizacin. La organizacin posee una estructura flexible, los estilos de los lderes y la misma organizacin son consistentes, est formada por personas que poseen conocimientos, habilidades y experiencia, y desarrolla una cultura de incentivos para su personal. La organizacin es exitosa en la implementacin de procesos innovadores.
3. Wightman, David W.L. Competitive Advantage Through Information Technology. En: Journal of General Management, Vol. 12 No. 4, 1987. p. 37.
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2.2. Los modelos de Porter y la tecnologa informtica A continuacin nos basaremos en los conocidos modelos de Michael Porter4 como un medio idneo para la identificacin de oportunidades estratgicas.
2.2.1.Las fuerzas competitivas El modelo de las fuerzas competitivas se basa en que la estructura de cualquier industria est representada en cinco fuerzas competitivas: 1) la amenaza de los productos o servicios sustitutos, 2) el poder de negociacin de los compradores, 3) el poder de negociacin de los proveedores, 4) la rivalidad entre los competidores existentes y 5) la amenaza de los nuevos competidores. El poder colectivo de las cinco fuerzas vara de industria a industria, y el poder de cada una de las fuerzas tambin puede variar, mejorando o disminuyendo el atractivo de una industria. Segn Porter y Millar, la tecnologa de la informacin puede cambiar las reglas de la competencia en tres formas diferentes. En primer lugar, los avances de la tecnologa informtica pueden cambiar la estructura de la industria. En segundo lugar, la tecnologa constituye una palanca importante que las compaas pueden usar para crear ventaja competitiva. Y por ltimo, la tecnologa permite la creacin de negocios totalmente nuevos. Estos tres efectos son crticos para la comprensin del impacto de la tecnologa informtica en una industria en particular y para la formulacin de estrategias efectivas. Para obtener una ventaja competitiva, es necesario considerar cmo se utilizar la tecnologa informtica al considerar cada una de estas fuerzas, tanto individualmente, como en forma colectiva. La tecnologa de la informacin puede alterar cada una de las cinco fuerzas y, por consiguiente, la atraccin de la industria tambin. La tecnologa permite crear la necesidad y oportunidad
4. Porter, Michael y Millar, Victor E. Como obtener ventajas competitivas a travs de la informacin. En: Harvard Business Review. Julio-Agosto 1985.
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para el cambio en muchas industrias. A continuacin se describen algunos ejemplos: La tecnologa incrementa el poder de los compradores en las industrias de ensamblado que utilizan componentes. Las listas de materiales automatizadas y los archivos de cotizacin permiten al comprador evaluar las fuentes de materiales y tomar la decisin de comprar o hacer. Las industrias que requieren grandes inversiones en software han hecho que sea ms difcil el ingreso de nuevos competidores. Por ejemplo, los bancos necesitan de software avanzado para poder dar a sus clientes la informacin on-line, y necesitan invertir tambin en mejoras de hardware y otras facilidades. Esto hace que sea ms costoso para los nuevos competidores ingresar en el mercado. El diseo de computadoras y sistemas fciles de usar y flexibles han influido en la amenaza de sustitucin de muchas industrias, ya que es ms fcil y ms econmica la incorporacin de dispositivos mejorados a los productos.
Muchas industrias, tales como las aerolneas, los servicios financieros, la distribucin y los proveedores de informacin, han sentido ya los efectos mencionados anteriormente. La tecnologa informtica ha tenido un impacto particularmente fuerte en las negociaciones entre proveedores y compradores, ya que afecta las relaciones entre las compaas, sus proveedores y clientes. Los sistemas de informacin que van ms all de los lmites de las compaas, hoy en da, se estn popularizando. En muchos casos, han cambiado incluso los lmites de las industrias en s mismas. Adems, la tecnologa altera las relaciones entre la escala de la produccin, la automatizacin y la flexibilidad. La produccin en gran escala ya no es esencial para lograr la automatizacin y, como consecuencia, las barreras para la entrada de nuevas compaas disminuyen. Al mismo tiempo, la automatizacin ya no conduce a la inflexibilidad. Por ejemplo, la General Motors
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implement un sistema de fabricacin inteligente que permite crear, permite fabricar diez tipos de motor sin un ajuste manual. La automatizacin y la flexibilidad son logradas simultneamente.
2.2.2.La cadena de valor Porter ha conceptualizado una organizacin como una cadena de actividades interconectadas, que pueden ser primarias (aquellas que involucran produccin, marketing y servicios al cliente) o de soporte (que brindan la infraestructura para sustentar las actividades primarias, tales como contabilidad o recursos humanos). Estas actividades agregan valor a travs de la creacin y entrega del producto o servicio. Dentro de cada una de estas actividades o en alguna de las conexiones entre ellas, puede existir una oportunidad para obtener una ventaja competitiva. El modelo de la cadena de valor permite determinar las actividades en un negocio donde pueden aplicarse estrategias competitivas y donde los sistemas de informacin tendrn un mayor impacto estratgico. La tecnologa informtica penetra en la cadena de valor en cada punto, transformando la forma en que se realizan las actividades de valor y las conexiones o eslabones entre ellas. Tambin afecta a la competencia y a la forma en que los productos satisfacen las necesidades de los compradores. Es por ello que la tecnologa informtica ha adquirido una significacin estratgica. Cada actividad de valor consta de un componente fsico y un componente de informacin. El componente fsico est formado por todas las tareas fsicas requeridas para realizar la actividad. Y el componente de informacin incluye las tareas de captura y manipulacin de los datos para realizar la actividad. Durante mucho tiempo en la historia industrial, el progreso tecnolgico afectaba principalmente el componente fsico. Las compaas lograban ventaja competitiva reemplazando la labor humana por mquinas. Actualmente se ha revertido la pauta para el cambio tecnolgico, ya que la tecnologa de la informacin se est diseminando a lo largo de toda la cadena de valor.
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Adems de transformar el componente de informacin, la tecnologa est tambin hacindolo con el componente fsico de las actividades. Finalmente, la tecnologa tiene un poderoso efecto sobre el rango competitivo. Los sistemas permiten a las empresas coordinar actividades de valor en diferentes lugares geogrficos. A travs de la creacin de nuevas interrelaciones entre negocios, la tecnologa est expandiendo el rango de industrias en las cuales la empresa debe competir para obtener ventajas competitivas.
2.2.3.Liderazgo en costos y/o diferenciacin La informacin con la que cuentan los ejecutivos es esencial para descubrir las oportunidades a travs de los sistemas de informacin. Esta informacin es la que permite llevar a cabo las siguientes actividades: Disear productos y servicios mejorados. Mejorar las relaciones con los clientes. Desarrollar vnculos con los proveedores. Incrementar las capacidades de los sistemas de informacin internos.
La informacin puede utilizarse para identificar las estrategias potenciales para obtener ventajas competitivas y, adems, puede utilizarse como un arma para atacar las posibles amenazas competitivas. Existen dos estrategias bsicas para la obtencin de ventajas competitivas. La primera consiste en reducir los costos de produccin, y la segunda, en crear y diferenciar los productos o servicios. A continuacin se explica en qu consiste cada una de ellas y la forma en que la tecnologa informtica permite crear esas ventajas competitivas.
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La reduccin de costos La estrategia del productor de menor costo encuentra tambin amplio respaldo en el empleo de la tecnologa informtica. Desde luego, la reduccin de costos ha sido un objetivo tradicional de las aplicaciones informticas, pero la va para alcanzarlo se vinculaba, fundamentalmente, con el aumento de eficiencia en las tramitaciones burocrticas, en los procesos productivos y, en general, en la administracin global de la empresa. Ahora, la tecnologa incursiona en la reduccin de costos mediante la transformacin de los mtodos de produccin, comercializacin y distribucin, o mediante innovaciones importantes en el tratamiento de las operaciones internas o con clientes y con proveedores.
La creacin y diferenciacin de productos La aplicacin de la tecnologa informtica permite la creacin y diferenciacin de productos o servicios que no seran posibles o rentables sin esa tecnologa. Un expresivo ejemplo al alcance de la experiencia cotidiana es el de la industria bancaria, que es una de las primeras que incursion en una amplia oferta de nuevos servicios tecnolgicos, cuya muestra ms evidente y antigua es la de las redes de cajeros automticos. Esta industria exhibe un intenso proceso de invencin de productos y creacin de servicios basados en tecnologa informtica, tales como la banca telefnica (que habilita la realizacin automtica de consultas y operaciones entre el telfono del cliente y la computadora del banco), la banca hogarea (que permite la realizacin de transacciones desde una PC), los monederos electrnicos o smart cards (que consisten en una tarjeta provista de un chip que almacena un saldo de dinero y permite el pago de pequeas sumas), el uso de Internet para realizar transacciones, la implantacin de intranets (redes internas que utilizan protocolos de Internet y que pueden incluir a clientes y proveedores), la implementacin de la plataforma universal en sucursales (en la
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que cualquier cliente, en cualquier sucursal, puede ser atendido con todos los servicios ofrecidos, no importa a qu segmento o sucursal pertenezca). Estos nuevos productos no slo se hacen posibles por la tecnologa directamente aplicada en ventanilla, sino porque toda la infraestructura informtica de la organizacin se encuentra en condiciones de respaldarlos. As, por ejemplo, la plataforma universal exige mantener la informacin consolidada en un solo lugar y la posibilidad de validar y aprobar una transaccin. Esto implica implantar una red de procesamiento distribuido, aunque sustentada en un host central que permita una slida centralizacin de la informacin y de la toma de decisiones.
2.3. El impacto de la tecnologa en los negocios La tecnologa informtica puede cambiar la naturaleza de la industria o negocio a los cuales pertenece la organizacin. Cuando la tecnologa informtica cambia una industria, puede impactar en los productos y servicios, en los mercados y en las economas de produccin de dicha industria. En el caso de los productos y servicios, la tecnologa informtica puede alterar sustancialmente el ciclo de vida del producto y disminuir significativamente el tiempo de distribucin. La industria de los servicios de publicidad, por ejemplo, est sufriendo importantes cambios a medida que se pasa desde un producto impreso en papel hacia un producto electrnico. Las limitaciones de tiempo y espacio para la produccin se han reducido notablemente. La tecnologa informtica puede cambiar significativamente los mercados de algunas industrias. Por ejemplo, las compaas financieras se encuentran con un mercado de consumidores que trabajan con computadoras y que demandan productos y servicios electrnicos. A medida que la tecnologa va haciendo desaparecer los lmites geogrficos, las compaas financieras deben competir en el mercado global, a travs de servicios como la banca electrnica, transferencias electrnicas de fondos y cajeros automticos.
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Adems, la tecnologa est cambiando las reglas de la competencia: habr nuevos competidores, nuevos productos y servicios, nuevos canales de distribucin, y diferentes niveles de demanda y elasticidad. Los ciclos de vida de los productos sern ms cortos y el valor agregado en la industria ser distribuido. Antes de considerar el impacto que la tecnologa tendr en una empresa, los ejecutivos deben tener en cuenta la forma en que la tecnologa informtica est cambiando la industria a la que pertenece.
3. SISTEMAS
INTERORGANIZACIONALES
Una sistema interorganizacional (en ingls, IOS: Inter Organizational System) es un sistema de informacin utilizado por dos o ms organizaciones para desarrollar algn proceso de negocios en conjunto. Las organizaciones que integran a otras a travs de sus sistemas de informacin dan lugar a lo que se conoce como empresa extendida, donde la organizacin se ampla hacia sus proveedores, clientes, distribuidores y agentes, unificando los procesos de negocios. Los sistemas interorganizacionales integran diferentes organizaciones o individuos en los mismos procesos a travs del uso de la tecnologa, independientemente de los lmites formales. En muchas compaas, el gasto del rea de tecnologa ha sido enfocado principalmente hacia los proyectos intraorganizacionales, pero hoy en da, ha surgido un nuevo valor agregado, derivado de extender el alcance de los proyectos de tecnologa de la informacin hacia otras compaas5 . Por lo general, esta extensin requera tecnologas que se explican ms adelante, tales como los sistemas EDI (Electronic Data Interchange) y las redes VAN (Value-Added Networks) o redes privadas, requiriendo de altos costos de implementacin. Actualmente, las nuevas tecnologas permiten disminuir los costos
5. Bloch, Michael y Pigneur, Yves. The extended enterprise: a descriptive framework, some enabling technologies and case studies. En: http:// pages.stern.nyu.edu/~mbloch/docs/paper_ee/paper_ee.htm.
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de construccin de los sistemas interorganizacionales, permitiendo a las empresas pequeas obtener los beneficios de extender los lmites organizacionales incluyendo a sus clientes, proveedores o socios de negocios. Estas nuevas tecnologas son ms fciles de utilizar y el costo de implementarlas es mucho ms bajo. Los sistemas IOS proveen a las organizaciones de una variedad de posibilidades, entre otras: Comunicar diferentes organizaciones que conforman una empresa virtual. Este es el caso de organizaciones que tercerizan algunas de sus actividades y requieren que sus procesos de negocios estn integrados a los procesos de sus proveedores. Comunicar una organizacin con sus clientes y proveedores, facilitando las compras de materias primas y entrega de productos y servicios. Extender los canales de marketing y distribucin. Las nuevas tecnologas de comunicaciones ofrecen nuevos canales para realizar actividades de marketing y ventas, tales como kioscos multimediales, servicios en lnea e Internet.
El valor agregado de los sistemas interorganizacionales est dado en el mejoramiento de las actividades existentes en una compaa como, por ejemplo, facilitar la forma de trabajo, acelerar los procesos, reducir los costos, reducir el potencial de errores y agregar flexibilidad frente a los cambios. En el caso de las empresas extendidas, el impacto ms importante es el de unificar las cadenas de valor de los distintos participantes, independientemente de los lmites organizacionales.
3.1. Ejemplos exitosos de sistemas IOS A continuacin se mencionan dos de los primeros casos exitosos de sistemas interorganizacionales. Estos son: el sistema SABRE de American Airlines, y el sistema ASAP del American Hospital
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Supply Corp. Ambos sistemas nacieron como soluciones tcticas, pero fueron tan bien ejecutadas, que terminaron siendo estratgicas y tuvieron un impacto en las respectivas empresas e industrias. Para sus iniciadores, signific obtener ventajas competitivas a lo largo del tiempo. SABRE y ASAP pasaron de ser herramientas de soporte del negocio a herramientas comerciales del negocio mismo. Inicialmente, manejaban una simple relacin de comprador-vendedor. Con el tiempo, se convirtieron en la plataforma del mercado electrnico que conecta compradores, vendedores, agentes y distribuidores en una compleja relacin de negocios.
3.1.1.El Sistema SABRE de American Airlines El sistema de reservas de pasajes de American Airlines, denominado SABRE (Semi-Automated Business Research Environment), fue introducido en 1962. Comenz como una herramienta relativamente sencilla de control de inventario de asientos disponibles en los aviones, aunque esto, en los aos 60, constitua un gran logro tcnico. A travs de los aos, el sistema se fue expandiendo. Hacia los aos 70, SABRE ya era mucho ms que un sistema de control de inventario. Su tecnologa permita generar planes de vuelos, realizar un seguimiento de partes, planificar las tripulaciones y desarrollar una serie de sistemas de soporte a la decisin para la gerencia. SABRE y sus sistemas asociados, se convirtieron en el centro de control a travs del cual funcionaba American Airlines. La empresa instal su primera terminal en una agencia de viajes, en 1976. Durante la dcada posterior, se agregaron nuevos servicios a la base de datos (tales como hoteles, alquiler de autos, etc.), y se construyeron nuevas funcionalidades para ayudar a los agentes de viajes a ofrecer un mejor servicio. Se aument tambin la cantidad de terminales instaladas y se cre una infraestructura de capacitacin y entrenamiento. Antes de SABRE, los agentes de viajes tenan que recorrer todas las listas de rutas y precios suministradas por la diversas
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compaas areas hasta encontrar la opcin ms acorde con las preferencias del cliente. La evolucin de SABRE ha sido progresiva, y cada avance estaba basado en una slida experiencia. Un ejemplo de ello es que, antes de instalar las terminales en las agencias de viajes en 1976, ya haba un sistema central interno confiable y estabilizado que llevaba a cabo las operaciones de la compaa. El sistema SABRE es un arquetipo de los sistemas de informacin estratgicos. Las explicaciones acerca de su xito se enfocan hacia las ventajas competitivas logradas por la empresa, en especial, con la instalacin de las terminales de dicho sistema en las agencias de viajes. Adems, el sistema SABRE fue esencial para la adaptacin de American Airlines a la desregulacin de la industria de las aerolneas, lo cual la ubic en una posicin ventajosa con respecto a sus competidoras. El SABRE, as, no ha sido simplemente un sistema automatizado de reserva de pasajes areos, ha sido un arma para pelear (y ganar) el dominio del mercado. El sistema de American Airlines provea informacin de los vuelos. Al principio comenz mostrando solamente los vuelos de la empresa, pero pronto contuvo informacin de aquellos de las dems compaas rivales. stas no tuvieron ms remedio que suministrar la informacin de sus vuelos para incluir en SABRE, dado que las agencias de viajes ya haban dedicado un gran esfuerzo para usar el sistema y se mostraban poco receptivas a tener que instalar otro sistema de reservas. En otras palabras, American bati a sus rivales al haber sido el primero en desarrollar y distribuir su sistema. Slo Apollo, el sistema de United Airlines, constituy en su momento un competidor importante para American. La inclusin de la informacin de otras lneas areas no fue solo una tarea tctica, sino que adems inaugur una nueva industria, la de distribucin electrnica de informacin sobre los vuelos. American aprovech el sistema para cambiar las reglas del juego de otras maneras, por ejemplo, poda mostrar en primer lugar sus propios vuelos antes que los de sus competidores, lo cual poda introducir cierto sesgo en la informacin que se brindaba a
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los agentes de viajes. Aunque la compaa obtuvo ventaja utilizando estas estrategias durante un tiempo, pronto tuvo que suspenderlas debido a que las autoridades gubernamentales le impidieron continuar con ellas, en respuesta a los requerimientos de las competidoras. Analizado desde el punto de vista del modelo de Porter de las fuerzas competitivas, el sistema SABRE es un ejemplo de la utilizacin de la tecnologa para la creacin de barreras de ingreso en el mercado. Tambin demuestra la importancia de ser el primero en las innovaciones tecnolgicas. American Airlines tambin se preocup por buscar nuevos usos de la informacin capturada por el sistema SABRE y por encontrar formas de explotar esa informacin. Por ejemplo, la empresa fue la primera aerolnea que introdujo un programa de viajeros frecuentes, lo cual fue posible a travs de la informacin que posea el sistema, reorganizndola por pasajeros. Luego, la informacin fue utilizada para realizar anlisis y estadsticas, que le permitieron crear una diferenciacin en los precios de los boletos.
3.1.2.El sistema de control de inventarios del American Hospital Supply: ASAP Los hospitales requieren un alto grado de certidumbre en el mantenimiento de los inventarios, debido a que las consecuencias de quedarse sin determinados insumos pueden ser desastrosas. American Hospital Supply Corp. desarroll un sistema de procesamiento de rdenes llamado ASAP, que se basaba en otorgar una computadora a los empleados encargados del inventario en los hospitales, a travs de la cual podan ingresar rdenes y recibir confirmaciones. En lugar de llamar a un representante de ventas, los encargados de inventario ingresaban las rdenes directamente. American Hospital no utiliz el sistema para eliminar a sus representantes de ventas, sino que stos trabajaban para incrementar la facilidad de manejo del inventario y para reducir los
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costos. Adems, la empresa realiz inversiones continuas en su sistema. Lo que comenz como un esfuerzo para crear un sistema de informacin que soportara la estrategia de distribucin de la empresa, se convirti en un mercado electrnico que conectaba a los gerentes de compras del hospital con los proveedores. Como en el caso de American Airlines, el anlisis estratgico de American Hospital era la creacin de barreras para el ingreso de competidores potenciales. Los clientes no querran cambiar de proveedor, debido al tiempo y esfuerzo dedicado a aprender a usar el sistema. Este sistema coloc a AHSC en una posicin privilegiada frente a la competencia.
3.2. EDI: Intercambio Electrnico de Datos 3.2.1.Qu es el EDI? EDI (Electronic Data Interchange) es el intercambio, mediante computadoras, de datos y documentos tales como rdenes de compra, facturas y notificaciones de cobro, en un formato estndar universalmente aceptado, que se realiza entre una empresa y sus asociados comerciales (fundamentalmente clientes y proveedores). El EDI es un componente vital y estratgico para el intercambio seguro y en tiempo de la informacin de negocios. Difiere de las formas ms elementales de comunicacin electrnica, ya que suele proveer de un flujo de informacin completamente integrado con las aplicaciones de la empresa y estandarizado con el mundo exterior. Comparado con el e-mail, se diferencia en que se ocupa exclusivamente de transacciones comerciales, mientras que el correo electrnico posee la flexibilidad de ser utilizado adicionalmente para enviar mensajes y archivos de todo tipo. Lo dicho puede verse en el siguiente esquema: el beneficio del EDI se centra en el incremento sustancial de la productividad empresaria, ya que permite intercambiar datos sin tener que ingresar nuevamente la informacin de las transacciones de negocios, ya almacenada en los archivos de sus computadoras. Usando EDI, una empresa puede enviar documen-
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tos directamente desde las aplicaciones internas que manejan los datos de sus negocios a los sistemas computarizados de sus asociados comerciales, sin intervencin humana. En consecuencia, minimiza la cantidad de personas involucradas en el manejo de la informacin y, consecuentemente, elimina la cantidad de errores y retrasos que acompaan el procesamiento manual de los documentos. Simplificando los procedimientos de la empresa para hacerlos ms efectivos, el EDI puede ayudar a la organizacin a controlar sus costos, aumentar su eficiencia e incrementar los niveles de servicio a sus clientes. Al mismo tiempo, permite realizar ahorros muy significativos al disminuir los requerimientos administrativos y los puntos de pedido para mantener en un nivel mnimo los inventarios. EDI es una prctica bastante comn en Estados Unidos y Europa, no as en la Argentina, donde ha sido adoptada por el sistema Mara que interconecta las actividades de la Aduana, los importadores, despachantes, bancos y transportes. Tambin ha sido adoptada parcialmente por algunos supermercados y empresas automotrices en relacin con algunos de sus proveedores. En la actualidad, Internet brinda la posibilidad de realizar este tipo de operaciones en forma mucho ms econmica y sencilla, aunque sacrificando aspectos de velocidad y seguridad que caracterizan al EDI. Este ltimo, as, constituye el precursor del comercio electrnico.
3.2.2.Cmo funciona el EDI? El EDI toma la informacin directamente de las aplicaciones y transmite los documentos de negocios en un formato comprensible para una computadora, utilizando lneas telefnicas y otros dispositivos de telecomunicaciones, sin necesidad de emplear papel. Al recibir un documento de negocios, los sistemas computarizados de sus asociados comerciales cargan directa y automticamente los datos de dicho documento, los procesan e interactan con los sistemas de aplicacin que los requieren como
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entrada. Todo esto se ejecuta en pocos minutos, sin necesidad de reingresar los datos recibidos ni de procesar manualmente los documentos.
3.2.3.Qu es la red de valor agregado de EDI? Muchas compaas deciden utilizar una red VAN (Red de Valor Agregado) como tercera parte de la relacin empresaasociados comerciales, ya que este tipo de redes facilita la transferencia de datos va EDI, tanto para el emisor como para el receptor. Un servicio de red permite completar todas las transmisiones a los asociados comerciales con una simple operacin. Tanto para el emisor como para el receptor, una VAN permite obviar diferencias de hora, conectar computadoras incompatibles, salvaguardar la integridad de los datos y actuar como un medio de almacenamiento para proteger la seguridad del sistema. En resumen, la VAN es un proveedor de la red de comunicaciones y de los sistemas de aplicacin, a quien se terceriza (outsourcing) la instalacin, el entrenamiento y la operacin de los sistemas de computacin y comunicaciones para implementar un EDI. Si bien existen historias exitosas del EDI aplicado fundamentalmente como herramienta revolucionaria para la administracin de asociados comerciales (proveedor-cliente), la mayora de sus logros proviene de grandes empresas industriales y de grandes tiendas de venta minorista. Esto responde a lo que el Gartner Group denomin el modelo coercitivo de la cadena de negocios. Segn este esquema, la empresa dominante en una relacin comercial suele demandar que sus proveedores adopten el EDI para negociar con ella, bajo la amenaza de dar por terminada dicha relacin en caso contrario. Si se tiene en cuenta que esta tecnologa se origin cuando el nivel de informatizacin empresario era bajo y supona altos costos, se comprender por qu el modelo EDI ha quedado reservado para pocas organizaciones con la capacidad de sustentarlo. La actualidad ofrece un marco de infraestructura tcnica y cultural ms apto para la adopcin de tecnologas con prestaciones superiores a las de EDI y a costos
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ms accesibles. Por eso, otros sistemas como el e-mail o la WWW poseen mayor reconocimiento para las prcticas business-to-business y business-to-consumer.
4. INTERNET
Internet es una Red de redes de computadoras, es decir, una enorme red integrada por miles de redes ms pequeas conectadas entre s a travs de diversos dispositivos de comunicacin, principalmente de la red telefnica estndar. Internet ha revolucionado las comunicaciones como nada lo haba hecho con anterioridad: de manera casi instantnea, es posible acceder a textos, imgenes, sonido y video. Hoy en da, las computadoras han dejado de ser los nicos dispositivos de acceso a Internet: los telfonos con pantalla y las agendas de mano, son algunos de los artefactos que permiten conectarse a una mayor cantidad de usuarios. Internet es utilizada por millones de personas en todo el mundo, personas que trabajan en las ciencias, la educacin, el gobierno y las organizaciones comerciales, para intercambiar informacin o realizar transacciones con otras organizaciones del mundo. La World Wide Web (telaraa mundial), tambin llamada Web, puede definirse como una iniciativa global de recuperacin de informacin hipermedia, con acceso universal al inmenso conjunto de documentos en Internet. Lo que este proyecto ha hecho es proveer a los usuarios de una forma de acceso a la informacin a travs de un medio uniforme y de manera simplificada. Es decir que, despus de varios intentos, Internet surge como un programa de fcil manejo por el cual toda computadora conectada a la Red puede obtener informacin. Esto es as hoy, dado que hasta hace algunos aos el uso de Internet estuvo casi exclusivamente en manos de expertos, por el alto grado de conceptos y comandos que el usuario deba manejar. Para superar esta limitacin, en los ltimos aos algunos programadores comenzaron a desarrollar sistemas que pudieran ser utilizados por personas con pocos cono-
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cimientos y experiencia con computadoras. Estos sistemas, al incorporar el uso del mouse e interfases grficas, redujeron al mnimo el uso de comandos escritos, facilitando el nacimiento de la World Wide Web: un servicio que permite ver las pginas de Internet a travs de hipervnculos y pginas con diseo grfico . La Web, tambin conocida como WWW o W3, es un medio para organizar toda la informacin disponible en Internet como un conjunto de documentos de hipertexto. Mediante un programa apropiado llamado navegador (en ingls browser), es posible navegar por la red y ver la informacin basada en bsquedas de palabras clave o por direcciones. Un navegador es un programa que permite acceder a una determinada direccin en Internet desde una computadora. Hacia 1993, Marc Anderseen, un estudiante norteamericano, escribi un cdigo para Mosaic, el primer navegador de la Web, antecesor del Netscape. Mosaic represent el primer paso hacia la masificacin de Internet, porque haca sencilla y atractiva la navegacin por la Web. A esto se sumaba el hecho de que el navegador se poda conseguir gratis dentro de la Red, por lo que no se agregaba un costo o barrera econmica adicional. No haba transcurrido un ao cuando, en 1994, un grupo de jvenes visionarios crearon el directorio Yahoo! y, pocos meses despus, otros estudiantes hacan lo propio con Excite. Esto posibilit un acceso ms fcil a las direcciones, sin tener necesidad de precisar la direccin exacta, pues basta una palabra que haga referencia a lo que se est buscando para que estos verdaderos motores de bsqueda (como se los conoce) nos provean direcciones alternativas. El lenguaje que entiende el WWW para crear y reconocer documentos de hipertexto es el HTML (explicado ms adelante), comnmente utilizado para crear lo que conocemos como pginas web. A su vez, la World Wide Web utiliza los Localizadores de Recursos Uniformes (URL: Uniform Resource Locators) para conectarse no solo a otros textos y medios, sino tambin a otra red o servicios. En otras palabras, la informacin se almacena y se muestra en documentos que se denominan pginas, que pueden contener enlaces a otras pginas, sin importar la ubicacin fsica
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donde se encuentren almacenadas. El conjunto de pginas mantenidas por una organizacin o individuo se denomina Sitio web (Website). El protocolo de comunicacin de las computadoras WWW se llama Protocolo de Transferencia de Hipertexto (HTTP): todos los servidores y clientes deben ser capaces de entenderlo para enviar y recibir documentos hipermedia. Es por esto que a los servidores de WWW se les llama frecuentemente servidores HTTP. La red Internet es extremadamente elstica. Si se agregan o eliminan redes, o si ocurre algn problema en alguna de ellas, la red sigue operando normalmente. A travs de estndares de comunicacin, cualquier computadora puede comunicarse virtualmente con casi cualquier computadora conectada a Internet a travs de la lnea telefnica. Las empresas e individuos pueden usar Internet para intercambiar transacciones de negocios, texto, imgenes, video y sonido, no importa en qu lugar fsico se encuentre cada uno. Los usos ms comunes de Internet son: Comunicacin y colaboracin: envo de mensajes electrnicos, transmisin de datos y documentos. Acceso a informacin: bsqueda de documentos, bases de datos y catlogos, lectura de folletos electrnicos, manuales, libros, y avisos publicitarios. Participacin en discusiones: suscripcin a grupos de discusin. Obtencin de informacin: transferencia de archivos de texto, programas de computacin, grficos, animaciones o videos. Entretenimiento: juegos interactivos de video, video clips, lectura de revistas animadas y libros. Intercambio de transacciones de negocios: publicidad, venta y compra de productos y servicios. Antes, Internet no representaba ms que un medio de comunicacin para unos miles de cientficos e investigadores. Ahora, gracias a una interfaz grfica, navegadores ofrecidos en forma
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gratuita y motores de bsqueda, Internet vislumbra su potencial masivo y, por lgica, un fuerte atractivo comercial. Las aplicaciones que utilizan Internet y las tecnologas basadas en Internet (como las intranets y extranets que se explican ms adelante), son menos costosas de desarrollar, operar y mantener que los sistemas tradicionales. Algunas empresas ahorran dinero cada vez que los clientes utilizan su sitio de Internet en lugar del sistema telefnico de atencin a clientes. Otra razn principal para usar Internet es atraer nuevos clientes a travs de marketing innovador y nuevos productos. En la actualidad, la Red est empezando a generar importantes cantidades de dinero: ahora pueden conseguirse todo tipo de servicios on line, como autos, flores, ropa, libros, videos, y rpidamente comienzan a consolidarse modalidades como el e-commerce (comercio electrnico), concepto que se explica ms adelante. Precisamente por este incremento creciente, cada vez ms organizaciones estn enfocando sus actividades alrededor de la WWW, por lo que ya es muy comn escuchar hablar de las organizaciones centradas en la Web. Hoy en da se puede sostener con propiedad que Internet es el sistema circulatorio de la economa digital. Decimos que estamos en los albores de una revolucin, con todo el significado que este trmino implica, similar por sus alcances y consecuencias a la experimentada por las implicancias de la Revolucin Industrial del siglo XVIII. La fundamental diferencia de los cambios que se estn produciendo en la actualidad y los que se han experimentado en otros tiempos es la velocidad, la rapidez, el alcance y las consecuencias.
5. INTRANET
EXTRANET
5.1. Intranets Un intranet o red interna es una red que, utilizando tecnologa basada en Internet, es creada por una organizacin para diseminar informacin corporativa y vincularse con sus emplea-
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dos. Bsicamente, una Intranet utiliza los mismos protocolos que Internet y permite a los usuarios de una organizacin acceder a informacin y compartirla, a travs de un navegador. El principal objetivo de una intranet es suministrar acceso a informacin corporativa, sin importar dnde y cmo se encuentre almacenada . Muchas compaas poseen intranets sofisticadas y distribuidas que ofrecen informacin, herramientas de colaboracin, perfiles personalizados de clientes y links a sitios de Internet. Los ejecutivos piensan que invertir en la intranet es tan importante como proveer a los empleados de un telfono. Las intranets pueden mejorar las comunicaciones entre individuos y la colaboracin entre equipos de trabajo a travs de grupos de discusin, salas de chat y videoconferencias. Adems, pueden utilizarse para ofrecer informacin sobre productos, boletines, catlogos, etc, publicados en diferentes medios tales como pginas Web o distribuidos a travs del correo electrnico. Una intranet est protegida con medidas de seguridad como claves de acceso, encriptado, muros cortafuego (en ingls firewalls), etc., para que solo puedan acceder a ella miembros autorizados. Una de las virtudes ms inmediatas de una intranet es su efecto en la drstica reduccin del uso de papeles. Manuales de procedimientos, guas telefnicas internas, normas y directivas, material de entrenamiento, listas de beneficios, listados de tareas, etc., pueden convertirse a un formato digital y ser actualizados en forma permanente y, prcticamente, sin costo. Tambin pueden llenarse formularios electrnicos, mantener conferencias virtuales y consultar decenas de bases de datos. Sin embargo, el aporte ms importante de las intranets consiste en reunir en un solo sistema todas las computadoras, programas y bases de datos de una organizacin, permitiendo a todos los empleados hallar cualquier informacin, no importa dnde se encuentren. El fin de la intranet es conseguir para una empresa lo que Internet logr para el mundo: conectar todas las islas de informacin. Y lo que la Web es a la Internet, la intranet lo es a la empresa: los empleados crean sus propias pginas y comparten los detalles de sus proyectos o sus tareas con el resto de sus colegas .
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5.2. Extranets Las extranets son enlaces de red que utilizan la tecnologa de Internet para interconectar la intranet de una compaa con las intranets de sus clientes, proveedores u otros aliados de negocios. Las extranets permiten a los clientes, proveedores, consultores, subcontratistas, agentes y otros, acceder a las intranets seleccionadas u otras bases de datos de la compaa. El valor de las extranets se deriva de varios factores. En primer lugar, la tecnologa de navegadores hace mucho ms sencillo el acceso a los recursos de la intranet. En segundo lugar, las extranets son una forma a travs de la cual las empresas pueden construir y fortalecer las relaciones estratgicas con sus clientes y proveedores, ya que les permiten ofrecer servicios interactivos basados en la web a sus socios de negocios. Adems, las extranets permiten mejorar la colaboracin de una organizacin con sus proveedores y clientes, facilitando el desarrollo de productos, actividades de marketing y procesos orientados a los clientes, a travs de servicios en lnea.
5.3. Los lenguajes HTML y XML HTML y XML son dos lenguajes que se utilizan en la construccin de pginas, sitios y otras aplicaciones basadas en la web. A continuacin se describen las caractersticas de cada uno de ellos y sus diferencias. HTML significa Hypertext Markup Language y permite crear documentos multimediales. Este lenguaje contiene cdigos que permiten definir enlaces a otras partes del documento u otros documentos de cualquier ubicacin en la web, as como otros que definen ttulos, encabezados, grficos, y componentes multimediales, tales como sonido y video. HTML permite definir la apariencia de los documentos, es decir, la forma en que se mostrar la informacin en el navegador. Existen varias herramientas de software que permiten convertir documentos en formato HTML. Por ejemplo, navegadores,
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procesadores de texto, planillas de clculo, bases de datos, o programas de presentacin. XML significa Extensible Markup Language y no es un formato de descripcin de pginas web como HTML, sino que describe los contenidos de un documento aplicando etiquetas (llamadas tags) a los datos contenidos en los mismos. A diferencia de HTML, que indica la forma en que un documento deber mostrarse en el navegador, XML describe el contenido del documento y determina la forma en que ser organizada la informacin. XML puede ser utilizado para la marcacin de documentos de manera muy similar al HTML. Sin embargo, se diferencia de este ltimo ante la presencia de datos estructurados, tales como consultas de bases de datos, informacin sobre una pgina web o estructuras y tipos de datos. XML simplifica la labor de determinar cules son y dnde se encuentran los campos de datos dentro de un documento. Un software de bsqueda de cdigo XML puede encontrar fcilmente un producto especificado, si los datos de ese producto han sido etiquetados con tags XML. Por eso, XML promete hacer que el comercio electrnico sea ms sencillo y eficiente, soportando el intercambio electrnico de datos entre las compaas, sus clientes y proveedores. El poder de XML radica en que soporta transacciones de negocios entre empresas. Cuando una compaa vende algn producto o servicio a otra, se requiere un intercambio de informacin de precios, trminos de la venta, especificaciones, planificacin de la entrega, etc. Mediante la utilizacin de XML, se puede compartir la informacin electrnicamente, permitiendo realizar complejas transacciones sin intervencin de una persona.6 XML, por lo mencionado anteriormente, es un lenguaje esencial para definir documentos, que ha sido adoptado como la base de las soluciones para el intercambio de datos entre aplicaciones y procesos comerciales. Mediante la utilizacin de estndares XML
6. Roche, Eileen. Explaining XML. En: Harvard Business Review. Vol. 78 No. 4. Julio - agosto 2000, p. 18.
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y sus herramientas de desarrollo, las empresas pueden crear y utilizar rpidamente soluciones para implementar la automatizacin e integracin de datos a lo largo de una amplia cadena de proveedores, socios y clientes . XML es un lenguaje que facilita la tarea de dar formato y convertir los datos para conectar pginas web en los sistemas de integracin de aplicaciones en una empresa. Debido a que puede facilitar el comercio electrnico y aumentar las capacidades de administracin de la red, XML puede aumentar la eficiencia y la rentabilidad de una organizacin.7
6. PORTALES
Un portal es un software que maneja el acceso de los usuarios a mltiples aplicaciones, fuentes de informacin o a la intranet corporativa de una organizacin, dependiendo del rol o perfil del usuario que ingrese en el mismo8. Los portales de informacin de la empresa han evolucionado desde conjuntos de documentos estticos y enlaces a la web, hasta plataformas dinmicas orientadas a los negocios. Un portal est diseado para favorecer algunas cuestiones claves para una organizacin: Proveer de un nico punto de acceso a todos los datos corporativos. El portal est diseado para recolectar informacin de una variedad heterognea de fuentes en un nico lugar, en el cual los usuarios pueden buscar. El portal puede configurarse para alertar a los usuarios cuando se agrega informacin nueva. Brindar la infraestructura necesaria para la gestin del conocimiento. La capacidad de los usuarios para agregar informacin en el portal, y la posibilidad de suscribirse a la
7. Clark, Elizabeth. (1999) Qu es XML y como nos afectar? Reporte especial. En: IT Manager. Diciembre. 8. CIO.com. RACE for Portal Preeminence. 28 de junio, 2001. En: http:// www.cio.com
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informacin que necesitan, es un punto clave en lo que se refiere a compartir conocimiento dentro de la organizacin. Personalizar el acceso a aplicaciones e informacin. Los usuarios pueden tener asignados diferentes roles, segn sus categoras y funciones. Estos roles tendrn en cuenta las polticas de seguridad y la forma en que los datos sern categorizados en el portal. Personalizar la interfase de portal, segn las preferencias de los usuarios finales. Esta personalizacin permite a los usuarios encontrar la informacin que necesitan y filtrar la que no necesitan. Esto permite incrementar la productividad, ya que reduce los tiempos de bsqueda y consolidacin de la informacin ubicada en diferentes lugares. Facilitar los procedimientos en una empresa extendida. El portal brinda acceso controlado y seguro a los datos y aplicaciones corporativos, a los socios de negocios de una organizacin, que pueden ser proveedores, distribuidores y clientes. Las organizaciones utilizan los portales para mejorar las comunicaciones entre los socios de negocios y la organizacin, acelerar las actualizaciones de inventario, reducir el ciclo de desarrollo de un producto, mejorar la calidad de los productos y mejorar el servicio de atencin al cliente.
Existen tres segmentos en el campo de los portales9 : Portales de informacin: hacen nfasis en la organizacin y acceso a la informacin, a travs de recuperacin de datos, integracin y manejo de los mismos y gestin de documentos. Portales de conocimiento: hacen nfasis en la colaboracin y el compartir informacin, y en la captura de conocimiento. Portales de aplicacin: se especializan en una funcin de negocios en particular (por ejemplo, ventas).
9. Ibidem.
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Adems del concepto de portal de una empresa, como se ha explicado anteriormente, existe otro concepto diferente, que define al portal como una estrategia de marketing en Internet, que tiene como objetivo conseguir que los usuarios de la Red, cuando accedan a Internet, lo hagan siempre a travs de un sitio determinado. Este es el caso del portal Yahoo, por ejemplo, que tambin ofrece personalizacin a travs de My Yahoo, que brinda servicios a la medida del usuario segn el perfil que ste defina. Para conseguir fidelidad de esos usuarios, el portal aporta dos aspectos muy importantes, que bsicamente son: a. servicios, y b. contenidos. En cuanto a los contenidos, los portales pueden desplegar informacin sobre finanzas, noticias de todo tipo, deportes, msica y novedades. Generalmente los contenidos se orientan a la formacin de comunidades o grupos de inters que visiten un sitio determinado, ya sea por la informacin que se publique en l o por la posibilidad de intercambiar ideas u opiniones con otros miembros que compartan intereses comunes. Con ello, adems, se logra que el portal se convierta en una vidriera a travs de la cual la empresa podr comercializar productos propios o de terceros. En cuanto a la rentabilidad del portal, la misma se encontrar sustentada por la venta ya sea de productos como de espacios publicitarios dentro de la pgina.
7. NEGOCIOS
ELECTRNICOS
(E-BUSINESS
Y E-COMMERCE)
7.1. Qu es el comercio electrnico? Los negocios exitosos de hoy no garantizan el mismo resultado maana. Nuevos competidores, potenciados por las nuevas realidades que ofrecen las tecnologas de informacin y de comunicacin, estn en condiciones de crear propuestas inditas a una gran velocidad y capturar market share de las empresas establecidas. En la economa digital, la competencia no viene solamente de los competidores tradicionales, sino de cualquier lado: otros productos, otros pases, otras empresas que no estn en el mismo
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negocio y, por si esto fuera poco, de empresas que todava no existen. Para sobrevivir y progresar en la era digital, las organizaciones tienen que adaptarse a la nueva realidad, lo que no es sencillo ni exento de dolor. El comercio electrnico es una forma de desarrollo de operaciones comerciales en que las partes compradora y vendedora negocian, cierran, facturan y/o pagan la transaccin a travs una conexin computadorizada. El comercio electrnico naci en la dcada del 70, como una aplicacin del intercambio electrnico de datos (EDI), tecnologa que se ha descrito anteriormente. Desde entonces, ha habido aplicaciones que se convirtieron en ejemplos paradigmticos: Wall Mart Stores revolucion el mercado mayorista al interconectar sus computadoras con las de sus proveedores; General Motors, Baxter International y Eastman Kodak desarrollaron, durante la dcada del 80, una serie de redes privadas con el mismo fin. El surgimiento y expansin de los sistemas de informacin a travs de redes permite la realizacin de transacciones comerciales (compras, pagos), que pueden llevarse a cabo en forma electrnica tanto entre empresas como entre particulares. Las organizaciones tambin pueden recurrir a dichos sistemas para compartir informacin de negocios o catlogos, o bien para enviar mensajes. Estos sistemas de informacin en red pueden crear, entonces, nuevas formas de operar y nuevas relaciones entre las organizaciones, sus clientes y sus proveedores, lo cual representa un cambio de paradigma respecto de la nocin tradicional de la organizacin, sus lmites y su forma de hacer negocios. Podramos definir al comercio electrnico adoptando la propuesta efectuada por la Red Informtica Empresarial: Es el sistema global que, utilizando redes informticas y en particular Internet, permite la creacin de un mercado electrnico (es decir, operando por computadora y a distancia) de todo tipo de productos, servicios, tecnologas y bienes, incluyendo a la vez matching, negociacin, informacin de referencia comercial, intercambio de documentos, y acceso a banca electrnica (banking) e informacin
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de apoyo (aranceles, seguros, transporte, etc.), todo en las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias10 . A esta altura de la exposicin, a fin de precisar mejor los trminos, se hace necesaria una distincin entre comercio electrnico directo e indirecto. El primero involucra transacciones en las que el pedido, el pago y el envo de los bienes intangibles o servicios son provistos integralmente on line (msica, software o consultora on line). En el segundo caso, las transacciones se realizan en lnea, mientras que la entrega (delivery) del producto se cumple por canales tradicionales de distribucin. Cuando se trata el tema de la tecnologa, debemos tener en claro dos conceptos fundamentales. En primer lugar, los estndares tecnolgicos son impuestos por el mercado, es decir, que la mayora de las herramientas tecnolgicas novedosas son difciles de incorporar inmediatamente a los procesos productivos de la empresa. En segundo lugar, no existe an una integracin entre los diferentes medios disponibles para operar el comercio electrnico a travs de la cadena. En otras palabras, el surgimiento de tecnologas ms avanzadas no tiende a reemplazar otras existentes sino que, por el contrario, ambas suelen convivir dentro de las empresas en forma simultnea. Esto provoca la dificultad de fijar una estrategia clara de cmo operar en el comercio electrnico. La estrategia de una empresa no debera plantearse en funcin de la tecnologa que pueda llegar a poseer sino que, a la inversa, dichas tecnologas deben ser utilizadas en funcin de la estrategia adoptada por la empresa. De esta forma, se evitar caer en el riesgo de invertir en una tecnologa de punta sin un objetivo concreto y tangible para su aplicacin . Resulta necesario, entonces, comprender la tecnologa, administrarla y, finalmente, integrarla en funcin de los procesos nucleares de la organizacin . Las empresas que ingresen en el mundo de los negocios electrnicos, debern adaptar su estrategia de
10. Scheinson, Daniel y Saroka, Ral. La Huella Digital. Buenos Aires: Fundacin OSDE, 2000.
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negocios. La tecnologa no es simplemente un elemento adicional en la estrategia de una empresa, sino que puede modificarla e impulsarla. El primer paso para prosperar e, incluso, sobrevivir en este mundo de los negocios electrnicos, es redisear el modelo de negocios. El comercio electrnico requiere modelos de negocios flexibles para poder enfrentar los cambios. En todos los mbitos empresariales, los clientes exigen la innovacin constante de la nocin de valor. El comercio electrnico permite a las compaas escuchar a sus clientes y convertirse en el ms barato, el ms conocido o el mejor.
7.2. El comercio electrnico en Internet El crecimiento explosivo de Internet y las tecnologas relacionadas est revolucionando la forma en que se llevan a cabo los negocios, la forma de trabajar de las personas y la manera en que la tecnologa informtica soporta las operaciones de negocios y las actividades de los usuarios finales. El desarrollo del comercio electrnico se dirige a la creacin de mercados virtuales, tales como sitios de Internet en los que compradores y vendedores se encuentran electrnicamente para negociar bienes y servicios sin costo de intermediacin. El modelo Amazon.com (exitosa revendedora de libros por Internet) ha cambiado el escenario de la compra-venta en el rubro business to consumer y, si bien el ingreso a Internet no garantiza utilidades para la mayora de las empresas, no parece quedar otra alternativa que prestarle atencin a lo que, para unos, es una nueva estrategia de negocios, para otros, un nuevo canal de venta y distribucin, y para el resto, nada ms que una moda pasajera. Internet es capaz de conectar miles de organizaciones en una misma red, creando as una slida base para un mercado electrnico virtual. ste podra definirse como un sistema de informacin que conecta compradores y vendedores de forma tal que puedan realizar transacciones de carcter comercial y otro tipo de opera-
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ciones, como intercambio de informacin, venta de productos, acceso a servicios y pagos. Hoy es posible emitir rdenes de compra, pagar y vender bienes y servicios en forma digital, en cualquier momento y desde cualquier punto geogrfico. Es un lugar apto para la venta on line, disponible durante las 24 horas del da, de alcance global y con capacidad de suministrar informacin, productos y servicios personalizados (customizados). Una vasta gama de productos y servicios son publicitados, comprados e intercambiados utilizando la red Internet como mercado mundial, intentando captar la atencin de potenciales clientes a travs de publicidad, catlogos, manuales e informacin de referencia en la World Wide Web, con el fin de educar al consumidor y, eventualmente, motivar la adquisicin de dichos bienes y servicios. La variedad de productos disponibles para ser adquiridos a travs de la Red incluye libros, grabaciones musicales, videos, artculos de electrnica, productos de jardinera, servicios financieros, juegos, bienes races, entre otros rubros. Dentro de las formas factibles de oferta, existen dos tendencias principales: la primera se trata de los sitios individuales de rubros especficos, desde donde se administra el flujo de comercio electrnico. La segunda modalidad se lleva a cabo a travs de shoppings virtuales, en los que se concentra gran variedad de productos que son ofrecidos a travs de gndolas virtuales clasificadas por categora de artculo o por fabricante, y que son adquiridos en forma directa por el cliente. Tan significativo ha sido el impacto de Internet en el mundo de los negocios, que muchas empresas que hasta hace poco haban mantenido una relacin de contacto cara a cara con sus clientes, estn desarrollando proyectos que coordinen la posibilidad de incursionar en la Red como forma de ampliar la capacidad comercial de sus emprendimientos. Al mismo tiempo, surgen modelos de nuevos negocios basados en la comercializacin de productos y servicios exclusivamente a travs de la Red, que buscan aprovechar ciertas ventajas competitivas que ella misma genera . Internet ha logrado introducir dos fenmenos que, juntos, estn alterando las reglas de juego tradicionales de los negocios
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por la posibilidad de disponer , en primer lugar, una informacin abundante y barata, y en segundo lugar, una conexin instantnea entre: individuos, empresas, empresas con sus clientes y sus proveedores, empresas y sus socios, etc.
7.3. Caractersticas de un sistema de comercio electrnico Las caractersticas principales de un sistema de comercio electrnico son las siguientes: Personalizacin y generacin de perfiles. Una vez que el usuario ha accedido al sistema, el mismo le puede solicitar datos personales y datos acerca del comportamiento y selecciones que prefiere para el sitio, construyendo perfiles sobre sus caractersticas y preferencias. Estos perfiles se utilizan para ofrecer al cliente una vista personalizada de los contenidos del sitio, recomendaciones de productos, y publicidad personalizada, como parte de una estrategia de marketing uno a uno. Los perfiles tambin pueden ser utilizados en el proceso de autenticacin de identidad de los usuarios y de pago. Gestin de bsquedas. Una bsqueda eficiente y eficaz permite a los comercios electrnicos tener la capacidad de ayudar a los clientes a encontrar lo que buscan comprar o evaluar. Los sistemas de e-commerce pueden incluir un motor de bsqueda, los cuales utilizan una combinacin de tcnicas de bsqueda basadas en el contenido (por ejemplo, la descripcin de un producto) o en determinados parmetros (por ejemplo, sus propiedades). Gestin de contenidos y catlogos. La gestin del contenido ayuda a los comercios electrnicos a desarrollar, actua-
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lizar, entregar y archivar datos en formato texto o multimedia en los sitios web. El contenido de los sitios de comercio electrnico, por lo general, toma la forma de catlogos de productos multimediales. Por lo tanto, la generacin y mantenimiento de estos catlogos es una tarea importante. Las herramientas de software para la gestin de catlogos trabajan con los perfiles de clientes definidos para personalizar el contenido de las pginas que les muestran. Gestin de workflow (rutas de trabajo). Muchos de los procesos en comercio electrnico pueden manejarse y automatizarse a travs del software de gestin de workflow. (ver el concepto de workflow en la Unidad 2 de este mdulo). Estos sistemas ayudan a los empleados a colaborar electrnicamente para realizar el trabajo y contienen un motor basado en reglas que determinan las rutas que siguen las unidades de trabajo de cada proceso. Notificacin de eventos. La mayora de las aplicaciones de comercio electrnico son sistemas orientados a eventos que responden a gran cantidad de ellos (por ejemplo, acceso del usuario al sitio, pago, procesos de entrega, etc.). Por eso, los procesos de notificacin de eventos cumplen un papel importante en los sistemas de comercio electrnico. Los sistemas registran los eventos y graban aquellos que son relevantes, incluyendo cambios inesperados o problemas. A travs de los perfiles, se notifica a los usuarios involucrados de los eventos que son importantes segn estos perfiles. Colaboracin y Negociacin: Estos procesos son los que soportan la colaboracin y negociacin entre clientes, proveedores, y otros involucrados en una transaccin. La colaboracin principal puede ser provista por los servicios de comercio basados en Internet. Por ejemplo, las aplicaciones B2B proporcionan portales que soportan procesos de matchmaking, negociacin, y mediacin entre vendedores y compradores. Procedimientos de pago a travs de la Web. El pago de
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productos y servicios es un proceso vital en las transacciones electrnicas. Los procesos de pago no son simples, debido a la naturaleza casi annima de las transacciones electrnicas entre vendedores y compradores. Tambin son complejos debido a las diferentes alternativas de dbito y crdito, y a los intermediarios financieros que intervienen en el proceso. Por eso, los procesos de pago han evolucionado a lo largo del tiempo. Los nuevos sistemas de pago son probados para alcanzar los desafos tcnicos y de seguridad del comercio electrnico en Internet. Control de acceso y seguridad. Los sistemas de comercio electrnico deben establecer una confianza mutua y acceso seguro entre las partes involucradas, mediante la autenticacin de usuarios y la autorizacin del acceso, y reforzando medidas de seguridad.
7.4. Impacto del comercio electrnico11 Hemos visto que el comercio electrnico marca un punto de inflexin en la forma de comercializar productos y servicios. En el caso de Internet como vehculo para este comercio, el fenmeno es ms profundo, por tratarse de un medio de bajo costo y de alcance global. A continuacin se analizarn los diferentes niveles de impacto en la empresa de esta nueva forma de comercio.
7.4.1.La segmentacin de la cadena de valor La forma de venta tradicional est compuesta por una serie de actividades que, interconectadas, componen el proceso denominado experiencia de compra del usuario. El modelo clsico de comercializacin de un producto o servicio est representado por
11. Boston Consulting Group. Estudio de minoristas online. Buenos Aires. Noviembre de 1998.
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la exhibicin, el depsito, las transacciones, la asistencia al cliente y otras funciones que se realizan en el mbito fsico del local de venta. En el caso de las transacciones on line, se produce una ruptura de las barreras existentes que delimitan cada actividad especfica de la cadena de valor. En consecuencia, se genera un modelo de negocio ms flexible y mejor orientado para satisfacer necesidades ms complejas del segmento consumidor. El factor diferenciador entre estos modelos comerciales reside, especficamente, en la existencia de procesos basados en una estrategia empresarial, que permite a una organizacin trabajar mediante operaciones integradas de negocios, junto con sus proveedores y distribuidores, a fin de aumentar la productividad, mejorar la eficiencia, disminuir drsticamente los costos y/o alcanzar nuevos mercados, agregando valor a los productos y servicios para el consumidor final.
7.4.2.Eliminacin del trade-off entre riqueza y alcance de las comunicaciones Tradicionalmente, un comerciante que quiera establecer comunicaciones ricas con un cliente determinado, necesita una experiencia cara a cara y generalmente a travs de un vendedor experimentado. El costo de esa interaccin es alto y solo puede llevarse a cabo mediante un sacrificio del alcance, es decir, de la cantidad de personas involucradas en la experiencia. Por el contrario, si se adopta un medio de comunicacin alternativo, se sacrifica profundidad (riqueza) en el mensaje a cambio de difusin (alcance) con un mensaje simplificado y fcil de comprender. La novedad de Internet es que permite llegar a una amplia variedad de clientes en forma simultnea, personalizando las ofertas masivas y ofreciendo una amplitud y profundidad de seleccin imposibles de albergar en un local fsico.12 El siguiente grfico muestra la relacin riqueza/alcance en las comunicaciones:
12. La revolucin en marcha. En: Revista Mercado. Julio de 1999.
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Ventajas escalables de Internet Suma y rene una extensa seleccin de productos y servicios Personalizacin masiva Integra contenido profundo e informacin Ampla la base de clientes a costo marginal bajo Riqueza Seleccin Relacin con los clientes Informacin/contenido Customizacin/Interactividad
Internet
Trade-off tradicional Alcance Base de clientes

Fuente: The Boston Consulting Group
7.4.3.Desarrollo de ventajas escalables Para Internet no existen las restricciones fsicas. Por este motivo, se puede mejorar el binomio riqueza-alcance sin sacrificios. En consecuencia, el lanzamiento de productos, la informacin, la personalizacin por cliente, entre otras variables, son agregables o modificables con un bajo costo marginal por operacin. En forma similar, el manejo de clientes y las transacciones pueden ser administrados a travs de costos fijos determinados desde un principio. Los lanzamientos de productos o modificaciones del catlogo tienen vigencia automtica para toda la base de clientes desde el momento en que son publicados on line. Esta sumatoria de factores implica la clara posesin de ventajas escalables frente a otras formas de comercio tradicionales.
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7.4.4.La condicin de pionero en el mercado Otra oportunidad aplicable al caso del comercio on line se da para los primeros en incursionar en el mercado. Esta ventaja para el posicionamiento ocurre siempre y cuando se trate de una actividad que posea la caracterstica de ser escalable y defendible, o difcil de reproducir por la competencia. El pionero podr formar una amplia base de clientes y gozar de tiempo suficiente para desarrollar la relacin con el objetivo de maximizar su fidelidad hacia la empresa. Otros de los beneficios incluiran: una mayor experiencia en ese rubro que la competencia, la oportunidad de realizar una promocin agresiva de la empresa y la creacin de relaciones de exclusividad con proveedores. Todos los factores enunciados actuaran adicionalmente como barreras de entrada para potenciales competidores, ampliando los beneficios extraordinarios que la empresa pudiera obtener en esta primera instancia.
7.5. Barreras al comercio on line De acuerdo a un estudio del Boston Consulting Group, por lo general las empresas enfrentan seis barreras en este negocio: Vencer la reticencia de los consumidores. Si bien las visitas a los sitios de comercio electrnico suelen ser numerosas, el nmero de personas que adquieren productos y servicios es considerablemente inferior. Esto se debe a que existe desconfianza en torno a temas relacionados con la seguridad y con el hecho de tratarse de una actividad reciente, poco popular an. Las soluciones en relacin con este problema apuntan a desarrollar mejores contenidos en los sitios, que sean capaces de quebrar los temores del cliente y motivar la compra. Superar las limitaciones tecnolgicas. Actualmente las limitaciones tecnolgicas suelen estar relacionadas a temas como la velocidad de conexin y la confiabilidad
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del servicio. Muchos desarrollos que agregan valor se encuentran supeditados a la mejora de estas limitaciones. Escalamiento de las operaciones internas. Se trata de un lmite al crecimiento, que hace referencia a la existencia de costos internos tales como administracin de bases de datos, tecnologa y comunicaciones, que pueden resultar elevados al actuar como costos fijos adicionales para la provisin del servicio. Mejoras en el entorno global. Este punto trata aspectos tales como la carencia de criterios uniformes entre las empresas de comercio electrnico, en cuanto a medios de pago o manejo de datos del usuario. Estas diferencias motivan el surgimiento de desconfianza entre los usuarios para la compra on line. Resolver el conflicto de canales. Existe una creencia generalizada entre los comercios minoristas acerca de que el comercio on line podra canibalizar las ventas de la misma empresa bajo otros canales. Adems, se estima que el fenmeno de desintermediacin podra eliminar la relacin con distribuidores y otras figuras intermediarias y vitales del comercio tradicional. Desarrollar una distribucin de bajo costo. El comercio on line est sometido a altos precios debido a que la distribucin de los productos an sigue realizndose bajo canales tradicionales. En consecuencia, hasta que no se desarrolle un sistema perfeccionado de distribucin exclusivo, los costos se mantendrn elevados.
8. LA
EMPRESA VIRTUAL
El trmino virtual, segn la tercera acepcin del diccionario de la Real Academia Espaola, representa algo que tiene existencia aparente y no real. En tal sentido, se utiliza en el mbito de la tecnologa informtica cuando hablamos, por ejemplo, de realidad virtual o memoria virtual.
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Sin embargo, el trmino virtual se ha popularizado para referirse a las empresas que operan a travs de Internet (empresas punto com o clic), para diferenciarlas de las empresas que operan en el mundo fsico (empresas de cemento y ladrillos ). No nos parece que este sea un uso acertado del trmino, pues las empresas punto com son reales y no aparentes. En cambio, nos parece apropiado denominar organizacin o empresa virtual a una red temporal de compaas independientes (proveedores, productores, y clientes), unidas a travs de la tecnologa de la informacin para compartir habilidades, costos y el acceso a los mercados del otro. Las compaas se unen para explotar una oportunidad especfica. Cada una de ellas contribuye con las actividades que conforman su competencia principal (core competency) . En una organizacin virtual, sus miembros estn geogrficamente distantes, pero parece que conformaran una nica organizacin con una ubicacin geogrfica real. Las compaas que forman una empresa virtual combinan sus especialidades para crear un producto. Aqulla puede formarse rpidamente en respuesta a nuevas oportunidades, y tambin puede disolverse con la misma rapidez cuando la necesidad desaparece .13 En las organizaciones virtuales, la tecnologa informtica es una de las herramientas ms importantes. Sus miembros trabajan generalmente a travs de una computadora va correo electrnico y aplicaciones de trabajo en grupo (groupware). Un ejemplo de organizacin virtual es el caso de Cisco, la empresa fabricante de productos de telecomunicaciones ms grande del mundo. Cisco form una alianza con las compaas Jabil Circuit (una de las empresas ms grandes de fabricacin de productos electrnicos) y Hamilton Corp. (un importante proveedor de partes electrnicas). Cuando Cisco recibe el pedido de un producto, ste es recibido tanto en Cisco, ubicado en San Jos,
13. Hardwick Martin [et al.] (1996) Sharing Manufacturing Information in Virtual Enterprises. En: Communications of the ACM, Vol. 39 No. 2, p. 46-54.
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California, como en Jabil, en St. Petersburg, Florida. Inmediatamente, Jabil comienza a armar el producto extrayendo partes de los diferentes inventarios (de Jabil, de Cisco y de Hamilton). El producto se testea en computadoras ubicadas en Cisco, y se controla contra el pedido recibido, luego es enviado por Jabil al cliente. Esto genera una factura de Cisco al cliente, y tambin una cuenta electrnica desde Jabil y Hamilton a Cisco. Esta alianza le permite a Cisco tener una gil capacidad para competir en la industria del equipamiento para telecomunicaciones .14 Otro ejemplo de empresa virtual es Nike, que solo realiza actividades de marketing y de R&D (Resource and Development), mientras que todas las dems actividades son tercerizadas. Nike realiza la integracin, es decir, arma y ensambla los productos producidos por otras empresas. Generalmente, un integrador es una compaa cuya competencia principal (core competency) es el estudio del mercado, y las dems competencias son asignadas a terceros15 . Las empresas virtuales requieren de la tecnologa para poder ser implementadas. En el pasado, estas empresas utilizaban EDI (Electronic Data Interchange) y otras tecnologas de comunicaciones. Hoy en da, los costos reducidos que ofrece Internet, han facilitado su desarrollo.
14. O Brien, James. Management Information Systems. Managing Information Technology in the E-Business Enterprise. Fifth Edition. New York: Mc. Graw Hill, 2002. 15. Hales, K. R. y Barker, J. R. Searching for the Virtual Enterprise. En: http://www.it.bond.edu.au/publications/00TR/00-10.pdf
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PARA COMPETIR, LOS PASES DEBEN INGRESAR EN LA ECONOMA

DIGITAL.
Entrevista a Don Tapscott. Qu es la economa digital? Es un sistema pare la creacin y distribucin de la riqueza. En la antigua economa la informacin exista fsicamente: cheques, dinero, pasajes de avin, cintas grabadas de audio o video, etctera. En la economa digital la informacin se transforma en bytes que recorren redes. Cuando ello sucede cambian el metabolismo de la economa y la manera de crear riqueza. La economa digital puede marginar a un pas? Todo pas requiere una infraestructura de informacin relativamente desarrollada pare competir en el nuevo contexto global. Ninguno puede ser exitoso si carece de una autopista informtica de alta capacidad con usuarios activos e interconectados, y un sector econmico dedicado al conocimiento que se encuentre en expansin. Si se fracasa en ello sobrevendrn el desempleo estructural y la declinacin de la competitividad nacional. Conoce usted algn diagnstico acerca de la situacin de la Argentina en este campo? Si ste no existe, cules seran las etapas de su formulacin? Es necesario efectuar una serie de mediciones, como la proporcin de habitantes con acceso al telfono, a las computadoras
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y a Internet; la penetracin de las computadoras en los colegios y los hogares, la educacin de los habitantes y dems variables relevantes en el trnsito hacia la economa digital. De qu modo se reflejan estos cambios en las estructuras de las compaas y cmo afectan a los mercados? Nos dirigimos hacia una empresa interconectada en red que est tan lejos de la antigua jerarqua corporativa como de las comunidades agrarias medievales. Estas nuevas estructuras renen a grupos de compaas que participan en una propuesta compartida de creacin de riqueza como parte de una comunidad de negocios electrnica y ampliada.
Coexistencia de medios En la nueva sociedad, cules son los elementos que una poltica de marketing debera incluir? Las compaas deben desplazarse desde un marketing tradicional con elementos impresos y medios de comunicacin masiva hacia la construccin de relaciones con los clientes a travs de Internet. En la nueva sociedad, cules son los elementos que una poltica de comunicaciones externas e internas debera incluir? Las comunicaciones y las relaciones pblicas funcionan de un modo muy diferente. Intel aprendi esta verdad a un costo muy alto con su fracaso con el Pentium Chip. La compaa respondi empleando medios de comunicacin masiva y no percibi a tiempo que a travs de Internet millones de personas pueden seleccionar velozmente informacin, verificar hechos y formular sus propias conclusiones. Los medios de comunicacin masiva coexistirn con los multimedia?: S. Los universos analgico y digital coexistirn en el futuro prximo, pero algunos medios tradicionales sern digitalizados antes que otros. Cmo se interrelacionan el management y la economa digital?
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La economa digital exige una nueva clase de ejecutivos. En lugar de comandar y controlar decisiones, tal como se haca en las antiguas jerarquas industriales, necesitamos directivos capaces de liderar. El liderazgo no significa crear una visin y venderla al resto de la organizacin. En la economa digital, el liderazgo es la capacidad de crear organizaciones que se comporten como totalidades capaces de aprender. Qu tipo de comportamientos asumen las principales compaas cuando disean etapas inteligentes en la transicin hacia una economa digital? Todas ellas estn trabajando para cambiar dos aspectos esenciales de las organizaciones. El primero es la estrategia. Moverse hacia un nuevo modelo de negocios, promover nuevos productos y servicios, y modificar los canales de distribucin y el marketing. El segundo es la estructura de la organizacin, esto es, el reemplazo de la antigua jerarqua con excesivos niveles y burocracia por molculas interconectadas en red, lo que permite que la gente comparta el conocimiento y coopere para el xito de la compaa. Usted sostiene que la mayora de las reingenieras ha fracasado. Por qu? La reingeniera ha significado un rediseo de los procesos de negocios con el propsito de reducir costos. Las compaas necesitan ir ms all de los procesos de negocios, hacia un modelo global. Adems, necesitan ms que una reduccin de costos, porque mutilar una organizacin no es una manera efectiva de crear nuevas formas de valor para los clientes en un nuevo contexto.
Los nuevos gerentes Cules son los cambios fundamentales en el management tradicional y qu elementos continan siendo validos? Muchas compaas que hoy fracasan estn sobreadministradas y sobrelideradas. Por supuesto, necesitamos una slida gerencia de operaciones, pero cada vez ms sta es una condicin necesaria pero no suficiente para tener xito en el nuevo
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contexto. La economa digital exige un indito tipo de liderazgo o, como lo manifiesto en mis libros, un liderazgo interconectado en red. Cul es la conducta adecuada de un ejecutivo frente a dichos cambios? Un ejecutivo necesita ser curioso, involucrarse personalmente con la tecnologa y proponer nuevos modelos de estrategia. En trminos de los nuevos paradigmas, cmo se determina la viabilidad u obsolescencia de una compaa? Yo puedo decir en treinta segundos, caminando por las oficinas de una compaa, si tendr problemas con la economa digital. Mi primer indicio es el grado en que los directivos utilizan personalmente computadoras e Internet para comunicarse, manejar informacin y tomar decisiones. Fuente: Diario La Nacin, Buenos Aires, 16 de noviembre de 1997. Seccin Econmica, p. 20.
EL
DELIVERY DEL COMERCIO
Las multinacionales tradicionales sern vencidas por el comercio por va electrnica (e-commerce). La entrega por el ecommerce de mercaderas, servicios, reparaciones, piezas de repuesto y mantenimiento requerirn una organizacin diferente de la que caracteriza a cualquiera de las multinacionales en la actualidad. Han de requerir tambin una manera de pensar distinta, una diferente direccin ejecutiva y, en fin, diferentes patrones de comportamiento. En la mayor parte de las empresas hoy la entrega (delivery) es considerada una funcin de apoyo, una rutina a cargo de los empleados de oficina. De todas maneras, dentro del comercio electrnico, el departamento de expedicin -delivery- ser una de las reas por las que se distinguir una empresa. Se constituir en factor crucial de la competencia. Sus caractersticas de rapidez, calidad y responsabilidad lo convertiran eventualmente en ele-
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mento competitivo incluso en esferas al parecer dominadas por las marcas de prestigio. El ferrocarril, inventado en 1829, se impuso sobre la distancia. Eso explica por qu, ms que ninguna otra de las invenciones de la Revolucin Industrial, el ferrocarril cambi la economa y las fuerzas laborales de cada nacin. Cambi la mentalidad de la humanidad, su horizonte y su geografa mental. El comercio electrnico no solo domina la distancia sino que la elimina. El cliente por lo general no sabe ni le interesa saber dnde se encuentra el vendedor e-commerce. Y ste, a su vez -por ejemplo, Amazon.com, hoy por hoy el mayor librero del mundo-, no sabe ni le preocupa de dnde viene la orden de compra. Si la compra es de informacin electrnica -un programa de software o una transaccin en la Bolsa- no habra problema de entrega. El producto en s es, despus de todo, solo una entrada en la memoria de una computadora. Tiene una existencia legal pero no fsica. (Hay, sin embargo, un problema impositivo de consideracin con este tipo de comercio en artculos de entrega electrnica, que ocasionarn un dolor de cabeza a las autoridades fiscales en el 2000. Las ms inteligentes dejarn sin efecto esas tasas, y las menos avisadas se empearn en arbitrar reglamentaciones de control sin sentido). Si la compra es un libro, tampoco hay problema de delivery. Los libros se envan fcilmente, tienen considerable valor en relacin con su peso y pasan sin mayores inconvenientes a travs de fronteras nacionales y aduana. Pero un tractor hay que entregarlo donde est el cliente y no se lo puede remitir electrnicamente. La entrega parece tambin ser necesaria para diarios y revistas, es decir, para los que llevan informacin impresa. Al menos, ninguno de los intentos realizados hasta ahora para vender una edicin on line para ser leda en la computadora del suscriptor o descargada de la mquina ha tenido xito. Los suscriptores quieren su peridico entregado en la puerta. Diagnsticos mdicos y resultados de anlisis estn utilizando cada vez ms Internet. Pero en la prctica todo lo relacionado con el cuidado de la salud -desde el examen clnico hasta la ciruga, medicacin y rehabilitacin fsica- tiene que ser entregado donde se encuentra el paciente. Y otro tanto ocurre con los servi-
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cios siguientes a la compra, ya se trate del service para un producto fsico, por ejemplo una mquina o una bicicleta, o de algo no fsico, como un crdito bancario. Pero, al mismo tiempo, cualquier empresa comercial o institucin que pueda organizar delivery est en condiciones de operar en cualquier mercado, sin tener ninguna presencia fsica all. La entrega es igualmente importante -en realidad, puede serlo an ms- en el e-commerce entre firmas comerciales. Y, segn todo hace presumir, la prctica del e-commerce entre negocios est creciendo y se est haciendo transnacional an ms rpidamente que el e-retail commerce (comercio minorista por va electrnica). Pero el e-commerce separa, por primera vez en la historia del comercio, la venta de la compra. La venta es completada cuando la orden se ha recibido y se ha pagado. La compra se ha completado cuando el producto ha sido entregado y se hayan satisfecho las exigencias del comprador. Y en tanto que el e-commerce requiere centralizacin, la entrega ha de ser totalmente descentralizada. En ltima instancia, debe ser local, detallada y de precisin. Del mismo modo que el comercio por va electrnica separa la venta de la compra, tambin separa produccin y venta. Bajo las normas del e-commerce, lo que ahora conocemos como produccin, se convierte en gestin (procurement). No hay absolutamente ninguna razn para que una organizacin de e-commerce deba limitarse al marketing y a la venta de los productos y marcas de un fabricante. En realidad, como lo muestra Amazon.com, la gran fuerza del e-commerce reside precisamente en que provee al cliente una amplia gama de productos, no importa quin los fabrique. Pero en las estructuras tradicionales del comercio, las ventas son consideradas todava y organizadas como una instancia subordinada a la produccin, o como el concepto-costo de vender lo que fabricamos. En el futuro, las compaas de e-commerce van a vender lo que estamos en condiciones de entregar. Peter Drucker Extrado y adaptado de La Nacin, 2 de enero de 2000. Seccin 7.
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AUTOEVALUACIN
1. Describa la forma en que Internet ha cambiado la forma de llevar a cabo sus tareas diarias y la comunicacin con otras personas y/u otras empresas. 2. Qu diferencias existen entre una operacin de compraventa realizada a travs de Internet o a travs de EDI? 3. Segn su posicionamiento en la empresa, qu posibilidades existen de que su organizacin desarrolle sus operaciones bajo la modalidad de comercio electrnico? Cules seran las actividades u operaciones ms apropiadas para el cambio de rgimen? Podran o deberan subsistir las dos modalidades? 4. Elija un producto o un servicio cualquiera y analice las diferencias entre el mtodo tradicional de venta del producto (en el negocio) o de prestacin del servicio (en la oficina), y en su variante de comercio electrnico. Acceda a Internet y visite distintos proveedores. Elabore un informe donde especifique sus puntos de vista, conclusiones, sugerencias, anlisis comparativos, etc. Seale cul es, a su juicio, el mejor sitio y por qu. Si tiene algn/os compaero/s del curso con quien/es pueda interactuar fsica o virtualmente, trate de formar un grupo de hasta tres personas para realizar esta tarea. 5. Describa qu significa que la tecnologa informtica apoya el modelo de la cadena de valor de Michael Porter.
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Unidad 2 EL PLANEAMIENTO ESTRATGICO DE LOS RECURSOS INFORMTICOS
1. LA
ESTRATEGIA DE NEGOCIOS Y LA ESTRATEGIA
INFORMTICA
1.1. Introduccin El planeamiento estratgico consiste en un esfuerzo de planificacin que implica la exploracin, a mediano o largo plazo, de los factores de contexto, a fin de identificar nuevas reas en las que las habilidades de la organizacin puedan ser aplicadas, as como de detectar las debilidades que deben ser contrarrestadas. Requiere una investigacin creativa de las oportunidades que se presentan en un marco mucho ms amplio que el que solamente se circunscribe a las operaciones corrientes. La prctica de este tipo de planeamiento est indisolublemente asociada con el xito de las organizaciones. Concurrentemente, ese xito depende tambin, en grado marcadamente creciente, de la capacidad de manejar o procesar el recurso ms valioso de nuestro tiempo: la informacin. Los recursos informticos, pues, presentan dos aspectos decisivos desde el punto de vista estratgico. En primer lugar, en la medida en que resultan esenciales para la administracin eficiente, deben responder estrechamente al plan estratgico general de la firma. Y, en segundo trmino y a partir de ese marco, deben ser objeto de la formulacin de su propio plan estratgico.
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1.2. El plan comercial y los sistemas de informacin Alberto Wilensky1 , al referirse a las cinco fases de desarrollo del plan comercial de una empresa, seala que, en la primera fase, el estratega deber establecer un diagnstico, es decir, definir cul es la situacin en que se encuentra la empresa, la lnea de productos o un producto en particular. Debe para ello disponer de toda la informacin necesaria. En algunos casos la informacin est en la empresa; otras veces hay que conseguirla. Como se ve, la primera fase del plan comercial consiste, bsicamente, en el acceso al sistema de informacin de la organizacin y de su ambiente, a fin de obtener todos los datos que permitan formular el diagnstico. Al aludir a la fase de pronstico, segunda del plan comercial, el mismo autor explica: Esta fase del plan nos dir qu es lo que va a suceder, de continuar todo como est. Es decir, qu pasara si no se producen variaciones o si se siguen las variaciones fijadas por la tendencia predominante o por las hiptesis sobre la probable evolucin futura. Tambin en esta segunda fase es fundamental el papel del sistema de informacin. La tarea de pronstico, tal como la describe el autor, aparece de inmediato representada por un estratega que, valindose de la computadora y a partir de las bases de datos, construye un modelo de la situacin actual y aplica a ese modelo la proyeccin de tendencias basadas en series cronolgicas, o realiza con el mismo un anlisis de sensibilidad. Considrese, por ejemplo, que un balance general es un modelo de la situacin actual y un presupuesto es una proyeccin de tendencias o del impacto de las decisiones que se puedan tomar para modificarlas. La tercera fase del plan comercial est conformada por los objetivos. Wilensky dice al respecto: Los objetivos son algo a conseguir; por lo tanto, deben ser medibles y alcanzables. Los objetivos comerciales, en funcin del diagnstico y el pronstico, pueden
1. Wilensky, A. Claves de la estrategia competitiva. Buenos Aires: Fundacin OSDE, 1997.
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ser por ejemplo: nos mantendremos en ventas como estamos, o creceremos un 10%. En consecuencia, y dado que los objetivos deben ser medidos, se necesita disponer de informacin permanente para determinar en qu proporcin aqullos estn siendo alcanzados. Es este un caso tpico de aplicacin del sistema de informacin, en su condicin de subsistema detector del sistema de regulacin y control. Pero, adems, el plan comercial puede incluir, como uno de sus objetivos, la implementacin de tecnologas o servicios informticos; en la mayor parte de los planes comerciales, ello est ocurriendo con creciente frecuencia. En un sistema de medicina prepaga, por ejemplo, podra proyectarse la instalacin de quioscos multimedia en todas las filiales de la entidad, a fin de satisfacer consultas interactivas sobre planes, coberturas, precios, etc.; o bien, podra pensarse en que los afiliados que tuvieran una PC fueran conectados a una intranet o pudieran acceder a una pgina Web de la entidad va Internet, a fin de consultar en lnea la nmina de prestadores actualizada al instante; o bajar la nmina, en todo o en parte, a la impresora o a los archivos de la propia PC del afiliado; todo lo cual reducira la cantidad de cartillas que deberan imprimirse, evitara consultas personales de quienes operan con cartillas desactualizadas, mejorara el servicio y la imagen, etc. Las implementaciones de estas tecnologas de computacin y de comunicaciones constituiran verdaderos objetivos comerciales y formaran parte, por lo tanto, del plan comercial. Requerirn, en tal caso, ser expresamente consideradas en la cuarta fase de dicho plan, es decir, en la formulacin de las estrategias. Al referirse a la fase de control de resultados, ltima del plan comercial, Wilensky seala: El control de resultados es el factor dinmico que nos va a permitir conocer cules fueron los aciertos y cules los fracasos del plan, de modo de aplicar las correcciones necesarias. Si rpidamente conocemos el desvo o el error de clculo, mayores sern nuestras posibilidades de modificar con xito tanto los objetivos como las estrategias. Como puede advertirse, esta fase implica una de las funciones trascendentes del sistema de informacin, como es la de com-
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pletar el circuito del sistema de regulacin y control, a travs de los subsistemas comparador y activador. El texto citado pone en evidencia, asimismo, la importancia de que los desvos sean detectados rpidamente, lo que exalta el valor de la eficiencia del sistema de informacin para permitir la ms inmediata adecuacin a los cambios de contexto.
1.3. La estrategia informtica El planeamiento estratgico de sistemas implica la bsqueda del mximo desarrollo de las capacidades potenciales de la organizacin mediante la aplicacin de la tecnologa de computacin y comunicaciones. Su enfoque abarca el importante uso de tal tecnologa para la reduccin de costos burocrticos y la generacin de una alta eficiencia en la administracin general y en la direccin superior, pero asigna similar relevancia al papel que los recursos informticos y los sistemas diseados para su aplicacin pueden desempear en la produccin de utilidades o en la satisfaccin de otros objetivos estratgicos de las organizaciones. Actualmente, muchos sistemas demandan la combinacin de diferentes tecnologas en redes que deberan manejar, de una manera integrada, la computacin, las comunicaciones y la automatizacin de oficinas. La relacin que las organizaciones tienen con cada una de estas tecnologas no es de igual antigedad y dominio. Solamente pueden integrarse a travs de la formulacin del plan de sistemas. Los sistemas de informacin cumplen un rol decisivo en cualquiera de las alternativas estratgicas de las organizaciones, ya sea la estrategia del productor de ms bajo costo, la de diferenciacin del producto o la de identificacin y satisfaccin de las necesidades de nichos especficos. En las organizaciones modernas, ya no se trata de que la estrategia del negocio se encadene con la estrategia de procesamiento de datos, sino con la estrategia de la tecnologa informtica. Hoy, las organizaciones deben efectuar elecciones entre los muchos posibles usos de las computadoras y de las comunicaciones, y, en la mayora de los casos, estas eleccio-
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nes son de gran importancia estratgica para la organizacin. Por ejemplo, uno de los captulos importantes del plan de sistemas es el anlisis de las tendencias tecnolgicas, que identifica las tecnologas informticas que resultan importantes para elevar la posicin de la organizacin en el tratamiento de la informacin y en la produccin de bienes y servicios, formulando, adems, las pautas para la implementacin de tales tecnologas. El plan estratgico de sistemas, por lo tanto, es un captulo importante del plan estratgico general de la organizacin. Su formulacin est orientada a la satisfaccin de exigencias fundamentales como las siguientes: Determinar la mejor alternativa del uso de los recursos informticos en los procesos de tratamiento de informacin y en las actividades productoras de bienes y/o servicios. Consolidar el desarrollo de la influencia positiva que los sistemas de informacin pueden ejercer en la excelencia de la organizacin. Considerar el impacto de los sistemas de informacin en la performance de la organizacin a travs de los siguientes medios principales: - productividad gerencial - optimizacin de la cadena de suministros - disminucin en el precio de insumos - optimizacin de los costos de distribucin - mejoramiento en la administracin del inventario - mejoramiento en la segmentacin de mercados - creacin e innovacin de productos - diferenciacin del producto. Apuntar a la determinacin de los cursos de accin estratgica en materia de sistemas de informacin transaccionales, sistemas de informacin para el planeamiento y el control, y sistemas de apoyo a la decisin. Orientar el fortalecimiento del uso de la tecnologa informtica para crear y consolidar ventajas competitivas, fundamentalmente en lo vinculado con la diferenciacin del
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producto, la creacin de barreras de entrada y el mejoramiento de la segmentacin de los mercados. Tomar en cuenta el efecto de la creciente complejidad de las aplicaciones de la tecnologa informtica y la consiguiente necesidad de que su diseo e implementacin sean planeados de manera integrada, produciendo como resultado un plan de sistemas que combine armnicamente las diferentes tecnologas (procesamiento de datos central, microcomputadoras, procesamiento distribuido, automatizacin de oficinas, redes, comunicaciones, etc.).
El plan de sistemas debe proveer de respuestas en cinco reas claves. Algunos aspectos ilustrativos de cada rea son los siguientes: a) Aplicaciones Qu tipo de informacin es necesaria para cumplir objetivos y estrategias de largo plazo? Cules son los nuevos sistemas a desarrollar para incrementar la eficiencia operativa, de planeamiento y de control? Cules son los sistemas a desarrollar para mejorar la competitividad de la organizacin? Cul es la mejor forma de articular la nueva arquitectura de sistemas con las aplicaciones existentes? b) Recursos tcnicos Qu recursos de las tecnologas de computacin, comunicaciones y automatizacin de oficinas son aplicables? Cmo sern adquiridos o contratados tales recursos? c) Recursos humanos Cantidad de personal y tipo de capacitacin tcnica. Programa para el desarrollo de recursos humanos. Programa para capacitacin de usuarios. Utilizacin de consultores. d) Organizacin y procedimientos Desarrollo y aplicacin de polticas y normas.
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Desarrollo de la base de datos central. Procesos y polticas de acceso de usuarios a bases de datos. Control del uso eficiente de los recursos informticos. Organizacin y administracin de las actividades informticas. e) Implementacin del plan y desarrollo de los sistemas Cmo articular las actividades de sistemas en curso con las definidas en el plan de sistemas? Cules son las prioridades en el desarrollo de sistemas? Plan de recursos. Costos, beneficios y riesgos de cada proyecto.
1.4. Formulacin del plan de sistemas En la formulacin del plan de sistemas, deben cumplirse las siguientes etapas principales: Diagnstico de la situacin organizativa. Esta etapa implica realizar el diagnstico de la situacin de la organizacin en aspectos claves vinculados con las actividades informticas, tales como: cultura organizacional, objetivos, planeamiento, estructura de organizacin, sistemas y procedimientos, conduccin y toma de decisiones, productividad, relaciones interpersonales, etc. Identificacin de los objetivos estratgicos. El objetivo de esta etapa es vincular el planeamiento de sistemas con el planeamiento comercial. Se efecta el anlisis de la orientacin estratgica de la organizacin y se identifican sus implicaciones en la funcin de administracin de recursos informticos, determinando el valor estratgico de los sistemas de informacin y de la aplicacin de la tecnologa informtica para fortalecer la respuesta de la organizacin a los diferentes factores que determinan su relacin con el mercado. Esta etapa produce como resultado la definicin de los
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objetivos estratgicos del plan de sistemas, en el contexto del marco referencial compuesto por el plan comercial, el diagnstico emergente de la etapa anterior y el anlisis de la competencia. Esta definicin incluye el establecimiento de la prioridad y el peso relativo de cada objetivo, en el contexto de estrategias de liderazgo de costos, de diferenciacin o de focalizacin. Anlisis de los mtodos y procedimientos. Los objetivos de esta etapa son: acceder a la comprensin de la situacin operativa, generar herramientas tiles de comunicacin con los usuarios y obtener elementos para estructurar un puente entre el planeamiento y la implementacin del plan. Identificacin de las necesidades informativas. En esta etapa se definen los procesos o partes del ciclo de vida de cada uno de los recursos de la organizacin (personal, dinero, clientes, productos, informacin, instalaciones, etc.). Se determina, para cada proceso de cada recurso, cules son las necesidades de informacin que deben ser satisfechas para administrarlo eficientemente. Entre otras herramientas, se utiliza en esta etapa el mtodo de los factores claves para el xito. Evaluacin de la arquitectura de sistemas. El objetivo de esta etapa es la identificacin de los principales sistemas de informacin existentes, estableciendo la relacin de cada uno de ellos entre s y con la estructura de la organizacin, con los procesos y con los archivos. Anlisis de la infraestructura existente. El propsito de esta etapa es reconocer el equipamiento de computacin y de comunicaciones existente, a fin de obtener los elementos para planear la transicin de la situacin actual a la situacin que se persigue como objetivo.
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Definicin de la arquitectura de aplicaciones. Esta etapa constituye la primera de las que conforman el resultado de la formulacin del plan. La arquitectura de sistemas, definida en el nivel estratgico, incluye tres elementos bsicos: la descripcin de archivos y bases de datos, la descripcin de funciones de cada uno de los sistemas que se implantarn y la descripcin de la lgica global que enlaza los sistemas. Definicin de arquitecturas de hardware, software y comunicaciones. El objetivo esencial de esta etapa es definir el hardware, el software y las redes de comunicaciones de datos que deben servir de soporte a los sistemas. Tambin se define cul es la distribucin ptima de los diferentes sistemas. Incluye, como primer paso, el anlisis de las tendencias tecnolgicas. Asimismo, se determina el grado de centralizacin o descentralizacin que se aplicar en cada una de las tres dimensiones siguientes: configuracin de hardware, desarrollo de software y ejercicio de la funcin de administracin de recursos informticos. Uno de los puntos esenciales de esta etapa es la identificacin de las tecnologas informticas que resultan decisivas para la posicin competitiva de la organizacin, as como la definicin de las pautas para la implementacin de estas tecnologas. Organizacin y procedimientos. En esta etapa, se determina todo lo relacionado con el soporte organizativo y administrativo de los sistemas de informacin. Para ello, se ponderan elementos tales como la distribucin de las necesidades de acceso a las bases de datos, los requerimientos de acceso a los archivos centrales, los tiempos de respuesta y de actualizacin de las base de datos, el volumen proyectado de transacciones, los momentos y lugares de captura de datos, las bases de organizacin de
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las actividades informticas, etc. Adems, se definen la composicin y funciones del comit de sistemas, organismo formado por representantes de la direccin, del rea ARI y de las reas usuarias, y destinado a coordinar y controlar el desarrollo del plan. Plan de sistemas. En esta etapa se formula detalladamente el plan de sistemas de la organizacin. Se divide en tres partes que corresponden, respectivamente, al plan estratgico, al plan tctico y al plan operativo anual. El contenido principal de cada una de estas partes es el siguiente:
Plan estratgico (largo plazo) Sistemas - Plan estratgico / objetivos. - Arquitectura de sistemas, existente. - Arquitectura de sistemas, futura. - Principales sistemas a desarrollar. Recursos Tcnicos - Arquitecturas de hardware, de software y de comunicaciones existentes. - Arquitecturas de hardware, de software y de comunicaciones futuras. - Principales proyectos de instalacin de hardware, de software y de comunicaciones. Recursos humanos - Polticas y normas para el personal informtico. - Desarrollo de ejecutivos de sistemas y personal tcnico clave. Organizacin y Procedimientos - Objetivos de cada grupo de sistemas. - Composicin y funciones del comit de sistemas.
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Plan de Accin - Plan de proyectos. - Proyeccin de gastos de desarrollo. Apndices - Anlisis de los procesos administrativos. - Anlisis de la competencia. - Tendencias tecnolgicas. - Necesidades informativas (corto y largo plazo).
Plan tctico (mediano plazo) Sistemas - Lista de los proyectos a desarrollar. - Criterios de medicin de performance. Recursos tcnicos - Plan de capacidad (proyeccin de la capacidad del equipamiento para absorber el crecimiento previsto de las aplicaciones informticas). Recursos - Plan - Plan - Plan humanos de reclutamiento de personal. de capacitacin. de promocin.
Organizacin y procedimientos - Cambios organizativos. Plan de accin - Plan de proyectos. - Costos de desarrollo.
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Presupuesto y plan operativo anual Sistemas - Sistemas a desarrollar en el siguiente ao. Recursos tcnicos - Plan de instalacin. - Proyeccin de utilizacin de recursos. Recursos humanos - Asignacin por proyecto. Plan de accin - Gantt de implementacin. - Presupuesto. - Planes por proyecto.
El cuadro siguiente muestra un esquema de las etapas de formulacin del plan de sistemas y de la relacin lgica entre ellas.
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Etapa I Etapa IV
Diagnstico de la situacin organizativa
Etapa II
Identificacin de objetivos estratgicos
Identificacin de necesidades informativas
Etapa III
Anlisis de mtodos y procedimientos Etapa V
Evaluacin de la arquitectura de sistemas
Etapa VI
Anlisis de la infraestructura existente Etapa VIII Etapa IX Organizacin y Procedimientos
Etapa VII
Definicin de la arquitectura de aplicaciones
Definicin de arquitecturas de software, hardware y comunicaciones
Plan de sistemas
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1.5. Necesidad e importancia del planeamiento estratgico de sistemas La planificacin del uso de los recursos informticos en la organizacin responde a los mismos fundamentos que sostienen la necesidad de planificar todas las restantes actividades empresarias. Sin embargo, presenta adems los siguientes fundamentos especficos: La labor de desarrollo y operacin de sistemas de informacin tiene una profunda repercusin en la eficiencia de todas las funciones de la organizacin, tanto en los niveles operativos como en los de planeamiento y control. La funcin de sistemas es una funcin de servicio. En consecuencia, resulta imprescindible planificar su desarrollo de acuerdo con las prioridades operativas y estratgicas que la direccin asigne a cada una de las unidades de negocio de la organizacin. Las actividades informticas requieren importantes inversiones, tanto en mano de obra como en equipos e infraestructura. Las aplicaciones de los recursos informticos exigen un proceso de diseo, programacin, prueba, implementacin y mantenimiento que se desarrolla en perodos de, por lo menos, varios meses, y terminan conformando un paquete de proyectos cuya coordinacin es imposible sin una adecuada planificacin de la asignacin de recursos. La configuracin, la contratacin, la instalacin y la puesta en funcionamiento de equipos e instalaciones informticas suelen demandar largos perodos (muchas veces medidos en aos), importantes costos, conversin de aplicaciones o archivos, capacitacin del personal, entrenamiento de usuarios, y otras acciones similares cuyo xito no es concebible sin un adecuado planeamiento. El cambio tecnolgico involucrado en las actividades informticas es vertiginoso. Sin embargo, responde a ten-
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dencias que pueden identificarse y entre las cuales la organizacin debe hacer su eleccin para mantenerse en los mejores niveles de eficiencia en el uso de la tecnologa informtica. La aplicacin de la tendencia escogida debe ser planificada. El planeamiento de sistemas va ms all de la problemtica de computacin: suministra una clara definicin y un preciso inventario de la informacin clave para dirigir y administrar el negocio, y proporciona mecanismos de regulacin y control para asegurar la rpida adecuacin de la organizacin a los cambios de contexto.
2. EL
ROL DE LOS USUARIOS EN LA ELABORACIN DEL
PLAN DE SISTEMAS
2.1. Introduccin Ya se ha sealado la importancia del rol del usuario en el desarrollo de las aplicaciones informticas. Es indudable que, siendo el cliente interno de tales aplicaciones, el usuario tiene un rol no menos importante en la formulacin del plan que determina la naturaleza, las prioridades y la secuencia de implantacin de tales aplicaciones. En tanto la actividad de administracin de recursos informticos es una funcin de servicio, no puede elaborarse ningn plan de la misma sino en funcin de la satisfaccin de las necesidades de los destinatarios de dicho servicio. Por ello, la participacin de los usuarios en la formulacin del plan de sistemas, ms que una concesin, es un requisito y punto de partida imprescindible. Ciertamente, el plan de sistemas contiene estrategias y definiciones de carcter tcnico en las que el usuario tal vez tenga poco que aportar, pero los especialistas debern encarar tales definiciones y estrategias como meras herramientas para el logro ms eficiente del objetivo central del plan: suministrar las prestaciones informticas que mejor respalden el desarrollo del plan estratgico de la organizacin.
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2.2. Participacin del usuario en cada etapa del plan de sistemas En particular, cada etapa de la formulacin del plan de sistemas presenta sus demandas especficas en cuanto al rol y la participacin del usuario. La etapa de diagnstico de la situacin organizativa se desarrolla, habitualmente, con la activa participacin de los niveles gerenciales de la organizacin, quienes, en ltima instancia, son los que estn ms habilitados para apreciar y evaluar las caractersticas actuales de la empresa y las condiciones favorables o condicionantes que de ellas se derivan para el desarrollo de una estrategia informtica. La etapa de identificacin de los objetivos estratgicos presenta un rol protagnico de los usuarios. Se trata, justamente, de relevar el conjunto de estrategias de la organizacin, expresadas a travs del plan comercial, a cuyo apoyo y alcance deber concurrir la tecnologa informtica. En este sentido, el plan comercial constituye un antecedente de mandato para el plan de sistemas ya que, a travs del plan comercial, los usuarios explicitan cules son sus demandas y necesidades en materia de tecnologa informtica, y de qu modo y con qu prioridades debern ser satisfechas. En la etapa de anlisis de los mtodos y procedimientos, los usuarios participan suministrando informacin sobre la situacin operativa actual y sobre las condiciones que debern tenerse en cuenta para realizar las transformaciones que puedan surgir de la implantacin de nuevos sistemas y tecnologas. La etapa de identificacin de las necesidades informativas conforma otra intervencin decisiva de los usuarios, ya que en ella se establecen los resultados que debern proporcionar los sistemas de informacin transaccionales y los de planeamiento y control. La aplicacin del mtodo de los factores claves para el xito ilustra acabadamente la medida en que el rol de los usuarios es determinante para la definicin de la arquitectura de aplicaciones que contendr el plan de sistemas; tal como ya se ha visto, este mtodo implica una particular y personalsima definicin de la informacin que cada usuario necesita para su respectivo tablero de comando.
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Las siguientes etapas, de evaluacin de la arquitectura de sistemas y de anlisis de la infraestructura existente, constituyen un reconocimiento de la situacin actual en materia de aplicaciones y equipos, por lo que requieren una mnima participacin del usuario. En la etapa de definicin de la arquitectura de aplicaciones, se producen definiciones en materia del alcance de cada sistema proyectado y del contenido de la base de datos. De modo similar al diseo de una aplicacin particular, estas definiciones sern formuladas por los especialistas, pero deben ser sometidas a la consideracin y conformidad de los usuarios. Algo similar ocurre con la siguiente etapa de definicin de las arquitecturas de hardware, software y comunicaciones. En la etapa de organizacin y procedimientos, se determinan ciertos parmetros esenciales para definir la naturaleza de las prestaciones informticas. En esta etapa, el usuario participa en todo lo relacionado con el impacto que los nuevos sistemas producirn en sus procedimientos administrativos, as como con las exigencias de cambios, transformaciones y conversiones que plantearn las implementaciones. Adems, los nuevos procedimientos deben ser aprobados por los usuarios en todo lo que se vincula con sus necesidades de acceso a las bases de datos, los tiempos de respuesta de las aplicaciones en tiempo real, el mtodo de actualizacin de las base de datos, la oportunidad y forma de captura de datos, etc. Asimismo, los usuarios formalizan aqu su participacin activa, a travs de representantes que, junto con la direccin y el rea ARI, integrarn el comit de sistemas, que tendr un permanente papel facilitador en el desenvolvimiento permanente del plan. Finalmente, en el plan de sistemas ya formulado en trminos de largo plazo, mediano plazo y plan anual, los usuarios juegan un rol fundamental en la evaluacin de la contribucin de cada proyecto y en la definicin de sus respectivas prioridades de implementacin. En este ltimo sentido, el plan de sistemas aporta otra significativa contribucin. En la prctica, muchas insatisfacciones de los usuarios respecto del servicio informtico se relacionan con los
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proyectos atrasados y las promesas incumplidas. En muchas empresas, la cantidad de proyectos informticos pendientes de desarrollo equivale a la de aplicaciones implementadas. Incluso, suele considerarse que aquella cantidad es muy superior si se tienen en cuenta las necesidades no planteadas en razn de la cola de proyectos en espera. Sin la existencia de un plan de sistemas, la necesidad insatisfecha de cada usuario constituye una situacin de incertidumbre respecto del futuro de sus propias actividades, ya que, a la falta de puesta en marcha del proyecto de su inters, se agrega el desconocimiento del plazo que tardar en ser encarado y de las razones por las que se lo posterga. El plan de sistemas, en cambio, ofrece una visin integrada de las necesidades de todos los usuarios, as como de las razones que fundamentan las prioridades con las que las mismas sern satisfechas. Esto proporciona a cada usuario un contexto consistente de planeamiento, ya que sabe cundo ser encarado su proyecto y cul es la importancia o urgencia de los proyectos que conviene encarar antes que el suyo.
2.3. El usuario y el anlisis de costo-beneficio de los sistemas El anlisis de costo-beneficio de un proyecto de sistemas es un clculo proyectivo destinado a cuantificar la contribucin econmica, el retorno sobre la inversin, el plazo de recuperacin del capital invertido y otras variables que fundamenten la conveniencia del proyecto. Todo proyecto de sistemas debe fundarse en su contribucin al beneficio de la organizacin en que se lo implanta, aun cuando tal beneficio no se refleje directamente en la generacin de ganancias o en la reduccin de costos, sino en aportes tales como mejoramiento de imagen, servicio al cliente, diferenciacin de productos, focalizacin de mercados, etc. El anlisis de costo-beneficio de los proyectos de sistemas no es sencillo. Por el lado de los costos, tales proyectos suelen invo-
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lucrar costos ocultos que no siempre se hacen o pueden hacerse visibles. Por el lado de los beneficios, existen muchos que son intangibles, o que, siendo tangibles, son de difcil cuantificacin. Es importante tener en cuenta que los beneficios, por lo menos en cuanto a su enumeracin conceptual, deben ser enunciados por los futuros usuarios del sistema que se proyecta. Los profesionales de sistemas deben evaluar los beneficios que podrn producirse en su propia rea pero, en lo que respecta a las reas usuarias, slo deben prestar apoyo metodolgico para que las ventajas del nuevo sistema sean definidas por los usuarios. Un beneficio de un sistema de informacin no existe si no es visto como tal por los usuarios. El proyecto de un sistema, por lo tanto, debe ser expuesto a los usuarios para que stos emitan su opinin acerca de la medida en que el proyecto satisface sus necesidades y acerca de las mejoras que se derivarn de la implementacin. La prctica de este tipo de relevamiento arroja, habitualmente, una enunciacin de beneficios que suelen encontrarse entre los de la siguiente lista (que no es exhaustiva e incluye trminos no excluyentes): Alivio u ordenamiento de tareas Eliminacin o reduccin de tareas manuales Eliminacin de ficheros de mantenimiento manual Disponibilidad de informacin con la que hoy no se cuenta Posibilidad de anlisis y controles que hoy son impracticables Mejora en la administracin de recursos financieros Aprovechamiento de la inversin realizada Ms o mejores negocios Mayor rentabilidad Reduccin de prdidas econmicas por vencimiento de plazos Disponibilidad de informacin operativa en el lugar de origen Mejor informacin Informacin oportuna Informacin ms confiable
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Seguridad Reduccin de tiempos de trmites Eliminacin de cuellos de botella Eliminacin de redundancia de archivos Eliminacin de redundancia de procedimientos o tareas Eliminacin de conciliaciones Mayor productividad Reduccin de personal Reduccin de horas extras Disminucin de comunicaciones telefnicas Eliminacin de formularios Reduccin del consumo de papelera Desburocratizacin Mejor servicio en sucursales Mejor gestin de inventarios Informacin actualizada Automatizacin de clculos y procesos Mejor planificacin Mejores decisiones Mejor servicio al cliente Mejor relacin con el proveedor Mejor asignacin de costos Reduccin de costos Homogeneidad de la informacin (en el espacio y en el tiempo) Reduccin de incertidumbre Disminucin de riesgos Mejor control y seguimiento de operaciones y trmites Mejor control de gestin Mejoras en el planeamiento estratgico Reduccin de tareas de recoleccin de datos Mejores pronsticos Mejor posicionamiento estratgico Mejor imagen Mejor clima de trabajo Mejor motivacin del personal Mejor coordinacin
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Ventajas frente a competidores Diferenciacin del producto
Ciertos beneficios, como la reduccin de personal o la eliminacin de ficheros, son tangibles y, en principio, fcilmente cuantificables. Sin embargo, los usuarios tienden a ser excesivamente prudentes en la cuantificacin, debido a que temen que, una vez implementado el sistema, se los responsabilice en alguna medida por la falta de obtencin (o por la obtencin parcial) del beneficio. Si, por ejemplo, se le pregunta a un usuario qu cantidad de empleados podr eliminar, es probable que piense que esos empleados le sern restados una vez implementado el sistema, aun cuando la prctica demuestre que ste no tuvo los resultados esperados como para producir la reduccin anunciada. Esta actitud conservadora puede ser inicialmente aceptada en el anlisis de costo-beneficio, ya que, en muchos casos, la cuantificacin de los beneficios tangibles, aun hecha con reservas, es suficiente para superar los costos del sistema y justificar, en consecuencia, su implementacin. Los beneficios intangibles, tales como mejores decisiones o mejor imagen, son de difcil, si no imposible, cuantificacin. Sin embargo, hay casos en los que se puede hacer una estimacin, siquiera como mnimo seguramente alcanzable. Por ejemplo, un operador de mercados a futuro puede opinar que la implementacin de un determinado sistema de informacin en lnea, con las cotizaciones de las principales bolsas del mundo, le permitir tomar mejores decisiones. Si se supone que el operador lleva a cabo operaciones que proporcionan una ganancia mensual de $ 1000000, podra inducrselo a cuantificar el beneficio preguntndole en qu porcentaje aumentar la ganancia como consecuencia de las mejores decisiones debidas al nuevo sistema. Aunque el operador no quisiera comprometerse con una cuantificacin, aduciendo el carcter imprevisible de los factores en juego, es evidente que, finalmente, deber admitir un porcentaje, siquiera mnimo, de aumento de las ganancias ya que, de lo contrario, estara aceptando que, a pesar de que el sistema le permitira tomar mejores decisiones, ello no se reflejara en las operaciones, lo cual sera un contrasen-
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tido. Aunque el operador aceptara que las ganancias aumentarn en un 1%, ello significa $ 10000 de beneficio por mes, y puede ser muy significativo para la absorcin de los costos del proyecto. En casos como ste, cuando hay un conjunto de puestos de trabajo similares que hacen idntico uso del sistema (es decir si en el ejemplo hubiera un cierto nmero de operadores) son de aplicacin los mtodos que permiten determinar estimaciones grupales mediante reiteraciones sucesivas. Los beneficios tangibles y difciles de cuantificar tambin pueden ser sometidos a tratamientos de este tipo. Debe tenerse en cuenta que la preocupacin por cuantificar los beneficios est relacionada estrechamente con el costo del proyecto; si este costo es igualado por los beneficios tangibles y cuantificables, se puede asegurar que, cualquiera fuera la estimacin que se hiciera de los tangibles no cuantificables o de los intangibles, esta estimacin constituir un beneficio neto o ganancia del proyecto. Por lo tanto, en el anlisis de costo-beneficio, conviene concentrarse, inicialmente, en los beneficios que resultan de fcil cuantificacin. En la mayora de los casos, si el proyecto responde a una necesidad evaluada en el contexto de un plan de sistemas, bastar con eso para justificar la conveniencia de la implantacin. Por el lado de los costos, muchos de ellos son de inmediata cuantificacin, como el costo del hardware y el software directa y exclusivamente destinados al sistema proyectado. Pero es necesario considerar tambin los costos indirectos, as como los costos directos que surgen del empleo de recursos que se encuentran compartidos con otros proyectos. Un ejemplo de estos ltimos es la cuantificacin del consumo de recursos que un determinado sistema origina en la unidad central de procesamiento y sus perifricos (ocupacin de memoria, instrucciones de canal, ocupacin de discos, tiempo de procesamiento de la CPU, etc.). La utilizacin de recursos de hardware, de software y de comunicaciones es en la actualidad perfectamente medible, ya que se dispone de programas especficamente destinados a contabilizar e informar todos los detalles del empleo de tales recursos. Desde luego, el clculo de los costos de un proyecto incluye la aplicacin de mano de obra y otros recursos para desarrollar e
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implementar el proyecto. Por lo tanto, el plan del proyecto, con la especificacin de la cantidad y el tiempo de uso de los recursos, debe estar consistentemente confeccionado y fundado en la experiencia del contexto particular en que se lo formula. Con esta base y el auxilio de un buen profesional contable, los costos de un proyecto de sistemas pueden considerarse materia de razonable control.
3. CONCEPTOS
Y TECNOLOGAS RECIENTES Y EMERGENTES
3.1. Introduccin Como natural consecuencia del acelerado desarrollo de la tecnologa informtica, los nuevos conceptos y tecnologas en este campo conforman un vastsimo repertorio de posibilidades que da a da se enriquece y ampla. Tambin se deriva de ello que muchas novedades dejan de serlo en breve tiempo, ya sea porque se ven superadas por otras innovaciones o porque su aplicacin prctica no proporciona los resultados augurados en su presentacin terica. Por otra parte, los desarrollos se producen con intensidad paralela en todos los frentes de la tecnologa o de su aplicacin, tales como los de herramientas de software, equipos y tecnologas de hardware o de comunicaciones, aplicaciones, redes de todo tipo, metodologas, enfoques del uso de las computadoras, etc. En esta unidad se desarrollan algunas tecnologas o conceptos recientes y emergentes que pueden tener repercusin estratgica en el desenvolvimiento de las organizaciones. Hace apenas un lustro, la mayora de ellas no existan o no estaban comercialmente disponibles, y las restantes tenan escasa difusin o eran prohibitivamente costosas. Hace cinco aos, casi ningn gerente hubiera imaginado un uso concreto de tales tecnologas en el contexto de sus actividades. Puede entonces inferirse que aquellas de las que podr disponer dentro de cinco aos, por no mencionar lapsos mayores, no son fciles de predecir en nuestros das.
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3.2. Internet mvil La tecnologa de Internet Mvil consiste en la conexin a servicios de Internet a travs de telfonos, pagers, PDAs (Personal Digital Assistants) y otros dispositivos de comunicacin porttiles. Hoy en da, algunas PDAs (por ejemplo, Palm Pilot) o telfonos celulares pueden enviar y recibir e-mails y ofrecen acceso a la web a travs de una tecnologa denominada Web Clipping, que genera pginas especialmente diseadas de sitios populares financieros, de viajes, deportes, entretenimiento, y comercio electrnico. El futuro de la tecnologa de Internet inalmbrica est en el servicio llamado Tercera Generacin (3G). 3G es una tecnologa de comunicaciones de radio que proporciona altas velocidades de acceso mvil a los servicios de Internet. A travs de 3G, un usuario podr acceder a Internet, entretenimiento, informacin y comercio electrnico en cualquier lugar donde se encuentre, sin depender nicamente de una computadora. A travs de 3G, los servicios mviles facilitarn una mejor performance y una relacin costo-beneficio ms conveniente y, adems, permitirn la creacin de nuevos servicios. El acceso de los usuarios ser, por lo menos, cuarenta veces ms rpido que el actual, lo cual permitir tambin transmitir videos de alta calidad a travs del aire. El pago por el servicio tambin sera diferente del actual, ya que en lugar de pagar por la cantidad de tiempo de conexin, el usuario pagara por la cantidad de datos transmitidos. 3G permitira la utilizacin de una nica terminal mvil para conexiones mltiples. Es decir, un usuario podra conectarse a una base de datos remota para obtener informacin, sin interrumpir una video conferencia. La arquitectura de una red inalmbrica estara formada por varias centrales de radio conectadas a la red Internet. Estas centrales de radio seran utilizadas por las terminales mviles para conectarse segn el lugar fsico donde se encuentren. La implementacin de la tecnologa 3G requiere no solo la
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estandarizacin de una interfase de radio, sino nuevas tecnologas y estrategias para cada uno de los componentes de la red. En un futuro, las aplicaciones electrnicas podran ser utilizadas donde el usuario se encuentre para obtener servicios especficos segn el lugar. Por ejemplo, una persona que se encuentra manejando su auto, llegando a su destino, podra utilizar su celular para reservar un restaurante. O si nos encontramos de vacaciones, podramos obtener informacin turstica, reservar un hotel, solicitar un taxi o enviar postales digitales. Un sistema destacable es el conocido como Bluetooth; se trata de un sistema de radio de corto alcance que reside en un microchip y es una de las tecnologas que promete tener xito en la implementacin de Internet mvil. Bluetooth propone una seal ms fuerte que las infrarrojas y ms penetrante que las redes de las oficinas, ya que atraviesa las paredes. La seal de radio sera de dos megabits por segundo (alrededor de cuarenta veces la velocidad de un modem dial up) y llevara tanto voz como datos. Bluetooth se propone como una seal comn para todo el mundo, y al ofrecer tecnologa libre de royalties, se espera que se transforme en un estndar utilizado por millones de mquinas en todo el mundo. A travs de Bluetooth, la tecnologa inalmbrica podra diseminarse a virtualmente todas las aplicaciones, lo que podra dar origen a nuevas redes en oficinas y hogares. Algunas de las funciones que se podran llevar a cabo con Bluetooth son2 : Hacer llamadas desde dispositivos manos-libres inalmbricos conectados de forma remota a un celular. Eliminar los cables que unen las computadoras a las impresoras, los teclados y el mouse. Conectar reproductores de MP3 de manera inalmbrica a otras mquinas para bajar msica de Internet.
2. Baker, Stephen (2000) A Wireless Revolution Called Bluetooth. En: Business Week. 18 de septiembre.
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Establecer redes hogareas a travs de las cuales se puedan controlar los aparatos de aire acondicionado, el horno y la computadora, entre otros.
Bluetooth tambin posee tambin algunos peligros, y estn relacionados bsicamente con el resguardo de la intimidad personal. Los usuarios debern implementar medidas de seguridad para evitar que intrusos ingresen en sus cuentas bancarias y sistemas. El desarrollo de la tecnologa Bluetooth comenz en 1994 como una iniciativa de la empresa Ericsson para estudiar las interfases de radio econmicas entre los telfonos celulares y los accesorios3 .
3.3. Web services Los servicios web (web services) son aplicaciones distribuidas a travs de la red Internet, que los usuarios pueden seleccionar y combinar a travs de casi cualquier dispositivo, desde computadoras personales hasta telfonos celulares. Mediante la utilizacin de un conjunto de estndares y protocolos, estas aplicaciones permitirn a diferentes sistemas hablar entre s, es decir, compartir datos y servicios, sin necesidad de que una persona realice la traduccin. El resultado de esto promete ser un conjunto de enlaces entre procesos de diferentes compaas en tiempo real (online). Estos enlaces permitirn unir diferentes departamentos de una empresa, realizar transacciones entre diferentes empresas, y crear una WWW ms amigable para los consumidores. Los servicios web son aplicaciones modulares que pueden ser publicadas, ubicadas e invocadas en la Web. Estas aplicaciones realizan funciones que pueden responder a simples pedidos o implementar complejos procesos de negocios. Una vez construido el servicio web, otras aplicaciones o servicios pueden utilizarlo. Por ejemplo, el Passport, desarrollado por Microsoft, ofrece el ser-
3. Novel, Carmen. Informacin clave. En: IT Manager. Junio de 2001.
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vicio de autenticacin, por lo tanto, cualquier aplicacin podra delegar a Passport la funcin de autenticacin en la web. Los servicios web pueden ser accedidos por: a) usuarios, a travs de navegadores de Internet o dispositivos inalmbricos como telfonos celulares, b) programas o aplicaciones, o c) otros servicios web, como por ejemplo un servicio de verificacin de crditos utilizado por una aplicacin. Las conversaciones tienen lugar a travs de protocolos y estndares de Internet, que permiten a las aplicaciones comunicarse con otras, independientemente del sistema operativo o lenguaje de programacin que se utilice. El lenguaje utilizado en estas conversaciones es el XML (Extensible Markup Language), que utiliza etiquetas para los contenidos digitales en un formato estandarizado. XML es un meta lenguaje que se utiliza para la definicin y descripcin de documentos. Este estndar se ha explicado con ms detalle en una seccin anterior en este texto. Algunas de las ventajas de los servicios web son: a) permiten reducir la complejidad del desarrollo, porque requieren menos habilidades referidas a lenguajes de programacin, y proveen de una mejor interoperabilidad; b) permiten reducir el tiempo de construccin, ya que las aplicaciones no se codifican sino que se arman ensamblando componentes; c) y permiten reducir los costos operacionales, a travs de una mejora y mantenimiento dinmicos de los componentes. A pesar de que algunos aspectos de seguridad todava estn en desarrollo y requieren cierta maduracin, los servicios web implementan el modelo cliente-servidor en la Web. Del lado del cliente, habr variedad de tipos de pantallas o velocidades de conexin, segn se trate de computadoras personales, telfonos celulares o agendas personales electrnicas (PDAs). Del lado del servidor, habr diferentes lenguajes de programacin y tecnologas detrs de las aplicaciones y fuentes de datos, que sern transparentes para los programadores, permitiendo desarrollar aplicaciones ms fcilmente. Se cree que los servicios web disminuirn los tiempos y costos del proceso de integracin de sistemas, lo que constituye el gasto mayor en la mayora de las empresas. Adems, cuando los servi-
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cios web alcancen su mayor potencial, facilitarn la actividad a las empresas, disminuyendo los costos de las transacciones, lo que permitir, adems, tercerizar aquellas funciones que no son centrales al negocio, a travs de las comunicaciones electrnicas con los socios ms importantes. Para el transporte de los datos, los servicios web utilizan dos estndares ya aceptados, denominados WSDL (Web Services Definition Language) y SOAP (Simple Object Applications Protocol). WSDL contiene una descripcin de lo que el servicio web puede realizar, el lugar donde reside, o la forma de invocarlo. SOAP es un estndar que define una forma de transmitir datos XML codificados y la forma de realizar llamadas remotas a travs del protocolo HTTP. Otro estndar utilizado y ampliamente aceptado es el UDDI (Universal Description, Discovery and Integration Services), aplicado a encontrar servicios en la red y a obtener informacin acerca de cmo usarlos. UDDI tiene dos tipos de clientes: los que desean publicar un servicio, y los que desean buscar un servicio para utilizarlo. Estos utilizan los estndares XML a travs de SOAP y WSDL, explicados anteriormente. Los estndares UUP (Universal User Profiles) son un conjunto de datos y preferencias almacenados en la World Wide Web, utilizados por los sitios web para realizar tareas tales como autenticacin y personalizacin. Los UUP deben suministrar privacidad y seguridad para las tarjetas de crdito, por ejemplo. Los UUP son estndares que an no estn definidos, lo que constituye uno de los motivos por los cuales los servicios web y las herramientas relacionadas con ellos estn todava en su infancia, y an ofrecen ms promesas que resultados concretos. Algunas empresas tales como IBM, Microsoft y SUN Microsystems, estn realizando inversiones importantes en los servicios web, lo cual hace pensar a muchos expertos que estas tecnologas pronto sern una realidad. Otros, en cambio, enfatizan en que todava no estn desarrollados y definidos los estndares tcnicos necesarios, y todava ms importante, las cuestiones relacionadas con la seguridad y la privacidad no estn resueltas.
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3.4. Videoconferencia Videoconferencia es una herramienta colaborativa que permite realizar conferencias de audio y video en tiempo real, entre diferentes computadoras conectadas a una red y denominadas estaciones de videoconferencia, o entre salas de conferencia tambin conectadas a una red, en diferentes ubicaciones geogrficas (teleconferencia). En cualquiera de los dos casos, existe una variedad de herramientas que facilitan la colaboracin, tales como video interactivo, audio, documentos y pizarrn. La videoconferencia puede realizarse a travs de Internet, intranets y extranets, o sobre la red telefnica y otras redes. Se trata de una herramienta importante de colaboracin en una empresa. Las sesiones se realizan en tiempo real; los participantes ms importantes son televisados, y los dems que se encuentran en sitios remotos pueden participar a travs de preguntas y respuestas en audio. Tambin puede consistir en un circuito cerrado de televisin que enlace varios grupos en diferentes ubicaciones geogrficas. Algunas empresas utilizan videoconferencias para realizar reuniones de venta, presentacin de productos y capacitacin. Sin embargo, muchas de ellas han experimentado que las videoconferencias no son tan efectivas como las reuniones en persona, especialmente cuando los participantes ms importantes no tienen capacitacin sobre cmo usar el sistema. Los sistemas de videoconferencia tienen sus limitaciones, vinculadas a dificultades tcnicas en la captura del movimiento de las imgenes de video y a la falta de comunicacin no verbal entre los participantes. Estas limitaciones se han reducido bastante con las nuevas formas de compresin de video y con las tecnologas DSL y cable mdem. Sin embargo, la videoconferencia a travs de Internet, intranets y extranets est probando ser una forma eficiente, efectiva y econmica para las comunicaciones entre equipos de trabajo distribuidos en diferentes ubicaciones. Adems, la reduccin de los viajes para reuniones permite incrementar la productividad del grupo y ahorrar en tiempo y costos.
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3.5. Groupware El trmino Groupware se refiere a las aplicaciones de software colaborativo, es decir, aquellas que ayudan a las personas a trabajar en equipo, a travs de una variedad de herramientas para llevar a cabo los proyectos y las tareas de grupo. Ejemplos de estas aplicaciones son Lotus Notes, Novell GroupWise, Microsoft Exchange y Netscape Communicator. El concepto de groupware est cambiando a medida que los usuarios utilizan Internet, intranets o extranets para el trabajo colaborativo, por lo cual los paquetes como Microsoft Office, Lotus SmartSuite y Corel WordPerfect Office estn agregando funcionalidades, tales como acceso a Internet, creacin de documentos de grupo y otras capacidades colaborativas. Las funcionalidades bsicas que proporcionan las herramientas de Groupware son, entre otras, las siguientes4 : Creacin de documentos en grupo y correccin de los mismos. Distribucin de correo electrnico. Planificacin de citas y reuniones. Acceso a archivos y bases de datos compartidas. Acceso a planes y programas de trabajo compartidos. Asistencia a reuniones electrnicas.
Las herramientas de Groupware estn diseadas para hacer ms fcil la comunicacin y colaboracin entre diferentes personas de un equipo de trabajo, sin importar su ubicacin fsica, en el mismo (colaboracin sincrnica) o en diferentes momentos (colaboracin asincrnica).
4. Laudon, Kenneth y Laudon, Jane P.. Essentials of Management Information Systems. Third Edition. New Jersey: Prentice Hall, 1999.
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3.5.1. Herramientas asincrnicas Las herramientas asincrnicas facilitan la colaboracin de personas que no estn trabajando al mismo tiempo. Algunas de ellas son: E-mail: es la herramienta ms comn de groupware, y permite enviar mensajes entre dos personas. Newsgroups y listas de distribucin: poseen las mismas caractersticas que el correo electrnico, pero la diferencia es que permiten enviar mensajes a grandes grupos de personas. La diferencia bsica entre los newsgroups y las listas de distribucin es que los primeros solo envan mensajes cuando el usuario lo solicita, y los segundos envan los mensajes a medida que estn disponibles. Sistemas de workflow: permiten que se enven documentos a travs de la organizacin, sobre la base de un proceso o ruta determinada. En otra seccin de esta unidad se explica en detalle el concepto de workflow. Hipertextos: es un sistema que permite enlazar los documentos. La web es un ejemplo claro de hipertexto. El hipertexto funciona como una herramienta de groupware a medida que los usuarios van creando y enlazando los documentos a otros ya creados por ellos mismos o por otras personas. Calendarios grupales: permiten la planificacin, la gestin de proyectos y la coordinacin entre varias personas. Detectan conflictos de tiempos superpuestos y permiten compaginar los tiempos disponibles de las personas participantes para fijar una reunin. Sistemas de redaccin colaborativos: Los procesadores de texto incluyen herramientas que permiten a los usuarios realizar cambios sobre los documentos, permitiendo a otros usuarios hacer un seguimiento de esos cambios y agregar anotaciones en los mismos.
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3.5.2. Herramientas sincrnicas o de tiempo real Las herramientas sincrnicas facilitan la colaboracin de personas que trabajan al mismo tiempo, en el mismo o en diferentes lugares. Algunos ejemplos de herramientas sincrnicas son: Pizarrones compartidos: permiten a dos o ms personas ver y escribir en un pizarrn, incluso si se encuentran en diferentes lugares. Videoconferencias: permiten realizar llamadas similares a las telefnicas, pero con un componente de video. En otra seccin de este texto se describen los sistemas de videoconferencias con ms detalle. Sistemas de chat: permiten a varias personas escribir mensajes en tiempo real en un espacio pblico. Algunos grupos de chat tienen acceso restringido y personas encargadas de moderar las conversaciones. Sistemas de soporte a la decisin: algunos de estos sistemas estn diseados para facilitar la toma de decisiones grupales. Por ejemplo, incluyen herramientas para brainstorming, crtica de ideas, asignacin de peso y probabilidades a eventos y realizacin de votaciones.
3.6. Workflow Workflow es la automatizacin de un proceso de negocios completo o en parte, en la cual la informacin, las tareas o los documentos pasan de un participante a otro para que ste ltimo realice una accin, de acuerdo a un conjunto de reglas que conforman un proceso. Un sistema de workflow permite a una organizacin automatizar, manejar y mejorar los procesos de negocios integrando imgenes, documentos y otras formas de informacin dentro de esos procesos. Los servicios de workflow incluyen la distribucin del trabajo dentro de la organizacin y la coordinacin del trabajo entre los diferentes individuos u aplicaciones. El sistema permite
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entregar el trabajo a la persona apropiada basndose en un conjunto de reglas. Un ejemplo de un proceso automatizado utilizando workflow es el de un banco. Supongamos que un cliente desea pedir un prstamo. Para solicitarlo, completa un formulario electrnico y lo enva. Cuando el formulario llega al banco, el sistema de workflow lo deriva directamente a la persona encargada de hacer la evaluacin y solicitud del mismo. Al finalizar la tarea, se enva el trmite nuevamente, y el sistema de workflow lo direcciona a la persona encargada de las aprobaciones, quien genera los documentos necesarios para que el cliente firme. El trmite iniciado por el cliente recorre cada una de los pasos necesarios, basndose en una serie de reglas definidas. Supongamos que dependiendo del valor del prstamo solicitado, el trmite debe ser aprobado adems por un director. En este caso, el sistema tendr definida una regla que enviar el trmite a dicha persona antes de finalizar el mismo. Los sistemas de workflow poseen una variedad de herramientas que permiten definir los procesos de negocios, las rutas de trabajo y las reglas para la distribucin del mismo. Tambin pueden contener herramientas para el manejo de imgenes digitalizadas y su distribucin a las diferentes personas o sistemas, basndose tambin en las rutas y reglas definidas. Las ventajas que proporciona una herramienta de workflow son: Mejora de la eficiencia y los procesos: la automatizacin de los procesos de negocios resulta en una eliminacin de muchos pasos que no son necesarios. Control de los procesos: a travs de la estandarizacin de mtodos y la disponibilidad de informacin de auditora, se logra una mejora en los procesos de negocios. Mejora del servicio al cliente: la consistencia en los procesos permite responder mejor a los clientes. Flexibilidad: el control sobre los procesos permite redisearlos a medida que cambian las necesidades del negocio.
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Esto puede encontrarse en sistemas de Groupware tales como Novell GroupWise, Lotus Notes, y Microsoft Exchange. Algunos sistemas de workflow han sido creados para funcionar en la intranet de una compaa, por ejemplo el sistema Livelink de Open Text.
3.7. Teletrabajo Se llama teletrabajo a la prctica de trabajar en un lugar distinto del local de la empresa empleadora (habitualmente, en la propia casa del empleado), a travs de una conexin de Internet con la oficina central a fin de intercambiar mensajes y datos. El teletrabajo, tambin conocido como telecommuting, aporta varias ventajas tanto a las empresas como a los empleados. En las empresas, permite realizar ahorros econmicos en espacio fsico y en servicios tales como luz o telfono. Adems, permite una disminucin del ausentismo del personal y un aumento en la productividad. En los empleados, el teletrabajo reduce el estrs laboral, refuerza los lazos familiares, permite ahorrar tiempo, evita los traslados y ofrece un mejor ambiente de trabajo. Adems de los beneficios para empresas y empleados, el teletrabajo genera una reduccin del trnsito y contaminacin ambiental. Sin embargo, tambin existen algunos factores desalentadores, pues las empresas sienten la prdida de sus facultades de supervisin y los empleados aoran el contacto social que proporciona la oficina. Este ltimo aspecto negativo queda anulado mediante la denominada telecabaa, una especie de oficina satlite dispuesta especficamente para que se rena en ella un grupo de teletrabajadores domiciliados en las cercanas. Puede pertenecer a una nica organizacin o puede ser una instalacin compartida por varias organizaciones. En la telecabaa, tambin llamada telecentro, telechoza o centro de teletrabajo, se puede realizar el trabajo sin necesidad de montar la oficina en casa y sin la desventaja del aislamiento social. La difusin general del teletrabajo puede ser un instrumento importante para una economa de mercado que tiende a la descentralizacin y para una sociedad de la informacin que utiliza, cada
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vez ms, instrumentos multimediales, y es lanzada hacia las autopistas informticas. Concierne, sobre todo, al trabajo de oficina y se ha desarrollado, en Estados Unidos y Europa, fundamentalmente en los sectores bancario, de seguros y de la administracin pblica. El teletrabajador, utilizando recursos como una computadora personal, conexin a Internet, fax y software, tiene la posibilidad de administrar su jornada como si estuviera presente en su propio puesto dentro de la empresa, sin trasladarse de su vivienda. Incluso, se pueden utilizar programas de grupos de trabajo (groupware), que simulan el ambiente real del trabajo en colaboracin tpico de una oficina. Sin embargo, debe tenerse en cuenta que no cualquier persona puede ser un buen teletrabajador, ya que se requieren algunas caractersticas personales importantes tales como la capacidad de organizacin, adaptacin y comunicacin, y una buena dosis de confiabilidad y profesionalismo. La capacidad de combinar trabajo y ocio, junto con las posibilidades de separar la vida personal de la profesional, son otras de las caractersticas necesarias5 . Por ello, el teletrabajo es, antes que nada, una estrategia de Recursos Humanos orientada a intensificar el rango de flexibilidad que posee una organizacin.6 Es importante considerar que la prctica del teletrabajo no es una cuestin de todo o nada. Hay actividades profesionales y laborales en las que el concepto implicado en el teletrabajo puede aplicarse con grandes ventajas aun en forma parcial o relativamente ocasional.
3.8. Software abierto (Open Software) Open software o software abierto es un trmino reciente que describe al software que est disponible para el pblico general en
5. Universo econmico. Teletrabajar en casa. En: Universo Econmico. Ao 10, No. 53, Buenos Aires. Junio de 2000. 6. Ibidem.
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cdigo fuente, y no posee restricciones de licencias que limiten su uso, modificacin o redistribucin. Por lo general tiene copyright, y la licencia puede contener algunas restricciones para preservar su calidad de software abierto, o acerca de la autora y el control de desarrollo del mismo. Se registra como software de inters pblico. Este tipo de software abierto es generalmente desarrollado por grupos de programadores distribuidos alrededor del mundo, y tambin por Universidades, agencias de gobierno, consorcios y otras organizaciones. Ha sido histricamente relacionado con Unix e Internet, debido a que para estas tecnologas es necesario el soporte de diferentes plataformas de hardware, y el cdigo fuente es la nica forma prctica de alcanzar un nivel de portabilidad entre diferentes plataformas. Entre sus caractersticas, encontramos que son de distribucin gratuita, incluyen el cdigo fuente, permiten realizar modificaciones que sean distribuidas bajo las mismas condiciones que el software original, deben mantener la integridad del autor requiriendo que las modificaciones lleven un nombre o versin diferente al original y pueden ser utilizados por cualquier persona o grupo y para cualquier negocio u rea. Hoy en da estn siendo desarrollados muchos productos de software abierto. Un ejemplo de ellos es Netscape. El xito de los modelos de negocios del software abierto y la alta productividad y calidad logradas, han motivado a la empresa a registrar el desarrollo de sus navegadores bajo una licencia de software abierto en 1998. Algunos ejemplos conocidos de software abierto son: Linux: comenz como un trabajo de investigacin de grado en una Universidad y se convirti en el sistema operativo ms popular que no pertenece a Microsoft en solo 6 aos. Originariamente fue creado para PC, pero luego se extendi desde las Palm Pilots hasta supercomputadoras Digital Alpha, abarcando todas las plataformas intermedias. Es ms eficiente, confiable y moderno que los sistemas operativos tradicionales, y contiene compiladores,
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libreras, herramientas y otras aplicaciones registradas tambin como software abierto. El lenguaje Perl: es la base de la mayora de los sitios web con contenido dinmico en Internet. El backbone o espina dorsal de Internet: El software ms crtico utilizado para el funcionamiento de Internet, est desarrollado bajo el modelo de software abierto, entre estas aplicaciones se encuentran: BIND (Berkeley Internet Name Daemon), INN (InterNet News), Apache, WU-FTPD, entre otras. La organizacin denominada IETF ( Internet Engineering Task Force) prefiere el software abierto para las implementaciones de nuevos protocolos, debido a que hace nfasis en los estndares que han demostrado buen funcionamiento y que no dependen de un vendedor en particular (este nfasis ha sido crucial en el xito de Internet).
Algunas de las ventajas de la utilizacin de software abierto son: Menor riesgo, por la posibilidad de contar con el cdigo fuente de las aplicaciones que se utilizan y su modificacin en caso de ser necesario. Calidad: varios estudios realizados indican que el software abierto es ms confiable que la mayora de los productos comerciales. Transparencia: el acceso al cdigo fuente es crucial para la identificacin de los errores y para solucionar los problemas y funcionalidades no deseadas. Personalizacin: el software abierto permite personalizar las aplicaciones segn las necesidades del negocio. Licencias y precios flexibles, lo cual puede disminuir los costos de futuras instalaciones. Funcionalidad: muchas aplicaciones registradas como software abierto han sido tan exitosas que no poseen competencia comercial.
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Algunas de las desventajas del software abierto son: Falta de servicio de soporte: muchas aplicaciones de software abierto no poseen un servicio de soporte como los software comerciales. Desarrollo para algunas plataformas en particular: la mayora de los software abiertos estn diseados para la plataforma Linux o Unix, algunas veces estn orientados a Windows NT como un objetivo secundario. Sin embargo, las ventajas del software abierto pueden justificar un cambio de plataforma. Falta de personal tcnico: muchas veces el software abierto requiere un mayor esfuerzo de instalacin. En aquellas organizaciones que no poseen expertos en programacin, la personalizacin de estas aplicaciones puede ser costosa. Sin embargo, es posible solucionar este problema mediante la tercerizacin de las actividades de programacin. Inercia: si bien la mayora de las aplicaciones estn bien mantenidas y funcionan correctamente, por lo cual no sera necesario cambiarlas, es necesario revisar las decisiones peridicamente, debido a que las nuevas tecnologas muchas veces las hacen obsoletas.
3.9. P2P P2P (Peer to Peer) significa comunicacin entre pares, y es un tipo de procesamiento descentralizado que comunica computadoras con capacidades equivalentes entre s que comparten los recursos sin pasar por un servidor o base de datos central. Las redes P2P son una herramienta de telecomunicaciones de redes muy poderosas para las aplicaciones de negocios, ya que poseen importantes caractersticas: facilitan el trabajo en equipo (Groupware) entre miembros dispersos geogrficamente, son veloces y eficientes, permiten realizar grandes intercambios de informacin entre diferentes compaas (B2B) y adems permiten reducir la complejidad y los costos de los sistemas de red.
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Existen dos tipos de arquitecturas en las redes P2P: la arquitectura Napster y la arquitectura Gnutella. En la arquitectura Napster, el software P2P conecta la PC a un server central que contiene un directorio de todos los usuarios (peers o pares) de la red. Cuando uno solicita un archivo, el software busca en el directorio aquellos usuarios que lo tengan y que estn en ese momento en lnea, y enva una lista de esos usuarios. Clickeando en un usuario determinado, el software conecta ambas PCs (conexin peer to peer) y transfiere el archivo solicitado de un disco rgido al otro. La arquitectura Gnutella es una arquitectura puramente P2P, ya que no hay un server central o directorio. Cuando un usuario solicita un archivo, el software busca los usuarios en lnea y enva una lista de nombres activos relacionados a la bsqueda. En la empresa, las redes P2P pueden aportar grandes beneficios. Las herramientas de mensajera permiten una comunicacin sincrnica, que no es posible llevar a cabo con el correo electrnico, de manera que los empleados que trabajan en diferentes ubicaciones geogrficas pueden comunicarse en el momento y completar alguna tarea. Otro de los beneficios de las redes P2P es la posibilidad de compartir documentos que otros empleados tienen en diferentes computadoras. Los problemas de las redes P2P hoy en da, tienen que ver con la seguridad, ya que este tipo de redes no est controlado por un servidor central. Otro de los problemas tiene que ver con la recarga de una determinada computadora en la red, debido a que las aplicaciones pueden consumir mucha capacidad de procesamiento.
3.10. Tecnologas Grid En los tiempos en los que las computadoras eran muy caras, alrededor de los aos 60, el tiempo de procesamiento de la CPU se pagaba por milisegundos utilizados. Hoy en da, el tiempo de procesamiento es muy econmico, y la mayora de las computadoras pasan la mayor parte del tiempo sin utilizar su capacidad mxima de procesamiento o ejecutando los llamados screensavers. En
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muchas oficinas, por ejemplo, se puede observar que las computadoras estn apagadas o ejecutando screensavers durante las noches y los fines de semana. Incluso cuando las computadoras estn en uso, no utilizan su capacidad de procesamiento total, debido a que un procesador puede ejecutar 100 millones de instrucciones por segundo, y un operador puede oprimir solo 10 teclas en ese tiempo7. Las tecnologas Grid estn orientadas a aprovechar el tiempo de procesamiento de gran cantidad de computadoras distribuidas para resolver algn tipo de problema o ejecutar determinados procesos. Todas las computadoras que conforman un Grid se combinan para dar origen a un poder mundial de procesamiento computacional. Por ejemplo, una compaa farmacutica llamada GlaxoSmithKline (GSK) tiene como objetivo utilizar la capacidad de procesamiento inutilizado de las computadoras de la compaa para descubrir nuevos compuestos moleculares que puedan utilizarse para crear nuevas drogas. Para alcanzar este objetivo, deben analizarse decenas de miles de compuestos, mezclar y comparar esos compuestos para encontrar las pocas docenas de ellos que pueden ser utilizados en la creacin de drogas. En la industria farmacutica, el desarrollo de nuevas drogas es una maratn en la cual participan las diferentes compaas, debido a que la disminucin del tiempo que se tarde en sacar una nueva droga en el mercado puede hacer ahorrar a la compaa millones de dlares. Si GSK pudiera utilizar el tiempo desperdiciado de procesamiento de todas las computadoras para lograr el objetivo, podra posicionarse en una situacin ventajosa con respecto a sus competidores8. Otras empresas, tales como Boeing, Ericsson, Oracle, Intel y Unilever, estn tambin experimentando las tecnologas Grid dentro de la compaa. En Boeing, por ejemplo, la utilizacin de supercomputadoras de la compaa distribuidas alrededor el mundo
7. Roberts, Bill. Collective Brainpower. En: CIO Insight. Diciembre 2001. 8. Ibidem.
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permiti resolver un problema de ingeniera en solo una semana, utilizando 96.000 horas de procesamiento en esas computadoras, tarea que hubiera llevado alrededor de 7 aos en una sola terminal. En Oracle, las tecnologas grid se utilizan para realizar ms de 50.000 testeos diarios en el software que desarrolla la compaa9. Grid funciona sobre los protocolos existentes que utiliza Internet y sobre otros servicios que permiten conectar hardware, software y personas, dando origen a nuevos grupos de personas que comparten no solo informacin, sino que acceden directamente a las computadoras, software, datos y otros recursos gestionados por mltiples organizaciones. La tecnologa Grid, no slo puede ser utilizada dentro de una compaa para resolver algn problema, sino que tambin puede aplicarse a fines cientficos, utilizando grandes cantidades de computadoras alrededor del mundo para alcanzar un objetivo en comn. Ejemplos de la utilizacin de Grid con fines cientficos son: la decodificacin de cdigo gentico, la graficacin de datos satelitales o la evaluacin de impactos ambientales10. El concepto de las tecnologas Grid es reciente, pero hoy en da est adquiriendo carcter masivo en la comunidad de los negocios. Muchos investigadores opinan que Grid puede revolucionar la naturaleza de la computacin, tanto como la red Internet ha revolucionado las comunicaciones. La utilizacin de esta tecnologa podra dar origen a grupos de personas colaborando con un objetivo en comn sin pertenecer a una organizacin en particular, y podra incluso cambiar la forma de trabajar entre nosotros. De esta manera, se formaran grupos flexibles y dinmicos de personas que conformaran una especie de organizaciones virtuales para utilizar las computadoras con un objetivo en comn.11
9. Ibidem. 10. Ibidem. 11. Applewhite, Ashton. Getting the Grid. En: IEEE Distributed Systems Online. 2002.
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3.11. E-learning 3.11.1. Introduccin La aplicacin de las tecnologas de Internet determina el desarrollo de nuevas metodologas de enseanza y de aprendizaje, tanto en educacin presencial como en educacin a distancia, especialmente en la formacin profesional y en la capacitacin empresaria. La e-educacin implica una transformacin importante de la enseanza tradicional, particularmente en el nivel de estudios de grado y de posgrado, pues se centra en el empleo de recursos tales como herramientas Web, correo electrnico, videoconferencias, foros de discusin, chats y simulaciones virtuales, todo ello basado en un software especficamente diseado. En este contexto, definiremos como e-learning a las actividades de enseanza y aprendizaje basadas en el uso de tecnologas de Internet. Sin embargo, podramos decir que no existe un consenso sobre esta definicin. En buena parte, ello se debe a que los proveedores de esta aplicacin tecnolgica en la bsqueda de un nombre atractivo etiquetan sus productos con ese trmino, cualesquiera sean las caractersticas de sus prestaciones y aprovechando un mercado an inmaduro. El concepto de e-learning va ms all de un mero cambio de soporte, pues implica, fundamentalmente, la aplicacin de la TI para generar mejoras en los procesos de aprendizaje. Por ello, un curso dictado con tecnologa de e-learning no es un curso convencional ni un texto que se migra a la web introducindole el conjunto de posibilidades que ofrece la tecnologa informtica. Es un curso que, desde sus races, ha sido construido para aprovechar las capacidades de las herramientas informticas, aplicadas con una clara concepcin del concepto de los estilos personales de aprendizaje. El e-learning constituye el aprovechamiento de recursos de la TI para enriquecer el proceso de aprendizaje. No busca sustituir los medios actuales conocidos, entre ellos el fundamental rol del docente, sino, por el contrario, complementarlos y robustecerlos.
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Entre las actuales modalidades ms comunes del e-learning, se encuentran las siguientes: Aprendizaje apoyado en la web (Web Supported Learning WSL): Se basa en el dictado de clases con encuentro presencial del profesor y los alumnos y colocando en un sitio de Internet los materiales del curso: programa, bibliografa, textos, transparencias, ejercicios, etc. Es comn que, sobre la base del sitio web de un curso, se cree una comunidad virtual de sus participantes, interviniendo en debates, participando en chats, resolviendo ejercicios de autoevaluacin, etc. Aprendizaje en lnea (On Line Learning OLL): En este caso, la totalidad del curso se desarrolla a travs de Internet, incluyendo contenidos especialmente tratados para este medio y que aprovechan los desarrollos multimediales para el tratamiento de textos, imgenes, sonido, video, etc. En la mayora de los cursos de esta clase, los contenidos se ofrecen en forma asincrnica (es decir, sin relacin simultnea entre el docente y el alumno), pero suelen tambin incluirse actividades sincrnicas utilizando los recursos del chat, la teleconferencia y la videoconferencia. Modalidades intermedias: Entre los dos casos extremos mencionados, existe una gama casi infinita de posibilidades en las que se combinan diversos grados de presencialidad, sincronicidad y contenidos multimedia.
3.11.2. Crecimiento del inters por el e-learning La sociedad contempornea est caracterizada por lo que se ha dado en llamar la economa del conocimiento, en la que la informacin y el conocimiento constituyen activos fundamentales de las organizaciones y de los individuos. En un contexto de competencia intensa y global, el conocimiento es una fuente de ventajas competitivas y, cada vez ms, los activos intelectuales se
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valorizan en mayor grado que los tradicionales activos tangibles, como la tierra o el capital. Por otra parte, el conocimiento va reduciendo paulatinamente su vida til. Debido a ello, los individuos se ven obligados a renovarlo peridicamente, de tal modo que el aprendizaje pasa a constituir una tarea de toda la vida. En este escenario, las organizaciones se encuentran en la necesidad de asumir un papel activo en el proceso de capacitar a sus integrantes, sumndose a los esfuerzos del sistema educativo formal. En este contexto, el e-learning aparece como una contribucin muy valiosa, porque responde a la necesidad de dar ms educacin a un mayor nmero de personas. Adems, y aunque an no se ha comprobado claramente, ofrece la expectativa de aumentar la eficiencia del proceso educativo, mejorando el aprendizaje y/o bajando los costos de su concrecin. El logro de esta mayor eficiencia se sustenta principalmente en la aplicacin de la tecnologa informtica con su dramtica reduccin de costos y, ms recientemente, en el uso de Internet como medio por excelencia para distribuir los contenidos. Sin embargo, no alcanza con aprovechar un medio de alcance mundial y relativamente econmico de comunicacin. Es necesario cambiar los paradigmas de la enseanza y el aprendizaje. Como frecuentemente se menciona aludiendo a la industria del cine, ste no es simplemente teatro filmado. El cine tiene su propio lenguaje y su propio sistema de produccin y, finalmente, no ha sustituido al teatro, sino que es una manifestacin artstica con caractersticas diferentes. De la misma manera, la televisin no ha sustituido a la radio. Anlogamente, el e-learning no viene a sustituir a los modos convencionales de enseanza, sino que los complementa y, fundamentalmente, ampla la capacidad de la enseanza para llegar a todos los lugares y a todos los niveles de conocimientos previos de los usuarios. Y, del mismo modo que el cine no adquiri su identidad mientras no desarroll un lenguaje propio basado en la aplicacin de la tecnologa disponible, muchas actuales manifestaciones de cursos de e-learning continan siendo teatro, y no an cine.
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3.11.3. Nuevo modelo de enseanza-aprendizaje El e-learning permite alcanzar resultados que enriquecen el proceso educativo, dependiendo del alcance de la utilizacin de la tecnologa informtica y de la calidad del producto desarrollado. Las caractersticas de este nuevo modelo son las siguientes: Enseanza centrada en el alumno: La preparacin del contenido y el uso de las tecnologas de apoyo estn orientados a optimizar el proceso de aprendizaje incluyendo tareas de personalizacin (customizacin) que slo es posible lograr econmicamente mediante las herramientas de e-learning. Aprendizaje en cualquier lugar: El alumno puede realizar su tarea de aprendizaje en cualquier lugar, sea ste su hogar, su oficina, un hotel mientras est de viaje, e incluso un cybercaf. El nico requisito es tener acceso a una computadora con conexin a Internet. Aprendizaje en cualquier momento: Como una extensin del punto anterior, no hay limitaciones de horarios, excepto cuando se trata de actividades sincrnicas, las que, por la naturaleza de la tecnologa involucrada, no son comunes. Acceso al material just-in-time: Anlogamente con su aplicacin en el mbito industrial, este concepto seala que el alumno puede acceder al material en el momento en que lo necesita para poder cumplir una tarea. Esta caracterstica es ms notable para los casos de cursos de entrenamiento sobre procesos y procedimientos de aplicacin en las organizaciones o sobre el uso de paquetes de software. Aprendizaje de acuerdo con el ritmo propio del alumno: Esta caracterstica alude a las diferentes aptitudes de los diversos alumnos y a la posibilidad de que stos puedan adaptar la cantidad y velocidad de aprendizaje a sus peculiares condiciones. Mayor porcentaje de retencin de conocimientos: Existen
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estudios que demuestran que el e-learning proporciona un mayor grado de retencin de conocimientos por parte del alumno. Sin embargo, ello depende de la calidad del material ofrecido y de la dinmica de los cursos, pues si estos factores no alcanzan un suficiente grado de calidad, los resultados no necesariamente son mejores que los obtenidos con el mtodo tradicional. Combinacin de sincrona y asincrona: Esta caracterstica alude a la apropiada aplicacin y combinacin de actividades sincrnicas y asincrnicas de acuerdo con los temas, disciplinas o dominios del conocimiento de que se trate. Aumento de la interactividad entre docentes y alumnos: Para ciertos casos, y, aunque resulte sorprendente, el e-learning puede aumentar el grado de interactividad entre docentes y alumnos, dependiendo de las caractersticas de los participantes y del tipo y calidad del contenido de que se trate. Mayor eficiencia en el proceso de aprendizaje: Si se supera la masa crtica del nmero de alumnos de un determinado curso tradicional, el e-learning permite obtener eficiencias considerables al llegar a una gran cantidad de alumnos, quienes pueden alcanzar y superar los objetivos de un programa tradicional en menor tiempo y con menor costo. En particular, esta caracterstica adquiere relevancia cuando gran parte de los alumnos se encuentran distribuidos a travs del territorio de un pas.
3.11.4. Comparacin del modelo presencial y el e-learning A continuacin se sealan algunas de las caractersticas mas notorias que diferencian al e-learning del modelo tradicional de enseanza: Ausencia de presencialidad: Es el primer y ms obvio cambio que se presenta en comparacin con el aprendizaje tradicional. Es un inconveniente que puede atenuarse
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con un contenido muy bien preparado y con la generacin de instancias de interactividad a travs de Internet, ya sean sincrnicas o asincrnicas. De cualquier manera, no necesariamente un sistema de e-learning debe obviar la presencialidad, pues puede incluir encuentros al principio, durante o al final de las actividades. La aplicacin de recursos de videoconferencia tambin puede disminuir el impacto de la falta de presencia fsica. Mediatizado por la tecnologa: La tecnologa informtica juega un papel fundamental en el e-learning, ya que se utiliza intensamente en el proceso de produccin de los contenidos, en la administracin y distribucin de los mismos y, finalmente, en el propio proceso de aprendizaje. Sin embargo, debe tenerse presente que, a pesar de su importancia, la tecnologa est claramente al servicio de un objetivo en el que los roles centrales son ocupados por el contenido y el alumno. Cambio de rol del profesor: El rol del docente cambia. Ya no est al frente del aula dictando clase, sino que pasa a acompaar al alumno guindolo, motivndolo y controlando su avance, es decir, cumple el rol de facilitador. El docente debe ahora construir materiales apropiados para el e-learning, para lo cual se requieren condiciones diferentes a las tradicionales. Adems, se ve obligado a reemplazar su voz por el manejo del teclado y el mouse. Mayor necesidad de escribir: Para ambas partes del proceso de aprendizaje, se requiere un mayor uso del lenguaje escrito y se siente la ausencia, en su mayor parte, del lenguaje oral y expresivo (gestos, entonacin de voz) que es esencial en las clases presenciales.
3.11.5. La industria del e-learning En forma genrica, se identifican tres grupos de proveedores en el mercado actual del e-learning: los productores de contenidos, los proveedores de tecnologas y los proveedores de servicio.
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Proveedores de contenidos Son los que producen los cursos o actividades de enseanza. Bsicamente, se trata de instituciones educativas del sistema formal y empresas dedicadas a esta finalidad. En general, los expertos en contenidos son docentes con prctica o personas idneas que tienen experiencia o conocimiento tiles para ser comunicados didcticamente a otros. Estos expertos temticos no necesariamente estn preparados, por formacin o experiencia, para elaborar los contenidos de cursos bajo la modalidad de e-learning.. Los procesadores didcticos suelen ser profesionales egresados de carreras de pedagoga con especializacin en las nuevas tecnologas educativas, y son los que conocen cmo se desarrollan los procesos de aprendizaje en este nuevo contexto. En virtud de ello, orientan a los expertos en contenidos o temticos en la generacin de los materiales y en el diseo de la dinmica de los cursos, y supervisan todo el proceso de produccin. El anlisis de casos concretos de cursos con la modalidad de e-learning seala que los resultados pueden ser muy diferentes segn los procesadores didcticos cuenten o no con experiencia. En muchos casos, estos profesionales toman a su cargo la conversin de los materiales preexistentes o los generados por docentes que, ampliamente conocedores de sus temas y acostumbrados a las formas usuales de transmisin, no logran cambiar los paradigmas tradicionales. Los constructores de multimedia son aquellos que se encargan de procesar textos, grficos, imgenes, etc., generados por los autores de contenidos, en un formato apropiado para ser utilizados en una computadora. Dominan en diverso grado las herramientas de produccin de contenidos para sitios web (Flash, Dreamweaver, HTML, etc.) y tienen, por aprendizaje o vocacin, capacidad de diseo grfico y comunicacional. El mejor resultado de esta produccin de contenidos se logra mediante un trabajo en equipo, con la mira puesta en los objetivos de aprendizaje antes que en la creacin de un material visualmente atractivo pero que no satisface los propsitos para los cuales fue construido.
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Proveedores de tecnologas Un segundo grupo de proveedores del mercado de e-learning es el de quienes suministran las diversas tecnologas y herramientas propias de esta disciplina. Adems de los tradicionales proveedores de equipos (hardware) y software de uso genrico, participan en este mercado, fundamentalmente, productores de software que ayudan en la generacin de contenidos, en la distribucin de stos y en la produccin de paquetes que integran la actividad de capacitacin con otros sistemas de las organizaciones. Entre los productos tpicos de este sector, se encuentran los siguientes: El denominado software de autor (authorware), que alude a programas destinados a facilitar la construccin de contenidos. Los sistemas de gestin de contenidos (Management Content Systems), que administran los contenidos, a travs de un sistema de gestin de bases de datos y de workflows, a fin de generar automticamente la combinacin de diversos objetos de conocimiento para un determinado fin o tipo de usuario. Software diseado para hacer que los contenidos sean accesibles para los usuarios (delivery platforms). Estos paquetes incluyen, en mayor o menor grado, herramientas de administracin de la enseanza, tales como inscripcin, seguimiento del cumplimiento, registro de calificaciones, etc. Eventualmente, ofrecen integracin con los sistemas operacionales de la organizacin, en particular con los de gestin de recursos humanos (sistemas de gestin por competencias, sistemas de capacitacin, etc.). Estos productos suelen ser conocidos como sistemas de gestin del aprendizaje (Learning Management Systems LMS).
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Proveedores de servicio El tercer grupo que opera en el mercado de e-learning es el de los proveedores de servicios. Fundamentalmente, incluye empresas consultoras y empresas de provisin de servicios de TI. Entre las primeras, se hallan aquellas que asesoran a las organizaciones acerca de sus necesidades de capacitacin y de utilizacin de las tecnologas de e-learning, prestando otros servicios especficos de gestin de recursos humanos, como la gestin por competencias y el skill gap analyisis. Entre las segundas, se encuentran las empresas de informtica con capacidades de equipamiento y comunicaciones, que brindan servicios de hosting y outsourcing en diversas modalidades. Es comn encontrar empresas que participan en ms de uno o en todos los segmentos mencionados. Tambin existen los denominados integradores, cuyo rol fundamental es coordinar los elementos necesarios para una oferta integral de e-learning, independientemente de que sean parte de algunos de los segmentos mencionados. De los tres segmentos mencionados (constructores de contenidos, proveedores de tecnologa y proveedores de servicios), el ms crtico es el de la produccin de contenidos, pues es el ms importante para lograr el cumplimiento del objetivo principal de la tarea de aprendizaje. Por lo tanto, la institucin educativa que respalda un curso, por su calidad y por su capacidad certificante, puede constituir una ventaja competitiva del mismo.
3.11.6. Educacin presencial o e-learning? La educacin presencial y el e-learning no son necesariamente conceptos en conflicto. Por grande que llegue a ser el desarrollo del e-learning, ste no va a sustituir a la enseanza presencial guiada por un docente, a pesar de artculos periodsticos que as lo auguran, con ms inters sensacionalista que fundamentos serios. Lo que habr de verse, a medida que los productos de e-learning sean de mayor calidad y ms accesibles, es la complementacin de am-
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bas tecnologas, aprovechando lo mejor de cada una de ellas para perfeccionar los procesos de aprendizaje. Los norteamericanos, que ya han experimentado algunos aos de la utilizacin del e-learning, insisten en un par de frases que expresan esta idea con claridad: El enfoque mixto y El poder de la mezcla.
3.12. Gestin del conocimiento En el contexto de profundo cambio, impulsado y potenciado por las tecnologas de computacin y comunicaciones, la valorizacin de un pas, una comunidad o una organizacin se basan cada vez ms en la consideracin de sus bienes intangibles, por encima de los bienes tangibles registrados por la contabilidad. Dentro de estos nuevos bienes, adquiere particular relevancia el conocimiento. Obviamente, no se trata de un concepto nuevo, pues ya ha sido analizado y debatido por filsofos desde la antigedad y, ms cercanamente a nosotros, por epistemlogos y estudiosos de las ciencias sociales, entre otros. Existe cierta confusin cuando se intenta, desde esta perspectiva, definir y diferenciar conocimiento de informacin y sta, a su vez, del concepto de dato. Sin perjuicio de nuestro intento de precisarlos en los prximos prrafos, el lector percibir hasta qu punto es difcil marcar los lmites entre uno y otro, al tratarse de un continuo que comienza como dato, se convierte en informacin y, en determinado momento, se transforma en conocimiento. Hay quienes agregan un estadio superior, el de la sabidura, y para aumentar la confusin, el proceso tambin suele presentarse en forma reversible, como podr observarse ms adelante. Resulta oportuno, entonces, recordar las clebres sentencias del poeta y dramaturgo Thomas Elliot (1888 -1965): Dnde esta la sabidura que hemos perdido en conocimiento? Dnde est el conocimiento que hemos perdido en informacin?
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El inters por conceptualizar y diferenciar las referidas nociones no se reduce a un mero ejercicio intelectual. Quienes hemos trabajado en sistemas de informacin, conocemos el peligro de utilizarlos en forma intercambiable: se corre el riesgo de vivir inundados en datos pero tener escasa informacin y menos conocimiento. En resumen, no se trata de sinnimos, sino de conceptos que, aunque interconectados e interdependientes, son diferentes. Mucho dinero se ha malgastado en el diseo de sistemas de informacin sin haber comprendido claramente las diferencias. Como se ha definido en la unidad 1 del primer mdulo de este texto, un dato es una representacin formalizada de entidades o hechos, de carcter simblico y, consecuentemente, adecuada para su comunicacin, interpretacin y procesamiento mediante medios humanos y automticos. Un dato representa la materia prima de la informacin y no conlleva un significado inherente: slo indica qu ha pasado sin aportar elementos para formarse un juicio ni para elaborar una interpretacin o una base de accin sustentable. La informacin (concepto tambin definido en la unidad 1 del primer mdulo) es el significado que una persona asigna a un dato, lo que implica que el dato se transforma en informacin cuando es evaluado por un individuo concreto, que en un momento dado, trabaja sobre un problema para alcanzar un objetivo especfico. La informacin, entonces, se genera a partir de un conjunto de datos seleccionados para reducir la dosis de ignorancia o el grado de incertidumbre de quien debe adoptar una decisin.
3.12.1. Conocimiento Llamamos conocimiento a todo lo que llegamos a crear y valorar a partir de la informacin significativa, mediante el agregado de experiencia, comunicacin e inferencia. El conocimiento es ms amplio, profundo y rico que la informacin, pues se trata de una mezcla de experiencia organizada, valores, informacin contextual e introspeccin, que provee de un marco de referencia para evaluar e incorporar nuevas experiencias e informaciones.
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En las organizaciones, el conocimiento suele estar embutido en documentos, bases de datos, rutinas organizativas, procesos, prcticas y normas. As como la informacin se deriva del dato, el conocimiento surge a partir de la informacin. Para que ambos procesos se concreten, se necesita la intervencin humana, que en el caso del conocimiento se basa en la aplicacin de las denominadas cuatro C: comparacin, consecuencia (implicancias), conexin (relacin) y conversacin (qu piensan otros). De lo dicho, se desprende que las actividades creadoras del conocimiento ocurren dentro de y entre individuos, ms que en las colecciones de informacin. Por estar el conocimiento tan ligado a los seres humanos, resulta complejo administrarlo, transferirlo o compartirlo. Un conocimiento adquiere valor cuando se relaciona exitosamente con un propsito. Desde el punto de vista organizacional, el conocimiento se concreta cuando su aplicacin contribuye a lograr una mejora objetiva en el desempeo de la empresa. La experiencia juega un rol clave en la generacin del conocimiento, pues se relaciona con lo que hemos hecho, con lo que nos ha ocurrido en el pasado, con la puesta a prueba de diversos factores, con los sucesivos aprendizajes, proveyendo una perspectiva histrica desde la cual se pueden observar y entender nuevas situaciones y eventos, reconocer pautas familiares y establecer conexiones entre lo que est pasando y lo que ya pas.
El conocimiento como activo de la organizacin Para las organizaciones, el conocimiento representa un valioso activo estratgico y una fuente de ventajas competitivas. A partir de distintos criterios para determinar el valor de una empresa, Charles Handy estima que, en promedio, la incidencia de los activos intelectuales en dicho valor triplica o cuadriplica a la incidencia de los activos tangibles. Un gran cuestionamiento de estos tiempos es la validez de la contabilidad para reflejar el verdadero valor de las empresas. Esta preocupacin ha llegado sin duda a los organismos profesionales
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de todo el mundo, que dedican ingentes esfuerzos para encontrar una solucin tcnicamente aceptable a este problema. En un informe del Departamento de Comercio de los Estados Unidos, se sostiene que el conocimiento contina incrementando su rol dominante o definitorio en el producto bruto nacional de ese pas, en la determinacin de las ventajas competitivas de las empresas y en el mercado de trabajo. Los activos intelectuales siguen desplazando a los capitales fsicos y financieros como factores de la produccin. Las organizaciones orientadas hacia el servicio son, fundamentalmente, negocios basados en el conocimiento. Como su competitividad est determinada por la inteligencia colectiva, su capital intelectual se constituye en la fuente clave de su diferenciacin y de su rentabilidad.
3.12.2. Capital intelectual Thomas Stewart12 , en uno de los primeros libros que se han publicado sobre estos temas, se refiere al concepto de capital intelectual definindolo como el conocimiento organizado que puede generar riqueza, o como conocimiento til empaquetado. Para este autor, la inteligencia se convierte en un activo cuando: se crea cierto orden a partir de la capacidad intelectual de los cerebros individuales; tiene una forma coherente, como podra ser una lista de contactos, una base de datos, una descripcin de un proceso, etc.; se la ha capturado de manera tal que es posible describirla, compartirla y explotarla; se la puede utilizar para realizar una tarea que no podra llevarse a cabo si ese conocimiento quedara aislado, fraccionado o disperso.
12. Stewart, T. La nueva riqueza de las organizaciones, el Capital Intelectual. Buenos Aires: Granica, 1998.
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El capital intelectual es la suma del saber colectivo de una organizacin y lo que le otorga una ventaja competitiva. Dicho de otro modo, es la suma de la propiedad intelectual, la experiencia, la informacin, el conocimiento, etc., que se aprovecha para generar riqueza. El capital intelectual puede tomar las tres formas siguientes: Capital humano: personas, talento. Capital estructural u organizacional: el conocimiento y su gestin. Capital de relaciones (clientes, proveedores, socios): el valor de las vinculaciones con la gente con que se hacen negocios.
El capital intelectual siempre fue valorado, pero no en la medida en que lo es hoy, como principal activo de muchas organizaciones. El liderazgo de diversas empresas pioneras est vinculado esencialmente a su capital intelectual, por encima de los recursos fsicos y financieros. Desde un punto de vista macroeconmico, en los EE. UU. se han hecho intentos por medir el valor econmico del conocimiento. Uno de los pioneros en este tema fue Fritz Machlup, de la Princeton University, quien estim que, ya para 1962, el 35% del producto bruto nacional se poda asignar al sector de la informacin. Las mediciones actuales muestran porcentajes que superan el 50% o mucho ms altos an, de acuerdo con distintos criterios y herramientas de medicin. En los pases ms avanzados, se ha instalado la discusin acerca de la productividad de los gastos en tecnologa informtica. An cuando no se cuenta con criterios uniformes sobre qu y cmo medir los beneficios o retornos generados por la inversin en recursos tecnolgicos, se tiende a percibirlos como crecientemente redituables debido a la reduccin de los costos, el incremento de la cultura informtica y el creciente acceso a la tecnologa.
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3.12.3. La gestin del conocimiento Denominamos gestin del conocimiento al proceso formal dirigido a identificar, capturar, almacenar, mantener, actualizar y transmitir el conocimiento existente en una organizacin, para lograr que est disponible y que pueda ser compartido. Durante los ltimos aos, ha surgido un gran inters por descubrir o aprender cmo hacerlo, habindose desarrollado distintas herramientas, tecnologas y metodologas que supuestamente garantizan o, al menos, ayudan a una administracin racional de tan valioso recurso. El estado actual de la tecnologa informtica permite codificar, almacenar y compartir ciertos tipos de conocimiento ms fcil y ms econmicamente que antes. Lo relativamente nuevo es la prctica consciente de la gestin del conocimiento, que se ha convertido en un fabuloso negocio de consultora y software. Es una moda, o se trata de algo serio? Una moda no es necesariamente mala: a veces empuja las fronteras de las ideas, y de su exceso surgen ideas que de otra manera no se manifestaran; y aunque parezca paradjico, de su eventual resultado negativo tambin se aprende lo que no hay que hacer. La gestin del conocimiento debe apuntar ms a cmo conectar al que tiene un conocimiento con el que lo necesita, antes que a acumularlo en un reservorio, lo que cuesta mucho y no siempre sabemos si ser aprovechable. Esta gestin involucra dos posibles tcnicas: empuje (push) y tire (pull), que son complementarias y no excluyentes. La primera consiste en hacer llegar el conocimiento necesario a las personas adecuadas en el tiempo oportuno, va distribucin (broadcasting), por ejemplo mediante circulares, manuales, normas, etc. La segunda implica obtener el conocimiento necesario a partir de la generacin de consultas (queries) dirigidas a un reservorio de informacin (base de datos). Para la exitosa implementacin de una tecnologa de gestin del conocimiento, se necesita una cultura que lo promueva y que recompense el compartirlo, mediante el reconocimiento, la promocin y/o la remuneracin.
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La promesa de la gestin del conocimiento es la de soportar la renovacin continua de la organizacin, de manera tal que pueda resolver los problemas inherentes a la escasez de recursos calificados y lograr que las personas alcancen rpidamente altos niveles de desempeo.
3.12.4. Conocimiento tcito y explcito13 Se suele hacer una interesante distincin entre dos manifestaciones del conocimiento: el tcito, que reside en la mente de los individuos, presenta las siguientes caractersticas: es entendido y aplicado subconscientemente, en forma automtica, se cuenta con tiempo escaso o nulo para pensar, se implementa en forma intuitiva, es difcil de articular, se desarrolla a partir de la experiencia y de la accin directa, cuesta comunicar excepto a travs de una conversacin altamente interactiva, y puede estar errado, pues no se lo puede examinar de forma consistente; el explcito, en cambio, presenta estos rasgos: puede ser codificado, escrito y documentado, es ms fcil de transferir y compartir es ms preciso y formalmente estructurado, y puede almacenarse en un repositorio de datos.
La gestin del conocimiento intenta convertir el conocimiento tcito en explcito, pues esto es una necesidad imperiosa en aque13. Nonaka, Ikujiro y Takeuchi, Hirotaka. La organizacin creadora de conocimiento. Mexico: Orfoxd University, 1999.
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llas organizaciones con personal de edad avanzada, de alta rotacin o dependiente de personas que han acumulado conocimiento clave a travs de la experiencia de muchos aos: la gestin del conocimiento como remedio a la fuga de cerebros. El problema reside en que cualquier intento de hacer explcito el conocimiento implcito implica transformarlo en informacin texto, frmulas, procedimientos, lo que inevitablemente implica degradar su valor.
3.12.5. La gestin del conocimiento en empresas de consultora Un interesante artculo del Harvard Business Review14 explica cmo las empresas de consultora administran el conocimiento, considerndolo un activo central en su gestin. Segn ese artculo, dichas empresas emplean dos maneras diferentes de gestin: 1. Estrategia de la codificacin: consiste en centrarse en el uso de las computadoras. En este caso, el conocimiento es cuidadosamente codificado y almacenado en bases de datos, a las que puede acceder fcilmente cualquier miembro de la organizacin. 2. Estrategia de la personalizacin: el conocimiento est fuertemente vinculado a la persona que lo ha desarrollado y se comparte fundamentalmente por el contacto personal. En este caso, el propsito fundamental de las computadoras es comunicar el conocimiento, no almacenarlo. La eleccin de la estrategia no es arbitraria, ya que depende de cmo una organizacin presta los servicios a sus clientes, y de cul es la naturaleza de su negocio y de la gente que incorpora. Elegir la alternativa incorrecta o perseguir ambas a la vez puede ser perjudicial para la organizacin.
14. Hansen, Morten T. [et al.] (1999) Whats Your Strategy for Managing Knowledge? En: Harvard Business Review. Marzo - abril.
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En el primer caso (estrategia de la comunicacin), el conocimiento se codifica mediante un enfoque del tipo gente-a-documento. Este proceso consiste en que se toma el conocimiento de la gente que lo ha desarrollado, se lo independiza de ella y se lo reutiliza con diversos propsitos. Dicho de otro modo, al conocimiento se lo depura de informacin confidencial y de l se extraen o desarrollan objetos tales como guas de entrevistas, programas de trabajo, datos de benchmarks o anlisis de mercado, que se almacenan en forma electrnica en un repositorio de datos accesible con el objetivo de que pueda ser usado por otra gente. Contrariamente, otras firmas de consultora (especialmente las dedicadas a estrategia de negocios, como BCG o McKinsey) enfatizan el mtodo de la personalizacin, que se basa en el dilogo y no en la consulta a objetos de conocimiento. Desde este punto de vista, el conocimiento no se codifica (ni es probable que se pueda hacer) y se transmite en sesiones de brain storming o en conversaciones uno-a-uno. Para aprovecharlo mejor, estas organizaciones se apoyan en la construccin de redes de comunicacin entre la gente (telfono, e-mail, videoconferencia), transfiriendo personal de una oficina a otra o utilizando la figura del consultor dentro de los proyectos de trabajo. Tambin hay documentos electrnicos que se pueden recuperar, pero el propsito de stos no es proporcionar objetos de conocimiento, sino ms bien directorios de trabajos realizados y de gente con conocimiento. Lo que hemos venido diciendo sobre estos dos enfoques puede sintetizarse en el siguiente cuadro.
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CODIFICACIN PERSONALIZACIN Asesorar en temas estratgicos de manera creativa y con riguroso anlisis, mediante la pericia y destreza individual. Economa de los expertos. Cobrar altos honorarios para soluciones personalizadas enfocadas hacia problemas nicos. Utilizar equipos pequeos con una relacin colaboradores- socios baja. Estn focalizados en generar un alto nivel de rentabilidad.
Estrategia competitiva
Implementar sistemas de informacin de manera rpida, confiable y con alta calidad, mediante la utilizacin de conocimiento codificado.
Modelo econmico
Economa de la reutilizacin. Invertir significativamente por nica vez en un activo de conocimiento y reutilizarlo muchas veces. Utilizar equipos grandes y con una significativa relacin colaboradores-socios. Estn focalizados en generar un alto nivel de facturacin.
Estrategia de gestin del conocimiento
Gente-a-documentos. Desarrollar un sistema de documento electrnico que codifique, almacene, difunda y permita la reutilizacin del conocimiento.
Persona-a-persona. Desarrollar redes de comunicacin que vincule a la gente de manera tal que el conocimiento tcito se pueda compartir. Invertir moderadamente en TI. El propsito es facilitar las conversaciones y el intercambio del conocimiento tcito. Incorporar masters preparados para la resolucin de problemas y tolerantes a la ambigedad. Entrenar a la gente a travs del mecanismo uno- a- uno (mentoring). Recompensar a la gente por su predisposicin a compartir el conocimiento con los otros.
Tecnologa de la informacin
Invertir significativamente en TI. El propsito es conectar a la gente con el conocimiento codificado reutilizable.
Recursos humanos
Incorporar jvenes graduados que estn bien preparados para la reutilizacin del conocimiento y la implementacin de soluciones.
Entrenar a la gente en grupos a travs de mtodos de enseanza a distancia.
Recompensar a la gente por su contribucin a las bases de datos
3.13. Gestin de la relacin con el cliente (CRM) 3.13.1. Qu es la gestin de la relacin con el cliente? CRM (en ingls Customer Relationship Management) significa Gestin de la relacin con el cliente, y es la conjuncin de una estrategia y procesos acerca de los clientes, apoyada por la tecnologa informtica, con el propsito de incrementar la lealtad de aqullos y, eventualmente, mejorar la rentabilidad de la empresa. CRM representa una estrategia coordinada de marketing, ventas y servicios. La gestin de la relacin con el cliente es una combinacin de procesos de negocios y tecnologa que pretende comprender a los clientes de una compaa desde una visin multifactica: quines son, qu hacen y qu les gusta. La administracin eficaz de las relaciones con los clientes es una fuente de diferenciacin competitiva15 . A travs de CRM, las empresas se estn transformando en organizaciones orientadas al cliente (o centradas en l), al integrar todos los aspectos vinculados a ste. Sin embargo, CRM no solo afecta a los procesos que tienen relacin directa con los clientes, sino tambin a muchos otros procesos internos, que estn fuera de la vista de los mismos. CRM permite a una organizacin responderse preguntas acerca de sus clientes, tales como: cules son los clientes ms rentables?, qu promociones son las ms efectivas y para qu tipo de clientes?, qu tipo de cliente puede estar interesado en un nuevo producto?, qu clientes son los ms propensos a pasarse a la competencia? La filosofa de CRM sostiene que si se disea el negocio alrededor del cliente y sus necesidades, lo ms probable es que se venda ms y mejore la rentabilidad de la empresa. Para que esto ocurra, se requieren herramientas que permitan tener una visin integrada del cliente.
15. Kalakota, Ravi y Robinson, Marcia. Del e-Commerce al e-Business. Bogot: Addison Wesley, 2001.
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Para tener esa visin integrada, es importante considerar las siguientes actividades16: Unificar la informacin del cliente: uno de los requerimientos claves para las aplicaciones CRM es la capacidad de acceder, manejar, procesar e integrar toda la informacin relevante de los clientes. Esto es lo que se conoce como visin holstica de los clientes. Integrar las fuentes de contacto con el cliente: la administracin del contacto con el cliente consiste en capturar en forma electrnica la informacin del mismo, con la capacidad de acceder a esa informacin y compartirla en toda la organizacin. Las preguntas y transacciones del cliente pueden provenir del centro de llamadas, de Internet o de muchos otros canales. Capturar y compartir estas interacciones debe ser una actividad de alta prioridad. Encadenar los procesos: las compaas deben integrar los procesos de ventas y servicios de post venta con el objetivo de anticipar y satisfacer las necesidades de los clientes. Hoy en da, la web representa una oportunidad para que las organizaciones logren crear un ambiente de ventas y servicio integrados. Implementar la empresa extendida: para suministrar un servicio que garantice la lealtad de los clientes, las compaas deben extenderse hacia clientes y proveedores. Esta extensin se realiza a travs de Internet, Intranets, y Extranets. Ms adelante en este texto, se describe el concepto de empresa extendida en forma ms amplia. Integrar los sistemas: la demanda de la gestin de las relaciones con los clientes, est impulsando la necesidad de integrar la telefona, la red Internet y las bases de datos de una compaa para generar una visin completa del cliente. Las tecnologas que deben trabajar en conjunto para dar soporte a una infraestructura de CRM son: las
16. Ibidem.
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aplicaciones tradicionales, las aplicaciones CTI (integracin de la telefona con la computacin), tecnologas de almacenamiento de datos (data warehouse) y tecnologas de apoyo para la toma de decisiones.
3.13.2. Propsitos de CRM Una infraestructura de CRM tiene como objetivo crear un enfoque integrado que permita entender el comportamiento del cliente, a travs del registro de todas las interacciones del mismo con la empresa. Adems, una estrategia CRM busca crear un dilogo nico con el cliente y asegurar que los canales que utiliza son sencillos y consistentes. Los propsitos principales de CRM son los siguientes: Aprovechar las relaciones existentes para generar ingresos: si se identifica, atrae y retiene a los mejores clientes, se pueden incrementar las ganancias. Esto se lleva a cabo maximizando la relacin del cliente con la compaa a travs de promociones y ventas cruzadas. Utilizar la informacin disponible para suministrar un mejor servicio: utilizar la informacin del cliente para atender mejor sus necesidades permite ahorrarle tiempo y frustracin al mismo. Un ejemplo de esto es no solicitar la informacin al cliente en cada departamento con el cual ste se comunica, sino utilizar la misma informacin del mismo cada vez que aqul se pone en contacto con la compaa. La informacin integrada permite al cliente sentir que la empresa lo conoce, como si fuera el tradicional almacn de barrio, en el cual se conoce a cada cliente y sus necesidades. Crear nuevos valores y promover la fidelidad: la fidelidad de un cliente no es permanente. Debe tenerse en cuenta que una persona es cliente hasta que el competidor lo atrae con una mejor oferta. Es importante que la compa-
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a responda a las necesidades de los clientes y que se adapte a sus peticiones, de manera que los clientes o posibles clientes identifiquen a la empresa por tales caractersticas y sean leales a ella. Implementar una estrategia de servicios proactiva: una estrategia de este tipo implica una estrategia de negocios enfocada al cliente que funcione en toda la empresa. El objetivo es utilizar los datos para resolver los problemas antes de que stos se vuelvan crticos. Introducir las mejores prcticas hacindolas repetibles.
3.13.3. En qu consisten los procesos de CRM? Antes de comenzar a describir los procesos de gestin de la relacin con los clientes, deben considerarse algunos hechos importantes acerca de los mismos: Cuesta ms conseguir un nuevo cliente que mantener el actual. Es ms caro recuperar un cliente que se ha ido, que haberlo dejado satisfecho. Es ms fcil venderle un nuevo producto a un cliente actual que hacerlo a un nuevo cliente. Un cliente insatisfecho divulga entre mucha gente su mala experiencia. Un cliente que se queja, vuelve a comprar si le resuelven su problema satisfactoriamente. No todos los clientes son iguales, algunos son ms rentables que otros, algunos no son rentables pero podran serlo, algunos nunca sern rentables y en algunos casos, tambin puede ser conveniente echar a algunos clientes. La rentabilidad de un cliente se mide a travs de lo que compra, la forma en que lo paga, a travs de los costos que genera la entrega y los servicios adicionales que utiliza. Una persona es cliente hasta que el competidor lo atrae con una mejor oferta.
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Para conservar a los mejores clientes, la compaa debe capturar sus datos y relacionarlos para identificar sus necesidades, crear nuevos canales de entrega y ofrecer incentivos para la venta. El proceso de CRM consiste en identificar a los clientes, diferenciarlos en trminos de sus necesidades y de su valor para la compaa, interactuar con ellos en forma tal de mejorar la eficiencia en el costo y la efectividad de la interaccin, y adaptar algunos aspectos de los productos o servicios que se les ofrecen. Este proceso tiene tres fases: la incorporacin de nuevos clientes, el mejoramiento de las relaciones con los clientes existentes y la retencin de los buenos clientes. La siguiente figura17 representa estas tres fases:
La incorporacin de nuevos clientes consiste en promover un liderazgo de productos y servicios basado en que la propuesta de valor para el cliente es la oferta de un producto superior, respaldado por un excelente servicio. El mejoramiento de las relaciones con los clientes actuales consiste en mejorar la relacin a travs de promociones y ventas
17. Ibidem.
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cruzadas. La propuesta de valor para el cliente es una oferta de mayor conveniencia a bajo costo. La retencin de los clientes rentables se enfoca en la capacidad de adaptacin del servicio, segn las necesidades de los clientes. La propuesta de valor para el cliente es una relacin proactiva que trabaje de acuerdo a sus intereses. En la actualidad, las compaas lderes se centran principalmente en retener a los buenos clientes. Las fases de CRM estn interrelacionadas entre s, y llevarlas a cabo con xito no es una tarea sencilla. Las compaas con frecuencia tienen que elegir cul de estas tres dimensiones ser su principal centro de atencin, lo cual no significa dejar de lado las otras dos. Esta eleccin es la que determina la estrategia de infraestructura de la tecnologa.
3.13.4. Qu aporta la tecnologa? La tecnologa informtica es la facilitadora de los procesos CRM, pero no la disparadora. La tecnologa provee de herramientas que permiten llevar a cabo los objetivos de CRM. A continuacin se describen diferentes formas en las cuales la tecnologa aporta beneficios en la gestin de relacin con el cliente: Para identificar los clientes ms valiosos, la tecnologa permite analizar los ingresos y costos de cada segmento y orientar mejor los esfuerzos de marketing. Para disear una propuesta de valor, analizando los productos y servicios que los clientes necesitan, la tecnologa permite capturar y procesar datos relevantes, crear nuevos canales de distribucin, desarrollar nuevos modelos de precios y construir comunidades. Para implementar los mejores procesos, investigando la mejor manera de hacer llegar los productos y servicios a los clientes, la tecnologa permite procesar las transacciones ms eficientemente, brindar informacin a los empleados que se relacionan con los clientes y generar sistemas organizacionales.
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Para motivar a los empleados en la utilizacin de las herramientas necesarias para mejorar la relacin con los clientes y compensar el mejor resultado, la tecnologa permite alinear los incentivos y mtricas e implementar sistemas de gestin del conocimiento. Para aprender a retener clientes, analizando por qu se van y como se recuperan y monitoreando de cerca la conducta de los mismos, la tecnologa permite llevar registros de defeccin, retencin y satisfaccin.
Una aplicacin CRM utiliza la tecnologa para capturar informacin sobre los clientes. Esa informacin se consolida en las bases de datos de la compaa, que permiten analizar los datos a travs de herramientas como data mining para identificar patrones en esos clientes y luego diseminar a los interesados, promociones o propuestas segn las caractersticas de los mismos, utilizando estrategias de marketing y ventas. El siguiente grfico ilustra este concepto18 :
18. Ibidem.
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Algunas de las herramientas tecnolgicas que poseen las aplicaciones CRM son: Integracin de los distintos tipos de comunicacin y contacto con el cliente, tales como voz, mail, web, etc. Pantallas Pop ( pop screen ): son las que se abren automticamente con la informacin del cliente a partir de la identificacin del mismo. Informacin histrica de las interacciones con los clientes. Estadsticas de diferentes tipos Ruteo de llamadas (network routing): permite derivar una llamada a la personas ms apropiada Llamadas y respuestas automticas
3.13.5. Factores claves para el xito Las relaciones con los clientes pueden ser muy diferentes segn los distintos tipos de negocios, tipos de empresas y tipos de clientes. Es importante tener en cuenta estas diferencias a la hora de implementar una aplicacin CRM. Tambin es importante determinar qu aspectos de los procesos actuales de una empresa no satisfacen a los clientes y a las personas que sirven a stos. La mayora de las empresas que han tenido xito ha realizado importantes cambios en la estructura, la cultura, los procesos y los sistemas. No todos los proyectos de implementacin de CRM han sido exitosos. Debe tenerse en cuenta que, segn un estudio del Gartner Group, el 55% de los proyectos no producen resultados. En una encuesta de satisfaccin de tecnologa informtica realizada por Bain & Co., CRM ha obtenido la posicin 22 entre 25 productos; y en una encuesta realizada a ejecutivos, uno de cada cinco de ellos inform que CRM no solo no brind resultados, sino que perjudic la relacin con los clientes. CRM es una poderosa idea difcil de implementar, ya que depende ms de una buena estrategia que de utilizar mucha tecnologa. En otras palabras, el xito de CRM no se basa simple-
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mente en la implementacin de un paquete de software, sino que representa una estrategia coordinada de marketing, ventas y servicios. A continuacin, se enumeran algunos factores claves para el xito en la implementacin de un sistema CRM19 : Identificar a los clientes correctos: se debe identificar a los clientes actuales y potenciales, descubrir cules son rentables y a cules se desea conquistar, saber quines son los que influyen en las decisiones de compra, descubrir cules son los que pueden recomendar a la empresa. Poseer la experiencia total del cliente: los clientes desean que su experiencia de compra est bien diseada y que sea previsible, pero tambin desean tener el control. Para ello, la compaa debe concentrarse en ahorrarles tiempo e irritaciones, respetar su individualidad y permitirles ser dueos de su propia experiencia. Hacer eficientes los procesos de negocios que influyen en el cliente: para optimizar estos procesos, es importante primero identificar al cliente final y luego optimizar el proceso desde su punto de vista. Mejorar los procesos sobre la base de la opinin de los usuarios, es esencial. Desarrollar una visin de 360 en la relacin con el cliente: esto significa que todo aquel que tiene contacto con el cliente, debe tener una visin total del mismo, es decir, un panorama de 360. Para ello, se debe recordar al cliente todo lo que se sabe de l, asegurar que todos los empleados de la empresa acceden a la informacin total, proporcionar al cliente un lugar donde pueda comprar todo lo que desea y proveer de una infraestructura tcnica capaz de brindar esta visin de 360. Dejar que los clientes se atiendan a s mismos: hoy en da los clientes quieren comprar en el momento que ellos desean y de la forma que les resulta ms sencilla. Quie-
19. Seybold, Patricia B. y Marchak, Ronnit T. Clientes.com. Buenos Aires: Granica, 2000.
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ren aplicaciones que les permitan acceder a la informacin que buscan, realizar transacciones, consultar su estado y realizar consultas. Ayudar a los clientes a cumplir con sus tareas: cuando los clientes de una empresa son otras empresas (business to business), es importante brindarles la posibilidad de realizar mejor su negocio. Para ello, deben tenerse en cuenta los procesos que lleva a cabo el cliente, perfeccionar continuamente los procesos de negocios para que le sea ms sencillo realizar sus tareas, brindarle acceso directo a las existencias y brindarle las herramientas necesarias para tomar decisiones de compra, preparar facturas de acuerdo a sus necesidades y lograr que le resulte sencillo satisfacer a sus propios clientes. Brindar un servicio personalizado: desarrollar una relacin clida y personal con cada cliente, permitir que modifique su perfil, adaptar la presentacin de la informacin y las ofertas segn este perfil y brindarle acceso al historial de sus transacciones. Alentar el espritu comunitario: ser miembro de una o ms comunidades hace que los clientes se sientan especiales.
3.13.6. Los peligros de un enfoque inadecuado Como ya se ha mencionado anteriormente, CRM no consiste slo, ni principalmente, en la instalacin de un software que permita gestionar las relaciones con los clientes, sino que constituye una estrategia de procesos orientados a aqullos, soportada por un software, cuyo propsito es mejorar su lealtad y, eventualmente, la rentabilidad de la compaa. Existen algunas cuestiones que pueden provocar que la implementacin de un CRM no sea exitosa20 :
20. Rigby, Darrel; Reichheld, Frederick F. y Schefter, Phil. Avoid the Four Perils of CRM. En: Harvard Business Review. Febrero - marzo 2002.
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Incorporar un CRM antes de crear una estrategia de clientes. Un CRM eficaz est basado en un anlisis de segmentacin tradicional bien realizado. Implementar CRM antes de crear una organizacin orientada al cliente. Este es, tal vez, el peligro ms importante. Si una compaa quiere establecer relaciones con los clientes ms rentables debe, primero, redefinir los procesos que se relacionan con los mismos, desde los servicios de atencin al cliente hasta la entrega de los productos o servicios. Pero, a veces, la redefinicin de los procesos que tienen que ver con los clientes requiere la redefinicin de los procesos que no tienen que ver con ellos, pero que son claves en el funcionamiento de la compaa. Suponer que cuanto ms tecnologa se implemente, mejor. Muchos ejecutivos creen que CRM debe tener un componente tecnolgico importante. Sin embargo, esto no es siempre as, ya que las relaciones con los clientes pueden gestionarse de muchas maneras, sin necesidad de realizar grandes inversiones tecnolgicas, y dedicando un esfuerzo importante a otros aspectos, como por ejemplo, la motivacin de los empleados para que estn ms atentos a las necesidades de los clientes. Acechar, en lugar de cortejar, al cliente. Las relaciones con los clientes pueden variar segn las diferentes industrias, empresas o clientes dentro de una empresa. Muchas veces, los ejecutivos no tienen en cuenta este aspecto cuando utilizan un sistema CRM, y las consecuencias son desastrosas, al tratar de establecer relaciones con los clientes equivocados o de establecer relaciones equivocadas con los clientes correctos.
3.14. Integracin de las aplicaciones de la empresa (EAI) Las aplicaciones EAI (en ingls, Enterprise Application Integration) permiten la integracin de las aplicaciones de una
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empresa. Han surgido con la instalacin de los sistemas ERP a principios de los aos 90, cuando las organizaciones quisieron conectar sus anteriores aplicaciones con los nuevos sistemas. La implementacin de nuevas aplicaciones dentro de las organizaciones hace imprescindible una estrategia de integracin de sistemas, que consiste en conectar diferentes aplicaciones de software para formar parte de un sistema ms grande. Las aplicaciones EAI son las responsables de entender y reconciliar las diferencias entre las aplicaciones y de manejar el flujo de trabajo entre los sistemas en un mismo proceso que abarca las diferentes aplicaciones. Los sistemas EAI ofrecen herramientas y mecanismos para unificar todos los sistemas de la empresa, a fin de que, desde el punto de vista de los negocios, se vean como uno solo. Adems, estos productos ofrecen una interfaz de usuario universal que permite que cualquiera que est en una estacin de trabajo pueda acceder a todos los servicios que necesita para desarrollar su labor, independientemente del software que provea el servicio. Esta interfaz suele ser del tipo de los navegadores comunes del mercado, lo cual permite un rpido aprendizaje de los usuarios. Una estrategia bien planteada de EAI ofrece muchas ventajas de negocios, ya que optimiza el uso de las aplicaciones, evitando la repeticin de transacciones o carga de datos en diferentes sistemas. Tambin aporta grandes beneficios cuando se trata de fusiones entre diferentes empresas, ya que permite integrar los sistemas existentes en cada una de ellas. Adems, las aplicaciones EAI pueden conectar los paquetes de software tradicionales de una empresa con los de sus proveedores, distribuidores y clientes, dando origen a la empresa extendida, concepto que se ha explicado anteriormente. En el centro de la empresa extendida, se encuentra la columna vertebral del sistema ERP (backbone) u otras aplicaciones principales de contabilidad, manufactura o recursos humanos. Estas aplicaciones residen dentro de la compaa y pueden describirse como las principales aplicaciones que manejan el flujo interno de informacin. Una empresa se extiende cuando sus sistemas de informacin permiten la conexin con proveedores, distribuido-
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res y clientes. Ejemplos de estas aplicaciones son los sistemas CRM (Customer Relationship Management), y SCM (Supply Chain Management)21 . La integracin entre los sistemas ERP, CRM y SCM es llevada a cabo por los sistemas EAI. La siguiente figura ilustra la forma en que los sistemas principales de la empresa pueden conectarse con los sistemas de clientes y proveedores, generando una cadena de valor integrada.
Es importante diferenciar a los sistemas EAI de las tradicionales aplicaciones middleware. Mientras que estas ltimas permiten la integracin de aplicaciones individuales y transacciones entre ellas, las primeras posibilitan a una empresa manejar las relaciones entre mltiples aplicaciones y la red de transacciones que constituyen un proceso de negocios22 .
21. SCM (Supply Chain Management) significa Gestin de la Cadena de Abastecimiento. Una cadena de abastecimiento es la compleja red de relaciones que las empresas mantienen con sus socios comerciales para fabricar y entregar sus productos. La integracin de los sistemas internos de una compaa con los de sus proveedores, socios y clientes, permite mejorar la eficiencia en la manufactura y distribucin de los productos. 22. Cherry Tree & Co. Extended Enterprise Applications. Spotlight Report. Enero de 2000. En: http://www.plant4me.com/e-trend/e_biz/extend.pdf.
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EL
IMPERIO CONTRAATACA
Con su estrategia NET, Microsoft se reinventa y pretende tomar la delantera en los llamados servicios web que van a interconectar todo con todo, automatizar procesos y cambiar la vida de las empresas y los consumidores. Bienvenido al mundo de los servicios web, donde las mquinas hablan con otras mquinas a travs de Internet, se traspasan informacin, hacen transacciones y emprenden acciones sin intervencin humana. Ha habido varias revoluciones en esta industria, dice Steve Ballmer, CEO de Microsoft. En 1985 fue la revolucin de la PC; en 1990 la interfaz grfica, con Windows; en 1995, Internet. Y en el 2000, la revolucin de los servicios web. Los servicios web son servicios que se ejecutan sobre una red (Internet o una red privada), generados por software escritos con herramientas basadas en XML. El beneficio es que permite a las aplicaciones dialogar entre s aunque hayan sido desarrolladas con software incompatibles de empresas competidoras, dice Stuart Scantlebury, vicepresidente de The Boston Consulting Group. La relacin entre XML y los servicios web es parecida a lo que ocurre con el protocolo universal HTML y los sitios web. Gracias al HTML, las pginas se ven en la pantalla de cualquier computadora, sin importar que sistema operativo ocupa. XML hace lo mismo pero con servicios, lo que va a permitir que cualquier per298
sona pueda acceder a su informacin desde cualquier dispositivo (PC, celular, PDA, etc) sin importar que las plataformas, sean incompatibles entre s. El paradigma centrado en los servidores no es el adecuado para una arquitectura de todo conectado con todo, dice Mauricio Santilln, ejecutivo para Amrica Latina de Microsoft. Entonces, si los servicios web, gracias a XML, permitieron a un programa en Unix pasar informacin a una aplicacin en Windows, o traspasar datos de una agenda en Palm OS a un directorio en outlook o a un celular, significa que ha terminado la guerra de los estndares? Lamentablemente, no. En el Universo de los servicios web hay dos plataformas, que podran operar entre s, pero que quieren hacerse la guerra:.NET, desarrollada por Microsoft, y J2EE en lenguaje Java, desarrollada por Sun y usada tambin por IBM y otros. La de Microsoft solo se ejecuta sobre servidores con sistema operativo Windows. La plataforma J2EE, en cambio, es abierta, funciona sobre cualquier servidor. Sun, que durante aos ha dicho que la red es el computador y que siempre fue campeona de las arquitecturas abiertas, est furiosa de que Microsoft se suba al carro de la interoperabilidad. .NET no es la audaz nueva iniciativa que dice Microsoft, sino simplemente un grupo de productos, opina Simon Phipps, quien ocupa el llamativo cargo de evangelizador tecnolgico jefe en Sun. Microsoft contraataca, diciendo que.NET es una visin, y que est rehaciendo todos sus productos desde Windows hasta Officepara integrar en ellos la plataforma de servicios web. Usando.NET como punta de lanza, Microsoft quiere entrar con fuerza simultneamente en dos mercados donde todava no es importante: los servicios en lnea al consumidor, donde el pez grande se llama AOL; y el mercado corporativo donde los que truenan son IBM, Oracle, SAP y BEA Systems. La plataforma.NET le servira tambin a Microsoft para entrar al mercado del acceso mvil a Internet Nokia ya le ha declarado la guerra en Europay lo ayudara a multiplicar las potencialidades de su consola de videojuegos XBox, cuyo lanzamiento le ha ganado la enemistad de Nintendo y Sony.
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Segn Phipps, de Sun, Microsoft tiene un gran problema, porque depende casi totalmente de las PC, y en el futuro, la mayor parte del mercado va a ser de dispositivos mviles o de servidores. .NET es su desesperado intento de llegar a esos mercados, dice. Otros, sin embargo, calificaran la movida de Microsoft como una astuta jugada de ajedrez, ya que al lanzar su familia de software.NET incluyendo sistemas operativos, bases de datos y herramientas de desarrollo que incorporan XML tom la delantera. Sun todava no lanza la versin 1.4 de J2EE, que es la versin que tendr el concepto de servicios web totalmente Integrado. Segn los analistas, an faltan al menos cinco aos para que los servicios web lleguen al consumidor. Microsoft anunci su aplicacin.NET My Services el ao pasado, prometiendo maravillas. Si una persona decidiera viajar, por ejemplo, bastara entrar a.NET My Services, ingresar el destino, la fecha, y las mquinas se encargaran de todo: reservar el pasaje, transferir fondos, e incluso concertar hora al mdico para vacunarse si fuera necesario. Suena fantstico, pero NET My Services an no sale al aire. Un gran problema es la seguridad: Microsoft fue penetrada por hackers e infectada con virus el ao pasado, y si uno va a tener acceso a la cuenta corriente desde un telfono celular en cualquier lugar del mundo, dice Sophie Mayo, de IDC, la red tiene que ser totalmente confiable. La comunicacin e interaccin de sistemas surgi hace ms de diez aos con el intercambio electrnico de datos (EDI), pero las aplicaciones eran propietarias, punto a punto, limitadas y muy caras. Los servicios web abren el mismo concepto a todas las aplicaciones de software, sistemas operativos y dispositivos con acceso a Internet. Quin ganar? NET o J2EE? Scantlebury, de The Boston Consulting Group, cree que hay espacio para ambos y que los dos coexistirn. Samuel Silva e Isabel Darrigrandi Extractado y adaptado de Amrica Economa, 30 de mayo de 2002.
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LA
FRMULA PARA LLEGAR AL CLIENTE PERSONALMENTE. A
ENTREVISTA
DON PEPPERS
Para Peppers, autor del best seller Uno por Uno: el marketing del siglo XXI, utilizando los nuevos medios del Marketing Uno a Uno las empresas podrn comunicarse directamente con los clientes en forma individual. Segn el especialista, los medios Uno a Uno se diferencian de los medios masivos en tres aspectos fundamentales: 1. Se pueden dirigir a un solo individuo: gracias a la nueva tecnologa, las empresas podrn crear un mensaje distinto para cada persona, de acuerdo con las caractersticas y necesidades de cada uno. Hasta hace muy poco, el nico medio de estas caractersticas era el correo. Ya no es as. 2. Son bilaterales, no unilaterales: los medios masivos actuales slo comunican mensajes unilaterales, de la empresa al cliente. Los medios Uno a Uno hacen verdaderamente posible el dilogo entre la empresa y sus clientes. Este dilogo termina siendo el eje fundamental de la estrategia de marketing de la empresa. 3. Son baratos: a diferencia de los medios masivos, la tecnologa pone a los medios Uno a Uno al alcance de casi todo el mundo. Hasta los trabajadores independientes podrn aprovechar los medios electrnicos dirigibles para captar nuevos clientes y conservar los que ya tienen. Muchos de estos medios ya estn funcionando y, ao tras ao, se proyectan, inventan y exhiben otros nuevos. Sin embargo, la mayora de nosotros no podemos todava visualizar la verdadera proyeccin de lo que est sucediendo. Las empresas que alcancen el xito sern las que se adapten ahora a los nuevos medios, antes que la velocidad del cambio las elimine, advierte Peppers. El norteamericano asegura que la estructura tecnolgica de
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apoyo al Marketing Uno a Uno ya est disponible, todava no en un ciento por ciento, pero las innovaciones estn llegando ms rpido de lo que se pudiera imaginar. En estos aos, muchas revistas podrn ofrecer no slo publicidad personalizada, sino tambin el contenido editorial personalizado.
Tecnologas accesibles Si bien estas nuevas tecnologas pueden parecer inaccesibles para las pequeas empresas, en realidad sucede lo contrario. Ellas son accesibles como nunca lo fueron los medios masivos, agrega. Peppers subraya que en un futuro la utilizacin de la computadora (a veces una simple PC) determinar en parte la eleccin, el almacenamiento y la transmisin de comunicaciones individualizadas y que desaparecern las antiguas economas de escala que otorgaron una ventaja abrumadora a los gigantes del marketing: Lo que muchos todava no vemos es lo cerca que est ya el Marketing Uno a Uno. El gur explica que desde 1900 cada veinte aos, la cantidad de poder informtico -inteligencia artificial- que se puede adquirir con un dlar se ha multiplicado por mil. Es decir, un incremento de ms de un milln de veces desde 1950. Si el costo real de fabricacin de autos hubiera disminuido en la misma proporcin, hoy sera ms barato abandonar un Rolls Royce y comprar uno nuevo en lugar de depositar un centavo en un parqumetro. Actualmente, hay ms capacidad informtica en un Chevrolet que la que se utiliz en la nave especial Apolo que fue a la Luna.
Justificar la inversin Muchas veces nos preguntan cmo puede una empresa incluso si es grande- justificar la inversin en el Marketing Uno a Uno o personalizado. La pregunta no es trivial porque, para la
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mayora de las empresas, el costo de la tecnologa necesaria es alto, seala Peppers. La respuesta del norteamericano es la siguiente. En primer lugar, el especialista en Marketing Uno a Uno debe poder mantener un dilogo continuo, confiable y eficaz en cuanto al costo entre la empresa y cada uno de sus clientes o, por lo menos, con la mayora de sus clientes de mayor valor. Adaptar ese dilogo al entorno electrnico y lograr que la interfaz entre la empresa y cada uno de sus clientes sea lo ms amplia y eficaz posible requiere una tecnologa de comunicaciones sofisticada. Para triunfar, la empresa debe desarrollar sus capacidades interactivas a la mayor velocidad que esta tecnologa permita. Implementar una estrategia Uno a Uno significa casi siempre mejorar sustancialmente algunas cosas, tales como el centro de llamadas de la empresa o las cajas registradoras de su punto de compra o las herramientas de automatizacin de su fuerza de ventas. Por otra parte, remarca que las empresas estn comenzando a descubrir que financiar su presencia en la World Wide Web, que no ofrece ms que folletera, ha dejado de ser una propuesta econmica. Ninguna empresa puede triunfar en el Marketing Uno a Uno si no conoce o no rastrea a sus clientes en todas las interacciones o dilogos que mantiene con ella. No slo debe la compaa expandir sus capacidades interactivas, sino que debe conectar sus diversos medios interactivos en un depsito central de dilogo con el cliente, concluye. Fuente: Diario La Nacin, Buenos Aires. 3 de agosto de 1997. Seccin Econmica, pg. 20.
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EJERCICIO
TENDENCIAS
TECNOLGICAS
El continuo e intenso desarrollo de la tecnologa informtica (computacin y comunicaciones) continuar afectando en el futuro numerosos aspectos de la vida cotidiana, las actividades econmicas, el desempeo empresario, la organizacin social, las instituciones y prcticas polticas, el esparcimiento, la educacin... Cuanto ms alejado imaginemos el futuro, ms fantsticas resultan las proyecciones. Sin embargo, habida cuenta de que el vertiginoso desarrollo de la tecnologa no parece tener freno, ese futuro ser seguramente vivido por la mayora de quienes hoy habitamos el planeta.
CONSIGNA
Dejando que su imaginacin vuele libremente, conciba alguna aplicacin de la tecnologa informtica que hoy no exista. No importa el mbito en el cual esa aplicacin tenga lugar o el aspecto de nuestra vida o actividad que afecte. (Un participante de este ejercicio ide un sistema de videoconferencia para que los feligreses pudieran confesarse o recibir la extremauncin a distancia, comunicndose va mdem con un sacerdote y empleando un mtodo
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encriptado de codificacin de pecados y penitencias, a fin de resguardar el secreto de la confesin). Describa la aplicacin que usted ha ideado, los recursos informticos que la misma empleara y la repercusin que tendra en cualquier aspecto de la vida social, econmica o de los individuos. Suponga que usted tiene la posibilidad de organizar una empresa para explotar la innovacin que ha imaginado. Qu estrategias elaborara para aprovechar las oportunidades que la aplicacin puede ofrecer? Cmo se preparara para estar listo en el momento oportuno, y adelantarse a eventuales competidores?
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AUTOEVALUACIN
1. Haga una lista de diez razones que fundamenten la necesidad y conveniencia de formular y mantener un plan estratgico de sistemas en su organizacin. 2. Considere las etapas de la formulacin de un plan de sistemas e imagine cmo se concretara cada una de ellas en el caso de su propia organizacin. Imagine tambin, para cada etapa, cul debera ser su participacin personal y la de la unidad de negocios en que usted se desempea. 3. Tome en consideracin el sistema de informacin del que usted resulta usuario ms directo o, en caso de no ser usuario, el que ms conoce dentro de su organizacin. Teniendo en cuenta el estado actual de ese sistema, o bien el que usted piensa que debera alcanzar, pngase en la situacin de quien debe defenderlo desde el punto de vista del anlisis del costo-beneficio. Haga una lista de los beneficios; divdalos en tangibles e intangibles y en cuantificables y no cuantificables; piense luego cmo les asignara un valor monetario. Proceda de la misma manera con los costos. 4. Tome, una por una, las tecnologas informticas descriptas en el punto 3 de esta unidad y encuentre una aplicacin til en su organizacin para cada una de ellas. Escriba una oracin para explicar puntualmente cada una de sus ideas al respecto.
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5. Considera que el teletrabajo es una opcin posible de aplicar en su organizacin? En cules actividades o puestos puede ser implementado? Desde su punto de vista, cules son los beneficios e inconvenientes que podra acarrear esta decisin? 6. A partir de lo que ha ledo sobre el tema Gestin del conocimiento, reflexione cmo podran aplicarse estos conceptos en su organizacin, ya sea en su rea de actividad o en otra. Explique el qu, el por qu y el cmo. Proponga un plan de trabajo para implementarlos. Si tiene algn/os compaero/s del curso con quien/es pueda interactuar fsica o virtualmente, trate de formar un grupo de hasta tres personas para realizar esta tarea.
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Unidad 3 LA SEGURIDAD DE LOS SISTEMAS DE INFORMACIN
1. LA
PROTECCIN DE LOS ACTIVOS INFORMTICOS
La vulnerabilidad de los sistemas informticos y la gravedad de las consecuencias de desastres y fraudes crecen en forma alarmante da a da. Las prdidas mundiales denunciadas y originadas en daos a sistemas informticos se calculan en varios centenares de millones de dlares por ao. Sin embargo, esta cifra slo representa la punta del iceberg, pues las empresas como bancos, financieras y compaas de seguros jams llegan a denunciar muchos fraudes y/o accidentes, ya que la prdida de confianza y prestigio podra resultarles muy perjudicial. A medida que las organizaciones han ido consolidando las funciones de procesamiento de datos e integrando ms elementos de su negocio en dispositivos de computacin interdependientes, la subsistencia de las operaciones resulta poco menos que impensable sin las computadoras. Las empresas de hoy dependen estrechamente de grandes archivos computadorizados, lneas de comunicacin y emplazamientos especficos de equipos de computacin. Y esta dependencia aumenta en progresin geomtrica. Por otro lado, la proliferacin de la computadora hogarea y personal, as como la profusa difusin de publicaciones sobre el tema, estn haciendo emerger una generacin de expertos para quienes las medidas de seguridad no son ms inviolables que las cerraduras de las puertas de un automvil. Brillantes adolescentes se divierten con el desafo de vulnerar los controles de acceso
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a grandes computadoras, tratando de penetrar en sus archivos a travs de una lnea telefnica, cmodamente sentados ante su computadora personal en una sala de su casa. En consecuencia, el problema debe quedar claramente expuesto: incendios, inundaciones, terremotos, daos intencionales, fraudes, fallas elctricas y otros fenmenos similares podran bastar, cualquiera de ellos por s slo, para generar una grave crisis, no solamente en el mbito de una organizacin, sino en el de todo un mercado de alcance regional. Si bien los violadores externos llaman mucho la atencin, los internos son responsables de la mayor parte de los problemas, no s1o por la accin de empleados deshonestos, sino tambin por la de los errores cometidos en el no deliberado desempeo de sus tareas. A medida que se avanza en la automatizacin de oficinas, debemos aumentar nuestra preocupacin por protegernos de nosotros mismos. Aun cuando los desastres y delitos informticos no son nuevos, y los sistemas de proteccin y seguridad se encuentran disponibles, un alarmante nmero de sistemas de computacin todava no cuenta con ninguna seguridad. La falta de conciencia sobre la necesidad de considerar estos riesgos potenciales obedece a una variedad de causas. La consideracin de estos temas por la direccin superior de las organizaciones encuentra un serio obstculo en el hecho de que el ejecutivo tpico no posee un suficiente grado de cultura informtica. Ello se debe a que la tecnologa involucrada no es fcil de acceder y est sometida a una impresionante tasa de cambio que genera continuamente nuevas vulnerabilidades y amenazas. Adems, la circunstancia de que, respecto a la mayora de los hechos que ocurren, exista un pacto de silencio, asigna un carcter aparentemente terico a la enunciacin de los peligros latentes. Por otra parte, tanto la legislacin como las pautas habituales de comportamiento responsabilizaran gravemente, por ejemplo, a quien dejara una caja de caudales imprudentemente abierta, pero no daran mayor importancia al hecho de que esa misma persona abandonara sobre un escritorio un disquete con informa-
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cin valiosa acerca de los clientes de la empresa, y cuyo valor patrimonial y estratgico puede ser muy superior al dinero en caja. sta es una manifestacin, adems, de otra causa de la desproteccin de la informacin: las organizaciones no conocen cul es el valor de sus datos. Cunto vale un archivo de inventario en una fbrica? Una buena regla prctica consiste en estimar cuanto podra perder el negocio si tales archivos fueran daados, o cunto costara reconstruirlos. Todos estos condicionantes se encuentran reforzados por ciertos sndromes caractersticos. Uno de ellos es el sndrome del a m no me va a ocurrir, y se encuentra cotidianamente ilustrado en cualquier negocio de cerrajera. Pregunte usted al cerrajero quines, al cabo de una jornada, han comprado cerraduras de seguridad. La respuesta es unnime: aquellos que acaban de sufrir la accin de violadores de domicilios. La gente no protege sus computadoras por la misma razn por la cual no se coloca el cinturn de seguridad: no piensan que les puede pasar a ellos. Otro sndrome generalizado es el de la lnea Maginot. Como es sabido, el ministro francs as llamado fortific toda la extensin de la frontera franco-alemana, con lo que evit la invasin por esa lnea; pero los alemanes no tuvieron ningn obstculo para penetrar por otro punto. Una representacin de esta actitud es la de quien instala una puerta blindada... y deja abierta la ventana. Otro sntoma comn es el que se conoce como del blanco mvil, y que alude a la necesidad de ajustar permanentemente la puntera frente a un blanco en movimiento. Si usted, aficionado a la astronoma, empleara un buen rato en enfocar su telescopio sobre la luna y, dispuesto a gozar de la contemplacin, fuera a prepararse un caf, encontrara al regresar que nuestro satlite ha desaparecido. Para mirar la luna durante algunos minutos, la nica solucin es que el telescopio se vaya moviendo con ella. Anlogamente, en materia de seguridad, de nada vale adoptar un completo conjunto de medidas si no se tiene en cuenta que el dinamismo tecnolgico exige la revisin y la actualizacin continuas de los programas de prevencin. Adems, nunca debe olvidarse que, frente a cada recurso de seguridad, los que quieren violarlo imaginan nuevos artificios para hacerlo.
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Cmo tendra usted que actuar, entonces, si hoy se incendiara su centro de cmputos? Cules seran las consecuencias en la continuidad de las operaciones de su organizacin? Qu medidas deberan aplicarse? No es aventurado afirmar que la mayora de los lectores no conocen la respuesta a estos interrogantes. Y la solucin de fondo pasa por la implementacin de la herramienta ms idnea para la prevencin del desastre del sistema de computacin: el plan de seguridad. Muchas veces, los responsables de la seguridad confan en el acierto de algunas medidas tomadas en esta materia. Se refieren, en tales casos, a un determinado control de acceso de personas a las salas de computacin, o a la existencia de copias de los archivos principales, o a la alternativa de recurrir a equipos de computacin similares al de la organizacin. Pero, quin tiene un equipo realmente similar al nuestro? Adems, se podra, en el mejor de los casos, obtener el apoyo de terceros para el procesamiento de los trabajos diferidos, es decir, aquellos que implican un tratamiento histrico de la informacin. Sin embargo, cmo se resolvera el tratamiento de datos que debe producir un resultado en la misma operacin en que aqullos se estn captando, como ocurre en las aplicaciones de atencin al pblico en los bancos o las compaas de aviacin? Las soluciones basadas en archivos copiados o en equipos sustitutos no son suficientes; deben complementarse con las estrategias transitorias de procesamiento alternativo. Estas estrategias consisten en el diseo, para cada tramitacin y cada puesto de trabajo crticos, de procedimientos alternativos, muchas veces manuales, que permiten mantener en operacin las actividades esenciales, durante el lapso necesario para rehabilitar el funcionamiento normal. Las estrategias de procesamiento alternativo, establecidas con principal participacin del usuario, proveen soluciones posibles, partiendo de que no todo debe seguir despus del desastre realizando, en consecuencia, una seleccin de las operaciones, segn su tolerancia a la paralizacin. La proteccin de las computadoras se est volviendo una tarea muy compleja. No hace muchos aos, todo lo que usted deba hacer era echar llave a sus equipos centrales a irse a su casa. Pero la
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rpida y profunda transformacin de la tecnologa y de las modalidades de uso de los recursos informticos est haciendo ms difciles que nunca la prevencin de desastres, la limitacin de accesos no autorizados y la recuperacin posterior a la contingencia.
2. RIESGOS
DE UN SISTEMA COMPUTADORIZADO
2.1. Introduccin Pocos de nosotros apreciamos las reales vulnerabilidades de los sistemas de informacin. A veces, nos enteramos de los actos delictivos de hackers, empleados descontentos y espas industriales. Pero las mayores prdidas son causadas por errores y omisiones cometidos por empleados honestos durante la operacin de los sistemas en el mbito de sus obligaciones de trabajo. Las computadoras personales, las terminales, las redes y los equipos de automatizacin de oficinas han aumentado el riesgo de diseminacin no autorizada de informacin confidencial, pues los datos contenidos en estos sistemas distribuidos no estn protegidos por controles de acceso fsico comparables a los que se aplican en los mainframes. Adems, los controles de acceso lgico inadecuados y las responsabilidades dbilmente definidas agravan el problema. La capacidad extraordinaria de las computadoras modernas y de los sistemas de comunicaciones de datos ha incrementado la eficiencia en la mayor parte de las organizaciones. Pero, al mismo tiempo, estos desarrollos han aumentado la magnitud de las prdidas potenciales y la rapidez con que esas prdidas pueden producirse. La conciencia y el entrenamiento de los empleados (y, en algunos casos, de empleados de proveedores, de clientes y de otros terceros relacionados con la empresa) son aspectos de importancia crtica para el xito de cualquier esfuerzo en materia de seguridad de sistemas; aun as, se los pasa a menudo por alto. El nivel de conciencia de seguridad en muchas organizaciones tiene estrecha correlacin con el hecho de haberse producido recientemente una
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prdida significativa, ya sea en la propia organizacin o en una similar. Ese nivel de conciencia es alto inmediatamente despus de haberse producido una prdida importante, pero luego decrece progresivamente hasta que se sufre otra prdida. La conduccin superior debe comprender que el dinero empleado en la proteccin de sus activos informticos es una inversin imprescindible para sostener a largo plazo la supervivencia de la organizacin. Por lo tanto, la tendencia de las organizaciones a desconocer que la informacin es uno de sus activos ms valiosos debe ser sustituida por una clara toma de conciencia acerca de los riesgos a los que los sistemas informticos se hallan expuestos y de las consecuencias que acarrearan las contingencias que pudieran producirse. Una razonable seguridad de los sistemas slo se puede alcanzar si la organizacin determina y evala el valor, la sensitividad y la criticidad de su informacin, as como las prdidas potenciales a las que est expuesta y la relacin costo/beneficio de las medidas de seguridad. El tema de la seguridad de los activos informticos es muy amplio e involucra una muy variada gama de conceptos, tecnologas, tcnicas y procedimientos. No es posible desarrollar aqu todos esos aspectos, ya que ello demandara una extensin propia de un libro dedicado exclusivamente al asunto, tal como los muchos que ya han sido publicados. Por otra parte, teniendo en cuenta que los destinatarios de este libro son, esencialmente, responsables de reas usuarias de la informtica, es procedente concentrar el anlisis en todo lo vinculado con las responsabilidades que ellos deben asumir en la materia. La administracin de la seguridad en forma profesional, completa y profunda corresponde al rea de recursos informticos, que es la que debe ejercer la responsabilidad de formular, implantar y mantener el plan de seguridad de sistemas de la organizacin. En algunos terrenos, tales como el de las instalaciones centrales de computacin y el de las redes de comunicaciones, esta rea acta en forma casi exclusiva. Sin embargo, hay otros mbitos en los que los usuarios tienen sus responsabilidades especficas en cuanto al resguardo de la informacin y de los restantes activos informticos. Dedicaremos nuestra atencin, por lo tanto, a los asuntos comprendidos en esos
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mbitos y a aquellos que respaldan la idea principal de que la conciencia de la seguridad y el ejercicio de las medidas implantadas para respaldarla involucran a toda la organizacin y a cada uno de los que trabajan en ella.
2.2. Principales conceptos de la seguridad de sistemas Se exponen, a continuacin, los principales conceptos, principios y herramientas involucrados en la seguridad de activos informticos.
2.2.1.Seguridad La seguridad es la situacin en la que se est adecuadamente protegido contra prdidas, de modo tal que los hechos adversos estn apropiadamente impedidos, disuadidos, prevenidos, detectados y/o corregidos. Un sistema seguro no es impenetrable; ms bien, es un sistema que se encuentra protegido a un costo justificable, dada la naturaleza de las contingencias o amenazas a las que se halla expuesto. Las medidas de seguridad siguientes estn dirigidas a conservar la integridad, privacidad y confidencialidad de la informacin y la continuidad en el procesamiento de los sistemas de informacin: Integridad: es el atributo por el cual la informacin se considera completa y correcta. Se alcanza con un apropiado diseo de sistemas y procedimientos, el entrenamiento del personal, una supervisin efectiva y controles eficientes. Los datos tienen integridad cuando estn libres de errores intencionales o no intencionales (en grado necesario para operaciones normales) y cuando no han sido modificados ni procesados en forma no autorizada. La seguridad es un requisito para la integridad, pero no es un sinnimo.
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Confidencialidad: es la condicin de la informacin por la cual sta se encuentra protegida contra la divulgacin indebida. Privacidad: es la condicin de la informacin por la cual sta se halla protegida contra la utilizacin, la observacin o la divulgacin maliciosas y no autorizadas de datos sobre las personas. Con el mismo significado, se usa a veces el trmino intimidad. La privacidad alude a la informacin que un individuo o una empresa no desea que tenga difusin generalizada. Teniendo en cuenta la privacidad, debe definirse cuidadosamente qu informacin ser recogida, cmo y quin la utilizar, y la forma en que ser revisada, modificada y corregida. El conflicto se produce cuando los derechos de los individuos se contraponen con las necesidades de las organizaciones privadas y/o pblicas. Continuidad: se refiere a la posibilidad de seguir operando normalmente a pesar de los daos que se hubieran ocasionado. Segn el tipo de operaciones, esta continuidad ser ms o menos crtica, como se ve en el siguiente grfico:
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2.2.2. Sensitividad La sensitividad de la informacin es un atributo que determina que sta requiera proteccin especial para conservarla, mantener su integridad e impedir su divulgacin.
2.2.3.Identificacin La identificacin es la declaracin de ser de una cierta persona o programa. Esta declaracin es ofrecida a un sistema mediante algo que se sabe, se tiene o se es. Comnmente, se ofrece un nombre o nmero de identificacin, pero puede tratarse tambin de una tarjeta magntica, una impresin digital, un registro de voz, la respuesta a una pregunta, etc.
2.2.4. Autenticacin La autenticacin es una prueba de la identidad invocada mediante la identificacin. Preferentemente, la autenticacin debe hacerse mediante un medio distinto del empleado para la identificacin y, para ser efectivo, debe ser secreto, es decir, conocido slo por quien lo usa. El sistema de control de accesos debe establecer, para el usuario autenticado, una responsabilidad positiva por todas las acciones realizadas en el sistema de computacin, lo que no puede hacerse si la autenticacin es compartida con otros usuarios. Las contraseas son la forma ms comn de autenticacin.
2.2.5. Autorizacin La autorizacin es una funcin del sistema de control de accesos por la que se determina quin puede hacer qu. La autorizacin otorgada a un usuario debe ser siempre especfica, nunca general. Autorizaciones especficas respecto de cierta infor-
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macin son, por ejemplo: slo consultarla, transferirla, actualizarla, procesarla con ciertos programas, procesarla con cualquier programa, borrarla, reemplazarla, etc.
2.2.6.Contingencia Se denomina contingencia o amenaza al conjunto de los peligros a los que estn expuestos los recursos informticos de una organizacin, o sea, las personas, los datos, el hardware, el software y las instalaciones. Las contingencias pueden ser accidentales (donde no existe un deliberado intento de perjudicar a la organizacin) o deliberadas o intencionales. Aunque estas ltimas caeran en la calificacin de delito, la legislacin penal al respecto hace que muchas de estas situaciones no estn sujetas a sancin alguna. Con respecto a las contingencias que entran dentro de la categora de accidentales, cabe preguntarse si en realidad no tienen que ver con alguna negligencia o culpa en la medida en que adecuadas medidas preventivas podran haberlas evitado. Los peligros pueden corresponder a cuatro categoras bsicas: Ambientales naturales: inundacin, incendio, filtraciones, alta temperatura, terremoto, derrumbe, explosin, corte de energa, disturbios, etc. Ambientales operativas: cada o falla de: procesador, perifricos, comunicaciones, software de base o de aplicacin, aire acondicionado, sistema elctrico, etc. Humanas no intencionales: errores y omisiones en el ingreso de datos, en la operacin, en el uso de archivos o programas, en el desarrollo de sistemas o en el uso de respaldo (backup). Adems, prdida de soportes, falta de documentacin actualizada, accidentes en la prueba de programas, dao accidental de archivos. Humanas intencionales: fraude (hurto, robo, defraudacin o uso indebido de recursos), dao intencional (virus, terrorismo, vandalismo, sabotaje, operacin maliciosa, progra-
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macin maliciosa o infiltracin en lneas), invasin a la privacidad (curiosidad o extorsin). Grficamente:
Entre los desastres ms comunes que pueden afectar un sistema de computacin, se encuentran: Virus. Fuego. Filtraciones e inundaciones. Cortes de electricidad y fluctuaciones en el suministro. Interferencia de fuentes elctricas externas. Cortes de gas, agua y otros servicios pblicos. Fallas mecnicas. Sabotaje. Empleados descontentos. Uso indebido de recursos.
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2.2.7. Vulnerabilidad Es la debilidad que presenta una organizacin frente a las contingencias latentes que tienen lugar en el entorno del procesamiento de datos. Dada una contingencia, la vulnerabilidad es la falta de proteccin frente a ella. Las siguientes listas sealan las distintas formas en las que una organizacin contribuye con un grado de mayor o menos negligencia a que se concreten peligros latentes:
Falta de Software adecuado de proteccin (antivirus, fire wall, etc.). Responsables a cargo de la seguridad informtica. Reconocimiento de los problemas de seguridad en los niveles superiores. Plan de seguridad. Documentacin. Control de accesos y autorizaciones. Control sobre el ingreso, proceso y salida de los datos. Medidas preventivas contra actos de la naturaleza. Plan de emergencia. Plan de educacin en seguridad. Normas, estructura y procedimientos.
Inadecuada/o
Seleccin y capacitacin del personal. Diseo de los sistemas. Programacin. Operacin de los sistemas. Sistema de respaldo (backup). Auditora interna/externa.
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2.2.8.Consecuencia Una consecuencia es el dao o la prdida que la organizacin sufrira ante la ocurrencia de una contingencia. Las consecuencias pueden ser de diverso tipo y grado y afectar a cualquiera de los recursos informticos (datos, equipo, personas, software e instalaciones). Algunas de las consecuencias ms importantes que pueden darse en forma inmediata son: Imposibilidad de procesar. Prdida de archivos. Prdida de registros. Modificacin de registros. Lectura indebida/divulgacin. Uso indebido de recursos. Tambin existen otras consecuencias, cuyas manifestaciones pueden calificarse de mediatas: Legales o regulatorias. Econmicas o financieras. Cambios en la relacin con los clientes, proveedores o el pblico. Incidencia en otros sistemas. Las consecuencias tienen una expresin monetaria que est dada por el recurso informtico afectado y por el impacto que dicha situacin crea sobre la operacin de la empresa, incluyendo el lucro cesante. La estimacin monetaria de las prdidas que puede generar cada una de las contingencias es una etapa importante de la evaluacin de la seguridad.
2.3. Tipos de medidas de seguridad Las medidas de seguridad pueden ser de tres tipos: Preventivas: dirigidas a limitar la posibilidad de que se concreten las contingencias.
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Detectivas: dirigidas a limitar los efectos de las contingencias presentadas. Correctivas: dirigidas a recuperar la capacidad de operacin normal.
2.3.1. Controles de acceso fsico El acceso fsico se refiere a las posibles maneras de alcanzar y obtener una cantidad limitada de control fsico directo sobre dispositivos u otros componentes de un sistema de informacin. El control de acceso fsico es necesario, entre otras razones, para prevenir el dao, la destruccin o la sustraccin de recursos directa o indirectamente requeridos para asegurar la integridad de un sistema de computacin y de la informacin que contiene. Sin embargo, dada la naturaleza no fsica de muchos de los activos que requieren proteccin contra dao o intrusin, el control del acceso fsico no es suficiente para resguardar la informacin, aun cuando se lo planifique e implemente con eficiencia.
2.3.2.Controles de acceso lgico El acceso lgico implica, generalmente, la lectura, la grabacin, la ejecucin y otros usos u operaciones realizados con datos, programas u otros recursos de un sistema de informacin. Por recursos de un sistema se entiende cualquier elemento que pueda ser controlado por una computadora, tal como una red, un sistema de computacin, una terminal, una aplicacin, un disco, una base de datos, un archivo, un registro, un campo o un bit. A cada usuario se le deben asignar privilegios de acceso especficamente relacionados con los recursos que conciernen a su tarea particular. Una amplia variedad de recursos de los sistemas pueden ser controlados por software. Esto incluye campos de datos, registros, archivos, bases de datos, unidades de discos, volmenes de cintas, computadoras y redes. Los privilegios para acceder y usar estos recursos deben ser otorgados o denegados a usuarios y/o progra-
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mas. Pueden otorgarse o denegarse, por ejemplo, privilegios para leer, grabar y/o ejecutar archivos. El software para controlar accesos puede formar parte de un sistema operativo, puede ser un programa especfico o puede estar incorporado en una aplicacin, un procesador frontal, un servidor de red u otros medios. Estos procedimientos de control de privilegios son crticos para la seguridad de los modernos sistemas de computacin.
2.3.3. Contrasea Una caracterstica central de la mayora de los mtodos de control de accesos es que distinguen de algn modo entre personas autorizadas y no autorizadas. Hay tres maneras bsicas de realizar esta distincin: por algo que la persona tiene, como una llave o una credencial de identificacin; por algo que la persona es, como la voz, las impresiones digitales o el iris del ojo; por algo que la persona conoce, como una contrasea (password), un cdigo de acceso ms complejo o una simple identificacin. Una contrasea es un grupo de caracteres usado como clave para poder acceder a informacin restringida. La administracin de las contraseas tendr en cuenta los siguientes aspectos: Deben asociarse con una definicin del tipo de autorizacin otorgada. Por ejemplo, se puede autorizar el acceso irrestricto o un acceso limitado, slo a la actualizacin de registros o slo a la lectura. Deben ser de fcil memorizacin. Deben ser cambiadas frecuentemente. Nunca deben aparecer representadas en pantalla. Las tablas de contraseas (archivos en los que se mantiene la informacin de las personas autorizadas, sus
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respectivas contraseas y el tipo de autorizacin otorgada) deben estar protegidas mediante encriptacin. Debe existir un sistema de control automtico de repeticin de contraseas que aborte el intento de repeticin de una contrasea que fue suprimida o que fue utilizada y cambiada.
Desafortunadamente, las contraseas tienen varias debilidades importantes, incluyendo la propensin del usuario a elegir contraseas fciles de descubrir, olvidarlas, escribirlas donde pueden ser vistas y compartirlas con otros. Recientes desarrollos tecnolgicos permiten el uso de medios de autenticacin ms seguros, como las impresiones digitales, el reconocimiento de patrones de voz, medidas de la geometra de las manos y exploracin del iris del ojo.
2.3.4.Pista de auditora Una pista de auditora es una huella o registro generado automticamente por un sistema de computacin para permitir la reconstruccin, a posteriori, de la secuencia de operaciones, el origen de las transacciones, la fuente de cifras o registraciones especficas y, en general, el modo, el momento y el operador involucrados en los accesos a los archivos. Una pista de auditora tpica es la que permite reconstituir un procesamiento, siguiendo el camino hacia atrs, hasta llegar al documento fuente.
2.3.5.Backup y recuperacin Backup es el proceso por el que se obtiene una copia de archivos cuyos datos se desea salvaguardar. La copia de seguridad se realiza sobre volmenes de almacenamiento distintos de los que contienen los datos copiados. El trmino backup tambin se aplica a los propios archivos de respaldo. Asimismo, se aplica a equipos de computacin sustitutos que, ante fallas de los princi-
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pales, pueden utilizarse en reemplazo de stos. La recuperacin es el proceso inverso al del backup, es decir, el proceso que, a partir de una copia de seguridad, permite recuperar o restaurar un archivo original perdido, alterado o daado. Las medidas y procedimientos para backup y recuperacin dependen de las necesidades de cada negocio especfico, as como del valor, la sensitividad y la criticidad de los datos involucrados. A veces, pueden requerirse equipos tolerantes a fallas, duplicacin remota de instalaciones, almacenamiento de copias de seguridad de archivos en un edificio separado y medidas similares. El mantenimiento regular del backup de los archivos de produccin es imprescindible y, a menudo, se encuentra descuidado. Los procedimientos para evaluar las prioridades de las distintas actividades de sistemas, en orden a mantener operativas las funciones esenciales del negocio, son fundamentales para el planeamiento de medidas de backup y recuperacin que representen costos razonables. Un plan sobre estos aspectos puede considerarse adecuado cuando queda asegurada la capacidad de la organizacin para continuar desarrollando su negocio.
2.3.6.Criptografa La criptografa es la proteccin de la informacin y, a la vez, la hace ininteligible para usuarios no autorizados. Emplea diversas tcnicas, algunas de las cuales, por ejemplo, transforman la informacin en secuencias de bits seudoaleatorias, utilizando un algoritmo matemtico que emplea una clave secreta, tpicamente un nmero grande. Este mecanismo se denomina encriptado. La encriptacin de datos se ha convertido en un procedimiento valioso para la proteccin de los datos y otros recursos de red, especialmente en Internet, Intranets y Extranets. El encriptado permite acceder a los datos, mensajes, archivos, etc., slo a usuarios autorizados.
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Sistemas criptogrficos con claves pblicas y privadas En un sistema criptogrfico de claves pblicas (PKI: Public Key Infrastructure) es aquel en el cual los mensajes encriptados a travs de una clave, slo pueden desencriptarse a travs de una segunda clave. En este tipo de sistemas, el hecho de conocer el algoritmo de encriptacin y una de las claves, no permite conocer la otra clave ni da algn indicio sobre la forma de desencriptar el mensaje. La idea principal es que el usuario publica una clave, pero la otra la mantiene en secreto. Una persona puede utilizar la clave pblica para enviar mensajes que slo pueden leer los que poseen la clave privada y la clave privada puede ser usada slo por el dueo de la misma. A travs de la criptografa con claves pblicas, es posible establecer una lnea segura de comunicaciones. Las personas que envan o reciben un mensaje, no necesitan ponerse de acuerdo con respecto a una clave compartida. Si A desea comunicarse con B, y B es una persona que A no conoce, A y B pueden intercambiar sus claves pblicas. A y B pueden encriptar sus mensajes con la clave pblica del otro y desencriptar los mensajes recibidos, con sus propias claves privadas que son secretas. La seguridad del sistema desaparece si la clave privada es compartida o transmitida a alguna otra persona.
2.4. Conceptos relacionados con la seguridad en redes e Internet A continuacin se describen algunos conceptos de seguridad, relacionados especialmente a Internet.
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2.4.1.Firewalls Un firewall funciona como un sistema que controla la puerta de entrada (gatekeeper) y que protege la Intranet y otras redes de la compaa de los intrusos, a travs de filtros y puntos de acceso desde Internet y otros recursos. El firewall busca en el trfico de red las claves de acceso apropiadas y otros cdigos de seguridad, y slo permite realizar transferencias autorizadas hacia adentro y hacia afuera de la red. Los firewalls pueden disuadir pero no impedir el acceso no autorizado (hacking) en las redes. En algunos casos pueden aceptar slo conexiones desde ubicaciones confiables a determinadas computadoras que estn dentro del firewall. O pueden tambin permitir que slo pase la informacin segura.
2.4.2. Identificacin digital Firma digital Una firma digital encriptada con una clave privada, identifica de forma unvoca a la persona que enva un mensaje y conecta a esa persona con ese mensaje en particular. Cualquier persona que posee una clave pblica puede verificar la integridad del mensaje, pero no el contenido. Si el mensaje es alterado de alguna manera, la firma no se podr desencriptar correctamente, lo que indica que el mensaje fue modificado. Si A (persona que enva el mensaje) utiliza su clave privada para firmar un mensaje encriptado, B (el receptor) puede verificar que A lo envi efectivamente solo si B conoce la clave pblica de A. Sin embargo, para poder confiar en esa clave pblica, B debe obtener la clave de alguna otra fuente que no sea el mismo mensaje que envi A. Es decir, si suponemos que C quiere enviar un mensaje como si lo enviara A (falsificando su firma), C enviar su clave pblica como si sta perteneciera a A; pero cuando B intente verificar la firma, resultara en una confirmacin de la autenticidad del mensaje aunque ste no haya sido enviado realmente por
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A. En cambio, si B tiene acceso a la clave pblica de A obtenida de alguna fuente externa, y la utilizara para verificar el mensaje firmado con la clave privada de C, la verificacin fallara y revelara el engao. En resumen, si A y B son personas desconocidas, sin posibilidad de comunicacin, ninguna firma digital sera confiable para autenticar e identificar uno a otro sin la asistencia de alguna fuente externa que provea un enlace entre sus identidades y sus claves pblicas.
Autoridades de certificacin y certificados Una autoridad de certificacin es un ente pblico o privado que tiene como objetivo, cubrir la necesidad de que exista un tercero para asignar certificados digitales para su utilizacin en el comercio electrnico. En el ejemplo anterior, si B quiere tener seguridad acerca de la autenticidad de la clave pblica de A, debe contar con una certificacin del ente externo de que la clave es realmente de A. Un certificado provee la confirmacin de una autoridad de certificacin, acerca de una persona que utiliza una firma digital. Es decir, es un registro digital que identifica a la autoridad de certificacin, identifica y asigna un nombre o describe algn atributo del suscriptor, contiene la clave pblica del suscriptor y est firmado en forma digital por la autoridad de certificacin que lo emite.
2.4.3. Virus y gusanos informticos Un virus es un programa que no puede funcionar si no se inserta dentro de otro programa. Un gusano es un programa que puede funcionar sin asistencia de otro. En cualquiera de estos casos, estos programas copian rutinas destructivas dentro de los sistemas a travs de una red o a travs de algn medio que transporta archivos de una computadora a otra. Un virus o gusano puede distribuirse a travs de muchas computadoras. La mayora
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de ellos simplemente distribuyen mensajes de humor, pero en muchos casos tambin destruyen la memoria, disco rgido y otros dispositivos de almacenamiento, destruyendo los datos y aplicaciones de los usuarios. Los virus pueden ingresar a una computadora a travs del correo electrnico, de archivos obtenidos de Internet o de copias ilegales de software. Los antivirus son aplicaciones de software que permiten detectar, y algunas veces eliminar, los virus de una computadora. Sin embargo, estas aplicaciones son slo efectivas para aquellos virus que ya son conocidos, por lo tanto, es esencial la actualizacin continua de las versiones del antivirus.
2.4.4.Hacker De acuerdo con la acepcin original del trmino, un hacker es un usuario de computadoras entusiasta y calificado, cuyo principal inters consiste en obtener un completo dominio de un sistema de computacin y, mediante artilugios de programacin, llevarlo a sus mximos niveles de rendimiento. En la actualidad, el trmino ha pasado a referirse a la persona que consigue acceso no autorizado a un sistema de computacin y obtiene algn dominio sobre sus aplicaciones.
2.4.5.Cracker Un cracker es un especialista en computacin que, con intencin delictiva o por diversin intelectual, intenta violar las medidas y dispositivos de seguridad de los sistemas de computacin, a fin de irrumpir en sus programas o archivos.
2.4.6.Spamming Es el envo indiscriminado de correos electrnicos no solicitados
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a gran cantidad de usuarios de Internet. El spamming es la tctica favorita de aquellos que envan publicidades masivas. Tambin ha sido utilizado por los delincuentes informticos para la distribucin masiva de virus o para la infiltracin en muchas computadoras.
2.4.7. Flaming Es la prctica de enviar mensajes crticos, derogatorios y frecuentemente vulgares, a travs de correo electrnico o foros de discusin.
2.4.8. Hoax Los hoax son generalmente falsos avisos de alerta iniciados por personas malintencionadas y luego distribuidas por usuarios inocentes que creen que de esa manera ayudan a la comunidad, distribuyendo el mensaje. Por lo general, los hoax se distribuyen a travs del correo electrnico.
2.5. Delitos informticos 2.5.1. Delito de computacin Un delito de computacin es aqul en que el uso de una computadora o el acceso a la misma o a sus partes componentes (terminales, redes, bases de datos, etc.) es un elemento esencial, de modo tal que el delito no podra haberse cometido sin aquel uso o acceso. Las computadoras juegan tres principales papeles en el delito: Como el objeto del delito que, en tal caso, consiste en destruir programas, datos y, a veces, computadoras enteras. Como la escena del delito; por ejemplo, cuando se alteran los datos de un archivo computadorizado.
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Como el instrumento del delito; en este caso, la computadora se convierte en el medio para cometer un delito que, sin ella, hubiera sido imposible.
2.5.2. Delito en Internet Hoy en da, el delito en Internet es una actividad en crecimiento. El delito incluye1 : Acceso, uso, modificacin y destruccin no autorizados de hardware, software, datos y recursos de redes. La distribucin de informacin no autorizada. La copia no autorizada de software. La denegacin del uso de su propio hardware, software, datos y recursos de redes a un usuario. La utilizacin de computadoras o recursos de redes para obtener informacin o propiedad tangible en forma ilegal.
2.5.3. Perfil del delincuente informtico Estudios de delitos de computacin indican que el tpico delincuente informtico tiende a presentar las siguientes caractersticas: Es joven. Se cree que esto se debe a que los tcnicos en informtica abundan ms entre los jvenes. Tambin suele atribuirse a que los trabajadores jvenes no han adquirido un completo sentido de responsabilidad profesional. Est entre los mejores y ms brillantes empleados. Se trata de una persona que se siente sobrecalificada para la tarea rutinaria que a menudo se le encarga.
1. O Brien, James. Management Information Systems. Managing Information Technology in the E-Business Enterprise. Fifth Edition. New York: Mc. Graw Hill, 2002.
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Suele ocupar puestos de confianza. La mayora de los delincuentes informticos desarrollan su accin daina durante sus rutinas habituales de trabajo, usando sistemas con los que estn ntimamente familiarizados. A menudo cuenta con ayuda. En casi la mitad de los delitos informticos, el autor de los mismos conspira con alguna otra persona; en otras ocasiones, el delito requiere habilidades que poseen ms de una persona. Otras veces, el caso involucra a un empleado en complicidad con un extrao a la empresa. Aprovecha el abandono de las normas o estndares. Cuando se aceptan pequeas variaciones a los estndares normales, esas pequeas variaciones pueden ir escalando progresivamente hasta hacer posibles grandes delitos. Suele presentar el sndrome de Robin Hood. Este sndrome se manifiesta en el enfoque moral de que, si bien es incorrecto perjudicar a un individuo, no lo es tomar como vctima a una gran organizacin. Juega con el desafo. Muchos delincuentes informticos son atrados por el reto intelectual implicado en el intento de violar el sistema de seguridad. Tambin tienden a creer que no hay nada malo en usar una computadora ociosa para fines privados.
3. PLAN
DE SEGURIDAD Y PLAN DE CONTINGENCIAS
3.1. Introduccin En la espera de que los prrafos precedentes hayan proporcionado al lector las ideas bsicas implicadas en el concepto de seguridad informtica, se describen en seguida los dos instrumentos principales de un programa de administracin de la seguridad de sistemas: el plan de seguridad y el plan de contingencias. Ambos deben ser promovidos por el sector especfico del rea de administracin de recursos informticos, pero son planes de la organizacin y, por lo tanto, involucran a todos sus miembros. En
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su formulacin, mantenimiento y aplicacin efectiva, as como en la observacin de las medidas de seguridad que contienen, los primeros y ms importantes protagonistas deben ser los integrantes de la direccin superior, sin cuyo respaldo explcito y continuo tales planes no podrn ser cumplidos con xito.
3.2. Plan de seguridad El plan de seguridad es un conjunto de medidas preventivas, detectivas y correctivas para enfrentar los riesgos a los que se encuentran expuestas las operaciones de procesamiento o transmisin de datos, as como los archivos, programas y dems recursos informticos involucrados. El objetivo esencial del plan de seguridad es resguardar los recursos informticos en cuanto a integridad, confidencialidad, privacidad y continuidad. La elaboracin de este plan comprende las siguientes actividades bsicas: Organizar un grupo para conducir la revisin de la seguridad; establecer planes, deberes, programas, presupuestos y atribuciones; obtener apoyo superior. Identificar los recursos informticos expuestos a prdidas; determinar el valor de los mismos, las consecuencias de su prdida y el valor de su reemplazo, o bien hacer un ranking de su importancia. Identificar las contingencias. Identificar las vulnerabilidades. Para ello se debe: Identificar los controles existentes que limitan las amenazas potenciales y los controles faltantes que facilitan tales amenazas. Combinar asociaciones de amenazas potenciales, de activos expuestos a prdida y de falta de controles limitantes. Realizar el anlisis de riesgos. Determinar las consecuencias. Evaluar las consecuencias econmicas y operativas de las
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contingencias, incluyendo la determinacin del riesgo que se desea asumir (o importe mximo que se justifica invertir en medidas de seguridad para cada contingencia). Formular la lista de medidas de seguridad (acciones y controles) que reduciran los riesgos de prdidas a niveles aceptablemente bajos. Calcular estimativamente las prdidas esperadas para cada recurso informtico (en funcin de la probabilidad de cada contingencia y del valor de la respectiva consecuencia). Identificar y costear las medidas de seguridad aplicables. Seleccionar las medidas de seguridad a implantar para reducir el riesgo a un nivel total aceptablemente bajo. Formular el conjunto completo y coherente de medidas de seguridad para enfrentar las contingencias, reducir las vulnerabilidades y limitar las consecuencias. Llevar el plan a la prctica y establecer un mtodo para su mantenimiento y mejora permanentes.
3.3. Plan de contingencias El plan de contingencias es un conjunto de procedimientos que, luego de producido un desastre, pueden ser rpidamente ejecutados para restaurar las operaciones normales con mxima rapidez y mnimo impacto. Se trata de un captulo importante del plan de seguridad informtica. Este ltimo, como se vio, comprende medidas preventivas, detectivas y correctivas. El plan de contingencias se concentra en las medidas correctivas; en l, se asume que los aspectos de prevencin y deteccin de las contingencias ya se hallan estudiados y resueltos. Hay dos objetivos esenciales a tener en cuenta en un plan de contingencias: minimizar el impacto de un desastre en la capacidad de continuar el negocio y disponer de una rpida recuperacin de las operaciones normales. Para la formulacin del plan de contingencias, se requiere el desarrollo de las siguientes actividades bsicas:
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Definicin del alcance del plan. Definicin del mtodo de actualizacin del plan. Constitucin del grupo de contingencias. Asignacin de prioridades a las aplicaciones. Definicin de los procedimientos de recuperacin de las aplicaciones. Inventario del equipamiento existente. Definicin del equipamiento crtico mnimo. Inventario de la red de comunicaciones. Definicin de las necesidades mnimas de comunicaciones. Inventario del software de base y definicin de las necesidades mnimas. Inventario de las fuentes de provisin de formularios e insumos crticos. Definicin de los procedimientos de backup y recuperacin de archivos. Precisin de alternativas para el procesamiento durante el perodo de recuperacin. Determinacin del personal involucrado y sus responsabilidades en la ejecucin del plan. Inventario de las necesidades de transporte y logstica. Revisin, prueba y aprobacin del plan.
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HOMBRE
PREVENIDO
Mientras terminaba de guardar algunos papeles en su maletn, el Dr. Cceres empez a disfrutar de la agradable sensacin de la noche del viernes. La perspectiva de un fin de semana en su casa de la playa se iba adueando de su mente y de su cuerpo, en una contradictoria mezcla de cansancio y placidez. Los otros socios y los empleados del estudio contable Cceres, Souto y Asociados se haban retirado haca un buen rato. El Dr. Cceres se haba demorado por la visita de un cliente que acababa de irse. Ahora, slo le quedaba ordenar algunas cosas y llamar a su mujer para decirle que pronto estara camino a casa. Eso s, no deba olvidarse de poner en la caja fuerte los dos mil dlares que el cliente le haba dejado a cuenta de honorarios. *** El Dr. Cceres termin de guardar los papeles. Luego, apag su computadora personal, desconect la cafetera automtica, se puso el saco, cerr con llave los cajones de su escritorio y se meti en un bolsillo los cigarrillos y el encendedor. Mientras apagaba la luz y abra la puerta, comenz a marcar, en su telfono celular, el nmero de su casa. En el palier, se cruz con Andrs, el empleado de limpieza, quien lo salud y le dijo: Deje abierto, jefe. Ya me toca su oficina.
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Esperando el ascensor, el Dr. Cceres habl con su mujer. Despus, baj a la cochera del subsuelo, subi a su automvil y sali a la calle. Anduvo unas pocas cuadras hasta el videoclub en el que iba a alquilar una pelcula. Le result difcil encontrar un lugar para estacionar, sobre todo porque, siendo ya noche oscura, buscaba un sitio iluminado para no tentar a los ladrones de autos. En realidad, estacion el automvil en el nico espacio que encontr, a unos setenta metros del videoclub. Antes de bajar, tom el frente retirable de su autoestreo y lo guard en el estuche que sac de la guantera. Baj del auto, activ la alarma con su control remoto y se dirigi al videoclub, llevando consigo el maletn, el telfono celular y el autoestreo. Tambin ahora quera evitar tentaciones a los oportunistas que rompen el vidrio de una ventanilla para apoderarse de cualquier cosa suelta dentro de un coche. *** El Dr. Cceres volvi a su auto con un cuarto objeto en sus manos: el casete de video que haba alquilado. Subi, retir del estuche el frente del autoestreo, lo instal, guard el estuche en la guantera y encendi la radio. Justo en el momento en que pona en marcha el vehculo, lanz una exclamacin, al mismo tiempo que golpeaba el volante con el puo. Los dos mil dlares! Haba olvidado guardarlos en la caja fuerte! *** Apenas unos minutos despus, el Dr. Cceres haca el viaje en ascensor ms largo de su vida. No terminaba nunca de llegar al quinto piso! Estaba regresando a su oficina, luego de haber violado lmites de velocidad y semforos en rojo. Y el ascensor paraba en todos los pisos! Por fin, lleg. Corri hasta la puerta de su estudio y trat de abrirla; estaba cerrada con llave. Seguramente, Andrs haba terminado la limpieza; seguramente, habra visto los dos mil dlares que haban quedado en Dnde? Dnde los haba dejado? Sac
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las llaves, abri la puerta, irrumpi en la oficina y encendi la luz. Primero, busc con la mirada, y luego, revolviendo aqu y all, abriendo cajones, moviendo muebles... De pronto, al empujar, casi sin quererlo, varios disquetes de computacin que estaban desparramados sobre su escritorio, apareci el bulto que buscaba, el primoroso y pequeo paquete de dos mil dlares. Sinti que un nudo se le iba desatando en el pecho. Serenndose de a poco, tom el montn de billetes, se dirigi a la caja fuerte empotrada en la pared, movi lentamente el disco de la combinacin hasta cada uno de los seis puntos de la clave, abri la puerta de la caja y deposit en su interior, casi amorosamente, el pequeo lote de veinte billetes. *** Ahora que estaba nuevamente esperando el ascensor, el Dr. Cceres pens que tena que llamar otra vez a su mujer para comunicarle la demora. Instintivamente, hizo un gesto como para alzar su telfono celular. Entonces, se dio cuenta de que lo haba dejado en el auto. Junto con el maletn! Y el autoestreo! Y el casete de video! Nueva agitacin, nuevo eterno viaje en ascensor, nueva carrera... Y nuevo alivio. Todo estaba en orden en su automvil: el autoestreo, en su lugar; el maletn, el telfono y el casete, en el asiento trasero. *** Tuvo un delicioso fin de semana, tal como lo haba soado. Fue una suerte, porque eso le permiti recobrar fuerzas para enfrentar un pequeo disgusto que lo esperaba en su oficina, el lunes por la maana. Algn intruso haba violado la puerta del estudio y se haba llevado algunas cosas sin importancia. Entre ellas, unos cuantos disquetes de computacin, aquellos que estaban sobre su escritorio y haban ocultado el paquete de dlares.
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Por fortuna, la caja fuerte estaba intacta. Tres das despus, los socios de Cceres, Souto y Asociados tomaron conciencia. Los disquetes contenan datos de siete meses de registraciones contables, cuentas corrientes, balances y liquidaciones de impuestos de catorce clientes del estudio. Las copias de seguridad? Haca ocho meses que nadie se ocupaba de ellas. Uno de los socios calcul el costo de recuperar la informacin perdida. Cuando el Dr. Cceres conoci la cifra, pens que era una cantidad treinta veces superior a la que resultaba de sumar los costos de un maletn, de un autoestreo, de un telfono celular, de un casete de vdeo y dos mil dlares. Una cantidad suficiente como para comprar, por lo menos, dos autos. Con aire acondicionado y todo. Javier Collazo
EL
MTODO DEL CONTROL DE RIESGOS
Se ha dicho que la tcnica del control de riesgos fue creada para vender seguros. Esto es sin duda una simplificacin excesiva. El control de riesgos es un enfoque metdico para la identificacin de cada uno de los riesgos y para la evaluacin de las probabilidades de que suceda. Identificacin y evaluacin, pues, son los dos principios bsicos del control de riesgos. Ciertos riesgos, como incendios, inundaciones y robos, son reconocibles con facilidad. Otros no pueden ser identificados tan fcilmente. Lo importante a considerar es que las reas de peligro no estn contenidas dentro de parmetros precisos. Cada funcin de negocios tiene muchas ramificaciones cuando se trata de determinar cmo podra ocurrir un funcionamiento defectuoso o una accin delictiva, y cul podra ser su efecto traducido en prdidas. Tomemos el ejemplo de un banco norteamericano, en las pocas iniciales de la informatizacin bancaria. Quin debi haber previsto la posible manipulacin fraudulenta de su nuevo sistema computadorizado de depsitos? Para convertirse en el estableci-
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miento bancario ms eficaz entre sus similares, este banco codific magnticamente el nmero de cuenta en las boletas de depsito, de las que entreg talonarios a todos sus clientes. Un cliente bastante clarividente dej sus boletas de depsito en una mesa de la zona destinada a los depositantes. stos fueron llegando, y algunos se encontraron con que no llevaban sus talonarios de boletas, pues aquella maana haban cambiado de traje o de bolso. Pensaron, sin embargo, que no existira problema alguno, puesto que el banco haba previsto esta posibilidad y haba dejado boletas sobre la mesa para uso de los olvidadizos, quienes las utilizaron agradecidos. No se dieron premios por adivinar en qu cuenta fue ingresado el dinero cada vez que se emple una de las boletas tan previsoramente proporcionadas. Nuestro amigo se march con una bonita suma antes de que los hechos fueran descubiertos. Naturalmente, el sistema fue cambiado. Una vez identificado cada riesgo, ha de ser evaluado segn las probabilidades de que ocurra. Cree usted que, como no ha sufrido un incendio importante en veinte aos, forzosamente no es posible que se est por producir alguno? Consulta las estadsticas nacionales sobre incendios relacionadas con su industria en particular y establece alguna clase de valoracin a sus posibilidades de supervivencia? La mejor respuesta sera una combinacin de ambos enfoques, junto con cierto grado de sentido comn. Se dispone de frmulas que ayudan a calcular el factor de probabilidad. Y, aunque no siempre suministran una evaluacin precisa, lo que usted necesita es una idea de los riesgos que predominan sobre otros o, dicho de otro modo, qu riesgos exigen prioritariamente la aplicacin de medidas reductoras. Si su edificio se encuentra muy por encima del nivel del mar y, debido a las condiciones geogrficas y climticas, el riesgo de inundacin es prcticamente nulo, entonces usted evala ese riesgo situndolo en lo ms bajo de la escala de probabilidades. Del mismo modo, nunca debe descartarse el incendio o el robo de cualquier naturaleza, pero es posible aceptar que, en ciertas cir-
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cunstancias, los terremotos no son hechos a los que se les deba prestar mucha atencin. As, pues, debe usted evaluar todos los riesgos que puede identificar. Talbot, J. R., Texto adaptado de La direccin y la seguridad del ordenador. Editorial Hispano Europea, Barcelona, 1983, pp. 33-35.
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AUTOEVALUACIN
1. Considere los distintos tipos o archivos de informacin con los que trabaja habitualmente. Ordnelos en un ranking por su grado de sensitividad. Aplique, para cada tipo o archivo, la pregunta: Qu le sucedera al negocio si esta informacin fuera observada, modificada, sustrada o destruida de una manera no autorizada? Piense qu valor monetario asignara a cada archivo. 2. Considere el uso de equipos de computacin que se hace en el mbito a su cargo o en su entorno y revise mentalmente cada uno de los siguientes aspectos: Acceso lgico. Acceso fsico. Contraseas. Identificacin. Autenticacin. Autorizacin. Criptografa. Pistas de auditora. Backup y recuperacin. Para cada aspecto, conteste las siguientes preguntas: Qu debilidades presenta? Qu podra hacerse para mejorarlo? 3. Reflexione sobre la existencia y caractersticas de un plan de seguridad y un plan de contingencias de los recursos
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informticos en su organizacin. Considere cada una de las etapas de formulacin de ambos planes y evale en qu proporcin, desde su punto de vista, las considera cumplidas en su empresa.
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GLOSARIO
Algoritmo: conjunto especfico de pasos lgicos o matemticos con cuya aplicacin se encuentra la respuesta o solucin a un problema difcil. En sistemas de informacin, un algoritmo es un conjunto de instrucciones definidas para la obtencin de la solucin o respuesta a un problema o una tarea dados. Anlisis de sensibilidad: procedimiento por el cual un modelo matemtico se hace funcionar bajo distintos valores de sus variables, a fin de analizar y comparar el comportamiento del mismo para cada combinacin de valores. Se dice que este anlisis permite responder a la pregunta Qu pasa si...?. Analista de sistemas: aqul que tiene a su cargo el diseo funcional y el diseo lgico de una aplicacin. En relacin con el ciclo de vida de los sistemas, el analista se ocupa de todas las etapas previas a la construccin. Aplicacin: cada uno de los usos especficos de un sistema de computacin, sustentado en uno o ms programas que procesan informacin de similares entidades y producen resultados vinculados con un subsistema particular de la organizacin o con una necesidad particular del usuario. Ejemplos de aplicaciones son: contabilidad, liquidacin de haberes, procesamiento de textos, facturacin, etc. Autenticacin: La autenticacin es una prueba de la identidad invocada mediante la identificacin. Automatizacin: empleo de mquinas con funciones automticas para el reemplazo de tareas humanas.
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GLOSARIO - RAL HORACIO SAROKA
Automatizacin de oficinas: conjunto de tcnicas de comunicaciones y computacin aplicadas a la obtencin, transmisin, almacenamiento, recuperacin, procesamiento y difusin de datos, textos, grficos, voz e imgenes, permitiendo el traslado de informacin sin necesidad de movimiento fsico de personas ni papeles. Se refiere a todas aquellas aplicaciones basadas en computadoras asociadas con el trabajo general de oficina. Incluye, entre otras, las siguientes: procesamiento de textos, captacin de datos, correo electrnico, generacin y transmisin de facsmiles, archivo electrnico, procesamiento de imgenes, teleconferencias, procesamiento de voz, graficacin, edicin de escritorio, etc. Base de datos: coleccin de datos interrelacionados y almacenados concentradamente. Business Intelligence (Inteligencia de negocios): BI es un proceso centrado en el usuario que permite explorar datos, relaciones entre datos y tendencias, permitiendo mejorar la toma de decisiones. Esto incluye un proceso interactivo de acceso a los datos y el anlisis de los mismos para obtener conclusiones. Clave privada: una clave privada es una clave que solo conoce el dueo de la misma, y se utiliza en la criptografa para que el destinatario desencripte los mensajes que han sido encriptados con la clave pblica del mismo. Clave pblica: una clave pblica es una clave utilizada en criptografa, que se da a conocer a otras personas para ser utilizadas al encriptar mensajes (que luego podrn ser desencriptados con la clave privada del receptor). Clickear: (hacer clic). Neologismo onomatopyico que alude a la accin de apretar y soltar rpidamente un botn del mouse. Cdigo de barras: sucesin estandarizada de barras impresas de distinto ancho con la que se representa un cdigo numrico legible por una computadora. La gran mayora de los productos de consumo masivo presentan, en sus envases o envoltorios, el cdigo de barras que representa el nmero identificatorio del producto. Este cdigo es ledo por una unidad de reconocimiento ptico en la terminal de punto de venta, con lo que la computadora central puede procesar las correspondientes operaciones de facturacin y ajuste de inventarios.
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Cdigo fuente: cdigo de lenguaje simblico que el programador utiliza para escribir los programas. Este cdigo no es entendible por la computadora, por lo que un programa en cdigo fuente no puede ser ejecutado; es necesario someterlo a un proceso de traduccin al lenguaje binario que la computadora comprende. Para realizar modificaciones a un programa, es necesario disponer de la versin del mismo en cdigo fuente, ya que este lenguaje simblico es el que el programador entiende y utiliza para realizar los cambios. Columna vertebral: (en ingls: backbone). Trmino que se aplica a un tipo de red que, generalmente, conecta slo dispositivos especializados, tales como servidores, ruteadores y vnculos de comunicaciones. El backbone es un sistema de cableado especfico entre estos dispositivos, aislado del trfico regular entre clientes y servidores. En Internet, se llama as la estructura principal de la red, formada por centros de supercomputadoras y proveedora de servicios de comunicacin de alta velocidad. Conjunto de programas que, en las computadoras personales IBM y compatibles, se encuentran en la memoria ROM y cumplen funciones de arranque de la computadora y de control de perifricos. Contingencia: Se denomina contingencia o amenaza al conjunto de los peligros a los que estn expuestos los recursos informticos de una organizacin, o sea, las personas, los datos, el hardware, el software y las instalaciones. Contrasea: Una contrasea es un grupo de caracteres usado como clave para poder acceder a informacin restringida. Conversin: proceso mediante el cual se pasa de un sistema existente a un sistema nuevo. La conversin puede referirse a tres niveles principales: la conversin de sistemas implica el reemplazo de un sistema de informacin por otro; la conversin de archivos se refiere al traslado de informacin de un formato existente a un formato nuevo; finalmente, tambin se puede hablar de conversin cuando se trata de reemplazos de hardware y/o de software de base. Cracker: es un especialista en computacin que, con intencin delictiva o por diversin intelectual, intenta violar las medi-
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das y dispositivos de seguridad de los sistemas de computacin, a fin de irrumpir en sus programas o archivos. Criptografa: La criptografa es la proteccin de la informacin hacindola ininteligible para usuarios no autorizados. CRM (Customer Relationship Management): significa Gestin de la relacin con el cliente y es la conjuncin de una estrategia y procesos acerca de los clientes, apoyada por la tecnologa informtica, con el propsito de incrementar la lealtad de los clientes y, eventualmente, mejorar la rentabilidad de la empresa. CRM representa una estrategia coordinada de marketing, ventas y servicios. Data mart: Un data mart se refiere a un repositorio de datos menos pretencioso que un data warehouse. Datamining: Datamining es una variedad de tipos de anlisis cuyo objetivo es descubrir relaciones entre los datos que no hubieran sido descubiertas sin la aplicacin de procedimientos especializados. Data warehouse: es un repositorio de informacin extrada de otros sistemas de la compaa (ya sean los sistemas transaccionales, las bases de datos departamentales, la Intranet, o bases de datos externas, tales como datos macroeconmicos, indicadores del mercado, etc) y que es accesible a los usuarios de negocios. Diseo funcional: definicin de un sistema, desde el punto de vista de las prestaciones que suministrar al usuario. Diseo tecnolgico: definicin de un sistema, desde el punto de vista de los recursos tecnolgicos que emplear. EAI (Enterprise Application Integration): Las aplicaciones EAI permiten integrar las diferentes aplicaciones de una empresa y son las responsables de entender y reconciliar las diferencias entre las mismas y de manejar el flujo de trabajo (workflow) entre los sistemas en un mismo proceso que abarca las diferentes aplicaciones. E-commerce (comercio electrnico): Es el sistema global que, utilizando redes informticas y en particular Internet, permite la creacin de un mercado electrnico (es decir, operando por computadora y a distancia) de todo tipo de productos, servicios, tecnolo-
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gas y bienes, incluyendo a la vez matching, negociacin, informacin de referencia comercial, intercambio de documentos, y acceso a banca electrnica (banking) e informacin de apoyo (aranceles, seguros, transporte, etc.), todo en las condiciones de seguridad y confidencialidad necesarias. EDI (Electronic Data Interchange): es el intercambio, mediante computadoras, de datos y documentos tales como rdenes de compra, facturas y notificaciones de cobro, en un formato estndar universalmente aceptado, que se realiza entre una empresa y sus asociados comerciales (fundamentalmente clientes y proveedores). El EDI es un componente vital y estratgico para el intercambio seguro y en tiempo, de la informacin de negocios . EIS (Executive Information System) / ESS (Executive Support Systems): Un sistema EIS/ESS es un sistema de informacin computadorizado diseado para proveer a los gerentes acceso a la informacin relevante para sus actividades de gestin. Un sistema EIS/ESS soporta actividades estratgicas tales como la definicin de polticas, planeamiento, o preparacin de presupuestos. El objetivo de estos sistemas es el de recolectar, analizar e integrar los datos internos y externos en indicadores. E-learning: consiste en las actividades de enseanza y aprendizaje basadas en el uso de tecnologas de Internet Empresa virtual: es una red temporal de compaas independientes (proveedores, productores, y clientes), unidas a travs de la tecnologa de la informacin, para compartir habilidades, costos y el acceso a los mercados del otro. Las compaas se unen para explotar una oportunidad especfica. Cada una de ellas contribuye con las actividades que conforman su competencia principal. En lnea: estado de un perifrico o cualquier otro dispositivo que se encuentra bajo el control de la unidad central de procesamiento. ERP (Enterprise Resource Planning): es un paquete de programas estandarizados que le permite a una compaa automatizar e integrar la mayor parte de sus procesos de negocios, compartir datos y prcticas entre todos los miembros de la organizacin, y producir y acceder a la informacin en un ambiente de tiempo real.
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Estacin de trabajo: en una red, computadora de escritorio que corre programas de aplicacin y constituye un punto de acceso a la red. Extranet: son enlaces de red que utilizan la tecnologa de Internet para interconectar la Intranet de una compaa con las intranets de sus clientes, proveedores u otros aliados de negocios. Las extranets permiten a los clientes, proveedores, consultores, subcontratistas, agentes y otros, acceder a las intranets seleccionadas u otras bases de datos de la compaa. FCE (Factores crticos de xito): Los FCE de una gestin determinada son las actividades que es imprescindible que sean satisfactorias para el buen resultado de esa gestin. Firewall: Un firewall funciona como un sistema que controla la puerta de entrada (gatekeeper) y que protege la intranet y otras redes de la compaa de los intrusos, a travs de filtros y puntos de acceso desde Internet y otros recursos. El firewall busca en el trfico de red las claves de acceso apropiadas y otros cdigos de seguridad, y solo permite realizar transferencias autorizadas hacia adentro y hacia afuera de la red. Firma digital: Una firma digital encriptada con una clave privada, identifica de forma unvoca a la persona que enva un mensaje, y conecta a esa persona con ese mensaje en particular. Fsico: adjetivo utilizado con frecuencia en computacin, en oposicin a lgico. En general, el aspecto fsico de una entidad alude a sus caractersticas materiales, es decir, a todos sus atributos que pueden describirse como magnitudes fsicas: dimensiones lineales, volumen, carga elctrica, peso, color, ubicacin en el espacio, direccin y velocidad de movimiento, etc. De tal modo, la traduccin al castellano de la palabra hardware es soporte fsico (mientras que la de software es soporte lgico). (Comprese con lgico). Flamming: es la prctica de enviar mensajes crticos, derogatorios y frecuentemente vulgares, a travs de correo electrnico o foros de discusin. Gantt: tipo de grfico utilizado para representar, sobre una dimensin temporal, la programacin de un conjunto de actividades.
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Gestin del conocimiento: es el proceso formal dirigido a identificar, capturar, almacenar, mantener, actualizar y transmitir el conocimiento existente en una organizacin, para lograr su disponibilidad y que pueda ser compartido. Grid: Las tecnologas Grid estn orientadas a aprovechar el tiempo de procesamiento de gran cantidad de computadoras distribuidas para resolver algn tipo de problema o ejecutar determinados procesos. Todas las computadoras que conforman un Grid, se combinan para dar origen a un poder mundial de procesamiento computacional. Groupware: se refiere a las aplicaciones de software colaborativo, es decir, aquellas aplicaciones que ayudan a las personas a trabajar en equipo, a travs de una variedad de herramientas para llevar a cabo los proyectos y las tareas de grupo. Hacker: es un usuario de computadoras entusiasta y calificado, cuyo principal inters consiste en obtener un completo dominio de un sistema de computacin y, mediante artilugios de programacin, llevarlo a sus mximos niveles de rendimiento. Hardware: expresin del idioma ingls con la que se alude genricamente a todos los componentes fsicos de un sistema de computacin. Hoax: Los hoax son generalmente falsos alertas iniciados por personas malintencionadas y luego distribuidas por usuarios inocentes que creen que de esa manera ayudan a la comunidad, distribuyendo el mensaje. Por lo general, los hoax se distribuyen a travs del correo electrnico Host: (anfitrin). Trmino con el que se alude a la computadora principal de una red de procesamiento. Identificacin: es la declaracin de ser una cierta persona o programa. Esta declaracin es ofrecida a un sistema mediante algo que se sabe, se tiene o se es. Comnmente, se ofrece un nombre o nmero de identificacin, pero puede tratarse tambin de una tarjeta magntica, una impresin digital, un registro de voz, la respuesta a una pregunta, etc. Inteligencia artificial: 1. capacidad de una computadora para simular la inteligencia humana en reas del juicio, el aprendizaje y el razonamiento. 2. Parte de la ciencia de la computacin
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que estudia la posibilidad de que las computadoras adquieran capacidades similares a las de la inteligencia humana. Marvin L. Minsky, del Instituto Tecnolgico de Massachusetts y reconocida autoridad en IA, ha definido la inteligencia artificial como la ciencia que permite a las mquinas ejecutar tareas cuya solucin requerira la inteligencia del hombre. Interactivo: relativo al proceso en el que el usuario puede mantener un dilogo con la computadora, habitualmente a travs de una pantalla y un teclado. Internet: red mundial que interconecta millones redes de gobiernos, universidades, instituciones y empresas. Mediante ella, puede cursarse correo electrnico, acceder a decenas de miles de bases de datos, formar parte de grupos de discusin, transferir archivos multimedia, etc. Internet mvil: consiste en la conexin a servicios de Internet a travs de telfonos, pagers, PDAs (Personal Digital Assistants) y otros dispositivos de comunicacin portables. Intranet: Una Intranet o red interna es una red que, utilizando tecnologa basada en Internet, es creada por una organizacin para diseminar informacin corporativa y vincularse con sus empleados IOS (Inter-Organizational Systems): un sistema IOS es un sistema de informacin utilizado por dos o ms organizaciones para desarrollar algn proceso de negocios en conjunto. Lgico: adjetivo utilizado con frecuencia en computacin, en oposicin a fsico. El aspecto lgico de una entidad se refiere a su significado, mensaje o componente inteligente y, en general, a sus atributos inmateriales. De tal modo, la traduccin al castellano de la palabra software es soporte lgico (mientras que la de hardware es soporte fsico). (Comprese con fsico). Mantenimiento de programas: actividad mediante la cual los programas se mantienen actualizados mediante la introduccin de modificaciones que los adecuan a los cambios requeridos por el contexto de la respectiva aplicacin o que introducen mejoras de performance. Megabit: (abreviaturas: Mbit, Mb). Unidad de medida que, en la prctica, se usa como equivalente a 1.000 kilobits o 1.000.000
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bits. En sentido estricto, un megabit es igual a 2 elevado a la potencia 20, es decir 1.048.576 bits. Microprocesador: circuito integrado o chip que contiene la unidad de control y la unidad aritmtica y lgica de la unidad central de procesamiento de una computadora. MIS (Management Information System): los sistemas MIS son un subproducto de los sistemas transaccionales utilizados en el nivel gerencial. Como los sistemas transaccionales, que procesan los datos de las transacciones en la organizacin, los MIS procesan los datos para uso gerencial. Sin embargo, los sistemas MIS producen gran cantidad de reportes con muchos datos, pero no demasiada informacin para manejar el negocio. Modelo matemtico: representacin en lenguaje matemtico de los componentes e interrelaciones de un problema, un proceso, un dispositivo o un concepto. Mdem: (MOdulador-DEModulador). Dispositivo perifrico que convierte seales digitales (de computacin) en seales analgicas (de telefona) y viceversa. Se utiliza para comunicar computadoras a distancia, va telefnica. Mdulo: componente del soporte lgico diseado para combinarse con otros para la constitucin de programas operables. MOLAP (Multidimentional OLAP): El procesamiento MOLAP utiliza tablas multidimensionales en forma de cubos para el anlisis de datos. Multimedia: (multimedios). Trmino con el que se alude a la incorporacin de grficos, texto, voz, sonido, msica y video en una sola aplicacin de computadora. Navegar: desplazarse entre distintas opciones de un men. En Internet y redes similares, la navegacin puede asimilarse a un viaje lgico entre diferentes sitios de la red. OLAP (On Line Analytical Processing): son los sistemas analticos, utilizados para procesar la informacin proveniente de los sistemas transaccionales. OLTP (On Line Transaction Processing): son los sistemas de informacin transaccionales, que realizan operaciones repetitivas y relativamente sencillas y contribuyen a automatizar las tareas ms rutinarias y tediosas.
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Open Software (software abierto): es un trmino reciente que describe al software que est disponible para el pblico general, en cdigo fuente, que no posee restricciones de licencias que limitan su uso, modificacin o redistribucin. Outsourcing (tercerizacin): consiste en la transferencia de todo o parte de una actividad o proceso a un proveedor externo adecuadamente calificado Parametrizacin: actividad mediante la cual un sistema estandarizado es alimentado con los datos, variables o parmetros concretos de un usuario especfico. Peer to Peer (P2P): significa comunicacin entre pares y es un tipo de procesamiento descentralizado que comunica computadoras con capacidades equivalentes entre s que comparten los recursos sin comunicarse a travs de un servidor o base de datos central. Perifrico: denominacin genrica que se aplica a todo dispositivo de computacin conectado con la CPU y bajo el control de sta. Los perifricos pueden ser unidades de entrada, unidades de salida o unidades de almacenamiento auxiliar. Pista de auditora: es una huella o registro generado automticamente por un sistema de computacin para permitir la reconstruccin, a posteriori, de la secuencia de operaciones, el origen de las transacciones, la fuente de cifras o registraciones especficas y, en general, el modo, el momento y el operador involucrados en los accesos a los archivos. Una pista de auditora tpica es la que permite reconstituir un procesamiento, siguiendo el camino hacia atrs, hasta llegar al documento fuente. Portal: es un software que maneja el acceso de los usuarios a mltiples aplicaciones, fuentes de informacin o a la Intranet corporativa de una organizacin, dependiendo del rol o perfil del usuario que ingrese en el mismo. Procesamiento distribuido: modo de procesamiento caracterizado por la conformacin de redes de computacin que interconectan distintos puntos geogrficos provistos de capacidad de procesamiento local. Procesamiento por lotes: procesamiento de un conjunto o lote de transacciones en una nica corrida. Por su naturaleza,
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carece de las posibilidades de interactividad del procesamiento por transacciones y, consecuentemente, no permite la actualizacin de los registros en tiempo real. Pero, cuando estn involucradas grandes bases de datos, implica el ahorro de tiempo de procesamiento, al no sufrir las interrupciones propias del procesamiento en tiempo real. En el procesamiento por transacciones, cada transaccin es procesada individualmente, dando lugar a la posibilidad de intervencin del operador, a fines de control o de correccin de errores. Programa: secuencia lgica y completa de instrucciones para dirigir a una computadora en la ejecucin de las operaciones deseadas para la resolucin de un problema previamente definido. Prototipo (de software): versin preliminar de un sistema, desarrollada con la finalidad de permitir la investigacin de ciertos aspectos del mismo. Habitualmente, el fin primordial de un prototipo es la obtencin de realimentacin suministrada por quienes habrn de ser los usuarios del sistema. Realidad virtual: realidad simulada por una computadora y que puede actuar sobre todos los sentidos del usuario. El trmino virtual alude a algo que no est, pero es como si estuviera. En nuestro mundo real, existen espacios y existen objetos dentro de esos espacios. Nosotros podemos movernos en el espacio; los objetos tambin pueden hacerlo, ya sea por s mismos (como un tren o una paloma), o por una accin ejercida sobre ellos. En una realidad virtual, experimentamos y sentimos que todas esas cosas ocurren (aunque no ocurren realmente), y que ocurren dentro de un espacio (aunque el espacio no existe realmente). En computacin, la realidad virtual alude a un programa y a un conjunto de herramientas y dispositivos que permiten que las personas desarrollen acciones con los efectos funcionales de una situacin real, pero no en una situacin real. Red: dos o ms dispositivos de computacin que se comunican mediante un protocolo definido, con el objeto de compartir informacin, discos, impresoras u otros recursos. Redundancia de datos: repeticin del almacenamiento fsico de un dato.
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Registro: grupo de campos de datos tratado como una unidad singular en un medio de almacenamiento. ROLAP (Relational OLAP): el procesamiento ROLAP permite realizar un anlisis multidimensional con datos almacenados en bases de datos relacionales. Scanner: (explorador, escrutador, digitalizador). Unidad de entrada que consiste en un dispositivo que, aplicado sobre cualquier imagen (textos, fotografas, ilustraciones, grficos, mapas, cdigos de barras, etc.), la descompone en puntos cuyo color digitaliza. De esta manera, la imagen puede cargarse a la memoria de la computadora para ser almacenada en un dispositivo de memoria auxiliar y posteriormente recuperada a los fines de su tratamiento. SCM (Supply Chain Management): significa Gestin de la Cadena de Abastecimiento. Una cadena de abastecimiento es la compleja red de relaciones que las empresas mantienen con socios comerciales para fabricar y entregar sus productos. Sensor: dispositivo que convierte un determinado estmulo fsico en una seal electrnica. Serie cronolgica: sucesin de valores distribuidos sobre un eje temporal. Servidor: (server). En una red, una computadora que proporciona servicios a los nodos restantes de la red (habitualmente llamados clientes), compartiendo con ellos el uso de un recurso costoso. Sistema de bases de datos: herramienta de software diseada para definir, generar, organizar, actualizar y consultar bases de datos. Sistema experto: sistema computadorizado que contiene los conocimientos de un experto humano sobre un tema especfico. Est compuesto por una base de conocimientos, en la que stos se almacenan generalmente bajo la forma de reglas si..., entonces..., y por un software denominado motor de inferencia, que, a partir de datos ingresados sobre un problema particular, extrae de la base de conocimientos las probables soluciones. Los sistemas expertos son conocidos tambin como sistemas basados en el conocimiento o asistentes inteligentes.
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Sistema-objeto: el sistema real al que se refiere un determinado sistema de informacin. Software: trmino con el que se designa el soporte lgico de un sistema de computacin. En sentido restringido, se refiere a los programas que la computadora ejecuta. En sentido amplio,incluye, adems, los procedimientos, las habilidades humanas y, en general, los recursos no fsicos que integran un sistema de computacin. Spamming: Es el envo indiscriminado de correos electrnicos no solicitados a gran cantidad de usuarios de Internet. Teletrabajo: es la prctica de trabajar en un lugar distinto del local de la empresa empleadora (habitualmente, en la propia casa del empleado), a travs de una conexin de Internet con la oficina central de la empresa a fin de intercambiar mensajes y datos. Terminal: cualquier dispositivo conectado a distancia con una computadora y desde el cual el usuario puede actuar interactivamente con ella. La expresin alude comnmente a una pantalla con teclado. Tiempo real: modo de procesamiento en el que ste se lleva a cabo en el mismo momento en que sucede el hecho que genera la necesidad del proceso. En las aplicaciones de procesamiento en tiempo real, la computadora interviene en alguna parte de la ejecucin de una transaccin externa que demanda el uso o la actualizacin de los datos. Vale decir que la entrada al procesamiento proviene de la transaccin externa, y la salida se relaciona con la misma transaccin. La expresin tiempo real alude a la exacta correspondencia entre la identificacin del momento en que un dato es generado (una fecha y/o una hora) y el momento en que el dato es procesado. UML (Unified Modeling Language): UML representa el conjunto de las mejores prcticas que han probado ser las ms exitosas en la modelizacin de software de sistemas grandes y complejos y es el resultado de varios aos de esfuerzo para unificar los mtodos ms utilizados en todo el mundo, con las mejores ideas llevadas a cabo en la industria. Unidad central de procesamiento: principal componente de una computadora, encargado de comandar el funcionamiento
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de todos los otros componentes del sistema, y de realizar el procesamiento de los datos. Se la denomina habitualmente con la sigla CPU (Central Processing Unit). Validacin: examen de los datos que entran o salen de un sistema, a efectos de verificar el cumplimiento de criterios previamente definidos. Videoconferencia: intercomunicacin de un nmero cualquiera de participantes en una reunin, cada uno de ellos en un lugar distinto del mundo, y en la que, mediante el uso de sistemas de comunicacin intercontinentales, se establece una interaccin por voz e imagen, de modo tal que cada uno puede ser escuchado o visto en una pantalla por todos los dems. Virtual: calificativo aplicado a aquello que no est, pero es como si estuviera. En el lenguaje comn, este trmino se utiliza en el sentido definido; por ejemplo, si un corredor ocupa la primera posicin de una competencia faltando pocos metros para la meta y teniendo a su inmediato seguidor a cientos de metros de distancia, se puede decir de l que es el virtual ganador: en la realidad, no es an el ganador (pues, para ello, debe llegar a la meta), pero es como si lo fuera. En el contexto de la computacin, el trmino tiene su especial uso al referirse a la memoria virtual, ya que, justamente, se trata de una memoria que no est, pero es como si estuviera. Virus y gusanos informticos: Un virus es un programa que no puede funcionar si no es insertado dentro de otro programa. Un gusano es un programa que puede funcionar sin asistencia de otro. En cualquiera de estos casos, estos programas copian rutinas destructivas dentro de los sistemas a travs de una red o a travs de algn medio que transporta archivos de una computadora a otra. Un virus o gusano puede distribuirse a travs de muchas computadoras. Muchos de ellos simplemente distribuyen mensajes de humor, pero en muchos casos tambin destruyen la memoria, disco rgido y otros dispositivos de almacenamiento, destruyendo los datos y aplicaciones de los usuarios. Volumen: unidad removible de soporte de almacenamiento de datos. Por ejemplo: un carrete de cinta magntica o un disco removible.
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Vulerabilidad: es una debilidad que presenta una organizacin frente a las contingencias latentes que tienen lugar en el entorno del procesamiento de datos. Dada una contingencia, la vulnerabilidad es la falta de proteccin frente a ella Web services (servicios web): web son aplicaciones modulares que pueden ser publicadas, ubicadas e invocadas en la Web. Estas aplicaciones realizan funciones, que pueden responder a simples pedidos o implementar complejos procesos de negocios. Una vez construido el servicio web, otras aplicaciones o servicios pueden utilizarlo. World Wide Web: (telaraa mundial). Servicio de Internet, conocido popularmente como Web, WWW o doble V, que consiste en una interfaz grfica con capacidades multimedia. Es apto para navegar por la red, permitiendo recuperar informacin basada en la bsqueda por palabras claves. La tecnologa de la World Wide Web produjo la masificacin del uso de Internet, ya que aport una interfaz amistosa que combina textos, grficos, audio y video. Posteriormente, las organizaciones advirtieron que esta tecnologa poda constituir una poderosa herramienta de comunicacin interna, dando lugar al desarrollo de las intranets. XML (Extensive Markup Language): describe los contenidos de un documento aplicando etiquetas (llamadas tags) a los datos contenidos en los mismos. XML describe el contenido del documento y determina la forma en que ser organizada la informacin .
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SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ERA DIGITAL

RAL HORACIO SAROKA

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COORDINADOR ACADMICO Licenciado Omar Bagnoli

2002 Fundacin OSDE

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Glosario ...................................................................................... 345 Bibliografa................................................................................. 361

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EL SISTEMA DE INFORMACIN Y LA ORGANIZACIN

Objetivos del Mdulo I

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Unidad 1 EL SISTEMA DE INFORMACIN Y SU ROL EN LA ORGANIZACIN

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MDULO I - UNIDAD 1 - RAL HORACIO SAROKA

SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ERA DIGITAL

Esquema del modelo de sistema.

MDULO I - UNIDAD 1 - RAL HORACIO SAROKA

Los elementos de un sistema son, a su vez, sistemas.

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SISTEMA DE REGULACIN Y CONTROL

MDULO I - UNIDAD 1 - RAL HORACIO SAROKA

SISTEMAS DE INFORMACIN EN LA ERA DIGITAL

Retroaccin de 2do. orden (modifica la norma)

Modelo de sistema de regulacin y control

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MDULO I - UNIDAD 1 - RAL HORACIO SAROKA

Unidad 2 TIPOS DE SISTEMAS DE INFORMACIN