INTRODUCCION En el presente trabajo se resaltarn algunos aspectos relacionados a los libros de contabilidad.

Los libros de diario y de mayor les producen informacin muy valiosa a los gerentes de las empresas ya que los ayuda a corregir los planes del negocio por cualquier variacin desfavorable. Debido a la gran importancia que tiene la contabilidad en las empresas, el estudio de los libros usados en las mismas es vital para todos; ya que a la hora de aplicar la contabilidad a una empresa se deben tener los conocimientos bsicos que le proporciona el uso de los libros. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada, en ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y diarios. Existe la obligacin de llevar libros auxiliares los cuales deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. El estudio y manejo de la informacin de los libros auxiliares nos proporciona la herramienta para conocer la situacin de una empresa. Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas. Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis o detalle de las cuentas colectivas.

Libros Auxiliares. Los libros auxiliares son los libros donde se registran en forma analtica y detallada los valores y la informacin registrada en libros principales. Existe la obligacin de llevarlos ya que estos deben servir de soporte para conocer las transacciones individuales. Su nmero es ilimitado de acuerdo a las necesidades de cada ente econmico, de acuerdo con su tamao y el trabajo que se tenga que realizar, de manera que permitan el completo entendimiento de los libros obligatorios de contabilidad. Definicin de Diarios Auxiliares Son aquellos libros de contabilidad necesarios para que exista una mayor divisin del trabajo, de manera que varios empleados puedan trabajar simultneamente en la contabilidad. Integracin de los Libros Auxiliares con los Libros Principales En los diarios auxiliares registran las operaciones especficas da por da y desde ellos se pasaran los asientos a los respectivos mayores auxiliares, tambin da por da. Al fin del mes, se totalizan los diarios auxiliares y se efecta un pase al diario principal; mediante un asiento resumen por dichos totales, con cargo o abono a la cuenta genrica de control respectiva. Funcin de Libros Auxiliares. Su funcin es ampliar la recogida de informacin en los libros principales. Su estructura es muy variada y con frecuencia suelen ser archivos fotocopiados y adems pueden recogerse en cualquier soporte informtico. Es una obligacin por parte de los entes econmicos cuya actividad sea el comercio llevar registros auxiliares de inventarios de mercancas, con el fin de llevar el control de las que se destinen para la venta. Dicho libro debe contener la informacin por unidades o grupos homogneos, reuniendo por lo menos los siguientes datos: identificacin por clase y denominacin de los artculos, fecha de la operacin que se registre, nmero de comprobante que respalda la operacin asentada, nmero de unidades en existencia, compradas, vendidas, consumidas, retiradas o trasladadas; existencia en valores y unidad de medida, costo unitario y total de lo comprado, vendido, consumido, retirado o trasladado y el registro de unidades y valores por faltantes o sobrantes que resulten de la comparacin del inventario fsico con unidades registradas en las tarjetas de control. Tambin en ellos se encuentra la informacin que sustenta los libros mayores y sus aspectos ms importantes son: registro de las operaciones cronolgicamente; detalles de las actividades realizadas; registro del valor del movimiento de cada subcuenta. Los libros

auxiliares permiten dividir el trabajo contable en funcin a las necesidades de registro y control. Estos libros, entre otros son: *Libro de almacn *Libro de bancos *Libro de gastos generales *Libro de cuentas corrientes *Libro de embarques *Libro control de personal * Libro de compra-venta *Libro de caja chica *Libros copiadores de cartas *Libro de control de acciones *Libro de control de moneda extranjera *Libro de letras por cobrar y pagar.

Los mayores auxiliares son los registros en donde se realiza el anlisis o detalle de las cuentas colectivas. El anlisis que se realiza de las cuentas colectivas es para conocer en forma detallada los movimientos que integran una cuenta de mayor. Tipos de libros auxiliares. Cuentas de control: En estos libros se detalla y ampla la informacin de una cuenta en varias subcuentas, para evitar los inconvenientes que puede ocasionar el manejo de muchos registros individuales de una cuenta. Subcuentas: Este es el que sustenta la informacin presentada en los libros mayores y diario y contiene los valores correspondientes a las subcuentas y sus auxiliares. Auxiliar de compras y ventas: Las empresas utilizan auxiliares de compras y ventas donde se registran en forma detallada la informacin solicitada por la administracin de impuestos. Auxiliar de vencimientos: Este se lleva con el fin de saber las cuentas por pagar que se tiene con terceros y las cuentas por cobrar. Tambin existen otros libros que tienen el resto de la informacin financiera de la empresa, como el libro de actas y registro de socios, el libro fiscal, el registro de facturacin etc. Libros Auxiliares Generalmente Usados * Diario auxiliar de ventas a crdito * Diario auxiliar de compras a crdito * Diario auxiliar de ingresos de caja

* Diario auxiliar de egresos de caja Llevando estos diarios no tenemos que ir realizando cada operacin en el diario general, si no que cada uno de ellas se lleva en el libro especifico determinado nicamente para este tipo de operacin; registramos las operaciones de un determinado periodo, por ejemplo un mes; una vez registradas realizamos un resumen de las operaciones totales registradas en ese diario auxiliar correspondiente a ese mes, y formulamos un asiento resumen que va al diario general. Luego se realizan los pases de dicho asiento al mayor general. Otra forma de llevar estos diarios es que si estn debidamente sellados y una vez registradas las operaciones de un determinado periodo, totalizamos dichas operaciones y si realizar el asiento resumen en el diario general, se transfiere directamente al mayor general; este mecanismo es utilizado y aceptado aunque el cdigo de comercio contempla que debe resumirse la informacin y realizarse el asiento resumen en el diario general, como se ha sealado en el caso anterior. Mayores auxiliares Los libros auxiliares, llamados tambin mayores auxiliares o subcuentas, representan una parte integrante del saldo de una cuenta colectiva o de control, las cuales como vimos anteriormente, se llevan en el libro mayor de manera independiente. Con la finalidad de disponer de informacin particular sobre cada una de las entidades con las que se celebran transacciones, es menester de cada cargo o abono a una cuenta colectiva que se haya efectuado en el libro mayor se registre como cargo o abono a una cuenta auxiliar o subcuentas. Por ende, deber haber tantas subcuentas abiertas como entidades formen el saldo de una cuenta colectiva. Registros auxiliares. Los registros auxiliares o libros auxiliares que deben llevar las empresas van de acuerdo a sus necesidades o clases de empresas. Tales registros son, entre otros: 1) Registro de ventas: Deben llevarlos todas las empresas que realizan ventas de bienes y servicios para demostrar los ingresos por dichos conceptos. 2) Registro de compras: Que deben llevar las empresas industriales que realizan operaciones de fabricacin, los mayoristas, minoristas e importadores. 3) Registro especial de letras: Deben llevarlo todas las personas naturales y jurdicas que realizan operaciones comerciales o industriales y que realizan operaciones de crdito por ventas u operaciones financieras.

4) Registro de importaciones y exportaciones: Lo llevan generalmente los agentes de aduana y empresas que realizan estas actividades con la finalidad de hacer un seguimiento ordenado y detallado de dicha actividad. 5) Registro de ingresos: Deben llevarlo todos aquellos que perciben ingresos por servicios, construcciones, etc., que se encuentran con el impuesto de bienes y servicios. 6) Registro de ingresos profesionales: Todos los profesionales que perciben ingresos derivados del ejercicio de independiente de su profesin. En este registro se asientan igualmente los gastos o egresos. Este libro o registro de ingresos sirve para el control de los impuestos a los bienes y servicios, as como tambin para los efectos del impuesto a la renta. 7) Registro de arrendamiento y subarrendamiento: Deben llevar todas las empresas o compaas en general, que perciban ingresos por locacin o sub locacin de bienes inmuebles. 8) Diario de entradas y salidas: Lo llevan, generalmente, los martilleros pblicos. As lo expresa el cdigo de comercio. 9) Registro de importaciones de bienes de capital e insumos: Deben llevar las empresas industriales cuyo libro tiene un rayado especial. Casos Especiales: Algunas empresas pueden utilizar hojas movibles de diario, y mayor auxiliar o cualquier otro libro auxiliar, previa autorizacin o informacin a la Direccin General de Contribuciones mediante la declaracin jurada los mismos que pueden variar en el siguiente periodo, estas hojas deben legalizarse. Es obligatorio llevar libros auxiliares de contabilidad? Si bien es cierto se dice que los libros auxiliares no requieren ser registrados, ello no le quita la obligatoriedad de llevarlos. Para efectos legales, cuando se haga referencia a los libros de comercio, se entendern por tales los que determine la ley como obligatorios y los auxiliares necesarios para el completo entendimiento de aquellos, en la actualidad se le da a los entes econmicos obligados a llevar contabilidad, libertad para establecer el nmero y la importancia de los mismos a condicin de que el sistema utilizado tenga valor jurdico contable y que refleje la historia completa y fidedigna de la situacin econmica. Atendiendo las normas legales, la naturaleza del ente econmico y la de sus operaciones, se deben llevar los libros necesarios para: Establecer mensualmente el resumen de todas las operaciones por cada cuenta, sus movimientos dbito y crdito. Permitir el completo entendimiento de los anteriores. Para tal fin se debe llevar, entre otros, los auxiliares necesarios segn el ente comercial.

Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad; ya que: Existe la necesidad de dividir los libros principales de contabilidad; ya que al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rpidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta, as como tambin al efectuar el pase mensual por concentracin al diario general y al mayor, ahorramos tiempo, pues evitamos hacer el pase al libro mayor operacin por operacin. Al registrar las operaciones en un solo libro no podemos conocer rpidamente los movimientos deudores y acreedores de cada cuenta. Al efectuar el pase mensual por concentracin al diario general y al mayor, ahorramos tiempo, pues evitamos hacer el pase al libro mayor operacin por operacin. Permite una mayor divisin del trabajo al establecer diarios especficos. Permite la agilizacin del registro de las operaciones y su consiguiente procedimiento. Facilita la preparacin de informacin financiera por cuenta, lo cual facilita el control. En las empresas donde determinadas clases de operaciones mercantiles se repiten con demasiada frecuencia; se abren libros auxiliares, los cuales hagan las veces de diario, para registrar exclusivamente el tipo de transaccin que tantas veces repite. Esto se hace con el fin de descongestionar y reducir el volumen de trabajo en el diario principal. RELACIN ENTRE LOS MAYORES AUXILIARES Y EL MAYOR PRINCIPAL Las empresas deben llevar su contabilidad de acuerdo con la naturaleza de su actividad comercial; pero en todo caso, debe llevar los llamados libros principales y otros libros que estime conveniente para el mejor orden y claridad de sus operaciones, a los cuales se les califica de libros auxiliares o subcuentas; como se sabe el libro mayor se usa para acumular los movimientos resultantes de las operaciones en cuentas individuales, es decir, en este libro se abre una cuenta para cada uno de los a conceptos que integran el activo, pasivo, capital y resultados; los libros mayores auxiliares son utilizados para controlar una serie de subcuentas que, juntas, representan el importe total de una cuenta colectiva o de control; de aqu la relacin existente entre ambos. LIBROS DE COMPRAS El libro de compras tiene por finalidad registrar cronolgicamente, las diferentes operaciones de compras, que efecta la empresa, indicando los datos bsicos de ellas, tales como el numero de la factura, nombre del proveedor, monto total de la compra y forma de pago.

Los datos indicados anteriormente son los mnimos, que puede proporcionar este libro y como veremos posteriormente, su diseo e informacin que proporcione, variar segn la empresa que lo ocupe. Desde los puntos de vista contable, este libro es un auxiliar del libro diario y al final del mes se debe proceder a centralizarlo, mediante un asiento en que se debitar la cuenta mercanca o las cuentas de activo que procedan y se abonarn las cuantas que correspondan segn sea la forma de cancelacin. Los principales objetivos de este libro son: Simplificar el movimiento a registrar en el libro diario, ya que todas las operaciones de compras que se efecten en el mes, quedarn reducidas en un solo asiento diario. Agrupar en un solo libro todo el movimiento de las compras efectuadas en un periodo, con lo cual resulta ms fcil y rpido el control de este tipo de operaciones. Facilitar la informacin hacindola mas rpida, completa y clara, ya que cualquier dato que se necesite, se encuentra registrado en un solo libro. Diario Auxiliar de Compras a Crdito: En este diario se registran solamente las compras a crdito de mercancas realizadas por la empresa. El formato del diario auxiliar de compras a crdito contiene generalmente lo siguiente: 1era Columna: Se anota la fecha en que realizamos la compra a crdito. 2da Columna: Se anota el nmero de la factura. 3ra Columna: Se anota el nombre del proveedor. 4ta Columna: Referencia (Comunicacin del diario auxiliar de compras a crdito con el mayor de cuentas por pagar) 5ta Columna: Se anota el monto de la factura. En cada lnea se registran cada una de ventas a crdito, anotando todo lo indicado anteriormente (se pueden utilizar varias lneas, cuando sea necesario) Se deber llevar un control diario de las compras a crdito, lo que amerita el uso del mayor auxiliar de las cuentas por pagar; a medida que se compra a crdito debe llevarse el control diario de los proveedores. La columna de referencia que tiene ese auxiliar de cuentas por pagar, una vez pasados, colocaremos en la casilla el numero que le corresponde al proveedor en el mayor auxiliar de cuentas por pagar.

Al finalizar el periodo, totalizaremos las compras a crdito y formularemos el asiento resumen en el diario general. LIBRO DE VENTAS Es uno de los libros auxiliares ms importantes y de uso obligatorio, tanto para las industrias como para el comercio mayorista y minorista. Para el libro de ventas, como para la mayora de los libros auxiliares no existe un rayado tipo. La forma en que se estructure depender fundamentalmente de los siguientes factores que, como se podr apreciar, se relacionan entre s: Informacin y control que se desee proporcione este registro. Sistema que se emplear para contabilizar las mercancas vendidas y cuentas que se cargarn. Correlacin con los dems libros auxiliares y con el sistema contable en general. El movimiento del libro de ventas se centraliza mensualmente mediante un asiento en el libro diario. Diario Auxiliar de Ventas a Crdito En este diario solo se registran las ventas a crdito realizadas por la empresa. El formato del diario auxiliar de ventas a crdito contiene generalmente lo siguiente: 1ra Columna: Se anota la fecha 2da Columna: Se anota el nmero de la factura. 3ra Columna: Se anota el nombre del cliente 4ta Columna: Referencia (comunicacin del diario auxiliar de ventas a crdito con el mayor auxiliar de cuentas por cobrar). 5ta Columna: Se anotan el monto de las facturas En cada lnea se registran cada una de ventas a crditos, anotando todo lo indicado anteriormente (se pueden utilizar varias lneas, cuando sea necesario). A medida que se va vendiendo a crdito, tenemos que ir llevndolo diariamente al mayor auxiliar de cuentas por cobrar. La columna de referencia que tiene el diario auxiliar, nos permite controlar lo que vamos pasando al mayor auxiliar de cuentas por cobrar, en esta columna una vez pasado al mayor auxiliar, anotamos el numero que le corresponde a cada cliente en ese mayor auxiliar.

Registradas todas las ventas a crdito de un determinado periodo, totalizamos y realizamos el asiento resumen que lo hacemos en el diario genera. ENTRADA Y SALIDA DE EFECTIVO La cuenta que maneja la contabilidad para el control del efectivo se denomina caja. Una de las formas de mejorar los controles sobre efectivo es separar las funciones de su recepcin y desembolso, pero en las pequeas y en muchas de las medianas empresas, el nmero de operaciones o bien la falta de personal, no permite esa separacin. No obstante, se recomienda que aun siendo la misma persona la que ejerza ambas funciones trate de imponer un libro para controlar las entradas y otro para las salidas. Las principales entradas de efectivo de una empresa pueden darse por: Ventas al contado. Cobros a clientes. Prestamos obtenidos. Ventas de activos fijos. Las principales salidas de efectivo se pueden dar por: Compras en efectivo. Pago a proveedores. Pago de prstamos obtenidos. Cancelacin de documentos negociables aceptados. Pago de gastos. Las entradas y salidas de efectivo se registran en libros auxiliares, con rayados especiales, con el propsito de llevar un cuidadoso control de esas operaciones. Diario Auxiliar de Ingresos de Caja Aqu se registraran todas aquellas operaciones que traigan como consecuencia una entrada de dinero a la caja; para ello este diario debe tener varias columnas ya que la entrada de dinero a la caja puede darse por diferentes razones, siendo las ms corrientes las siguientes. * Ventas al contado se le destina una columna. * Cobro de las cuentas por cobrar se le destina otra.

A las operaciones ms comunes se les abre una cuenta, y se dejan unas columnas de cuentas varias para aquellas operaciones no comunes que traen de vez en cuando una entrada de dinero en caja. El formato del modelo de este libro puede variar de acuerdo a las necesidades de la empresa. Un modelo puede ser el siguiente: En primer lugar: 1era Columna: Sealamiento de la fecha 2da Columna: Descripcin breve de la operacin En segundo lugar: Las cuentas que ameritan cargos. 3ra Columna: La cuenta caja. 4ta Columna: La destinamos a la cuenta de descuentos en ventas; porque es muy comn que cuando cobremos a los clientes les concedamos descuentos. 5ta Columna: La destinamos para las cuentas varias; en determinada operacin puede ameritar un cargo; en este caso colocamos el nombre de la cuenta y en la columna de valores el monto. 6ta Columna: Cuentas por cobrar 7ma Columna: Ventas 8va Columna: Cuentas varias, para aquellas cuentas no comunes, que en una determinada operacin ameriten un abono; en este caso colocamos el nombre de la cuenta y en la columna de valores el monto. Una vez registradas las operaciones de un determinado periodo formulamos el asiento del resumen en el diario general. Diario Auxiliar de egresos de caja Aqu se registran todas aquellas operaciones que traen como consecuencia una salida de dinero de caja; al igual que el auxiliar de ingresos de caja, tendr que tener varias columnas, ya que pueden ser diferentes motivos los que ocasionen retiros de dinero de caja; siendo las ms comunes: Las compras al contado y Los pagos a proveedor A estas operaciones comunes se les abre una cuenta, se les destinan columnas en el auxiliar; y para aquellas cuentas que se utilizan de vez en cuando, se les abre una columna que designamos con el nombre de cuentas varias.

Uso Segn la Necesidad As como la empresa se ve en la necesidad de utilizar diarios auxiliares, ella puede utilizar los mayores auxiliares que crea necesarios para aquellas cuentas que tengan mucho movimiento. Entre los mayores auxiliares ms utilizados tenemos: Mayor auxiliar de cuentas por cobrar Es un auxiliar donde se resumen las operaciones a crdito realizadas por cada cliente; se abrirn tantas cuentas como tantos que se debe proceder a localizar en que diario estn los movimientos de las cuentas y los efectos por cobrar, para proceder a realizar el respectivo pase al mayor. En el diario auxiliar de ventas de crditos tenemos las cuentas y los efectos por cobrar; se abre el folio n para el cliente que aparezca, se indica la fecha en la que se realiza la operacin en el diario, el n de la factura que la origino, el folio del diario donde est registrada la operacin y el monto respectivo en la columna del debe y el saldo a esta fecha. As vamos registrando cada una de las operaciones que nos aparezcan en este diario; luego pasamos al diario auxiliar de ingreso a caja; observamos si hay algn movimiento en esta cuenta y lo pasamos; se coloca el monto en el haber y se determina el nuevo saldo. Y por ultimo vamos al Diario de Compras a ver si hay movimientos en esta cuenta. Mayor auxiliar de cuentas por pagar Es un auxiliar donde se resumen cronolgicamente las compras a crdito y los pagos y abonos hechos por la empresa a sus proveedores, se abrirn tantas cuentas como proveedores tenga la empresa. Mayor Auxiliar de Bancos Mayor Auxiliar de Gastos Generales Activos Fijos Relacin con el Mayor Principal El saldo de las cuentas del mayor general, debe ser igual a las sumas de los saldos de las cuentas del mayor auxiliar. Probar la igualdad del mayor auxiliar con la cuenta del mayor general se denomina conciliacin. Este proceso puede sacar a la luz errores, bien sea en el mayor auxiliar o en la cuenta control.

Transacciones que no se registran en los Auxiliares En los diarios auxiliares no se registran aquellas operaciones distintas para las cuales fueron creados. Por ejemplo: El asiento de apertura, la devolucin en compra o venta a crdito, la compra a crdito de activos, los asientos de ajustes y cierre; estas operaciones por no implicar entrada o salida de dinero, compra o venta de mercanca a crdito se registran en el diario general o principal en orden cronolgico.

Conclusin
Los Libros de Contabilidad son de gran importancia en una empresa, ya que estos llevan un control de sus negociaciones mercantiles y financieras, as obtendr mayor productividad y aprovechamiento de su patrimonio. As que se puede decir que los libros contables son un documento numerado, que le permite registrar en forma cronolgica todas las transacciones realizadas por la empresa, en este caso los Libros Auxiliares Son los libros de contabilidad necesarios para que exista una mayor divisin del trabajo, de manera que varios empleados puedan trabajar simultneamente en la contabilidad.

UNIVERSIDAD DE ORIENTE NCLEO DE SUCRE ESCUELA DE ADMINISTRACIN DEPARTAMENTO DE CONTADURIA CTEDRA: BASICA II

LIBROS AUXILIARES.

PRESENTADO POR: *RUTH BRITO C.I 22.626.267 *MARILIN TOVAR C.I 23.924.592

PROFESOR: *MIGUEL ROMERO Seccin N 05 CUMAN, JULIO DE 2.012