1

BAB I PENDAHULUAN

Pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan pengukuran dan koreksi semua kegiatan dalam rangka memastikan bahwa tujuan-tujuan dari rencana organisasi dapat terlaksana dengan baik. Fungsi pengendalian adalah fungsi terakhir dari proses manajemen. Pengendalian ini berkaitan erat dengan fungsi perencanaan dan kedua fungsi ini merupakan hal yang saling mengisi, karena: Fungsi pengendalian harus terlebih dahulu direncanakan Pengendalian hanya dapat dilakukan jika ada perencanaan/rencana Pelaksanaan rencana akan baik, jika pengendalian dilakukan secara baik Tujuan baru dapat diketahui dicapai dengan baik atau tidak setelah pengendalian atau pengukuran dilakukan. Melakukan tindakan perbaikan (corrective) jika terdapat penyimpanganpenyimpangan (deviasi) Tanpa tujuan dan rencana-rencana, pengendalian adalah tak mungkin dilaksanakan, karena harus membandingkan antara rencana-rencana yang dibuat dengan pelaksanaannya. Dengan demikian peranan pengendalian sangat menentukan baik/buruknya suatu rencana. Kasus-kasus yang seringkali terjadi dalam banyak organisasi adalah tidak diselesaikan banyak penugasan, tidak ditepatinya waktu penyelesaian, suatu anggaran yang berlebihan, dan keuntungan tahun ini turun, serta tidak tercapainya target penjualan tenaga pemasaran dilapangan. Berbagai kasus diatas membutuhkan pembahasan masalah akan pentingnya pengendalian.

BAB II TINJAUAN PUSTAKA

II.1 PENGERTIAN PENGENDALIAN Beberapa definisi pengendalian menurut para pakar adalah sebagai berikut : 1. Menurut Earl P.Strong Pengendalian adalah proses pengaturan berbagai faktor dalam suatu perusahaan, agar sesuai dengan ketetapan-ketetapan dalam rencana. 2. Menurut Harold Koontz Pengendalian adalah pengukuran dan perbaikan terhadap pelaksanaan kerja bawahan, agar rencana-rencana yang telah dibuat untuk mencapai tujuan-tujuan perusahaan dapat terselenggara. 3. Menurut G.R Terry Pengendalian dapat dirumuskan sebagai proses penentuan apa yang harus dicapai yaitu standar, apa yang sedang dilakukan yaitu pelaksanaan, menilai pelaksanaan dan bila perlu melakukan perbaikan-perbaikan, sehingga pelaksanaan sesuai dengan rencana, yaitu selaras dengan standar. 4. Menurut Henry Fayol Pengendalian terdiri dari verifikasi apakah segalanya terjadi sesuai dengan rencana mengadopsi, instruksi yang dikeluarkan, dan prinsip-prinsip. Dengan demikian pengendalian bukan hanya untuk mencari kesalahankesalahan tetapi berusaha untuk menghindari terjadinya penyimpangan-

penyimpangan. Jadi kontrol dilakukan sejak proses dimulai, sampai dengan pengukuran hasil yang dicapai. Dengan pengendalian diharapkan juga agar pemanfaatan semua unsur manajemen efektif dan efisien. Efektivitas adalah berhasilguna sedangkan efisien adalah berdaya-guna. H.Emerson memberikan definisi tentang efektivitas dan efisien sebagai berikut: Efektifitas adalah pengukuran dalam arti tercapainya sasaran atau tujuan yang telah ditentukan sebelumnya. Sedangkan Efisien adalah perbandingan yang terbaik antara

input (masukan) dan output (hasil), antara keuntungan dengan biaya (antara hasil pelaksanaan dengan sumber-sumber yang dipergunakan), seperti halnya juga hasil optimal yang dicapai dengan penggunaan sumber yang terbatas. Dengan kata lain hubungan antara apa yang telah diselesaikan dengan apa yang harus diselesaikan.

II.2 JENIS-JENIS PENGENDALIAN Pada dasarnya ada 3 (tiga) jenis pengendalian: 1. Pengendalian Pendahuluan Pengendalian ini di desain untuk mengendalikan penyimpangan dari standar tertentu dan memungkinkan perbaikan dilakukan sebelum seluruh tahap kegiatan tertentu diselesaikan. Pengendalian ini merupakan pengendalian yang agresif. Perubahan-perubahan yang mungkin terjadi dan membuat realisasi rencana terhambat akan selalu diantisipasi. 2. Pengendalian Konkuren (Yes/No) Tipe pengendalian ini dilakukan selama kegiatan masih berlangsung. Tipe ini merupakan pengendalian dimana suatu kegiatan akan terus dilanjutkan atau tidak apabila ada persetujuan atau ada kondisi tertentu yang harus dipenuhi. Tipe pengendalian ini kurang populer dibandingkan dengan tipe pertama. Tetapi tipe pengendalian ini setidaknya dapat digunakan sebagai pelengkap. 3. Pengendalian Umpan Balik (Post Action Control) Pengendalian ini mengevaluasi hasil-hasil yang telah terjadi setelah suatu kegiatan selesai. Penyebab-penyebab penyimpangan kemudian ditentukan, dan penemuan tindakan koreksi akan diterapkan pada kegiatan serupa dikemudian hari, misalnya untuk penentuan bonus dan motivasi karyawan. Jenis Pengendalian dilihat dari sumbernya terdiri dari : 1. Internal control Adalah pengendalian seorang atasan kepada bawahannya. Cakupan dari pengendalian ini meliputi hal-hal yang cukup luas baik pelaksanaan tugas, prosedur kerja, kedisiplinan karyawan, dan lain-lain.

2. External control Adalah pengendalian yang dilakukan oleh pihak luar. Pengendalian ini dapat dilakukan secara formal atau informal. 3. Formal control Adalah pemeriksaan yang dilakukan oleh instansi atau pejabat resmi dan dapat dilakukan secara intern atau ekstern. 4. Informal control Adalah penilaian yang dilakukan oleh masyarakat atau konsumen, baik langsung ataupun tidak langsung.

II.3 SIFAT DAN WAKTU PENGENDALIAN Sifat dan waktu pengendalian/kontrol dibedakan atas: 1. Preventive Control Pengendalian yang dilakukan sebelum kegiatan dengan maksud supaya tidak terjadi penyimpangan-penyimpangan. Hal ini bisa dilakukan dengan melakukan beberapa cara, yaitu: a. Membuat peraturan-peraturan yang berhubungan dengan tata cara suatu kegiatan atau dibuat tata tertib. b. Membuat pedoman-pedoman kerja c. Menetapkan sanksi-sanksi terhadap pembuat kesalahan d. Menentukan kedudukan, tugas, wewenang dan tanggung jawab e. Mengorganisasikan segala macam kegiatan f. Menentukan sistem koordinasi pelaporan dan pemeriksaan 2. Repressive Control, Pengendalian yang dilakukan setelah terjadi penyimpangan/kesalahan dalam pelaksanaan kegiatan, dengan maksud agar tidak terjadi pengulangan kesalahan, sehingga sasaran yang direncanakan dapat dicapai. Hal ini dapat dilakukan dengan cara-cara berikut:

a. Membandingkan antara hasil-hasil kegiatan dengan rencana yang telah ditentukan b. Mencari penyebab terjadinya penyimpangan, kemudian mencari jalan keluarnya c. Memberikan penilaian terhadap hasil kegiatan, termasuk kegiatan para penanggung jawabnya d. Melaksanakan sanksi yang telah ditentukan terhadap pembuat kesalahan e. Mencari kembali prosedur-prosedur yang telah ditentukan f. Mengecek kebenaran laporan yang telah dibuat para petugas pelaksana 3. Pengendalian yang dilakukan tengah proses penyimpangan terjadi 4. Pengendalian Berkala, ialah pengendalian yang dilakukan secara berkala sebulan sekali atau satu kuartal sekali atau satu tahun sekali 5. Pengendalian Mendadak, ialah pengendalian dilakukan secara mendadak

II.4 PROSES PENGENDALIAN Pengendalian/kontrol dilakukan melalui tahap-tahap sebagai berikut: 1. Menentukan standar-standar atau dasar untuk kontrol Tahap ini dapat mencakup penetapan standar penjualan dan produksi sampai kepada dasar presesi dan keamanan. Agar dapat berfungsi secara efektif, standar tersebut harus dapat dirinci dalam istilah-istilah yang mudah dipahami dan diterima oleh individu yang bersangkutan. Tiga bentuk standar yang umum adalah: a. Standar-standar fisik, meliputi kuantitas barang, jumlah pelanggan dan lainlain b. Standar-standar moneter, yang ditunjukan dalam rupiah dan mencakup biaya tenaga kerja, biaya penjualan, laba kotor, pendapat penjualan dan sejenisnya. c. Standar-standar waktu, meliputi kecepatan produksi, batas waktu suatu pekerjaan harus diselesaikan

2. Mengukur pelaksanaan kerja Tahap ini merupakan proses yang berkesinambungan, repetitive (berulang-ulang) yang frekuensinya bergantung pada aktivitas yang sedang diukur. 3. Membandingkan pelaksanaan kerja dengan standard dan menentukan deviasideviasi. Langkah ini praktis merupakan tahap yang paling mudah. Jika prestasi yang dicapai melebihi standar yang telah ditentukan, bererti segala sesuatu berjalan lancar. Tindakan perbaikan barangkali tidak diperlukan, minimal hanya perbaikan yang tidak besar. 4. Melakukan tindakan perbaikan (korektif) untuk memulihkan atau

mengembalikan aktivitas ke pola yang dikehendaki Jika prestasi yang dicapai ternyata lebih rendah dari standar yang ditetapkan, maka diperlukan tindakan perbaikan. Tindakan perbaikan dapat melibatkan beberapa aktivitas sekaligus, meliputi cara bekerja ataupun perubahan standar prestasi yang telah ditetapkan. Pengandalian merupakan proses yang berulangulang dan dinamis. Penekanan pengandalian tidak hanya untuk mengendalikan saja tetapi untuk memonitor prestasi perusahaan atau bagian-bagian. 5. Perevesian set standart, untuk penggunaan yang akan datang dengan syarat bahwa kita sekarang telah mendapatkan pengalaman baru.

Bagan Proses pengendalian sebagai berikut: Menyusun (set) Standart, Norma atau persyaratan . (keakuratan frekuensi)
Management

Mencatat kinerja

System

Membandingkan Kinerja dengan Set Standart (Frekuensi)

System

Melaporkan perbedaan atau ketidakcocokan

System

Mengambil tindakan korektif

Management

Merevisi standart atau persyaratan (pengalaman atau kondisi yang berubah)

Management

II.5 CARA-CARA PENGENDALIAN Cara-cara pengendalian dapat dibedakan atas: 1. Pengawasan Langsung, Yaitu pengawasan yang dilakukan secara langsung oleh seorang manajer secara pribadi. Dia memeriksa pekerjaan yang sedang dilakukan untuk mengetahui apakah hasil-hasilnya seperti yang dikehendakinya. Keuntungannya: a. akan terjadi kontak langsung antara atasan dan bawahan, sehingga akan mempertinggi hubungan kerja antara bawahan dan atasan b. akan memberikan kepuasan tersendiri bagi bawahan, karena merasa diperhatikan oleh atasannya c. akan tertampung sumbangan pikiran dari bawahan yang mungkin bisa berguna bagi kebijaksanaan selanjutnya Kerugiannya: a. waktu seorang manajer banyak tersita, akibatnya waktu untuk pekerjaan lainnya berkurang, misalnya perencanaan, pengambilan keputusan dan lain-lain. b. Mengurangi inisiatif bawahan, karena bawahannya merasa atasannya selalu mengamati mereka c. Ongkos makin besar, karena adanya biaya perjalanan Pengendalian langsung ini dapat dilakukan dengan cara inspeksi langsung, observasi ditempat (on the spot observation) dan laporan ditempat (on the spor report). Manajer yang mempunyai tugas kompleks tidak mungkin melakukan pengendalian langsung sebanyak mungkin, maka untuk tugas pengendalian ini dilakukan dengan pengendalian tidak langsung. 2. Pengawasan Tidak Langsung Yaitu pengendalian jarak jauh melalui laporan secara tertulis maupun lisan dari karyawan tentang pelaksanaan pekerjaan dan hasil-hasil yang dicapai. Laporan ini dapat berupa kata-kata, angka-angka atau statistik yang berisi gambaran atas kemajuan yang dicapai.

Kelemahan pengendalian semacam ini adalah hal-hal yang dilaporkan itu biasanya yang baik-baik saja dan yang dapat menyenangkan manajer. Laporan biasanya kurang dapat mencerminkan keadaan objektif, karena ada kecenderungan Asal Bapak Senang (ABS) 3. Pengawasan Berdasarkan Kekecualian Yaitu pengendalian yang dikhususkan pada kesalahan-kesalahan yang luar biasa dari hasil standar yang diharapkan. Pengendalian ini dilakukan dengan cara kombinasi langsung dan tidak langsung oleh manajer.

II.6 ALAT-ALAT PENGENDALIAN Beberapa alat yang dapat dipergunakan untuk melakukan fungsi pengendalian perusahaan adalah: 1. Budget Budget/anggaran adalah suatu hasil yang akan diharapkan dari pengeluaran yang disediakan untuk mencapai hasil tersebut. Pengendalian Budget (Budgetary Control) dapat diketahui atau diawasi, yaitu apakah hasil yang diharapkan dari penerimaan atau pengeluaran itu sesuai dengan yang diinginkan atau tidak. Hal ini dapat diketahui dengan cara membandingkannya dengan budget, karena dalam budget telah ditetapkan jumlah penerimaan, jumlah pengeluaran serta hasil yang akan diperoleh untuk masa yang akan datang. Apabila tidak sesuai dengan budget, baik penerimaan/pengeluaran maupun hasil yang diperoleh, maka perusahaan itu tidak efektif karena terdapat penyimpangan (deviasi) dan pimpinan perusahaan harus segera mengadakan perbaikan (correction). Budgetary control biasanya digunakan sehubungan dengan kontrol basis yang bersifat fungsional yaitu penjualan, produksi dan pembelian, dan tidak terhadap kontrol basis yang berisfat fakturil, misalnya kuantitas, biaya, waktu.

Pada dasarnya tipe-tipe budget terdiri atas 2 golongan, yaitu Constant budget dan Variable budget. Tipe-tipe budget lainnya yaitu;

10

a. Sales budget b. Production budget c. Cost production budget d. Step budget, berhubungan dengan production budget dan menunjukkan bermacam-macam tingkat produksi e. Purchasing budget f. Labor budget/budget personal adalah suatu budget yang berhubungan dengan jumlah buruh yang ada dalam perusahaan, buruh yang akan diterima dalam jangka waktu yang akan datang, berapa yang akan dipensiunkan, berapa yang perlu mendapat premi dan sebagainya. g. Cash and financial budget h. Master budget

2.Non Budget, meliputi: a. Personal Observation, yaitu pengawasan langsung secara pribadi oleh

pimpinan perusahaan terhadap karyawan/bawahan yang sedang bekerja. Apabila terjadi penyimpangan, maka pimpinan dapat segera melakukan koreksi dengan cara menegur atau memberikan petunjuk, sehingga pada saat itu juga kegiatan tersebut dapat segera diperbaiki. b. Report, adalah laporan yang dibuat oleh manajer bawahan, misalnya manajer produksi menyusun laporan produksi (production report), manajer penasaran membuat laporan-laporan pemasaran (marketing reports) dan manajer keuangan membuat laporan keuangan (financial report). Berdasarkan laporanlaporan ini dapat diketahui dan diawasi perkembangan dan kegiatan-kegiatan yang sudah lampau. Tetapi jika terjadi penyimpangan tidak dapat segera diketahui sehingga perbaikan akan terlambat. Hal ini merupakan suatu kelemahan alat pengendalian ini apabila dibandingkan dengan personal observation, yang dapat segera melakukan perbaikan terhadap penyimpangan yang ada.

11

c. Financial statement, merupakan daftar laporan keuangan yang biasanya terdiri dari balance sheet dan income statement (neraca dan daftar rugi laba). Dari kedua daftar ini dapat diketahui dan diawasi melalui analisa laporan keuangan, mengenai keadaan permodalan perusahaan. Apakah perusahaan mempunyai sejumlah modal, sehingga mampu dengan segera membayar seluruh kewajiban keuangan yang segera harus dibayar? - Apakah perusahaan likwit/solvable? - Apakah perputaran modal sesuai dengan yang diinginkan? - Bagaimanakah rehabilitas perusahaan, apakah menguntungkan atau tidak? d. Statistik, merupakan proses pengumpulan data, keterangan dan kejadian yang telah berlalu. Menganalisa data tersebut dan menyajikannya dalam bentukbentuk tertentu, misalnya grafik-grafik, kurva-kurva sehingga dapat

memudahkan pimpinan mengetahui kejadian yang telah berlalu dan dapat dengan mudah pula dijadikan informasi sebagai bahan dalam mengambil keputusan. e. Break Event Point, yaitu suatu titik atau keadaan ketika jumlah penjualan tertentu tidak mendapatkan laba atau rugi. Jadi jumlah biaya sama dengan jumlah penjualan. f. Internal Audit, yaitu pengendalian yang dilakukan oleh atasan terhadap bawahan yang meliputi bidang-bidang kegiatan secara menyeluruh yang mengangkut masalah keuangan, apakah sesuai dengan prosedur dan praktek yang telah ditetapkan. Auditing ini juga menyangkur pengendalian persediaan yang baik, pembayaran barang yang dibeli, dan pemeriksaan yang cukup apakah barang yang telah dibayar benar-benar telah diterima.

12

BAB III KESIMPULAN

Pengendalian adalah salah satu fungsi manajemen yang merupakan pengukuran dan koreksi semua kegiatan dalam rangka memastikan bahwa tujuan-tujuan dari rencana organisasi dapat terlaksana dengan baik. Pengendalian (controlling) memegang peranan yang sangat penting dan vital pada suatu perusahaan atau organisasi tertentu, karena sangat berpengaruh pada maju mundurnya suatu perusahaan atau organisasi tertentu.

13

DAFTAR PUSTAKA

Hasibuan, H. Malayu. Drs., S.P., 1984. Manajemen Dasar, Pengertian dan Masalah, Gunung Agung:Jakarta Gibson, James L., et.al. 1984. Organisasi dan manajemen, Prilaku, struktur, proses (terjemahan) edisi keempat, Erlangga:Jakarta. Ulbert, silalahi, Drs., M.A., 1992. Studi Tentang Ilmu Administrasi. Konsep, Teori, dan Dimensi, sinar baru:bandung. http://www.answer.com/topic/controlling-company-parent-accounting www.isfinational.or.id/Pengawasan Kefarmasian/