Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more ➡
Download
Standard view
Full view
of .
Add note
Save to My Library
Sync to mobile
Look up keyword
Like this
1Activity
×
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Manajemen Arsip Dinamis,

Manajemen Arsip Dinamis,

Ratings: (0)|Views: 104|Likes:
Published by indr1ck
pendekatan manajemen
pendekatan manajemen

More info:

Published by: indr1ck on Jul 06, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See More
See less

04/13/2014

pdf

text

original

 
PERSEPSI
Suara Badar I / 2001
10
 
Manajemen Arsip Dinamis
Suatu Pendekatan Kearsipan
Mustari Irawan
L Pendahuluan
Sekarang ini, informasitelah menjadi kebutuhan mutlak Informasi menjadi bagian yangsangat penting dalam fungsimanajemen di dalam menghadapi pernbahan situasi dan kondisi yang berkembang dengan cepat.Menurut Schwart dan Hernoninformasi saat sekarang merupakansumber ekonomi yang memilikinilai dan biaya produksi
(Valueand a cost of production)
(1993:202). Nilai ekonomi dapatdilihat dari semakin komersialnyainformasi, sehingga mempunyainilai signifikan dan memberi peluang untuk dapatdiperjualbelikan. Disamping itu proses pengelolaan yang tepat, dan penemuan kembali informasidengan cepat, akurat dan lengkapmemiliki nilai kuantitatif yangdapat diukur secara ekonomi.Arsip
(records)
sebagaisalah satu sumber informasiterekam
(recorded information)
memiliki fungsi yang sangat penting untuk menunjang proseskegiatan administrasi negara danmanajemen birokrasi. Disampingitu arsip
(archives)
dapat puladimanfaatkan oleh lembaga daninstansi pemerintah sertamasyarakat umum bagi pendidikandan penelitian. Sebagai endapaninformasi kegiatan administrasidan menajemen, arsip akan terustumbuh dan berkembang secaraakumulatif sejalan dengan semakinkompleksnya fungsi danorganisasi. Dampaknya arsipsemakin menumpuk secara tidak terkontrol. Arsip - arsip cenderungdiabaikan oleh pengelolaannya,karena dipandang tidak perludisimpan di dalam suatu sistem.Akibatnya, apabila organisasimembutuhkan informasi arsipuntuk kebutuhan pelaksanaantugas ataupun untuk  pengambilan keputusan
(decision making),
 jadi sulitatau memerlukan waktu yangrelatif lama untuk diketemukankembali
(retrevival).
Arsipsebagi salah satu sumber informasi membutuhkan suatusistem pengelolaan
(management)
yang tepatsehingga dapat menciptakanefektifitas, efisiensi dan produktifitas bagi organisasi.
II. Konsep Dasar Arsip
Istilah manajemen arsipdinamis
(records management)
merupakan istilah kompleksyang membutuhkan batasandan pengertian yang hati - hati.Satu alasannya adalah karenatidak adanya batasan universalmengenai arsip
(record).
Pada kenyataannya,informasi yang direkam dalam berbagai macam cara dapatmenjadi arsip, bergantung padasiapa yang memberikan batasan atau pengertian.Dengan demikian kita harusmemulai pemahaman umumdengan apa yang dimaksudarsip, tipologi arsip dansignifikansi arsip.
2.1. Pengertian dan TipologiArsip.
Banyak konsep dasar diberikanmengenai arsip atau
records.
Menurut Lundgren danLundgren dalam bukunya
 Record Manajement in theCom puter Age”.
Arsipmerupakan suatu bukti dansuatu kejadian atau kegiatanyang direkam di dalam bentuknya atau bersifat
tangible
sehingga memungkinkanuntuk diketemukan kembali (1989:4).Dari pengertian ini dapatditarik beberapa paham dasar.Pertama, arsip harus merupakan bukti (
evidence
) dari suatukejadian, tetapi bukti itumerupakan bukti dari lebih satuorang. Dengan kata lain, suatuarsip harus berisi data yangmempunyai arti sosial Kedua,arsip harus disimpan di dalam bentuk yang nyata. Tiga mediaarsip secara umum terdiri darikertas
(paper),
film dan
(magneticmedia).
Arsip berbasis kertasmerupakan data, gambar atau teksyang disimpan pada sesuatu yangterkomposisi secara kimiawi tanpamelihat ukuran, warna atau beratkertas. Arsip film merupakan data,gambar atau teks yang disimpan pada film, termasuk pula bentuk khusus film, seperti microfilm.Sementara arsip media
magnetic
 merupakan data, gambar atau teksyang disimpan dan ditemukankembali melalui penulisan kodesecara magnetic dan khusus berkaitan dengan komputer.Ketiga, arsip harus dapatdiketemukan kembali secara fisik maupun informasinya. Arsip dapatdibedakan dengan non arsip
(nonrecord),
karena non arsipmerupakan keseluruhan informasidalam bentuk yang tidak nyata.Satu contoh dari non arsip adalah percakapan biasa. Non arsip inidalam kondisi lingkungan tertentudapat menjadi arsip. Dalam pengertian yang hampir sarna,Milburn D. Smith ill
,
menyatakan bahwa arsip (
record 
) merupakankeseluruhan bentuk inforrnasi yangterekam. Media arsip (
record 
)merupakan keseluruhan bentuk informasi yang terekam. Media
 
PERSEPSI
Suara Badar I / 2001
12
 arsip menurutnya dapat berupakertas, film, microfilm, mediamagnetik atau disk optik (1986:4).Pendapat ini sedikit berbedadengan Lundgren dan Lundgren,karena media optik telahdimasukkan sebagai sebagai salahsatu media arsip. Smith illmembagi media arsip ke dalam beberapa katagori.Pertama, arsip - arsipdengan media elektronik 
(electronic media)
yang meliputi
disk magnetic
, diskette, pitamagnetic dan disk optik.Umumnya media elektronik digunakan untuk menyimpaninformasi arsip dalam jenis dan jurnlah yang besar.Kedua, media
mikrofotografik (microphotographic media)
yangmeliputi mikrofilm atau
microfiche
dan komputer 
output microforms
(COM). Media ini digunakanuntuk menyimpan informasi yangmembutuhkan akses cepat atau penyimpanan yang sangat lama.Bentuk media yang ketiga adalaharsip - arsip dalam basis kertas.Arsip ini umumnya berbentuk 
hardcopy
seperti memo - memo,sural, kontrak - konrak dan berkas proyek. Keuntungan bentuk iniadalah dapat menyediakaninformasi untuk referensi jangka pendek dan sering kali digunakanuntuk arsip vital
(vital record).
Bentuk media terakhir adalah media video dan suara atau biasa dikenal sebagai audio visualmedia. Media ini digunakan untuk menyimpan arsip - arsip gambar  bergerak dan suara seperti kaset,audio kaset, dan video tape.Kecenderungan terakhir mengarahkepada media digital seperti
laser disk 
,
video compact disk 
(VCD)yang menyimpan arsip - arsipmultidata, teks, gambar, grafik dansuara.Berdasarkan pada dua pengertian diatas, dapat ditarik kesimpulan bahwa apapun jenisarsip harus memiliki unsur - unsur (1) arsip merupakan informasiterekam, (2) merniliki bentuk media yang nyata dalam arti dapatdilihat dan dibaca, diraba dandidengar dan yang terakhir (3) arsip merniliki fungsi dankegunaan.
2.2. Signifikasi Arsip DiIndonesia.
Dilihat dari segi fungsiarsip dibedakan menjadi duayaitu arsip dinarnis dan arsipstatis (Undang- undang No.7tahun 1971 tentang Ketentuan -Ketentuan Pokok Kearsipan).Hal ini agak berbeda dengan pengertian arsip dinamis diAmerika yang disebut sebagai
records
, sedangkan arsip statismerupakan pengalihan arti dari
archives
.Arsip dinamis adalaharsip yang dapat dipergunakansecara langsung di dalam perencanaan, pelaksanaan, penyelenggaraan kehidupankebangsaan dan pemerintahan pada umunya ataudipergunakan secara langsungdi dalam penyelenggaraanadministrasi negara. Sementaraarsip statis tidak lagidipergunakan didalam fungsi -fungsi menajemen organisasi pencipta, tapi dapatdimanfaatkan untuk kepentingan pendidikan dan penelitian.Arsip dinamis berdasarkan pada kepentingan penggunaannya dibedakanmenjadi dua yaitu arsipdinamis
(active records)
daninaktif 
(inactive records).
Arsipdinamis aktif merupakan arsipyang secara langsung dan terus- menerus dibutuhkan dandipergunakan di dalam penyelenggaraan administrasi.Sedangkan arsip dinamisinaktif merupakan arsip yangfrekwensi penggunaannyauntuk penyelenggaraanadministrasi sudah berkurang.Menurut Betty R. Rikcs, suatuarsip dapat dipertimbangkanmenjadi arsip inaktif jikadipergunakan kurang dari 10kali dalam satu tahun.Frekwensi penggunaan inisebenarnya bergantung padakebutuhan organisasi masing -masing. Setiap organisasi dapatmemiliki tingkat frekwensi penggunaan terhadap arsip berbeda- beda meskipun mungkin jenisarsipnya sarna.Dengan melihat fungsi dankegunaannya, maka arsip sebagaisalah satu sumber informasi padadasarnya harus dikelola di dalamsuatu sistem (manajemen),sehingga memberi kemungkinanuntuk dapat disajikan informasinyasecara tepat kepada orang yangtepat pada waktu yang tepatdengan biaya yang diusahakanserendah mingkin.
Ill. Manajemen Arsip Dinamis
 Manajemen arsip dinamismerupakan perencanaan, penempatan, pengorganisasian, pengarahan dan pengawasanterhadap arsip dan keseluruhan proses yang berkaitan dengan arsip(Lundgren and Lundgren, 1989 :5). Menurut Lundgren danLundgren, manajemen kearsipan pada dasarnya mengelola seluruhdaur hidup arsip
(life cycle of record).
Menurut Robek, Browndan Maedke, manajemen arsipdinamis merupakan aplikasikontrol yang sistematis dan ilrniahterhadap informasi terekarn yangdibutuhkan organisasi (1987 : 5).Sedangkan Ira A. Penn etat,menyatakan bahwa manajemenarsip dinamis sebagai pendekatan praktis dan
logic
terhadap penciptaan, pemeliharaan, penggunaan dan penyusutan arsiptermasuk di dalamya informasiyang ada.Dari ketiga pengertian ini,dapat disimpulkan bahwamanajemen arsip dinamis adalah pelaksanaan fungsi - fungsimanajemen di dalam rangkamengelola keseluruhan daur hiduparsip. Daur hidup suatu arsipmenurut Patricia E. Wallacemencakup proses penciptaan arsip
(record creation),
 pendistribusian
(records distribuion),
 penggunaan
(records utilization),
 penyimpananarsip aktif 
(storage-active record),
 pemusnahan arsip
(record disposal)
dan menyimpan arsipsecara permanen
(permanent  storage
). Sedangkan Betty R.Ricks etat, membagi daur hiduparsip dalam beberapa fase yakni
 
PERSEPSI
Suara Badar I / 2001
13
  penciptan dan penerimaan
(creation and receipt)
 pendistribusian
(distribution),
 penggunaan (use), pemeliharan
(maintenance)
dan penyusutan
(dispotition)
arsip.Dari beberapa konsepmengenai daur hidup arsipsesungguhnnya dapatdisederhanakan dalam tiga faseyaitu
Fase Penciptaan Arsip
,
Penggunaan dan PemeliharaanArsip
, dan
Fase PenyusutanArsip
sebagai masa istirahat arsip.Fase Penciptaan sebagai tahapawal arsip, baik pada daur hiduparsip menurut Wallace maupunRicks, akan menentukan"perjalanan hidup" arsipselanjutnya. Pada fase inilahsesungguhnya cikal bakal suatuinformasi akan menjadi arsip atautidak. Oleh karenanya pengelolaan(manajemen) arsip dimulai padafase penciptaan ini.
3.1. Fase Penciptaan.
Masa penciptaan arsipmerupakan awal dari lahirnyasuatu
active record 
(arsip dinamisaktif). Menurut Suzan Z.Diamond, proses penciptaan arsipmulai ketika perlu dituliskan diataskertas, data dimasukkan ke dalamkomputer atau informasi ditangkapke dalam film.Arsip dinamis dapattercipta dalam media kertas, media baru dan bentuk lainnya. Betty R.Ricks et al, dalarn bukunya
 Information and Image Management.
:
 A. Records System Approach,
menyatakan bahwaarsip - arsip tercipta pada seluruhlevel organisasi mulai dari tingkat
clerk 
sampai tingkat pimpinaneksekutif (1992 : 10).Pada masa penciptaan arsipini menurut Robek, Brown andMaedke dilaksanakan beberapa proses manajemen adalahmanajemen desain formulir,manajemen korespondensi danmanajemen pelaporan.
3.1.1. Manajemen dan DesainFormulir
Formulir bagi organisasimerupakan alat dasar bagi seluruh pekerjaan yang administrative, dandapat digunakan untuk transaksi, mentransmisiketerangan -keterangan,memberikan data untuk  pengawasan dan mengurangikesalahan - kesalahanadministratif. Formulir dapatmemberikan fasilitas terhadap pengumpulan dan pemindahandata dan informasi dengancepat dalam bentuk yangringkas dan padat. Formulir merupakan alat penting untuk menciptakan dokumen karenaformulir menentukan informasiapa yang akan dikumpulkandan disimpan (Smith ill, 1986 :1949). Formulir-formulir dinasharus dirancang terlebih dahulusesuai dengan kebutuhan.Untuk itu suatu programmanajemen formulir sangatdibutuhkan.Manajemen formulir merupakan salah satu fungsimenajemen arsip dinarnis,yang dirancang untuk memperoleh pengumpulan dandistribusi informasi secaraefisien (Rikcs,et al 1992 : 358).Menurut Smith III manajemenformulir bertujuan untuk membuat desain, produksi dandistribusi formulir-formulir untuk suatu kegiatan seefisienmungkin (1986 : 149).Manajemen formulir merupakan fase penciptaanstandarisasi dari desainformulir, akan menentukandata dan infomasi apa sajayang layak direkarn. Isi datadan informasi yang akandirekarn sebaiknya juga akanmenentukan kualitas kertas danformulir. Informasi yangdianggap penting bagiorganisasi atau sangat vital bagi keberlangsungan hiduporganisasi akan menggunakankualitas kertas yang tinggi.Dengan demikian desainformulir merupakan fase yang penting di dalam manajemenformulir.
3.1.2 ManajemenKorespondensi
Surat - surat yang berisiinformasi kedinasan dalam bentuk pernyataan tertulis yangdibuat oleh organisasi sebagaisarana komunikasi pada dasarnyaharus dikelola secara tepat agar dapat meningkatkan efisiensi danefektifitas organisasi.Pengelolaan terhadap surat bagi organisasi merupakan halyang penting. Hal ini berangkat pada efisiensi informasi yang akandirekam dalam surat dinas, yangmemberikan pengaruh terhadapmasa simpan fisik dan informasisurat.Sistem pengelolaan inimerupakan
correspondencemanagement 
atau yang seringkalidisebut sebagai tata persuratan.Pada masa penciptaan, tata persuratan akan merancang danmengatur bentuk, sistematik dansusunan, ukuran, kualitas kertas.Perancangan dan pengaturan sejak tahap awal keberlangsungan hiduparsip, akan mempermudah penyimpanan maupun pemilihansarana simpannya dan membantudi dalam penemuan kembali.
3.1.3. Manajemen Pelaporan
 Pelaporan merupakan proses kegiatan menginformasikanfakta - fakta dan kejadian -kejadian secara
actual 
dan tertulisdidalam rangka upaya pembinaanorganisasi. Naskah laporan iniharus didistribusikan dengan cepatdan tepat dan disimpan untuk  bahan - bahan perencanaan, pelaksanaan dan pengawasan.Untuk memperoleh laporan yang berkualitas, diperlukan suatusistem (manajemen) yangmengatur keseluruhan proses penyusunan laporan.Manajemen pelaporan akanmemberikan batas - batassistematik di dalam menyusun danmerancang suatu laporan, baik yang menyakut bahasa, materi danformat serta prosedur  pendistribusiannya. Laporan yang berkualitas pada umumnya harusmemiliki kriteria, antara lain :
 
Laporan harus mentransmisiketerangan – keterangan.
 
Laporan harus berisi fakta dansolusi dan bukan opini - opini.

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->