MANUAL PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO APLICABLE A LOS SUJETOS OBLIGADOS QUE

CARECEN DE ORGANISMOS SUPERVISORES

JULIO 2013

INDICE CONTENIDO DEL MANUAL PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO O DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

I. II. III. II. III. IV.

Antecedentes Legislacin Aplicable en materia de prevencin del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo. Del Sistema de Prevencin del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo o Sistema de Prevencin del LA/FT Alcances del manual Polticas Mecanismos de prevencin con relacin al cliente y los trabajadores 1. Criterios para establecer el conocimiento del cliente y del trabajador 2. Descripcin de la Metodologa y Procedimientos de Obtencin y actualizacin de informacin del cliente 3. Sistema para evaluar los antecedentes personales, laborales y patrimoniales del personal 4. Seales de Alerta para determinar conductas inusuales por parte del personal. 5. Seales de Alerta para la deteccin de operaciones inusuales y operaciones sospechosas. 6. Mecanismos implementados para promover la capacitacin del personal y del Oficial de Cumplimiento. 7. Sanciones Internas por incumplimiento del Cdigo de Conducta, el presente Manual, el Sistema de Prevencin en su conjunto o las disposiciones legales vigentes.

VI.

Procedimiento de Registro y Comunicacin de Operaciones 1. Procedimientos de registro y conservacin de la informacin y documentacin 2. Del Registro de Operaciones (ROP) 3. Formularios para el registro de operaciones y reporte de operaciones sospechosas 4. Procedimiento interno de consulta y comunicacin de operaciones inusuales y sospechosas 5. Procedimiento para el reporte de operaciones sospechosas 6. Procedimiento para atender requerimientos de informacin de la UIF PER y dems autoridades competentes. Revisin del sistema de prevencin de lavado de activos y financiamiento al terrorismo 1. Funciones y Responsabilidad del Oficial de Cumplimiento. 2. Grado de dedicacin del Oficial de Cumplimiento 3. Controles internos para prevenir o detectar operaciones inusuales y sospechosas, as como de mayor riesgo. 4. Mecanismo de Consulta y Comunicacin permanente entre sujetos obligados que conforman el mismo grupo econmico.

VII.

VIII.

Deber de Reserva.

MANUAL PARA LA PREVENCION DEL LAVADO DE DINERO O ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO

I.

ANTECEDENTES

Como consecuencia de la globalizacin econmica, los particulares y las empresas pueden movilizar con facilidad cantidades de dinero significativas, tanto a escala nacional como internacional, lo cual ha permitido el ocultamiento de dinero de origen ilcito en moneda nacional o extranjera y los subsiguientes actos de simulacin respecto de su origen, para hacerlos aparecer como legtimos, recibiendo stas la denominacin de lavado de dinero o activos. Frente a ello, el Estado con la finalidad de poder prevenir y detectar si el origen del dinero o activos obtenidos proviene de actividades ilcitas ha promulgado diversas leyes, entre las que figuran la Ley No. 27765 Ley Penal Contra el Lavado de Activos, la Ley 27693 que cre la Unidad de Inteligencia Financiera (en adelante UIF-PER), y sus modificatorias - Ley No. 28009 y la Ley No. 28306 -, adems de su Reglamento aprobado mediante Decreto Supremo N 18-2006-JUS. Cabe sealar, que la UIF-PER, fue creada como una entidad autnoma, con la finalidad de evitar la utilizacin de los bienes y/o servicios que ofrecen las empresas en el mercado, como mecanismo de ejecucin del delito de lavado de dinero o activos y dentro de sus facultades poda solicitar a las personas obligadas por la Ley, la informacin que considere relevante para la prevencin y anlisis del lavado de dinero o de activos. Actualmente sta ha sido absorbida por la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondo de Pensiones (en adelante SBS), mediante la Ley No. 29038, quedando como una unidad especializada de dicha entidad. De esta manera, la SBS adems de las funciones que le son propias, ha asumido las competencias, atribuciones y funciones que le correspondan a la UIF PER, as como la facultad de dictar las medidas reglamentarias y complementarias necesarias para el cumplimiento de sus nuevas funciones. En este sentido, la SBS ha emitido diferentes resoluciones con la finalidad de regular a los sujetos obligados a informar que carecen de organismos supervisores, como es el caso de Los Portales S.A., entre las cuales se encuentran la Resolucin SBS No. 2108-2011, que Modifica Normas Complementarias para la Prevencin del Lavado de Activos y del Financiamiento del Terrorismo y Reglamentos aprobados mediante las RR. Nos. 1765-2005 y 775-2008, la Resolucin SBS No. 1782-2007, Reglamento de Infracciones y Sanciones, la Resolucin SBS No. 486-2008, Norma de Prevencin del Lavado de Activos y del Financiamiento al Terrorismo, y su modificatoria, la Resolucin SBS No. 14998-2009. II. LEGISLACIN APLICABLE

1. 2. 3. 4. 5. 6.

Decreto Ley No. 25475: Ley que establece la penalidad para los delitos de terrorismo y los procedimientos para la investigacin, la instruccin y el juicio. Ley N 27693: Ley que crea la Unidad de Inteligencia Financiera (UIF-PERU). Ley No. 27765: Ley Penal contra el Lavado de Activos Decreto Supremo No. 018-2006-JUS: Reglamento de la Ley 27693 Ley 29038: Ley que incorpora a la UIF a la Superintendencia de Banca y Seguros y Administradoras Privadas de Fondos de Pensiones Decreto Legislativo No 982: Modificacin al Cdigo Penal

7. 8. 9. 10. 11. 12. 13.

14.

15.

Decreto Legislativo No. 985: Modificacin del Decreto Ley No. 25475 y el Decreto Legislativo No. 923. Decreto Legislativo No. 986: Modificacin de la Ley 27765 Decreto Legislativo No. 992: Regulacin de Prdida de Dominio Decreto Supremo No. 10-2007-JUS: Reglamento al Decreto Legislativo No. 992 Decreto Supremo No. 12-2007-JUS: Modificacin al reglamento del Decreto Legislativo No. 992 Resolucin SBS No. 1782-2007: Reglamento de Infracciones y Sanciones aplicable a los sujetos obligados que no cuentan con organismo supervisor. Resolucin SBS No. 486-2008: Norma para la Prevencin de Lavado de Activos y Financiamiento de Terrorismo, de aplicacin general a los sujetos obligados a informar que carecen de organismos supervisores. Resolucin SBS No. 5765-2008, Modelo de Cdigo de Conducta para los sujetos obligados a informar, que carecen de organismo supervisor, bajo supervisin de la Unidad de Inteligencia Financiera del Per. Resolucin SBS No. 14998-2009: Modificatoria de la norma para la prevencin del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo de aplicacin general a los sujetos obligados a informar que carecen de organismos supervisores.

III. DEL SISTEMA DE PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y DEL FINANCIAMIENTO DEL TERRORISMO O SISTEMA DE PREVENCIN DEL LA/FT De acuerdo a lo dispuesto en la Ley y su Reglamento, el sujeto obligado debe implementar un sistema de prevencin del LA/FT, conformado por las polticas y los procedimientos establecidos por el sujeto obligado, de conformidad con la Ley, el Reglamento y dems disposiciones sobre la materia, para prevenir y evitar que las actividades que realiza sean utilizadas con fines ilcitos vinculados al lavado de activos y financiamiento del terrorismo, debiendo tener presente para ello el Cdigo de Conducta y el presente manual. El sistema de prevencin de LA/FT permitir al sujeto obligado y a sus trabajadores, as como a sus accionistas y estamentos del gobierno, cuando corresponda, la prevencin de los delitos de lavado de activos y financiamiento del terrorismo a travs de la actividad que realiza mediante: la implementacin de polticas de conocimiento de sus clientes y de sus trabajadores; la identificacin de operaciones inusuales; la deteccin y comunicacin de las operaciones sospechosas (ROS); contar con un Registro de Operaciones (ROP) en el que se registren las operaciones realizadas por sus clientes; que sin ser inusuales y sospechosas, superan el umbral previsto en la normativa vigente y mantenerlo actualizado; capacitar anualmente al trabajador del sujeto obligado en temas relativos a la lucha contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo; elaborar y comunicar a la UIF-PERU los informes anuales previstos en las normas vigentes; identificar Seales de Alerta; entre otras polticas que determine el sujeto obligado. II. ALCANCES DEL MANUAL El presente manual para la prevencin del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo (en adelante el Manual) tiene por finalidad establecer los mecanismos, polticas y procedimientos bsicos que deber ser observados y aplicados por LOS PORTALES S.A. (a quien en adelante se le denominar el sujeto obligado) para prevenir y evitar que las actividades que realiza se vean expuestas a su utilizacin con

fines ilcitos vinculados a los delitos de lavado de activos y el financiamiento del terrorismo. En este sentido, el presente Manual debe ser aplicado por el sujeto obligado, sus trabajadores, incluido el Oficial de Cumplimiento, as como por los accionistas, socios, asociados, directores, gerentes, administradores, apoderados, representantes legales y dems directivos, dependiendo del tipo de persona jurdica que se trate. Toda mencin a la Ley y el Reglamento en el presente Manual, deber entenderse que se refiere a la Ley No. 27693 y sus normas modificatorias y al Reglamento de la Ley No. 27693, aprobado por Decreto Supremo No. 018-2006-JUS, respectivamente. El umbral de aplicacin del presente Manual es para aquellas operaciones vinculadas a la actividad inmobiliaria y a la actividad de construccin. III. POLTICAS 1. 2. 3. Rechazar toda conducta ilcita, entre las cuales se incluyen las tipificadas como lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. Desarrollar y mantener, en un alto grado, la integridad del personal que labora en las empresas subsidiarias y/o vinculadas. Poner especial cuidado a las relaciones comerciales que se establezcan con terceros, entendiendo por tales, a sus clientes, proveedores, socios e inversionistas, exigindoles en la medida de lo posible un alto y comprobado grado de solvencia moral y econmica. Adoptar medidas razonables para identificar a los beneficiarios finales del bien o servicio brindado, hasta donde alcance la diligencia de la empresa. Colaborar en todo lo que este al alcance de la empresa con las entidades fiscalizadoras, a fin de llegar a esclarecer sospechas derivadas de actividades ilcitas que tengan relacin con el lavado de activos y/o financiamiento del terrorismo. No se establecer vinculacin comercial alguna con personas naturales o jurdicas pblicamente vinculadas con actividades delictivas o respecto de las cuales no se pueda confirmar su identidad o solvencia moral y mercantil. Colaborar en la lucha contra el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo, propendiendo al adecuado funcionamiento del Sistema de Prevencin del LA/FT. Cumplir con las leyes y normas aplicables a la actividad que desarrolla y las relativas a la prevencin y deteccin del lavado de activos y financiamiento del terrorismo, a efectos de reducir su exposicin al riesgo de ser utilizado en actividades de lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Cumplir con los lineamientos generales establecidos en el presente Manual y en el Cdigo de Conducta. Conocer a sus trabajadores y a sus clientes, sean estos ltimos habituales o no habituales. MECANISMOS DE PREVENCIN CON RELACIN AL CLIENTE Y LOS TRABAJADORES Criterios para establecer el conocimiento del cliente y del trabajador

4. 5.

6.

7.

8.

9. 10.

IV.

1.

Son clientes todas las personas naturales y jurdicas a las que Los Portales S.A., en su condicin de sujeto obligado, presta algn servicio propio de su giro o actividad comercial vinculadas a la actividad inmobiliaria y a la actividad de construccin. Asimismo, es trabajador todo aquel que, independientemente del rgimen laboral en que se encuentre, desarrolla actividades permanentes, sin perjuicio del vnculo laboral o contractual con Los Portales S.A. 1.1 Implementacin de Ficha Personal de Clientes.-

A fin de registrar y verificar por medios fehacientes la identidad, representacin, domicilio, capacidad legal, ocupacin, personera jurdica y objeto social de los clientes de la empresa, habituales o no, as como cualquier otra informacin sobre la identidad de los mismos, se ha diseado e implementado la Ficha Personal de Clientes. La Ficha contiene los siguientes datos como mnimo: Datos Personales (Nombre y Apellidos, direccin, Fecha y Lugar de Nacimiento, Estado Civil, Capacidad Legal, Domicilio Actual, Telfonos, Nacionalidad, etc.) Documento de Identidad Profesin u oficio Razn Social de la Empresa o Centro de trabajo, Direccin Centro de Trabajo, Telfonos, Jefe Directo, Cargo que ocupa, monto promedio mensual de ingresos. Informacin de la transaccin: monto del contrato, descripcin del bien, plazo y monto mensual de pago. As mismo se adjuntaran a la ficha los siguientes documentos: Si es persona Natural: DNI Carne de Identidad Tarjeta de Identificacin Personal Carne de Extranjera o Pasaporte Poderes de los apoderados, inscritos en registros pblicos, de ser el caso

Si es Persona Jurdica: Escritura Pblica de Constitucin e inscripcin en los Registros Pblicos, en la que se indique su denominacin, forma societaria, domicilio y objeto social. Poderes de las personas que acten en su nombre, inscritos en Registros Pblicos y DNI. Copia de la Ficha R.U.C.

1.2

Implementacin de Ficha Personal de Trabajadores

Procurando mantener la ms alta calidad moral de todos los trabajadores, la empresa debe conocerlos adecuadamente, en especial a aquellos que desempean cargos relacionados con el trato directo con los clientes, recepcin de dinero y control de informacin, estableciendo normas y controles apropiados; motivo por el cual, se ha diseado e implementado la Ficha Personal de Empleados, que contendr la siguiente informacin:

Currculo de vida con fotografa reciente, la que tendr el carcter de declaracin jurada. Datos personales (nombre y apellidos, direccin, nacionalidad, etc.) Copia del DNI y en caso de personas extranjeras los documentos de identificacin legalmente establecidos Declaracin Jurada suscrita por el trabajador de no tener antecedentes policiales ni penales. Declaracin Jurada de haber tomado conocimiento y de cumplir con el Cdigo de Conducta y el Manual para la Prevencin de Lavado de Activos y Financiamiento al Terrorismo Copia de las constancias que acreditan la capacitacin indicada en el punto IV. 6 del presente Manual. Sanciones por incumplimiento de las normas internas impuestas por el sujeto obligado Informacin laboral (rea y cargo que desempea) Declaracin Jurada de Antecedentes Laborales Declaracin Jurada de Informacin Patrimonial, que permita tener conocimiento certero de la situacin econmica del personal.

El trabajador est obligado a comunicar a su jefe inmediato algn cambio en la Ficha, en forma escrita, en un plazo mximo que no exceder de los 15 das de ocurrido el hecho. Dicho cambio se har de conocimiento al Oficial de Cumplimiento para la actualizacin respectiva del legajo personal del trabajador.

El registro tendr la calidad de Declaracin Jurada y ser llenado por todos los trabajadores dedicados a la actividad inmobiliaria y a la actividad de construccin. Es responsabilidad del rea de Recursos Humanos la obtencin, registro y actualizacin de la informacin contenida en dicha ficha. 2. Descripcin de la Metodologa y Procedimientos de Obtencin y actualizacin de informacin del cliente

La Ficha Personal del Cliente, sealada en el Punto 1.1, ser llenada de manera obligatoria por todos los clientes al inicio de la relacin comercial a modo de Declaracin Jurada.

3.

Sistema para evaluar los patrimoniales del personal

antecedentes

personales,

laborales

No obstante, que en la Ficha Personal de Empleados conste que el trabajador no tiene antecedentes policiales ni penales, se le exigir la entrega de la Constancia de Antecedentes Judiciales, Policiales o Penales. Asimismo, de acuerdo a lo sealado en el Punto 1.2, el Currculo de Vida de cada empleado, deber contener los documentos que acrediten su experiencia laboral en el mercado. Por ltimo, en la Ficha Personal de Empleados, cada trabajador describir la situacin econmica en la que se encuentra al momento de ingresar a la empresa.

4.

Seales de Alerta para determinar conductas inusuales por parte del personal.

Las seales de Alerta constituyen para los sujetos obligados, sus trabajadores y Oficiales de Cumplimiento, una herramienta de apoyo para la deteccin y/o prevencin de operaciones sospechosas relacionadas al lavado de activos y financiamiento del terrorismo. En caso se identifique alguna de las operaciones o situaciones aqu descritas, corresponder al Oficial de Cumplimiento su anlisis y evaluacin con la finalidad de determinar si constituyen operaciones sospechosas y, en este ltimo caso, comunicarlas a la UIF-Per a travs de un Reporte de Operaciones Sospechosas (en adelante ROS). Es obligacin del sujeto obligado incorporar situaciones que escapen de la normalidad, segn su buen criterio. Las seales de alerta a tomar en cuenta son las siguientes: i. El estilo de vida del trabajador no corresponde a sus ingresos o existe un cambio notable e inesperado en su situacin econmica o en sus signos exteriores de riqueza sin justificacin aparente. ii. El trabajador utiliza su domicilio personal o el de un tercero, para recibir documentacin de los clientes del sujeto obligado. iii. Cualquier negocio realizado por el trabajador donde la identidad del beneficiario sea desconocida, contrariamente al procedimiento normal para el tipo de operacin o transaccin de que se trate. iv. El trabajador tiene o insiste en tener reuniones con clientes del sujeto obligado en un lugar distinto a la oficina, agencia, sucursal u otro local del sujeto obligado o fuera del horario laboral, sin justificacin alguna, para realizar una operacin comercial o financiera. v. El trabajador est involucrado con organizaciones sin fines de lucro, tales como fundaciones, asociaciones, comits, ONG, entre otras, cuyos objetivos han quedado debidamente demostrados que se encuentran relacionados con la ideologa, reclamos, demandas o financiamiento de una organizacin terrorista nacional y/o extranjera, siempre que ello sea debidamente demostrado. vi. Se comprueba que el trabajador no ha comunicado o ha ocultado al Oficial de Cumplimiento, informacin relativa al cambio en el comportamiento de algn cliente. 5. Seales de Alerta para la deteccin de operaciones inusuales y operaciones sospechosas.

Las seales de Alerta constituyen para los sujetos obligados, sus trabajadores y Oficiales de Cumplimiento, una herramienta de apoyo para la deteccin y/o prevencin de operaciones sospechosas relacionadas al lavado de activos y financiamiento del terrorismo. Asimismo, las Seales de Alerta se encuentran detalladas en el Anexo No. 01, el mismo que forma parte integrante e indesligable del presente documento. En caso se identifique alguna de las operaciones o situaciones aqu descritas, corresponder al Oficial de Cumplimiento su anlisis y evaluacin con la finalidad de determinar si constituyen operaciones sospechosas y, en este ltimo caso, comunicarlas a la UIF-Per a travs de un Reporte de Operaciones Sospechosas (en adelante ROS). Es obligacin del sujeto obligado incorporar situaciones que escapen de la normalidad, segn su buen criterio. Las Seales de Alerta a tomarse en cuenta son las siguientes: 5.1 Seales de Alerta para Operaciones o conductas inusuales relativas a los clientes del sujeto obligado:

a) b)

c) d) e) f) g)

El cliente se niega a proporcionar la informacin solicitada, presenta identificaciones inconsistentes, inusuales o de dudosa procedencia. Que se tome conocimiento por los medios de difusin pblica u otro, segn sea el caso, que un cliente est siendo investigado o procesado por el delito de lavado de activos, delitos precedentes, el delito de financiamiento del terrorismo y sus delitos conexos. El cliente presenta una inusual despreocupacin respecto de los riesgos que asume o los costos que implican el negocio o transaccin que est realizando. El cliente realiza de forma reiterada operaciones fraccionadas. El cliente realiza operaciones complejas sin una finalidad aparente. El cliente realiza constantemente operaciones y de manera inusual utiliza o pretende utilizar dinero en efectivo como nico medio de pago El cliente insiste en encontrarse con el personal del sujeto obligado en un lugar distinto a la oficina, agencia o local, para realizar una actividad comercial o financiera. Operaciones relacionadas con a la actividad de construccin, inmobiliaria o a ambas: Compras sucesivas de bienes inmuebles y transferencia de los mismos a diferentes personas, mediante addenda o clusulas adicionales al contrato Compras masivas de bienes inmuebles, pese a que el saneamiento fsico legal est pendiente. El cliente realiza frecuentemente operaciones por sumas de dinero que no guardan relacin con la ocupacin que declara tener El representante o intermediario realiza operaciones sustanciales en efectivo, a nombre de clientes o fideicomisos, cuyo perfil no concuerda con tales operaciones. Compraventa de bienes inmuebles a favor de menores de edad Adquisicin de bienes inmuebles por personas no residentes en el pas Compraventa de un inmueble a bajo precio cuando su valor real es alto, o viceversa Solicitud de realizar operaciones en condiciones o valores que no guardan relacin con actividades o el perfil del adquirente. Solicitud de dividir operaciones o dividir los pagos de las mismas, generalmente en efectivo Habilitaciones Urbanas o Edificaciones con participacin de personas naturales que invierten en ms del 10% del valor de la obra, y solicitan no aparecer en la transaccin Habilitaciones Urbanas o Edificaciones con aportes de persona(s) jurdica(s) recientemente constituida y se convierte en inactiva o no habida, tan pronto concluye la obra. Habilitaciones Urbanas o Edificaciones con aportes de personas jurdicas no domiciliadas Adquisiciones en las que participan empresas offshore.

5.2

a) b) c) d)

e) f) g) h) i) j)

k)

l) m)

6.

Mecanismos implementados para promover la capacitacin del personal y del Oficial de Cumplimiento.

Con la finalidad de desarrollar y mantener, en un alto grado, la integridad del personal y del Oficial de Cumplimiento, se concretar un programa de capacitacin anual que permita a tanto a los trabajadores como al Oficial de Cumplimiento, as como al Gerente General, Gerentes y Administrador, estar instruidos en materia de prevencin

del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo, debiendo recibir cuando menos 01 (una) capacitacin al ao. Las capacitaciones podrn ser dictadas a los trabajadores de Los Portales S.A. y a quienes desempeen algunos de los cargos indicados en el prrafo precedente por el Oficial de Cumplimiento, mediante cualquier medio o modalidad fsica o informtica que considere conveniente, para lo cual emitir una constancia con carcter de declaracin jurada en la que indique la fecha, da, lugar y duracin de dicha actividad, los nombres de los participantes, cargos que ocupan y el temario. Un ejemplar de dicha constancia se incorporar en cada uno de los legajos personales de quienes hayan participado.

7.

Sanciones Internas por incumplimiento del Cdigo de Conducta, el presente Manual, el Sistema de Prevencin en su conjunto o las disposiciones legales vigentes.

Las Sanciones Internas por incumplimiento del Cdigo de Conducta, el presente Manual y/o el Sistema de Prevencin en su conjunto, son las siguientes: (i) Amonestacin; (ii) Suspensin; (iii) Despido; las cuales debern aplicarse segn la gravedad de la infraccin realizada y al amparo de las normas laborales vigentes. VI. 1. PROCEDIMIENTOS DE REGISTRO Y COMUNICACIN DE OPERACIONES Procedimientos de registro y conservacin de la informacin y documentacin

La empresa llevar un Registro de Operaciones (ROP), el cual ser complementado al inicio de la relacin comercial mediante sistemas manuales e informticos, el cual contendr la informacin mnima a que se refiere el Anexo No 02, el mismo que formar parte integrante e indesligable del presente Manual. La informacin y documentacin antes indicada permanecer en los archivos de la empresa un mnimo de 05 (cinco) aos y deber tenerse una copia de seguridad de tal modo que garantice su conservacin y fcil recuperacin. 2. Del Registro de Operaciones (ROP)

Para el caso de Los Portales S.A., en su condicin de sujeto obligado cuya actividad es la inmobiliaria: compraventa, el umbral aplicables para el Registro de Operaciones (ROP) es por importes iguales o superiores a $30,000.00 (Treinta Mil y 00/100 Dlares Americanos). Las operaciones mltiples no son aplicables. No se podr excluir del Reporte de Operaciones a ningn cliente. PORTALES lleva el registro de operaciones (ROP) en la siguiente forma: Si No Sistema Manual Forma de llevar el ROP Si Libro/cuadro/archivador o similar Anexo 2 de la Resolucin SBS No. 486-2008 y sus modificatorias Otro (se especificar) Hoja Excel No

Sistema

Electrnico

Anexo 2 de la Resolucin SBS No. 486-2008 y sus modificatorias Otro (se especificar) Marque con un aspa (x) las opciones que corresponda

3.

Formularios para el registro de operaciones y reporte de operaciones sospechosas

El Formulario para el Registro de Operaciones se encuentra en el Anexo no. 02. Asimismo, cabe sealar que el reporte de operaciones sospechosas deber contener la informacin mnima a que se refiere el Anexo No 03, adjunto al presente Manual, el mismo que podr ser utilizado para la comunicacin de operaciones inusuales o sospechosas ante la UIF-PER

4.

Procedimiento interno de consulta y comunicacin de operaciones inusuales y sospechosas

Si existe alguna seal de alerta de la cual se desprenda alguna operacin inusuales y sospechosa, est informacin deber ser inmediatamente comunicada al Oficial de Cumplimiento designado, quien evaluar el caso con la finalidad de brindar informacin veraz y relevante a la UIF PER. 5. Procedimiento para el reporte de operaciones sospechosas

La empresa se encuentra obligada a comunicar a la Unidad de Inteligencia Financiera las transacciones sospechosas que detecte en el curso de sus actividades, sin importar los montos involucrados, en un plazo no mayor de treinta (30) das calendario desde la fecha en que stas han sido detectadas Procedimiento para atender requerimientos de informacin de la UIF PER y dems autoridades competentes.

6.

En caso la UIF-PER realizar algn requerimiento, ste ser absuelto dentro del plazo establecido por la entidad, o en su defecto, dentro de los primeros quince (15) das hbiles de la notificacin de dicha comunicacin.

VII.

REVISIN DEL SISTEMA DE PREVENCIN DEL LAVADO DE ACTIVOS Y FINANCIAMIENTO AL TERRORISMO Funciones y Responsabilidad del Oficial de Cumplimiento.

1.

El Oficial de Cumplimiento es el funcionario responsable de vigilar el cumplimiento del sistema de prevencin del lavado de dinero o de activos en los sujetos obligados que sean personas jurdicas, as como de las normas sobre la materia y de las polticas y procedimientos establecidos por los mismos sujetos obligados. El Oficial de Cumplimiento es designado por el Directorio u rgano equivalente de los correspondientes sujetos obligados, para lo cual se requiere ser funcionario de nivel gerencial.

Asimismo, la Ley faculta a un grupo econmico la eleccin de nombrar un Oficial de Cumplimiento Corporativo, el mismo que es responsable del sistema de prevencin de cada uno de los siguientes obligados que forman parte del grupo. Dentro de las responsabilidades del Oficial de Cumplimiento se encuentran las siguientes: a) b) c) d) e) Vigilar el cumplimiento del sistema para detectar operaciones sospechosas del lavado de activos y del financiamiento del terrorismo Verificar la aplicacin de las polticas y procedimiento implementados para el conocimiento del cliente y del trabajador Definir estrategias para prevenir el lavado de activos y el financiamiento del terrorismo en su sector Proponer seales de alerta a ser incorporadas en el Manual de Prevencin de dicha materia Analizar las operaciones inusuales detectadas, con la finalidad de determinar las operaciones que podran ser calificadas como sospechosas y en su caso, reportarlas a la UIF-PER a travs del ROS, llevando control de stas Adoptar las acciones necesarias que aseguren su capacitacin, la del personal y del sujeto obligado, de ser el caso, en materia de prevencin de lavado de activos y de financiamiento al terrorismo Ser el interlocutor del sujeto obligado ante la UIF-PER Emitir informes anuales sobre la situacin del sistema de prevencin en general y su cumplimiento Custodiar los registros y dems documentos requeridos para la prevencin de lavado de activos y de financiamiento al terrorismo Revisar peridicamente en la pgina Web del GAFI la lista de pases y territorios no cooperantes, as como la lista OFAC, adoptando las medidas preventivas necesarias Revisar peridicamente en la pgina web de las Naciones Unidas las listas sobre personas y empresas o entidades involucradas en actividades terroristas o que las financien, en especial, las emitidas por el Consejo de Seguridad de las Naciones Unidas, en el marco del Capitulo VII de la Carta de la ONU; en caso alguna de ellas sea o haya sido del sujeto obligado, adoptar las medidas preventivas necesarias, debiendo informar dichos casos a la UIF-PER Revisar peridicamente la pgina web de la Superintendencia de Banca y Seguros la lista de personas expuestas polticamente Las dems que sean necesarias para vigilar el funcionamiento y el nivel de cumplimiento del sistema prevencin de lavado de activos y de financiamiento al terrorismo.

f)

g) h) i) j)

k)

l) m)

2.

Grado de dedicacin del Oficial de Cumplimiento

El grado de dedicacin del Oficial de Cumplimiento designado por la empresa no es a dedicacin exclusiva. Asimismo, el Oficial de Cumplimiento es una persona de confianza y depende laboralmente del sujeto obligado, no obstante, goza de autonoma e independencia en el ejercicio de sus responsabilidades y funciones. 3. Controles internos para prevenir o detectar operaciones inusuales y sospechosas, as como de mayor riesgo.

Se utilizar el siguiente criterio de determinacin: Operacin individual que realice con clientes habituales u ocasionales por importes iguales o superiores a $ 10,000.00 (Diez Mil y 00/100 Dlares Americanos) 4. Mecanismo de Consulta y Comunicacin permanente entre sujetos obligados que conforman el mismo grupo econmico.

El Oficial de Cumplimiento de Los Portales S.A. cumple tal funcin tambin en la empresa subsidiaria de sta, Inversiones Nueva Etapa S.A.C., siendo por tanto un Oficial de Cumplimiento Corporativo. Asimismo, la empresa en cuestin mantienen a los mismos funcionarios principales y existen los mismos mecanismos de comunicacin que los sostenidos al interior de Los Portales S.A.

VIII. 16.

DEBER DE RESERVA El ROS, ROP, la informacin y documentacin contenida en ellos y toda comunicacin que sobre el particular enve el sujeto obligado a la UIF-Per, tienen carcter confidencial conforme a Ley, por lo que bajo responsabilidad, el sujeto obligado sea sta persona natural o jurdica, incluidos sus accionistas, directores, gerente general, gerentes, funcionarios, trabajadores o terceros con vnculo profesional, y en especial el oficial de cumplimiento, estn impedidos de poner en conocimiento de persona alguna, salvo un rgano jurisdiccional u otra autoridad competente conforme a las disposiciones legales vigentes, que dicha informacin ha sido solicitada y/o proporcionada a la UIF- Per.