MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

TRAMITE DOCUMENTARIO FECHA: INGRESO DE DOCUMENTACIN DE FUENTE EXTERNA AL INSTITUTO CODIGO: 0S-01 Establecer las actividades y tareas para tramitar los documentos procedentes de PROPSITO personas naturales y jurdicas que son recibidos por el Instituto. Personas naturales y jurdicas pblicas y privadas involucradas con el quehacer ALCANCE del Instituto Nacional de Salud del Nio. Ley N 27657 del Ministerio de Salud MARCO LEGAL Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Documentos recibidos Nmero de Registro de documentos Oficina de Secretara documentos Documentos no derivados Nmero de documentos Registro de documentos Oficina de Secretara

1. 2. 3. 4.

NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO 1. La persona natural o jurdica interesada deber enviar documentos al Instituto dirigido a la Direccin General, ingresando por Unidad de Trmite Documentario. 2. La Unidad de Trmite Documentario deber recibir y verificar que los datos del documento sean correctos (numero de folios ,pginas de los documentos, sello y firma del remitente), si no es conforme devolver el documento al interesado, de ser conforme, recibir sellar y firmar el documento y copiar, entrega la copia (cargo) al interesado o mensajero. 3. La Unidad de Trmite Documentario deber foliar el documento recibido, y registrar los datos (remitente, procedencia, destino, asunto, nmero de hojas, fechas, otros y observaciones si fuera necesario tales como: Numero de Ingreso, naturaleza, fecha, remitente y otros si fuera necesario. 4. La Unidad de Trmite Documentario deber adjuntar hoja de envo y remitir el documento a la Unidad de Secretara Administrativa. 5. La Unidad de Secretara Administrativa deber registrar el documento y derivarlo a la Direccin General. FIN. ENTRADAS NOMBRE Documento enviado FUENTE FRECUENCIA Personas Naturales y Diario Jurdicas SALIDAS DESTINO Unidad de Secretara Administrativa FRECUENCIA Diario TIPO Manual

NOMBRE Documento con hoja de envo

TIPO Manual

DEFINICIONES: Documentacin fuente externa: Documentos remitidos al Instituto por personas naturales o jurdicas en calidad de administrados. REGISTROS: Hoja de Envo. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Ingreso de Documentacin de Fuente Externa al Instituto.

PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO Persona Natural o Jurdica

Inicio

GESTION DOCUMENTARIA TRAMITE DOCUMENTARIO INGRESO DE DOCUMENTACION DE FUENTE EXTERNA AL INSTITUTO Oficina de Secretar Secretara Unidad de Trmite Documentario
Recibir y verificar el destinatario del documento Foliar pginas del documento

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Unidad de Secretaria Administrativa

Enviar documentos a la Direccin General del Instituto Especializado de Salud del Nio No

Est dirigido al INSN? 1 S Verificar el nmero de folios y pginas de los documentos

Verificar que el documento tenga el sello o la firma correspondiente del remitente

Registrar: Nmero de ingreso, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento recibido

Adjuntar Hoja de Envo al documento original

No Envar documentos a la Unidad de Secretara Administrativa Registrar y derivar documentos a la Direccin General

No

Conforme?

SI Recibir, sellar y firmar documento 1

Devolver el cargo firmado y sellado al mensajero y / o interesado

Devolver al mensajero y /o interesado el documento Fin

CODIGO: CODIGO: OSOS-01

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

TRAMITE DOCUMENTARIO FECHA: INGRESO DE DOCUMENTACIN DE FUENTE INTERNA AL INSTITUTO CODIGO: 0S-02 Establecer las actividades y tareas para tramitar los documentos procedentes de PROPSITO unidades orgnicas del Instituto A todos los rganos de Control, Asesora, Apoyo y de Lnea del Instituto Nacional ALCANCE de Salud del Nio. Ley N 27657 del Ministerio de Salud MARCO LEGAL Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Documentos recibidos Nmero de Registro de Oficina de Secretara documentos documentos Documentos sin datos del remitente Nmero de Registro de documentos Oficina de Secretara documentos Documentos no derivados Nmero de documentos Registro de documentos Oficina de Secretara

1. 2. 3. 4.

NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO 1. Unidad Orgnica deber remitir documento a la Direccin General, por la Unidad de Trmite Documentario. 2. La Unidad de Trmite Documentario deber recibir los documentos que son enviados a la Direccin General. 3. La Unidad de Trmite Documentario deber recibir y verificar que los datos del documento sean correctos y respete las lneas de autoridad, si no es conforme deber devolver el documento al interesado; de ser conforme, recibir ,sellar y firmar el documento y copiar .Entrega la copia (cargo) al mensajero. 4. La Unidad de Trmite Documentario deber foliar el documento recibido, y registrar los datos (remitente, procedencia, destino, asunto, nmero de hojas, fechas, otros y observaciones si fuera necesario). 5. La Unidad de Trmite Documentario deber adjuntar Hoja de Envo y remitir el documento a la Unidad de Secretara Administrativa. 6. La Unidad de Secretara Administrativa registrar el documento y derivar a la Direccin General. FIN ENTRADAS NOMBRE Documento enviado FUENTE Unidades Orgnicas FRECUENCIA Diario TIPO Manual

SALIDAS NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Documento con Hoja de Unidad de Secretara Diario Manual Envo Administrativa DEFINICIONES: Documentacin fuente interna: Documentos remitidos a la Direccin General por las Unidades Orgnicas del Instituto. REGISTROS: Hoja de Envo. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Ingreso de Documentacin de Fuente Interna al Instituto.

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO Direcciones, Direcciones, Oficinas, Oficinas, Departamentos y SEP

GESTION DOCUMENTARIA TRAMITE DOCUMENTARIO INGRESO DE DOCUMENTOS FUENTE INTERNA Oficina de Secretara Unidad de Trmite Documentario
Recibir todos los documentos que son enviados a la Direccin General Verificar que el documento fue enviado respetando las lneas de autoridad Foliar pginas del documento recibido

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Unidad de Secretara Administrativa

Inicio Enviar documentos a la Direccin General del Instituto

Registrar: Nmero de ingreso, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento recibido

Conforme? S Verificar que el documento tenga el sello o la firma de remitente Envar documentos a la Unidad de Secretara Administrativa Adjuntar Hoja de Envo al documento original

No

Conforme? Si

NO

Recibir el documento original

Registrar y derivar documentos a la Direccin General

Firmar ,sellar de recibido en cargo 2 Devolver el cargo firmado y sellado al mensajero

Devolver al mensajero para que proceda con el trmite correspondiente

6
Fin

CODIGO: CODIGO: OSOS- 02

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA DESPACHO DE DOCUMENTOS FECHA: RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTACIN FUENTES EXTERNA CODIGO: OS-03 Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para dar respuesta y canalizar el flujo de documentos que son recibidos por el Instituto Nacional de Salud del Nio Los rganos de Control, Asesora, Apoyo y de Lnea del Instituto Nacional de Salud del Nio Lineamientos de Poltica Sectorial Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Documento Horas / Das Horas / Das FUENTE Registro de documentos Registro de documentos Registro de documentos RESPONSABLE Direccin General Oficina de Secretara Direccin General Oficina de Secretara Direccin General Oficina de Secretara

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPSITO ALCANCE MARCO LEGAL

INDICADOR Nmero de respuestas Tiempo de respuesta a documentos recibidos Tiempo de respuesta a documentos enviados por la Direccin General 1. 2. 3. 4.

NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO 1. Viene del Procedimiento de recepcin de documentacin de fuente externa del Instituto. 2. La Direccin General deber revisar y analizar los documentos que han sido remitidos al INSN. 3. Si el documento no requiere de respuesta del INSN, deber derivar el documento indicando el motivo del pase a la Unidad Orgnica correspondiente. 4. Si el documento requiere de respuesta de alguna Unidad Orgnica del INSN, la Direccin General, deber derivar e indicar el pase del documento en la Hoja de envo. 5. La Unidad Orgnica deber elaborar respuesta y derivar segn lo indicado por la Direccin General. 6. Si el documento no necesita respuesta de alguna Unidad Orgnica, la Direccin general da indicaciones para la respuesta y/o resuelve y deber derivar a la Unidad de Secretara Administrativa. 7. La Unidad de Secretara Administrativa, deber elaborar respuesta tomando en consideracin los antecedentes del documento y las indicaciones de la Direccin General. 8. La Direccin General deber revisar y hacer modificaciones si es necesario, en la propuesta y firmar el documento. 9. La Unidad de Secretara Administrativa deber registrar y enumerar el documento, derivando a Unidad de Trmite documentario (mesa de partes), quien registra datos del documentos y realiza la distribucin correspondiente. 10. Finalmente La Unidad de Secretara Administrativa deber archivar el cargo FIN ENTRADAS NOMBRE FUENTE FRECUENCIA TIPO

Documento recibido

Unidad de Trmite Documentario SALIDAS DESTINO Personas naturales o jurdicas.

Diario

Manual

NOMBRE Documento remitido

FRECUENCIA Diario

TIPO Manual

DEFINICIONES: Documentacin fuente externa: Documentos remitidos al Instituto por personas naturales o jurdicas en calidad de administrados. REGISTROS: Hoja de envo. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Respuesta, Despacho y Distribucin de Documentacin Externa.

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA TRAMITE DOCUMENTARIO RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTACION FUENTE EXTERNA Oficina de Secretara

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Direcciones /Oficinas / Departamentos / SEP

Direccin General Unidad de Secretara Administrativa 1 Unidad de Trmite Documentario (Mesa de partes) partes)

1 Revisar despacho diario de documentos Recibir documento enviado por la Direccin General

Analizar documentos Elaborar respuesta tomando en consideracin antecedentes e indicaciones de la Direccin General Analizar documento y preparar respuesta

Documento requiere respuesta del Instituto?

Si

Respuesta debe ser elaborada por unidad orgnica?

NO

Da indicaciones para respuesta o Resolucin

No Indicar en Hoja de Envio el motivo del pase a la Unidad Orgnica correspondiente

si Indicar en la Hoja de Envo el motivo y curso que debe seguir el documento

Remitir respuesta y derivar segn indicaciones de la Direccin General

Revisar propuesta de respuesta, hace modificaciones si es necesario

Firmar documento Recibir documento firmado por la Direccin General

Registrar tipo, asunto, fecha y nmero de documento.

Registrar: Numero de salida, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento y distribuye documentos segun indicaciones

Archivar cargo

Envar el cargo a la Unidad de Secretara Administrativa

9
Fin

CODIGO : OSOS- 03

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA DESPACHO DE DOCUMENTOS FECHA: RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCIN DE DOCUMENTACIN FUENTES INTERNA CODIGO: OS-04 Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para dar respuesta y canalizar el flujo de documentos que son recibidos por la Direccin General Los rganos Direccin, Control, Asesora, Apoyo y de Lnea del Instituto Nacional de Salud del Nio Lineamientos de Poltica Sectorial Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE MEDIDA Documento Horas / Das Horas / Das FUENTE Registro de documentos Registro de documentos Registro de documentos RESPONSABLE Direccin General Oficina de Secretara Direccin General Oficina de Secretara Direccin General Oficina de Secretara

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPSITO ALCANCE MARCO LEGAL

INDICADOR Nmero de repuestas Tiempo de respuesta a documentos recibidos Tiempo de respuesta a documentos enviados por la Direccin General 1. 2. 3. 4.

NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO 1. Viene del Procedimiento de recepcin de documentacin de fuente interna del Instituto. 2. La Direccin General deber revisar y analizar los documentos que le han sido remitidos. 3. Si el documento no requiere de respuesta de la Direccin General, deber derivar el documento indicado el motivo del pase a la Unidad Orgnica correspondiente. 4. Si el documento requiere de respuesta de alguna Unidad Orgnica del INSN, la Direccin General, deber derivar e indicar el pase del documento en la Hoja de Envo. 5. La Unidad Orgnica deber elaborar respuesta y derivar segn lo indicado por la Direccin General. 6. Si el documento no necesita respuesta alguna Unidad Orgnica, la Direccin General da indicaciones para responder y derivar a la Unidad de Secretara Administrativa. 7. La Unidad de Secretara Administrativa, deber elaborar respuesta tomando en consideracin los antecedentes del documento y las indicaciones de la Direccin General. 8. La Direccin General deber revisar y/o hacer modificaciones si es necesario, en la propuesta. Firmar el documento. 9. La Unidad de Secretara Administrativa deber registrar, enumerar y derivar el documento a Unidad de Trmite documentario (Mesa de Partes), quien debe registrar datos del documento y realizar la distribucin interna correspondiente. 10. Finalmente La Unidad de Secretara Administrativa deber archivar el cargo FIN

ENTRADAS NOMBRE Documento recibido FUENTE Unidad de Trmite Documentario FRECUENCIA Diario TIPO Manual

10

SALIDAS NOMBRE Documento remitido DESTINO Personas naturales o jurdicas. FRECUENCIA Diario TIPO Manual

DEFINICIONES: Documentacin fuente interna: Documentos remitidos a la Direccin General por las Unidades Orgnicas del Instituto REGISTROS: Hoja de envo. ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de Respuesta, Despacho y Distribucin de Documentacin Interna

11

PROCESO SUBPROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA TRAMITE DOCUMENTARIO RESPUESTA, DESPACHO Y DISTRIBUCION DE DOCUMENTACION FUENTE INTERNA Oficina de Secretara

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS
Direcciones /Oficinas / Departamentos / SEP

Direccin General Unidad de Secretara Administrativa 2 Unidad de Trmite Documentario (Mesa de partes) partes)

1 Revisar despacho diario de documentos Recibir documento enviado por la Direccin General

Analizar documentos Elaborar respuesta tomando en consideracin antecedentes e indicaciones de la Direccin General Analizar documento y preparar respuesta

Documento requiere respuesta de la Direccin General?

Si

Respuesta debe ser elaborada por unidad orgnica?

NO

Dar indicaciones para respuesta

Remitir respuesta y derivar segun indicaciones de la Direccin General

No Indicar en Hoja de Envo el motivo del pase a la Unidad Orgnica correspondiente para conocimiento

si Indicar en la Hoja de Envo el motivo y curso que debe seguir el documento

Revisar propuesta de respuesta, hace modificaciones si es necesario

1 Firmar documento Recibir documento firmado por la Direccin General

Registrar tipo, asunto, fecha y nmero de documento.

Registrar: Nmero de salida, naturaleza, fecha, remitente, y otros si fuera necesario del documento y distribuye documentos segn indicacin

Archivar el cargo

Envar el cargo a la Unidad de Secretara Administrativa

12

Fin

CODIGO OS - 04

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA DESPACHO DE DOCUMENTOS FECHA: CODIGO: OS-05 Establecer las actividades y tareas que se deben cumplir para remitir documentos que se originan sin antecedentes. A las Unidades Orgnicas del Instituto Nacional de Salud del Nio y personas naturales y jurdicas. Ley N 27657 del Ministerio de Salud Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE Envo de documentos sin antecedentes UNIDAD DE MEDIDA N Horas /das FUENTE Registro de documentos RESPONSABLE Oficina de Secretara

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPSITO ALCANCE MARCO LEGAL

INDICADOR Documento remitido Tiempo de entrega de documentos 1. 2. 3. 4.

NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentari Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio. Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio. Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO 1. Direccin General deber analizar situacin y/o asunto pendiente, en agenda de trabajo que genere remitir o solicitar informacin de las unidades orgnicas. 2. La Direccin General deber determinar curso y tipo de documento, derivar a la Unidad de Secretara Administrativa quien debe recibir, revisar, elaborar documento, presentar propuesta a la Direccin General. 3. La Direccin General deber revisar, firmar y devolver documento a la Unidad de Secretara Administrativa quien debe recibir, registrar y derivar el documento a la Unidad de Trmite Documentario. 4. La Unidad de Trmite Documentario debe registrar el nmero de salida, naturaleza, fecha, destinatario y otros si fuera necesario. 5. Si el documento, es de uso externo, distribuye el documento de acuerdo a lo especificado. Si es de uso interno, previamente se adjunta Hoja de Envo, el cargo es archivado por la Unidad de Secretara Administrativa. FIN ENTRADAS NOMBRE Anlisis de agenda de trabajo NOMBRE Documento remitido DEFINICIONES: REGISTROS: Hoja de Envo ANEXOS: Flujograma del Procedimiento FUENTE Direccin General SALIDAS DESTINO Unidades orgnicas del Instituto y personas naturales y jurdicas FRECUENCIA Diario TIPO Manual FRECUENCIA Diario TIPO Manual

13

PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA DESPACHO DE DOCUMENTOS ENVIO DE DOCUMENTOS SIN ANTECEDENTES Oficina de Secretar Secretara

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Direccin General Unidad de Secretara Administrativa

Inicio

Unidad de Trmite Documentario

Registrar: Nmero de ingreso, naturaleza, fecha, destinatario, y otros si fuera necesario del documento

Destinatario

Analizar situacin y asunto en agenda de trabajo

Revisar ,evaluar y elaborar documento segun indicaciones

Determinar comunicar y/o solicitar informacin

Documento interno? Presentar a la Direccin General propuesta de respuesta

Si No Adjuntar Hoja de Envo

Determinar tipo y curso a seguir del documento

Revisar propuesta de documento, hace modificaciones si es necesario

Distribuir el documento segn lo indicado

Firmar documento

Recibir y revisar y registrar documento

Recibir documento

Derivar documento a la Unidad de Trmite Documentario

Sellar y firmar el cargo correspondiente

Archivar cargo

Devolver cargo sellado y firmado a la Unidad de Secretara Administrativa

Fin

14
CODIGO : OSOS-05 FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

Archivo pasivo FECHA: Programacin y transferencia interna de documentos a archivo pasivo CODIGO: OS-06 Establecer las actividades y tareas para la transferencia de series documentales al PROPSITO archivo pasivo A los rganos de Direccin, Control, Apoyo, Asesora y de Lnea del Instituto ALCANCE Nacional de Salud del Nio Ley N 27657 del Ministerio de Salud MARCO LEGAL Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA N Registro manual Series documentales transferidas Oficina de Secretara e informtico N Registro manual Transferencia no cumplida Oficina de Secretara e informtico Avance y cumplimiento de % Registro manual Oficina de Secretara programa de transferencia e informtico NORMAS 1. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. 2. Directivas del Sistema Nacional de Archivos administrativos y asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos 4. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio 5. Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio 6. Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO INICIO 1. La Oficina de Secretara deber elaborar y remitir programa anual de transferencias internas de documentos a Comit de Archivos. 2. El Comit de Archivos deber recibir, revisar; de estar conforme aprobar el programa y la Direccin General deber autorizar su ejecucin, sino se deriva nuevamente a la Unidad de Trmite Documentario. 3. Segn el programa anual, las Unidades Orgnicas del Instituto deben depurar, foliar, y clasificar en series documentales, luego deben llenar formatos de transferencias, empacar y elaborar oficio de transferencias. 4. El Comit deber revisar las acciones de transferencias 5. La Direccin General deber autorizar transferencia de series documentales al Archivo Pasivo a travs del de las Unidades Orgnicas. FIN

ENTRADAS NOMBRE Series documentales FUENTE FRECUENCIA Unidades Orgnicas del Mensual Instituto SALIDAS DESTINO Oficina de Secretara FRECUENCIA Mensual TIPO Manual y mecanizado

NOMBRE Registro de archivo y ubicacin

TIPO Manual y mecanizado

15

DEFINICIONES: Serie Documental: Conjunto de documentos que tienen caractersticas comunes; el mismo tipo documental o el mismo asunto y que, por consiguiente son archivados, usados, transferidos o eliminados como unidad. REGISTROS: Formato N 1 Inventario de transferencia de documentos Formato N 2 Inventario de transferencia de documentos Formato N 3 Auxiliar Descriptivo de la Unidad de Archivamiento ANEXOS: Flujograma de programacin y transferencia interna de documentos a archivo pasivo

16

PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA ARCHIVO PASIVO PROGRAMACION Y TRANSFERENCIA INTERNA DE DOCUMENTOS A ARCHIVO PASIVO Oficina de Secretar Secretara Unidad de Trmite Documentario Archivo Pasivo
Inicio Elaborar y remitir programa anual de transferencias de archivos a Comit
Recibir y revisar programa, y establecer plazos de retencin y de transferencia de documentos

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Comit de Archivos

Direccin General

Unidades Orgnicas

1 Coordinar actividades segn programa de transferencias Depurar documentos emitidos y recibidos y eliminar copias

No

Aprueba programa?

Si

Autorizar programacin anual de transferencias

Foliar documentos Difundir programa Clasificar documentos en series documentales Recibir Autorizacin y paquetes Revisar oficios de transferencias Llenar formato N 1 y N 2 de transferencias Empaquetar documentos Llenar formato N 3 de transferencias Autorizar transferencias Elaborar Oficios y anexos

Verificar contenido

Registrar en cuaderno y/o archivo

Designar ubicacin fsica en archivo

Conservar y custodiar

Remitir paquete de documentos

Fin

17

CODIGO: CODIGO: OS - 06

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ARCHIVO PASIVO Conservacin de series documentales temporales y FECHA: permanentes(mantenimiento preventivo) CODIGO: OS-07 Establecer las actividades y tareas para el mantenimiento preventivo de PROPSITO documentos que se encuentran en el Archivo Pasivo. A los rganos de Direccin, Control, Apoyo, Asesora y de Lnea del Instituto ALCANCE Nacional de Salud del Nio. Ley N 27657 del Ministerio de Salud MARCO LEGAL Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Grado de avance y cumplimiento de Porcentual (%) Registros manual e Oficina de Secretara programa de mantenimiento informtico Cambio de embalajes y auxiliares N Registros manual e Oficina de Secretara descriptivos informtico NORMAS 1. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. 2. Directivas del Sistema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos 4. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio. 5. Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio. 6. Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara. DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO INICIO 1. La Oficina de Secretara deber recibir series documentales transferidas, elaborar programa de mantenimiento preventivo de documentos. 2. Realizar revisiones peridicas en el archivo segn programa. 3. Limpiar, cambiar embalajes de paquetes si es necesario, y de ser necesario cambia de auxiliares descriptivos. 4. Reubicar paquetes para mejor manejo de los mismos y facilitar su conservacin. 5. Limpiar y fumigar instalaciones. FIN ENTRADAS NOMBRE Programa de mantenimiento FUENTE FRECUENCIA Unidades Orgnicas del Mensual Instituto SALIDAS TIPO Manual

NOMBRE DESTINO FRECUENCIA TIPO Mantenimiento Oficina de Secretara Mensual Manual preventivo DEFINICIONES: Auxiliares descriptivos: Formatos que son anexados a los paquetes en donde se especifican los datos de los paquetes (Unidad Orgnica, Transferencia, ao, Unidades de archivamiento, total de unidades de archivamiento, Oficina de transferencia, serie documental y otros datos que fueran necesarios. REGISTROS: Formato N 3 Auxiliar descriptivo de la Unidad de Archivamiento ANEXOS: Flujograma Conservacin de series documentales y documentos varios (mantenimiento preventivo)

18

PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA ARCHIVO PASIVO CONSERVACION DE SERIES DOCUMENTALES TEMPORALES Y PERMANENTES (MANTENIMIENTO PREVENTIVO) PREVENTIVO) Oficina de Secretaria Unidad de Trmite Documentario Archivo Pasivo
Inicio

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Recibir series documentales transferidas

Es necesario cambio de empaquetado?

No

Limpiar paquetes

Elaborar programa de conservacin y mantenimiento de series y documentos

Si Cambiar empaquetado y auxiliares descriptivos y continuar revisin de otros paquetes Es necesario cambio de auxiliares descriptivos? Si Cambiar auxiliares descriptivos

Ejecutar programa peridicamente Es necesario reubicar paquetes? Realizar revisiones peridicas de series documentales No Si Reubicar paquetes en lugar adecuado

No

Limpiar instalaciones del archivo

Fumigar instalaciones del archivo

Fin

19

CODIGO: CODIGO: OS - 07

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA ARCHIVO PASIVO Disposicin final de documentos institucionales

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

FECHA: CODIGO: OS-08 Establecer las actividades y tareas para lograr la disposicin final de los PROPSITO documentos institucionales. A los rganos de Direccin, Control, Apoyo, Asesora y de Lnea del Instituto ALCANCE Nacional de Salud del Nio. Ley N 27657 del Ministerio de Salud MARCO LEGAL Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Documentos transferidos y Registro informtico y N Oficina de Secretara disposicin final manual NORMAS 1. Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. 2. Directivas del Sistema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud. 3. R.J N 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos 4. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio 5. Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio 6. Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO INICIO 1. La Oficina de Secretara deber elaborar y remitir informe de retencin y antigedad de documentos en el archivo y deber ser revisado por el Comit de Archivos 2. El Comit de Archivos es quien deber determinar la disposicin final de los documentos, si deben ser retenidos se conservan y custodian, si deben ser transferidos, La Oficina de Secretara deber elaborar Oficio de transferencia. 3. El Oficio es autorizado por la Direccin General. 4. Transferir los documentos al MINSA a travs de la Unidad de Trmite Documentario. FIN ENTRADAS NOMBRE Informe de antigedad y retencin de documentos NOMBRE Documentos transferidos y oficio DEFINICIONES: REGISTROS: ANEXOS: Flujograma FUENTE Archivo Pasivo SALIDAS DESTINO MINSA FRECUENCIA Anual TIPO Manual FRECUENCIA Anual TIPO Manual

20

PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA ARCHIVO PASIVO DISPOSICION FINAL DE DOCUMENTOS INSTITUCIONALES Oficina de Secretar Secretara Unidad de Trmite Documentario Archivo Pasivo
Inicio

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Comit de Archivos

Direccin General

MINSA

Elaborar y remitir informe de retencin y antiguedad de documentos en el archivo

Depurar y clasificar documentos

Recibir autorizacin, documentos de transferencia y paquetes

Fin Mantener documentos en conservacin y custodia SI Documentos deben ser retenidos?

No

NO

Elaborar Oficio de transferencia

SI

Documentos deben ser transferidos?

Aprobar transferencia

Autorizar

Remitir documentos de transferencias y paquetes

21

CODIGO : OS - 08

FECHA: FECHA:

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA

PROCESO SUB PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO

ARCHIVO PASIVO FECHA: Prstamo de documentos a solicitantes internos y externos CODIGO: OS-09 Establecer las actividades y tareas para lograr la disposicin final de los PROPSITO documentos institucionales. A los rganos de Direccin, Control, Apoyo, Asesora y de Lnea del Instituto ALCANCE Nacional de Salud del Nio. Ley N 27657 del Ministerio de Salud MARCO LEGAL Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE UNIDAD DE INDICADOR FUENTE RESPONSABLE MEDIDA Solicitudes atendidas y Nmero Unidades Orgnicas del denegadas Oficina de Secretara Instituto Documentos devueltos Unidades Orgnicas del Oficina de Secretara Instituto NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria. Directivas del Sistema Nacional de Archivos Administrativos y Asistenciales del Sector Salud. R.J N 073-85-AGN-J. Normas Generales del Sistema Nacional de Archivos. Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO Nmero

1. 2. 3. 4. 5. 6.

INICIO 1. Solicitante externo deber dirigir requerimiento de prstamo de documento institucional a la Direccin General, el solicitante externo deber solicitar requerimiento a la Oficina de Secretara con documento autorizado por el jefe correspondiente de unidad orgnica. 2. Una vez verificada la autorizacin correspondiente deber realizar bsqueda del documento en las series documentales. 3. Ubicado del documento deber proceder al prstamo por un lapso de 24 horas si es que es solicitante interno. Si es solicitante externo, una persona que labora en el rea acompaa al solicitante a la fotocopiadora para que obtenga una copia del documento solicitado, el pago lo asume el solicitante. 4. Una vez devuelto el documento se deber registrar el prstamo y se procede a archivar nuevamente el documento en el lugar correspondiente. FIN ENTRADAS NOMBRE Solicitud de prstamo FUENTE FRECUENCIA Unidades orgnicas y Semanal solicitantes externos SALIDAS DESTINO Oficina de Secretara FRECUENCIA Mensual TIPO Manual y mecanizado

NOMBRE Registro de prstamo DEFINICIONES: REGISTROS:

TIPO Manual y mecanizado

ANEXOS: Flujograma del procedimiento

22

PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA ARCHIVO PASIVO PRESTAMOS DE DOCUMENTOS A SOLICITANTES EXTERNOS E INTERNOS Oficina de Secretar Secretara Solicitante Externo/ Externo/ Unidad Orgnica del Instituto Unidad de Trmite Documentario Archivo Pasivo

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS

Direccin General

Inicio Interesado deber elaborar documento solicitando prestamo

Recibir y analizar

Solicitante externo?

No

Solicitar a la Oficina de Secretara

Recibir y buscar documento

Si

Autoriza?

Si Remitir solicitud a Direccin General Acompaar a solicitante a fotocopiadora No Solicitante interno?

No Comunicar a interesado

Si 1 Pagar servicio por fotocopia Entregar documento Registrar en cuaderno de cargos Fin

Devolver el documento Verificar entregar de documentos Empaquetar ,archivar y registrar

23

Fin

CODIGO : OS - 09

FECHA :

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS FICHA DE DESCRIPCIN DE PROCEDIMIENTO GESTION DOCUMENTARIA FECHA: CODIGO: OS-10 Establecer las actividades y tareas para autenticar copias de documentos presentados a la vista de inters Institucional Usuarios internos y externos del Instituto Nacional de Salud del Nio, que solicitan autenticar fotocopias para trmites de inters institucional. Ley N 27657 del Ministerio de Salud Ley N 27444 del Procedimiento Administrativo General INDICES DE PERFORMANCE AUTENTICACIN DE DOCUMENTOS UNIDAD DE MEDIDA N de fotocopias autenticadas Minutos / Horas/ Das FUENTE Registro de documentos Registro de documentos RESPONSABLE Oficina de Secretara Oficina de Secretara

PROCESO NOMBRE DEL PROCEDIMIENTO PROPSITO ALCANCE MARCO LEGAL

INDICADOR Fotocopias autenticadas Tiempo para autenticacin 1. 2. 3. 4.

NORMAS Directivas del Instituto Nacional de Salud del Nio sobre Administracin Documentaria Reglamento de Organizacin y Funciones del Instituto Nacional de Salud del Nio Cuadro para Asignacin de Personal del Instituto Nacional de Salud del Nio Manual de Organizacin y Funciones de la Oficina de Secretara DESCRIPCIN DEL PROCEDIMIENTO

INICIO 1. Interesado deber solicitar autenticacin de fotocopias simples en forma verbal, presentando documentos originales al fedatario, autorizado por la Institucin. 2. Fedatario deber recibir y verificar documentos si son de inters institucional para procedimientos internos, si no lo son, devolver al interesado y finalizar el procedimiento. 3. En caso de complejidad para autenticar por el volumen de los documentos, se consulta al interesado la posibilidad de retener los documentos originales, si procede, se deber entregar constancia de retencin de documentos originales. 4. Fedatario deber verificar fidelidad de fotocopias con documentos originales presentados a la vista, sellar y firmar fotocopias, acreditando que es copia fiel del original, adems de la fecha y nmero de registro. 5. Fedatario deber devolver documentos originales y fotocopias autenticadas al interesado quien firma cuaderno de registros. FIN ENTRADAS NOMBRE Documentos originales y fotocopias simples FUENTE Interesado interno y/o externo FRECUENCIA Diario TIPO Manual

SALIDAS DESTINO FRECUENCIA TIPO Interesado interno y/o Documento autenticado Diario Manual externo DEFINICIONES: Autenticar: Dar fe de que una fotocopia es fiel al documento original presentado a la vista. REGISTROS: ANEXOS: Flujograma del Procedimiento de autenticacin de documentos NOMBRE

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PROCESO SUB PROCESO PROCEDIMIENTO

GESTION DOCUMENTARIA TRAMITE DOCUMENTARIO AUNTENTICACION DE DOCUMENTOS

MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Oficina de Secretaria

Interesado

Fedatario autorizado por el Instituto

Recibir documento original y copia simple

Inicio

Solicitar trmite de fedateo de documentos

Documentos de interes institucional para procedimeitnos internos?

NO

Devolver documentos al interesado

Fin

Presentar documento original y copia simple

SI Verificar que documentos originales tengan su respectiva fotocopia simple Autenticacin es compleja? consultar a interesado retencin de documentos originales Procede retencin?

Si

No

Si Cotejar la autenticidad de documento original con las fotocopias que exhibe el interesado Entregar constancia de retencin de documentos originales

No

Firmar cuaderno de registros

Dar fe del contenido de la fotocopia

Obtener documentos autenticados

Sellar y firmar fotocopia que acredita que es copia fiel del original , adems de la fecha y nmero de registro

Fin

Devolver documentos originales y fotocopias fedateadas al interesado

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CODIGO : OSOS-10

FECHA: FECHA: