ARCHIVO NUMERICO

USOS Y ORGANIZACIN DEL ARCHIVO NUMERICO DE CORRESPONDENCIA Y TARJETEROS

La lectura nos habla bsicamente de los cuidados y pasos que debemos tener al momento de foliar y/o organizar el archivo en el campo de la correspondencia y tarjeteros. El sistema de archivo numrico es uno de los mtodos ms recomendables a la hora de archivar los documentos, si los corresponsales son numricos y es semejante la forma de archivar, en este caso es ms difcil mantener el orden numrico, este sistemas se ordena segn su nmero este nuero es asignado por los corresponsales este sistema tiene diferentes usos en las oficinas. Es un sistema indirecto, porque para localizar un documento primero hay que consultar un tarjetero y determinar el cdigo o numero asignado para este documento o expediente, para mejorar y aumentar la eficacia del sistema numrico, es necesario establecer patrones numricos, los cuales facilitaran la localizacin y identificacin del caso o asunto. VENTAJAS El sistema numrico posee varias ventajas como lo son: La confidencialidad, rpida identificacin de la secuencia, expansin limitada, usos mltiples del tarjetero ndice del sistema, las referencias no recargan el archivo principal, nmeros que identifican a los corresponsales, los patrones numricos facilitan la identificacin de datos, el uso de los nmeros reduce el ancho del rotulo, los nmeros son identificados particular. Estas son las diferentes ventajas q nos ofrece y posee sobre los dems los sistemas de organizacin del archivo numrico. ORGANIZACIN DEL ARCHIVO NUMERICO Para archivos de correspondencia y tarjetas se utiliza el sistema numrico y es muy utilizado por las diferentes entidades por su alto grado de confidencialidad y fcil expansin. Los componentes del sistema numrico se componen por cuatro partes bsicas: * Al archivo principal * El archivo miscelneo alfanumrico

* El tarjetero ndice * El registro de nmeros asignados El en archivo principal solo se mantiene las carpetas individuales de los corresponsales de los archivos. El archivo miscelneo alfabtico se conservan todos los documentos de los corresponsales pasivos hasta q se conviertan en activos, se transforman o se dispongan de ellos. El Tarjetero ndice se organiza en el orden alfabtico por el nombre de cada corresponsal, este tipo de tarjeta es esencial en el sistema numrico por que los documentos pueden ser solicitados por el nombre de corresponsal. El registro se trata de un numero de anotaciones q sirve para mantener la relacin de los nmeros asignados y a quien se asignaron, ayuda a evitar que se asignen a ms de un corresponsal. PASOS Los pasos al archivar la correspondencia se utiliza un sistema numrico se dan pasos similares al sistema alfanumrico, pero hay algunos cambios como los vamos a ver a continuacin. Inspeccionar la correspondencia se revisa para verificar si tiene las marcar que autorizan al archivo Acondicionar los documentos se hace ndico en el captulo 8 Leer, codificar y marcar el documento se lee para saber bajo que nombre o asunto que se debe archivar, se siguen las mismas guas que se discuten en el captulo 8 para un sistema alfanumrico. Calificacin alfanumrica la correspondencia se clasifica alfanumricamente para facilitar la consulta de al tarjetero ndice alfabtico y saber el nmero de corresponsal o asunto. Codificacin numrica en primer lugar se consulta el tarjetero ndice para saber el nmero asignado y si el corresponsal es activo o pasivo. Clasificacin numrica despus de separar los documentos de los corresponsales activos de los documentos de los corresponsales pasivos, se hace una clasificacin preliminar de los primeros. Archivo de documentos los documentos de los corresponsales activos se colocan en el archivo principal, en las carpetas individuales rotuladas con nmeros USOS DE TARJETEROS NUMERICOS

Para diferentes propsitos, en muchas oficinas se organizan tarjeteros en orden

numrico. Por eje algunos tarjeteros se dedican a las cuentas de los clientes separan mercanca y a las cuentas de los clientes q separan mercanca y las de los suplidores. Las tarjetas de los clientes que separan mercanca sirven para llevar las anotaciones de los pagos parciales que enfuetan. En un archivo de tarjetas de uso frecuente se utiliza una gua para cada diez tarjetas. La informacin registrada en estas tarjetas se puede mantener en una base de datos computarizada. SISTEMA NUMERICO Y DE COLORES PARA LA ORGANIZACIN DE LOS ARCHIVOS Los sistemas numricos son varios los utilizados para organizar los archivos de correspondencia y los de tarjeta. Sistema numrico corriente es el sistema numrico ms conocido; en los dos dgitos se considera en el mismo orden en q permanece de izquierda a derecha, y se asignan en orden ascendente, sea, de menor a mayor. Sistema de dgitos centrales en este sistema, los nmeros de divide en grupos. Los expedientes se organizan, primero, de acuerdo con los dgitos del centro, luego segn los dgitos de la izquierda y finalmente se toma en consideracin de los de la derecha. Sistema de dgitos terminales de acuerdo con este sistemas, el numero se lee de la derecha a la izquierda, cada numero generalmente se utiliza y se divide en tres grupo, cada uno de los cuales tiene dos, tres o cuatro dgitos. Sistema alfanumrico combina letras con nmeros. A las letras se les asigna un significado especial este sistema se estudia al final del captulo. En algunas instituciones se establecen otros sistemas, que son variaciones de los q se acaban de presentar. USOS DE LOS COLORES EN UN SISTEMA DE ARCHIVO NUMERICO El color facilita la identificacin del nmero, aun a distancia, y la localizacin de los expedientes, con el uso de los colores en un archivo numrico se forman patrones de bloques de colores. Los colores se utilizan mucho en oficinas mdicas y en compaas de seguros, este tipo de oficina utiliza gabinetes laterales o estanteras abiertas.los gabinetes o anaqueles laterales hacen ms fcil la bsqueda. Algunas empresas mantienen sistemas alfanumricos es decir que combinan letras y nmeros para una mejor identificacin de los expedientes, a cada letra se le asigna un significado especial y se codifica por cierto color. En los sistemas numricos, las claves de los colores se pueden utilizar en las carpetas de los archivos verticales, en estos archivos se puede utilizar carpetas en color para diferenciar departamentos, tipos de plizas, ao o asunto, entre otros.

En conclusin el sistema de archivo numrico se utiliza mucho en las oficinas por sus muy tiles ventajas, resulta adecuado cuando los corresponsales son numricos y la naturaleza de lo q se archiva es similar. Es un sistema indirecto de archivo, el cual consta de un archivo principal, un archivo miscelneo organizando el orden alfabtico, un tarjetero ndice y un registro. En este sistema es importante dedicar tiempo al proceso de codificar y clasificar los documentos. De esta manera se reduce el tiempo de localizacin y archivo de documentos. Entre los sistemas numricos que se pueden utilizar esta el sistema numrico corriente, el de dgitos terminales, el de dgitos centrales, los sistemas alfanumricos y otras variaciones de este sistema. En los sistemas numricos se usa el color para identificar los nmeros, esto facilita el archivo y la localizacin de los expedientes.