Univesitatea tefan cel Mare Suceava Facultatea de tiine Economice si Administraie Public Specializarea Finane i Bnci

RAPORT DE AUDIT INTERN

- PROIECT -

STRUCTURA AUDITAT:
DIRECIA RESURSELOR UMANE DIN CADRUL SOCIETII COMERCIALE DE ASIGURARE REASIGURARE INSURANCE SA

MISIUNEA DE AUDIT:
GESTIUNEA RESURSELOR UMANE

Student, Avasiloaei Adriana FINANE i BNCI ANUL III GR.I

SUCEAVA 2013

I. INTRODUCERE
Istoria asigurrilor n Romnia, a nceput s fie scris anterior anului 1871, prin manifestri ale proteciei pe baze mutuale, ce au aprut n Transilvania nc din secolul al XIV-lea. n anul 1744 a aprut la Braov, Casa de Incendiu, organizat prin fuzionarea a mai multe asociaii mutuale. n anul 1848 ia fiin Institutul General de Pensii, organizaie ce i face apariia tot la Braov, ca asociaie mutual care asigura membrilor o pensie anual. Anul 1871 este un an de referin pentru asigurrile din Romnia, prin faptul c n luna martie, printr-un nalt Decret Domnesc s-a nfiinat prima societate de asigurri romneasc, Dacia, cu un capital social de 3 milioane lei. In anul 1873, a fost creata a doua societate romneasc de asigurri, Romnia cu un capital social de 2 milioane lei. Aceste societi romneti de asigurri, aveau ca membri fondatori i ca membri n consiliile lor de administraie, personaliti marcante ale scenei politice, economice i sociale din acea vreme. n anul 1881, cele dou societi romneti de asigurri au fuzionat i au creat o singur societate, Dacia - Romnia, care a devenit o societate puternic. Un an mai trziu, sa nfiinat, tot de ctre mari personaliti ale vieii socio-politice i economice, societatea Naionala, care avea un capital social de 3 milioane lei. Ca urmare a crerii acestor societi de asigurri i a dezvoltrii pieei locale a asigurrilor, rnd pe rnd reprezentantele companiilor strine de asigurri au nceput s se retrag, cedndu-i portofoliile societilor romneti. n urma naionalizrii, n anul 1948, societile de asigurare au trecut n proprietatea statului cu toate activele i pasivele lor, iar instituiile publice de asigurri au intrat de asemenea n noile structuri ale economiei planificate. Dup anul 1990, au aprut importante schimbri legislative care au condus la nlturarea monopolului statului, apariia multor societi de asigurare i la stabilirea climatului concurenial pe piaa asigurrilor din Romnia. n anul 1991, apare Legea nr. 47 din data de 16 iulie 1991 privind constituirea, organizarea i funcionarea societilor comerciale din domeniul asigurrilor. Prevederile Legii stipulau faptul c n Romnia, activitatea de asigurare se desfoar prin intermediul societilor de asigurare, societilor de asigurare-reasigurare i societilor de reasigurare i de asemenea prin intermediul societilor de intermediere (agenii de intermediere). Legea

reglementa faptul c societile comerciale din domeniul asigurrilor, trebuie s se constituie cu avizul prealabil al Oficiului de supraveghere a activitii de asigurare i reasigurare din Ministerul Economiei i Finanelor. Conform Legii, companiile care activau n domeniul asigurrilor, se puteau constitui ca societi pe aciuni sau societi cu rspundere limitat.

II. SOCIETATEA COMERCIAL DE ASIGURARE - REASIGURARE INSURANCE S.A.

INSURANCE ASIGURRI este una din companiile private de elit din Romnia, situndu-se pe locul III n topul asiguratorilor n ceea ce privete mrimea capitalului su social. n condiiile unei piee competitive, INSURANCE ASIGURRI mizeaz pe urmtoarele avantaje: acoperire teritorial complet - peste 200 de sucursale i agenii n toat ara putere financiar ridicat 157,6 milioane RON capital social flexibilitatea portofoliului de produse - peste 70 de tipuri de asigurri experiena i profesionalismul angajailor. - 72,64 % - 27,00 % - 0,36 %

Structura acionariatului: SC NOVA TRADE S.A. UNIQA GROUP AUSTRIA ALI ACIONARI Gradul de solvabilitate: Potrivit Raportului CSA privind activitatea companiilor de asigurri n 2005, INSURANCE ASIGURRI avea la sfritul anului 2005 un grad de solvabilitate de 4.34 pentru asigurrile generale i 8.68 pentru asigurrile de via. Normele CSA prevd un prag al marjei de solvabilitate de 2 pentru ca o companie de asigurri s fie considerat n afara oricrui risc. Structura personalului n cadrul Societii Comerciale de Asigurare - Reasigurare INSURANCE S.A este urmtoarea: 1 preedinte; 1 director general; 18 directori de departamente i directori zonali

200 manageri; 400 contabili; 380 funcionari. Scopul principal al societii INSURANCE - UNIQA este de a oferi tuturor clienilor si, persoane fizice sau juridice, servicii la cele mai nalte standarde, condiiile de asigurare fiind la nivelul celor aplicate n Comunitatea European i fiind agreate de partenerii externi. Principalele tipuri de asigurri: Asigurri de via Asigurri de autovehicule Asigurri de bunuri(cldiri, utilaje, bani, valori) Asigurri de rspundere civil fa de teri Asigurri de rspundere civil profesional Asigurri de persoane, altele dect de via Asigurri maritime, de transport i aviaie Asigurri complexe (apartamente, turiti) Asigurri de risc financiar Asigurri agricole

Procedura P01: Iniierea auditului

FUNCIONARI Serviciul Audit Intern

Nr. 420575 din 3.12.2012 ORDIN DE SERVICIU n conformitate cu prevederile Legii nr. 672/2002 privind auditul intern, a O.M.F.P. nr. 38/2003 de aprobare a normelor metodologice generale privind exercitarea activitii de audit intern, a Ordinului managerului general nr. 12345/2003 prin care s-au aprobat Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice i a Planului de audit intern pentru anul 2012, se va efectua misiunea de audit intern la Direcia Resurselor Umane n perioada 01.05.2011 30.04.2011. Scopul misiunii de audit este de a da asigurri asupra modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitate i a conformitii cu cadrul legislativ i normativ aplicabil, fiind structurate pe urmtoarele domenii auditabile: Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Menionm c se va efectua un audit de conformitate al modului de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public.

Auditor, Avasiloaei Adriana

Procedura P02: Iniierea auditului DECLARAIA DE INDEPENDEN Nume i prenume: Avasiloaei Adriana Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Data: 30.11.2012 Nu X X X X X X X X X Incompatibiliti n legtur cu entitatea/structura auditat Da Ai avut/avei vreo relaie oficial, financiar sau personal cu cineva care ar putea s v limiteze msura n care putei s v interesai, s descoperii sau s constatai slbiciuni de audit n orice fel? Avei idei preconcepute fa de persoane, grupuri, organizaii sau obiective care ar putea s v influeneze n misiunea de audit? Ai avut/avei funcii sau ai fost/suntei implicat() n ultimii 3 ani ntr-un alt mod n activitatea entitii/structurii ce va fi auditat? Avei responsabiliti n derularea programelor i proiectelor privind gestiunea resurselor umane? Ai fost implicat n elaborarea i implementarea sistemelor de control ale X entitii/structurii ce urmeaz a fi auditat? Suntei so/soie, rud sau afin pn la gradul al patrulea inclusiv cu conductorul entitii/structurii ce va fi auditat sau cu membrii organului de conducere colectiv? Avei vreo legtur politic, social care ar rezulta dintr-o fost angajare sau primirea de redevene de la vreun grup anume, sau organizaie sau nivel guvernamental? Ai aprobat nainte facturi, ordine de plat i alte instrumente de plat pentru entitatea/structura ce va fi auditat? Ai inut anterior contabilitatea la entitatea/structura ce va fi auditat? Avei vreun interes direct sau unul de fond financiar indirect la entitatea/structura ce va fi auditat? Dac n timpul misiunii de audit, apare orice incompatibilitate personal, extern sau X organizaional care ar putea s v afecteze abilitatea dvs. de a lucra i a face rapoartele de audit impariale, notificai eful Serviciului Audit Public Intern de urgen? Auditor, Avasiloaei Adriana

Procedura P03: Iniierea auditului Nr. 6328190 din 03.12.2012 NOTIFICAREA PRIVIND DECLANAREA MISIUNII DE AUDIT INTERN Ctre: De la: Societatea Comercial de Asigurare - Reasigurare ASTRA S.A ef Serviciu Audit Intern

Referitor la misiunea de audit intern Modul de organizare a activitii de gestiune a resurselor umane din entitatea public Stimate domnule n conformitate cu Planul de audit intern pe anul 2012, urmeaz ca n perioada 01.07.2012-30.10.2012 s efectum o misiune de audit intern cu tema Gestiunea resurselor umane. Perioada supus evalurii este 01.01.2012 31.12.2012 V vom contacta ulterior pentru a stabili de comun acord edina de deschidere n vederea discutrii diverselor aspecte ale misiunii de audit, cuprinznd: - prezentarea auditorilor; - scopul misiunii de audit intern; - prezentarea principalelor obiective ale misiunii de audit intern; - programul interveniei la faa locului; - alte aspecte. Pentru o mai bun nelegere a activitii dumneavoastr, v rugm sa ne punei la dispoziie urmtoarea documentaie necesar privind activitatea de gestiune a resurselor umane: legile i reglementrile ce se aplica activitilor dumneavoastr, organigrama direciei dumneavoastr, Regulamentul de organizare i funcionare, fiele posturilor, procedurile scrise care descriu sarcinile ce trebuie realizate pe linia organizrii activitii, un exemplar al rapoartelor de activitate, notelor, misiunilor de audit anterioare care se refer la aceasta tem. Dac avei unele ntrebri privind desfurarea misiunii, v rugm s l contactai pe domnul Avasiloaei Adriana - auditor, coordonatorul misiunii sau pe eful structurii de audit intern. Cu stim, ef Serviciu Audit Intern Ionescu Mircea Serviciul Audit Intern Data: 30.11.2011

13

Procedura P04: Colectarea i prelucrarea informaiilor

COLECTAREA INFORMAIILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane ntocmit: Avasiloaei Adriana Data:10.07.2012 COLECTAREA INFORMAIILOR SC ASTRA SA

DA

NU X X

Observaii

Identificarea legilor i regulamentelor aplicabile structurii X auditate Obinerea organigramei Obinerea Regulamentului de organizare i funcionare Obinerea fielor posturilor Obinerea procedurilor scrise Identificarea personalului responsabil Obinerea exemplarului de Raport de audit intern anterior X X X X -

Exist parial

doar

Anterior nu au fost misiuni audit intern realizate de

14

Procedura P05: Analiza riscului LISTA CENTRALIZATOARE A OBIECTELOR AUDITABILE Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane ntocmit: Avasiloaei Adriana Nr. crt. I. Data: 30.12.2012 OBIECTE AUDITABILE CARIEREI Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului Promovarea n cadrul funciei pe OBS.

Obiective
EVOLUIA

PERSONALULUI

II.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU PERSONALULUI A

categorii, clase i gradaii Planurile strategice i anuale de pregtire profesional Planurile individuale profesional Realizarea programelor de de pregtire pregtire

profesional Sistemul indicatorilor de performan privind pregtirea profesional NOTA:

Lista centralizatoare a obiectelor auditabile reprezint primul document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i cuprinde, pentru acest studiu de caz, 6 obiecte auditabile, structurate pe 2 obiective, care vor fi analizate pe parcursul derulrii misiunii de audit intern.

15

Procedura P05: Analiza riscului IDENTIFICAREA RISCURILOR Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012 -1.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 30.11.2012 Nr. crt. I.

Obiective
EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE 1.Concordana personalului 2.Promovarea gradaii n cadrul obiectivelor

RISCURI SEMNIFICATIVE 1. Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului 2. Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelata 3. Perioada de stagiu nu a fost respectata 4. Vechimea minima n munc nu a fost respectata 5. Calificativele anuale acordate nu au fost respectate

OBS.

entitii cu evoluia carierei

funciei pe categorii, clase i

II.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU PERSONALULUI

3.Planurile anuale A profesional

strategice de

6. Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a funcionarilor publici

pregtire

7. Planul anual si cel strategic privind recrutarea, formarea i

16

perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost corelate 4.Planurile individuale de 8. Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele individuale ale fiecrui salariat 9. Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire profesional nu au fost nominalizate 10. Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz activitatea de pregtire profesionala 11. Persoanele responsabile pentru urmrirea realizrii indicatorilor de performan nu au fost stabilite NOTA: Identificarea riscurilor este al doilea document care se elaboreaz n cadrul procedurii Analiza riscurilor i presupune asocierea riscurilor semnificative la operaiilor stabilite n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile. De regul, se asociaz unul sau mai multe riscuri teoretice, determinate de auditorii interni din documentele colectate sau din riscurile practice reieite din propria experien. n situaia n care la operaiile auditabile se ataeaz mai multe riscuri analiza acestora se va putea realiza pentru fiecare risc n parte sau pe total operaie/obiect auditabil. n acest studiu de caz, au fost identificate 6 de operaii, prezentate n Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, crora le-au fost asociate 11 riscuri, aa cum rezult din documentul Identificarea riscurilor.

pregtire profesional 5.Realizarea programelor de pregtire profesional 6.Sistemul indicatorilor performan pregtirea profesional de

privind

17

Procedura P05: Analiza riscului STABILIREA FACTORILOR DE RISC, PONDERILE ACESTORA I APRECIEREA NIVELURILOR RISCURILOR Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 30.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 30.11.2012 Factori de risc (Fi) Aprecierea controlului F1 Aprecierea cantitativ F2 Aprecierea calitativ F3 Not: Prin acest document se stabilesc, n funcie de importana i greutatea factorilor de risc, ponderile i nivelurile de apreciere ale riscurilor. Cei trei factori de risc sunt stabilii prin normele generale i sunt acoperitori pentru entitate, ns dac dorim s evideniem i ali factori de risc, cu nivelurile de apreciere corespunztoare, trebuie s se aib n vedere ca suma ponderilor factorilor de risc s fie de asemenea 100. P3 20% intern P2 30% Ponderea factorilor de risc (Pi) P1 50% Nivelul de apreciere al riscului (Ni) N1 N2 Exist aplic Impact financiar sczut Vulnerabilitate Vulnerabilitate mic medie N3 exist

Exist proceduri, Nu cunoscute, proceduri dar nu se aplic Impact financiar Impact mediu financiar ridicat

proceduri i se sunt

Vulnerabilitate mare

18

Serviciul Audit Intern STABILIREA NIVELULUI RISCULUI I A PUNCTAJULUI TOTAL AL RISCULUI Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 30.11.2012

19

Nr. crt.

DOMENIUL

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Criterii de analiza a riscurilor Aprecierea Aprecierea Apreciere controlului intern (F1) P1 50% Ni cantitativ (F2) P2 30% 3 0,3 2 Ni a calitativ (F3) P3 Ni 20 % 0,2 3

Punctaj total

I.

EVOLUIA PERSONALULUI

CARIEREI Concordana evoluia personalului

Politica prezenta i de perspectiv 0,5 carierei dezvoltarea cunotinelor

2,7

obiectivelor entitii cu a entitii nu a fost corelata cu profesionale ale personalului Structura funciilor publice de 0,5 execuie (superior, principal, asistent i debutant) pe total nu este corelat Promovarea n cadrul Perioada de stagiu nu a fost 0,5 funciei pe categorii, respectat Vechimea minim n munc nu a 0,5 clase i gradaii fost respectat Calificativele anuale acordate nu 0,5 3 2 1 2 0,3 0,3 0,3 0,3 2 1 2 2 0,2 0,2 0,2 0,2 2 1 2 1 2,5 1,5 1,5 1,8

0,3

0,2

1,7

II.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU PERSONALULUI

au fost respectate Planurile strategice i Fundamentarea insuficienta anuale de pregtire Planului recrutarea, perfecionarea strategic formarea profesional A profesional

a 0,5 i a

privind

funcionarilor publici Planul anual i cel strategic 0,5 privind recrutarea, formarea i perfecionarea corelate profesional a
20 publici nu au fost funcionarilor

0,3

0,2

1,5

Stabilirea nivelului riscului i a punctajului total al riscului este documentul din procedura de Analiza riscurilor n care auditorul evalueaz riscurile pe baza documentelor n posesia crora a intrat pn n acest moment, dar i a expertizei personale n domeniu. Auditorii interni au stabilit punctajul total pentru fiecare risc identificat pe baza analizei riscurilor, dar i n funcie de resursele alocate misiunii (numr de persoane, timpul aferent .a.) i pentru continuarea analizei, au mprit riscurile, n urmtoarele trei categorii. Riscuri mici Riscuri medii Riscuri mari 1,0 - 1,7 1,8 - 2,2 2,3 - 3,0

Elaborarea acestui document au un oarecare grad de subiectivitate i din aceste motive auditorii interni aduc mbuntiri acestei lucrri pe toat durata misiunii de auditpe toat perioada interveniei la faa locului n funcie de informaiile privind activitile auditate i a riscurilor ataate acestora, pe care le constat.

21

Serviciul Audit Intern CLASAREA OPERAIILOR N FUNCIE DE ANALIZA RISCULUI Misiunea de audit:Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 1.12.2012

23

Nr. crt. I.

DOMENIUL EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI

OBIECTE AUDITABILE

RISCURI SEMNIFICATIVE

Punctaj

Clasare Mare Mic Mare Mic Mic Mediu

OBS.

total 1. Concordana obiectivelor Politica prezenta i de perspectiv a entitii nu a fost corelata 2,7 entitii cu evoluia carierei cu dezvoltarea cunotinelor profesionale ale personalului Structura funciilor publice de execuie (superior, principal, 1,7 personalului asistent i debutant) pe total nu este corelata 2.Promovarea n cadrul Perioada de stagiu nu a fost respectat funciei pe categorii, clase i Vechimea minim n munc nu a fost respectat Calificativele anuale acordate nu au fost respectate gradaii 3.Planurile strategice i anuale Fundamentarea insuficienta a Planului strategic privind de pregtire profesional A recrutarea, formarea i perfecionarea profesional a 2,5 1,5 1,5 1,8

Nu

Nu Nu

II.

PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU PERSONALULUI

funcionarilor publici Planul anual i cel strategic privind recrutarea, formarea i 1,5 perfecionarea profesional a funcionarilor publici nu au fost 4.Planurile individuale corelate de Planurile de pregtire nu au fost adaptate la cerinele 1,7

Mic

Nu

Mic Mic Mic Mic

Nu Nu Nu Nu

pregtire profesional individuale ale fiecrui salariat 5.Realizarea programelor de Persoanele responsabile de realizarea programelor de pregtire 1,7 pregtire profesional 6.Sistemul indicatorilor profesional nu au fost nominalizate de Sistemul indicatorilor de performan nu caracterizeaz 1,5 urmrirea realizrii 1,7

performan privind pregtirea activitatea de pregtire profesional Persoanele responsabile pentru profesional

indicatorilor de performan nu au fost stabilite

24

Nota: Documentul Clasarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor cuprinde 6 de obiecte auditabile i 11 riscuri ataate acestora, care au fost grupate pe cele trei categorii (mari, medii i mic). n continuare, riscurile mici nu vor mai fi avute n vedere pentru auditare, iar riscurile semnificative (mari i medii) vor intra n auditare i vor fi preluate pentru ierarhizare n documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe. n baza acestui document au rezultat 3 obiecte auditabile care nu vor mai fi luate n considerare n vederea auditrii, fiind constituite numai din operaii ale cror riscuri au fost apreciate ca fiind mici, i n consecin, documentul Tabelul puncte tari i puncte slabe cuprinde 3 obiecte auditabile i 3 riscuri asociate acestora.

25

Procedura P05: Analiza riscului TABELUL PUNCTE TARI I PUNCTE SLABE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: : 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 30.11.2012 Nr. crt. DOMENIUL OBIECTE AUDITABILE RISCURI SEMNIFICATIVE T/S Consecintele funcionrii/ nefuncionrii controlului intern I. EVOLUIA CARIEREI PERSONAL ULUI 1. Concordana obiectivelor Politica prezenta i S entitii cu evoluia carierei de personalului perspectiv a cu entitii nu a fost corelat dezvoltarea cunotinelor profesionale ale Exist sistem de Ridicat control eficient NU personalului 2. Promovarea n cadrul Perioada de stagiu T funciei pe categorii, clase nu a fost respectat
26

Grad de ncredere al auditorului n controlul intern Sczut

Obs.

II.

PREGTIRE A PROFESION AL CONTINU A PERSONAL ULUI

i gradaii 3. Planurile strategice i Fundamentarea anuale de pregtire insuficienta Planului privind formarea perfecionarea profesional funcionarilor publici a a strategic recrutarea, i profesional

Sczut

NOTA Ierarhizarea operaiilor n funcie de analiza riscurilor s-a realizat prin elaborarea documentului Tabelul puncte tari i puncte slabe, n care au fost cuprinse cele 3 de obiecte auditabile, obinute din clasarea riscurilor. n urma analizei au fost identificate 1 obiect auditabil i riscurile asociate acestuia , care a fost evaluat ca fiind punct tare, diferenele fiind considerate puncte slabe. Operaiile identificate ca fiind puncte tari i riscurile asociate acestora au fost evaluate astfel urmare a unor controale interne funcionale, pe baza documentelor transmise de entitate i a misiunilor anterioare, care limiteaz apariia riscurilor. Pe baza activitii de ierarhizare a operaiilor/obiectelor auditabile se va elabora documentul Tematica n detaliu a misiunii de audit n care vor fi preluate numai operaiile considerate ca fiind puncte slabe n numr de 2, ocazie cu care vor fi renumerotate.

27

Procedura P05: Analiza riscului TEMATICA IN DETALIU A OPERAIILOR AUDITABILE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 31.11.2012 Nr. crt. I. II. DOMENIUL EVOLUIA PERSONALULUI PREGTIREA OBIECTE AUDITABILE CARIEREI Concordana obiectivelor entitii cu evoluia carierei personalului PROFESIONAL Planurile strategice i anuale de pregtire profesional

CONTINU A PERSONALULUI

NOTA: Procedura Analiza riscurilor a nceput cu elaborarea documentului Lista centralizatoare a obiectelor auditabile, care a cuprins 6 de operaii/obiecte auditabile, i s-a finalizat cu Tematica n detaliu a misiunii de audit, n care au fost selectate numai 2 de obiecte auditabile. n continuare, cele 2 de operaii/obiecte auditabile, vor fi avute n vedere n activitatea de auditare, deoarece reprezint riscuri semnificative pentru domeniul auditat i vor fi supuse diferitelor testri, stabilite pe baza Programului interveniei la faa locului, care se vor materializa n F.I.A.P.-uri i F.C.R.I.-uri, acolo unde este cazul, i n final vor fi transferate i comentate n Raportul de audit intern, n ordinea din Tematica n detaliu a misiunii de audit.

28

Serviciul Audit Intern PROGRAMUL DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana ETAPELE MISIUNII Tema general: 1. PREGTIREA MISIUNII AUDIT DE DOMENIUL ACTIVITI DURATA (H) 232 90 2 2 Data: 31.11.2012 PERSOANELE IMPLICATE Avasiloaei Adriana Vasilovici Ana 2 Vasilovici Ana DAPI DAPI DAPI LOCUL DESFURRII

Gestiunea resurselor umane 1. Tiprirea i procesarea procesarea

Ordinului de serviciu 2. Tiparirea i

Declaraiei de independen 3. Pregtirea i transmiterea declanarea

Notificrii

privind

misiunii de audit intern ctre prile interesate 4. Colectarea i prelucrarea 20 8 20 Vasilovici Ana BILAN ANGELA BILAN ANGELA DAPI AUDITAT DAPI DAPI

informaiilor 5. ntocmirea Chestionarului de control intern 6. ntocmirea centralizatoare a Listelor obiectelor

29

auditabile 7. Elaborarea Tabelului puncte tari i puncte slabe 8. ntocmirea Programului de audit intern 9.Intocmirea Programului Notei i a al

16 4 4

BILAN ANGELA BILAN ANGELA Vasilovici Ana

DAPI DAPI DAPI

preliminar

interveniei la faa locului 10. Obinerea aprobrii Notei i a anexelor acesteia: Colectarea i prelucrarea datelor, Tabelul puncte tari i puncte slabe i Programul interveniei la faa locului. 11. Planificarea i organizarea edinei de deschidere cu Direcia Resurse Umane 12. Redactarea Minutei edinei de deschidere. unui II.INTERVENI A LA FAA OBIECTIVUL PERSONALULUI LOCULUI loc Obinerea pentru numelui persoanelor de contact i stabilirea desfurarea activitii de audit.

Vasilovici Ana

DAPI

Vasilovici Ana

DAPI AUDITAT AUDITAT

BAROIU CAMELIA

60 1. 1.1. Efectuarea testrilor, detaliate 8 interveniei la faa locului 1.2. Discutarea constatrilor cu 2
30

BILAN ANGELA

DAPI AUDITAT

EVOLUIA CARIEREI Programul

BAROIU

DAPI

eful de serviciu 1.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 1.4. Colectarea dovezilor

4 4

CAMELIA BILAN ANGELA BAROIU CAMELIA BAROIU CAMELIA

DAPI DAPI DAPI

1.5. Revizuirea documentelor de 8 lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a OBIECTIVUL 2. documentelor de lucru 2.1. Efectuarea testrilor, detaliate 8 interveniei la faa

BILAN ANGELA

DAPI

PREGTIREA PROFE- Programul

SIONAL CONTINU locului 2.2. Discutarea constatrilor cu 2 A PERSONALULUI eful de serviciu 2.3. Elaborarea F.I.A.P. - urilor 8 2.4. Colectarea dovezilor 16 2.5. Revizuirea documentelor de 8 lucru din punct de vedere al coninutului i al formei i ntocmirea Notei centralizatoare a documentelor de lucru III. RAPORTUL DE AUDIT INTERN 13. Redactarea proiectului de 82 22

BAROIU CAMELIA BILAN ANGELA BAROIU CAMELIA BAROIU CAMELIA

DAPI DAPI DAPI DAPI

BAROIU CAMELIA BILAN ANGELA DAPI

Raport de audit intern

31

14.

Revizuirea

proiectului

de

8 8

BILAN ANGELA BILAN ANGELA

DAPI DAPI

Raport de audit intern 15. Obinerea aprobrii proiectului de Raport de audit intern de conducerea Serviciului Audit Public Intern 16. Transmiterea proiectului de Raport de audit intern la auditat i solicitarea rspunsului asupra coninutului n 15 zile 17. Planificarea i organizarea Reuniunii de conciliere, dac este cazul 18. Includerea n Raportul de audit intern a aspectelor reinute din punctul de vedere al auditatului 19. Finalizarea Raportului de audit intern 20. Obinerea Raportului de audit intern aprobat de conducerea instituiei 21. Transmiterea recomandrilor aprobate ctre auditat IV. URMRIREA RECOMANDRILOR 22. Iniierea procesului de urmrire

BILAN ANGELA

DAPI

BILAN ANGELA

DAPI

BILAN ANGELA

DAPI

8 8

BILAN ANGELA BAROIU CAMELIA

DAPI DAPI

2 4 4

BAROIU CAMELIA BAROIU CAMELIA BILAN

DAPI DAPI DAPI

32

ANGELAA Procedura P06: Elaborarea programului de audit intern PROGRAMUL INTERVENIEI LA FAA LOCULUI Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 01.12.2012 Obiectivul I. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Nr. Crt. I. OBIECTE AUDITABILE Concordana obiectivelor entitii TIPUL TESTRII Locul Durata (h) 8 Nr. test T1 Lista verificare LV 1 Auditori Istrate Alina

cu - Punerea de acord a planurilor de SC pregtire profesional cu obiectivele ASTR entitii - Analiza concordanei documentelor (programe, decizii, dispoziii) cu atribuiile din fiele posturilor - Entionul va fi constituit dintr-un procent de 3% din totalul dosarelor profesionale din entitate A SA

evoluia carierei personalului

33

Obiectivul II. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI Nr. OBIECTE AUDITABILE TIPUL TESTRII Evaluarea atribuiilor din Locul Durata Nr. test T2 Lista verificare LV 2 Auditori Leprd Geanina Crt. II. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional (h) fiele SC ASTRA 8 SA

posturilor - Verificarea fundamentrii planurilor profesionale de pregtire - Interviu adresat efului Serviciului SC ASTRA SA

Auditor, Avasiloaei Adriana

34

Procedura P07: edina de deschidere MINUTA EDINEI DE DESCHIDERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 01.12.2012 A. Lista participanilor Numele Ionescu Mircea Avasiloaei Adriana Ionescu Daniel Diaconescu Mihai Bilan Dorin Poenaru Mihaela B. Stenograma edinei n cadrul edinei de deschidere s-a procedat la: Prezentarea echipei de auditori care urmeaz s efectueze misiunea de audit; Prezentarea funciei de audit intern de ctre eful Serviciului Audit Intern, n special a obiectivelor generale ale auditului intern, semnificaia auditului intern; Prezentarea Programului interveniei la faa locului, obiectivele auditabile care se intenioneaz a fi realizate, dup analizele de risc efectuate. n urma discuiilor care au avut loc cu privire la obiectivele misiunii de audit reprezentanii structurii auditate au prezentat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: Activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; Complexitatea activitii SC ASTRA SA i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; Fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; Neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; De asemenea, s-au stabilit: Funcia Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector Direcia/ Serviciul ef SAI SAI SC ASTRA SA SC ASTRA SA SC ASTRA SA SC ASTRA SA Nr. telefon E-mail Semntura

37

- persoanele pe care auditorii le pot contacta n vederea colectrii informaiilor, efecturii de teste asupra muncii lor i pentru a lua interviuri, programul ntlnirilor i timpul necesar pentru realizarea acestor proceduri; - condiiile minime pe care auditatul trebuie s le asigure n vederea realizrii misiunii de audit (spaiu de lucru, calculatoare, posibilitate de editare etc.) - aspectele procedurale, respectiv eventualitatea unor edine intermediare n cursul misiunii, informarea sistematic asupra constatrilor; - data edinei de nchidere, inclusiv a participanilor; - modalitatea redactrii Raportului de audit intern (cnd, cum i cui va fi distribuit). Recomandrile formulate, ca urmare a eventualelor disfuncionaliti constatate, vor fi discutate i analizate cu structura auditat, inclusiv a Planului de aciune i a calendarului implementrii i persoanelor rspunztoare cu implementarea recomandrilor.

Auditor,

Auditai,

CHESTIONAR DE CONTROL INTERN

38

Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012- 31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 01.12.2012 ACTIVITATEA DE AUDIT Obiectivul I. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI exist o procedur scris i formalizat? X X DA NU OBS. 38-39 Exist, dar nu este formalizat dac da, v rugm sa ne furnizai un exemplar. este asigurat concordana ntre obiectivele entitii i capacitatea X profesional a personalului? exist un responsabil cu mbuntirea/actualizarea acesteia? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist planuri de aciune pentru realizarea concordanei? dac da, v rugm s ni le furnizai. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. Obiectivul II. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A X X Exist, dar nu PERSONALULUI exist proceduri scrise i formalizate? X X X X X X

Plan de aciune

sunt formalizate dac da, v rugm s ne furnizai un exemplar. modificarea politicilor/obiectivelor au influenat fundamentarea X planurilor de pregtire profesional? planurile individuale sunt adaptate la cerinele de pregtire X profesional ale fiecrui salariat? exist o fundamentare detaliat a planurilor? X avei persoane responsabile cu elaborarea planurilor strategice i X anuale de pregtire profesional? exist persoane responsabile cu elaborarea planurilor individuale de X pregtire profesional? avei persoane responsabile cu realizarea programelor de pregtire X profesional? v rugm s ne prezentai atribuiile specifice acestor funcii. X exist un sistem de indicatori de performan privind pregtirea profesional? dac da, v rugam sa ne furnizai sistemul de indicatori. Fia postului X X

39

exist persoana responsabila cu urmrirea realizrii indicatorilor de performan? dac da, v rugm s ne furnizai numele persoanei i fia postului. exist lista activitilor pentru realizarea obiectivului/ X subobiectivului? dac da, v rog s ne furnizai un exemplar. X

X X

Lista de activiti

LISTA DE VERIFICARE NR. 1 Obiectivul I. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Nr. crt. 1. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT DA NU OBS.

Evoluia carierei personalului Examinarea procedurii privind evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului: Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente evalurii i promovrii n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului: aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea obiectivului; precizarea modalitii de evaluare i promovare n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului; oferirea unor exemple n acest sens; existena componentei de actualizare a procedurii. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; Respectarea principiului dublei semnturi; Atribuirea responsabilitilor privind evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului, n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente fiecrei faze; Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. Modalitatea arhivrii. Compararea atribuiilor din procedur cu fiele posturilor Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n evaluarea i promovarea n cadrul funciei pe categorii, clase i gradaii a personalului Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: consider procedura corespunztoare? constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? -

1.2. 1.3.

1.4.

40

1.5.

exist propuneri de perfecionare a procedurii? Analiza respectrii criteriilor de promovare n cadrul funciei publice: evaluarea anual a funcionarilor din ultimii 2 ani; lipsa sanciunilor pe ultimii 2 ani; vechimea pe funcie; alte criterii stabilite de conducerea entitii publice (cursuri absolvite,

1.6. 1.7.

specializri .a.) Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele X entitii Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n X fiele posturilor: existena fielor de evaluare a personalului; X Lista de control Lista de control completarea fielor de evaluare a personalului; semnarea fielor de evaluare, att de evaluatori, ct i de evaluai; corespondena criteriilor de evaluare din fia de evaluare cu sarcinile aferente salariatului stabilite prin fia postului; existena fielor postului la dosarul profesional completarea fielor postului; semnarea fielor postului de salariai i conducere; corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul; actualizarea periodic a fielor postului. Analiza modalitii de arhivare a documentelor X X X -

1.8.

Data: 01.12.2010 Auditor intern, Avasiloaei Adriana

41

Procedura P08: Colectarea dovezilor

TEST NR. 1 Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012.-31.12.2012 Obiectul testului Evoluia carierei personalului Obiectivele testului Evaluarea concordanei dintre obiectivele entitii stabilite prin ROF i structura fielor de post ale personalului Descrierea testului Eantionul pentru verificarea concordanei obiectivelor entitii cu activitile cuprinse n fiele posturilor, din dosarele profesionale, va fi de 3% din numrul total al dosarelor, rezultnd 14 fie ale posturilor care vor constitui elementele eantionului supus testrii, conform foii de lucru, prezentate n anex. Testarea fielor de post selectate, n numr de 14, se va realiza pe baza elementelor stabilite n Lista de verificare nr. 1, poz. 1.6. n totalitate i 1.7. selectiv, urmrindu-se: Punerea de acord a planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii; Verificarea concordanei obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor: - existena fielor de evaluare a personalului; - semnarea fielor postului de salariai i conducere; - corespondena sarcinilor din fia postului cu sarcinile stabilite prin ROF n competena structurii din care face parte salariatul; - actualizarea periodic a fielor postului. Pentru efectuarea testrii s-a elaborat Lista de control nr. 1 privind concordana obiectivelor entitii cu atribuiile prevzute n fiele posturilor, prezentat n anex.

43

Constatri Din testare nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor. Concluzii n acest caz nu se va elabora FIAP. Data: 01.12.2012 Auditor intern, Avasiloaei Adriana

FOAIE DE LUCRU Obiectivul nr. 1: EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI Pentru constituirea eantionului de 3% n vederea testrii dosarelor profesionale din cadrul entitii procedurii astfel: - populaia 465 dosare profesionale; - eantionul de 3% = 14 dosare - stabilim pasul de selecie, astfel: 465:14 = 33 - eantionul va cuprinde urmtoarele 14 dosare profesionale selectate din populaia total: 33, 66, 99, 132, 165, 198, 231, 264, 297, 330, 363, 396, 429, 462. - eantionul constituit va fi verificat integral; n urma verificrii efectuate se va ntocmi un test.

Auditor, Avasiloaei Adriana

n prezena, Directorului SC ASTRA SA

44

LISTA DE CONTROL privind concordana dintre obiectivele entitii i structura fielor de post Elementel e testate Elementele eantionului Punerea de acord Existena a planurilor de de cu pregtire profesional obiectivele 01 - 33 02 - 66 03 - 99 04 - 132 05 - 165 06 - 198 07 - 231 08 - 264 09 - 297 10 - 330 11 - 363 12 - 396 13 - 429 entitii X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X fielor Semnarea fielor Corespondena sarcinilor Actualizarea a postului salariai conducere de din ROF fia n postului stabilite cu periodic a fielor prin postului i sarcinile

evaluare

personalului

competena

structurii din care face parte salariatul X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X X

46

14 - 462

Data: 01.12.2012

Auditor intern, Avasiloaei Adriana

47

LISTA DE VERIFICARE NR. 2 Obiectivul II. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI Nr. crt. 1. 1.1. ACTIVITATEA DE AUDIT Pregtirea profesional continu a personalului Examinarea procedurii privind pregtirea profesional a DA NU OBS.

personalului: Verificarea gradului de acoperire prin procedur a activitilor aferente pregtirii profesionale a personalului: aprobarea procedurii de ctre persoanele competente; verificarea existenei listei activitilor pentru realizarea -

obiectivului/subobiectivului; precizarea modalitii de pregtire profesional continu a personalului; oferirea unor exemple n acest sens; existena componentei de actualizare a procedurii. nglobarea activitilor de control intern n punctele cheie ale procesului; Respectarea principiului dublei semnturi; Atribuirea responsabilitilor privind pregtirea profesional a personalului n fazele de ntocmire, avizare, aprobare i soluionare a contestaiilor, precum i ale termenelor aferente fiecrei faze; Asigurarea transpunerii prelucrrilor ntr-un sistem informatizat, respectiv realizarea codificrii modelelor de formulare i informaiile activitilor, algoritm de prelucrare .a. Modalitatea arhivrii documentelor. Evaluarea atribuiilor din fiele posturilor X

Interviu Not -

1.2. 1.3. 1.4.

Examinarea cunoaterii procedurilor de ctre persoanele cu responsabiliti n pregtirea profesional Aprecierea calitii procedurii de ctre responsabilii acestora: consider procedura corespunztoare? constat disfuncionaliti n timpul aplicrii practice? exist propuneri de perfecionare a procedurii? Verificarea fundamentrii planurilor de pregtire profesional

1.5.

Interviu Not

48

1.6. 1.7. 1.8. 1.9. 1.10.

Verificarea coroborrii planurilor de pregtire profesional cu obiectivele entitii Analiza adaptrii planurilor individuale la cerinele de pregtire ale fiecrui salariat Analiza sistemului indicatorilor de performan Verificarea atribuiilor din fia postului cu cerinele funciei de elaborare a sistemului indicatorilor de performan Analiza modalitii de arhivare a documentelor Data: 01.12.2012 Auditor intern, Avasiloaei Adriana -

49

Serviciul Audit Intern INTERVIU Privind analiza coninutului fielor posturilor (1) si fundamentarea pregtirii personale adresat domnului Enescu Ion, ef Serviciu de Resurse Umane Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012.-31.12.2012 Nr. crt. 1. 2. 3. 4. ntrebri Da Nu Observaii

Ai semnat fia postului? X Desfurai i alte activiti dect cele menionate n fia postului? Dac da, v rugm enumerai-le. Pentru ntocmirea Planului programelor de formare i perfecionare a funcionarilor ai solicitat propuneri din cadrul direciilor din entitate? Dac da, v rugm s ni le furnizai. Exist o legtur ntre cursurile X X

5. 6. 7. 8.

de

X pregtire X

profesional organizate i obiectivele entitii? Dac da, v rugm s ni le prezentai. X Prin Planul pe care l-ai ntocmit anul trecut ai avut n X vedere ca toi funcionarii s urmeze cursuri de pregtire i perfecionare profesional? n cursul anului 2004, funcionari

9.

din

cadrul X

ministerului au participat la Programul Tinerilor 10. 11. 12. 13. Profesioniti (YPS)? Dac da, v rugm s ne furnizai contractele dintre X entitatea public i participani Funcionarii publici care au urmat aceste cursuri au fost ncadrai pe un post de conducere? Dac nu, specificai motivul Mai avei ceva de adugat referitor la cele de mai sus? X X X

Data: 01.12.2012

Auditor, Avasiloaei Adriana

Intervievat, SC ASTRA SA

50

NOTA: Pe baza rspunsurilor la interviu i a documentelor transmise s-a hotrt ca pentru acest obiectiv s nu se elaboreze FIAP. Informaiile primite prin documentele transmise n cadrul interviului vor fi utilizate la elaborarea Raportului de audit intern. Auditor, Avasiloaei Adriana

Serviciul de Audit Intern MINUTA EDINEI DE NCHIDERE A. Meniuni generale: Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane

51

Perioada auditat: 01.01.2012-31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 02.12.2012 Lista participanilor: Numele Ionescu Mircea Avasiloaei Adriana Ionescu Daniel Diaconescu Mihai Bilan Dorin Poenaru Mihaela B. Concluzii: n cadrul edinei au fost prezentate obiectivele auditate i constatrile pentru fiecare obiect auditat. De asemenea, au fost discutate deficienele, au fost analizate cauzele care au contribuit la realizarea disfuncionalitilor i au fost comentate recomandrile care urmeaz a fi implementate pentru eliminarea deficienelor constatate. Pentru constatrile/deficienele prezentate nu au fost formulate obiecii, fiind nsuite n totalitate. n final, s-au desemnat persoanele responsabile cu implementarea recomandrilor i datele de realizare ale acestora. Funcia Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector Direcia/ Serviciul ef SAI SAI SC ASTRA SA SC ASTRA SA SC ASTRA SA SC ASTRA SA Nr. telefon E-mail Semntura

Serviciul de Audit Intern

FIA DE URMRIRE A RECOMANDRILOR ENTITATEA PUBLIC Direcia Resurse Umane Serviciul de audit public intern Misiunea de audit public intern: Rec No. Recomandarea Gestiunea resurselor umane Implem Parial Neimple entat implem mentat

52

entat 1. Pregtirea profesional a personalului implicat n activitatea de organizare i gestionare a resurselor umane din cadrul entitii i evaluarea sistematic 2. a acestuia Implementarea unui nivel suplimentar de control intern ierarhic pentru operaiile specifice activitilor privind organizarea i gestiunea 3. 4. resurselor umane din cadrul entitii Elaborarea procedurilor scrise i formalizate pentru sistemul de emitere al deciziilor de numire Efectuarea unei reverificri privind sistemul de eviden a timpului suplimentar peste programul normal de lucru i modul de compensare al acestuia pentru depistarea tuturor situaiilor de nerespectare a cadrului normativ i informarea efului comparti-mentului de audit intern asupra 5. rezultatelor obinute Elaborarea unei proceduri pentru gestionarea timpului efectuat peste programul normal de lucru n vederea compensrii n timp sau n bani i implementarea n cadrul acestuia a activitilor de 6. control i a responsabilitilor adecvate Verificarea dosarelor profesionale de la ultima misiune de audit intern pn la zi, pentru completarea actelor administrative i documentelor care evideniaz cariera profesional 7. a funcionarilor publici Stabilirea unor persoane responsabile cu x x x x x x x

gestionarea carnetelor de munc i a atribuiilor 8. 9. 10. prin fiele de post Testarea periodic a personalului i influenarea evalurilor anuale cu rezultatele acestor testri Stabilirea unui responsabil cu actualizarea manualului de instruciuni Actualizarea manualului de instruciuni de acces, x x x

53

achiziie, 11. 12.

stocare,

prelucrare,

transmisie, x x

rspndire i utilizare a datelor Asigurarea unui numr corespunztor de manuale pentru toi utilizatorii Stabilirea n responsabilitatea administratorului de sistem a inserrii unui subsistem de control pentru asigurarea prelucrrii doar a tranzaciilor corecte i autorizate Asigurarea unui sistem de pregtire i evaluare sistematic a personalului responsabil n utilizarea sistemului informatic Pregtirea specialitilor n asigurarea securitii sistemului informatic i informarea sistematic a utilizatorilor

13.

14.

Instruciuni 1. Introducei recomandrile de audit dup cum sunt prezentate n Raportul de audit 2. Verificai coloana corespunztoare: Entitatea/structura auditat: Direcia Resurse Umane Data i semntura conductorului: Enescu Ion Auditor:Avasiloaei Adriana implementat, parial implementat, neimplementat 3. Introduceri data planificat pentru Data i semntura:

implementare n Raportul de audit i data implementrii

54

55

Serviciul Audit Intern FIA DE EVALUARE A MISIUNII DE AUDIT INTERN Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat 01.01.2012 31.12.2012 Auditor evaluat: Data: Avasiloaei Adriana 03.12.2012 Bugetul de timp planificat: 274 1 2 3 4 5 Observaii x

Bugetul de timp efectiv: 274 ore n etapa de pregtire a misiunii, auditorul a identificat riscurile i controalele prevzute pentru procesele legate de obiectivele de audit i a estimat corespunztor riscurile activitii Programele de audit au fost elaborate n vederea ndeplinirii obiectivelor misiunii n cadrul bugetului de timp alocat

Nu

necesar s lucreze orele program

pe

Obiectivul auditului, scopul, procedurile i bugetul au fost reanalizate n mod constant pentru a asigura o eficient folosire a resurselor de audit A existat o bun comunicare ntre auditor i auditat i ntre auditor i conducerea structurii de audit intern; A existat o bun comunicare ntre auditor i conducerea structurii de audit intern Au fost luate n considerare perspectivele i nevoile auditailor n procesul de audit Au fost atinse obiectivele de audit ntr-o manier eficient i la timp Auditaii au avut posibilitatea s revad constatrile i recomandrile cnd au fost identificate problemele Normele de audit intern, au fost respectate Constatrile de audit demonstreaz analize profunde i concluzii, respectiv sunt formulate recomandri practice pentru probleme identificate Comunicrile scrise au fost clare, concise, obiective i corecte Exist probe de audit care s susin concluziile auditorului Procedurile de audit utilizate au avut ca rezultat dovezi suficiente, competente, relevante i folositoare x x x

x x

x x x

x x x

56

Documentele au fost completate n mod corespunztor i n conformitate cu normele de audit intern Bugetul de timp a fost respectat Nivel de productivitate personal al auditorului intern. NOTA: Tabelele de mai sus vor fi completate innd cont de urmtorul sistem de punctaj: 1 pentru nesatisfctor 2 pentru slab 3 pentru satisfctor 4 pentru bine 5 pentru foarte bine n practic se va urmri ca pentru orice notare sub 3 s se solicite explicaii scrise

x x x

57

Serviciul Audit Intern MINUTA EDINEI DE CONCILIERE Misiunea de audit: Gestiunea resurselor umane Perioada auditat: 01.01.2012-31.12.2012 ntocmit: Avasiloaei Adriana Data: 03.12.2012 A. Lista participanilor Numele Ionescu Dumitru Avasiloaei Adriana Ionescu Daniel Diaconescu Mihai Bilan Dorin Poenaru Mihaela B. Stenograma edinei n cadrul edinei de conciliere s-a discutat asupra constatrilor i recomandrilor cuprinse n proiectul Raportului de audit, iar reprezentanii structurii auditate au reiterat o parte din problemele cu care se confrunt i anume: activitatea privind gestiunea resurselor umane reprezint o zon cu risc; complexitatea activitii Direciei Resurse Umane i neatractivitatea nivelului salariului pentru atragerea personalului specializat; fluctuaia mare a personalului implicat n activitatea de gestiune a resurselor umane; neacoperirea pe perioade mari de timp a posturilor, ceea ce a dus la suprancrcarea personalului existent; Pentru implementarea recomandrilor i remedierea problemelor constatate, structura auditat a ntocmit Planul de aciune i calendarul implementrii, prin care s-au stabilit persoanele responsabile pentru implementare i termenele/etapele de realizare, nmnnd un exemplar i auditorilor. Pentru toate celelalte constatri, structura auditat nu a formulat obiecii fiind de acord cu acestea, recunoscnd deficienele din activitatea specific. Funcia Auditor Auditor Director Inspector Inspector Inspector Direcia/ Serviciul ef SAI SAI SC ASTRA SA SC ASTRA SA SC ASTRA SA SCASTRA SA Nr. telefon E-mail Semntura

58

Not: Menionm c n situaia acceptrii integrale a constatrilor i recomandrilor auditorului confirmat n cadrul edinei de conciliere de managementul structurii auditate, proiectul Raportului de audit intern va rmne nemodificat, constituind, n acelai timp, i Raport de audit intern final.

INTRODUCERE

59

Echipa de auditare a fost format din: Avasiloaei Adriana- auditor coordonator al misiunii; din candrul Serviciul Audit Public Intern al entitii publice Misiunea s-a efectuat n baza Ordinului de serviciu Nr. 304 din 10.01.2011. Baza legal a aciunii de auditare: -Planul de audit intern pe anul 2011 aprobat de conducerea instituiei; -Legea nr. 672/2002 privind auditul intern; -O.M.F.P. nr. 38/15.01.2003 pentru aprobarea Normelor metodologice de exercitare a auditului intern; Normele proprii de exercitare a auditului intern n cadrul entitii publice Durata aciunii de auditare: 30.07.2012-03.12.2012 Perioada supus auditrii: 01.01.2012-31.12.2012 Obiectivele misiunii de audit: Evoluia carierei personalului; Pregtirea profesional continu a personalului Tipul de auditare: Audit de conformitate/regularitate. Tehnici utilizate: a) verificarea n vederea asigurrii validrii, realitii i acurateei nregistrrilor n carnetele de munc i dosarele profesionale. Tehnici de verificare utilizate: comparaia: pentru deciziile de numire i datele nscrise n carnetele de munc, n dosarele profesionale i n bazele de date; examinarea: pentru detectarea erorilor n completarea carnetelor de munc, dosarelor profesionale, proceselor verbale etc.; garantarea: pentru verificarea realitii datelor din documentele ce au stat la baza justificrii nregistrrilor; urmrirea: pentru a se constata dac toate operaiunile au fost real efectuate. b) interviul pentru lmurirea unor aspecte legate de organizarea i desfurarea activitilor;

60

c) eantionarea pentru analiza modului de ntocmire al documentelor; d) observarea fizic n vederea formrii unei preri proprii privind modul de ntocmire i emitere a documentelor. Instrumente de audit: chestionarele; liste de verificare pentru a stabili condiiile pe care trebuie sa le ndeplineasc fiecare obiectiv auditabil. Documente i materiale examinate n cadrul Direciei de Resurse Umane: Verificarea la faa locului a vizat urmtoarele documente ntocmite i completate pentru perioada 01.05.2011 - 30.04.2011: - documente privind organizarea i susinerea concursurilor ( Planul de ocupare a funciilor publice pe anul 2011, statul de funcii, procese verbale de selectare a dosarelor candidailor, procese verbale privind susinerea probelor de concurs .a.) - decizii de numire, promovare, modificare a drepturilor salariale; carnete de munc, dosare profesionale, fie de post, Regulamentul de Organizare i Funcionare; - foile colective de prezen; - cererile de concedii de odihn, fr plat etc.; - Registrul de eviden a salariailor; - alte documente. Materiale ntocmite pe timpul auditrii: - foi de lucru privind descrierea activitilor auditate; - liste de verificare pe obiective (LV); - documente de lucru; Tabel puncte tari i puncte slabe, Tematica n detaliu ; - programul de audit, programul interveniei la faa locului; - rapoarte preliminare de audit, minutele edinelor de deschidere, de nchidere etc. Organizarea SC.ASTRA SA. Direcia a funcionat n perioada supus auditrii cu un numr de 1000 salariai, dintre care un post de director i un ef de serviciu. Organizarea i funcionarea direciei a fost n conformitate cu organigrama i Regulamentul de organizare i funcionare. Pentru toi salariaii sunt ntocmite fie ale posturilor prin care sunt stabilite relaiile ierarhice i sarcinile de serviciu. Activiti desfurate n cadrul SC ASTRA SA: - organizarea concursurilor de recrutare, promovare i avansare a personalului;
61

- ntocmirea i actualizarea dosarelor profesionale; - pregtirea i perfecionarea profesional continu a salariailor. Echipa de auditori prin lucrrile specifice derulrii misiunii de audit a avut ca obiective principale activitile care se desfoar n cadrul SC ASTRA SA, stabilite prin ROF, prezentate mai sus. II. CONSTATRI I RECOMANDRI 1. EVOLUIA CARIEREI PERSONALULUI 1.1. Concordana obiectivelor entitii i evoluia carierei personalului Din analiza efectuat de auditori n baza Testului nr. 1, realizat n conformitate cu Lista de verificare nr. 1, nu au rezultat diferene ntre obiectivele entitii, stabilite prin ROF, i atribuiile personalului cuprinse n fiele posturilor. 2. PREGTIREA PROFESIONAL CONTINU A PERSONALULUI 2.1. Planurile strategice i anuale de pregtire profesional Prin analiza rspunsurilor la interviul realizat n baza Listei de verificare nr. 2 i a documentelor transmise de ctre structura auditat, auditorul a constatat c elementele verificate cu privire la pregtirea profesional a personalului corespunde necesitilor de ndeplinire a obiectivelor entitii.

62

III. CONCLUZII Echipa de auditori pe baza testrilor i analizelor efectuate evalueaz Activitatea privind gestiunea resurselor umane din entitatea auditat conform grilei: NR. CRT. OBIECTIVUL APRECIERE FUNCIONAL

DE MBUNTIT X

CRITIC

1. 2.

Evoluia carierei personalului Pregtirea profesional X continu a personalului

Precizam, faptul c, constatrile prezentate au la baz probe de audit obinute pe baza testelor efectuate consemnate n documentele de lucru ntocmite de ctre auditor i nsuite de ctre factorii de management ai entitii. Aceste evaluri au la baz discuiile care au avut loc cu privire la recomandrile auditorului n edinele de nchidere i conciliere ale misiunii, apreciate de ctre participanii la aceste edine, ca fiind realiste i fezabile, i materializate n minutele edinelor de nchidere i conciliere. Consideram c rezultatele evalurii auditorilor interni privind Activitatea gestiunea resurselor umane c se nscrie n parametri normali pentru aceast perioad de introducere a auditului intern n entiti. De asemenea, prin implementarea recomandrilor echipei de auditori sistemul de gestiune al resurselor umane va cunoate o ameliorare semnificativ.

Auditor, Avasiloaei Adriana

63