ORDIN Nr.

3512 din 27 noiembrie 2008 privind documentele financiar-contabile EMITENT: MINISTERUL ECONOMIEI I FINANELOR PUBLICAT N: MONITORUL OFICIAL NR. 870 din 23 decembrie 2008 n temeiul prevederilor art. 11 alin. (4) din Hotrrea Guvernului nr. 386/2007 privind organizarea i funcionarea Ministerului Economiei i Finanelor, cu modificrile i completrile ulterioare, ale art. 4 alin. (1) i art. 25 alin. (2) din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, ministrul economiei i finanelor emite urmtorul ordin: ART. 1 Se aprob Normele metodologice de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile, cuprinse n anexa nr. 1. ART. 2 (1) Se aprob Normele specifice de ntocmire i utilizare a documentelor financiarcontabile, cuprinse n anexa nr. 2*). (2) Modelele documentelor financiar-contabile cuprinse n anexa nr. 3*) pot fi adaptate din punctul de vedere al formatului, n funcie de necesiti, cu obligaia respectrii coninutului minimal prevzut n anexa nr. 2. -----------*) Anexele nr. 2 i 3 se public ulterior n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 870 bis abonament, care se poate achiziiona i de la Centrul de vnzri i informare al Regiei Autonome "Monitorul Oficial", Bucureti, os. Panduri nr. 1. ART. 3 Se aprob documentele financiar-contabile cuprinse n anexa nr. 4, care se pstreaz timp de 5 ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, n arhiva persoanelor prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat. ART. 4 Anexele nr. 1 - 4 fac parte integrant din prezentul ordin. ART. 5 (1) Prevederile prezentului ordin se aplic ncepnd cu data de 1 ianuarie 2009. (2) Pe data intrrii n vigoare a prezentului ordin se abrog Ordinul ministrului finanelor publice nr. 1.850/2004 privind registrele i formularele financiar-contabile, publicat n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I, nr. 23 i 23 bis din 7 ianuarie 2005, cu modificrile ulterioare, precum i orice alte dispoziii contrare prevederilor prezentului ordin. ART. 6 Prezentul ordin se public n Monitorul Oficial al Romniei, Partea I. p. Ministrul economiei i finanelor, Ctlin Doica, secretar de stat Bucureti, 27 noiembrie 2008. Nr. 3.512.

ANEXA 1 NORME METODOLOGICE de ntocmire i utilizare a documentelor financiar-contabile A. Norme generale 1. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat, consemneaz operaiunile economico-financiare, n momentul efecturii lor, n documente justificative, pe baza crora se fac nregistrri n contabilitate (jurnale, fie i alte documente contabile, dup caz). 2. Documentele justificative trebuie s cuprind urmtoarele elemente principale: - denumirea documentului; - denumirea/numele i prenumele i, dup caz, sediul/adresa persoanei juridice/fizice care ntocmete documentul; - numrul documentului i data ntocmirii acestuia; - menionarea prilor care particip la efectuarea operaiunii economico-financiare (cnd este cazul); - coninutul operaiunii economico-financiare i, atunci cnd este necesar, temeiul legal al efecturii acesteia; - datele cantitative i valorice aferente operaiunii economico-financiare efectuate, dup caz; - numele i prenumele, precum i semnturile persoanelor care rspund de efectuarea operaiunii economico-financiare, ale persoanelor cu atribuii de control financiar preventiv i ale persoanelor n drept s aprobe operaiunile respective, dup caz; - alte elemente menite s asigure consemnarea complet a operaiunilor efectuate. Documentele care stau la baza nregistrrilor n contabilitate pot dobndi calitatea de document justificativ numai n condiiile n care furnizeaz toate informaiile prevzute de normele legale n vigoare. 3. n cuprinsul oricrui document emis de ctre o societate comercial trebuie s se menioneze i elementele prevzute de legislaia din domeniu, respectiv forma juridic, codul unic de nregistrare i capitalul social, dup caz. 4. Documentele justificative provenite din tranzacii/operaiuni de cumprare a unor bunuri de la persoane fizice, pe baz de borderouri de achiziii, pot fi nregistrate n contabilitate numai n cazul n care se face dovada intrrii n gestiune a bunurilor respective. 5. n cazul n care documentele se refer la cheltuieli pentru prestri de servicii efectuate de persoane fizice impuse pe baz de norme de venit, pentru a fi nregistrate n contabilitate, acestea trebuie s aib la baz contracte sau convenii civile, ncheiate n acest scop, i documentul prin care se face dovada plii, respectiv dispoziia de plat/ncasare. 6. n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, contabilitatea se ine n limba romn i n moneda naional. Contabilitatea operaiunilor efectuate n valut se ine att n moneda naional, ct i n valut, potrivit reglementrilor elaborate n acest sens. Documentele justificative i financiar-contabile pot fi ntocmite i ntr-o alt limb i alt moned dac acest fapt este prevzut expres printr-un act normativ (de exemplu, Codul fiscal, referitor la factur).

7. Documentele contabile - jurnale, fie etc. -, care servesc la prelucrarea, centralizarea i nregistrarea n contabilitate a operaiunilor consemnate n documentele justificative, ntocmite manual sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, trebuie s cuprind elemente cu privire la: - felul, numrul i data documentului justificativ; - sumele corespunztoare operaiunilor efectuate; - conturile sintetice i analitice debitoare i creditoare; - semnturile pentru ntocmire i verificare, dup caz. 8. nscrierea datelor n documente se face cu cerneal, cu pix cu past sau prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, dup caz. 9. Regimul juridic al documentelor n form electronic, ce conin date privind operaiunile economice de schimb sau vnzare de bunuri ori servicii ntre persoane care emit i primesc facturi, bonuri fiscale sau chitane n form electronic, este stabilit de Legea nr. 260/2007 privind nregistrarea operaiunilor comerciale prin mijloace electronice. Facturile i chitanele n form electronic, emise fr ndeplinirea condiiilor prevzute de legea mai sus menionat, nu au calitatea de document justificativ, n nelesul prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat. 10. n documentele justificative i n cele contabile nu sunt admise tersturi, modificri sau alte asemenea procedee, precum i lsarea de spaii libere ntre operaiunile nscrise n acestea sau file lips. Erorile se corecteaz prin tierea cu o linie a textului sau a cifrei greite, pentru ca acestea s poat fi citite, iar deasupra lor se scrie textul sau cifra corect. Corectarea se face n toate exemplarele documentului i se confirm prin semntura persoanei care a ntocmit/corectat documentul justificativ, menionnduse i data efecturii corecturii. 11. n cazul documentelor justificative la care nu se admit corecturi, cum sunt cele pe baza crora se primete, se elibereaz sau se justific numerarul, ori al altor documente pentru care normele de utilizare prevd asemenea restricii, documentul ntocmit greit se anuleaz i rmne n carnetul respectiv. La corectarea documentului justificativ n care se consemneaz operaii de predare-primire a valorilor materiale i a mijloacelor fixe este necesar confirmarea, prin semntur, att a predtorului, ct i a primitorului. 12. n cazul completrii documentelor prin utilizarea sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor, corecturile sunt admise numai nainte de prelucrarea acestora, menionndu-se data rectificrii i semntura celui care a fcut modificarea. Documentele prezentate n listele de erori, anulri sau completri (pe baza crora se fac modificri n fiiere sau n baza de date a unitii) trebuie s fie semnate de persoanele mputernicite de conducerea unitii. 13. n cazul n care prelucrarea documentelor justificative se face de ctre un ter (persoan fizic sau juridic), n relaiile dintre teri i unitile beneficiare este necesar ca pentru efectuarea corespunztoare a nregistrrilor n contabilitate s se respecte urmtoarele reguli: - documentele justificative s fie ntocmite corect i la timp de ctre unitile beneficiare, acestea rspunznd de realitatea datelor nscrise n documentele respective; - documentele contabile, ntocmite de teri pe baza documentelor justificative, trebuie predate unitilor beneficiare la termenele stabilite prin contractele sau conveniile civile ncheiate, terii rspunznd de corectitudinea prelucrrii datelor;

- n condiiile n care prestatorul de servicii de prelucrare a documentelor nu este persoan fizic sau juridic autorizat potrivit Ordonanei Guvernului nr. 65/1994 privind organizarea activitii de expertiz contabil i a contabililor autorizai, republicat, unitile beneficiare trebuie s efectueze verificarea documentelor contabile obinute de la teri, n sensul cuprinderii tuturor documentelor justificative predate pentru prelucrare, al respectrii corespondenei conturilor i exactitii sumelor nregistrate. 14. n vederea nregistrrii n jurnale, fie i n celelalte documente contabile a operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, potrivit formelor de nregistrare n contabilitate utilizate de uniti, se poate face contarea documentelor justificative, indicndu-se simbolurile conturilor sintetice i analitice, debitoare i creditoare, n conformitate cu planul de conturi general aplicabil. nregistrrile n contabilitatea sintetic i analitic se fac pe baz de documente justificative, fie document cu document, fie pe baza unui centralizator n care sunt nscrise mai multe documente justificative al cror coninut se refer la operaiuni de aceeai natur i perioad. n cazul operaiunilor contabile pentru care nu se ntocmesc documente justificative, nregistrrile n contabilitate se fac pe baz de note de contabilitate care au la baz note justificative sau note de calcul, dup caz. n cazul stornrilor, pe documentul iniial se menioneaz numrul i data notei de contabilitate prin care s-a efectuat stornarea operaiunii, iar n nota de contabilitate de stornare se menioneaz documentul, data i numrul de ordine ale operaiunii care face obiectul stornrii. Corectarea nregistrrilor fcute n contabilitate se face numai pe baza notelor de contabilitate ntocmite n acest scop. nregistrrile n contabilitate se fac cronologic, prin respectarea succesiunii documentelor dup data de ntocmire sau de intrare a acestora n unitate i sistematic, n conturi sintetice i analitice, n conformitate cu regulile stabilite pentru fiecare form de nregistrare n contabilitate. nregistrrile n contabilitate se pot face manual sau utilizndu-se sistemele informatice de prelucrare automat a datelor. 15. Factura se ntocmete i se utilizeaz n conformitate cu prevederile Codului fiscal. Pentru livrrile de bunuri sau prestrile de servicii pentru care persoanele impozabile sunt scutite fr drept de deducere a taxei pe valoarea adugat i nu sunt obligate s ntocmeasc facturi, n conformitate cu prevederile Codului fiscal i ale normelor metodologice de aplicare a acestuia, operaiunile economice se nregistreaz n baza contractelor ncheiate ntre pri i a documentelor financiarcontabile sau bancare care s ateste acele operaiuni, cum sunt: aviz de nsoire a mrfii, chitan, dispoziie de plat/ncasare, extras de cont bancar, nota de contabilitate etc., dup caz. 16. Registrele de contabilitate i formularele financiar-contabile pot fi adaptate n funcie de specificul i necesitile persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, cu condiia respectrii coninutului de informaii i a normelor de ntocmire i utilizare a acestora. Acestea pot fi pretiprite sau editate cu ajutorul sistemelor informatice de prelucrare automat a datelor. Numrul de exemplare al formularelor financiar-contabile poate fi diferit de cel prevzut n prezentele norme metodologice, n condiiile n care procedurile proprii privind organizarea i conducerea contabilitii impun acest lucru.

n situaia n care activitatea de ntocmire a documentelor justificative i financiarcontabile este ncredinat n baza unui contract de prestri de servicii unor persoane fizice sau juridice, normele proprii interne de ntocmire i utilizare a formularelor respective se adapteaz n mod corespunztor, fiind obligatoriu s se prevad n contract clauze referitoare la ntocmirea i utilizarea formularelor n aceste condiii. Se pot stabili norme proprii de ntocmire i utilizare a formularelor financiarcontabile, cu condiia ca acestea s nu contravin reglementrilor legale n vigoare. Nentocmirea, ntocmirea eronat i/sau neutilizarea documentelor justificative i financiar-contabile, conform prevederilor prezentelor norme metodologice, se sancioneaz potrivit dispoziiilor legale. 17. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor asigura un regim intern de numerotare a formularelor financiar-contabile, astfel: - persoanele care rspund de organizarea i conducerea contabilitii vor desemna, prin decizie intern scris, o persoan sau mai multe, dup caz, care s aib atribuii privind alocarea i gestionarea numerelor aferente; - fiecare formular va avea un numr de ordine sau o serie, dup caz, numr sau serie ce trebuie s fie secvenial(), stabilit() de societate. n alocarea numerelor se va ine cont de structura organizatoric, respectiv gestiuni, puncte de lucru, sucursale etc.; - persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, vor emite proceduri proprii de stabilire i/sau alocare de numere ori serii, dup caz, prin care se va meniona, pentru fiecare exerciiu financiar, care este numrul sau seria de la care se emite primul document. B. Registrele de contabilitate 18. Potrivit prevederilor Legii nr. 82/1991, republicat, registrele de contabilitate obligatorii sunt: Registrul-jurnal (cod 14-1-1), Registrul-inventar (cod 14-1-2) i Cartea mare (cod 14-1-3). Registrele de contabilitate se utilizeaz n strict concordan cu destinaia acestora i se prezint n mod ordonat i astfel completate nct s permit n orice moment identificarea i controlul operaiunilor contabile efectuate. Registrele de contabilitate se pot prezenta sub form de registru, foi volante sau listri informatice, dup caz. Numerotarea paginilor registrelor se va face n ordine cresctoare, iar volumele se vor numerota n ordinea completrii lor. 19. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz cronologic toate operaiunile economico-financiare. Operaiunile de aceeai natur, realizate n acelai loc de activitate (atelier, secie etc.), pot fi recapitulate ntr-un document centralizator, denumit jurnal auxiliar, care st la baza nregistrrii n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pentru: operaiunile de cas i banc, decontrile cu furnizorii, situaia ncasrii-achitrii facturilor etc. Orice nregistrare n Registrul-jurnal trebuie s cuprind elemente cu privire la: felul, numrul i data documentului justificativ, explicaii privind operaiunile respective i conturile sintetice debitoare i creditoare n care s-au nregistrat sumele corespunztoare operaiunilor efectuate. Unitile care utilizeaz jurnale auxiliare pot nregistra n Registrul-jurnal sumele centralizate pe conturi, preluate din aceste jurnale. Editarea Registrului-jurnal se efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii.

20. Persoanele fizice care desfoar activiti independente i conduc contabilitatea n partid simpl, n conformitate cu prevederile legale, ntocmesc Registrul jurnal de ncasri i pli (cod 14-1-1/b), precum i alte documente de eviden prevzute de legislaia n domeniu. 21. Registrul-inventar (cod 14-1-2) este un document contabil obligatoriu n care se nregistreaz toate elementele de activ i de pasiv, grupate n funcie de natura lor, inventariate de unitate, potrivit legii. Registrul-inventar se ntocmete la nfiinarea unitii, cel puin o dat pe an pe parcursul funcionrii unitii, cu ocazia fuziunii, divizrii sau ncetrii activitii, precum i n alte situaii prevzute de lege, pe baz de inventar faptic. n acest registru se nscriu, ntr-o form recapitulativ, elementele inventariate dup natura lor, suficient de detaliate pentru a putea justifica coninutul fiecrui post al bilanului. Registrul-inventar se completeaz pe baza inventarierii faptice a fiecrui cont de activ i de pasiv. Elementele de activ i de pasiv nscrise n Registrul-inventar au la baz listele de inventariere sau alte documente care justific coninutul acestora la sfritul exerciiului financiar. n cazul n care inventarierea are loc pe parcursul anului, n Registrul-inventar se nregistreaz soldurile existente la data inventarierii, la care se adaug rulajele intrrilor i se scad rulajele ieirilor de la data inventarierii pn la data ncheierii exerciiului financiar. 22. Pe baza Registrului-inventar i a balanei de verificare de la 31 decembrie se ntocmete bilanul care face parte din situaiile financiare anuale, ale crui posturi, n conformitate cu prevederile Legii nr. 82/1991, republicat, i ale reglementrilor contabile aplicabile, trebuie s corespund cu datele nscrise n contabilitate, puse de acord cu situaia real a elementelor de activ i de pasiv stabilit pe baza inventarului. 23. Cartea mare (cod 14-1-3) este un registru contabil obligatoriu n care se nregistreaz lunar i sistematic, prin regruparea conturilor, micarea i existena tuturor elementelor de activ i de pasiv, la un moment dat. Acesta este un document contabil de sintez i sistematizare i conine simbolul contului debitor i al conturilor creditoare corespondente, rulajul debitor i creditor, precum i soldul contului. Registrul Cartea mare poate conine cte o fil pentru fiecare cont sintetic utilizat de unitate. Cartea mare st la baza ntocmirii balanei de verificare. Registrul Cartea mare poate fi nlocuit cu Fia de cont pentru operaiuni diverse. Editarea Crii mari se efectueaz la cererea organelor de control sau n funcie de necesitile proprii. 24. Registrul-jurnal, Registrul-inventar i Registrul Cartea mare se pstreaz n unitate timp de 10 ani de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, iar n caz de pierdere, sustragere sau distrugere, trebuie reconstituite n termen de maximum 30 de zile de la constatare. Persoanele fizice care utilizeaz tehnica de calcul trebuie s asigure listarea acestora n orice moment pe parcursul celor 10 ani de pstrare. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, care utilizeaz, potrivit legii, registre i formulare specifice privind activitatea financiar i contabil, reglementate prin actele normative n vigoare, procedeaz la nscrierea datelor n aceste registre i formulare potrivit normelor specifice, prezentate n actele normative respective, precum i prezentelor norme metodologice privind documentele justificative i financiar-contabile.

C. Formele de nregistrare n contabilitate 25. Formele de nregistrare n contabilitate reprezint sistemul de registre, formulare i documente contabile corelate ntre ele, care servesc la nregistrarea cronologic i sistematic n contabilitate a operaiunilor economico-financiare efectuate pe parcursul exerciiului financiar. 26. Principalele forme de nregistrare n contabilitate a operaiunilor economicofinanciare n cazul unitilor care conduc contabilitatea n partid dubl sunt: "pe jurnale", "maestru-ah" i forma combinat "maestru-ah cu jurnale". 27. n cadrul formei de nregistrare n contabilitate "pe jurnale", principalele registre i formulare care se utilizeaz sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (cod 14-1-3); - jurnale auxiliare; - Balana de verificare. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative. Pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmete Nota de contabilitate (cod 14-6-2/A). Notele de contabilitate se ntocmesc pe baz de note justificative sau note de calcul i se nregistreaz n mod cronologic n Registrul-jurnal. Unitile pot utiliza jurnale auxiliare pe feluri de operaiuni, cum sunt: 1. Jurnal privind operaiunile de cas i banc (cod 14-6-5); 2. Jurnal privind decontrile cu furnizorii (cod 14-6-6); 3. Situaia ncasrii-achitrii facturilor (cod 14-6-7); 4. Jurnal privind consumurile i alte ieiri de stocuri (cod 14-6-8); 5. Jurnal privind salariile i contribuia pentru asigurri sociale, protecia social a omerilor i asigurrile de sntate (cod 14-6-10); 6. Jurnal privind operaiuni diverse (cod 14-6-17). Lunar sau la alt perioad prevzut de lege, n fiecare jurnal auxiliar se stabilesc totalurile sumelor debitoare sau creditoare nregistrate n cursul lunii (perioadei), totaluri care se nscriu n Registrul-jurnal. Contabilitatea analitic se poate ine fie direct pe aceste jurnale (pentru unele conturi), fie cu ajutorul altor formulare tipizate comune (fia de cont analitic pentru valori materiale, fia de cont pentru operaiuni diverse etc.) sau specifice, folosite n acest scop. Pentru unele conturi, pe lng jurnalul privind operaiunile de credit se ntocmete i situaia privind operaiunile de debit. nregistrrile n jurnale se fac n mod cronologic n tot cursul lunii (perioadei) sau numai la sfritul lunii (perioadei), fie direct pe baza documentelor justificative, fie pe baza documentelor centralizatoare ntocmite pentru operaiunile aferente lunii (perioadei) respective, care sunt consemnate cronologic n acestea. Cartea mare (cod 14-1-3) este documentul de sistematizare contabil care cuprinde toate conturile sintetice i reflect existena i micarea tuturor elementelor de activ i de pasiv la un moment dat. Cartea mare servete la stabilirea rulajelor lunare i a soldurilor conturilor i st la baza ntocmirii balanei de verificare. Pentru stabilirea rulajelor se preia n Cartea mare rulajul creditor din jurnalul contului respectiv, iar rulajul debitor se stabilete prin totalizarea sumelor preluate din coloanele de conturi corespondente ale jurnalelor.

Soldul debitor sau creditor al fiecrui cont se stabilete n funcie de rulajele debitoare i creditoare ale contului respectiv, inndu-se seama de soldul de la nceputul anului, care se nscrie pe rndul destinat n acest scop. Balana de verificare este documentul contabil utilizat pentru verificarea nregistrrii corecte n contabilitate a operaiunilor efectuate i controlul concordanei dintre contabilitatea sintetic i cea analitic, precum i principalul instrument pe baza cruia se ntocmesc raportrile contabile stabilite potrivit legii. Balana de verificare a conturilor sintetice, precum i balanele de verificare ale conturilor analitice se ntocmesc cel puin anual, la ncheierea exerciiului financiar sau la termenele de ntocmire a raportrilor contabile, la alte perioade prevzute de actele normative n vigoare i ori de cte ori se consider necesar. 28. n cadrul formei de nregistrare "maestru-ah", principalele registre i formulare care se utilizeaz sunt: - Registrul-jurnal (cod 14-1-1); - Registrul-inventar (cod 14-1-2); - Cartea mare (ah - cod 14-1-3/a); - Balana de verificare. Registrul-jurnal (cod 14-1-1) se utilizeaz pentru nregistrarea cronologic a tuturor operaiunilor economico-financiare consemnate n documentele justificative, la fel ca n cazul formei de nregistrare "pe jurnale". n vederea nregistrrii n Registrul-jurnal, documentele justificative sunt supuse prelucrrii contabile (sortare pe feluri de operaiuni, verificare, evaluare, contare). Dac pentru acelai fel de operaiuni exist mai multe documente justificative, acestea se totalizeaz cu ajutorul documentelor cumulative ntocmite fie pentru debitul, fie pentru creditul contului care reflect asemenea operaiuni. Pentru operaiunile care nu au la baz documente justificative se ntocmete Nota de contabilitate (cod 14-6-2A). Cartea mare (ah - cod 14-1-3/a) este documentul de sistematizare a nregistrrilor contabile n conturile sintetice. nregistrrile n Cartea mare (ah) se fac pe baza documentelor justificative, a documentelor cumulative i a notelor de contabilitate, cronologic, zilnic, lunar sau ori de cte ori este nevoie. nregistrarea n acest document, deschis pentru fiecare cont sintetic, este precedat de nregistrarea n Registrul-jurnal. La sfritul lunii (perioadei), pentru fiecare cont sintetic din Cartea mare (ah) se stabilesc totaluri ale rulajului contului debitor sau creditor i ale conturilor corespondente. Totalul sumelor conturilor corespondente trebuie s fie egale cu rulajul debitor sau creditor al contului respectiv. Contabilitatea analitic se ine cu ajutorul formularelor comune (fia de cont pentru operaiuni diverse, fia de cont analitic pentru valori materiale) sau cu ajutorul formularelor specifice folosite n acest scop. Balana de verificare se ntocmete pe baza totalurilor preluate din Cartea mare (ah), respectiv din fiele deschise distinct pentru fiecare cont sintetic. Pentru verificarea nregistrrilor n contabilitatea analitic se pot ntocmi balane de verificare analitice. La instituiile publice, balanele de verificare sintetice se ntocmesc lunar, iar balanele de verificare analitice, cel mai trziu la sfritul trimestrului pentru care se ntocmesc situaiile financiare. 29. n cazul utilizrii formei de nregistrare combinat "maestru-ah cu jurnale", pe lng formularele menionate la forma de nregistrare "maestru-ah" se utilizeaz jurnalele auxiliare specifice formei de nregistrare "pe jurnale".

n Cartea mare (ah), pentru fiecare cont sintetic, totalurile lunare stabilite n jurnal se nscriu att n coloana destinat rulajului debitor sau creditor, ct i n coloanele conturilor corespondente. La instituiile publice i persoanele juridice fr scop patrimonial se poate folosi forma de nregistrare n contabilitate "maestru-ah simplificat". n acest caz, contabilitatea sintetic se ine pe fie de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a), deschise pentru fiecare cont sintetic n Cartea mare (ah), iar contabilitatea analitic se ine pe fiele menionate la forma de nregistrare "maestruah". D. Metodele de conducere a contabilitii analitice a bunurilor 30. Contabilitatea analitic a bunurilor se poate ine pe baza uneia dintre urmtoarele metode: operativ-contabil, cantitativ-valoric, global-valoric. Metoda operativ-contabil se poate aplica pentru contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor i ambalajelor. Metoda cantitativ-valoric se poate folosi pentru contabilitatea analitic a materiilor prime, materialelor consumabile, materialelor de natura obiectelor de inventar, semifabricatelor, produselor finite, produselor reziduale, mrfurilor, animalelor i ambalajelor. Metoda global-valoric se poate utiliza pentru contabilitatea analitic a mrfurilor i ambalajelor din unitile de desfacere cu amnuntul, rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor folosite la ambalare, materialelor de natura obiectelor de inventar, echipamentelor de protecie n folosin, precum i a altor categorii de bunuri. 31. Metoda operativ-contabil const n inerea, n cadrul fiecrei gestiuni, a evidenei cantitative a bunurilor, pe feluri, cu ajutorul fielor de magazie. n contabilitate, aceast metod const n inerea evidenei valorice pe conturi de materiale, desfurate valoric pe gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz. Controlul exactitii nregistrrilor din evidena gestiunilor i din contabilitate se asigur prin evaluarea stocurilor cantitative, transcrise din fiele de magazie n registrul stocurilor. n metoda operativ-contabil se pot folosi urmtoarele formulare comune pe economie: - Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz); - Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22); - Registrul stocurilor (cod 14-3-11 i 14-3-11/a). Fiele de magazie servesc pentru evidena cantitativ, pe feluri de stocuri, la locul de depozitare, iar n contabilitate, pentru controlul operaiunilor nregistrate de gestionar sau persoana desemnat, pentru preluarea n registrul stocurilor a cantitilor aflate n stoc, precum i pentru calculul valorii bunurilor existente n stoc la sfritul lunii (perioadei), n scopul confruntrii cu datele din contabilitatea sintetic. La gestiune, fiele de magazie se in n ordinea n care sunt nscrise materialele n registrul stocurilor. n aceste fie cantitile se nregistreaz zilnic de gestionar sau persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare (factur, aviz de nsoire a mrfii, not de recepie i constatare de diferene etc.) i a documentelor de ieire (bon de consum, fi limit de consum, aviz de nsoire a mrfii, factur, bon de transfer etc.), poziie cu poziie. De asemenea, n fiele de magazie se nscriu

plusurile de la inventar pe coloana "Intrri" i minusurile de la inventar pe coloana "Ieiri". Erorile constatate n evidena gestiunilor se corecteaz n prezena persoanei care rspunde de nregistrrile efectuate n fiele de magazie, iar abaterile de la regulile de ntocmire i utilizare a documentelor se aduc la cunotina conductorului compartimentului financiar-contabil sau a persoanei desemnate s conduc contabilitatea, dup caz, pentru stabilirea msurilor care se impun. Semntura persoanei desemnate pentru evidena stocurilor n fiele de magazie constituie dovada verificrii nregistrrilor efectuate i prelurii documentelor de intrare i de ieire a materialelor. n contabilitate, documentele privind micarea stocurilor se grupeaz pe gestiuni, surse de aprovizionare (de la furnizori, din prelucrare la teri, consum intern etc.) i, n cadrul acestora, pe conturi de materiale i gestiuni, iar n cadrul gestiunilor, pe grupe sau subgrupe de materiale, dup caz. Intrrile sau ieirile de bunuri de natura stocurilor se nregistreaz n contabilitatea sintetic i analitic, fie direct pe baza acestor documente, fie cu ajutorul unor situaii ntocmite zilnic sau la alte perioade stabilite de unitate prin centralizarea datelor din documentele privind micarea stocurilor. Verificarea nregistrrilor efectuate n conturile de stocuri i fiele de magazie se face cu ajutorul Registrului stocurilor (cod 14-3-11 i 14-3-11/a). n acest scop, n Registrul stocurilor, la sfritul fiecrei luni (perioade), se nscriu pe feluri de stocuri, grupate pe magazii (depozite), conturi, grupe, eventual subgrupe, stocurile cantitative din fiele de magazie, se calculeaz valoarea cantitilor aflate n stoc pe baza preurilor de nregistrare i se totalizeaz valoarea acestora pe pagini ale Registrului stocurilor, pe subgrupe de materiale, grupe de stocuri, conturi i magazii (depozite). n cazul n care se constat c exist frecvente diferene ntre soldurile conturilor de stocuri din Registrul stocurilor i cele din contabilitate, provenind din nregistrarea operaiunilor, evaluarea cantitilor de stocuri din documentele de intrare i de ieire, prelucrarea acestora etc., diferenele respective pot fi localizate printr-o nou centralizare a intrrilor i ieirilor valorice de materiale, pe grupe sau feluri de materiale, iar totalurile obinute se confrunt cu datele din Registrul stocurilor. 32. Pentru produse finite i produse reziduale, metoda operativ-contabil se aplic n acelai mod ca i pentru stocuri de materii prime i materiale consumabile. n acest caz, evidena cantitativ pe feluri de produse se ine la magazie (depozit) cu ajutorul fielor de magazie, iar evidena valoric se ine n contabilitate cu ajutorul contului sintetic de produse, desfurat n analitic pe gestiuni, n care nregistrrile se fac pe baza datelor obinute prin centralizarea zilnic a documentelor de micare a produselor respective. Verificarea nregistrrilor la sfritul lunii (perioadei) se face, de asemenea, cu ajutorul registrului stocurilor n care se stabilesc soldurile pe feluri de produse i pe total cont, prin transcrierea cantitilor n stoc din fiele de magazie i evaluarea acestora pe baza preurilor de nregistrare. 33. Metoda cantitativ-valoric pentru materii prime, materiale consumabile, materiale de natura obiectelor de inventar n depozit, semifabricate, produse finite, produse reziduale, mrfuri, animale i ambalaje const n inerea evidenei cantitative pe feluri de stocuri n cadrul fiecrei gestiuni, iar n contabilitate a celei cantitativvalorice. Conturile sintetice care reflect stocurile de valori materiale se desfoar n analitic pe gestiuni. Verificarea exactitii nregistrrilor din evidena de la locurile de depozitare i din contabilitate se efectueaz prin punctajul periodic dintre

cantitile operate n fiele de magazie i cele din fiele de cont analitic din contabilitate. n metoda cantitativ-valoric se pot folosi urmtoarele formulare: - Fi de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a, dup caz); - Fi de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a); - Balana analitic a stocurilor (cod 14-6-30/c). Evidena cantitativ a materialelor se ine la gestiune cu ajutorul fielor de magazie, care se in n ordinea fielor de cont analitic din contabilitate. n fiele de magazie, nregistrrile se fac zilnic, de ctre gestionar sau de ctre persoana desemnat, pe baza documentelor de intrare i de ieire a materialelor. Dup nregistrare, documentele respective se predau la contabilitate pe baz de borderou. n contabilitate, documentele se nregistreaz n fiele de cont analitic pentru valori materiale i se stabilesc stocurile i soldurile, dup ce n prealabil s-a verificat modul de emitere i completare a documentelor privind micarea materialelor. De asemenea, pe baza acelorai documente, se ntocmesc situaiile centralizatoare privind intrrile i ieirile de materiale, pentru nregistrare n contabilitatea sintetic. Controlul nregistrrilor din conturile sintetice i cele analitice ale stocurilor se asigur cu ajutorul balanei de verificare analitice, ntocmit separat pentru fiecare cont de stoc. n vederea ntocmirii balanei de verificare este necesar s se efectueze controlul asupra concordanei stocurilor scriptice din fiele de magazie cu cele din fiele de cont analitic pentru valori materiale. n cazul instituiilor publice cu mai multe gestiuni distincte, precum i n cazul instituiilor care au subuniti cu una sau mai multe gestiuni, dar care nu au compartimente proprii de contabilitate, contabilitatea analitic a stocurilor se poate asigura, n cadrul compartimentului financiar-contabil al instituiei al crei conductor are calitatea de ordonator de credite, cu ajutorul Fiei de eviden a materialelor i a materialelor de natura obiectelor de inventar pe locuri de folosin (cod 14-3-9). 34. Metoda cantitativ-valoric pentru evidena analitic a produselor finite i produselor reziduale se aplic n acelai mod ca i pentru celelalte stocuri, cu urmtoarele particulariti: - att intrrile, ct i ieirile valorice pot fi nregistrate n fiele de cont analitic pentru stocuri numai lunar, prin nmulirea cantitilor totale de produse finite i produse reziduale cu preurile unitare respective, fr a mai fi necesar evaluarea cantitilor de produse n documente; - pentru controlul nregistrrilor din contabilitatea sintetic i cea analitic a produselor finite, n locul balanei de verificare se poate folosi Registrul stocurilor. 35. Metoda global-valoric se aplic pentru evidena mrfurilor i ambalajelor aflate n unitile de desfacere cu amnuntul (magazine, restaurante, bufete etc.), folosindu-se formularul comun "Fia de cont pentru operaiuni diverse" (cod 14-6-22) i raportul de gestiune, dup caz. Potrivit acestei metode, contabilitatea analitic a mrfurilor i ambalajelor se ine global-valoric, att la gestiune, ct i n contabilitate, iar verificarea concordanei nregistrrilor din evidena gestiunii i din contabilitate se efectueaz numai valoric, la perioade stabilite de unitate. Raportul de gestiune se completeaz pe baza documentelor de intrare i de ieire a mrfurilor i ambalajelor i de depunere a numerarului din vnzare, iar n fiele valorice (inute pe gestiuni n cadrul conturilor de mrfuri i ambalaje din contabilitate) nregistrrile se fac pe baza acelorai documente.

Soldurile valorice ale mrfurilor i ambalajelor aflate n gestiune se verific pe baza raportului de gestiune predat la contabilitate sau cu ocazia inventarierii, dup caz. 36. Metoda global-valoric se folosete, de asemenea, pentru evidena rechizitelor de birou, imprimatelor, materialelor destinate ambalrii, precum i la alte categorii de bunuri. n acest caz, evidena cantitativ se poate ine pe feluri de rechizite, imprimate, materiale pentru ambalare etc., la locurile de gestionare, cu ajutorul fielor de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a), care se completeaz de gestionar sau de ctre persoana desemnat. Evidena valoric a micrilor se ine n contabilitate, pe gestiuni, n cadrul contului de materiale consumabile, cu ajutorul fielor de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a). nregistrrile n fiele de magazie se fac pe baza documentelor de intrare i de ieire a materialelor consumabile respective i se preiau de ctre contabilitatea stocurilor, n prealabil fcndu-se verificarea nregistrrilor din fiele de magazie. Prin centralizarea datelor din documentele respective se asigur nregistrarea acestora att n fiele valorice pe gestiuni, ct i n conturile sintetice de stocuri. 37. Pentru materialele de natura obiectelor de inventar n folosin se ine numai evidena cantitativ cu ajutorul formularului Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9). n contabilitate, evidena valoric se ine cu ajutorul Fiei de cont pentru operaiuni diverse (cod 14-6-22 i 14-6-22/a), pe secii (locuri de munc, uniti etc.), n care nregistrrile se fac valoric n funcie de intrri i ieiri (scoateri din uz). n situaia returnrii obiectului de inventar uzat, operaiunea nregistrat n Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9) nu presupune nregistrarea unei intrri n evidena magaziei (depozitului). Datele din procesele-verbale pentru scoaterea din funciune a mijloacelor fixe/de declasare a unor bunuri materiale (obiecte de inventar) se confrunt cu datele privind restituirile de obiecte de inventar uzate, consemnate n Fia de eviden a materialelor de natura obiectelor de inventar n folosin (cod 14-3-9). Controlul exactitii nregistrrilor se efectueaz la perioadele stabilite de unitate i cu ocazia inventarierilor, evalundu-se stocurile existente pe baza listelor de inventariere (cod 14-3-12, 14-3-12/a i 14-3-12/b) i confruntndu-se soldul astfel obinut cu soldul conturilor respective din contabilitate. 38. Contabilitatea analitic a SDV-urilor speciale i AMC-urilor se ine la gestiunea de SDV-uri i AMC-uri, cantitativ, pe persoanele sau comenzile pentru care sunt destinate, cu ajutorul Fiei de magazie (cod 14-3-8 i 14-3-8/a), iar n contabilitate, global-valoric, la nivel de produs. 39. Contabilitatea stocurilor se ine cantitativ i valoric sau numai valoric prin folosirea inventarului permanent ori a inventarului intermitent. 40. Entitile care utilizeaz metoda inventarului intermitent efectueaz inventarierea faptic a stocurilor n cursul perioadei, anual, trimestrial sau lunar, dup caz, dar nu mai trziu de finele perioadei de raportare pentru care are de determinat obligaii fiscale. Metoda inventarului intermitent const n faptul c intrrile de stocuri nu se nregistreaz prin conturile de stocuri, respectiv conturile din clasa 3, ci prin conturile de cheltuieli, respectiv conturile din clasa 6. Stabilirea ieirilor de stocuri n cursul perioadei are la baz inventarierea faptic a stocurilor la sfritul perioadei. Ieirile de stocuri se determin ca diferen ntre valoarea stocurilor iniiale, la care se adaug valoarea intrrilor, i valoarea stocurilor

la sfritul perioadei stabilite pe baza inventarului, respectndu-se relaia E = Si + I Sf, unde: E - ieiri; I - intrri; Si - stoc iniial; Sf - stoc final. La nceputul exerciiului, respectiv al perioadei, dup caz, se anuleaz stocul existent ca o ieire de stoc prin nregistrarea acestuia n clase de cheltuieli privind materiile prime, materialele etc. articol contabil 6xx = 3xx. La sfritul perioadei stocurile determinate n baza inventarierii efectuate, respectiv cele care nu au fost consumate n procesul de producie sau vndute, dup caz, se nregistreaz ca o intrare de stoc articol contabil 3xx = 6xx. Inventarierea stocurilor la sfritul perioadei se face n conformitate cu normele metodologice emise de Ministerul Economiei i Finanelor privind organizarea i efectuarea inventarierii elementelor de activ i pasiv. n condiiile n care comisiile de inventariere nu constat existena de stocuri faptice, vor meniona acest fapt n procesul-verbal al comisiei de inventariere. La locul de depozitare sau de utilizare n procesul de producie a stocurilor se ine o eviden tehnic operativ a stocurilor pe baz de fi de magazie sau alte documente stabilite de unitate, n conformitate cu procedurile proprii elaborate de conducerea acesteia. Ieirile de stocuri aferente unei perioade, nregistrate n contabilitatea financiar, vor fi corelate cu cheltuielile evideniate n contabilitatea de gestiune, pe comenzi, produse etc., dup caz, n funcie de consumurile tehnologice normate. Inventarul intermitent nu se utilizeaz n comerul cu amnuntul n situaia n care se aplic metoda global-valoric. Perioada la care se efectueaz inventarierea faptic a stocurilor se alege astfel nct s poat fi stabilite corect obligaiile legale (contabile, fiscale etc.). E. Reconstituirea documentelor financiar-contabile pierdute, sustrase sau distruse 41. Pentru a putea fi nregistrate n contabilitate, operaiunile economico-financiare trebuie s fie justificate cu documente originale, ntocmite sau reconstituite potrivit prezentelor norme metodologice. Pentru acele situaii n care prin alte reglementri speciale se prevede c formularul original trebuie s fie pstrat la alt unitate, atunci la nregistrarea n contabilitate este folosit copia documentului respectiv. 42. Orice persoan care constat pierderea, sustragerea sau distrugerea unor documente justificative sau contabile are obligaia s aduc la cunotin, n scris, n termen de 24 de ore de la constatare, conductorului unitii (administratorului unitii, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii respective). n termen de cel mult 3 zile de la primirea comunicrii, conductorul unitii trebuie s ncheie un proces-verbal, care s cuprind: - datele de identificare a documentului disprut; - numele i prenumele persoanei responsabile cu pstrarea documentului; - data i mprejurrile n care s-a constatat lipsa documentului respectiv. Procesul-verbal se semneaz de ctre: - conductorul unitii; - conductorul compartimentului financiar-contabil al unitii sau persoana mputernicit s ndeplineasc aceast funcie;

- persoana responsabil cu pstrarea documentului; i - eful ierarhic al persoanei responsabile cu pstrarea documentului, dup caz. Cnd dispariia documentelor se datoreaz nsui conductorului unitii, msurile prevzute de prezentele norme metodologice se iau de ctre ceilali membri ai consiliului de administraie, dup caz. n condiiile n care documentul pierdut a fost ntocmit de ctre unitate ntr-un singur exemplar, reconstituirea acestuia se face urmnd aceleai proceduri prin care a fost ntocmit documentul original, menionndu-se n antetul documentului c este reconstituit, i st la baza nregistrrilor n contabilitate. 43. Ori de cte ori pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor constituie infraciune, se ncunotineaz imediat organele de urmrire penal. 44. Reconstituirea documentelor se face pe baza unui "dosar de reconstituire", ntocmit separat pentru fiecare caz. Dosarul de reconstituire trebuie s conin toate lucrrile efectuate n legtur cu constatarea i reconstituirea documentului disprut, i anume: - sesizarea scris a persoanei care a constatat dispariia documentului; - procesul-verbal de constatare a pierderii, sustragerii sau distrugerii; - dovada sesizrii organelor de urmrire penal sau dovada sancionrii disciplinare a persoanei vinovate, dup caz; - dispoziia scris a conductorului unitii pentru reconstituirea documentului; - o copie a documentului reconstituit. 45. n cazul n care documentul disprut a fost emis de alt unitate, reconstituirea se va face de unitatea emitent, prin realizarea unei copii de pe documentul existent la unitatea emitent. n acest caz, unitatea emitent va trimite unitii solicitante, n termen de cel mult 10 zile de la primirea cererii, documentul reconstituit. 46. Documentele reconstituite vor purta n mod obligatoriu i vizibil meniunea "DUPLICAT", cu specificarea numrului i datei dispoziiei pe baza creia s-a fcut reconstituirea. Documentele reconstituite conform prezentelor norme metodologice constituie baza legal pentru efectuarea nregistrrilor n contabilitate. Nu se pot reconstitui documentele de cheltuieli nenominale (bonuri, bilete de cltorie nenominale etc.) pierdute, sustrase sau distruse nainte de a fi nregistrate n contabilitate. n acest caz, vinovaii de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor suport paguba adus unitii, salariailor sau altor uniti, sumele respective recuperndu-se potrivit prevederilor legale. 47. n cazul pierderii, sustragerii sau distrugerii exemplarului original al facturii, emitentul trebuie s emit un duplicat al facturii pierdute, sustrase sau distruse. Duplicatul poate fi: - o factur nou, care s cuprind aceleai date ca i factura iniial, i pe care s se menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial; sau - o fotocopie a facturii iniiale, pe care s se aplice tampila societii i s se menioneze c este duplicat i c nlocuiete factura iniial. 48. Pentru pagubele generate de pierderea, sustragerea sau distrugerea documentelor se stabilesc rspunderi materiale, care cuprind i eventualele cheltuieli ocazionate de reconstituirea documentelor respective. Gsirea ulterioar a documentelor originale, care au fost reconstituite, poate constitui motiv de revizuire a sanciunilor aplicate, n condiiile legii. n cazul gsirii ulterioare a originalului, documentul reconstituit se anuleaz pe baza unui proces-verbal, i se pstreaz mpreun cu procesul-verbal n dosarul de reconstituire.

49. Conductorii unitilor vor lua msuri pentru asigurarea nregistrrii i evidenei curente a tuturor lucrrilor ntocmite, primite sau expediate, stabilirea i evidena responsabililor de pstrarea acestora, evidena tuturor reconstituirilor de documente, precum i pentru pstrarea dosarelor de reconstituire, pe toat durata de pstrare a documentului reconstituit. F. Arhivarea i pstrarea registrelor i a documentelor financiar-contabile 50. Persoanele prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, au obligaia pstrrii n arhiva lor a registrelor de contabilitate, a celorlalte documente contabile, precum i a documentelor justificative care stau la baza nregistrrii n contabilitate. Pstrarea registrelor i a documentelor justificative i contabile se face la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dup caz. Registrele i documentele justificative i contabile se pot arhiva, n baza unor contracte de prestri de servicii, cu titlu oneros, de ctre alte persoane juridice romne care dispun de condiii corespunztoare. i n acest caz, rspunderea privind arhivarea documentelor financiar-contabile revine administratorului, ordonatorului de credite sau altei persoane care are obligaia gestionrii unitii beneficiare. Unitatea care a ncredinat documentele spre arhivare, respectiv unitatea beneficiar, va ntiina organul fiscal teritorial de care aparine despre aceast situaie. Cu ocazia controalelor efectuate de organele abilitate, persoanele juridice sunt obligate, la cerere, s prezinte la domiciliul fiscal documentele solicitate. Organele de control ale Ministerului Economiei i Finanelor pot interzice arhivarea registrelor, a documentelor justificative i contabile i n alte locaii dect la domiciliul fiscal sau la sediile secundare, dac consider c acestea nu sunt pstrate corespunztor. 51. Termenul de pstrare a statelor de salarii este de 50 de ani, iar termenul de pstrare a registrelor i a documentelor justificative i contabile este de 10 ani cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, cu excepia celor prevzute la pct. 52, 53 i 54. 52. Facturile aferente bunurilor de capital, respectiv bunurilor imobile, care stau la baza determinrii taxei pe valoarea adugat deductibile pentru persoanele impozabile cu regim mixt i persoanele parial impozabile n conformitate cu prevederile Codului fiscal, se vor pstra conform termenului prevzut la art. 149 alin. (6) din Legea nr. 571/2003 privind Codul fiscal, cu modificrile i completrile ulterioare. 53. Documentele prevzute n anexa nr. 4 se pot pstra pe o perioad de numai 5 ani dac necesitile proprii ale unitii nu impun pstrarea acestora pe o perioad de timp mai mare. 54. Documentele financiar-contabile care atest proveniena unor bunuri cu durat de via mai mare de 10 ani se pstreaz, de regul, pe o perioad de timp mai mare, respectiv pe perioada de utilizare a bunurilor. 55. n caz de ncetare a activitii persoanelor prevzute la art. 1 din Legea nr. 82/1991, republicat, documentele contabile se arhiveaz n conformitate cu prevederile Legii nr. 31/1990 privind societile comerciale, republicat, cu modificrile i completrile ulterioare, sau se predau la arhivele statului, n conformitate cu prevederile legale n materie, dup caz. 56. Arhivarea documentelor justificative i contabile se face n conformitate cu prevederile legale i cu urmtoarele reguli generale:

- documentele se grupeaz n dosare, numerotate, nuruite i parafate; - gruparea documentelor n dosare se face cronologic i sistematic, n cadrul fiecrui exerciiu financiar la care se refer acestea. n cazul fuziunii sau al lichidrii societii, documentele aferente acestei perioade se arhiveaz separat; - dosarele coninnd documente justificative i contabile se pstreaz n spaii amenajate n acest scop, asigurate mpotriva degradrii, distrugerii sau sustragerii, dotate cu mijloace de prevenire a incendiilor; - evidena documentelor la arhiv se ine cu ajutorul Registrului de eviden, potrivit legii, n care sunt consemnate dosarele i documentele intrate n arhiv, precum i micarea acestora n decursul timpului. 57. Eliminarea din arhiv a documentelor al cror termen legal de pstrare a expirat se face de ctre o comisie, sub conducerea administratorului sau a ordonatorului de credite, dup caz. n aceast situaie se ntocmete un procesverbal i se consemneaz scderea documentelor eliminate din Registrul de eviden al arhivei. G. Criteriile minimale privind programele informatice utilizate n activitatea financiar i contabil 58. Sistemul informatic de prelucrare automat a datelor la nivelul fiecrei uniti trebuie s asigure prelucrarea datelor nregistrate n contabilitate n conformitate cu reglementrile contabile aplicabile, controlul i pstrarea acestora pe suporturi tehnice. La elaborarea i adaptarea programelor informatice vor fi avute n vedere urmtoarele: a) cuprinderea n procedurile de prelucrare a reglementrilor n vigoare i a posibilitii de actualizare a acestor proceduri, n funcie de modificrile intervenite n legislaie; b) cunoaterea adecvat a funciilor sistemului de prelucrare automat a datelor de ctre personalul implicat i respectarea acestora; c) gestionarea pachetelor de produse-program, asigurarea proteciei lor mpotriva accesului neautorizat, realizarea confidenialitii datelor din sistemul informatic; d) stabilirea tipului de suport pentru pstrarea datelor de intrare, intermediare sau de ieire; e) soluionarea eventualelor erori care pot s apar n funcionarea sistemului informatic; f) verificarea complet sau prin sondaj a modului de funcionare a procedurilor de prelucrare prevzute de sistemul informatic; g) verificarea total sau prin sondaj a operaiunilor economico-financiare nregistrate n contabilitate, astfel nct acestea s fie efectuate n concordan strict cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; h) verificarea prin teste de control a programului informatic utilizat. 59. Sistemele informatice de prelucrare automat a datelor n domeniul financiarcontabil trebuie s rspund la urmtoarele criterii considerate minimale: a) s asigure concordana strict a rezultatului prelucrrilor informatice cu prevederile actelor normative care le reglementeaz; b) s precizeze tipul de suport care asigur prelucrarea datelor n condiii de siguran; c) fiecare dat nregistrat n contabilitate trebuie s se regseasc n coninutul unui document, la care s poat avea acces att beneficiarii, ct i organele de control;

d) s asigure listele operaiunilor efectuate n contabilitate pe baz de documente justificative, care s fie numerotate n ordine cronologic, interzicndu-se inserri, intercalri, precum i orice eliminri sau adugri ulterioare; e) s asigure reluarea automat n calcul a soldurilor conturilor obinute anterior; f) s asigure conservarea datelor pe o perioad de timp care s respecte prevederile Legii nr. 82/1991, republicat; g) s precizeze procedurile i suportul magnetic extern de arhivare a produselorprogram, a datelor introduse, a situaiilor financiare sau a altor documente, cu posibilitatea de reintegrare n sistem a datelor arhivate; h) s nu permit inserri, modificri sau eliminri de date pentru o perioad nchis; i) s asigure urmtoarele elemente constitutive ale nregistrrilor contabile: - data efecturii nregistrrii contabile a operaiunii; - jurnalul de origine n care se regsesc nregistrrile contabile; - numrul documentului justificativ sau contabil (atribuit de emitent); j) s asigure confidenialitatea i protecia informaiilor i a programelor prin parole, cod de identificare pentru accesul la informaii, copii de siguran pentru programe i informaii; k) s asigure listri clare, inteligibile i complete, care s conin urmtoarele elemente de identificare, n antet sau pe fiecare pagin, dup caz: - tipul documentului sau al situaiei; - denumirea unitii; - perioada la care se refer informaia; - datarea listrilor; - paginarea cronologic; - precizarea programului informatic i a versiunii utilizate; l) s asigure listarea ansamblului de situaii financiare i documente de sintez necesare conducerii operative a unitii; m) s asigure respectarea coninutului de informaii prevzut pentru formulare; n) s permit, n orice moment, reconstituirea coninutului conturilor, listelor i informaiilor supuse verificrii; toate soldurile conturilor trebuie s fie rezultatul unei liste de nregistrri i al unui sold anterior al acelui cont; fiecare nregistrare trebuie s aib la baz elemente de identificare a datelor supuse prelucrrii; o) s nu permit: - deschiderea a dou conturi cu acelai simbol; - modificarea simbolului de cont n cazul n care au fost nregistrate date n acel cont; - suprimarea unui cont n cursul exerciiului financiar curent sau aferent exerciiului financiar precedent, dac acesta conine nregistrri sau sold; - editarea a dou sau a mai multor documente de acelai tip, cu acelai numr i coninut diferit de informaii; p) s permit suprimarea unui cont care nu are nregistrri pe parcursul a cel puin 2 ani (exerciii financiare), n mod automat sau manual; r) s prevad n documentaia produsului informatic modul de organizare i tipul sistemului de prelucrare: - monopost sau multipost; - monosocietate sau multisocietate; - reea de calculatoare; - portabilitatea fiierelor de date; s) s precizeze tipul de organizare pentru culegerea datelor:

- preluri pe loturi cu control ulterior; - preluri n timp real cu efectuarea controlului imediat; - combinarea celor dou tipuri; t) s permit culegerea unui numr nelimitat de nregistrri pentru operaiunile contabile; u) s posede documentaia tehnic de utilizare a programelor informatice necesar exploatrii optime a acestora; v) s respecte reglementrile n vigoare cu privire la securitatea datelor i fiabilitatea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor. 60. Elaboratorii de programe informatice au obligaia de a prevedea, prin contractele de livrare a programelor informatice, clauze privind ntreinerea i adaptarea produselor livrate, precum i clauze privind eliminarea posibilitilor de modificare a procedurilor de prelucrare automat a datelor de ctre utilizatori. Unitile de informatic sau persoanele care efectueaz lucrri cu ajutorul sistemului informatic de prelucrare automat a datelor poart rspunderea prelucrrii cu exactitate a informaiilor din documente, iar beneficiarii rspund pentru exactitatea i realitatea datelor pe care le transmit pentru prelucrare. 61. Utilizatorul trebuie: - s se asigure de perenitatea documentaiei, a diferitelor versiuni ale produsuluiprogram; - s organizeze arhivarea datelor, programelor sau produselor de prelucrare astfel nct informaiile s poat fi reprocesate; - s dein la sediul su, pe perioad neprescris, manualul de utilizare complet i actualizat al fiecrui produs-program utilizat. 62. Pe perioada neprescris se va organiza o gestiune a versiunilor, modificrilor, corecturilor i schimbrilor de sistem informatic, produse-program i sistem de calcul. Dac unitatea, n cursul acestei perioade, a schimbat sistemul de calcul, respectiv de prelucrare a datelor, trebuie s se efectueze o reconciliere ntre datele arhivate i versiunile noi ale produselor-program i ale echipamentelor de calcul. Arhivele pe suport magnetic trebuie "mprosptate" periodic pentru a asigura accesibilitatea datelor. 63. Responsabilitile ce revin personalului unitii cu privire la utilizarea sistemului informatic de prelucrare automat a datelor se stabilesc prin regulamente interne. H. Condiiile n care se pot ntocmi, edita i arhiva electronic documentele financiar-contabile 64. Din punct de vedere al bazei de date trebuie s existe posibilitatea reconstituirii n orice moment a coninutului documentelor financiar-contabile. 65. Documentele financiar-contabile, care se arhiveaz pe suport WORM (Write Once Read Many), trebuie s fie semnate de persoana care le ntocmete, n conformitate cu prevederile Legii nr. 455/2001 privind semntura electronic. 66. Trebuie s existe un plan de securitate al sistemului informatic, cuprinznd msurile tehnice i organizatorice care s asigure urmtoarele cerine minimale: a) confidenialitatea i integritatea comunicaiilor; b) confidenialitatea i nonrepudierea tranzaciilor; c) confidenialitatea i integritatea datelor; d) restricionarea, detectarea i monitorizarea accesului n sistem; e) restaurarea informaiilor gestionate de sistem n cazul unor calamiti naturale, evenimente imprevizibile, prin:

- arhivarea datelor utiliznd tehnologia WORM, care s permit inscripionarea o singur dat i accesarea ori de cte ori este nevoie a informaiilor stocate; - nregistrarea datelor din documentele financiar-contabile n timp real, n alt sistem de calcul, cu aceleai caracteristici, care s fie amplasat ntr-o alt locaie. 67. Trebuie s se asigure listarea tuturor documentelor financiar-contabile solicitate de organele de control. ANEXA 4 DOCUMENTELE FINANCIAR-CONTABILE care se pstreaz timp de 5 ani, cu ncepere de la data ncheierii exerciiului financiar n cursul cruia au fost ntocmite, n arhiva persoanelor prevzute la art. 1 din Legea contabilitii nr. 82/1991, republicat ___________________________________________________________________ ___________ |Nr. | Denumire | Cod | |crt.| formular |____________________| | | | Baz | Variant | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 1.| Not de recepie i constatare de diferene | 14-3-1A | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 2.| Bon de primire n consignaie | 14-3-2 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 3.| Bon de predare, transfer, restituire | 14-3-3A | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 4.| Bon de consum | 14-3-4A | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 5.| - Bon de consum (colectiv) | | 14-3-4/aA| |____|____________________________________________________|_________| __________| | 6.| - Fi limit de consum | | 14-3-4/bA| |____|____________________________________________________|_________| __________| | 7.| Dispoziie de livrare | 14-3-5A | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 8.| Fi de magazie | 14-3-8 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 9.| - Fi de magazie (cu dou uniti de msur) | | 14-3-8/a | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 10.| List de inventariere | 14-3-12 | |

|____|____________________________________________________|_________| __________| | 11.| - List de inventariere | | 14-3-12/b| |____|____________________________________________________|_________| __________| | 12.| - List de inventariere | | 14-3-12/a| | | (pentru gestiuni global-valorice) | | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 13.| Chitan | 14-4-1 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 14.| - Chitan pentru operaiuni n valut | | 14-4-1/a | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 15.| Dispoziie de plat/ncasare ctre casierie | 14-4-4 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 16.| Decont pentru operaiuni n participaie | 14-4-14 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 17.| Ordin de deplasare (delegaie) | 14-5-4 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 18.| - Ordin de deplasare (delegaie) n strintate | | 14-5-4/a | | | (transporturi internaionale) | | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 19.| Decont de cheltuieli (pentru deplasri externe) | 14-5-5 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 20.| - Decont de cheltuieli valutare | | 14-5-5/a | | | (transporturi internaionale) | | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 21.| Not de debitare-creditare | 14-6-1A | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 22.| Extras de cont | 14-6-3 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 23.| Borderou de primire a obiectelor n consignaie | 14-6-14 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 24.| Borderou de ieire a obiectelor n consignaie | 14-6-15 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 25.| Jurnal privind operaiuni diverse | 14-6-17 | | | | (pentru conturi sintetice) | | |

|____|____________________________________________________|_________| __________| | 26.| Fi de cont pentru operaiuni diverse | 14-6-22 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 27.| - Fi de cont pentru operaiuni diverse | | 14-6-22/a| | | (n valut i n lei) | | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 28.| Document cumulativ | 14-6-24 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 29.| - Document cumulativ | | 14-6-24/b| |____|____________________________________________________|_________| __________| | 30.| Decizie de imputare | 14-8-2 | | |____|____________________________________________________|_________| __________| | 31.| - Angajament de plat | | 14-8-2/a | |____|____________________________________________________|_________| __________| ---------------