Relaciones Interpersonales e Imagen Profesional en la Oficina

Prof. Yanitza Olivencia

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Introduccin
Los profesionales se distinguen, entre otras razones, por la imagen profesional que

proyectan, por practicar una tica profesional,

por actitudes positivas y la observancia de las normas de cortesa y etiqueta.

Reglas de Cortesa y Etica en la Empresa

Etiqueta = tarjeta Modales = seguir las reglas Etica Profesional = comportamiento moral
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Normas de Cortesa
La etiqueta puede ayudarte a desenvolver armoniosamente y con xito en una reunin, en la mesa y en las distintas actividades sociales.
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Capacidades Humanas
Autoestima:

Ayuda a los seres humanos en sus relaciones interpersonales.

Concepto de valoracin propia. Aceptacin de las capacidades
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Actitudes Positivas
Honradez, honestidad Buen carcter, espritu de servicio Lealtad Exactitud Orden Destreza Manual Buena vista, buena memoria Responsabilidad Veracidad
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Sus buenos Modales

Pblico Variadas experiencias Presentarse con un aspecto agradable Reglas de cortesa en las citas Presentar a una persona En la oficina
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Principios Cdigo tico Conducta Moral

Leal a la firma Respete la lnea jerrquica Respete la vida de los dems Sea corts y paciente Salude
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Principios Cdigo tico Conducta Moral

Sea educado con los socios o visitantes No use el telfono para asuntos personales No cite a sus amigos en horas de trabajo No mastique chicle

Cdigo de Etica
Proteger adecuadamente la informacin.
Mantener la exactitud y alterarla. Respetar y proteger la privacidad No curiosear en los archivos. Respetar la propiedad ajena.

No copiar los programas de la comp.

Cumplir con los horarios de trabajo.
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Atender Visitantes

La mayor parte de las personas que visitan una compaa lo hacen en bsqueda de algn servicio. Merecen todo el respeto y consideracin.
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Visitantes
Con cita

Ya tiene un tiempo separado en el calendario del ejecutivo o mdico. Requiere menos tiempo de atencin. Si no se le puede atender, ofrecerle excusas y explicar. Planificar si el cliente con cita tom ms tiempo del programado.
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Visitantes
Sin cita

El Tcnico de Rcord Mdico o asistentes deben conocer los procedimientos, normas y reglas del ejecutivo para atender a este tipo de visitante.
Superiores del ejecutivo Compaeros de trabajo Amigos del ejecutivo Vendedores y porpagandistas Pblico en general
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Visitantes sin cita

Pedir cortsmente al visitante que se identifique y explique el propsito de su visita. Conceder al visitante una cita para una fecha prxima. Si el asunto tiene urgencia, consultar al ejecutivo si entre una cita y otra puede recibir al visitante.
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Asunto se resuelva
Tratar de resolver la situacin l mismo.

Referir al cliente a otra persona en el departamento.

Aprovechar el tiempo disponible entre un cliente con cita que no consumi todo el tiempo.
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Proceso para Atender Visitantes

Llegada
Interrumpir el trabajo que se est realizando y presentar toda su atencin. Recibir al visitante con un saludo cordial. Si el AA est en el telfono, debe sonrer al visitante y hacerle un gesto invitndolo a sentarse. Identificarse ante el visitante. Anunciar al ejecutivo que el visitante ha llegado. Escoltar al visitante hasta la oficina del ejecutivo.
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Atender Visitantes
La Estada
Invitar al visitante a sentarse. Ofrecer algo de tomar.

Proveer material de lectura.

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Atender Visitantes
La Despedida
El Asistente debe escoltarlo hasta la salida y despedirse cortsmente. El oficial de seguridad o recepcionista se comunica con la persona con quien el visitante tiene cita. El empleado lo recibe y lo escolta hasta la oficina. Al terminar la visita, nuevamente se escolta hasta el lugar donde firm.
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Calendario de Citas
El Asistente es responsable de mantener el calendario de citas del mdico. Debe incluir citas personales con clientes que tiene el ejecutivo, reuniones de comits o juntas, fechas lmites para entrega de documentos y viajes.

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Aspectos a considerarse
Horas y das para dar citas.

Horas debe evitarse dar citas.

El tiempo mximo para cada cita.

Tiempo libre entre citas.

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Al anotar los compromisos en el calendario se debe incluir:

Da y hora de la cita, reunin o viaje. Nombre completo. Propsito o asunto de la cita. Nmero de telfono.

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Cancelacin de Citas
El asistente debe tener alternativas disponibles para ofrecer al cliente y as

coordinar la nueva cita.

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Los Modales por Telfono

Debido a que un gran nmero de transacciones comerciales se realiza a travs del telfono, es de suma importancia la imagen que se proyecta a travs de la comunicacin telefnica. Algo que puede parecer tan insignificante como el dejar a un cliente esperando en lnea por un tiempo

largo, puede causar que ste cuelgue y llame a un

competidor
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Los Modales por Telfono

Marque bien el nmero Contestar el telfono antes del tercer timbre Conteste adecuadamente Identifquese

Hable con naturalidad

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Recomendaciones

Cambie de lnea cuidadosamente Anotar los mensajes detalladamente Deje la lnea cordialmente NO comer o masticar chicle Termine la llamada
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Imagen Profesional

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El Vestir en las Mujeres

Cmo cultivar el buen gusto
Buen gusto: sencillez y adecuacin equilibrada de los vestidos, apropiados para determinadas ocasiones Se adquiere a travs de: cuidadosa atencin, observacin y prctica en los cambios de las modas.
Mal gusto: se identifica con las combinaciones de colores poco adecuados, conjuntos en los que se mezclan estilos de sport y de vestir, vestidos demasiado ajustados y uso excesivo de adornos y maquillaje.
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El vestir en las mujeres

Elija trajes apropiados para usted
Estatura, peso, proporciones y contorno facial limitan lo que le sienta bien a una mujer. Lnea, diseo, hechura y colorido pueden usarse para provocar efectos que disimulen faltas o realcen los atractivos

Los defectos pueden evidenciarse por no saber elegir el vestido apropiado

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Observaciones sobre la lnea

Lneas verticales alargan la figura y hacen ms delgada.
Lneas horizontales dan sensacin de anchura y acortan la figura. Las lneas discontinuas acortan la altura y aumentan el ancho.

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Observaciones sobre los Tejidos

Superficies brillantes agrandan la figura. Tejidos gordos o con nudos no van bien a las figuras cortas, porque aaden anchura y peso. Las lanas y telas lisas de superficie mate estilizan la figura.

Las telas muy finas o transparentes dejan ver los defectos de la figura. Slo deben llevarlos las mujeres delgadas y bien proporcionadas.
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La Mujer de Estatura Baja

Lleve todo adecuado a su tamao. El bolso pequeo del mismo color del traje Elija chaquetas rectas y semientalladas, cuellos pequeos, pelo corto Evite la combinacin de dos colores Faldas rectas, no muy ceidas. No ponerse lneas horizontales Utilice trajes estampados de dibujo menudo y definido Lleve tacones altos, pero no exagerados Pngase los detalles slo en la parte superior del vestido
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La Mujer de Estatura Alta

Puede utilizar lneas horizontales para acortar su figura
Elegir bolsos grandes y brillantes, con adornos grandes Evitar todo lo que parezca aumentar su longitud

Pueden utilizar colores contrastantes en vestidos de dos piezas y cinturones de color diferente
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La Mujer de Estatura Alta

No usar ropa muy estrecha. Pngase gneros suaves en los que se puedan hacer pliegues. Evite las lneas verticales. Pngase cuellos grandes y anchos y mangas largas Chaquetones voluminosos, trajes de chaqueta larga y estampados alegres. Evite telas con dibujo pequeo o con brillo Elija faldas anchas Lleve zapatos planos para ir sport, mediano o bajo para el trabajo y tacn alto para vestir.
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Eleccin de Colores
Colores oscuros son ms elegantes. Colores claros hacen a las personas ms altas. Un vestido de un solo color aumenta la estatura. Combinaciones de dos colores cortan la figura y la hacen parecer ms baja y ms ancha. Estampados grandes hacen parecer ms grande. Dibujos pequeos y definidos son mejores para las personas pequeas.

Los gneros listados multicolores hacen la figura ms pesada y ancha.

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Fuentes Bibliogrficas
Maldonado Ruiz, Amelia. Procedimientos Administrativos para la Oficina. McGraw-Hill. Mxico. Sferra, Wright & Rice. Personalidad y Relaciones Humanas. McGraw-Hill. Mxico.

http://www.encolombia.com/estetica/vestuario.htm El Vestuario
http://www.archivo.elnuevodiario.com.ni/2004/septiembre Modales de la Ejecutiva Moderna http://protocolo.org/gest_web/proto Protocolo y Etiqueta.
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Gracias por su atencin.

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