Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
0Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
Como Elaborar Un Manual de Procedimientos

Como Elaborar Un Manual de Procedimientos

Ratings: (0)|Views: 5 |Likes:
Published by tomarepez

More info:

Published by: tomarepez on Jul 08, 2013
Copyright:Attribution Non-commercial

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as DOCX, PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

07/26/2013

pdf

text

original

 
1. IntroducciónUnmanualdeprocedimientoses el documento que contiene la descripciòn de actividades que deben seguirse en la realización de lasfuncionesde unaunidad administrativa, o de dos ò mas de ellas.El manual incluye además los puestos o unidades administrativas queintervienen precisando suresponsabilidady participación.Suelen contener informacióny ejemplos deformularios,autorizaciones o documentosnecesarios, màquinas o equipo deoficinaa utilizar y cualquier otro dato que pueda auxiliar al correctodesarrollode las actividades dentro dela empresa. En el se encuentra registrada y transmitida sin distorsión la información básicareferente al funcionamiento de todas las unidades administrativas, facilita laslabores de auditoria, laevaluaciónycontrolinterno y su vigilancia, laconciencia en los empleados y en sus jefes de queel trabajose està realizando o noadecuadamente.2. UtilidadPermite conocer el funcionamiento interno por lo que respecta adescripcióndetareas, ubicación, requerimientos y a los puestos responsables de su ejecución. Auxilian en lainduccióndel puesto y aladiestramientoy capacitaciòn del personalya que describen en forma detallada las actividades de cada puesto.Sirve para elanálisiso revisiòn de los procedimientos de unsistema.  Interviene en la consulta de todo el personal.Que se desee emprender tareas de simplificación detrabajocomo análisis detiempos, delegación deautoridad,etc.Para establecer un sistema de información o bien modificar el ya existente.Para uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajo y evitar sualteración arbitraria.Determina en forma mas sencilla las responsabilidades por fallas o errores.Facilita las labores de auditoria, evaluación delcontrol internoy su evaluación. Aumenta laeficienciade los empleados, indicándoles lo que deben hacer ycòmo deben hacerlo. Ayuda a lacoordinaciónde actividades y evitar duplicidades.Construye una base para el análisis posterior del trabajo y el mejoramiento delossistemas,procedimientos ymétodos.  3. Conformación Del Manual A) IDENTIFICACIÓNEste documento debe incorporar la siguiente información:Logotipo de laorganización. 
 
Nombre oficial dela organización. Denominación y extensión. De corresponder a una unidad en particular debeanotarse el nombre de la misma.Lugar y fecha de elaboración.Nùmero de revisión (en su caso).Unidades responsables de su elaboración, revisión y/o autorización.Clave de la forma. En primer tèrmino, las siglas de la organización, en segundolugar las siglas de la unidad administrativa donde se utiliza la forma y, por ùltimo, el nùmero de la forma. Entre las siglas y el nùmero debe colocarse unguiòn o diagonal.B) ÍNDICE O CONTENIDORelación de los capítulos y pàginas correspondientes que forman parte deldocumento.C) PRÒLOGO Y/O INTRODUCCIÓNExposiciónsobre el documento, su contenido, objeto, àreas de aplicación eimportancia de su revisión y actualizaciòn. Puede incluir un mensaje de lamáxima autoridad de las àreas comprendidas en el manual.D)OBJETIVOSDE LOS PROCEDIMIENTOSExplicación del propósito que se pretende cumplir con los procedimientos.Los objetivos son uniformar y controlar el cumplimiento de las rutinas de trabajoy evitar su alteración arbitraria; simplificar la responsabilidad por fallas oerrores; facilitar las labores de auditoria; facilitar las labores de auditoria, laevaluación del control interno y su vigilancia; que tanto los empleados comosus jefes conozcan si el trabajo se está realizando adecuadamente; reducir loscostosal aumentar la eficiencia general, además de otras ventajas adicionales.E) AREAS DE APLICACIÓN Y/O ALCANCE DE LOS PROCEDIMIENTOSEsfera deacciónque cubren los procedimientos.Dentro dela administraciónpública federal los procedimientos han sidoclasificados, atendiendo al ámbito de aplicación y asus alcances, en: procedimientos macroadministrativos y procedimientosmesoadministrativos o sectoriales.F) RESPONSABLESUnidades administrativas y/o puestos que intervienen en los procedimientos encualquiera de sus fasesG)POLÍTICASONORMASDE OPERACIÓN En esta sección se incluyen los criterios o lineamientos generales de acciónque se determinan en forma explícita para facilitar la cobertura de
 
responsabilidad de las distintas instancias que participaban en losprocedimientos. Además deberán contemplarse todas las normas de operación que precisan lassituaciones alterativas que pudiesen presentarse en la operación de losprocedimientos. A continuación se mencionan algunos lineamientos que debenconsiderarse en su planteamiento:Se definirán perfectamente las políticas y/o normas que circunscriben el marcogeneral de actuación del personal, a efecto de que esté no incurra en fallas.Los lineamientos se elaboran clara y concisamente, a fin de que seancomprendidos incluso por personas no familiarizadas con los aspectosadministrativos o con elprocedimientomismo.Deberán ser lo suficientemente explícitas para evitar la continua consulta a losniveles jerárquicos superiores.H)CONCEPTO(S)Palabras o términos decarácter técnico que se emplean en el procedimiento,las cuales, por su significado o grado de especialización requieren de mayor información o ampliación de su significado, para hacer más accesible al usuariola consulta del manual.I)PROCEDIMIENTO(descripciónde lasoperaciones). Presentación por escrito, en forma narrativa y secuencial, de cada una de las operaciones que serealizan en un procedimiento, explicando en qué consisten, cuándo, cómo,dónde, con qué, y cuántotiempose hacen, señalando los responsables dellevarlas a cabo. Cuando la descripción del procedimiento es general, y por lomismo comprende varias áreas, debe anotarse la unidad administrativa quetiene a su cargo cada operación. Si se trata de una descripción detallada dentrode una unidad administrativa, tiene que indicarse el puesto responsable decada operación. Es conveniente codificar las operaciones para simplificar sucomprensión e identificación, aun en los casos de varias opciones en unamisma operación.J) FORMULARIO DE IMPRESOS. Formas impresas que se utilizan en unprocedimiento, las cuales se intercalan dentro del mismo o se adjuntan comoapéndices. En la descripción de las operaciones que impliquen su uso, debehacerse referencia específica de éstas, empleando para ello númerosindicadoresque permitan asociarlas en forma concreta. También se puedenadicionar instructivos para su llenado.K)DIAGRAMASDE FLUJO. Representación gráfica de la sucesión en que serealizan las operaciones de un procedimiento y/o el recorrido de formas omateriales,en donde se muestran las unidades administrativas (procedimientogeneral), o los puestos que intervienen (procedimiento detallado), en cadaoperación descrita. Además, suelen hacer mención del equipo orecursosutilizados en cada caso. Los diagramas representados en forma sencilla y

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->