BAB I PENDAHULUAN A.

LATAR BELAKANG Manajemen organisasi menghasilkan dan menyimpan sejumlah data, yang dapat diubah menjadi informasi yang berguna. Secara umum, data adalah gambaran kasar dari fakta dan gambar (fact & figure). Data yang telah diolah menjadi matang merupakan bahan berharga, bernilai, berkualitas dan bermanfaat untuk manajemen dalam mengambil keputusan yang tepat dengan segera. Informasi yang diperoleh pihak manajemen, merupakan senjata andalan dalam mengelola organisasi. Program Bidan Delima merupakan program unggulan Pengurus Pusat Ikatan Bidan Indonesia (PPIBI). Program ini dikembangkan sebagai program yang berkesinambungan. Selain usaha advokasi dan pemasaran harus dilaksanakan oleh IBI guna mendukung keberlanjutan program, IBI juga harus dapat mengkoordinir dan mengelola uang iuran Bidan Delima yang merupakan kunci dari kesinambungan program. Adanya penjenjangan (Pusat, Propinsi dan Kabupaten/kota) sebagai pelaksana program Bidan Delima, menimbulkan potensi kerancuan data di tiap level manajemen. Untuk itu sangat dibutuhkan suatu sistim manajemen informasi yang akurat, yang dapat membantu Pengurus IBI dalam mengelola iuran Bidan Delima. Disamping itu, dapat diketahui secara pasti jumlah BPS, sistim monitoring dan jenis pelatihan yang telah dimiliki BPS, sehingga dapat diketahui kualitas pelayanan BPS tersebut. Data merupakan alat bantu promosi PPIBI guna menggalang kemitraan dan kerjasama dengan stake holder dan pihak donor lainnya.

B.

TUJUAN 1. Tujuan Umum Memberikan panduan dalam mengelola data menjadi informasi yang bermanfaat dan berkualitas bagi manajemen program dan memberikan arahan yang jelas kepada Unit Pelaksana Program dalam melaksanakan fungsi dan perannya, sehingga dapat menghasilkan keputusan yang tepat, akurat dan cepat. 2. a. Tujuan Khusus Memberikan panduan dalam mengelola data menjadi informasi yang bermanfaat dan berkualitas bagi manajemen/Unit Pelaksana Program di tingkat Pusat/ Provinsi/ Cabang b. Membantu manajemen/ Unit Pelaksana dalam mengelola data anggota, iuran dan logistik

C.

RUANG LINGKUP Dalam Buku Panduan Sistem Manajemen Informasi (SIM) Bidan Delima ini akan dibahas : a. Pengelolaan Database Bidan Delima Berbasis Web b. Sistim pelaporan di tingkat Pusat, Provinsi dan Cabang.

BAB II PEMILIHAN SISTEM INFORMASI PADA PROGRAM BIDAN DELIMA A. PEMILIHAN SISTEM Pemilihan sistem bertujuan untuk menguraikan kebutuhan informasi manajemen Program Bidan Delima dalam mengelola data sebagai berikut: 1. Jumlah dan Profile Bidan Delima dan Fasilitator yang bertanggung. 2. Data perekrutan keanggotaan Bidan Delima. 3. Data keuangan dan pencapaian Iuran tahunan Bidan Delima yaitu iuran tahun pertama sebagai pengganti paket Bidan Delima dan tahun selanjutnya. Kontribusi dan pengiriman alokasi iuran/transfer oleh pengurus kabupaten/kota ke propinsi dan pusat. 4. Data Logistik Bidan Delima. Menginventarisir data logistik yang meliputi stock/persediaan, jumlah permintaan/pemesanan, dan pengiriman/pendistribusian kabupaten/kota. 5. Data Monitoring dan kunjungan evaluasi kinerja Bidan Delima yang dilaksanakan oleh kabupaten/kota, provinsi dan pusat. 6. Informasi susunan kepengurusan dan kontak person di masingmasing kabupaten/kota, provinsi, dan pusat. 7. Informasi kegiatan seperti Launching, Advokasi, pemasaran dan lain-lain. Database Program Bidan Delima dirancang agar dapat mencakup semua provinsi dan mampu merekrut anggota sampai 80,000 atau seluruh BPS yang ada di Indonesia. dari tingkat pusat, provinsi dan

SIM dapat meningkatkan dan mendukung pengumpulan pembayaran iuran agar mencapai ketahanan keuangan dan keberlangsungan program.

B.

ALUR SISTEM INFORMASI Data identitas Bidan Delima dan kegiatan program berasal dari Unit Pelaksana kabupaten/kota. Data yang diperoleh di masukan ke dalam Buku Register kabupaten/kota dan Form Identitas Bidan Delima. Sebagai bentuk kontrol dan umpan balik Unit Pelaksana Pusat akan mengirimkan Laporan Triwulan secara rutin kepada Unit Pelaksana Provinsi diminta Flow Diagram SIM
Kabupaten/Kota

dan

Kabupaten/Kota.

Unit

Pelaksana

Provinsi

dan

Kabupaten akan melakukan cross check dan mengisi data yang

Data Bidan Delima:

Laporan Triwulan

Pusat

Identitas Sertifikat Iuran BD Update Pelatihan Monitoring Monitoring Launching Advikasi Pemasaran

Data Kegiatan

Laporan Triwulan

Register Kabupaten/Kota

Laporan Triwulan

Propinsi

Keterangan: Laporan Kegiatan Laporan ke pusat Program Bidan Delima Laporan dari pusat

C.

MACAM DATA 1. Data Bidan Delima a. Identitas 1) Data identitas pribadi Bidan Delima, berupa nama, alamat, pendidikan, nomor telepon dan photo. 2) Data didapat dari Bidan Delima langsung dengan mengisi formulir Identitas bidan praktek swasta (BPS) pada saat mendaftarkan diri menjadi Bidan Delima. b. Data Logistik 1) Data kelengkapan jenis dan jumlah logistik yang sudah diterima oleh Bidan Delima. 2) Data diperoleh dari laporan penerimaan logistik dari Unit Pelaksana kabupaten/Kota c. Data Iuran 1) Data penerimaan iuran pertama dan tahunan yang telah diterima dari Bidan Delima. Kegunaan data ini adalah untuk memantau kepatuhan Bidan Delima terhadap kewajibannya dan membantu unit pelaksana dalam mengelola keuangan. 2) Data diperoleh dari laporan pembayaran iuran dari Unit Pelaksana Kabupaten/Kota. 2. Data Kegiatan a. Merupakan data kegiatan yang dilakukan oleh Unit Pelaksana Bidan Delima pada Tingkat Kabupaten/Kota, Propinsi dan Pusat. b. Data diperoleh dari laporan rutin unit pelaksana proram. c. Jenis kegiatan yang dilakukan oleh unit pelaksana proram antara lain: 1) Monitoring 2) Launching 3) Advokasi 4) Pemasaran

BAB III SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA UNIT PELAKSANA KABUPATEN/KOTA A. APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Data Bidan Delima bersumber dari Laporan Unit Pelaksana Bidan Delima Kabupaten/Kota (PC). B. PENGUMPULAN DAN PENCATATAN DATA Kinerja Bidan Delima berada di bawah pengawasan langsung PC. Data Bidan Delima di PC diperoleh langsung dari BPS melalui laporan kegiatan rutin unit pelaksana dan fasilitator (mentoring, monitoring, peer group, rekrutment. iuran, logistik dan kegiatan lainnya). Untuk memudahkan pencatatan di bawah ini diulas mengenai cara dan bentuk pencatatan di PC: 1. Data Anggota dan perekrutan Bidan Delima (jumlah, data individu dll). Pendaftaran BPS untuk menjadi BD dilakukan di PC. PC akan mencatatnya dalam buku register Bidan Delima (lampiran 5). BPS membayar biaya pendaftaran dan mengisi Formulir Identitas Bidan Delima (lampiran 1). Formulir Identitas Bidan Delima dicopy dan yang asli dikirimkan ke PPIBI bersama dengan laporan validasi . 2. Data logistik BPS yang telah lulus validasi berhak atas Brand Bidan Delima, untuk itu PPIBI memberikan sertifikat dan paket Bidan Delima (untuk lebih lengkapnya lihat panduan logistik). Paket Bidan Delima akan dikirimkan setelah bidan membayar iuran. Setelah paket diterima, PC mengisi formulir penerimaan yang dikirim bersama dengan paket tersebut. Isi tanggal penerimaan, banyaknya, kondisi dan setelah itu catatkan dalam buku register. Paket logistik yang telah diterima didistribusikan kepada Bidan 7

Delima yang berhak menerimanya. Dalam paket tersebut terdapat formulir penerimaan logistik yang harus diisi oleh Bidan Delima. Bidan Delima mengecek kelengkapan dan kondisi paket, serta mengisi formulir dan menandatangani, lalu form di simpan di PC. 3. Data iuran Bidan Delima wajib membayar iuran tahunan. Prosedur pembayaran iuran pertama dilakukan ketika Bidan Delima menerima paket logistik. Lalu di catat pada buku register siapa saja bidan yang membayar iuran tersebut. Iuran Bidan Delima sesuai dengan panduan keuangan harus dikirmkan juga ke PD dan PP. Pengiriman dilakukan melalui transfer bank ke rekening yang telah ditetapkan (lebih lengkapnya lihat panduan keuangan). Setelah melakukan pengiriman uang ke PD dan PP, sesegera mungkin mengirimkan copy bukti transfer ke PD dan PP. Sebagai bukti bahwa uang sudah diterima oleh PD dan PP, PC akan menerima kwitansi penerimaan iuran dari PD dan PP. Kemudian PC melakukan pencatatan dalam buku register berupa tanggal, jumlah dan rekening tujuan transfer. 4. Data monitoring Monitoring dilakukan guna menjaga mutu pelayanan BPS yang telah menjadi Bidan Delima. Pencatatan hasil monitoring dilakukan di buku register. Catatkan waktu pelaksanaan, Pemonitoring (sebutkan nama dan jabatan (Sertakan nama pendamping dari PD, PP, stakeholder atau donor), nama Bidan Delima yang dimonitoring, Hasil monitoring (Memuaskan/Perlu perbaikan), Umpan Balik dan Rencana Tidak Lanjut dari monitoring (lihat panduan monitoring). 5. Launching, Advokasi, pemasaran dan data Kegiatan lainnya yang dilakukan oleh Unit Pelaksana Bidan Delima. Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh PC berkaitan dengan Bidan Delima wajib dicatat di buku register. Catat waktu, tempat pelaksanaan, peserta kegiatan, hasil kegiatan dan keterangan lainnya.

C.

PELAPORAN Data yang telah dicatat, tiap tiga bulan sekali dilaporkan ke Pusat dan Daerah/Propinsi. Secara umum hal yang perlu dilaporkan adalah: Jumlah CBD, BD dan Fasilitator, perekrutan dan validasi (jumlah yang direkrut, yang ikut prakualifikasi), logistik (yang diterima dan yang tersalurkan, stock), iuran (dana terkumpul, saldo), monitoring, photo kegiatan dan dokumen yang terkait. Adapun bentuk/format laporan adalah sebagai berikut: 1. a. 2. a. b. c. d. Form Identitas Bidan Delima Data Bidan Delima berupa nama, alamat, pendidikan, dsb (lihat lampiran 1) Laporan Triwulan Kabupaten/ Kota Jumlah CBD, BD dan Fasilitator Iuran Distribusi Paket Bidan Delima Kegiatan yang dilakukan (lampirkan photo bila ada) 3. Monitoring Pelatihan klinis Advokasi Pemasaran dll

Bentuk laporan hasil validasi: Dilaporkan ketika ada CBD yang dinyatakan lulus Validasi tidak perlu menunggu Laporan Triwulan-an. Bentuk laporan validasi adalah: a. Surat Laporan Validasi b. Rekapitulasi (ringkasan) Validasi c. Formulir Identitas Bidan Delima sebanyak Bidan Delima yang di Validasi.

4.

Bentuk laporan penerimaan logistik. Formulir penerimaan logistik dicopy dan dikirimkan kembali/difax ke PPIBI sebagai laporan bahwa paket logistik telah diterima (lihat panduan Logistik) .

5.

Bentuk laporan iuran

Dilaporkan pada laporan triwulan. Setelah melakukan pengiriman uang ke PD dan PP, sesegera mungkin mengirimkan copy bukti transfer ke PD dan PP. Sebagai bukti bahwa uang sudah diterima oleh PD dan PP, PC akan menerima kwitansi penerimaan iuran dari PD dan PP. (lihat panduan keuangan). D. KONTROL Kontrol terhadap data dilakukan dengan membuat Tembusan/Carbon Copy (CC) kepada PD, untuk setiap pelaporan yang dilakukan. Kontrol juga dilakukan dengan cara melakukan croscek data yang didapat dari unit pelaksana Bidan Delima kabupaten/kota dengan data yang didapat dari unit pelaksana Bidan Delima daerah dan pusat. Sehingga data Bidan Delima yang ada di unit pelaksana Bidan Delima PC, PD dan PD merupakan data yang benar.

10

BAB IV KEGIATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA UNIT PELAKSANA PROPINSI A. APLIKASI SISTEM INFORMASI MANAJEMEN Secara umum penerapan sistem informasi manajemen di tingkat Unit Pelaksana Bidan Delima merupakan suatu bentuk penyeimbang informasi dan sistem kontrol pada data di tingkat pusat dan tingkat cabang kabupaten/kota. Melalui mekanisme seperti ini, unit pelaksana propinsi dapat menjadi suatu kontrol pada Sistem Informasi Manajemen Bidan Delima secara umum. Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi dapat melakukan koreksi pada data yang diterima baik dari kabupaten/kota maupun dari pusat. B. PENGUMPULAN DAN PENCATATAN DATA Data yang perlu dikoordinir di PD: 1. Data Anggota dan perekrutan Bidan Delima (jumlah, data individu dan lain-lain) dari tiap cabang. Data ini diperoleh dari laporan perekrutan Bidan Delima oleh PC. 2. Data logistik Data Logistik didapat dari tembusan pengiriman logistik dari pusat dan laporan penerimaan logsitik oleh PC dan Bidan Delima. 3. Data iuran Data iuran diperoleh dari laporan penerimaan iuran dari PC dan laporan pengiriman/transfer alokasi iuran ke PD. 4. Kegiatan monitoring Pencatatan hasil monitoring dilakukan di buku register Bidan Delima. Catatakan waktu pelaksanaan, Pemonitoring (sebutkan nama dan jabatan, sebutkan pula pendamping kegiatan dari PP/ stakeholder/ donor bila ada) nama yang diwawancara (untuk monitoring manajemen unit pelaksana PC) nama Bidan Delima yang dimonitoring (bila monitoring ke

11

Klinik Bidan Delima), Hasil monitoring (Memuaskan/Perlu perbaikan), Umpan Balik dan Rencana Tidak Lanjut dari monitoring. (lihat di panduan monitoring. 5. Kegiatan Launching, Advokasi, pemasaran dan data Kegiatan lainnya yang dilakukan oleh unit pelaksana Bidan Delima. C. PELAPORAN Pelaporan dilakukan 3 bulan sekali (triwulan). Laporan berisikan kegiatan yang dilakukan Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi, jumlah/data Bidan Delima di seluruh PC diwilayah kerjanya, data fasilitator, CBD, data iuran dan data logistik. Data yang telah dicatat, pertiga bulan sekali dilakukan pelaporan ke Pusat. Secara umum hal yang perlu dilaporkan adalah : Profile Data IBI Cabang, Jumlah CBD, BD dan Fasilitator, Perekrutan dan Validasi, Logistik, Iuran, Monitoring, Poto kegiatan dan dokumen yang terkait. Adapun bentuk laporan adalah sebagai berikut: 1. Betuk laporan tiga bulanan: Penerimaan Iuran dari PC Info Saldo Informasi pemantauan Bidan

2. Bentuk laporan iuran Laporan ini merupakan feed back kepada PC sebagai tanda bukti iuran yang dikirim telah diterima oleh PD. Laporan berbentuk: Surat, dan Kwitansi penerimaan iuran.

(lihat panduan keuangan). 3. Bentuk laporan Jumlah CBD, BD dan Fasilitator Seluruh PC, logistik, Monitoring, Launching, Advokasi, pemasaran dan kegiatan yang dilakukan oleh unit pelaksana Bidan Delima lainnya dapat dilaporkan bersama dengan laporan triwulan. Delima (Photo bila ada)

12

D.

EVALUASI DAN KONTROL Evaluasi dilakukan terhadap seluruh proses kegiatan pengolahan data di Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi. Kontrol dilakukan dengan cara melakukan croscek data yang didapat dari Unit Pelaksana Bidan Delima Kabupaten/Kota dengan data yang didapat dari Unit Pelaksana Bidan Delima Pusat. Sehingga data Bidan Delima yang ada di Unit Pelaksana Bidan Delima Propinsi merupakan data yang benar.

13

14

BAB V KEGIATAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PADA UNIT PELAKSANA PUSAT A. PENGUMPULAN DAN PENCATATAN DATA Data kegiatan Program Bidan Delima berasal dari laporan kegiatan triwulanan yang dikirim oleh provinsi dan kabupaten/kota. Tahap pertama yang dilakukan ialah mengumpulkan data di Sekretariat Bidan Delima Pusat, mencek kelengkapan data dan memverifikasi. Kemudian mengkonversi data ke spreadsheet format data yang baru, kemudian menyiapkan suatu laporan sebagai feedback untuk masing-masing kabupaten/kota dan provinsi jika terdapat gap/perbedaan/kesalahan data yang ada pusat dengan yang ada di propinsi dan kabupaten/kota dan meminta untuk melengkapi data yang tidak sesuai. Cara dan bentuk pencatatan: 1. Data Anggota dan perekrutan Bidan Delima Data anggota dan perekrutan diperoleh dari laporan validasi PC. Data yang telah diterima Pusat terlebih dahulu harus diverifikasi kelengkapan berkasnya. Berkas yang di butuhkan antara lain: a. b. Berkas/Surat Laporan Hasil Validasi PC Berkas Rekapitulasi Hasil Validasi. Berkas ini berisikan ringkasan nilai validasi Bidan Delima yang dinyatakan lulus atau tidak lulus. c. Berkas/Formulir Identitas Bidan Delima, sebanyak CBD. Berkas yang tidak lengkap, tidak akan diproses dan harus di segera diinformasikan segera kepada PC untuk segera di lengkapi kekurangannya. Untuk berkas yang telah lengkap, dilakukan verifikasi hasil nilai validasi yang terdapat dalam rekapitulasi hasil validasi.

15

Jika nilai yang didapat CBD tidak sesuai dengan kriteria dan standar yang telah ditetapkan, maka berkas tersebut tidak dapat diproses lebih lanjut. Untuk itu Unit Pelaksana Bidan Delima Pusat harus segara menghubungi PC, guna menginformasikan hal tersebut, sehingga Unit Pelaksana Bidan Delima Kabupaten/Kota dapat menyusun rencana tindak lanjut terhadap BPS yang tidak lulus validasi seperti mentoring, program magang dan pelatihan. Hal ini perlu dilakukan guna memberikan kesempatan BPS memperbaiki kinerja klinis agar dapat mencapai nilai kelulusan untuk menjadi Bidan Delima. Data yang lengkap dan benar dapat diinput ke dalam database. Pemasukan data pada database dilakukan oleh petugas sekretariat pada kolom-kolom atau fieldfield yang tersedia. Untuk memudahkan peng-inputan, data dikelompokan berdasarkan kabupaten/kota dan propinsi. Setelah itu data dapat dilakukan pengkodean sesuai dengan di sistem database yang telah dirancang. Untuk mengetahui bagai mana cara dan proses memasukan data dapat melihat buku manual database. 2. Data logistik PPIBI memberikan sertifikat kepada Bidan Delima yang dinyatakan lulus. PPIBI akan mengirimkan sertifikat ke PC (atau ke PD tergantung pada kesepakatan). Data pengiriman akan dicatatkan berdasarkan sesuai CBD yang lulus dan dicatatkan pada database, berupa alamat tujuan, tanggal pengiriman dan banyaknya. Pengiriman dilakukan melalui jasa kurir/expedisi. Setelah paket diterima, PC mengisi formulir penerimaan, dan mengirimkan kembali ke PPIBI. Petugas di Pusat akan memasukan data berupa isi tanggal penerimaan, banyaknya, penerima dan kondisi ke database. 3. Data iuran Paket Bidan Delima dikirimkan setelah iuran tahun pertama diterima. Hal ini akan tercatat dalam database dan akan terdata hingga tahun

16

selanjutnya bila tiba waktu penagihan iuran tahunan. Tugas PC adalah untuk menagih iuran tersebut. Setelah iuran terkumpul PC akan segera melakukan transfer dan mengirimkan copy bukti transfer ke PPIBI. Unit Pelaksana Bidan Delima Pusat akan mengecek ke rekening yang dimaksud. Setelah itu penerimaan iuran akan di input ke database, berupa nama Bidan Delima yang membayar iuran tersebut dan tanggal terima iuran. Sebagai bukti bahwa uang sudah diterima oleh PP, PC akan menerima kwitansi penerimaan iuran dari PP. 4. Data monitoring, Catatkan waktu pelaksanaan, Pemonitoring (sebutkan nama dan jabatan, sebutkan pula pendamping kegiatan dari PC & PD) nama yang diwawancara (untuk monitoring manajemen unit pelaksana PC & PD) nama Bidan Delima yang dimonitoring (bila monitoring ke Klinik Bidan Delima), Hasil monitoring (Memuaskan/Perlu perbaikan), Umpan Balik dan Rencana Tidak Lanjut dari monitoring. 5. Launching, Advokasi, pemasaran dan data Kegiatan lainnya yang dilakukan oleh unit pelaksana Bidan Delima. Seluruh kegiatan yang dilakukan oleh PC, PD dan PP yang berkaitan dengan Bidan Delima wajib dicatat waktu, tempat pelaksanaan, peserta kegiatan, hasil kegiatan dan keterangan lainnya dan di input ke dalam database. B. PENGOLAHAN DAN PENYAJIAN DATA Data dalam database pusat merupakan data yang dapat dipergunakan oleh Seluruh unit pelaksana Bidan Delima dalam rangka menjalankan dan mengembangkan Program Bidan Delima. Data dapat di presentasikan dan disebarluaskan kepada pihak yang memerlukan sesuai dengan kebutuhan IBI. Pengolahan data disesuaikan dengan kebutuhan pengurus dan steakholder. Penyajian dapat berupa text, table dan diagram.

17

C.

PELAPORAN DAN KONTROL Laporan kepada PD dan PC dilakukan oleh PP sebagai bentuk kontrol data Bidan Delima. PPIBI akan mengirim laporan tiap triwulan kepada PC dan PD. Tujuan laporan ini adalah untuk : 1. Menyamakan data yang ada di pusat, propinsi dan cabang. didasarkan kepada data dan informasi informasi yang mereka sampaikan guna crosscheck dan re-check data 2. Menyediakan umpan balik bagi Kabupaten/kota

18

BAB VI DATABASE BERBASIS WEB A. DASAR PEMIKIRAN PPIBI mengembangkan suatu bentuk database berbasis web. Hal ini dimaksudkan sebagai bentuk keterbukaan IBI dan kesiapan IBI menghadapi tantangan jaman yang kian pesat. Tujuan lainnya adalah untuk memberikan kemudahan kepada pengurus di jenjang level lainnya dan masyarakat umum untuk dapat mengakses data dan informasi tentang IBI khususnya tentang Bidan Delima. B. SISTEM KERJA

Database Bidan Delima diakses melalui Bidan Delima website. Fasilitas di dalam web ini berfungsi sebagai inputasi dan sekaligus mencetak pelaporan data Bidan Delima. 1. Sistem pelaporan Pelaporan terdapat beberapa laporan dalam web ini yaitu: a. Laporan Triwulan Kab/Kota Berisikan rangkuman kegiatan Bidan Delima ditingkat Kabupaten/Kota. b. Laporan Triwulan Propinsi Berisikan rangkuman kegiatan Bidan Delima ditingkat Propinsi. c. Laporan Pusat Berisikan rangkuman data di Propinsi dan Kabupaten/ kota 2. Sistem pengiriman data Web Bidan Delima memprovide sistem pengiriman data berupa text dan poto dari Kab/Kota dan Propinsi. Fasilitas ini bertujuan untuk mempermudah Unit Pelaksana Daerah dan cabang dalam mengirimkan data maupun laporan kepada Unit Pelaksana Pusat.

19

3. News dan informasi kegiatan program. Berisikan berita dan informasi kegiatan Program Bidan Delima yang sedang, akan dan telah berlangsung. Panduan2, buku, modul, instrumen, gambaran singkat Program Bidan Delima. Dalam web ini juga terdapat data IBI. C. ISI WEB Web ini beralamat di www.bidan-delima.org Tampilan web Bidan Delima dapat dilihat pada gambar dibawah ini

Gambar 1.1 Tampilan Web Bidan Delima Web Bidan Delima telah dapat diakses sejak 24 Juni 2007. Adapun isi dari web ini merupakan kompilasi kegiatan program Bidan Delima tingkat pusat, daerah dan cabang. Semua informasi dapat diakses secara real time yang berisikan: 1. Halaman Awal Halaman awal merupakan tampilan pertama yang akan terlihat pada saat mengakses alamat web Bidan Delima. Halaman ini berisikan

20

ringkasan informasi berita dan kegiatan yang dilakukan seperti pelatihan, kegiatan monitoring dan kegiatan lainnya. 2. Program Bidan Delima Berisikan gambaran umum tentang Program Bidan Delima, latar belakang, tujuan, landasan hukum dan strategi. 3. Panduan dan Instrumen Seluruh ringkasan buku panduan, petunjuk teknis, instrumen dan modul yang digunakan pada Program Bidan Delima dapat dilihat pada menu ini. Download buku secara utuh hanya dapat dilakukan pada buku-buku yang bersifat umum. Untuk lebih jelasnya dapat dilihat pada manual database. 4. Menjadi Bidan Delima Menu ini menerangkan bagaimana proses menjadi Bidan Delima. Termasuk flowchart yang membantu memudahkan pemahaman bagaimana cara menjadi Bidan Delima. 5. Unit Pelaksana Pada menu ini, berisikan susunan dan detail (nama, poto, alamat dll) para Pengurus Unit pelaksana Program Bidan Delima dari tingkat pusat, daerah dan cabang. 6. Informasi Jumlah Bidan Delima Berisikan data jumlah Bidan Delima tiap propinsi dan kab/kota. 7. Paket Bidan Delima Berisikan informasi distribusi paket logistik yang telah dikirimkan PPIBI ke seluruh Bidan Delima. 8. Iuran Bidan Delima Berisikan informasi jumlah iuaran yang telah diterima dan informasi jumlah Bidan Belima yang belum mebayar iuran. 9. Menjaga Mutu Berisikan informasi kegiatan Quality Assurance dan Monitoring Klinik Bidan Delima dan Manajamen Unit Pelaksana Program Bidan Delima.

21

10. Kegiatan Berisikan informasi kegiatan yang sedang, sudah dan akan dilakukan oleh Program Bidan Delima. 11. Berita Berisikan informasi dan berita terkini baik yang berhubungan dengan maupun diluar Bidan Delima, misalnya informasi tentang KIA, KIPI, KB dan lain-lain dimana ada keterlibatan IBI didalamnya. 12. Data IBI Berisikan profile/basis data 33 pengurus daerah IBI. Selain halaman tersebut diatas, dibawah ini halaman khusus yang berguna untuk meng-input data ke dalam database yang merupakan Menu Administrator yaitu : 1. Input dan edit data : a. Identitas Bidan Delima b. Identitas Unit Pelaksana Program c. Iuran Bidan Delima d. Jenis Pelatihan yang didapat oleh Bidan Delima e. Monitoring yang dilakukan oleh Unit Pelaksana disemua tingkatan. f. Berita/news g. Kegiatan-kegiatan program 2. Laporan-laporan 3. Master Database a. Master Kabupaten/Kota b. Master Propinsi c. Master Jabatan d. Master Logistik e. Pemesanan dan Stock Logistik

22

D.

AKSESIBILITAS Untuk menjamin keamanan data maka PPIBI telah melaksanakan sistem keamanan berjenjang berdasarkan kepada user/pemakai web tersebut. Untuk itu PPIBI telah membagi tingkatan akses data bisa sebagai berikut: 1. Akses Public Untuk melihat isi web secara umum dan melihat data yang ada tanpa edit. 2. Administrator Pusat Administrator Pusat (admin pusat) adalah seorang yang bekerja untuk Program Bidan Delima dan berkantor di PPIBI. Admin pusat dapat melihat isi web secara umum, secara khusus dapat melihat edit/input data kab/kota dan propinsi, menambahkan Informasi kegiatan dan berita. 3. Pengurus Untuk melihat isi web secara umum dan secara khusus dapat mengontrol data. Untuk keterangan lebih lanjut mengenai database/web Bidan Delima dapat dilihat pada Manual Web Bidan Delima.

23

24

BAB VII PENUTUP Sistem informasi manajemen (SIM) yang diterapkan pada Program Bidan Delima merupakan bagian tak terpisahkan dari kegiatan Pengurus Pusat Ikatan Bidan Indonesia (PPIBI) secara keseluruhan, bahkan dapat diaplikasikan pada seluruh kegiatan IBI disemua jenjang baik di pusat, propinsi dan kabupaten/kota bahkan sampai pengurus ranting IBI. Kesalahan manajemen informasi akan berdampak besar terhadap penampilan organisasi IBI. Oleh karena itu sistem informasi manajemen ini perlu dikenal, dikuasai, disadari kegunaanya, serta dilaksanakan dalam setiap kegiatan yang dilaksanakan, khususnya pada Program Bidan Delima. Data dan Informasi merupakan alat bantu promosi dan marketing PPIBI guna menggalang kemitraan dan kerjasama dengan stakeholder dan pihak donor lainnya. Disinilah pentingnya peranan data yang tertata dan terintergarsi sehingga tepat dan rapih dapat menjadi informasi yang menarik bagi para stakeholder dan angota IBI serta pengurus IBI di tiap tingkatan.

25

26

LAMPIRAN 1

Form Identitas Bidan Delima

Bidan Delima mengisi kartu ini dan mengumpulkan Pas Poto 3X4 Terbaru (berwarna) kemudian serahkan pada Unit Pelaksana Kabupaten/Kota (PC). ISI DENGAN HURUF CETAK Tujuan kartu ini: (beri tanda pada kotak yan sesuai) Jenis anggota: (beri tanda pada kotak yan sesuai) Nama Lengkap: (Sesuai dengan Ijazah) No KTA IBI Nomor Telepon: Nomor Handphone: Alamat Klinik (tuliskan alamat BPS lengkap) Alamat: Kecamatan: Kabupaten: Provinsi: Kode Pos: Lulusan Kebidanan : (lingkari satu) HANYA DIISI OLEH PUSAT: Nomor Sertifikat Bidan Delima Tgl/bln/thn Sertifikat Tgl/bln/thn berakhir Sertifikat *Form Ini dapat di copy dan diperbanyak. * Sekretaris kabupaten memasukkan informasi ke dalam Register Informasi Anggota Bidan Delima dan kemudian mengirimkan kartu aslinya ke IBI Pusat bersama dengan permintaan sertifikat Bidan Delima untuk anggota baru dan Poto. Catatan: Bila ada perubahan alamat atau nomor telepon Bidan Delima, isi kartu baru dan beri tanda pada Perubahan informasi. Sekretaris kabupaten akan memperbaharui Register Kabupaten dan kemudian mengirimkan kartu tersebut ke Pusat bersama dengan Laporan Triwulan Kabupaten. Sekolah Bidan D1 D3 D4 No area ( ) no. telp Anggota Baru Bidan Delima Perubahan Informasi Fasilitator

27

LAMPIRAN 2

Contoh Laporan Triwulan Kabupaten/Kota

Kabupaten/Kota JAKARTA BARAT Triwulan ke-4 (Oktober - Desember) 2007 Kabupaten harus menyerahkan laporan triwulan tidak lebih dari 15 hari setelah triwulan berakhir. Kabupaten harus menyetor ke propinsi dan pusat bagian dari iuran yang telah dikumpulkan dalam triwulan tersebut dalam waktu 5 hari sebelum akhir triwulan. Kabupaten harus melaporakan dana yang disetor untuk triwulan yang baru selesai dalam laporan ini.

1. Rangkuman Rekruitmen dan Keanggotaan

Jumlah Bidan Delima baru dalam triwulan ini : (sertakan Kartu Identitas Bidan Delima) Jumlah BD yang mendapatkan sertifikat dalam triwulan ini: (sertakan daftar nama dan no. sertifikat) Jumlah BD yang mendapatkan paket dalam triwulan ini: (sertakan daftar nama dan no. sertifikat) Jumlah Fasilitator Bidan Delima baru dalam triwulan ini: (sertakan Kartu Identitas Bidan Delima) Jumlah Calon Bidan Delima:

(terisi dari database)

2. Rangkuman Iuran Tahun Pertama (Rp. 350.000,-) Yang Diterima Pada Triwulan Ini a. Isi dengan tanggal pembayaran dan nama Bidan: (Nama lengkap)
No. 1 2 3 4 5 6 Tanggal penerimaan Cantumkan nama Bidan yang membayar biaya tahun ke1 (350.000) Nama Lengkap

28

Jumlah Bidan yang membayar iuran tahun pertama 1 (hitung nama di atas) b. Daftar Bidan Delima yang harus membayar iuran tahun pertama No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 Nama (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) No. Sertifikat (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) Tgl. Sertifikat (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)

10 (Terisi dari database)

3. Rangkuman Iuran Tahunan (Rp. 250.000,-) Keanggotaan Yang Jatuh Tempo Triwulan Ini 1. Mohon periksa ulang apakah informasi yang tertulis pada Kartu Informasi Bidan Delima masih sesuai pada saat Bidan membayar iuran tahunannya. 2. Jika perlu menulis informasi terbaru pada kartu mengenai pelatihan atau kunjungan monitoring (Menjaga Mutu), masukkan informasi tersebut ke Buku Register Kabupaten. Laporkan informasi terbaru tersebut pada dua bagian terakhir pada laporan triwulan ini. 3. Jika alamat bidan berubah, mohon isi nama dan alamat bidan pada kartu yang baru, tuliskan pada bagian atas kartu perubahan alamat dan kirim salinannya bersama dengan laporan triwulan ini. 4. Masukkan informasi terbaru tentang bidan tersebut sebagai revisi pada buku register kabupaten. Tanggal penerimaan

Bidan yang belum membayar iuran tahunan pada triwulan ini

29

Total jumlah bidan yang belum membayar iuran 0 tahunan (hitung daftar di atas) 4. Iuran terlambat dibayar : Iuran Tahunan yang jatuh tempo triwulan sebelumnya tapi belum dibayar 1. Mohon hubungi semua BD yang iuran tahunannya sudah terlambat bayar dan meminta mereka untuk membayarnya triwulan ini. Saat BD membayar, mohon tuliskan tanggal pembayaran pada kolom pertama. 2. Mohon perhatikan bahwa daftar nama BD yang pembayaran iurannya sudah terlambat satu triwulan sudah termasuk semua BD yang seharusnya telah membayar pada triwulan sebelumnya. Hal ini terjadi karena pusat tidak mempunyai waktu untuk menerima dan meng-input data dari triwulan sebelumnya sebelum menerbitkan laporan ini. Jika beberapa BD tercantum sebagai terlambat membayar 1 triwulan tapi ternyata sudah membayar pada triwulan sebelumnya mohon tuliskan: membayar tepat pada waktunya. 3. Mohon tegaskan informasi bahwa Buku Besar BD di kabupaten masih sesuai ketika anggota BD menyerahkan iuran tahunannya. 4. Jika anggota BD mengubah alamat dan teleponnya, masukan informasi baru ke dalam Buku Besar dan minta Bidan mengisi Kartu Informasi Anggota BD baru untuk dikirimkan kepada Pusat dan beri tanda perubahan informasi. 5. Perhatikan apakah BD sudah mendapatkan pelatihan atau kunjungan monitoring dari sejak masuk keanggotaan hingga saat ini. Catat data tersebut dalam rangkuman pada akhir laporan triwulan dan buku register. Nama anggota BD yang belum membayar iuran pada triwulan sebelumnya dan masih belum membayarnya hingga triwulan ini
(Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)

Jumlah triwulan keterlambatan pembayaran

(Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)

Tanggal pembayaran iuran

(Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)

30

(Terisi dari database) (Terisi dari database)

(Terisi dari database) (Terisi dari database) (Terisi dari database)

(Terisi dari database) (Terisi dari database)

Total Jumlah BD yang belum membayar iuran pada triwulan sebelumnya dan masih belum membayarnya hingga triwulan ini

5. Bidan Delima yang tidak tercantum di database Petunjuk: Tuliskan nama lengkap BD lainnya yang membayar iuran tahunan tapi namanya tidak tercantum dalam daftar di atas. (Nama mungkin tidak tercantum karena adanya kesalahan database atau anggota BD membayar lebih cepat) Tanggal diterima

Nama Lengkap

Total Jumlah bidan yang terlambat membayar pembaharuan iuran tahunan pada triwulan ini dan mereka yang membayar tapi tidak tercantum pada bagian 3 atau 4 (mohon dihitung) 6. Transfer Biaya Iuran Tahun pertama (350.000) dan Iuran Tahunan (250.000) Yang Sudah Diterima Kabupaten mengirimkan bagian iuran tahunan ke Pusat dan Propinsi selama triwulan yang baru. Laporkan pada kolom di bawah ini. Jumlah transfer ke Pusat : Tanggal dan nomor transfer ke Pusat :

31

Jumlah iuran tahun pertama yang ditransfer (100% dari Rp. 350.000,-) Jumlah iuran tahunan keanggotaan yang ditransfer (20% dari Rp. 250.000,-) Total jumlah transfer ke Propinsi : Tanggal dan nomor transfer ke Propinsi: Jumlah iuran tahunan keanggotaan yang ditransfer (20% dari Rp. 250.000,-) 7. Informasi Saldo Bank 1. Saldo awal triwulan ini adalah saldo akhir laporan triwulan sebelumnya. 2. Saldo akhir triwulan ini adalah saldo yang dilaporkan oleh bank setelah dikurangi jumlah transfer ke Pusat dan Propinsi. Saldo awal triwulan ini: Total jumlah uang yang ada di bank triwulan ini: (termasuk semua biaya ditambah dana sponsorship) Total pengeluaran triwulan ini: Total transfer (ke pusat & propinsi) untuk triwulan ini Saldo akhir triwulan ini: 8. Informasi Inventori Logistik Paket Bidan Delima Daftar nama Bidan Delima yang mendapatkan paket pada triwulan ini

32

No. 1 2 3 4 5

Nama Bidan Delima

No. Sertifikat

Jumlah paket BD yang diterima dari Pusat pada triwulan ini Jumlah paket BD yang dikeluarkan untuk BD baru pada triwulan ini Jumlah paket BD yang diminta oleh kabupaten/kota tetapi belum dikirim oleh pusat : Estimasi jumlah paket yang dibutuhkan untuk calon Bidan Delima yang divalidasi pada triwulan berikutnya : 9. Informasi Tentang Bidan Delima Kabupaten Yang Mendapat Pelatihan Pemutakhiran Triwulan Ini

Jenis Pelatihan

Jumlah BD Yang Mendapat Pelatihan Pemutakhiran Triwulan Ini (sertakan daftar nama, no. sertifikat, tanggal pelatihan)

APN+resusitasi PI CTU ABPK-KB

33

CTS (Keterampilan melatih) Lain-lain (sebutkan) 10. Informasi tentang Kunjungan Pemantauan Jaminan Mutu Kabupaten kepada Bidan Delima Triwulan Ini Daftar Bidan Delima yang mendapatkan kunjungan pemantauan jaminan mutu
No. Nama Bidan Delima 1 2 3 4 5 No. Sertifikat Tgl. Monitoring Nama Pemonitor Hasil

Total jumlah kunjungan Jaminan Mutu kepada BD triwulan ini Jumlah BD yang mendapat nilai memuaskan (M) saat kunjungan Jaminan Mutu Jumlah BD yang mendapat nilai perlu peningkatan (P) Catatan - tuliskan masalah (bila ada)

Print This Report Download File Ms Excel (xls) Download File Ms Word (doc)

34

LAMPIRAN 3

Contoh Laporan Triwulan Provinsi

Laporan Q4 DKI JAKARTA
Laporan ini menggambarkan kegiatan propinsi hanya untuk periode dari bulan Oktober sampai Desember

1. Penghasilan triwulan ini (Kontribusi keanggotaan yang diterima selama triwulan ini dari kabupaten ditambah sponsor atau
sumbangan)

Daftar nama kabupaten yang mengirimkan dana:

JAKARTA BARAT JAKARTA PUSAT JAKARTA SELATAN JAKARTA TIMUR JAKARTA UTARA

Jumlah dana yang diterima

Nama Sponsor yang memberikan dana atau semacam kontribusi selama triwulan ini

Jumlah dana atau jelaskan kontribusi tersebut

2. Informasi Saldo Bank

1. Saldo awal triwulan ini adalah saldo akhir laporan triwulan sebelumnya.

2. Saldo akhir triwulan ini adalah saldo yang dilaporkan oleh bank setelah dikurangi jumlah
transfer ke Pusat dan Propinsi. Saldo awal triwulan ini: Total penerimaan dari kabupaten dan sponsor pada triwulan ini: Total pengeluaran triwulan ini: Saldo akhir triwulan ini: (menurut bank)

35

3. Informasi Kunjungan Pemantauan Jaminan Mutu dari Propinsi kepada Bidan Delima pada triwulan ini
Fasilitator yang Bidan yang dikunjungi Nama lengkap melakukan Tanggal Kabupaten tempat Bidan tinggal kunjungan Nama lengkap

Hasil

36

LAMPIRAN 4

CONTOH LAPORAN PROGRAM BIDAN DELIMA

Laporan Manajemen Tingkat Pusat Laporan kegiatan dari Juli - September tahun 2007. % kabupaten/ kota yang menyerahkan laporan 0,00 % Q4 - 2007 : % propinsi yang menyerahkan laporan Q4 2007 : 1. Pendaftaran Jumlah Bidan Delima baru pada triwulan ini: Jumlah Calon Bidan Delima : Jumlah Bidan Delima baru yang belum mendapat Paket Bidan Delima pada triwulan ini: Jumlah kabupaten/ kota yang ada Bidan Delima baru pada triwulan ini Jumlah kumulatif Bidan Delima: 72 923 0,00 %

6469

9 6479

2. Penerimaan Iuran Tingkat Kabupaten/ kota Dan Kinerja Pelaporan Jumlah Bidan Delima yang telah mendapat Sertifikat tetapi belum membayar iuran tahun 6184 pertama (Rp. 350.000,00). % semua Bidan Delima yang telah mendapat Paket Bidan Delima. % semua Bidan Delima yang telah membayar iuran tahun pertama. 0,15 %

0,15 %

37

% semua Bidan Delima yang belum membayar iuran tahunan pada

53,20 %

% semua Bidan Delima yang telah membayar 2,05 % iuran tahunan. 3. Kinerja pengiriman iuran % kabupaten/ kota yang mentransfer iuran ke Pusat pada Q4 2007 : Jumlah transfer kabupaten/kota ke Pusat selama Q4 2007 (periksa validasi untuk menegaskan bahwa dana yang ditransfer oleh kabupaten/ kota sesuai dengan laporan pengiriman dana dan sesuai dengan jumlah anggota baru yang dilaporkan sudah membayar iuran.) % kabupaten/ kota yang mentransfer iuran ke Propinsi selama triwulan ini: Jumlah transfer kabupaten/ kota ke Propinsi pada triwulan ini 4. Informasi Saldo Bank % kabupaten/ kota yang laporan saldo awalnya sama dengan saldo penutupan pada triwulan 100 % sebelumnya % propinsi yang laporan saldo awalnya sama dengan saldo penutupan pada triwulan sebelumnya Jumlah kabupaten/ kota yang saldo banknya setara dengan kegiatan keluar masuk uang di rekening yang dilaporkan pada triwulan ini. Jumlah propinsi yang saldo penutupannya Rp. 0,00

0,00 %

0,00 %

Rp. 0,00

100 %

0 38

setara dengan data keuangan pada triwulan ini. 5. Status Inventori Jumlah paket Bidan Delima yang ada di stok tingkat pusat:

54

Jumlah paket Bidan Delima yang diminta oleh semua kabupaten/ kota untuk triwulan 0 berikutnya: Stok pusat yang tersisa setelah memenuhi semua pesanan kabupaten/ kota: 6. Pelatihan Pemutakhiran Triwulan Ini Jumlah Bidan Delima yang melaporkan pelatihan pada triwulan ini 7. Kunjungan Jaminan Mutu % Kabupaten/ kota yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada triwulan ini. 54

1,56 %

% Kabupaten/ kota yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada tahun kalender ini. 0,26 % % Propinsi yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada triwulan ini. % Propinsi yang melaporkan kunjungan Jaminan Mutu pada tahun kalender ini.

17,65 %

20,59 %

Print This Report Download File Ms Excel (xls) Download File Ms Word (doc)

39