1

Pengelolaan Risiko Menggunakan Metode FMECA (Failure Modes and Effects Criticality Analysis) dan Simulasi Berbasis Proses Bisnis Pada Rantai Pasok Makanan
Dhina Yuskartika, Iwan Vanany, dan Dody Hartanto Teknik Industri, Fakultas Teknologi Industri, Institut Teknologi Sepuluh Nopember (ITS) Jl. Arief Rahman Hakim, Surabaya 60111 E-mail: dhinayuskartika@gmail.com, iwan.vanany@gmail.com, dody.hartanto@yahoo.com

Pada industri makanan lebih rentan kemungkinan terjadinya permasalahan dalam aliran rantai pasoknya seperti kontaminasi, masa kadaluarsa, dan mudah rusaknya produk selama penyimpanan dan pendistribusian. Karena itu, diperlukan adanya treatment khusus untuk penyimpanan produk serta keamanan makanan (food safety) menjadi faktor yang harus diperhatikan dalam proses bisnis dan rantai pasok. PT. SI yang merupakan perusahaan yang bergerak di industri pangan yang mengolah bahan-bahan roti untuk dijadikan produk yang harus melakukan penerapan keamanan makanan untuk menjamin kualitas dari produk yang dihasilkan. Dalam aliran rantai pasok PT. SI dapat memunculkan peluang terjadinya risiko-risiko di setiap proses bisnisnya. Penerapan supply chain risk management diharapkan dapat mengidentifikasi peluang risiko yang terjadi di dalam rantai pasok dan dapat dilakukan penanganan yang baik terhadap peluang risiko tersebut agar aktivitas rantai pasok dapat berjalan optimal dan sesuai rencana manajemen. Identifikasi proses bisnis PT. SI menggunakan model SCOR. Aktivitas-aktivitas di dalam model SCOR digunakan sebagai tahapan dalam melakukan penilaian risiko menggunakan metode FMECA (Failure Modes and Effect Criticality Analysis). Dari hasil FMECA didapatkan 53 risiko dan dapat diketahui nilai rangking serta kategori risiko pada masingmasing potensial risiko yang teridentifikasi pada setiap aktivitas dalam model SCOR. Tahapan selanjutnya adalah membangun model simulasi kondisi eksisting dan kondisi terdapat risiko pada proses bisnis untuk melihat seberapa besar pengaruh risiko terhadap waktu. Dari hasil simulasi diketahui waktu sistem perusahaan menjadi lebih lama apabila terdapat risiko dengan output entitas lebih sedikit. Hasil akhir dari penelitian ini adalah perancang mitigasi dengan mempertimbangkan ranking dan kategori risiko, serta selisih waktu yang terjadi untuk penanganan dan memperbaiki proses bisnis perusahaan. Kata Kunci : Keamanan Makanan, Penilaian risiko, FMECA, Proses Bisnis

I. PENDAHULUAN Rantai pasok merupakan jaringan perusahaan yang secara bersama-sama bekerja untuk menciptakan dan menghantarkan suatu produk (Pujawan, 2010). Pada rantai pasok terdapat aliran rantai pasok. Salah satu aliran rantai pasok yang terjadi pada perusahaan manufaktur yakni aliran barang yang mengalir dari hulu ke hilir. Dimana aliran rantai pasok yang terjadi adalah bahan baku dikirim dari pemasok ke pabrik, produk jadi yang telah diproduksi akan dikirim ke distributor, lalu ke pengecer atau ritel[1]. Perusahaan manufaktur khususnya yang bergerak di industri makanan, rantai pasok produk sangat penting dalam pemenuhan permintaan konsumen. Mudah rusaknya produk dan adanya treatment khusus untuk penyimpanan produk yang dikirim mempengaruhi pentingnya penanganan rantai pasok produk makanan. Dalam proses rantai pasok baik mulai dari bahan baku dari pemasok hingga distribusi produk makanan ke ritel banyak kemungkinan terjadi risiko-risiko yang mempengaruhi kecepatan dan ketepatan rantai pasoknya. Karena itu, perusahaan industri makanan perlu mengetahui permasalahan atau risiko yang dapat terjadi pada aliran rantai pasoknya. Penerapan rantai pasok yang baik dapat meminimalisir terjadinya risiko. Sedangkan, hubungan supply yang baik antara pemasok, manufaktur, dan ritel sangat penting untuk memperbaiki sistem. Pengertian risiko adalah ancaman yang mungkin terjadi untuk mengacaukan aktivitas normal atau menghentikan sesuatu yang telah direncanakan (Walters, 2006). Pada perusahaan industri makanan, sangat rawan kemungkinan terjadinya risiko. Risiko yang dapat terjadi seperti, mudah rusaknya makanan segar atau makanan terkontaminasi karena proses distribusi. Di Negara Inggris, publik memiliki persepsi risiko dan kekhawatiran tentang kemanan makanan yang ada di Inggris. Persepsi tersebut mengakibatkan perubahan dalam food safety management di rantai pasok makanan dan peraturan lingkungan dimana industri makanan beroperasi (Kuznesof dan Brennan, 2004). Berdasarkan kondisi tersebut, rantai pasok makanan menjadi hal yang harus diperhatikan agar permintaan konsumen dapat terpenuhi dan meminimalisir terjadinya risiko. Konsumen juga dapat berkontribusi terjadinya risiko. Konsumen dalam hal ini dapat diartikan sebagai ritel atau perusahaan manufaktur yang membeli bahan baku dari pemasok. Semua bentuk perilaku konsumen digambarkan

2 sebagai perilaku pengambilan risiko konsekuensi dari setiap untuk mengkuantitatifkan dan menganalisa risiko yang terjadi pembelian (Bauer, 1967). Karena itu, diperlukan identifikasi pada perusahaan produk maupun jasa . Output yang dihasilkan risiko yang mungkin terjadi di perusahaan industri makanan FMECA adalah daftar critical risks factor yang dapat agar perusahaan dapat melakukan tindakan selanjutnya untuk digunakan untuk menentukan langkah mitigasi risiko[5]. mengatasi risiko tersebut. Sistem rantai pasok yang Setelah dilakukan identifikasi dan pengukuran risiko-risiko, diidentifikasi adalah sistem outbond dan inbound, operasi selanjutnya dilakukan pemodelan risiko-risiko yang ada di dalam pemasok, proses manufaktur, dan konsumen akhir rantai pasok berbasis proses bisnis perusahaan dengan menggunakan simulasi. dalam hal ini adalah ritel. PT. SI merupakan perusahaan yang bergerak di industri pangan yang mengolah bahan-bahan roti untuk dijadikan II. METODOLOGI PENELITIAN produk bread improver dan premix bread. Improver adalah II.1 Tahap Identifikasi Rantai Pasok produk bahan tambahan dalam pembuatan roti untuk Tahap identifikasi rantai pasok dilakukan untuk menghasilkan roti yang lebih baik dalam volume, kelembutan, mengetahui proses-proses rantai pasok yang terjadi di visual dan rasa. Sedangkan premix adalah produk bahan roti perusahaan. Identifikasi ini menggunakan pendekatan SCOR yang telah jadi, yakni merupakan tepung instant dimana pembuatannya tinggal dicampur dengan air. Produk-produk (Supply Chain Operations Reference) dimana membagi dari PT. SI dipasarkan baik pasar lokal maupun eksport. Untuk proses-proses rantai pasok menjadi 4 proses inti yaitu source, menghasilkan produk yang dapat memenuhi permintaan pasar make, deliver, dan return. Identifikasi proses memudahkan dibutuhkan bahan baku. Karena itu pengadaan bahan baku untuk melakukan identifikasi risiko yang terjadi di setiap merupakan faktor yang penting. Dalam proses pengadaan PT. proses rantai pasok perusahaan. Pada tahap identifikasi rantai SI memiliki beberapa kendala. Bahan baku utama dari roti pasok, data-data yang didapatkan berasal dari pengumpulan adalah tepung terigu atau wheat flour dimana tepung memiliki data obyek amatan. Hasil pengumpulan data tersebut jangka waktu simpan yang pendek yakni selama 6 bulan. digunakan untuk mengidentifikasi risiko. Data yang Tepung terigu juga harus disimpan di ruang dingin dengan dikumpulkan sebagai berikut: Kondisi perusahaan; temperatur 80 s/d 140 C untuk mencegah tumbuhnya tribolium Proses bisnis perusahaan; (kutu tepung). Karena itu faktor pengadaan perlu diperhatikan karena mencangkup umur produk. Kendala lainnya dalam Data historis perusahaan: perusahaan adalah penentuan kapasitas rencana produksi yang Anggota rantai pasok yang ada di perusahaan. optimal. Perusahaan memproduksi berdasarkan data historis pengalaman masa lalu permintaan dari bagian marketing. II.2 Tahap Identifikasi Risiko Karena itu perusahaan terkadang mengalami kekurangan atau Tahapan identifikasi risiko merupakan bagian dari kelebihan bahan baku tepung terigu. manajemen risiko yang dilakukan. Pada tahapan ini dilakukan Selain itu, pengendalian keamanan merupakan faktor penilaian kuantitatif risiko dan penjabaran risiko-risiko apa terpenting dalam rantai pasok di industri makanan. Keamanan saja yang terjadi pada obyek amatan. Identifikasi risiko makanan berkaitan dengan jaminan dari kualitas produk yang dilakukan untuk mengetahui ruang lingkup dari penilaian dihasilkan. Pada manajemen industri pengolahan makanan risiko penelitian. seperti PT. SI memiliki kerumitan dibandingkan dengan perusahaan manufaktur lainnya. Perusahaan harus II.3 Tahap Penilaian Risiko Tahap selanjutnya adalah penilaian risiko (risk memperhatikan hal-hal seperti GMP (Good Manufacturing Practice), HACCP (Hazard Analysis Critical Control Point), assessment). Dalam melakukan penilaian risiko, terlebih food safety, food security, dan sertifikasi halal khususnya dahulu mengembangkan kriteria risiko yang menjelaskan dalam proses pengadaan, produksi, dan distribusi produk[3]. risiko apa yang terjadi. Penilaian risiko berdasarkan nilai Karena itu perusahaan perlu memperhatikan kendala-kendala masing-masing dampak dari risiko (severity), peluang yang terjadi terutama yang berkaitan dengan keamanan terjadinya risiko (occurrences), dan tingkat pendeteksian atau makanan. Untuk mengetahui penanganan yang tepat dalam kontrol risiko (detection). Tahap penilaian risiko untuk mengatasi kendala-kendala perusahaan diperlukan identifikasi masing-masing nilai didapatkan dengan cara melakukan studi permasalahan atau risiko yang ada dalam rantai pasok literatur, pengumpulan data, survey, dan wawancara dengan perusahaan. Pada aliran pasok dari hulu ke hilir mulai dari manajer rantai pasok untuk menetapkan nilai risiko dalam pengiriman bahan baku dari pemasok hingga produk dikirim rantai pasok. Hasil dari penilaian risiko adalah ranking atau ke tangan konsumen dapat terjadi mengandung di dalamnya nilai prioritas dari risiko yang teridentifikasi. khususnya terkait keamanan dari produk. PT. SI belum II.4 Tahap Pemodelan memiliki manajemen risiko yang terstruktur untuk Dari permasalahan yang ada di dalam perusahaan mengidentifikasi risiko yang terjadi dan mitigasi yang obyek amatan dilakukan identifikasi dan penilai risiko-risiko diperlukan perusahaan untuk menangani kendala yang ada. yang ada dalam rantai pasok kemudian dilakukan tahap Identifikasi dan analisa risiko merupakan tahapan dalam pemodelan dengan simulasi. Pemodelan dilakukan manajemen risiko. Salah satu metode pada manajemen risiko berdasarkan proses exiting dari perusahaan industri makanan yang didalamnya terdapat proses identifikasi dan analisa risiko dan proses bisnis yang memiliki risiko yang telah pada rantai pasok perusahaan industri makanan menggunakan teridentifikasi. FMECA (Failure Modes and Effects Criticality Analysis). Pendekatan FMECA merupakan metode yang digunakan

3 Fitting Data Fitting data dilakukan untuk mengetahui pola distribusi data yang telah dikumpulkan. Fitting data yang dilakukan menggunakan input analyzer. Data yang di fitting adalah data kedatangan bahan baku dan data pengiriman bahan baku. II.4.2 Verifikasi.Model Verifikasi merupakan pemeriksaan program simulasi apakah berjalan sesuai dengan yang diinginkan (Hoover dan Perry, 1989). Verifikasi dilakukan dengan melihat apakah terdapat error atau tidak dalam model Arena. Berikut ini verifikasi yang menunjukkan bahwa model yang dibangun tidak terdapat error di dalamnya[4]. Validasi Model Validasi yang dilakukan bertujuan untuk menguji dan membandingkan apakah model simulasi yang dibuat sama dengan kondisi real system[4]. Validasi dilakukan dengan menggunakan metode perbandingan dua alternatif welch confidence interval for comparing two systems. Berikut ini perumusan welch confidence interval for comparing two systems : Melakukan Hipotesa H0 : 1 - 2 = 0 H1 : 1 - 2 0 II.4.3 II.4.1 II.5 Tahap Mitigasi Risiko Pada tahap mitigasi risiko dilakukan perencanaan langkah-langkah yang dilakukan untuk menangani risikorisiko yang telah terindetifikasi. Mitigasi risiko hanya sebatas rekomendasi perbaikan terhadap permasalahan perusahaan berdasarkan hasil analisis risiko. Mitigasi risiko yang dilakukan sesuai dengan nilai dan ranking risiko yang telah dilakukan pada tahap sebelumnya II.6 Tahap Analisa dan Kesimpulan Setelah dilakukan identifikasi risiko, penilaian risiko (risk assessment), pemodelan proses bisnis perusahaan, hingga dilakukannya mitigasi risiko, tahap selanjutnya adalah analisis hasil penelitian. Analisis yang dilakukan dengan menganalisa hasil simulasi model proses bisnis yang telah dibuat berdasarkan kondisi perusahaan obyek amatan. Selain itu juga dilakukan analisis dampak risiko yang terjadi dan implikasinya terhadap proses bisnis perusahaan serta analisis hasil mitigasi risiko.. III. HASIL DAN DISKUSI Model simulasi yang dibangun adalah proses bisnis dari PT. SI. Simulasi dimulai dari kedatangan bahan baku dari pemasok. Setelah bahan baku data, dilakukan inspeksi yang selanjutnya akan masuk ke gudang. Bahan baku yang masuk di gudang di gunakan untuk memproduksi produk. Kapasitas maksimal dalam proses produksi sebesar 400 kg. Setiap proses berjalan konstan sesuai dengan SOP. Setelah produk jadi, proses selanjutnya adalah pengiriman produk dari pabrik. Pengiriman dibagi menjadi dua yaitu pengiriman ke gudang finish product dan pengiriman ke distributor/ konsumen. Produk yang dikirim ke gudang sejumlah setengah dari jumlah produk yang dikirim ke konsumen. Identifikasi proses bisnis yang dilakukan berdasarkan aktivitas-aktivitas pada model SCOR. Identifikasi proses bisnis perusahaan dengan model SCOR didapatkan 3 aktivitas dalam return, 5 aktivitas dalam make, 4 aktivitas dalam deliver, dan 2 aktivitas dalam return pada level 1. Aktivitas PT. SI yang ada pada level 1dalam SCOR sebagai berikut. Tabel 1 SCOR Level 1 Level 0 Level 1 SOURCE S1- Komunikasi dengan pemasok S2- Pengiriman bahan baku dari pemasok S3- Pengecekan bahan baku dari pemasok MAKE M1- Kegiatan proses produksi sesuai degan prosedur yang telah ditetapkan M2- Pembagian proses produksi berdasarkan ukuran pak produk M3- Proses vacum & pengemasan produk M4- Inspeksi kualitas produk M5- Penyimpanan ke gudang DELIVER D1- Komunikasi dengan konsumen/ distributor

2 2 2 1 = , /2 + 1 2 ( 1 1 2 ) 1 2 ( 2 ) +

2 2 1 + 2 1 2 = (1 1 )2 (2 2 )2 + 1 1 2 1

Replikasi Data Replikasi dilakukan untuk mengetahui berapa banyak running yang dilakukan untuk mendapatkan data dari simulasi yang dapat mewakili populasi yang ada[4]. Berikut ini tahapan dalam melakukan replikasi: a. Menentukan jumlah replikasi awal. b. Menentukan nilai error yang akan ditanggung. c. Menghitung banyaknya replikasi (n) dengan rumus: t n 1, /2 x s hw Keterangan: n = jumlah replikasi s = standar deviasi model hw = nilai error yang diinginkan =

II.4.4

Dimana, apabila nilai hw berada di dalam interval, model dapat dikatakan valid. Keterangan: s1 = Standar deviasi model simulasi s2 = Standar deviasi real sistem n2 = Jumlah replikasi model simulasi n2 = Jumlah pengamatan real sistem 1 = Rata-rata model simulasi 2 = Rata-rata real sistem

4 Level 0 Level 1 D2- Pengiriman produk sesuai permintaan D3- Pemilihan perusahaan jasa transportasi D4- Penanganan kegiatan pergudangan finished goods R1- Pengembalian produk ke pemasok R2- Pengembalian produk dari customer Risiko yang termasuk kategori tinggi sebagai inputan dalam simulasi proses bisnis perusahaan. Simulasi dilakukan untuk mengetahui berapa pengaruh risiko apabila terjadi di dalam proses bisnis perusahaan terhadap waktu proses keseluruhan. Pengaruh risiko terhadap waktu dapat dilihat dari hasil perbandingan output simulasi antara kondisi eksisting perusahaan dengan kondisi adanya risiko. Berikut ini perbandingan waktu antar dua skenario. Tabel 3 Perbandingan Output Simulasi Eksisting Replikasi 1 2 3 4 5 Mean Stdev Variansi Kategori Dari hasil rekapan pada tabel diatas, terdapat perbedaan waktu yang cukup signifikan antara dua model simulasi. Pada model simulasi risiko replikasi 1, penggunaan total waktu entity lebih lama dibandingkan dengan kondisi eksisting dengan selisih sebesar 8,336 jam. Artinya dengan adanya kemungkinan terjadi risiko di dalam proses bisnis perusahaan maka berdampak pada bertambahnya waktu proses sehingga proses berjalan lebih lama dan tidak efektif. Penambahan waktu pada model simulasi risiko disebabkan karena risiko yang terjadi menghambat aliran proses bisnis perusahaan. Aliran proses tidak dapat berjalan dengan lancar karena terjadinya proses berdampak pada keseluruhan sistem rantai pasok. Adanya risiko juga mengakibatkan perusahaan tidak dapat memproduksi produk dengan optimal. Rata-rata selisih waktu sistem antara kondisi eksisting dan kondisi terdapat risiko sebesar 9,223 jam. Total real proses produksi untuk memproduksi produk vacum dengan kapasitas pabrik sebanyak 400 kilogram adalah 4,87 jam. Artinya apabila kemungkinan terjadi risiko didalamnya maka waktu produksi akan berjalan lebih lambat dan perusahaan dapat mengalami kerugian hampir dua kali lipat dari waktu standar produksi pabrik. III. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat ditarik dari penelitian ini adalah pertama, identifikasi proses bisnis perusahaan dengan menggunakan model SCOR dimana aktivitas-aktivitas dalam SCOR yang didentifikasi adalah aktivitas source, make, deliver, return. Dari hasil identifikasi proses bisnis pada masing-masing aktivitas SCOR dapat diidentifikasi risiko. Didapatkan risiko sebanyak 53 risiko teridentifikasi. Pada aktivitas source identifikasi risiko sebanyak 15 risiko, Rata-rata Waktu (Jam) 48,776 43,093 43,094 42,094 42,788 43,969 2,718 7,388 Risiko Rata-rata Waktu (Jam) 57,112 51,591 57,412 48,696 51,149 53,192 3,877 15,031 Selisih (Jam) 8,336 8,498 14,318 6,602 8,361 9,223 2,953 8,721

RETURN

Dari masing-masing proses diidentifikan potential failure yang dapat mempengaruhi kinerja perusahaan. Risiko-risiko yang telah terindentifikasi selanjutnya diberi penilaian berdasarkan tingkat severity, occurence, dan detection. Dari ketiga parameter itu didapatkan nilai RPN (Risk Priority Number) yang merupakan ranking dari kepentingan risiko[2]. Berikut merupakan rumus dari RPN: RPN= Severity x Occurence x Detection Risiko-risiko yang telah memiliki nilai RPN diperingkatkan berdasarkan kategori risiko. Penentuan kategori risiko dengan melihat nilai dari RPN. Pengkategorian risiko sebagai berikut: Tabel 2 Identifikasi Potential Failure dan Kategorinya Risk Priority Number (RPN) 200 100

Potential Failure

Produk belum tersortir Terjadinya bencana alam/ kecelakaan pada saat pengiriman produk Terjadinya kontaminasi pada saat pemindahan produk ke alat yang berbeda Kesalahan dalam pemberian coding Terjadinya bencana alam/ kecelakaan pada saat pengiriman produk Adanya kerusakan pada support product Kesalahan dalam komunikasi penentuan jenis bahan baku yang akan dipesan perusahaan Adanya sisa produk di bawah ribbon blender Kualitas raw material yang dipesan perusahaan tidak sesuai Penundaan produksi karena mesin tidak dapat berjalan/ mengalami kerusakan Kesalahan dalam penjadwalan tanggal pengiriman finish product ke konsumen

100 100 100 84

Tinggi

80

64 Menengah 56

50

50

5 aktivitas make sebanyak 22 risiko teridentifikasi, aktivitas deliver sebanyak 8 risiko teridentifikasi, aktivitas return sebanyak 8 risiko teridentifikasi. Kedua, dari masing-masing risiko yang telah teridentifikasi dalam model SCOR dilakukan penilaian menggunakan metode FMECA (Failure Modes and Effects Criticality Analysis). Penilaian dilakukan berdasarkan kuisioner bobot dampak risiko, penyebab risiko, dan kontrol risiko yang dilakukan. Dari kuisioner FMECA didapatkan nilai RPN yang merupakan tingkat kritis suatu risiko. Evaluasi risiko dilihat berdasarkan nilai RPN. Risiko di setiap proses bisnis dibagi menjadi tiga kategori berdasarkan nilai RPN yaitu: (1) sebanyak 5 risiko termasuk kategori tinggi dengan nilai RPN 100, (2) sebanyak 6 risiko termasuk kategori menengah dengan nilai RPN diantara 50 sampai dengan 99, (3) sebanyak 42 risiko termasuk kategori rendah dengan nilai RPN < 50 Ketiga, mitigasi yang dilakukan lebih menekankan pada risiko kategori tinggi dimana dampak yang diakibatnya mempengaruhi proses bisnis secara signifikan. Aksi mitigasi yang dilakukan antara lain: menerima risiko, transfer risiko, menghindari risiko, dan menangani risiko. Terakhir, model risiko simulasi yang dibangun adalah risiko yang termasuk kategori tinggi dengan nilai total RPN sebesar 400. Rata-rata waktu proses dalam sistem yang mengandung probabilitas risiko sebesar 9,223 jam lebih lama dibandingkan dengan kondisi eksisting perusahaan. Semakin besar probabilitas terjadinya risiko, maka semakin besar waktu yang dibutuhkan perusahaan dalam menjalankan proses bisnisnya. UCAPAN TERIMA KASIH Pada penelitian ini, penulis mengucapkan terima kasih kepada seluruh pihak karyawan PT. SI yang telah memberikan masukan dan membantu penulis demi kelancaran terselesaikannya penelitian. Serta kepada dosen pembimbing dan ko-pembimbing yang telah mendukung dan banyak membantu dalam proses penyelesaian penelitian ini. DAFTAR PUSTAKA [1] Pujawan, IN & Mahendrawati 2010, Supply chain Management, Guna Widya, Surabaya. [2] Tuncel, G., & Alpan, G. (2010). Risk Assessment and Management for Supply Chain Network: A Case Study. Computer in Industry , 250-259. [3] Gaspersz, V. (2002). Pedoman Implementasi Program Six Sigma Terintegrasi Dengan ISO 9001:2000, MBNQA, dan HACCP. Jakarta: PT Gramedia Pustaka Utama. [4] Pelatihan software. (2011). Modul Training With Arena. Laboratorium Komputasi dan Optimasi Jurusan Teknik Industri ITS [5] Villacourt, M. (1992). Failure Mode and Effects Analysis (FMEA): A Guide for Continuous Improvement for the Semiconductor Equipment Industry.