COALA CU CLASELE I-VIII DR.

MIOARA MINCU, CONTESTI COMUNA CONTESTI JUDEUL DAMBOVITA

PROCEDURA OPERAIONAL
Intocmirea orarului

Data elaborrii:

Elaborat Verificat Aprobat

Profesor: Profesor: Director:

Semntura: Semntura: Semntura:

PROCEDURA
DE INTOCMIRE A ORARULUI
Exemplar numrul _____________ Data intrrii n vigoare:

Revizuire 1 2 3 4

Data

Persoana responsabil

Semntura

SCOPUL PROCEDURII :

*completarea corect i n termen a situaiei colare a elevilor la sfritul anului colar (iunie) i dupa sesiunea exsamenelor de corigen(septembrie); * stabilete modul de realizare a activittii, compartimentele i persoanele implicate; *d asigurri cu privire la existena documentelor adecvate derulrii activitilor; *asigur continuitatea activittii, , stabilete sarcini privind circuitul documentelor necesare (cataloage, registre matricole); *alte scopuri specifice procedurii operaionale DOMENIUL DE APLICARE 5.1-Precizarea activittii la care se refer PO(completarea registrelor matricole cu situaia colar a elevilor. 5.2-Delimitarea activitatii n cadrul portofolliului de activitati desfurate(toate etapele ce vor fi parcurse privind vericifarea ncheierii corecte a situaiei colare n cataloagele claselor(note medii semestriale, media anual)informaiile cerute prind identitatea elevilor trecui n cataloage i registrele matricole, 5.3.-Lista principalelor activitati de care depinde : a) Aceast activitate depinde de activitatea compartimentelor : *secretariat , *nvatori *dirigini *toate cadrele didactice b)de aceast activitate depind urmtoarele compartimente : *secretariat *conducere 5.4-Listarea compartimentelor furnizoare de date i/sau beneficiare de rezultate ale activitii procedurale, listarea compartimentelor implicate n procesul activitaii. a)activitatea depinde de furnizarea datelor : * secretariat *nvtori, dirigini b)de aceast activitate depind compartimentele : *secretariat *nvatori, dirigini *conducere 2 DOCUMENTE DE REFERINTA *Ordin nr.3502/03.03.2005 pentru aprobarea Regulamentului privind actele de studii i documentele colare din nvamntul preuniversitar; *Regulamentul privind actele de studii i documentele colare din nvatamntul preuniversitar(publ.n MO nr.342/22.04.2005); *Regulamentul de organizare i funcionare a unitilor de nvamnt preuniversitar referitor la actele de studii; *Legea nr.84/1995. Legea Invmntului; c)alte documente : *circuitul documentelor; *Regulamentul intern al institutiei de nvamnt;

Definiii i abrevieri : a) definiii : *procedur operaional :prezentarea formalizat, n scris a tutror pailor ce trebuie urmai, a metodelor i procedelor cu privire la aspectul procesual; *Ediie : forma iniial sau actualizat a unei procedure operaionale *Revizie n cadrul unei ediiiactiune de modificare a uneia sau mai multor componente ale PO. b) abrevieri ale temenilor: *PO procedur operaional *MO-Monitorul Oficial *MECT-Ministerul Educaiei Cercetarii si Tineretului *LI Legea nvamntului *CNP-codul numeric personal *RM- registru matricol *FM foaie matricol *CC-catalogul clasei Descrierea procedurii a) documente utilizate : 1.Registrul matricol 1-Cataloagele pentru formaiunile de studiu constituite pentru anul colar n curs; 3 2-Situaiile colare primite s-au expediate n timpul anului colar privind micarea elevilor i situaia lor la nvtur(foile matricole); 3.Copiile certificatelor de natere ale elevilor b)Coninutul i rolul documentelor 1.Registrul matricol a)servete ca document obligatoriu pentru evidena situaiei colare a tuturor elevilor unitii de nvamnt; b) se gestioneaz de compartimentul secretariat c)se arhiveaz de ctre compartimentul resurse umane, departamentul secretariat din cadrul instituiei; d)conine minimum obligatoriu : denumirea instituiei, nivelul de nvmnt (dup caz);n interior se vor scrie obligatoriu :numrul matricol/ nr.volulmului matricol, numele iniiala tatlui ,prenumele elevului , data i locul naterii, numele i prenumele prinilor,CNP (codul numeric personal),meniuni privind transferurile elevului, data efecturii , unitarea coalr la/de la care se transfer, data , situaia colar pe fiecare an de studiu i pe fiecare disciplin cu meniunea unitii colare unde a fost nmatriculat elevul, semntura prof.diriginte, secretarului, directorului, stampila rotund a unitii;se completeaz cu situaia la nvtur la sfritul fiecrui an colar (iunie) i dup examenele de corigena(septembrie); e) dup completare devine document colar cu regim special. 2.Cataloagele formaiunilor de studiu(claselor) a) documente de baz i servesc la nscrierea situaiei colare a elevilorde ctre personalul didactic al unittii, pe parcursul anului colar (toate notele , la toate disciplinele, medii semestriale,meniuni privind micarea elevilor (plecat la, venit de la ), la elaborarea unei statistici privind situaia la nvatur a elevilor la sf.semestrelor, anului colar.

b) circula : cadre didactice, director, secretar c) se arhiveaz de ctre comparimentul secretariat, pe baza unui proces verbal de predare primire tipizat ,ntocmit la sfritul fiecrui catalog de ctre profesorul diriginte sub semnatura acestuia, a directorului i secretarului. 3.Foile matricole : a)documente tipizate care conin situaia colar a elevilor i folosite n urmtoarele situaii : miscarea elevilor la / de la unitaile colare , pe parcursul anului colar i sunt formate din dou pri distincte : 1.date de identificare a unitii colare,a elevului :numele ,iniala tatlui, prenumele elevului, CNP, data i locul naterii, numele i prenumele prinilor, domiciliul elevului/prinilor, unitatea colar de unde vine/pleac elevul, anii de studiu/unitate colar 2.siuaia scolar a elevului (conine mediile la toate disciplinele pe fiecare an de studiu);cnd transferul are loc n timpul unui semestru n dreptul obiectului respectiv se scriu 4 notele obinute, folosindu-se formula din catalog ex:10/25x, semntura directorului i secretarului; b)circul : ntre unitile colare, se elibereaz la cererea persoanelor n cauz; c) se arhiveaz de ctre compatimentul secretariat Resurse materiale cf.listei de inventar Resurse umane-cf.recensmntului elevilor, dinamicii populaiei colare Planificarea operaiunilor: -procurarea RM -nregistrarea n evidena uniii -numerotarea volumului 1,2,3 sau I,II,III.. -numerotarea filelor ( nr.filei este nr.matricol al elevului) -ntocmirea procesului verbal pe ultima fil a RM -nscrierea elevilor -consemnarea situaiei la nvatur pentru fiecare elev n parte -desemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM -desemnarea prin decizie a Comisiei care rspunde de completarea RM IDENTIFICAREA RISCURILOR- RESURSE UMANE OBIECTE AUDITABILE 1 1.Procurarea RM 2.Inregistrarea n unitate a volumelor i numerotarea filelor 3.Intocmirea provesului verbal pe ultima fil RM 4. Stabilirea a prin decizie a persoanei responsabile cu gestionarea RM (secretarul colii) RISCURI SEMNIFICATIVE 2 Inexistena RM n cadrul nstituiei Omiterea nregistrrii i numerotrii Nentocmirea procesului verbal Nedesemnarea prin decizie a persoanei responsabile cu RM

5,Desemnarea prin decizie a Neemiterea deciziei Comisiei responsabile cu 5 completarea , alturi de persoana desemnat a situaiei colare n RM 6.Verificarea de ctre Neverificarea i neaplicarea tampilei pe filele RM conductorul unitii colare a modului de completare a RM, aplicarea stampilei 7.Verificarea de ctre Neefectuarea verificrilor conductorul unitii prin sondaj , a veridicittii situaiei colare consemnate n RM(cataloage, foi matricole) Derularea operaiunilor activitii OBIECTE AUDITABILE Operaiuni desfurate 1 2 1.Procurarea RM Achiziionarea RM tipizat pt.fiecare nivel de nvmnt unde este cazul 2.Inregistrarea n unitate ca nregistrarea i numerotarea filelor vol.1,2,3 sau ImII,III, numerotarea filelor 3.Intocmirea procesului verbal ntocmirea procesului verbal pe ultima fil 4.Desemnarea prin decizie a Se emite decizie din partea conductorului unitatii i nmnat persoanei responsabile cu persoanei n cauz gestionarea RM 5.Desemnarea prin decizie a Se emite o decizie privind comisia responsabil de completarea Comisiei responsabile cu RM mpreun cu persoana desemnat completarea alturi de persoana stabilit , a situaiei colare n RM 6.Verificarea de ctre Se verific de catre conductorul unitii modul de completare a conductorul unitii a RM i a veridicittii datelor nscrise( cataloge, foi matricole) modului de completare a RM i a veridicitii datelor nscrise 6 7.Semnarea filelor RM Semnarea filelor RM dup consemnarea situaiei colare de ctre :diriginte, nvtor, secretar, director Valorificarea rezultatelor activitii *mbuntirea cunoaterii legislaiei privind completarea RM 6 *cunoaterea modului de derulare a pailor privind gestionarea si completarea RM RESPONSABILITATI 1.Directorul unittii de nvamnt : *verific modul de completare a RM, referitor la :

-corectitudinea datelor nscrise conforme cu cataloagele claselor i FM primite, eliberate n timpul anului colar, semneaz pentru verificare, aplic tampila unitii 2. Diriginii i nvtorii colii completeaz situaia colar n RM 3.Secretarul -completeaz RM mpreun cu diriginii i nvtorii, dup CC i foile matricole primite n timpul anului colar ,urmrete ca situaia scolar s fie nceheiat corect n catalog,face meniunile necesare micrii populaiei colare sau a situaiei de repetenie. -elibereaz acte de studii(adevereine, diploma, certificate)pe baza nscrisurilor din RM -rspunde de gestionarea RM; 4.COMISIA, verific mpreun cu directorul unitii , modul de completare a situaiei colare n RM;

10. Anexe , nregistrri, arhivri

Nr. anex Denumire Anex Elaborator Aprobat Numr Difuzare exemplar Arhivare Alte Loc Per Elemente

1. 2. 3

Circuitul Documentelor Evidena elevilor Lista de inventar

secretariat Director 1 Invt. i Director 1 diriginii secretariat Director 1

personal

secretar

Pers.did. secretar secretar 7

10. DIAGRAMA OPERATIUNI LOR SI RESPONSABILITATILOR

REGISTRUL MATRICOL
PROCURARE COMPLETARE VERIFICARE GESTIONARE

Procurarea RM(director)

Inregistrarea n unitate volum numarul 1,2 (secretarul)

Date de identificare a elevilor,locul i data naterii (secretarul)

1.Verificarea corectitudinii situaiei scolare consemnate n RM (Comisia) 2.Verificarea prin sondaj a documentelor pe baza crora s-a facut consemnarea(CC i FM(director)

Evidena completrii RM (secretarul) 2.Evidena volumelor RM(secretarul) Arhivarea RM (secretarul)

Numerotarea filelor (secretarul)

Date de identificare a parintilor (secretarul)

Intocmirea PV pe ultima fil (secretarul)

Meniuni privind repetenia, transferurile(secretarul)

Consemnarea situaiei colare(nvator dirigini,secret

1.Aplicarea semnturilor pentru asumarea nscrierilor(nvtatori, dirigini,secretar 2.Semntura directorului i stampila