MOF INFORMACIN GENERAL DEL MANUAL Nombre de la Entidad Ttulo y cdigo del Manual Nivel de Aprobacin y Fecha Nmero

y fecha de la correspondiente revisin y/o actualizacin. ESTRUCTURA PROPIAMENTE DICHA ndice Introduccin Finalidad Alcance Aprobacin Revisin y/o actualizacin CUERPO PRINCIPAL Objetivo (del rea) Base Legal (opcional) Funciones Generales Lneas de dependencia y coordinacin (tambin se le denomina Relaciones) Estructura Orgnica Organigrama (Estructural) Cuadro de Estructura de Cargos Atribuciones o responsabilidades de los cargos (o funciones) GLOSARIO Las funciones que realizan las unidades orgnicas deben registrarse en el MOF teniendo en cuenta las siguientes recomendaciones: Los nombres de las unidades orgnicas deben corresponder a las estructuras orgnicas. Al redactar las funciones se debe empezar con el verbo en infinitivo Se deben colocar las funciones conforme estos criterios: 1. Anotar las funciones por orden de importancia 2.Redactar las funciones sustantivas primero y luego las de apoyo, las funciones primarias y despus las secundarias. 3. Redactar las funciones siguiendo el proceso administrativo. VENTAJAS Fuente de informacin: Objetivos, obligaciones y atribuciones de cada cargo. Constituye instrumento eficaz para normar, supervisar y controlar cumplimiento de funciones asignadas. Contribuye a implementar normas tcnicas de control y facilita las auditorias administrativas. Proporciona elementos de juicio para implementar clasificacin de cargos y realizacin de estudios para mejorar mtodos. Contribuye a incrementar la eficiencia de la organizacin. Sirve para seleccionar personal. Orienta y capacita al personal nuevo. MANUAL DE PROCEDIMIENTOS Objetivos

Presentar una visin integral de cmo opera la organizacin. Precisar la secuencia lgica de los pasos de que se compone cada uno de los procedimientos. Precisar la responsabilidad operativa del personal. Describir grficamente el flujo de operaciones. Compendiar en forma ordenada, secuencial y detallada las operaciones que se efectan, los rganos que intervienen y los formularios que se van a utilizar. Servir como medio de integracin y orientacin para el personal. Propiciar el mejor aprovechamiento de los recursos. Establecer formalmente los mtodos y tcnicas de trabajo que deben seguirse para la realizacin de actividades. INVENTARIO DE PROCEDIMIENTOS Procedimientos Sustantivos: aquellos cuyo fin conduce a objetivos institucionales. Procedimientos Adjetivos: Aquellos que conducen a la optimizacin de servicios de asesora y apoyo. CARACTERISTICAS FLUJOGRAMA Sinttico: debe quedar resumido en una hoja para que sea practico. Simbolizado: la simbologa adecuada evita anotaciones excesivas. Da una forma visible: Nos permite observar todos los pasos de un sistema o proceso sin necesidad de leer notas extensas. MANUAL DE POLITICA Qu es una poltica? Una decisin permanente que se toma sobre ciertos asuntos y sus problemas. Qu es un manual de polticas? Documento que incluye las intenciones o acciones generales de la administracin que es probable que se presenten en determinadas circunstancia. OBJETIVOS Presentar una visin de conjunto de la organizacin. Precisar expresiones generales para llevar a cabo acciones. Proporcionar expresiones para agilizar el proceso de toma de decisiones. Orientar e informar al personal Facilitar la descentralizacin. Servir de base para una constante y efectiva revisin administrativa. CONTROL ORGANIZACIONAL El gerente revisa al personal Segn Mockler el control tiene cuatro Pasos: Establecer Normas y Mtodos para medir el Rendimiento. Medir los Resultados. Determinar si los Resultados Corresponden a los Parmetros. Tomar Medidas Correctivas. La metas y objetivos que se han establecido en el proceso de planificacin estn definidos en trminos

claros y mesurables, que incluyan fechas limites Sntomas, Son condiciones que parecen asociarse a los especficas. resultados finales, pero que influyen directamente, Incorrecto: sobre ellos. Mejorar habilidades de los empleados Cambios en las condiciones supuestas, Cualquier (Genrico, no me dice nada). cambio imprevisto como las invenciones de la Correcto: competencia o la escasez de materiales indicar la Mejorar las habilidades de los empleados necesidad de revaluar las tcticas y metas. realizando seminarios semanales en nuestras Establecer normas de predictores y resultados instalaciones, durante los meses de poca actividad (estndares o patrones), sino se hace esto, los como octubre y marzo. gerentes pueden reaccionar cuando stas son Los objetivos mesurables y enunciados con exactitud significativas. Los estndares sirven para motivar y se pueden convertir en normas como criterio para comparar el desempeo real. IMPORTANCIA TAREAS DE UNA DELEGACION EFECTIVA El control es de vital importancia dado que: Decidir que tareas se pueden delegar. Establece medidas para corregir las actividades, de tal Decidir a quienes se le asignar la tarea. forma que se alcancen los planes exitosamente. Proporcionar recursos suficientes. Se aplica a todo: a las cosas, a las personas, y a los Delegar la asignacin. actos. Estar preparado para intervenir. Determina y analiza rpidamente las causas que Establecer un sistema de retroalimentacin. pueden originar desviaciones, para que no se vuelvan EMPOWERMOTN a presentar en el futuro. Es el hecho de delegar poder y autoridad a los Localiza a los sectores responsables de la subordinados y de conferirles el sentimiento de que administracin, desde el momento en que se son dueos de su propio trabajo. establecen medidas correctivas. Positivo TIPOS DE METODOS Poder = Responsabilidad Controles anteriores a la accin o pre controles; Negativo garantizan que antes de emprender una accin, se Poder > Responsabilidad haya hecho el presupuesto de los recursos humanos, Responsabilidad > Poder materiales, y financieros, que se necesitaran cuando EMPOWERMENT PRINCIPIOS llega el momento de la accin. Asignar responsabilidades en las diversas tareas o Controles directivos o de alimentacin hacia delante; labores a realizar. tienen por objetivo descubrir las desviaciones respecto Asignar autoridad y responsabilidad sobre sus de alguna norma o meta y permite que se hagan actividades. correcciones antes de terminar determinadas series Definir estndares de excelencia. de acciones. Facilitar capacitaciones necesarias para que se Controles de SI/NO o de seleccin preliminar; Ofrece alcancen los estndares de calidad. un proceso de seleccin en el cual para que una Proveer la informacin y el conocimiento necesario. operacin contine, antes hay que aprobar un Proveer retroalimentacin sobre el desemPEo. procedimiento o satisfacer determinadas condiciones. Reconocer oportunamente los logros alcanzados. Controles despus de la accin; estos miden los Confiar totalmente en los empleados. resultados de una accin determinada. Se investigan Dejar espacios para manejar el proceso creativamente. las causas de las desviaciones del plan o norma y Mantener una supervisin positiva. luego los hallazgos se aplican a actividades futuras PROCEDIMIENTO parecidas. Produccin Es la actividad en la cual los factores de la PASOSS produccin se combinan y transforman en bienes y Definir los resultados deseados: deben ser especficos servicios. Por esta razn la produccin depende no y asignarse a un responsable para conseguirlo. slo de la cantidad de los factores productivos que Establecer predictores de resultados: algunos intervienen, sino tambin de su calidad. predictores de advertencia temprana que pueden Productividad: Relacin producto-insumos en un ayudar a predecir si se lograran los objetivos son: periodo especfico con la debida consideracin de la Mediciones de entradas, Un cambio en los insumos calidad. Sinnimo de rendimiento principales indicar que se necesitan modificar sus Indicador del nivel de rendimiento en un proceso. planes o tomar medidas correctivas. Refleja grado de efectividad de utilizacin de recursos Resultados de los primeros pasos, Si mantienes el del proceso. ritmo sabrs los resultados, si los primeros resultados Eficiencia: Logro de las metas con la menor cantidad son mejores o peores de lo previsto, quizs se requiera de recursos. Eficacia: Es el cumplimiento de los una reevaluacin. objetivos.