LA INFORMACIN CONTABLE

Informacin y Sistemas de Informacin

Concepto, Objetivos y Reconocimiento de la Informacin En la vida diaria siempre buscamos obtener informacin antes de desarrollar alguna actividad; esto implica que para tomar alguna decisin se requiere un previo conocimiento a fin de tener mayor precisin o mayor certeza al ejecutar la actividad. En ningn caso nos animamos a tomar una decisin, sin contar con informacin que nos ayude a decidir qu camino elegir o por cul alternativa optar dentro de todas las disponibles. Por ejemplo, usted antes de estudiar su carrera universitaria recaud distintos datos, los cuales luego de un proceso de transformacin interna transform en informacin. Seguramente para decidir qu carrera quera estudiar se asesor sobre el campo de actuacin profesional, asignaturas sobre las que tomar conocimientos durante su cursado, salida laboral, entre otras. Luego, a fin de optar por una institucin en la cual realizar su carrera de grado recab datos sobre el prestigio de la misma, perodo y forma de cursado, duracin de la carrera, costo de la misma, por citar slo algunos ejemplos. Con estos datos organizados y procesados tom la decisin de emprender este camino. Entonces, qu entiende por informacin? Podemos decir que la informacin se compone de un conjunto de datos debidamente escogidos, ordenados y procesados segn las necesidades del usuario. Por lo tanto, mientras un dato es un elemento objetivo y un conocimiento aislado acerca de algo, lo cual no me sirve para la toma de decisiones, la informacin se constituye en la interpretacin subjetiva de aqul. Decimos que es subjetiva ya que una de las principales caractersticas de la informacin es que tiene que ser adecuada para cubrir la necesidad del usuario, es decir depende del sujeto al cual est destinada. A fin de que comprenda correctamente estas definiciones, las veamos con un ejemplo habitual en nuestras vidas. Si estamos escuchando la radio y nos comunican que la temperatura esperada es de 15, estamos recibiendo un dato aislado el cual no es de utilidad para saber qu ropa debemos escoger si tenemos que salir pero, si la

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comunicacin agrega que esa temperatura corresponde a la ciudad de Crdoba, es la temperatura mnima esperada para el da y la mxima es de 20, que se esperan vientos fuertes y precipitaciones, estamos recibiendo informacin que resulta pertinente si la decisin que queremos tomar es escoger nuestra indumentaria para este da. Volvamos con el ejemplo de su decisin para encarar esta etapa de su vida. Usted recaud en forma automtica y quizs sin darse cuenta todos los datos pertinentes, los cuales en forma aislada no son de utilidad, pero luego los seleccion, clasific, orden y elabor informacin que le fue til para tomar esta decisin.

Sistematizacin de la Informacin La elaboracin de la informacin se puede realizar cada vez que sea necesario ante una necesidad particular, pero cuando se deben tomar decisiones en forma rutinaria, como ocurre en el caso de gestin de organizaciones, hay que establecer un mtodo o procedimiento para que la informacin surja sin necesidad de estar pensando su procesamiento. Imagine que sera imposible tomar decisiones en el actual mundo de los negocios, cambiante, globalizado, de riesgo (ms todava en nuestro pas); si para cada decisin de gestin en la organizacin, debemos elaborar desde cero la informacin, a fin de contar con ms herramientas para establecer qu curso de accin tomar, en el momento que finalicemos de elaborar la informacin, la misma ya no ser oportuna, por lo tanto dejar de ser til. En este caso ya no hablaremos de informacin, ya que no cumplira con los requisitos necesarios. Esto implica establecer un sistema que nos brinde informacin permanentemente para apoyar la toma de decisiones de gestin de las organizaciones. Ahora, Qu es un sistema? Lo podemos definir, tal como lo pueden encontrar en numerosa bibliografa, como un conjunto de objetos o elementos relacionados entre si y que en forma organizada se encuentran dirigidos para permitir lograr un objetivo determinado. Asimismo un Sistema de Informacin puede definirse tcnicamente como un conjunto de componentes interrelacionados que permiten capturar, procesar, almacenar y distribuir la

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informacin para apoyar la toma de decisiones y el control en una organizacin. O bien, podemos decir que es un conjunto de subsistemas que generan informacin a partir de datos que, luego de ordenados y clasificados, son utilizados para conocer una situacin y elegir sobre esa base un curso de accin para alcanzar un objetivo. Por ello, cuando hablamos de un subsistema nos estamos refiriendo a un sistema que forma parte de uno mayor o general, como se puede apreciar en el siguiente esquema:

Subsistema de Informacin Subsistema de Informacin Subsistema de Informacin Subsistema de Informacin

Importancia de la Informacin en la Toma de Decisiones Detngase un minuto en la lectura y piense qu entiende usted por tomar una decisin. Ahora constate su definicin con la siguiente: Adoptar una decisin es escoger una alternativa o un camino de accin entre varias posibilidades, destinadas a alcanzar un objetivo. La experiencia, la intuicin y el buen juicio son factores imprescindibles a la hora de adoptar decisiones, pero a medida que los entornos se vuelven ms complejos y hostiles, complementar estos ingredientes con un buen sistema de captacin, ordenamiento,

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procesamiento, anlisis e interpretacin de todo el cmulo de datos que se generan, puede reducir en gran medida la probabilidad de equivocarnos. En otras palabras, para que podamos conocer todo lo que pasa en las organizaciones, inclusive sus resultados, debemos contar con informacin, a fin de poder elegir con mayor seguridad el camino de accin frente a diferentes alternativas.

Alternativa 1 Alternativa 2 Alternativa 3 Alternativa 4 Alternativa 5 Necesidad de elaborar Informacin Debemos tomar una decisin Datos Datos Datos Datos Datos

Optamos por una alternativa dentro de todas las disponibles

Toma de Decisin

Una de las principales debilidades que se detecta en las empresas es la falta de un adecuado sistema de informacin, lamentablemente muchas veces el administrador de la organizacin queda atrapado en la gestin del da a da y no puede levantar la cabeza de los problemas diarios, a fin de ver un poco a futuro. Otras veces, cuando se intenta planificar, nos encontramos con que los datos sobre la historia econmica de la empresa no existen o bien son inexactos o incompletos.

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Podemos justificar la necesidad de contar con un buen sistema de informacin, mediante las siguientes afirmaciones: Excelencia es hoy para las empresas un objetivo de supervivencia y su logro depende del monitoreo recurrente de su gestin, la cual se basa en el sistema de informacin. Al poder contar el potencial cliente, cada vez en forma ms completa y gil, con informacin referida a los distintos oferentes del producto que necesita, adems de competir con el precio, la empresa debe lograr diferenciarse en cierto punto de sus competidores, intentando permanentemente lograr la excelencia en su accionar. Un adecuado sistema de informacin nos permite en forma oportuna y confiable, obtener datos tiles para poder diagnosticar la situacin del ente en sus distintas reas y ser capaz de encarar soluciones a tiempo. Se dice que la capacidad que tiene una empresa para adecuarse rpidamente a los cambios externos e internos es una de sus principales fortalezas; si tenemos en cuenta que los cambios de escenarios son una constante en la actualidad, al contar con informacin oportuna, podremos acomodarnos a estos cambios y sacar provecho de los mismos. La Direccin de la organizacin, necesita conocer a fondo Fortalezas, Oportunidades, Debilidades y Amenazas de la organizacin (el FODA), para poder gestionar eficazmente la misma; obviamente sin informacin oportuna y confiable sera imposible poder determinarlo en forma correcta.

El Sistema de Informacin Contable

Desde los comienzos de la vida, el hombre necesit relacionarse con otros para desarrollar su actividad, automticamente y por esta necesidad comenzar a formarse las asociaciones de personas. En ellas, se establecan pautas primarias de convivencia (en definitiva algo similar a la actualidad); con el tiempo estas asociaciones fueron adquiriendo formas ms estructuradas y complejas. Por lo tanto se comenzaron a constituir las organizaciones con distintos objetivos. Partiendo de la definicin de Organizacin, como: un grupo de individuos, que persiguen objetivos comunes y que

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cuentan con los recursos necesarios para alcanzarlos y en base al objetivo que persiguen, podemos dividir a las mismas en dos grandes grupos: Organizaciones sin fin de lucro: la iglesia, un club deportivo, las universidades, una biblioteca vecinal, entre otras. Organizaciones con fin de lucro: las empresas. Ahora, piense un minuto en ambos casos Slo las empresas necesitan obtener rentabilidad en su actividad? Definitivamente respondemos que no, ya que si bien las organizaciones sin fines de lucro no buscan otorgarle a los dueos los niveles de utilidades por los cuales han invertido en la misma, como es el caso de las empresas, stas persiguen fines distintos a la obtencin de una utilidad, como puede ser la difusin de valores culturales o deportivos y para alcanzar estos objetivos, necesitan tambin administrar correctamente los recursos. Imagine el caso en el que una organizacin sin fines de lucro tenga gastos mayores a los ingresos que obtiene siendo estos ltimos a modo de ejemplo donaciones, cuotas de socios, ingresos por actividad, entre otros; seguramente no podra conseguir el fin para el cual fue creada y debera cerrar sus puertas. Es decir, si el club deportivo basa sus ingresos solamente en la cuota mensual de sus asociados y logra reunir $ 50.000 al mes, pero los gastos por servicios, de mantenimiento del saln social, de las canchas de ftbol, tenis y rugby y las remuneraciones y cargas sociales de los empleados totalizan $ 80.000. mensuales, obviamente este club no podr perdurar en el tiempo, ya que tarde o temprano no contar con fondos suficientes para pagar los servicios, entonces le cortarn el agua y la luz, no le podr pagar a sus empleados, por lo que no podr contar ms con ellos, etc. Por lo tanto, ahora no nos queda ninguna duda de que las organizaciones sin fines de lucro, tambin deben obtener una rentabilidad en su actividad. Por todo esto, los conceptos que analizaremos desde el punto de vista econmico para la administracin de una empresa, son totalmente adaptables y vlidos para la conduccin tanto de organizaciones con como sin fin de lucro.

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Con fin de lucro (empresas) Organizaciones

Sin fin de lucro (Asoc. Civiles, clubes, etc.)

Estas organizaciones en su funcionamiento habitual deben tomar permanentemente decisiones y como usted ha estudiado con anterioridad, para ello, necesitan de informacin; todo esto forma parte de la administracin de la organizacin. Administrar una organizacin es realizar una combinacin de los recursos disponibles, a fin de encauzarlos para lograr el objetivo propuesto.

Contabilidad Si bien podemos encontrar numerosas definiciones y distintos puntos de vista de una gran cantidad de estudiosos de la disciplina contable, todos giran sobre los mismos conceptos bsicos y en esta oportunidad nos enfocaremos en un concepto simple de lo que se entiende por Contabilidad. Es una disciplina tcnica que se encarga de recolectar, organizar y registrar todos los hechos que afectan al patrimonio de una organizacin, generando informacin confiable para la toma de decisiones, que hacen a la economa, finanzas y patrimonio de la misma.

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Esta definicin, usted la puede constatar en la bibliografa bsica (El Proceso Contable de Hugo Luis Sasso), en el captulo 1, tambin en la bibliografa complementaria e incluso en cualquier material de contabilidad bsica al cual tenga acceso. Pero cabe aclarar que la Contabilidad no slo brinda informacin para la gestin de las organizaciones, sino que tambin cumple un rol importante a nivel de control, dado que permite detectar hechos o actos irregulares contrarios a los intereses de los dueos, adems de darles proteccin legal, ya que cuando han sido debidamente registrados, sirven como medio de prueba ante la justicia. Si bien los medios informticos han facilitado sus procesos, la contabilidad esencialmente contina brindando las mismas prestaciones que al momento de crearse la partida doble. Pero hoy no debe ser entendida solamente como una herramienta para generar informacin esttica y referida a un objeto determinado, sino que debe servir para evaluar y proyectar los distintos escenarios que enfrentan las organizaciones; brinda informacin tendiente a demostrar la situacin actual de la empresa y tambin permite analizar su pasado y proyectar su futuro.

La Contabilidad como Sistema de Informacin Recuerde la definicin de Sistema de Informacin, en la que se lo consideraba como un conjunto de subsistemas que generan informacin a partir de datos que, luego de ordenados y clasificados, son utilizados para conocer una situacin y elegir sobre esa base un curso de accin para alcanzar un objetivo. Pues bien, de este modo, el sistema de informacin general de cualquier organizacin, estar conformado por distintos subsistemas que se generan en distintas reas de la misma, como Recursos Humanos, Comercializacin, Finanzas, entre otras y tambin por el Sistema de Informacin Contable o Contabilidad, que acta a su vez como centralizador de los otros. A su vez, cuando hablamos de la sistematizacin de la informacin, decamos que esto era necesario para que la misma se encuentre disponible para la toma de decisiones y no que haya que elaborarla en cada oportunidad; lo mismo ocurre en el caso de la Contabilidad.

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Debemos tener en cuenta que la Contabilidad no es ni ms ni menos importante que el resto de los subsistemas de informacin que posee la organizacin.

Subsistema Subsistema RRHH Ventas Subsistema Contabilidad Subsistema Subsistema Operaciones Logstica Subsistema Distribucin

Los Informes Contables

Si bien veremos en profundidad el tema Informes Contables al estudiar el Mdulo 2 de la asignatura, correspondiente al Captulo 3 del programa, aqu definiremos cada uno de estos sin analizar la forma en que se deben exponer los mismos. Los datos que son procesados por el proceso contable deben ser reordenados, analizados y sintetizados a travs de los informes contables. Si analiza el esquema del presente mdulo, podr observar que los Informes Contables son la salida (el output) del Proceso Contable. Estos informes contables se elaboran teniendo en cuenta los destinatarios de los mismos, stos pueden ser: 1. 2. De Uso Interno De Uso Externo (terceros)

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Los de Uso Interno, son los llamados informes de gestin, requeridos por sus rganos de administracin (directorio, gerencia general, gerencias departamentales, etc.). Estos no poseen un marco conceptual ni normas que los regulen, sino que los mismos se elaboran en base a la informacin solicitada por los rganos correspondientes. Los de Uso Externo, se denominan Estados Contables. Al elaborar esta informacin para uso externo, se presenta un detalle de la estructura patrimonial (Activo, Pasivo y Patrimonio Neto) y su evolucin (Ganancias y Prdidas). A fin de brindar una informacin ordenada y comparable para los usuarios, al elaborar los estados contables se debern observar las pautas de valuacin y exposicin establecidas por las normas contables vigentes en el pas y regin a donde pertenezca la organizacin. La informacin contenida en los Estados Contables debe reunir, para cumplir con su finalidad y siempre considerados en su conjunto y buscando un equilibrio entre ellos mediante la aplicacin del criterio profesional, los siguientes requisitos: Pertinencia (atingencia): debe satisfacer las necesidades de los usuarios tipo. Es decir, debe ser razonablemente apropiada para cumplir sus objetivos. Confiabilidad (credibilidad): debe ser creble para los usuarios. Para cumplir con este requisito tiene que aproximarse a la realidad y ser verificable o sea, ser susceptible de comprobacin por cualquier persona. Sistematicidad: debe presentarse de manera sistematizada, es decir, de manera ordenada. Comparabilidad: debe ser posible la comparacin con otras informaciones de la misma organizacin y de otras organizaciones. Claridad (comprensibilidad): debe ser fcil de comprender por los usuarios, para esto se debe utilizar un lenguaje claro. Pero tambin tenemos restricciones que condicionan el logro de los requisitos: Oportunidad: la informacin debe suministrarse en tiempo conveniente para los usuarios. No sera de utilidad por ejemplo, un balance presentado 4 aos despus de la fecha de cierre de ejercicio al que se refiere, ya que obviamente en este caso el mismo no le sera de utilidad a los usuarios de este.

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Equilibrio entre costos y beneficios: tener en cuenta el costo que trae aparejado conseguir con mayor exactitud alguno de los requisitos, con respecto al beneficio que esto representa. En el siguiente esquema, se representa lo anteriormente expuesto sobre Informes Contables:

De Uso Interno

Informes de Gestin

Informes Contables
De Uso Externo Estados Contables

- Estado de Situacin Patrimonial - Estado de Resultados - Estado de Evolucin del Patrimonio Neto - Estado de Flujo de Efectivo - Informacin Complementaria

A continuacin, haremos una enumeracin de los Estados Contables bsicos y una breve descripcin de cada uno de ellos. Luego, en el Mdulo II, volveremos sobre este tema, una vez que reconozcamos conceptualmente los Componentes Patrimoniales y comprendamos cada uno de ellos para poder comprenderlos mejor de esta forma.

Contenido y forma de los Estados Contables:

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1.

Estado de Situacin Patrimonial: debe mostrar la situacin patrimonial del ente a una fecha determinada, la cual es la correspondiente al cierre de ejercicio econmico del a organizacin. Por esto se dice que es un estado esttico, ya que podramos decir que es una foto en un momento (el de cierre) y nos muestra la estructura patrimonial de la organizacin a ese momento.

2.

Estado de Resultados: informa sobre el resultado del perodo. Detalla los resultados ordinarios y extraordinarios. Nos explica las causas que determinaron que arribemos a un resultado, ya que en la estructura del mismo vamos a poder identificar la Actividad Principal, la Actividad de Apoyo, la Actividad Financiera y tambin el resultado originado por impuesto a la renta. Decimos que es un estado dinmico, ya que l mismo muestra las causas de los resultados del ejercicio econmico completo.

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3.

Estado de Evolucin del Patrimonio Neto: muestra el patrimonio y su evolucin. Se lo define como un estado esttico y dinmico, esttico ya que nos muestra los saldos de los componentes del Patrimonio neto tanto al inicio como al final del ejercicio, pero tambin podemos ver la evolucin del mismo y las causas de su variacin. A travs de este estado podemos analizar el Patrimonio neto, ya que en el Estado de Situacin Patrimonial solamente se expone en un slo rengln, sin detallar su composicin.

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4.

Estado de Flujo de Efectivo: muestra desde el punto de vista financiero, el origen de los fondos y la aplicacin de los mismos. Como ya veremos ms adelante, es un estado muy particular, ya que no nos interesa el devengamiento en este caso, sino que analizamos las entradas y salidas de dinero, es decir lo percibido. Si no comprende estos trminos no se preocupe, ya que los mismos sern analizados y profundizados ms adelante en este mdulo.

5.

Informacin Complementaria: brinda informacin adicional a la contenida en los estados contables, permitiendo por medio de notas y anexos aclarar o especificar el contenido sinttico de los estados. Es decir, es como una ampliacin a los estados contables, de igual importancia y obligatoriedad que estos.

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En este caso podemos ver dentro de lo que se considera la informacin complementaria, las Notas a los Estados Contables, indicando las cuentas pertenecientes a cada rubro. Estos temas tambin los analizaremos ms adelante, el objetivo hasta aqu es que slo tenga una introduccin a cada uno de estos estados.

Usuarios de la Informacin Contable La necesidad de los usuarios de la informacin contable es esencial para establecer el contenido y forma de los estados contables. En general se puede determinar que la informacin brindada por los informes contables debera servir para que, con respecto a la empresa: Se tomen decisiones sobre el otorgamiento de crditos o la inversin en la misma.

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Se determine su capacidad de generar resultados y auto generar recursos. Se pueda fiscalizar desde el Estado, el cumplimiento de las obligaciones correspondientes, que debe afrontar la organizacin.

Se pueda evaluar la gestin de los administradores, por parte de los accionistas por ejemplo. Tenga en cuenta que estas utilidades de los Estados Contables, son solamente algunos ejemplos, de ningn modo se establece aqu que sean slo las enumeradas con anterioridad. Podemos fijar un listado de interesados en la informacin contable, es decir sus usuarios, que pueden ser de distintos rdenes:

El Estado: como ente recaudador de tributos. Quizs el ingreso ms importante que posee el Estado, es el tributario. Al actuar como organismo recaudador, de algn lado debe contar con la informacin correspondiente, a fin de conocer cunto debe aportar cada organizacin. Esta informacin se puede extraer de los Estados Contables; cabe aclarar que las organizaciones luego deben presentar las declaraciones juradas correspondientes a los distintos tributos, pero el respaldo a lo que se declara en las mismas, son justamente los Estados Contables.

Los propietarios: con el fin de conocer la rentabilidad de la empresa. Los dueos de una empresa han realizado inversiones en la misma, ya sea con lo aportado inicialmente en su constitucin, como con aportes adicionales y ganancias no retiradas. Como sucede en el caso de cualquiera de nosotros, al realizar determinada inversin buscamos obtener una rentabilidad por la misma. A travs de los Estados Contables, los propietarios tienen la posibilidad de conocer la rentabilidad que les est otorgando la inversin realizada en la empresa y a su vez (como veremos en la segunda parte de la materia), analizar los mismos y de esta forma proyectar a futuro la situacin del ente.

Acreedores: actuales y futuros, para evaluar el cumplimiento de las obligaciones. Cuando uno presta dinero, espera que le devuelvan el mismo, con ms los intereses pautados o bien cuando estamos por prestarle plata a alguien, tratamos de averiguar un poco sobre la capacidad de pago que posee el potencial deudor. Cuando hablamos de

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empresas y sus acreedores, el funcionamiento es el mismo; por lo tanto los acreedores actuales del ente, tomarn informacin de los Estados Contables, para analizar la capacidad que posee el ente de hacer frente a sus obligaciones con terceros. Asimismo, los potenciales acreedores, antes de financiar a la empresa, tomarn los recaudos necesarios para averiguar el riesgo de realizar esta financiacin y de esta forma poder determinar si es conveniente o no otorgar el prstamo y en caso de hacerlo, qu tasa de inters se debe aplicar. Inversores: actuales y futuros, para conocer los riesgos sobre la inversin a fin de tomar decisiones sobre las participaciones. Antes de invertir dinero en un negocio, cualquiera de nosotros busca averiguar qu rentabilidad nos puede otorgar el mismo a futuro, ya que en definitiva lo que tenemos que hacer es tomar una decisin entre varias alternativas disponibles (entre varias inversiones que podemos realizar). Tal como hemos visto en este mdulo, cuando debo tomar una decisin, elegir una alternativa, siempre se debe recoger informacin que nos ayude. En este caso, esta informacin sern los Estados Contables, los cuales nos mostrarn la capacidad de generacin de utilidades del ente, la poltica de distribucin de dividendos, su estructura de financiamiento (si se encuentra financiada principalmente con fondos propios o de terceros), entre otros anlisis que veremos ms adelante en la asignatura al estudiar el anlisis de Estados Contables. Directores, gerentes generales, departamentales: para evaluar la gestin de la empresa. Los administradores del ente deben cumplir con un rol especfico: aumentar el valor de la empresa. A fin de ir monitoreando su gestin y poder tomar las decisiones correctas, como as tambin las medidas correctivas que fueran necesarias, estos administradores toman la informacin correspondiente de los Estados Contables. Empleados: para evaluar la estabilidad y rentabilidad del ente, as como la capacidad para afrontar sus obligaciones laborales y previsionales. Si bien en nuestro pas no es de comn aplicacin, en muchos pases una gran parte del sueldo de los empleados deriva de los resultados obtenidos por la organizacin y muchas veces los premios que les otorgan, son acciones de la misma empresa. Obviamente desde el punto de vista del empleado (suponiendo estabilidad laboral y un buen nivel de empleo), tendr

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que analizar la conveniencia de su continuidad en la organizacin o bien si es ms favorable cambiarse a otra empresa. A su vez, la empresa debe realizar los aportes previsionales de sus empleados, en caso de que la misma no posea capacidad de pago, comenzar a incumplir con sus obligaciones. Cabe reiterar la aclaracin de que en nuestro pas no es tan comn que todos los empleados posean acceso a los Estados Contables de la empresa de la cual forman parte, pero no dejan de ser un potencial usuario de los mismos. Clientes: para evaluar su estabilidad y rentabilidad. Cuando llegamos a un acuerdo comercial con un proveedor, obviamente esperamos y nos conviene que el mismo cumpla con su parte; si nuestro proveedor posee problemas financieros, es probable que en algn momento baje su calidad o bien no realice las entregas en tiempo y forma. Por estos puntos, desde el punto de vista de los clientes tambin les interesar conocer la situacin de sus proveedores, a fin de anticiparse a un posible problema con el mismo o bien cambiarlo. Hasta aqu hemos visto la parte correspondiente al captulo 1 del programa, si desea profundizar estos conceptos le sugiero consultar la bibliografa indicada como complementaria, en sus primeros captulos o bien cualquier libro de contabilidad bsica al que tenga acceso, ya que en la bibliografa obligatoria no se encuentran analizados los mismos en profundidad. Ahora avanzaremos en el presente mdulo, continuando con la parte correspondiente al captulo 2 del programa.

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