• Embed Doc
  • Copy Link
  • Readcast
  • Collections
  • CommentGo Back
Download
 
ACTION CONTROL
Oleh:Agung PraptapaUniversitas Jenderal SoedirmanAction control merupakan strategi pengendalian yang menekankan pada aspekaksi (action), yaitu segala kegiatan yang dilakukan oleh karyawan untukmencapai tujuan yang telah ditetapkan. Action control digunakan untukmendapatkan keyakinan bahwa karyawan menjalankan pekerjaan yangberakibat baik bagi organisasi dan tidak menjalankan pekerjaan yang berakibattidak baik bagi organisasi. Dengan demikian, action control lebih bersifatpreventif, yaitu jangan sampai hal-hal yang tidak diinginkan terjadi.Action control akan efektif digunakan hanya apabila manager yangmengendalikan mengetahui dengan baik bagaimana suatu pekerjaan seharusnyadilakukan. Pada jenis pekerjaan yang sederhana dan rutin manager akan lebihmudah mengendalikan karyawannya melalui action control. Pekerjaan bagianproduksi disuatu pabrik misalnya, akan lebih tepat menggunakan action controlkarena bagaimana karyawan harus mengerjakan tugasnya memiliki suatu poladan rutinitas tertentu sehingga apabila karyawan salah dalam mengerjakan akanmudah diketahui. Karyawan di pabrik kayu lapis yang salah dalam caramemotong kayu misalnya, akan mudah terlihat dan harus langsung diberitahucara memotong kayu yang benar, agar hasilnya nanti sesuai dengan yangdiharapkan. Jadi begitu ada yang salah, harus langsung diberitahu, tanpa harusmenunggu apakah hasilnya sesuai dengan yang diharapkan atau tidak.Pada pekerjaan yang rumit dan memerlukan ketrampilan dan pengetahuantingkat tinggi akan lebih sulit bagi manager untuk melakukan action controlapabila manager tersebut tidak mengetahui bagaimana pekerjaan tersebutseharusnya dilakukan. Kesulitan manager untuk menggunakan action control juga terjadi pada jenis-jenis pekerjaan yang dilakukan pada lingkungan yangsering berubah, seperti pekerjaan lobying tingkat tinggi misalnya. Pekerjaanlaboratorium untuk menemukan suatu formula baru akan suatu produk jugatidak mudah untuk dilakukan pengendalian melalui action control karenamungkin pelaksana pekerjaan tersebut lebih mengetahui bagaimana pekerjaantersebut harus dilakukan dibanding dengan apa yang diketahui oleh manageryang mengendaliakan. Dalam keadaan seperti ini, mungkin action control kurangtepat digunakan, namun result control atau people control akan lebih tepat.
Empat Bentuk Action Control
Action control dapat dilakukan melalui empat cara, yaitu dengan melaluipembatasan perilaku (behavioral constraints), penelaahan sebelum pekerjaandilakukan (preaction review), pertanggunjawaban pekalsanaan kerja (actionaccountability), dan pencadangan (redundancy).
 
a.Pembatasan Perilaku
Bentuk pengendalian yang pertama dari action control adalah denganmembatasi perilaku bagi karyawan yang dikendalikan. Jadi dengan cara inidiharapkan karyawan tidak melakukan hal-hal yang tidak diinginkan. Karyawandiperlakukan sedemikian rupa sehingga mereka tidak mungkin melakukansesuatu yang tidak diinginkan, atau setidak-tidaknya akan lebih sulit bagimereka untuk mengerjakan sesuatu yang tidak diinginkan. Bentuk pengendalianseperti ini sering disebut sebagai bentuk negatif dari pengendalian aksi(negative form of action control).Pembatasan perilaku ini sendiri dapat dilakukan melalui pembatasan fisik danpembatasan administratif. Pembatasan fisik (physical constraint) yaitupembatasan bagi karyawan untuk mendapatkan akses secara fisik, misalnyamelalui penggunaan password untuk memasuki ruang tertentu atau masuk kefile atau program tertentu di komputer, dengan cara mengunci pintu untukmemasuki ruang atau alat tertentu, dan melalui pembatasan lainnya untukmemasuki atau menggunakan alat tertentu. Pembatasan untuk mendapatkanakses saat ini telah berkembang tidak sekedar menggunakan password melaluikombinasi huruf dan angka, tetapi bisa juga password dengan menggunakan barcode, sidik jari, maupun retina mata.Kecuali melalui pembatasan fisik, pembatasan perilaku dapat pula dilakukanmelalui pembatasan administratif (administrative constraint) yaitu melaluipembatasan wewenang dan pemisahan tugas. Pembatasan administratif dilakukan melalui suatu sistem dan prosedur yang telah ditetapkan perusahaan,dan pada instansi pemerintah biasanya dilakukan melalui Surat Keputusan (SK),Petunjuk Teknis (Juknis), Petunjuk Pelaksanaan (Juklak), atau bahkan melaluiperaturan pemerintah. Yang ditekankan dalam pembatasan administratif adalahagar seseorang tidak memiliki kewenangan yang tidak terbatas dan agar terjadisaling kontrol diantara pihak-pihak yang terlibat didalam melakukan suatupekerjaan.
b.Preaction Review
Supaya apa yang dilakukan oleh karyawan atau pihak lain yang dikendalikantidak menyimpang dari yang seharusnya, dan agar sesuai dengan yangdiharapkan, maka pihak yang dikendalikan dapat melakukan konsultasi ataupunminta persetujuan dari atasannya atau dari pihak yang mengendalikan. Untukitulah maka bentuk action control ini disebut preaction review, yaitu pijak yangmengendalikan mereview dan menyetujui hal-hal yang akan dilakukan olehkaryawan atau pihak yang dikontrol sebelum pekerjaan tersebut dilaksanakan.Bentuk preaction review bisa formal maupun tidak formal. Bentuk formalbiasanya dilakukan melalui proposal ataupun rencana kerja yang harus disetujuioleh atasan. Sedangkan cara informal adalah menkomunikasikan secara lisanataupun tertulis sehingga pihak yang mengendalikan dapat memberikanmasukan, petunjuk, atau bahkan perintah tertentu sebelum pekerjaan tersebutdilaksanakan. Komunikasi tertulis secara informal dapat dilakukan dengan
 
berbagai cara, baik surat atau memo yang sifatnya informal, melalui sms,internet, dan cara-cara komunikasi lainnya.
c.Action Accountability
Pertanggungjawaban aksi (action accountability) adalah suatu bentukpengendalian aksi yang dilakukan dengan cara membuat kesepakatan atauaturan dalam organisasi bahwa seseorang harus bertanggungjawab atas segalasesuatu yang dikerjakannya. Sehingga dalam pengendalian cara ini akanterdapat suatu dokumen yang berisi ketentuan perusahaan akan kegiatan yangdiinginkan oleh perusahaan yang seharusnya dilakukan oleh karyawan dankonsekwensi yang harus ditanggung oleh karyawan apabila tidak dapatmengerjakan jenis pekerjaan yang dimaksud sekaligus reward yang akanditerima bila berhasil mengerjakan suatu tugas dengan baik.Untuk itu maka dalam action accountability harus dimulai dengan suatu definisiyang jelas tentang macam pekerjaan apa yang dapat diterima perusahaan(acceptable) dan juga apa yang tidak dapat diterima (unacceptable). Bolehkahkaryawan bekerja sambil merokok? Bolehkah karyawan beristirahat membacakoran apabila yang bersangkutan sudah menyelesaikan tugasnya? Bolehkahkaryawan menerima telepon saat sedang berhadapan langsung dengankustomer? Bolehkah karyawan pulang setelah jam kantor walaupun tidak adalembur pada hari itu? Contoh pertanyaan-pertanyaan tersebut untukmenunjukkan apa yang dapat diterima dan apa yang tidak dapat diterima olehperusahaan, dan ini tidak harus sama antara satu perusahaan denganperusahaan lainnya. Di suatu department store sering terdapat peraturan bahwapenjaga toko tidak boleh duduk saat bekerja, dan pada department store lainnyamungkin saja hal tersebut diperkenankan.Mendefinisikan apa yang dapat diterima dan apa yang tidak dapat diterima olehperusahaan dapat dikembangkan menjadi ‘apa yang harus dikerjakan karyawanapabila mengerjakan suatu pekerjaan tertentu?’. Ada perusahaan yangmewajibkan karyawannya untuk memberikan ‘senyum’ terlebih dahulu sebelum‘menyapa’. Ada pula perusahaan yang wajib menyebutkan ‘nama’ daripelanggan yang sedang dihadapi. Dalam hal ini maka karyawan yang menyapatanpa senyum terlebih dahulu dianggap salah dalam bekerja, dan karyawan yangtidak menyebutkan nama pelanggan saat berbicara dengan pelanggan jugadianggap tidak melakukan pekerjaan dengan baik.Setelah mendefinisikan apa yang dapat diterima dan apa yang tidak dapatditerima, langkah berikutnya adalah mengkomunikasikan hal tersebut kepadaseluruh elemen perusahaan. Semua karyawan harus diberitahu tentang hal inidan karyawanpun diharuskan mencari tahu tentang apa yang dapat diterima danapa yang tidak dapat diterima. Untuk itulah dalam suatu organisasi dierlukanadanya aturan kerja, sistem dan prosedur, standard operating procedure (SOP),dan berbagai petunjuk lainnya yang memungkinkan karyawan untuk mengetahuimana pekerjaan yang dianggap benar dan mana pekerjaan yang dianggap tidakbenar.
of 00

Leave a Comment

You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...
You must be to leave a comment.
Submit
Characters: ...