MEMO

1.0 Pengenalan Memo merupakan singkatan perkataan 'memorandum' yang bermaksud catatan atau peringatan. Memo juga merupakan sejenis surat. Ada sesetengah individu atau pegawai yang membuat tanggapan negatif terhadap memo. Apabila seseorang menerima memo, ia menganggap telah melakukan suatu kesalahan. Hal ini merupakan satu tanggapan yang salah. Sebenarnya memo juga berperanan seperti surat tetapi biasanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri. Misalnya, jabatan hendak menyampaikan sesuatu maklumat atau panggilan bolehlah disampaikan dengan menggunakan memo. 2.0 Bentuk Memo Dari segi kaedah penulisannya, tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang tertentu seperti surat rasmi. Memo boleh ditulis dalam bentuk borang dan boleh juga dalam bentuk surat. Hal ini terpulanglah kepada jabatan masing-masing. Pada umumnya, memo ini boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu bentuk borang dan bentuk terbuka.

2.1 Memo Bentuk Borang Memo jenis ini semua tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang. Penulis banyak perlu, sama ada mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan. Di samping itu, disediakan juga ruang kosong untuk catatan tambahan jika perlu.

MEMO
Kepada: Daripada: Untuk kelulusan Untuk makluman Untuk pandangan Untuk difailkan Catatan : Tandatangan: Tarikh:

( ( ( (

) ) ) )

Sila uruskan Sila bercakap Sila taip Sila cetak

( ( ( (

) ) ) )

2.2 Memo Bentuk Terbuka Terdapat juga memo bentuk terbuka. Memo bentuk ini samalah seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri bagi tujuan memudahkan urusan. Logo Ruj. Tuan: Ruj Kami: Perkara: Kepada: Daripada: Catatan: Nama Organisasi Tarikh:

salinan:

Tandatangan: Tarikh:

3.0 Kaedah Penulisan Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Bahagian akhir ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan 'Kun Terbalik' lsi penting Data sokongan Harapan

4.0 Langkah Menulis Memo 4.1 Merancang: Tujuan penulisan memo tersebut Mengenal pasti siapakah sasaran Apa yang diharapkan Apakah reaksi pembaca apabila membaca memo tersebut 4.2 Menulis Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas dan lembut Satu isi satu perenggan 4.3 Menyemak Maklumatnya adakah tepat dan betul Tidak menimbulkan sikap negatif pembaca Konstruktif

5.0 Contoh Memo

MEMO
CIAST PUSAT LATIHAN PENGAJAR DAN KEMAHIRAN LANJUTAN (CIAST) JABATAN PEMBANGUNAN KEMAHIRAN KEMENTERIAN SUMBER MANUSIA
RUJUKAN : PERKARA DARIPADA KEPADA : : : SALINAN: TARIKH :