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UNIDAD
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Planear es sin duda de las actividades caractersticas del mundo
contemporneo, la cual se vuelve ms necesaria ante la creciente
interdependencia y rapidez que se observa en el acontecer de los fenmenos
econmicos, polticos, sociales y tecnolgicos.
"La pIaneacin es eI proceso de estabIecer objetivos y escoger eI medio
mas apropiado para eI Iogro de Ios mismos antes de emprender Ia accin".
RusseII Ackoff.
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La Planeacin es la funcin que tiene por objetivo fijar el curso concreto de
accin que ha de seguirse, estableciendo los principios que habrn de
orientarlo, la secuencia de operaciones para realizarlo y las determinaciones de
tiempo y nmeros necesarios para su realizacin. Esta se constituye entonces
en uno de los elementos principales de la administracin en la teora clsica
propuesta por Luther Gulick.
2
A travs del proceso se Planeacin se pretende entender, en primer trmino, los
aspectos cruciales de una realidad presente, para despus proyectarla,
diseando escenarios de los cuales se busca finalmente obtener el mayor
provecho.
Figura l.Estructura del proceso de Planeacin
1.2. EIementos Bsicos de Ia PIaneacin:
La Planeacin contiene cuatro elementos bsicos dentro de su estructura y que
son claves para su desarrollo por sencilla que sea la actividad de Planeacin a
desarrollar:
Objetivos: Es el punto de partida de la planeacin. Saber a donde se
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RUSSELL L. Ackoff. Un concepto de paneacn de empresa. Edtora Lmusa. 1 Ed. 1988.
2
GULICK Luther. Papers on the Scence of admnstraton, Coumba Unversty, Insttute of Pubc Admnstraton, 1937, p.3.
PRESENTE
DONDE ESTAMOS
AHORA
SITUACION ACTUAL
PLANEACION
PLANES
FUTURO
A DONDE QUEREMOS
LLEGAR
OBJETIVOS PREVISTOS
pretende llegar, para saber en que forma puede llegarse hasta all.
PIan: Es un curso anticipado de accin que se realiza con el fin de
alcanzar los objetivos o aspiraciones.
Toma decisiones: Es la funcin mediante la cual se debe seleccionar
entre diversos cursos de accin futuros, es decir, decidir lo que va a
hacerse y como se va a realizar antes de que se necesite actuar.
Previsin: Visualizar el futuro y dentro de las limitaciones humanas
encontrar los factores que puedan influir favorable o desfavorablemente
en el mismo futuro, sobre la marcha de la empresa.
l.3. Funciones GeneraIes de Ia PIaneacin
A continuacin se hace un resumen de las funciones generales que cumple la
Planeacin y definen la naturaleza de la misma:
Definicin y/o Razn de Ser
Adaptativas: Debe ser adaptable para efectuar ajustes mayores a
condiciones del medio ambiente, por ejemplo el de crear
nuevos mercados, productos, programas, etc.
De reIaciones con eI
medio ambiente:
Para mantener y/o mejorar las relaciones en grupos y/o
sectores del medio ambiente y asegurar el flujo de recursos.
De efectividad y
eficiencia:
Para mejorar y optimizar la distribucin y el uso de los
recursos organizacionales.
Mejora de Ia toma de
decisiones:
Para mejorar las estructuras de actualidad, responsabilidad,
participacin y toma de decisiones.
Mantenimiento y/o
desarroIIo deI recurso
humano:
Para mantener y/o mejorar el compromiso, el desempeo
moral, y satisfaccin de los miembros de la organizacin.
Cuadro l Funciones Generales de la Planeacin
1.4. Propsitos de pIaneacin:
La planeacin tiene como propsito fundamental contribuir al alcance de los
objetivos, o de otra forma como lo expresara Koontz y O'Donell: "facilitar el
logro de los objetivos y de la empresa."
3
Los dems propsitos de la planeacin se derivan del anterior y entre ellos
tenemos:
Propsito Protector: Propsito Afirmativo: Propsito de
3
KOONTZ, Harod y ODONELL CIRIL, Wehrch. Admnstracn. Mxco: Edtora Mc Graw and H. 1985.
Coordinacin:
Hace referencia a
minimizar el riesgo
reduciendo las
incertidumbres que rodean
el entorno de los negocios
y aclarando las
consecuencias de una
accin administrativa en
ese sentido.
Plantea que se debe elevar
el nivel de xito de la
organizacin.
Con la planeacin tambin
se busca un esfuerzo
combinado de los miembros
de la organizacin, que
permitan generar una
eficiencia organizacional.
Cuadro 2 - Propsitos de la Planeacin
Reforzando un poco los conceptos anteriores, podemos hacer una sntesis
sencilla del para que planear:
Es la primera funcin administrativa que obliga a los dems.
Para disear un ambiente adecuado.
Para un desempeo ms eficaz de las personas.
Para hacer un uso ms racional de los recursos existentes o potenciales.
Para solucionar problemas.
Para la consecucin de los objetivos y metas organizacionales.
Para afrontar adecuadamente los cambios.
Para disminuir la incertidumbre en la toma de decisiones Gerenciales.
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1.3. Aspectos principaIes de Ia naturaIeza de Ia PIaneacin:
La contribucin de Ia pIaneacin a Ios propsitos y Ios objetivos de
Ia empresa: Cada plan y todos sus planes de apoyo deben contribuir al
logro del propsito y los objetivos de la empresa.
La supremaca de Ia administracin: La planeacin es nica en el
sentido que implica establecer los objetivos necesarios hacia los cuales
confluir el esfuerzo de grupo. Adems, un administrador debe planear
para saber que tipo de relaciones organizacionales y aptitudes
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(Centro de Educacn Contnua. Departamento de Economa. Unversdad EAFIT. Herramentas Admnstratvas. Semnaro
de drecconamento estratgco.- Mgue Ange Gmez. Pag. 9)
personales se necesitan junto con los cursos de accin que deben seguir
los subordinados y las clases de controles a aplicar.
La eficiencia de Ios pIanes: La eficiencia de un plan se mide por su
contribucin al propsito o a los objetivos, menos los costos y otros
factores necesarios para formularlo y operarlo. Los planes son eficientes
si logran su propsito a un costo razonable, cuando este se mide no solo
en trminos de tiempo, dinero o produccin, sino tambin por el grado de
satisfaccin general o individual.
1.6. Pasos para Ia PIaneacin:
El proceso de planeacin es una forma de ordenar de forma sistmica un evento
que se vaya a realizar, involucra al control y a los dems procesos de la
organizacin.