Qu son el perfil y la descripcin de puestos?

La descripcin de puesto es simplemente un documento en el que se enlistan los objetivos y las funciones del puesto, as como el entorno social y las dimensiones que influyen o afectan a dicho puesto. La descripcin de puesto es un documento que consiste en definir los objetivos y funciones que lo conforman y que lo diferencian de otros puestos de la organizacin. En este documento se detalla lo que idealmente debe hacer el ocupante del puesto, no necesariamente lo que hace, as como la frecuencia en que lo hace, cmo lo hace y para que lo hace. Por otro lado, el perfil de puesto es un documento en el que se describe de manera precisa las caractersticas y rasgos de personalidad, competencias laborales, experiencia, preparacin acadmica, conocimientos y condiciones de trabajo que el ocupante de un puesto debe tener para poder cumplir con las expectativas descritas en la descripcin de puesto. Hay autores que sustentan que un puesto es la unidad bsica de las organizaciones. Es decir, un rea o departamento consiste en un conjunto de puestos, y la suma de todas las reas o departamentos conforman a la organizacin. Con base en este concepto, en teora, y si las descripciones de puestos estn hechas de manera correcta, la suma de las descripciones de cada puesto de la empresa nos llevara a tener la descripcin de los objetivos de la organizacin. Este concepto es fundamental, porque nos permite sugerir un camino inverso para la definicin y la descripcin de puestos. Esto es, si partimos de la misin, visin y objetivos de la organizacin, podramos definir la descripcin de puesto del director general, y a partir de aqu desarrollar la descripcin de puesto de cada unos de sus reportes directos, y as sucesivamamente hasta el ltimo empleado. Adicionalmente, es importante mencionar que la descripcin de puestos es muy confundida con el perfil de puestos o con el anlisis de puestos, inclusive para algunos "expertos". Pero por puro sentido comn, la descripcin enuncia lo que se espera que el ocupante de un puesto realize en trminos de actividades y resultados. Y por el contrario, el perfil de puesto establece o "perfila" las caractersticas de personalidad, las competencias laborales, la experiencia, la formacin, e inclusive las condiciones de trabajo que el ocupante del puesto deber idealmente de tener. El anlisis de puestos es un estudio que se realiza para identificar los objetivos y las funciones que realmente se llevan a cabo por los ocupantes de un puesto especfico, as como las competencias laborales que tienen estos ocupantes, y su resultado es una descripcin y un perfil de puestos.

La importancia de hacer bien el perfil y la descripcin de puestos.

Muchos empresarios nos han comentado que ellos no requieren tener descripciones de puestos, dado que todos sus colaboradores saben lo que deben hacer. Desde un punto de vista superficial, podemos decir que la mayora de los trabajadores siempre saben lo que deben hacer, conocen la

rutina de su trabajo... pero lo importante no es eso, sino debemos preguntarnos: Lo que hacen mis empleados es lo que deberan de hacer? aporta valor a la organizacin? Si no se hicieran algunas de esas tareas la empresa obtendra los mismos resultados? mejores? peores? De aqu la importancia de realizar un anlisis de puestos para obtener las descripciones y los perfiles de puestos que realmente necesita la empresa y luego buscar a las personas ideales para cubrir dichos puestos. Suena fcil, pero es mucho trabajo. El desarrollar correctamente tanto un perfil como una descripcin de puestos ha sido tradicionalmente una labor emprica y, en el mejor de los casos, con la ayuda de consultores expertos, aunque generalmente tanto la descripcin como el perfil de puestos son hechos por el jefe inmediato del puesto, quien muchas veces no tiene la capacitacin adecuada para hacerlo correctamente. Lo primero que requerimos tener una idea clara y precisa de los conceptos que manejaremos. Por ejemplo, alguien puede suponer que el perfil de puesto de un gerente de ventas requiere de liderazgo, pero qu es liderazgo? Existen muchas conductas observables en un lder y muchos tipos diferentes de liderazgo, por lo que es importante definir que es liderazgo antes de considerarlo como una caracterstica de personalidad. Por todo lo anterior, vemos que es evidente que si estos documentos no estn hechos correctamente podrn suceder cosas como que el personal que contratemos no sea el adecuado para lo que realmente necesitamos; o que el personal con que ya contamos no est haciendo las tareas que aportan mayor valor a la organizacin. En cualquiera de los casos, es una situacin negativa para la empresa.