Estructura Organizativa de la empresa con respecto al departamento que lleve Caja y Banco: Deber estar separado del resto

de los Departamentos. Deber haber una diferenciacin de funciones y responsabilidades. Debern estar debidamente segregadas las tareas dentro del departamento. No debern asignarse las siguientes funciones al Cajero: - Llevar los registros de cuentas a cobrar. - Preparar o aprobar los componentes de pago. - Determinar el nmero de cuentas bancarias que debe tener la empresa y como moverlas para sacarles el mayor provecho. - Obtener y otorgar descuentos con el mximo de eficiencia. Deber existir una lista con los lmites de autorizacin. Fondos de Caja: Deber existir una persona responsable de la custodia de los fondos. Debern existir unas normas sobre los documentos en poder del cajero. Debern existir unas normas sobre arqueo, el cajero deber realizar diariamente el arqueo y dejar constancia escrita del mismo en los formularios correspondientes. Igualmente, ser conveniente que el departamento de auditoria interna, efecte controles sorpresas. Cobros: Debern realizarse los cobros por cheques o transferencias bancarias, y no en efectivo. No debern ser utilizados los cobros efectuados, para hacer pagos, sino que deben ser depositados en las cuentas bancarias. Deber existir un adecuado control de cobros realizados por representantes (cobradores), la rendicin de las cuentas de los mismos deber ser realizada por escrito, lo antes posible. Debern ser controlados los descuentos y bonificaciones, por persona distinta al cajero. Deber existir un adecuado control sobre talonarios de recibos en blanco, debindose realizar peridicamente y por sorpresa, controles de los talonarios, en cuanto a la correlacin numrica. Debern cotejarse los recibos cobrados con los depsitos bancarios. Pagos con Cheques: Debern estar debidamente autorizados. Deber ser realizado por personas distintas, la preparacin del pago, la firma del cheque y el envo. Deber exigirse firmas mancomunadas para la emisin de cheques. No debern volver a la caja ni a la persona que los prepar, los cheques una vez estn firmados. Deber existir un control estricto sobre los talonarios sin utilizar. Debern ser conservados junto a la matriz, los cheques anulados.