Thủ thuật tin học văn phòng

Thủ thuật tin học văn phòng!

Microsoft đã rất cố gắng nhằm hoàn thiện và bổ sung thêm nhiều tính năng mớitiện dụng hơn cho bộ phần mềm Microsoft Office. Nhưng phần lớn “sức mạnhtiềm ẩn” của MS Office - những lựa chọn ẩn, những tính năng chưa hề được biếtđến hay những shortcuts - đều gần như không được biết đến hay không được sửdụng.Thông qua bài viết này chúng tôi mong muốn được giới thiệu đến bạn những thủthuật đơn giản và hiệu quả cho Word, Excel, Outlook, và PowerPoint. Có thể nóinhững thủ thuật này sẽ giúp bạn sử dụng hiệu quả hơn bộ phần mềm văn phòngnày, khai thác những khả năng tiềm tàng hoặc tuỳ biến theo phong cách riêng củamình.Gán phím tắt cho các biểu tượng trong Microsoft Word để thao tác nhanh hơnKhi soạn thảo văn bản với Microsoft Word, nhiều khi bạn phải cần thêm vào văn bản các biểu tượng (symbol) hoặc những ký tự đặc biệt (special character) để trangtrí thêm cho văn bản. Với các ký tự đặc biệt thì đã được gán sẵn các phím tắt và bạn có thể dùng những phím tắt để chèn các ký tự đặc biệt vào văn bản.Còn với các biểu tượng thì chưa được gán sẵn các phím tắt. Do đó, bạn có thể tạocác phím tắt cho các biểu tượng mà bạn thường sử dụng để có thể nhanh chóngchèn các biểu tượng cần thiết vào văn bản.Cách tạo các tổ hợp phím tắt cho các biểu tượng như sau:- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm vào menu “Insert” rồi chọn“Symbol...”.- Hộp thoại “Symbol” được mở ra, trong tab “Symbols”, bạn bấm chọn biểu tượngcần thiết để gán phím tắt.- Bạn bấm vào nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “Customize Keyboard”.- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn vào ô “Press newshortcut key”. Sau đó, bạn bấm tổ hợp phím mà bạn muốn dùng làm phím tắt cho biểu tượng này.- Tiếp theo, bạn bấm nút “Assign”. Bấm nút “Close”.- Với cách làm tương tự, bạn có thể gán các phím tắt cho các biểu tượng khác.Sau này, nếu bạn không muốn sử dụng phím tắt cho biểu tượng nào đó nữa thì bạnlàm như sau:- Trong cửa sổ làm việc của Microsoft Word, bạn bấm chọn vào menu “Insert” >“Symbol...” để mở ra cửa sổ “Symbol”.- Tiếp theo, bạn bấm chọn biểu tượng mà bạn muốn loại bỏ phím tắt ở tab“Symbols”.- Sau đó, bạn bấm nút “Shortcut Key...” để mở ra hộp thoại “CustomizeKeyboard”.

- Trong hộp thoại “Customize Keyboard”, bạn bấm chọn tổ hợp phím tắt trong ô“Current keys”. Sau cùng, bạn bấm nút “Remove”. Tổ hợp phím tắt mà bạn đãchọn cho biểu tượng này đã không còn tác dụng nữa.- Bạn làm tương tự để xoá các phím tắt cho các biểu tượng khác.Các phím tắt hữu dụng trong ứng dụng OfficeTrong quá trình sử dụng máy tính, chức năng của các phím tắt rất hữu ích trongviệc giúp chúng ta thực hiện các thao tác mà không cần rời tay khỏi bàn phím.Dưới đây là một số phím tắt cơ bản mà không phải người nào cũng biết:Microsoft Office:- Ctrl+Z, Ctrl+Y: tương đương với chức năng Undo và Redo trong Word nhưngcũng hiệu quả trong các phần mềm khác như Photoshop, Exel...- Ctrl+B, Ctrl+I, Ctrl+U: in đậm, in nghiêng, gạch chân các chữ đã bôi đen.- Ctrl+P: in những gì hiển thị trên cửa sổ. - Ctrl+Backspace: xóa cả từ thay vì từngchữ cái.- Ctrl+Shif+mũi tên "lên", "xuống": chọn và bôi đen từng đoạn văn bản.- Ctrl+Enter: chèn trang vào Word.- Chèn biểu tượng: Alt+Ctrl+C để có kí hiệu ©, Alt+Ctrl+R để có ®, Alt+Ctrl+Tcho ký hiệu ™Microsoft Outlook - Ctrl+1: mở cửa sổ Mail.- Ctrl+2: mở Calendar.- Ctrl+3: mở Contacts.- Ctrl+4: mở Tasks.- Ctrl+5: mở Notes.- Ctrl+Shift+M: tạo tin nhắn mới trong Outlook.- Ctrl+Shift+C: tạo liên lạc (Contact) mới.- Ctrl+N: soạn tin nhắn mới.- Ctrl+R: trả lời tin nhắn.Internet Explorer (IE) và Firefox- Ctrl+D: thêm trang web đang hiển thị vào Favorites/ Bookmarks.- Alt+Home: trở về trang chủ.- Phím Tab: chạy con trỏ sang những phần khác nhau của trang web.- Ctrl+F: hiển thị mục tìm kiếm (Find) trên web.- F11: thay đổi màn hình to nhỏ của cửa sổ.- F5 hoặc Ctrl+R: làm mới web đang chạy.- ESC: ngừng tải trang web.- Ctrl+T: tạo tab mới và đưa con trỏ vào URL trong Firefox.- Ctrl+L (sử dụng trong Firefox), Ctrl+Tab (trong IE): đưa con trỏ vào URL và bôiđen văn bản hiện hành.- Ctrl+W: đóng 1 tab trong Firefox hoặc cửa sổ hiển thị trong IE.- Ctrl ++ hoặc Ctrl +-: tăng hoặc giảm kích thước văn bản trong Firefox.Công cụ ẩn trong Microsoft Office

Nếu máy tính của bạn có cài đặt và sử dụng bộ Microsoft Office XP hoặc 2003, bạn sẽ tìm thấy thêm một số công cụ hữu ích khác mà bộ phần mềm này cung cấpcho bạn. Những công cụ này có thể tìm thấy khi bạn vào: Trình đơn StartMicrosoft Office Tools đối với MS Office XP và Start Microsoft Office MicrosoftOffice Tools với MS OFfice 2003. Nếu bạn giữ nguyên các thiết lập mặc định trong khi cài đặt Microsoft Office, bạnsẽ có được 8 đến 9 công cụ bổ sung trong Microsoft Office Tools – riêngMicrosoft Office Access Snapshot Viewer chỉ xuất hiện khi bạn có cài đặtMicrosoft Access. Trong số các công cụ bổ sung thêm có một số công cụ là các phần mềm nhỏ của Microsoft Office, một số lại chỉ được cài đặt sử dụng một lần(Installed on First Use - một tính năng mới của bộ Microsoft Office). Đối vớinhững công cụ kiểu này bạn phải luôn sẵn sàng bộ cài đặt Microsoft Office bênmình.Microsoft Office Picture Manager Microsoft Office Picture Manager chỉ có trong phiên bản Microsoft Office 2003.Có thể nói đây là công cụ thay thế tuyệt vời cho tiện ích Photo Editor trong các phiên bản Office trước đây. Đây thực sự là một công cụ rất hữu ích trong việcquản lý và duyệt ảnh số. Bên cạnh chức năng đó, công cụ cũng có tính năng chỉnhsửa ảnh nhưng ở mức độ rất cơ bản. Công cụ này tương thích với các định dạngảnh như BMP, EMF, GIF, JPEG, PNG, TIFF, và WMF. Bạn cũng hoàn toàn có thểtiến hành nén hay chuyển đổi định dạng các ảnh số bằng Microsoft Office PictureManager.Giao diện của công cụ rất đơn giản, gần tương tự như Windows Explorer đượcthiết lập ở chế độ View Thumbnails. Tuy nhiên, bên khung hiển thị đường dẫn củathư mục có ảnh Microsoft Office Picture Manager chỉ cho hiển thị những shortcutđến các thư mục chứa ảnh. Bạn hoàn toàn có thể tạo ra shortcut riêng cho mình tạiđây bằng cách vào File Add Picture Shortcut và trỏ đến thư mục chứa ảnh của bạn.Hoặc bạn có thể dùng tính năng thêm shortcut tự động bằng cách vào File LocatePictures. Để gỡ bỏ một shortcut, bạn hãy sử dụng click chuột phải lên shortcut cầnxoá vào chọn Remove Shortcut, nhớ đừng chọn Delete nếu không cả thư mục chứaảnh của bạn cũng đi vào Recycle Bin đấy. Còn để chuyển đổi định dạng tệp tin ảnh bạn hãy vào File Export sau đó là chọn định dạng tệp tin mà bạn muốn chuyển đổisang.Microsoft Office Picture Manager cũng cho phép bạn cắt, xoay, điều chỉnh độ sángtối và tương phản của bức ảnh hoặc gỡ bỏ hiệu ứng con mắt đỏ (red-eye), định lạikích cỡ hay nén các bức ảnh. Nhưng nhớ phải lưu lại bức ảnh bằng File Save trướckhi thoát khỏi chương trình. Còn nếu không bằng lòng với những gì đã thực hiện bạn hãy chọn Edit Undo.