Analisa Kebutuhan Informasi 1. Sistem Berjalan a.

Dokumen Masukan Dokumen masukan merupakan dokumen yang diperlukan dalam sistem pengiriman barang. Dokumen masukkan akan diolah sesuai dengan maksud dan tujuan tertentu dalam sistem. Bentuk dari diokumen masukan tersebut adalah : 1) Nama Masukan Sumber Bentuk : kertas Format : Lampiran A-1 Distribusi Struktur Data : Proses Order : berat_barang + tujuan + isi + jenis_kiriman : Dt_barang : Pelanggan

Fungsi : Memuat informasi barang yang akan dikirim

2) Nama Masukan : Dt_status_order Fungsi : Memuat status paket terkirim atau tidak Sumber Bentuk : Kertas Format : Lampiran A-2 Distribusi Struktur Data status_barang b. Dokumen Keluaran 1) Nama Keluaran : Resi Fungsi : Memuat informasi barang yang akan dikirim sesuai tujuan Ditujukan : Pelanggan Bentuk : Kertas Format : Lampiran B-1 : Proses Pengiriman : kode_kiriman + nama_penerima + status_penerima + : Kantor Cabang

Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data

: Proses order : Pelanggan : Data keluaran berupa informasi paket yang dikirim : Jenis_kiriman + kantor_kirim + kantor_tujuan + penerima +

alamat_penerima + kota_penerima + telp_penerima + pengirim + alamat_pengirim + kota_pengirim + telp_pengirim + diposkan + pengantar + nippos + diserahkan_tgl + pkl + penerima + keterangan_penerima + {diri_sendiri + sekretaris_represionis + rekan_kerja + satpam + mailroom + orang_serumah + pembantu + pemilik_kost + suami_istri + yang_diberi_kuasa} + keterangan_gagal_antar + {alamat_tidak_jelas + penerima_tidak_dikenal + pindah_alamat + meninggal_dunia + rumah_kosong + ditolak} + tgl_gagal_antar + kota_kirim + kantor_tujuan + {berat + volumetric + bea_kirim + diskon + netto + PPN + HTNB + jumlah} + pernyataan_pengirim + {isi_kiriman + nilai+pertanggungjawaban} 2) Dt_daftar_kantong Sumber Disttribusi Frekuensi Struktur data dari + untuk 3) Lap_kiriman_barang Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data + HTNB + PPN 4) Lap_daftar_kantong Sumber Distribusi : Proses pembuatan laporan : Kabag logistic : Proses pembuatan laporan : Kabag logistic : Data keluaran berupa informasi paket masuk : no_item + pengirim + penerima + tujuan + berat + OK + HTOK : Proses pengiriman : Kantor cabang : Data keluaran berupa informasi paket per-kantong : nomor + tanggal + berisi + berat_kantong + nomor_kantong +

Frekuensi Struktur data dari + untuk 5) Lap_status_barang Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data

: Data keluaran berupa informasi paket per-kantong : nomor + tanggal + berisi + berat_kantong + nomor_kantong +

: Proses pembuatan laporan : kabag logistic : Laporan status barang per-hari : no_resi + nm_penerima + alamat_penerima + nm_pengirim +

alamat_pengirim + status_barang 6) Backsheet Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data c. Dokumen Simpanan Dokumen Simpanan yang terjadi dalam sistem adalah sebagai berikut : 1) Nama Simpanan : F_Kiriman Fungsi : Sebagai penyimpanan data paket Bentuk : Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data : Proses order : Proses pengiriman, Proses order : Sebagai tempat penyimpanan informasi kiriman : no_resi + kantor_kirim + kantor_tujuan + penerima + : Proses laporan keuangan : Bagian Finance : laporan keuangan per-hari : nomor + jns_paketpos + jumlah_kiriman + berat + bea

alamat_penerima + kota_penerima + telp_penerima + pengirim + alamat_pengirim + kota_pengirim + telp_pengirim + diserahkan_tgl + keterangan_penerima + keterangan_gagal_antar + berat_paket

2) NamaSimpanan : F_kodepos Fungsi : Sebagai Penyimpanan data kode pos Bentuk : Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data : Proses order : Proses order : Sebagai penyimpanan daftar kodepos : Kode_pos + kelurahan + kecamatan + kota

3) Nama Simpanan : F_Harga Fungsi : Sebagai penyimpanan data harga kiriman Bentuk : Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data : Proses order : Proses order, Proses laporan keuangan : Sebagai penyimpanan data harga : kode + jenis_kelamin + nama_jenis_kirim + tarif

4) Nama Simpanan : F_Daftar_Kantong Fungsi : Sebagai penyimpanan data paket per kantong Bentuk : Sumber Distribusi Frekuensi Struktur data dari + untuk 5) Nama Simpanan : F_status_order Fungsi : Sebagai penyimpanan data informasi status paket Bentuk : Sumber Distribusi Frekuensi : Proses pengiriman : Proses pembuatan laporan : Sebagai penyimpanan data informasi status paket : Proses pengiriman : Proses pemgiriman, Proses pembuatan laporan : Sebagai penyimpanan data paket per-kantong : nomor + tanggal + berisi + berat_kantong + nomor_kantong +

Struktur data

: nomor_resi + status_order

4. Identifikasi Masalah a. Performance Kinerja yang sudah ada menurut kami sudah cukup baik. Hanya saja dalam pelaksanaan disaat ini kinerja tersebut kurang dapat melayani pelanggan dengan lebih maksimal lagi. Misalnya pelanggan yang tidak mempunyai cukup waktu akan kesulitan jika harus mengantar paket langsung kekantor pos. b. Information Informasi barang pada system sebelumnya belum ada, jadi pelanggan akan kebingungan jika barang yang dikirim nya mengalami gagal kirim. Dengan kata lain pelanggan harus menanyakan melalui telepon atau mendatangi kantor pos langsung untuk mengetahui keberadaan barang tersebut. Informasi tentang biaya pada system yang lama juga belum cukup memadai yaitu pelanggan tidak tahu berapa biaya yang harus dikeluarkan untuk mengirim barangnya tersebut. Untuk mengetahui hali ini pelanggan harus datang langsung kekantor pos. c. Economic Pelanggan tidak bias datang hanya untuk mengetahui berapa perkiraan biaya yang harus dikeluarkan untuk mengirim paket yang ingin dikirim. Hal ini tentunya tidak efektif dan memakan banyak waktu dan biaya. Pegawai kantor pos pun akan mengalami ke tidak efisien dalam bekerja hanya karena pelanggan yang ingin tahu perkiraan biaya pengiriman paket. Dengan system yang baru pelanggan hanya perlu memasukan data yang diperlukan untuk mengetahui rincian biaya yang harus dikeluarkan. d. Control

Tingkat control yang kurang terhadap kehilangan barang dikarenakan kurangnya system informasi gagal kirim. Walaupun ada system retur namun hanya pihak pos saja yang mengetahui. e. Efficiency System pengiriman barang yang sudah ada pada kantor pos masih kurang efektif karena pelanggan harus mengantarkan paket langsung ke kantor pos. jika pelanggan tidak mempunyai cukup waktu untuk mengantar paketnya tersebut maka kegiatan pengiriman paket akan tertunda dan hal ini tentunya akan membuang banyak waktu. f. Servies System pelayanan kurang baik dimana pelanggan harus mendatangi kantor pos untuk pengiriman paketnya terebut. Terkadang pelanggan harus mengantri untuk mendapatkan giliran. 5. Masalah Pokok Adapun permasalahan yang terdapat pada system berjalan ini adalah sebagai berikut : a. Belum adanya proses order online sehingga pelanggan harus mengantarkan barangnya langsung kekantor POS. b. System retur barang yang masiih minim dalam pendokumentasian sehingga menyulitkan dalam pelacakan barang tak terkirim. 6. Pemecahan Masalah Untuk menyelesaikan beberapa masalah yang telah diungkapkan sebelumnya, maka dibuat alternatif sebagai berikut. Jaringan Order Online memalui Internet. Order akan dilakukan melalui Website POS dengan mengisi form yang telah disediakan didalam website POS tersebut.

a. Kelebihan Tidak memerlukan banyak media kertas sebagai media penyimpanan data. b. Kekurangan Ancaman virus, hacker, cracker, yang dapat mengancam keamanan data dan informasi.

1. Tujuan dan Sasaran Setelah melakukan analisa pada system yang berjalan pada PT.pos, ditemukan adanya permasalahan yang terjadi dalam system yang dapat menghambat kelancaran pengiriman paket barang. Untuk mengatasi permasalah tersebut maka kami selaku penulis mencoba untuk merancang aplikasi system informasi pengiriman barang berbasis web khususnya di PT POS INDONESIA dengan menggunakan media komputer dan internet dalam pelaksanaan ordernya, dan penyimpanan data dalam suatu database yang diharapkan dalam pencarian data dapat dilakukan secara cepat, akurat dan uptodate. Tujuan dari rancangan system aplikasi pengiriman barang ini, yaitu sebagai berikut : a. Memberikan kemudahan dalam proses pengiriman paket bagi pengguna system, baik itu pelanggan maupun perusahaan. b. Untuk memperlancar proses pengiriman, pendataan dan pencarian data secara cepat, akurat dan uptodate. c. Melayani semaksimal mungkin pelanggan PT POS Sasaran yang ingin dicapai dengan system yang baru yaitu sebagai berikut : a. Memberikan informasi yang dibutuhkan setiap saat secara cepat, tepat, akurat dan up to date. b. Menyimpan data-data paket dalam suatu database agar tetap terjaga datanya. c. Menghemat waktu kepada pelanggan yang akan melakukan transaksi.