BAB3

ANALISIS SISTEM YANG SEDANG BERJALAN

3.1 Sejarah Perusahaan

PT. Putra Timur Indonusa didirikan sejak tahun 1987. Perusahaan ini didirikan oleh Bapak Fendy Sumantri. Beliau menjabat sebagai Direktur Utama di perusahaan tersebut hingga saat ini. Perusahaan ini bergerak dalam bidang manufaktur dan perdagangan sol sepatu atau sandal. Dari awal perusahaan ini didirikan hingga sekarang, perusahaan ini berlokasi di Jl. Manyar Raya II No. 35, Jakarta 11820. Pada awal mula berdirinya perusahaan ini, jumlah mesin cetak sol yang dimiliki untuk proses produksi hanya beJjurnlah dua unit mesin. Seiring dengan meningkatnya permintaan produk oleh pelanggan, jumlah mesin cetak sol yang dimiliki perusahaan terus bertambah. Hingga sekarang jumlah mesin cetak sol yang dimiliki oleh perusahaan beJjumlah sembilan unit mesin. Mesin beroperasi selama 24 jam dan menghasilkan sekitar 2.100 pasang sol sepatu atau sandal. Perusahaan memiliki segmentasi pelanggan di tingkat ekonomi menengah ke bawah. Ini merupakan peluang yang cukup besar bagi perusahaan. Selain di tingkat menengah ke bawah, perusahaan ini juga memasok produk-produknya ke beberapa industri sepatu yang cukup terkenal, salah satunya adalah Hush Puppies. Daerah distribusi dan pemasaran produkproduk yang ditawarkan oleh perusahaan telah mencakup hampir seluruh wilayah Indonesia seperti Jakarta, Bogor, Bandung,

Bali, Surabaya, Semarang, Sumbawa, Palembang, Tasikmalaya, Medan hingga Indonesia Timur. Daerah yang memiliki presentase paling besar dalam

pendistribusian produk adalah pulau jawa.

3.2 Visi dan Misi Perusahaan

Visi

Visi perusahaan adalah "Menjadikan PT. Putra Timur Indonusa sebagai pemimpin di tingkat nasional dalam bidang industri sol sepatu atau sandal."
Misi

Adapun misi dari PT. Putra Timur Indonusa adalah Menghasilkan produk sol sepatu atau sandal yang berkualitas. Menguasai pangsa pasar Indonesia dalam bidang sol sebesar 5 % dari jumlah penduduk Indonesia. Membangun kepercayaan para pelanggan dengan memberikan pelayanan yang memuaskan baik dalam penerimaan pesanan, pengiriman barang maupun dalam menanggapi keluhan pelanggan. Meningkatkan kesejahteraan karyawan dan memperluas lapangan kerja bagi masyarakat serta menghasilkan sumber daya manusia yang berkualitas.

3.3 Karakteristik Produk Produk yang ditawarkan oleh perusahaan adalah berupa sol sepatu atau sandal. Produk-produk ini memiliki tipe atau jenis yang bervariasi, dilihat dari segi ukuran, warna dan bahan baku yang dipakai dalam proses produksi. Dari segi ukuran, sol sepatu atau sandal dibedakan berdasarkan jenis kelamin, untuk ukuran kaki perempuan, ukurannya berkisar antara 36- 42, sedangkan untuk ukuran kaki lakilaki, berkisar antara 39 - 43. Dari segi warna, sol sepatu atau sandal memiliki berbagai jenis wama tergantung kebutuhan pelanggan antara lain hitam, putih, coklat, merah, hijau, abu-abu, mutiara, emas dan lain-lain. Dilihat dari segi bahan baku, produkproduk yang dihasilkan oleh perusahaan ini berasal dari bahan baku yang berbeda-beda antara lain TPR (Tripoly Rubber), PU (Polyurethane), dan PVC (Polivinil Chlorida).

3.4 Struktur Organisasi

rekbJrulama

I Man*r Mole ng I "'""I"'" '"'

"'""I"'' '

M ajer l>l;
dMKeuangoo

I Adrnil Marle ng

I I
Sruesman SlafPerrooiM Sla!Pemooafia SlafProduiS

i
SlaiGudoog SlafAkunl>l; SlafKeuoogoo

Gambar 3.1 Struktur Organisasi PT. Putra Timur Indonusa

3.5 Tugas dan Wewenang Berikut ini adalah pembagian togas dan wewenang dalam PT. Putra Timur Indonusa: 1. Direktur Utama: Tugas Direktur Utama adalah: Merumuskan rencana dan sasaran aktivitas operasional perusahaan baik untukjangka pendek maupunjangka panjang. Merumuskan dan menetapkan arah, strategi, kebijaksanaan dan

5 aktivitas yang lain yang akan dilaksanakan oleh perusahaan.

Mengarahkan dan menetapkan pembagian kelja, tanggung jawab,dan wewenang yang akan dan harus dilaksanakan masing-masing bagian. oleh para manajer di

Melakukan evaluasi kinelja pada periode tertentu.

Wewenang yang dimiliki oleh Direktur Utama adalah: Memberhentikan dan mengangkat para manajer. Menerima laporan hasil kelja dari masing-masing manajer. Meminta pertanggungjawaban dari tugas yang dikeljakan oleh manajer masing-masing bagian.

2. Manajer Marketing Tugas Manajer Marketing adalah: Bertanggung jawab kepada direktur utama terkait dengan kegiatan pemasaran dan penjualan. Merumuskan strategi dankebijaksanaan pemasaran, yang meliputi target penjualan, daftar harga, potongan harga, serta menyusun program

penelitian pasar. Membantu salesman dalam memasarkan produk-produk perusahaan. Menyusun rencana penjualan secara periodik dan target penjualan yang akan dicapai.

Wewenang yang dimiliki oleh Manajer Marketing adalah: Menentnkan hargajual produk. Menentukan strategi pemasaran dan penjualan untnk memperluas

jangkauan pangsa pasamya. Menentukan area pemasaran untnk setiap salesman. Memberikan penjualan. otorisasi berkaitan dengan kegiatan pemasaran dan

3. Manajer Pembelian Tugas Manajer Pembelian adalah: Menjaga hubungan baik dengan pemasok. Bertanggungjawab terhadap aktivitas pembelian. Bertanggung jawab kepada direktnr utama terkait dengan kegiatan pembelian. Mengumpulkan data mengenai produk terbaru dan analisis produk di pasar beserta harganya sehingga dapat menentukan penawaran terbaik kepada pemasok.

Wewenang yang dimiliki oleh Manajer Pembelian adalah: Menentukan calon pemasok. Memberikan otorisasi terkait dengan kegiatan pembelian. Mengkoordinasikan proses pembelian barang kepada pemasok.

4. Manajer Personalia Tugas Manajer Personalia adalah: Mengawasi pelaksanaan pencarian, seleksi penerimaan, dan penempatan pegawai. Mengontrol kualitas pegawai perusahaan. Bertanggungjawab kepada direktur utama terkait dengan sumber daya manusia yang ada.

Wewenang yang dimiliki oleh Manajer Personalia adalah: Mengkoordinasikan pembagian gaji dan tunjangan untuk karyawan. Mengkoordinasikan hal - hal yang berkaitan dengan absensi karyawan. Melaksanakan mutasi dan promosi karyawan.

5. Manajer Produksi Tugas Manajer Produksi adalah: Menetapkan rencana produksi dari segi kualitas maupun dari segt kuantitas. Memimpin dan mengkoordinasikan seluruh departemen produksi agar sesuai dengan prosedur dan kebijaksanaan yang telah ditetapkan. Mengadakan pengawasan secara berkesinambungan terhadap seluruh kegiatan produksi.

 Bertanggung jawab kepada direktur utama terkait dengan kegiatan produksi.

Wewenang yang dimiliki oleh Manajer Produksi adalah: Menentukan berbagai macam perencanaan produksi. Memberikan otorisasi berkaitan dengan kegiatan produksi.

6. Manajer Akuntansi dan Keuangan Tugas Manajer Akuntansi dan Keuangan adalah: Menyusun rencana anggaran keuangan perusahaan. Menganalisis laporan keuangan secara periodik. Bertanggung jawab langsung kepada Direktur utama terkait dengan pengolahan keuangan perusahaan. Bertanggnng jawab atas masalah keuangan kepada Direktur utama.

Wewenang yang dimiliki oleh Manajer Akuntansi dan Keuangan adalah: Mengkoordinasi dan mengawasi kegiatan yang berkaitan dengan

akuntansi dan keuangan perusahaan. Memberikan otorisasi terkait dengan kegiatan pemasukan dan

pengeluaran kas perusahaan.

89

7. Admin Marketing Tugas Admin Marketing adalah: Membuat dokumen-dokumen yang terkait dengan kegiatan penjualan produk. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan. Mendata sisa order penjualan (per minggu). Bertanggung jawab pelanggan. Membuat laporan-laporan yang berkaitan dengan proses penjualan untuk dipertanggungjawabkan kepada manajer marketing. atas kelancaran pengiriman barang kepada

8. Salesman Tugas Salesman adalah: Mencari pelanggan baru. Mencari model sol sepatu atau sandal baru. Memasarkan produk-produk perusahaan. Melakukan penagihan kepada pelanggan. Menjaga hubungan baik dengan pelanggan.

--------------------

90

9. StafPembelian Tugas StafPembelian adalab: Mencari pemasok - pemasok yang tepa!untuk setiap barang yang akan dibeli. Membuat purchase order yang akan diserahkan kepada pemasok. Menerima barang yang telab dipesan dari pemasok dan melakukan pengecekan atas barang - barang tersebut. Membuat dokumen - dokumen yang berhubungan dengan aktivitas pembelian. Melakukan retur pembelian, jika terdapat barang yang tidak sesuai dengan pesanan.

10. Staf Personalia Tugas Staf Personalia adalab: Membantu manajer personalia dalam perekrutan tenaga ketja. Mambantu pembagian gaji dan tunjangan untuk karyawan. Mencatat data absensi karyawan. Bertanggung jawab kepada manajer personalia sehubungan dengan sumber daya manusia di dalam perusabaan.

12

11. Staf Produksi Tugas StafProduksi adalah: Melaksanakan kegiatan produksi sedemikian rupa sehingga sesuai dengan spesifikasi pesanan baik secara kualitas maupun kuantitas dan

penyelesaian produksi secara tepat waktu. Melaporkan kegiatan produksi dan bertanggung jawab kepada manajer produksi. Melakukan permintaan atas bahan baku kepada bagian gudang untuk melakukan kegiatan produksi. Mengawasi kapasitas normal dari mesin-mesin produksi. Membuat dokumen - dokumen yang berhubungan dengan aktivitas produksi.

12. Staf Gudang Tugas StafGudang adalah: Mengawasi bahan baku dan barangjadi yang terdapat di gudang. Menyiapkan bahan baku yang diperlukan untuk kegiatan produksi. Mempersiapkan barangjadi untuk dikirim kepada pelanggan. Mencatat keluar masuknya barang jadi dan melaporkan ke bagian akuntansi.

13

13. Staf Akuntansi Tugas Staf Akuntansi adalah: Mengkoordinasi perusahaan. Menyiapkan dan menganalisis laporan keuangan. Melakukan pengarsipan dokumen atas semua transaksi perusahaan. Meneliti dan memeriksa laporan keuangan sebelum diserahkan kepada manajer akuntansi dan keuangan untuk diperiksa lebih lanjut. aktivitas pembukuan terhadap semua transaksi

14. StafKeuangan Tugas StafKeuangan adalah: Mengadakan perencanaan keuangan dengan memperhatikan sumber

sumber dan penggunaan dana yang ada agar dapat menambah laba serta memperlancar jalannya operasi perusahaan. . Mengatur jadwal pembayaran ke pemasok atas pembelian bahan baku secara kredit. Mengatur jadwal penagihan kepada pelanggan atas penjualan barang secara kredit Membuat anggaran tahunan perusahaan. Membuat laporan penerimaan kas/bank harian. Mencatat transaksi - transaksi yang dilakukan oleh perusahaan baik

14 dalam hal pengeluaran maupun pemasukan kas.

93

Mengatur salesman untuk menagih kepada pelanggan yang sudah jatuh tempo.

3.6

Rich Picture Sistem Yang Sedang Berjalan Gambar 3.2 di bawah ini menunjukan Rich Picture sistem yang beijalan pada PT. Putra Timur Indonusa.

., --

---c-

--- -- --- ----- ,

t-A1-dh
W ow.-

I< P!osesl'lnllinrll don

Poll"""""""'"'

a l'loses""""'"'l!m!v

._ I

d:J
IW

L JJ-" STIFTT D

l/, 1

Dl
fP

P8sanan

Gambar 3.2 Rich Picture Sistem Yang Beijalan

17

3.7

Gambaran Sistem Yang Sedang berjalan 3.7.1 Prosedur sistem yang sedang berjalan 3.7.1.1 Prosedur Penerimaan dan Pemrosesan Pesanan Untuk pelanggan baru yang ingin melakukan pemesanan, maka pelanggan tersebut akan didata terlebih dahulu oleh salesman. Kemudian, data tersebut akan diserahkan kepada manajer penjualan untnk dimintai persetnjuan direktnr. Untuk pelanggan barn, penjualan dilakukan secara tnnai. Pelanggan dapat melakukan pemesanan melalui purchase order (PO), telepon, dan fax. Pesanan pelanggan melalui media ini akan diterima oleh admin marketing. Selanjutnya admin marketing akan membuat sales order untnk setiap pesanan pelanggan yang diterima. Sales order dibuat sebanyak tiga rangkap yaitn yang akan diserahkan kepada : Sales order rangkap satn akan diserahkan kepada salesman. Sales order rangkap dua diserahkan kepada bagian keuangan untuk diarsip berdasarkan

18 nomor urut dokumen. Sales order rangkap tiga diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diarsip berdasarkan nomor urut dokumen.

19

Selanjutnya, admin marketing akan mencetak rekap sales order yang akan diserahkan kepada bagian produksi. Sebelum melakukan produksi, bagian produksi akan memeriksa ketersediaan barang di gudang. Berdasarkan ketersediaan barang di gudang dan rekap sales order, maka bagian produksi akan membuat surat perintah ketja (SPK). Surat perintah ketja akan dibuat sebanyak tiga rangkap yang akan

didistribusikan kepada : Surat perintah ketja rangkap satu akan digunakan oleh bagian produksi untuk memproduksi barang.

Surat perintah ketja rangkap dua akan diserahkan kepada adrnin marketing. Surat perintah ketja rangkap tiga akan diserahkan kepada bagian gudang. Berdasarkan surat perintah ketja rangkap tiga yang diserahkan kepada bagian gudang, maka selanjutnya bagian gudang akan mengeluarkan bahan baku yang dibutuhkan untuk melakukan produksi. Setelah bagian produksi menerima bahan baku dari bagian gudang, maka bagian produksi akan mulai memproduksi barang sesuai dengan pesanan pelanggan. Barang-barang yang telah selesai diproduksi akan diserahkan ke bagian gudang. Selanjutnya,

97

bagian gudang akan mencatat barang jadi yang masuk tersebut ke dalam kartu persediaan. 3.7.1.2 Prosedur Pengiriman Pesanan Proses pengiriman barang dapat dilakukan apabila barang yang dipesan oleh pelanggan telah tersedia. Selanjutnya, admin marketing akan membuat surat jalan sebanyak tiga rangkap. Surat jalan sebanyak tiga rangkap akan diserahkan kepada bagian gudang. Kemudian menyiapkan barang yang bagian gudang akan

akan dikirim. Setelah itu, surat jalan tiga rangkap beserta barang akan

diserahkan kepada bagian pengiriman untuk dikirirnkan kepada pelanggan. Setelah pelanggan menerima barang beserta dengan surat jalan tiga rangkap, maka pelanggan harus menandatangani surat jalan tersebut sebagai bukti bahwa barang-barang telah diterima. Surat jalan rangkap tiga yang sudah ditandatangani oleh pelanggan akan diserahkan kepada pelanggan untuk disimpan. Surat jalan rangkap satu dan dua yang sudah ditandatangani oleh pelanggan akan dibawa kembali oleh bagian pengiriman untuk kemudian diserahkan kepada admin marketing. Selanjutnya, admin marketing akan membuat faktur penjualan sebanyak' tiga rangkap. Faktur penjualan tiga rangkap ini akan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diperiksa keabsahannya. Setelah diperiksa oleh bagian

98

akuntansi, faktur penjualan tiga rangkap akan didistribusikan kepada: Faktur penjualan rangkap satu akan diarsip sementara oleh bagian keuangan berdasarkan nomor urut dokumen.

Faktur penjualan rangkap dua akan diarsip permanen oleh bagian keuangan berdasarkan nomor urut dokurnen. Faktur penjualan rangkap tiga diarsip secara permanen oleh bagian akuntansi berdasarkan nomor urut dokumen. Apabila tempat tujuan pengiriman berada di luar kota, pengirirnan akan dilakukan dengan menggunakan jasa pengangkutan. Perusahaan akan memberikan surat jalan copy dan barang yang akan dikirim kepada jasa pengangkutan. Setelah barang yang dikirim diterima oleh pelanggan, maka pihak jasa pengangkutan akan memberikan surat tanda terima barang kepada perusahaan sebagai bukti bahwa barang telah diterima oleh pelanggan.

3.7.1.3 Prosedur Retur Penjualan Pada saat pelanggan ingin melakukan retur atas barang yang harus menghubungi admin dibeli, pelanggan tersebut

marketing untuk mengajukan permohonan retur. Setelah itu, admin

99

mengkonfirmasikan adanya retur yang dilakukan oleh pelanggan. Selanjutnya, mendatangi pelanggan untuk mengambil barang retur beserta dengan surat retur. Setelah itu, salesman akan membawa barang retur

salesman

akan

ke bagian gudang, sedangkan surat retur

dari pelanggan akan diserahkan ke admin marketing untuk dibuatkan surat tanda terima retur. Surat tanda terima retur akan dibuat sebanyak tiga rangkap yang akan didistribusikan kepada: Surat tanda terima retur rangkap satu akan diserahkan kepada bagian keuangan untuk diarsip sementara. Surat tanda terima retur rangkap dua akan diserahkan kepada pelanggan.

Surat tanda terima retur rangkap tiga akan diserahkan kepada bagian akuntansi untuk diarsip permanen berdasarkan nomor urut dokumen. Surat tanda terima retur rangkap satu yang diberikan kepada bagian keuangan akan

digunakan untuk mengurangi piutang pelanggan. Sedangkan, surat tanda terima retur rangkap dua akan dikirimkan kepada pelanggan melalui salesman.

. 100

Berdasarkan peraturan baru di perusahaan, apabila pelanggan ingin mendapatkan kembali barang yang telah diretur, maka pelanggan harus melakukan pemesanan ulang. 3.7.1.4 Prosedur Penerimaan Pembayaran Faktur pajak akan dibuat berdasakan kebutuhan pelanggan, jika pelanggan ingin dibuatkan faktur pajak, maka bagian keuangan akan membuat faktur pajak sebanyak tiga rangkap yang akan Penagihan Piutang Kepada Pelanggan dan

didistribusikan kepada: Faktur pajak rangkap satu akan diserahkan kepada pelanggan. Faktur pajak rangkap dua akan diarsip secara permanen oleh bagian keuangan berdasarkan nomor urut dokumen. Faktur pajak rangkap tiga akan diarsip secara permanen oleh bagian akuntansi berdasarkan nomor urut dokumen. Faktur pajak ini akan dibuat oleh bagian keuangan pada awal bulan. Selanjutnya, faktur pajak akan dikirimkan bersamaan dengan surat-surat yang berkaitan dengan penagihan, seperti faktur penjualan rangkap satu, surat jalan TID rangkap satu, dan surat tanda terima retur rangkap satu serta surat tanda terima faktur tiga rangkap. Surat - surat ini akan dikirimkan kepada pelanggan melalui salesman.

101

Salesman akan mendatangi pe1anggan untuk melakukan penagihan dengan membawa surat-surat yang telah disebutkan. Kemudian pelanggan akan menandatangani surat tanda terima faktur tiga

rangkap. Setelah itu, salesman akan membawa kembali surat tanda terima faktur (TID) rangkap satu dan dua untuk selanjutnya diserahkan kepada bagian keuangan. Surat tanda terima faktur (TID) rangkap satu akan disimpan sementara sampai pada tanggal jatuh tempo. Sedangkan surat tanda terima faktur (TID) rangkap dua akan diarsip sementara oleh bagian keuangan berdasarkan nomor urut dokumen. Pada saat jatuh tempo, bagian keuangan akan menyerahkan surat tanda terima faktur (TID) rangkap satu kepada salesman untuk dilakukan proses penagihan. Pelanggan dapat melakukan peml5ayaran dengan menggunakan cek atau dengan melakukan transfer langsung ke bank. Jika pelanggan melakukan pembayaran dengan menggunakan cek, maka salesman akan

mendatangi pelanggan. Sesampainya salesman di tempat pelanggan, salesman akan menerima cek. Kemudian salesman akan menyerahkan surat tanda terima faktur (TID) rangkap satu kepada pelanggan sebagai bukti bahwa pelanggan telah melunasi hutang-hutangnya. Apabila cek

25

tersebut ke bank.

sudah

jatuh

tempo,

maka bagian

keuangan akan mencairkan cek atau giro tersebut

Pelanggan yang melakukan pembayaran melalui transfer, dapat transfer melalui fax. Selanjutnya, salesman akan pelanggan sebagai menyerabkan surat

mengirimkan tanda terima

bukti faktur

(TID) rangkap hutangnya.

satu kepada

bukti bahwa

pelanggan telah melunasi hutang-

3.7.1.5 Prosedur Pengendalian Persediaan Barang Jadi Metode pencatatan yang diterapkan oleh PT. Putra Timur lndonusa adalah metode perpetual karena setiap terjadinya transaksi dilakukan pencatatan pada kartu persediaan sehingga memudabkan perusahaan dalam memeriksa persediaan. Sedangkan metode penilaian persediaan yang digunakan perusahaan adalah metode FIFO (First In First Out). Berikut ini akan diuraikan prosedur pengelolaan persediaan barangjadi pada PT. Putra Timur lndonusa:

Prosedur Penerimaan Barang Jadi Bahan baku yang telah selesai diproduksi menjadi barang jadi, produksi beserta dikirimkan oleh bagian

laporan produk selesai yang telah diotorisasi oleh pejabat berwenang

ke bagian gudang.

26

Selanjutnya bagian

gudang

akan mencocokan jumlah, wama, ukuran dan jenis bahan pada

laporan produk selesai dengan barang fisik. Selain itu bagian gudang juga akan memeriksa kualitas barang tersebut. Setelah memeriksa secara keseluruhan, maka bagian gudang akan

mengkonfirmasikan kepada bagian akuntansi mengenai hal tersebut. Prosedur Penyimpanan Barang Jadi Barang yang telah selesai diperiksa maka barang tersebut akan disimpan di dalarn gudang. Bagian gudang menyimpan persediaan di dalarn gudang dan menempatkannya sesuai dengan tipe dan jenisnya masing masing, agar memudahkan dalarn pencarian. Selanjutnya, bagian gudang akan mencatat seluruh barang yang diterimanya ke dalarn kartu persediaan. Prosedur Pemeriksaan Fisik Persediaan Barang Jadi Pemeriksaan fisik barang dilakukan oleh bagian akuntansi. Pemeriksaan m1 dilakukan secara tiba-tiba tanpa pemberitahuan terlebih dahulu dan tanpa persetujuan dari bagian gudang.

27

Bagian akuntansi memeriksa dan membandingkan jumlah persediaan secara fisik dengan jumlah yang tertera pada catatan kartu persediaan. Jika tidak sesuai, maka bagian akuntansi akan

melakukan penelusuran pencarian selisih persediaan tersebut.

Prosedur Pengeluaran Barang Setelah menerima pesanan pembelian dari pelanggan, maka bagian penjualan selanjutnya akan memeriksa ketersediaan barang di gudang. Jika masih tersedia, maka bagian penjualan akan membuat pesanan penjualan. Selanjutnya setelah barang selesai dipersiapkan dan siap untuk dikirim, maka

selanjutnya,bagian penjualan akan membuat surat jalan sebanyak empat rangkap untuk diberikan kepada bagian pengiriman. Bagian gudang akan mengeluarkan barang dari gudang sesuai dengan yang tertera pada surat jalan, maka selanjutnya bagian gudang akan mencatat pengeluaran barang tersebut ke dalam kartu persediaan.

28

3.8

Analisis dan Rekomendasi Permasalahan Berdasarkan hasil analisa yang telah dilakukan, ditemukan adanya beberapa permasalahan yang terdapat dalam sistem informasi akuntansi penjualan dan persediaan PT Putra Timur Indonusa. Beberapa masalah tersebut antara lain : 1. Tidak adanya fungsi yang mendukung pengendalian internal yang berkaitan dengan persediaan pada sistem yang sedang berjalan. Sistem yang sedang berjalan saat ini tidak mendukung adanya pengendalian internal terhadap persediaan. Proses pencatatan persediaan pada PT. Putra Timur Indonusa masih belum terkomputerisasi. Hal ini menyebabkan kinerja perusahaan menjadi lambat dalam melakukan pencatatan terhadap transaksi-transaksi yang berkaitan

dengan persediaan serta dapat menyebabkan kecurangan- kecurangan yang tidak diinginkan. Rekomendasi yang diusulkan adalah merancang sistem yang mampu mendukung pengendalian

internal terhadap persediaan pada PT. Putra Timur Indonusa antara lain pengendalian internal dalam proses penerimaan dan pengeluaran persediaan serta merancang sistem yang mampu menghasilkan surat-surat dan laporan-laporan yang berkaitan dengan persediaan sehingga dapat membantu pihak manajemen perusahaan dalam pengambilan keputusan.

29

2. Tidak adanya pemisahan fungsi antara bagian akuntansi dengan bagian keuangan.

Dalam struktur organisasi yang sedang berjalan di perusahaan saat akuntansi dengan bagian keuangan, tidak

ini,

antara

bagian

ada pemisahaan fungsi yang jelas. Di antara kedua fungsi

tersebut, tidak tertera dengan jelas siapa yang melakukan pencatatan terhadap transaksi-transaki perusahaan dan siapa yang melakukan penjumlahan atau penghitungan transaksi-transaksi tersebut. Hal ini menyebabkan kurangnya pengendalian internal perusahaan berkaitan dengan pencatatan dan penghitungan transaksi transaksi perusahaan. Dengan begitu, bisa saja terjadi hal-hal yang tidak diinginkan seperti halnya kecurangan-

kecurangan dalam pencatatan maupun penghitungan transaksi perusahaan. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah dengan memperbaiki struktur orgallisasi yang sedang berjalan dengan tujuan untuk meningkatkan sistem pengendalian internal perusahaan sehingga tugas dan wewenang dari masing-masing bagian yang terlibat dalam proses bisnis di dalam perusahaan dapat terbagi dengan lebih jelas dan tidak terjadi kecurangan-kecurangan yang tidak diinginkan di dalam perusahaan.

3. Tidak adanya sinkronisasi antara jumlah barang yang dipesan dengan jumlah barang yang dikirim. Apabila hanya sebagian pesanan yang dikirim ke pelanggan, maka
sistem yang ada saat ini tidak dapat secara otomatis mengurangi jumlah barang

30

yang dipesan dengan jumlah barang yang telah terkirim, sehingga teijadi ketidaksesuaian antara jumlah barang yang dipesan dengan jumlah barang yang dikirim. Hal ini akan menimbulkan kesalahan dalam pengiriman barang kepada konsumen. Rekomendasi yang diusulkan untuk mengatasi masalah ini adalah menambahkan validasi yang

memungkinkan sistem secara otomatis mengurangi jumlah barang yang dipesan dengan jumlah barang yang telah terkirim apabila barang belum dikirim seluruhnya.

4. Tidak adanya pembatasan terhadap limit kredit bagi pelangan. Berkaitan dengan piutang pelanggan, perusahaan belum menyediakan ketentuan mengenai limit kredit bagi pelanggan baik pelanggan baru maupun pelanggan lama. Sehingga dengan kondisi yang ada saat ini membuat para pelanggan dapat melakukan pembelian barang berapapun jumlahnya tanpa melihat kemampuan pelanggan dalam melakukan pembayaran hutang-hutangnya. Selain itu, hal ini akan mengakibatkan tingginya

risiko piutang tak tertagih sehingga juga akan berpengaruh terhadap aliran kas masuk perusahaan dan berakibat perusahaan akan sulit membiayai kegiatan operasional karena terhambatnya aliran kas masuk tersebut. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah merancang sistem yang mampu menyediakan limit kredit berdasarkan baru maupun pelanggan lama, dimana kebijakan itu ditentukan oleh bagian bobot kriteria yang ditetapkan oleh kebijakan perusahaan terhadap pelanggan baik pelanggan

31

keuangan dan otorisasi kredit dilakukan oleh manajer keuangan atas penilaian limit kredit. Selain itu, perlu diadakan proses pengecekan terhadap limit kredit pelanggan sebelum suatu pesanan disetujui dan dimasukkan sebagai pesanan penjualan bagi perusahaan.

5. Tidak adanya dokumen yang digunakan untuk mencatat masuknya barang jadi ke dalam gudang. Selama ini, ketika bagian produksi telah selesai memproduksi barang, maka bagian produksi akan menyimpan barang-barang tersebut ke dalam gudang. Selanjutnya, bagian gudang akan mencatat

masuknya barang tersebut ke dalam kartu persediaan. Terlihat bahwa hal ini akan mengakibatkan kurangnya pengendalian internal terhadap persediaan barang jadi di gudang. Selain itu, hal ini akan mengakibatkan timbulnya kecurangan-kecurangan terhadap barangjadi tersebut. Rekomendasi yang diusulkan adalah merancang sistem yang dapat membuat dan mencetak

bukti masuk barang yang digunakan untuk meningkatkan pengendalian internal terhadap barang-barang yang terdapat di gudang. Selain itu, dengan adanya bukti masuk barang, maka barang-barang yang ada di gudang akan lebih terorganisasi, sehingga akan memungkinkan berkurangnya tingkat kecurangan atau penghilangan terhadap barang-barang di gudang.

32

6. Tidak adanya bukti pembayaran yang digunakan untuk membuktikan bahwa pelanggan telah melunasi hutanghutaninya. Dalam hal penagihan, perusahaan hanya menggunakan surat tanda terima faktur sebagai bukti bahwa pelanggan telah melakukan pembayaran. Akan tetapi, surat tanda terima faktur ini akan diberikan hanya pada saat semua piutang pelanggan sudah lunas. Hal ini akan menyebabkan pelanggan tidak memiliki dokumen yang digunakan untuk menjamin bahwa dirinya sudah melakukan pembayaran walaupun piutangnya belurn terbayarkan semua. Selain itu, pelanggan tidak dapat mengetahui berapa jumlah piutangnya yang belum dibayar kepada perusahaan. Rekomendasi yang dapat diusulkan adalah merancang sistem yang dapat membuat dan mencetak

bukti pembayaran yang digunakan untuk membuktikkan bahwa pelanggan sudah melakukan pembayaran. Selain itu, pelanggan juga dapat mengetahui berapa sisa piutang yang belum dibayar dan mengetahui sisa limit kredit yang masih tersedia.

7. Tidak adanya surat penawaran harga (SPH). Selama ini, apabila pelanggan ingin mengetahui harga dari produk-produk yang dijual oleh

perusahaan, maka pelanggan hanya bisa mendapatkan informasi harga tersebut melalui telepon kepada salesman yang bersangkutan. Selanjutnya, salesman akan mencatatnya dalam secarik kertas dan menginformasikan kepada admin marketing. Hal ini memiliki beberapa

33

kekurangan, misalnya: ketika kertas penawaran harga tersebut hilang. Selain itu, dengan cara ini pelanggan tidak akan mendapatkan bukti mengenai harga harga yang telah disepakati sehingga apabila teijadi kesalahan dalam penulisan harga, maka kesalahan tersebut. Rekomendasi yang dapat diusukan adalah merancang sistem yang dapat mencatat penawaran harga yang telah disepakati antara pihak pelanggan dengan pihak perusahaan pihak pelanggan akan mengalami kesulitan dalam melakukan complain terhadap

sehingga adanya informasi yang jelas mengenai harga dari masing-masing barang yang dipesan. Selain itu, pihak pelanggan juga dapat mencocokan antara harga yang telah disepakati dengan harga yang telah tercantum faktur penjualan.