EXPERIENCIAS EN LA APLICACIN DE SISTEMAS PARA EL CONTROL DE COSTOS DE LA CALIDAD

Autor: Dr. Rafael H Soler Gonzlez Ing. Plinio Arano lvarez

QUE ES COSTOS DE LA CALIDAD

Costo de poner en marcha el departamento de aseguramiento de la calidad, la deteccin de costos de desecho y costos justificables. Costos incurridos en el diseo, implementacin, operacin mantenimiento de los sistemas de calidad de una organizacin. y

Costos derivado de los esfuerzos de la organizacin para fabricar un producto o generar un servicio con la calidad ofrecida y el Costo de la no calidad", conocido tambin como el "precio del incumplimiento" o el costo de hacer las cosas mal o incorrectamente.

En la medida en que se vea ms ampliamente el costo de calidad, depender su importancia y peso especfico dentro de la administracin de un negocio o su impacto en los procesos de mejoramiento tendientes a la calidad total.

ANALISIS DE METODOLOGAS RECONOCIDAS

Presentacin y Concientizacin a la Alta Direccin. Programa Piloto. Educacin para los Costos de la Calidad. Formar el Equipo de Implantacin. Presentar el Concepto a la Alta Direccin. Desarrollar Plan de Implantacin. Seleccionar un Area Piloto. Desarrollar Programa en Area Piloto. Estudio Inicial. Presentacin a la Alta Gerencia. Programa Piloto. Establecimiento del Programa. Medicin de Costos de la Calidad. Educacin de Costos de la Calidad. Procedimiento Interno de los Costos de la Calidad. Recogida y Anlisis de los Costos de la Calidad. Mejora del programa de Costos de la Calidad. Revisar situacin con el Gerente del Area. Comenzar Perodo de Prueba. Revisin de Resultados Modificar Programa segn experiencia. Ampliar programa a otras reas. Procedimientos Internos de Control de Costos de la Calidad. Recoleccin y Anlisis de Costos de la calidad. Costos de la Calidad y Planeacin Estratgica.

Jack Campanella 1992

James

Harrington

American Society for Quality

Control

TECNOLOGA DESARROLLADA PARA LA IMPLANTACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE LA CALIDAD

Sensibilizacin a la Alta Direccin Formacin del Grupo de Trabajo Seleccin Area Piloto Capacitacin del Personal participante

FASE DE SENSIBILIZACIN Y FORMACIN

Disear el Sist. de obtencin de datos y formatos de salidas Establecer Erogaciones para cada elemento de costo

Definir los costos aportados por el Sist. Inf. de la Empresa

Identific., Selecc. y Clasific. de elementos de costos

FASE DE PLANEACIN
Revisin y aprobacin de la Alta Direccin

Perodo de Prueba

FASE DE APROBACIN E IMPLANTACIN

AMPLIAR EL PROGRAMA DE CONTROL DE COSTOS DE LA CALIDAD

ALGUNOS CONSEJOS PARA EL DISEO DEL SISTEMA

Composicin del Grupo de Trabajo - rea de Economa

- rea de Calidad
- Representantes del rea piloto, una vez seleccionada.

Seleccin del rea Piloto

Crtica por la alta incidencia que puede tener respecto a los costos generales de la empresa; Autonoma del rea. Base de datos sobre costos disponibles. Estilo de direccin.

ALGUNOS CONSEJOS PARA EL DISEO DEL SISTEMA

Clasificacin tpica de las variables de Costos de la Calidad

Costos de Prevencin

Costos de Evaluacin

Costos de Fallas Externas e Internas

Procesos

Lista de Chequeo de Variables

de Costos de la Calidad

ALGUNOS CONSEJOS PARA EL DISEO DEL SISTEMA

EROGACIONES

Partidas contables.
Precio por persona

UTILIZACIN DE LOS REGISTROS CONTABLES

COSTO DE LA MANO DE OBRA

Mano de obra asignada. Precio por defecto.

COSTOS PROMEDIOS X NUMERO DE INCUMPLIMIENTO

Desviacin de lo ideal.

COSTO ENERGIA O MATERIA PRIMA VS COSTO PLANIFICADO

FLUJO DE LA INFORMACIN
AREAS PRODUCTIVAS
Costos de Evaluacin : Supervisin al proceso de servicio. Costos de Fallas Internas: Reelaboracin de Reportes de Inspeccin. Papeleria obsoleta. Deficiente planificacin del servicio. Carencia o demora de suminmsitros. Deficiencia en medios de comunicacin. Alteraciones en los sistemas de computacin. Carencia de trabajo. Costos de Fallas Externas: Quejas y Reclamaciones de Clientes. Problemas con contratos firmados. Rebajas de honorarios en el servicio. Errores en la facturacin. INFORMACION DE ELEMENTOS DE COSTOS SEGUN EL REGISTRO ESTABLECIDO

AREA CALIDAD
Costos de Prevencin : Administracin del sist. de la calidad (1.1).

AREA COMERCIAL
Costos de Prevencin : Investigacin, planeacin y desarrollo de nuevos servicios. Costos de Evaluacin : Medicin de satisfaccin del cliente (2.2).

AREA R. HUMANOS
Costos de Prevencin : Formacin (1.2). Proteccin, seguridad e higiene del trabajo (1.7). Costos de Evaluacin : Evaluacin del estado de opinin del personal (2.3).

AREA ECONOMIA
Costos de Prevencin: Adquisicin, verifi. y calibracin de equipos de medicin (1.3). Mtto. preventivo (1.4). Cobertura de seguro (1.6). Costos de Fallas Internas: Accidentes (3.8). Costos Fallas Externas: Indemnizaciones a Clientes (4.2). Cuentas incobrables (4.6).

INFORMACION DE ELEMENTOS DE COSTOS SEGUN EL REGISTRO ESTABLECIDO

Costo de Fallas Externas: Perdida de mercado (4.7).

INFORMACION DE ELEMENTOS DE COSTOS SEGUN EL REGISTRO ESTABLECIDO

INFORMACION DE ELEMENTOS DE COSTOS SEGUN EL REGISTRO ESTABLECIDO

INFORMACION DE ELEMENTOS DE COSTOS UTILIZANDO LOS REGISTROS CONTABLES

AREA ECONOMIA

ENFOQUE DE SISTEMA

CONCILIACIN Y CUANTIFICACIN MONETARIA

INFORME MENSUAL

ENTREGA DE LA INFORMACION A LA DIRECCIN

Bases de Comparacin para determinar el impacto de los Costos de la Calidad

COSTOS DE PREVENCIN COSTOS DE EVALUACIN COSTOS DE FALLAS

Cual Utilizar?

X 100 =
VENTAS UTILIDADES

%
Las de mayor impacto

COSTOS DE PRODUCCIN
COSTOS DE LAS COMPRAS INGRESOS GASTO DE SALARIO

RESULTADOS EN LA APLICACIN Bases de Comparacin

sep-05 140000 120000 100000 80000 60000 40000 20000 0
12 3 74 3 ,78

sep-05 300000 247000 250000

77712 ,6 4

49000 2 8 712 ,6 4

200000 150000 100000

Costo total Mala Calidad Ventas Septiembre

77712,64

Costo de Falla Interna

Costo de Falla Externa

50000 0 Costo total Mala Calidad Utilidades Acumuladas

Como porcentaje de las ventas:

Costos Falla Interna = 23 % Ventas Costos Falla Externa = 39 % Ventas

Como porcentaje de las Utilidades Acumuladas:

Costos Mala Calidad = 31% Utilidades Acumuladas

RESULTADOS EN LA APLICACIN
COMPORTAMIENTO DE LOS COSTOS DE LA CALIDAD EN UNA EMPRESA DE SERVICIO CON UN SGC
5000

4500

GRAFICO DE TENDENCIA

4000

3500

3000

Costos de Prevecin Costos de Evaluacin Costos Fallas Internas

2500

2000

Costos Fallas Externas

1500

1000

500

0
Ene Feb Jun Jul Mar May Oct Nov Ago Sep Abr Dic

RESULTADOS EN LA APLICACIN Anlisis de Pareto

OPORTUNIDAD PARA LA MEJORA

Metodologa para la Mejora de los Costos de Calidad:

1. Identificar y determinar las dimensiones problemticas con ayuda de los tcnicas propuestas, tales como: Bases de Comparacin. Grficos de Tendencia. Anlisis de Pareto. Determinar los Costos ms elevados. Buscar causas que originan estos problemas. Realizar trabajos de Equipos. Aplicacin de Acciones Correctivas que permitan la mejora continua. Evaluar eficacia de las acciones y actuar en consecuencia.

2. 3. 4. 5. 6.

Actuar

Planificar

Planificar

Verificar

Hacer

Resistencia al Cambio

Anlisis del Campo de Fuerzas

Fuerza Impulsora Fuerza Restringente

Formacin a todos los niveles Aprobacin formal de la Direccin en todo el proceso

Falta de Liderazgo Costos de Calidad un tema ignorado No participacin del rea Econmica Desconfianza en los resultados Costos Polmicos (No conviene) Insuficiente preparacin de los Especialistas de la Calidad

Incluir en el grupo del proyecto al personal de economa

Aplicacin en rea piloto Negociar la inclusin de costos polmicos Utilizacin de los resultados para mejorar no para afectar a personas

Confidencialidad

QU HA APORTADO EL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE LA CALIDAD?

A LA CONTABILIDAD GENERAL DE LA ORGANIZACIN:

Indicadores monetarios de renglones presupuestados que sus registros contables no ofrecen.

Informacin de costos para actividades de prevencin, evaluacin y fallas. Facilidades para el control del presupuesto y la toma de decisiones.

AL SISTEMA DE GESTIN DE LA CALIDAD: Indicadores para medir Objetivos de la Calidad. Informacin tangible para definir oportunidades de mejora. Herramienta de la direccin para la toma de decisiones. Medida de la eficacia del Sistema de Gestin de la Calidad

Algunas Reflexiones

La

informacin ser detallada tanto como sea necesario; siempre y cuando no se genere con ello un retraso en la evaluacin y en la presentacin de la informacin que genere. necesario obtener informacin oportuna en su momento, el no tenerla implica una desventaja, es ms importante que sea oportuna a que sea exacta. Sistemas de Control de Costos de la Calidad no es un fin en si mismo sino que es una herramienta para la toma de decisiones y punto de partida para la mejora continua.

Es

El

ELEMENTOS CLAVES PARA LA APLICACIN DEL SISTEMA DE CONTROL DE COSTOS DE LA CALIDAD

LIDERAZGO DE LA ALTA DIRECCIN

FORMACIN DEL PERSONAL

PARTICIPACIN DEL DPTO. DE ECONOMA

Autor: Ing. Plinio Arano Alvarez

OBSTACULOS EN EL CAMINO

Autor: Ing. Plinio Arano Alvarez

18

Hace mucho tiempo, un rey coloc una gran roca obstaculizando un camino. Luego se escondi y mir para ver si alguien quitaba la tremenda piedra. Algunos simplemente la rodearon. Muchos culparon a la autoridad por no mantener los caminos despejados, pero ninguno de ellos hizo nada para sacar la piedra del camino.

Autor: Ing. Plinio Arano Alvarez

19

Un vecino del pueblo que viva en el sitio ms descampado, pasaba por all exhausto con un fardo de lea sobre sus hombros; y la vio.

Se detuvo, luego se aproxim a ella, puso su carga en el piso trabajosamente y trat de mover la roca a un lado del camino.

Despus de empujar y empujar hasta llegar a fatigarse mucho, con gran esfuerzo, lo logr.
Autor: Ing. Plinio Arano Alvarez

20

Mientras recoga su fardo de lea, vio una pequea bolsita en el suelo, justamente donde antes haba estado la roca. La bolsita contena muchas monedas de oro y una nota del mismo rey diciendo que el premio era para la persona que removiera la roca como recompensa por despejar el camino.
Autor: Ing. Plinio Arano Alvarez

21

El campesino aprendi ese da que CADA OBSTACULO PUEDE ESTAR DISFRAZANDO UNA OPORTUNIDAD, TANTO PARA AYUDAR A LOS DEMAS COMO PARA AYUDARSE A SI MISMO.

fin
Autor: Ing. Plinio Arano Alvarez

22