ANALISIS JABATAN

Jabatan adalah sekumpulan pekerjaan yang menunjukkan tugas, tanggung jawab dan wewenang seseorang pegawai dalam perusahaan.Dalam rangka mengetahui informasi tentang jabatan, maka perlu dilakukan analisis jabatan. Tujuan Analisis Jabatan Tujuan Analisis jabatan adalah untuk mengidentifikasikan jabatan terkait dengan riwayat pekerjaan, peran, tanggung jawab dan kewenagan orang yang memangku jabatan tersebut serta mengetahui spesifikasi jabatan terkait dengan persyaratan yang ditetapkan untuk suatu jabatan termasuk persyaratan pengetahuan, ketrampilan, pengalaman dan karakter yang dibutuhkan dari orang yang memangku jabatan tersebut. Hasil analisis jabatan tersebut digunakan dalam penyusunan program perencanaan tenaga kerja mikro antara lain untuk : a. Perekrutan dan seleksi karyawan. b. Pemberian kompensasi c. Standar penilaian kinerja atau prestasi kerja d. Penentuan kebutuhan e. Program promosi dan mutasi karyawan f. Penyempurnaan organisasi dan jenjang jabatan g. Pemerkayaan pekerjaan. Unsur Analisis Jabatan Analisis jabatan memberikan informasi tentang aktivitas pekerjaan, standar pekerjaan, konteks pekerjaan, persyaratan pekerjaan, perilaku manusia dan alat yang digunakan, dengan kata lain mencangkup: a. Uraian Jabatan ( Job Description ) Uraian jabatan memuat informasi tertulis menguraikan tugas dan tanggung jawab, kondisi pekerjaan, hubungan pekerjaan dan aspek-aspek pekerjaan pada suatu pekerjaan dalam perusahaan. b. Spesifikasi jabatan ( Job Spesification ) Spesifikasi jabatan memuat informasi jabatan antara lain mengenai beban kerja, karakteristik dan kekhususan jabatan, sehingga dapat dirumuskan syarat kualifikasi yang harus dimiliki orang yang ditugaskan memangku jabatan tersebut c. Evaluasi Jabatan ( Job Evaliation ) Evaluasi jabatan memuat penulaian atas pekerjaan, antara lain tentang berat atau ringan serta mudah atau sulitnya melakukan pekerjaan, besar atau kecilnya resiko yang mungkin timbul untuk dapat menentukan posisi atau peringkat (rangking) setiap jabatan dikaitkan dengan jabatan lain, dan selanjutnya menentukan konpensasi bagi pejabat atau tenaga yang melaksanakan.

UNTUK KONSULTASI HR MANAGEMENT Hubungi : YOYO SUBAGYO / HP. 08159767636, Telp. 021- 70619908

LANGKAH-LANGKAH ANALISIS JABATAN Langkah-langkah untuk melakukan analisis jabatan digambatkan pada skema sebagai berikut :
Proses Analisis jabatan

Tahapan untuk melaksanakan analisis jabatan sebagai berikut : 1. Menentukan pengunaan Informasi Hasil Analisis Jabatan Analisator harus mengetahui secara jelas kegunaan dari hasil analisis jabatan. Informasi dari analisis jabatan yang dikumpulkan tersebut harus dapat digunakan untuk merumuskan uaraian jabatan (job Description)m spesifikasi jabatan (job Specification) dan evaluasi jabatan (job Evaluation). Mengumpulkan Informasi Tentang Latar Belakang. Analisator perlu mengumpulkan dan mengkwalifikasikan data, meninjau latar belakang seperti struktur perusahaan, flowchart proses dan uraian kerja. Menyeleksi jabatan Yang Akan Dianalisis. Analisator memilih jabatan yang akan dianalisis dengan tujuan untuk menghemat biaya dan waktu jika banyak pekerjaan yang akan dianalisis. Mengumpulkan Informasi Tentang Analisis Pekerjaan. Analisator menganalisis pekerjaan secara actual dengan menghimpun data tentang aktivitas pekerjaan, perilaku pegawai, kondisi kerja dan syarat-syarat pegawai yang akan melaksanakan pekerjaan. Meninjau Informasi dengan Pihak-Pihak yang Berkepentingan. Analisator menyediakan informasi tentang hakikat dan fingsi pekerjaan. Informasi harus diverifikasi oleh pengawai yang akan melaksanakan pekerjaan tersebut dan atasan langsung dari pegawai tersebut. Menyusun Uraian Jabatan (Job Description), Spesifikasi Jabatan (Job Specification) dan Evaluasi Jabatan (Job Evaluation). Analisator menyusun uaraian jabatan, spesifikasi jabatan dan evaluasi jabatan. Meramalkan Perkembangan Perusahaan. Analisator meramalkan perlu tidaknya dilakukan pegayaan, penyederhanaan/perluasan pekerjaan dari uraian dan spesifikasi jabatan yang telah dibuat.

2.

3.

4.

5.

6.

7.

UNTUK KONSULTASI HR MANAGEMENT Hubungi : YOYO SUBAGYO / HP. 08159767636, Telp. 021- 70619908

METODE ANALISIS JABATAN Informasi Jabatan Yang Dibutuhkan. Analisis jabatan sebagai suatu proses yang sistematik dapat menentukan tugas, ketrampilan dan pengetahuan sistematik yang diperlukan untuk melaksanakan suatu pekerjaan dalam sebuah perusahaan. Dalam melaksanakan analisis jabatan diperlukan informasi yang terkait dengan jabatan yang akan dianalisa, yaitu : a. Nama Jabatan; b. Hubungan kerja dan posisi dalam organisasi; c. Tugas, wewenang dan tanggung jawab yang dibebankan kepada pemangku jabatan; d. Fungsi dari pekerjaan yang dilaksanakan; e. Perangkat kerja yang digunakan seperti alat kerja, mesin, dan alat keselamatan kerja; f. Obyek kerja/bahan yang digunakan dalam melaksanakan pekerjaan; g. Kondisi lingkungan kerja dan resiko kerja; h. Besarnya upah dan lamanya jam kerja; i. Pendidikan, pengalaman dan pelatihan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan; j. Ketrampilan, sikap dan kemampuan yang diperlukan dalam melaksanakan pekerjaan; k. Persyaratan fisik jika diperlukan dalam persyaratan tertentu, misalnyaoperator alat berat dipersyaratkan tinggi badan, atau petugas inspeksi garmen dipersyaratkan tidak buta warna; l. Pertanyaan lain yang relevan dengan jabatan yang dianalisis. Metode Pengumpulan Data Jabatan. Informasi jabatan yang diuraikan diatas dapat diperoleh dari beberapa sumber, yaitu dari : Pekerjaan itu sendiri; a. Catatan hasil kerja; b. Pegawai yang bersangkutan; c. Pengalaman atasan pengawai yang bersangkutan; d. Pengalaman Pegawai lain yang pernah menjabat pekerjaan tersebut; e. Tenaga Ahli. Pengumpulan informasi dan data jabatan dari sumber-sumber tersebut dapat menggunakan beberapa metode dibawah ini secara terpisah atau bersamaan, yaitu : a. Kuesioner/daftar pertanyaan, dengan cara menyebarkan kuesioner kepada para pemegang jabatan yang ada di setiap lini kerja; b. Wawancara, dengan berdiskusi langsung dengan pejabat yang bersangkutan, orang yang pernah melaksanakan pekerjaan tersebut atau atasan langsung dari pejabat yang bersangkutan; c. Konseling dengan tenaga ahli untuk menggali pengalaman tenaga ahli atas jabatan yang sedang dianalisa. d. Pengalaman/observasi, dengan melakukan pengamatan langsung terhadap pelaksanaan pekerjaan atau mempelajari catatan hasil kerja dari pejabat yang bersangkutan. Sebelum pelaksanaan analisa jabatan, perlu dilakukan inventarisasi jabatan untuk mendata seberapa banyak jabatan yang ada di dalam perusahaan. Demikian juga mempelajari struktur organisasi perusahaan, dan mendata jabatan-jabatan yang ada dalam struktur organisasi tersebut. Struktur organisasi perlu dikaji dibandingkan dengan beban kerja, kebutuhan pengembangan organisasi sesuai dengan pengembangan usaha, keselarasan dengan kebutuhan peningkatan produktivitas serta kebutuhan pengambangankarier pegawai. Jika perusahaan belum mempunyai struktur organisasi yang formal, maka dari inventarisasi jabatandapat disusun bagan struktur jabatan sementara yang nantinya perlu disesuaikan kembali dengan kondisi yang dibutuhkan setelah proses analisis jabatan selesai dilakukan. UNTUK KONSULTASI HR MANAGEMENT Hubungi : YOYO SUBAGYO / HP. 08159767636, Telp. 021- 70619908