UNIVERSIDAD NACIONAL FEDERICO VILLARREAL

CONTABILIDAD I
SESIN I CPCC. GILMER GUSTAVO MARTINEZ MUOZ

LIBROS CONTABLES
Los libros de contabilidad son libros especiales donde se anotan o registran en forma ordenada, analtica y justificada, las diversas operaciones mercantiles que realiza una empresa en un determinado perodo de tiempo.

 Desde el punto de vista tradicional es el documento, encuadernado, foliado y sellado, en donde, en forma clara y precisa se registra las operaciones que realiza la empresa en orden cronolgico (de fechas). Desde el punto de vista virtual, es el formato electrnico que permite registrar las transacciones de un agente econmico en lnea (on line), para facilitar la evaluacin de los agentes de supervisin y control contable, tributario y financiero.

IMPORTANCIA
1. Permiten el registro y control de valores que ingresan y salen de la empresa 2. Permite la divisin del trabajo con grandes beneficios para la empresa 3. Sirven de sustentacin y prueba de que las operaciones mercantiles han sido registradas objetivamente, y en base a ello determinar y comprobar el monto de tributos a pagar 4. Muestran el estado financiero de una empresa en un momento determinado

Se clasifican desde dos puntos de vista: Desde el punto de vista legal; y, Desde el punto de vista tcnico CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL: Es la clasificacin establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

DESDE EL PUNTO DE VISTA LEGAL: Es la clasificacin establecida de acuerdo a ley y que puede ser de dos clases: Libros Obligatorios; y, Libros Voluntarios

LIBROS OBLIGATORIOS
Son aquellos libros que deben ser llevados por las empresas de acuerdo a ley y que, segn el cdigo de comercio en su artculo 33, son los siguientes: Libro de Inventarios y Balances Libro Diario Libro Mayor Libro Caja y bancos Libro de Registro de Ventas Registro de Compras Libro de Planilla electrnica. Libro registro de activos. Libro de Actas (para las sociedades)

LIBROS VOLUNTARIOS
Como su nombre lo indica, son de uso potestativo facultativo, que pueden ser llevados por las empresas de acuerdo a la magnitud de sus operaciones y segn las necesidades de la misma. El cdigo de comercio en su artculo 34 determina que son Libros Voluntarios, entre otros, los siguientes: Libro de Registro de Mercaderas de Kardex Libro de Registro de Clientes o Deudores Libro de Registro de Proveedores Libro de Registro de Letras por Cobrar Libros de Registro de Letras por Pagar Libro de Bancos Libros de Caja Chica Libro Mayor Auxiliar por divisionaria, etc.

CLASIFICACION DE LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

DESDE EL PUNTO DE VISTA TECNICO: Pueden ser de dos clases: Libros Principales; y, Libros Auxiliares

LIBROS PRINCIPALES:
Son aquellos que tienen carcter de indispensables para llevar la contabilidad de un negocio y son: Libro de Inventarios y Balance Libro Diario. Libro Mayor

LIBROS AUXILIARES:
Son aquellos que sirven de complemento a los libros principales y que despus de cumplir su cometido, se centralizan las operaciones anotadas en ellos, en el Libro Diario. Son Libros Auxiliares todos los mencionados en la clasificacin legal, a excepcin de los indicados como los libros Principales.

FOLIACIN DE LOS LIBROS CONTABLES

CONCEPTO: Desde el punto de vista tradicional, es el nmero pequeo que se coloca en la parte superior de cada una de las hojas de los libros de contabilidad. Dicho de otra manera, folio, es la pgina del libro de contabilidad. CLASE DE FOLIACION: Desde el punto de vista tradicional, la foliacin de un libro de contabilidad puede ser de dos clases: Foliacin Simple y Foliacin Doble

FOLIACIN DE LOS LIBROS CONTABLES

Foliacin Simple. Es cuando los folios se repiten una sola vez. Ejemplo: 1, 2, 3, 4, 5, 6, etc. Son libros de filiacin simple: el Libro Diario y el Libro de Inventario y Balances. Foliacin Doble. Es cuando los folios se repiten dos veces y estando uno frente al otro. Ejemplo: 11, 22, 33, 44, etc. Son libros de foliacin doble: el Libro Mayor y el Libro Caja. Desde el punto de vista electrnico, informtico o virtual la foliacin es nica (simple). El formato electrnico permite registrar muchos datos en forma horizontal, lo que facilita una mayor utilidad para los libros contables.

PROCEDIMIENTO DE LEGALIZACIN
Legalizacin de libros y registros: Sern legalizados por los notarios o, a falta de stos, por los jueces de paz letrados o jueces de paz, cuando corresponda. Se legaliza en la provincia en la que se encuentre ubicado el domicilio fiscal del deudor tributario. Tratndose de las provincias de Lima y Callao, la legalizacin podr ser efectuada por los notarios o jueces de cualquiera de dichas provincias. Los notarios o jueces colocarn una constancia en la primera hoja de los mismos y sellar todas las hojas del libro o registro, las mismas que debern estar debidamente foliadas, incluso cuando se lleven utilizando hojas sueltas o continuas.

Legalizacin de libros y registros:

En ningn caso el nmero de legalizacin, folios o de registros podr contener adicionalmente caracteres distintos, tales como letras. Los libros y registros debern ser legalizados antes de su uso, incluso cuando sean llevados en hojas sueltas o continuas . Tratndose del libro de planillas, la legalizacin se regir por lo dispuesto en el Decreto Supremo N 00198TR y normas modificatorias. El Registro de Trabajadores, Prestadores de Servicios RTPS se regir por lo dispuesto por el DS 0142006TR y la RM 003 2007TR.

Legalizacin de segundo y siguientes libros y registros:

Tratndose de libros o registros que se lleven utilizando hojas sueltas o continuas, se deber presentar el ltimo folio legalizado por notario del libro o registro anterior. Tratndose de libros o registros llevados en forma manual, se deber acreditar que se ha concluido con el anterior. Dicha acreditacin se efectuar con la presentacin del libro o registro anterior concluido o fotocopia legalizada por notario del folio donde conste la legalizacin y del ltimo folio del mencionado libro o registro.

Legalizacin de segundo y siguientes libros y registros:

En los casos de incautacin de libros o registros llevados en forma manual se deber presentar el documento en el que conste la referida diligencia por la autoridad competente. De producirse la devolucin de los libros o registros incautados no podr realizarse en ellos anotacin alguna debiendo procederse a su cierre inmediato. Tratndose de libros y registros perdidos o destruidos por siniestro, asalto u otros, se deber presentar la comunicacin correspondiente.

PROHIBICIONES EN LOS LIBROS DE CONTABILIDAD

En los libros de Contabilidad esta prohibido: Borrar Mancharlo Romperlo Mutilarlo Dejar espacios en blanco Alterar el orden de los folios Alterar el orden cronolgico de los asientos y los documentos Hacer cualquier acto que le quite claridad y consistencia a las reglas

 Diez (10) das hbiles: Libros de Ingresos y Gastos Libros de Retenciones inciso e) y f) del Art. 34 de LIR Registro de Compras Registro de Consignaciones

Registro de Huspedes
Registro de Ventas e Ingresos Registro de Ventas e Ingresos Art. 26 RS 266-2004 Registro del Rgimen de Percepciones Registro IVAP Registro Auxiliar de Adquisiciones

 Tres (03) meses: Libro Caja y Bancos Libros de Inventarios y Balances Libros Diario

Libro Mayor
Registro de Activos Fijos Registro de Costos Registro de Inventario permanente Valorizado Registro de Inventario permanente en Unidades Fsicas (1 mes)

 Los libros y registros debern: Contar con datos de cabecera: Denominacin, periodo RUC y apellidos y nombres o razn social. Contener el registro de sus operaciones: en orden cronolgico, correlativo, de manera legible, sin espacios ni lneas en blanco, interpolaciones, enmendaduras, ni seales de haber sido alteradas. Totalizando sus importes por cada folio, columna o cuenta contable hasta obtener el total general del perodo o ejercicio gravable, segn corresponda: VAN y VIENEN. De no realizarse operaciones en un determinado perodo o ejercicio gravable: SIN OPERACIONES.

FORMA DE LLEVARLOS

FORMA DE LLEVARLOS
Los libros y registros debern: 1.Ser llevados en moneda nacional y en castellano, salvo las excepciones previstas por el CT. 2. Incluir los registros o asientos de ajuste, reclasificacin o rectificacin que correspondan. 3. Contener folios originales, no admitindose la adhesin de hojas o folios, salvo disposicin legal en contrario. 4. Tratndose del Libro de Inventarios y Balances, deber ser firmado al cierre de cada perodo o ejercicio gravable, por el deudor tributario o su representante legal, as como por el CPCC responsable de su elaboracin.

FORMA DE LLEVARLOS
Se deber utilizar el Plan Contable General Empresarial (PCGE), a cuyo efecto se emplearn cuentas contables desagregadas a nivel de hasta cinco dgitos, los que se han establecido para el registro de la informacin segn este PCGE (vase el numeral 3 Estructura de Cuentas en el Plan Contable General Empresarial, de estas Disposiciones Generales). En algunos casos, y por razones del manejo del detalle de informacin, las empresas pueden incorporar dgitos adicionales, segn les sea necesario, manteniendo la estructura bsica dispuesta por este PCGE. Tales dgitos adicionales pueden ser necesarios para reconocer el uso de diferentes monedas; operaciones en distintas lneas de negocios o reas geogrficas; mayor detalle de informacin, entre otros.

EL PROCESO CONTABLE
REGISTRO DE COMPRAS REGISTRO DE VENTAS BALANCE GENERAL

LIBRO DE INVENTARIOS Y BALANCES

LIBRO DIARIO

LIBRO MAYOR

HOJA DE TRABAJO

ESTADO DE GANANCIAS Y PERDIDAS ESTADO DEL PATRIMONIO NETO

LIBRO CAJA

OTROS

ESTADO DE FLUJO DE EFECTIVO HOJA DE ENLACE O COMPROBACION

LIBROS DE CONTABILIDAD

ESTADOS FINANCIEROS