UNIVERSITATEA TEFAN CEL MARE SUCEAVA FACULTATEA DE TIINE ECONOMICE I ADMINISTRAIE PUBLIC

PROIECT LA DISCIPLINA: ARHIVISTIC I DOCUMENTARISTIC

Coordonator, Lect. univ. drd. Nedelea Oana

Student: Chic Gheorghe-M arian Administraie Public, Anul III, Grupa I

Suceava 2011

PROTECIA DOCUMENTELOR DE ARHIV MPOTRIVA INCENDIILOR, INUNDAIILOR I ANTISEISMIC

CUPRINS 1. Introducere.................................................................................4 2. Pstrarea documentelor de arhiv...........................................4 3. Protecia documentelor de arhiv............................................5 3.1. Protecia mpotriva inundaiilor..........................................5 3.2. Protecia mpotriva incendiilor...........................................6 3.3. Protecia antiseismic.........................................................6 4. Recuperarea documentelor de arhiv.......................................6 4.1. Recuperarea documentelor incendiate................................7 4.2. Recuperarea documentelor inundate..................................7 4.3. Recuperarea documentelor acoperite de darmturi..........8 4.4. Dezinfecia, dezinsecia i deratizarea n arhive................8 5. Concluzii......................................................................................9 6. Bibliografie..................................................................................9

1. Introducere
Constituie izvoare istorice i alctuiesc Fondul Arhivistic Naional al Romniei documentele create de-a lungul timpului de ctre organele de stat, organizaiile publice sau private economice, sociale, culturale, militare i religioase, precum i de catre persoanele fizice, acestor documente statul oferindu-le protecie special. Protecia special a Fondului Arhivistic Naional al Romniei se realizeaz n condiii de pace, iar n caz de rzboi sau de calamitii naturale, de ctre creatori i deintori, cu sprijinul organelor desemnate cu atribuii speciale n asemenea situaii i cu asistena de specialitate a Arhivelor Naionale. Persoanele fizice i persoanele juridice, creatoare i deintoare de documente care fac parte din Fondul Arhivistic Naional al Romaniei, rspund de evidena, inventarierea, selecionarea, pstrarea i folosirea documentelor. Creatorii i deintorii de documente sunt obligai s pastreze documentele create sau deinute n condiii corespunztoare, asigurndu-le mpotriva distrugerii, degradrii, sustragerii ori comercializrii.

2. Pstrarea documentelor de arhiv

Documentele de arhiv se pstreaz n depozite construite special sau n ncperi amenajate n acest scop, cu asigurarea condiiilor necesare pentru pstrarea corespunztoare i pentru protecia lor fa de aciunea agenilor de deteriorare: praf, lumin solar, solicitri la uzura mecanic, variaii de temperatur i umiditate, temperaturi excesive, surse de infecie sau de ntreinere a agenilor biologici, pericol de foc, inundaii sau infiltraii de ap. Depozitele de arhiv vor fi dotate, in funcie de formatul i de suportul de suportul documentelor, cu mijloace adecvate de pstrare i de protejare a acestora, precum i cu mijloace, instalaii i sisteme de prevenire i stingerea incendiilor. Arhivele sunt vulnerabile la multe fore, la dezastrele naturale, cum ar fi furtunile, inundaiile sau atucuri teroriste. Orice situaie de calamitate n depozitele de arhiv se va comunica imediat Arhivelor Naionale sau Direciilor Judeene. Depozitele trebuie s fie dotate cu rafturi sau alte mijloace de depozitare, din metal acoperit cu vopsele stabile, anticorozive i fr emanaii. Dimensionarea elementelor de pstrare a arhivei trebuie s aib n vedere dimensiunile materialului suport( hrtie, film, etc.), ale materialelor de protecie(cutii, containere), ale spaiului de construcie aferent, asigurndu-se accesul la documente i posibilitateaunei evacuri rapide n caz de necesitate. Trebuie evitate rafturile din lemn, deoarece se pot elibera vapori, insescte, duntori etc. Rafturile trebuie s fie aezate perpendicular pe surs de lumin natural, iar iluminatul artificial s urmreasca culuarul dintre rafturi. ntre perei i rafturi, ca i ntre rafturi se asigur un spa iu liber de 0,70,8 m lime sau mai mare, iar pentru depozitele de arhiv mai nalte de 2,4 m este obligatorie

dotarea depozitelor cu crucioare de transport interior care s asigure transportul n siguran a documentelor i manevrarea lor n aa fel nct s fie evitat deteriorarea. Documentele se pstreaz n cutii de carton, mape, plicuri sau tuburi, n raport cu natura i dimensionarea lor i se aeaz n rafturi pe maneta de ndosariere sau pe maneta inferioar. Dac creatorul deine documente de mai multe tipuri( hrtie, filme, fotografii, benzi, magnetice), acestea se depoziteaza pe categorii. Depozitele de arhiv care dein material scris, trebuie s se asigure un microclimat cu temperaturi cuprinse ntre 15-20 C i umiditi relative de 50-60 %. Acestea se msoar cu aparate de control (termometre, higrometre etc.) cu care trebuie s fie dotate depozitele iar citirirle vor fi consemnate ntr-un caiet depozit. Obiectele valoroase de hrtie ar trebuie s fie pstrate la temperaturi cuprinse ntre 1820 C, iar umiditatea relativ de 40-50%. n aceste condiii deteriorarea natural a obiectelor poate fi ncetinit, iar n unele cazuri la temperaturi mai joase se poate ncetini deterioarea n continuare. Depozitele de arhiv trebuie s fie prevzute cu: stingtoare cu gaz carbonic, dioxid de carbon i spum; sisteme de electronice de alarmare a nceputurilor de incendiu; mijloace de stingere automat a incendiilor.

3. Protecia documentelor de arhiv

3.1. Protecia mpotriva inundaiilor
Pe lng msurile de alegere a amplasamentelor i de aezare a construciei, depozitele trebuie s fie s fie asigurate mpotriva inundrii cu apele pluviale colectate de arpante sau terase. Sistemele de colectare a acestor ape s nu treac prin depozite, iar n cazul traseelor s se organizeze din construcie msuri de aveacuare a lor, dac eventual se blocheaz sifoanele de colectare. Instalaiile de ap, canalizare, nclzire, vor ocoli, n msura posibilitilor, depozitele de arhiv. Pentru anumite depozite de importan deosebit este necesar construirea unui sistem propriu de evacuare a apei la inundaie, avnd n vedere c orice accident este posibil i n cazuri extreme, la stingerea incendiilor din arhive se folosete apa. Aceste sisteme de avacuare constau n sifoane de colectare a apei plasate n pardoseal i care comunic cu conductele de evacuare a acesteia n afara cldirii. n cazul spaiilor subterane este necesar prezena preventiv a unui sistem de drenare a apei prin sifoane i canale colectoare, care conduc apa de infiltraie la nite pu uri de unde este preluat i evacuat cu ajutorul pompelor, a cror funcionare este urmrit pn la nchiderea lucrrilor de izolaie hidrofug. Funcionarea acestor pompe este declanat automat de ridicarea nivelului apei n puul de acumulare, care mobilizeaz un dispozitiv plutitor ce nchide circuitul electric la care este montat pompa. Msuri pentru prevenirea inundaiilor: S se studieze uile i ferestrele, rezervoarele de ap i evi, punctele de canalizare.

Efectuarea unui control periodic cu privire la rezistena acoperiului cldirii n care sunt depozitate documentele de arhiv. Evitarea depozitrii la subsol a documentelor. Verificarea ncperii s nu existe spaii prin care s intre apa. S se ridice raftul de jos la cel puin 150 mm de podea. S nu se lase documentele pe podele sau lng ferestre. S existe un spaiu ntre rafturi i pereii exteriori astfel nct documentele sau cutiile n care sunt puse s nu ating pereii. n caz de inundaie, materialele pot fi protejate temporar folosindu-se foi de polietilen.

3.2. Protecia mpotriva incendiilor

n cazul apariiei focarelor de incendiu, pn la sosirea schipajelor de intervenii, zonele atinse de foc se izoleaza cu ajutorul stingtoarelor cu bioxid de carbon i praf. Este interzis folosirea apei i a stigtoarelor cu spum chimic. Personalul compartimentului de arhiv trebuie s participe la instruirile periodice PSI i s aplice zilnic instruciunile, s cunoasca mnuirea mijloacelor necesare stingerii ca i planul de evacuare, pe urgene. Msuri pentru prevenirea incendiilor: S se verifice dac uile i ferestrele sunt nchise ermetic. Instalarea unor detectoare de fum. Interzicerea fumatului n acele ncperi. Interzicerea exploatrii necorespunztoare a instalaiilor electrice i de nclzire improvizate. Interzicerea focului deschis, a radiatoarelor, reourilor i utilizarea comutatoarelor sau ntreruptoarelor defecte. Depozitele s fie prevzute cu stingtoare portabile cu ncrctur de dioxid de carbon i praf sau gaze inerte precum i cu mijloace de alarmare i semnalizare antiincendiu sau instalaii de stingere automat a incendiilor. Se interzice folosirea courilor i sobelor defecte, aprinderea focului cu benzin, petrol sau alte lichide combustibile; lsarea focului nesupravegheat; curirea parchetului, duumelelor, hainelor cu lichide inflamabile n camere cu surse de foc.

3.3. Protecia antiseismic

Protecia antiseismic este o problem important, luat n calcul la construirea depozitelor de arhiv. Se recomand evitarea regiunilor cu seismicitate ridicat, iar cnd nu este posibil, atunci cldirea trebuie s aib coeficieni de rezisten corespunztori pentru a nu fi afectat de micrile tectonice.

4. Recupererea documentelor de arhiv 4.1. Recuperarea documentelor incendiate

Pentru stingerea focului, n funcie de caracteristicile materialului care a luat foc i unde se folosesc, se pot utiliza urmtoarele tipuri de stingtoare: hidraulice, cu spum, pe baz de anhirid carbonic, pe baz de pulbere, ultimele fiind mai indicate pentru locurile cu arhiv. Recuperarea documentelor ncepe n cooperare cu pompierii, care decid cnd i pe unde se poate ptrunde n cldire pentru a se salva ce se mai poate. Dup stingerea incendiilor i stabilirea cilor de acces se va ncerca salvarea documentelor mai importante. Documentele umede vor fi uscate ct mai repede, lundu-se msuri pentru evitarea atacurilor de mucegai, prin ventilarea spaiilor dup ce a fost evacuat apa cu care s-a stins focul. Cele mai afectate sunt documentele scrise pe hrtie cerat ca i cele legate n piele. Dosarele aezate strns pe rafturi, cele pstrate n casete metalice sau chiar n cutii de carton vor fi cele mai puin afectate. Datorit fragilitii lor, aceste documente vor trebui mnuite tot timpul cu mare grij. Documentele care prezint valoare istoric sau practic ndelungat ( state de plat, crile de munc ) vor trebui restaurate i recondiionate, n laboratoare de specialitate, apelndu-se i la sprijinul Arhivelor Naionale.

4.2. Recuperarea documentelor inundate

Principalele etape ale lucrrilor de recuperare ale arhivelor inundate sunt: a) scoaterea arhivei din mediul inundaiei, fie c este vorba de documentele de pe rafturi, plasate la nivelele superioare cotei de inundaie, fie c este vorba despre arhiva afectat de ap; b) curirea documentelor de impuritii i diverse reziduri cu ajutorul unei spatule, dup care se face splarea pachetelor, mapelor i celorlalte unitii arhivistice, sub jet de ap curat, ntr-o cuv de splare cu curgere. Se recomand evitarea desfacerii documentelor din legturi sau a deschiderii dosarelor. c) uscarea arhivei presupune scurgerea apei n exces i uscarea efectiv a acestora, prin mai multe metode: uscarea arhivei n aer liber prin expunerea documentelor pe suprafee ntinse, ntre file se aeaz distaniere care mresc suprafaa de uscare; uscarea n spaii ventilate cu ajutorul unor ventilatoare; uscarea n vid n spaii nclzite la 40-60C; uscarea prin interfoliaj const n aezarea de hrtii de sugativ printre filele umede ale documentelor ( pentru cantitii mici );

folosirea radiaiilor infraroii fie pe platforme de expunere, fie pe rafturi. Metoda se aplic la un volum mare de documente. uscarea n camere cu temperatur i umiditate controlabil.

d) recondiionarea mobilierului specific i a depozitelor i reintroducerea documentelor n depozite. Depozitele afectate de inundaii vor fi salubrizate. Aceasta presupune organizarea evacurii apei nlturarea mlului i a altor depuneri, curenia general, uscarea depozitelor, repararea i reaezarea mobilierului specific, dup care vor fi reintrodu-se documentele n depozite. e) dezinfecia arhivei, a mobilierului i a depozitelor, prin gazare cu aldehid formic comercial ( formol ); f) verificarea evidenei i organizarea recondiionrii i restaurrii fondurilor i coleciilor se face la reaezarea documentelor n depozit. Reordonarea documentelor i nlocuirea mijloacelor de protecie ( mape, coperte, cutii ) n cazul n care apa le-a degradat.

4.3. Recuperarea documentelor acoperite de drmturi

Prbuirea imobilelor i prinderea documentelor sub drmturi sunt fapte mai rare, cauzate de cutremure, alunecri de teren, atacuri armate. Uneori prbuirea se poate asocia cu incendii, explozii. Experiena ne-a artat c n 1940 ca i n 1970, mari cantiti de documente au suferit degradri considerabile n numai cteva zeci de secunde. Rafturile s-au prbuit acoperind mii de tone de arhiv, sau uneori, n prbuire, rafturile au dislocat pereii, cauznd grave avarii. n asemenea situaii se impun urmtoarele msuri: scoaterea, ct mai repede, a documentelor de sub drmturi i depunerea lor n spaii de siguran; dezinfecia documentelor recuperate pentru a aevita epedemiile; curarea documentelor de nisip, moloz i deprfuirea acestora; restaurarea i recondiionarea documentelor care au suferit degradri mari sau uscarea celor inundate; reordonarea documentelor; reorganizarea depozitelor vechi sau organizarea altora noi i depozitarea corespunztoare a documentelor n spaii salubre; ntreaga activitate va fi coordonat, supravegheat i asistat de specialiti ai Arhivelor Naionale sau a direciilor judeene ale Arhivelor Naionale, pentru asigurarea recuperrii documentelor.

4.4. Dezinfecia, dezinsecia i deratizarea n arhive

Pentru prevenirea i combaterea agenilor biologici, care degradeaz documentele de arhiv, se folosesc o serie de tratamente fizice sau chimice. 8

Dup scopul tratamentului distingem tratamente preventive i tratamente curative. Imediat ce s-a constatat prezena microorganismelor, trebuie procedat la curirea lor cu pan mbibat n esene. Dac este un caz mai grav, se spal uor documentele cu solu ie de clorur de calciu, sau cu soluie de acid oxalic dizolvat n ap. Distrugerea microorganismelor se face prin utilizarea unor procedee, precum: Tratamentele fizice ntre care se folosesc curenii electrici de nalt frecven, razele ultraviolete, radiaiile gamma i tratamentele de ngheare repetat. Razele ultraviolete pot fi folosite pentru dezinfecia de suprafa a unor documente, dar tratamentul se asociaz cu o accelerare a mbtrnirii documentelor. Radiaiile gamma, n special cele produse de cobaltul radioactiv, sunt folosite cu succes. O metod care poate da rezultate bune o constituie ngheul i dezgheul repetat de 4-5 ori al documentelor tratate. Tratamentele chimice Metodele de tratament chimic se bazeaz pe folosirea unor substane toxice cu spectru larg de aciune, n vederea distrugerii cvasicomplete a insectelor i mucegaiurilor care degradeaz documentele. Cele mai folosite substane chimice sunt: Substane nehalogenate, ntre care:aldehida formic, oxidul de etilen, formiatul de metil, acidul cianhidric, decahidralul de diclorolactat de trietanol amoniu, acetatul fenil mercuric. Ele nu au efecte distructive asupra documentelor; Substane pe baz de halogeni: bromura de metil, lindanul, paradiciorbenzenul, bromura de lauryldimetil-carbotoxyetil de amoniu, derivai clorurai ai fenolului. Ele atac ntr-un grad mai mare sau mai mic materialul tratat. Tehnicile de tratament chimic: pensularea se aplic filelor volante; interfoliajul se aplic documentelor legate n volume, dar i foilor volante; ceruirea cu cercuri impregnante; gazrile la etuv. Metoda necesit o etuv care se nchide ermetic cu termoreglare n gamma i se preteaz la operaii n vid i sub presiune. e) Gazarea, fumigarea i aerosolizarea depozitelor. Metoda se aplic pentru dezinfecia depozitelor goale sau pline cu documente i const n degajarea n spaiul de tratat al substanei active sub form de gaz, fumigaie sau aspersie prin presiune sub form de aerosoli foarte mici. Spaiul ce urmeaz a fi tratat se etaneaz prin lipirea de panglici de hrtie la u i i fereste ca i la oricare alte ci de comunicare cu exteriorul, dup care se face tratamentul propriu-zis i se nchide localul, punndu-se marcaje care s evidenieze pericolul ce-l prezint tratamentul pentru om. Se ine localul n aceast stare sub supraveghere strict 24-48 ore, apoi se face aerisirea un numar de zile care variaz dup tipul de substane folosite. Operaiunea este dificil i se execut de ctre echipe specializate n lucrri de gazare. a) b) c) d)

5. Concluzii

Arhivele reprezint o parte din patrimoniul fiecrui stat, o parte din istoria sa, certific existena sa precum ajut la delimitarea de celelalte state ale lumii. Asadar, arhivelor le trebuie acordat o atenie sporit asigurandu-li-se resursa uman ct i cea finaciar pentru a putea rezista n timp, a dinui peste ani i a pstra vie istoria.

6. Bibliografie
1. Instruciuni privind activitatea n arhiv 2. Legea Arhivelor Naionale Nr. 16/1996 3. OMAI nr. 80/2009 Norme privind metodologia de avizare, autorizare, securitate la incendiu i protecie civil

10