Welcome to Scribd, the world's digital library. Read, publish, and share books and documents. See more
Download
Standard view
Full view
of .
Save to My Library
Look up keyword
Like this
2Activity
0 of .
Results for:
No results containing your search query
P. 1
PENERAPAN ARSIP ELEKTRONIK DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

PENERAPAN ARSIP ELEKTRONIK DI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPAN PROVINSI JAWA TIMUR

Ratings: (0)|Views: 601 |Likes:
Published by Alim Sumarno
Jurnal Online Universitas Negeri Surabaya, author : WAWAN HARIANTO, MEYLIA ELIZABETH R,
http://ejournal.unesa.ac.id
Jurnal Online Universitas Negeri Surabaya, author : WAWAN HARIANTO, MEYLIA ELIZABETH R,
http://ejournal.unesa.ac.id

More info:

Published by: Alim Sumarno on Aug 09, 2013
Copyright:Public Domain

Availability:

Read on Scribd mobile: iPhone, iPad and Android.
download as PDF, TXT or read online from Scribd
See more
See less

06/27/2014

pdf

text

original

 
PENERAPAN ARSIP ELEKTRONIKDI BADAN PERPUSTAKAAN DAN KEARSIPANPROVINSI JAWA TIMUR
Wawan HariantoFakultas Ekonomi, Unesa, Kampus Ketintang SurabayaABSTRAK
Penerapan metode pengarsipan secara elektronik dalam sebuah organisasi diperlukan untuk mendukung kegiatan pengarsipan upaya tercapai efektifitas dan efisiensi dalam pengelolaan,serta mampu melestarikan arsip yang memiliki informasi atau nilai penting bagi penggunanya. Jenis penelitian yang dilakukan penulis adalah jenis penelitian deskriptif dengan pendekatan kualitatif, menggunakan observasi, wawancara dan studi dokumentasisebagai teknik pengumpulan data. Teknik analisis data yang digunakan penulis adalahdomain. Dalam penerapan arsip elektronik, jenis media yang digunakan bermacam-macamseperti CD, DVD, mikrofilm dan media elektronik lainnya. Pengelolaan arsip statis tersebutterdiri dari tiga tahapan yaitu, akuisisi, pendeskripsian umum, dan preservasi. Untuk menunjang kegiatan penerapan dibutuhkan sarana dan prasarana yang baik untuk pengawasandan pemeliharaan agar tercapai tujuan yang telah direncanakan. Selain itu juga dibutuhkansistem yang sesuai untuk penerapan yang dilaksanakan dengan didukung oleh personil pengarsipan yang kompeten di bidangnya, serta memiliki keterampilan dan kemampuan yangmendukung penerapan arsip elektronik.Kata kunci: Arsip elektronik, Metode pengarsipan elektronik 
 ABSTRAC
 Implementation of electronic archiving methods within an organization is required to support archiving activities in order to achieve effectiveness and efficiency in archiving management,and to preserve documents or informations that have significant value for its users. Type of this research is descriptive research using qualitative approach. Data collection techniquesused by the author are observation, interviews and documentation study. Data analysistechniques used by the author is the domain. Implementation of electronic archiving methodsusing vary types of media such as CDs, DVDs, microfilm and other electronic media. Thestatic archive management consists of three stages: acquisition, general description and  preservation. In order to support the implementation, good facilities and infrastructures arerequired for supervision and maintenance to achieve the goals planned. It also need asuitable system supported by personnels that competent in their field, and have the skills and abilities which support the implementation of electronic archiving.Keywords: electronic archives, electronic archiving method 
Setiap organisasi, baik yang berorientasi pada keuntungan maupun organisasi yangtidak berorientasi pada keuntungan dapatdipastikan mempunyai suatu unit khusus yang bertugas dalam bidang administrasi. Dengankata lain setiap organisasi pasti memerlukansuatu unit yang mengelola segala sesuatu yang berhubungan dengan kegiatan administrasi yang pada akhirnya akan berhubungan dengankegiatan kearsipan.Meskipun sistem kearsipan manualmemudahkan penemuan dokumen yangdibutuhkan, namun tingkat pertumbuhan arsip berupa kertas makin meningkat dan lambat laundapat menjadikan sulit ditemukan. Kondisitersebut perlu diantisipasi dengan penggunaanteknologi yang memudahkan pengelolaan arsip.Begitu pula pada arsip yang dahulunyamerupakan arsip bermedia kertas namunsekarang berkembang menjadi arsip yang
 
medianya tersaji dalam bentuk media baruseperti mikrofilm, kaset tape, kaset video, CD
 ,
DVD
 , flash disk, hard disk,
dan lain-lain.Penelitian dilakukan di Badan Perpustakaandan Kearsipan Provinsi Jawa Timur pada BidangArsip Statis. Alasan pemilihan lokasi penelitiankarena Badan Perpustakaan dan KearsipanProvinsi Jawa Timur merupakan Badan yangmenaungi kegiatan kearsipan bagi Satuan KerjaPerangkat Daerah (Instansi Pemerintah, BidangPemerintahan, Badan Usaha Milik Negara,Badan Usaha Milik Daerah) maupun dariinstansi swasta dan individu di Provinsi JawaTimur. Pemilihan jenis arsip statis dalam penelitian ini didasarkan pada fenomena yangterjadi.Bahwa banyak arsip statis yang nilaiinformasinya penting namun kondisi fisik arsiptersebut rusak, sehingga untuk menggunakannya perlu berhati-hati dan mempersulit pemakaianarsip tersebut. Oleh karena itu, arsip jenis statis perlu dilestarikan dengan alih media maupunduplikasi dengan media elektronik untuk menjaga kelestariannya. Berbeda dengan arsipdinamis yang penggunaannya lebih operasional,memiliki JRA (Jadwal Retensi Arsip) danmudah diduplikasi untuk penggunaannya. Selainitu, penerapan arsip dinamis elektronik memilikikendala jika organisasi-organisasi memiliki perbedaan dalam penerapan program arsipdinamis elektronik. Sedangkan arsip vitalkeberadaanya merupakan persyaratan dasar bagikelangsungan operasional pencipta arsip, tidak dapat diperbarui, dan tidak tergantikan apabilarusak atau hilang sehingga sebuah organisasimenjaga kelestariannya dengan baik.Arsip statis yang disimpan terdiri dari bermacam jenis arsip, baik konvensionalmaupun media elektronik dengan jumlah yangtidak sedikit. Badan Perpustakaan dan KearsipanProvinsi Jawa Timur merupakan organisasitingkat Provinsi dalam kegiatan organisasinyamembuat dan menerima arsip untuk keberlangsungan kegiatan sehari-hari dan jugamenerima dan mengakuisisi arsip dari SatuanKerja Perangkat Daerah (Instansi Pemerintah,Bidang Pemerintahan, Badan Usaha Milik  Negara, Badan Usaha Milik Daerah) maupundari instansi swasta dan individu. Kondisi arsipdan dokumen yang diterima dari Satuan KerjaPerangkat Daerah (Instansi Pemerintah, BidangPemerintahan, Badan Usaha Milik Negara,Badan Usaha Milik Daerah) maupun dariinstansi swasta dan individu dapat bermacam-macam baik kondisi secara fisik dokumentersebut maupun sistematika penyusunan arsipyang digunakan.Sebagai organisasi yang menaungi kegiatankearsipan di Provinsi Jawa Timur, BadanPerpustakaan dan Arsip harus mampu mengelolaarsip-arsip secara baik meskipun banyak ditemukan kendala-kendala yang muncul.Dengan jumlah arsip yang banyak maupunkondisi dokumen yang terkadang tidak baik,maka ditemukan kesulitan dalam mengelolaarsip-arsip tersebut. Kesulitan tersebut munculdari segi fasilitas tempat penyimpanan maupunkondisi arsip-arsip yang sudah rapuh. Untuk memecahkan masalah tersebut,Badan Perpustakaan dan Kearsipan ProvinsiJawa Timur menerapkan arsip elektronik untuk media penyimpanan sehingga tempat penyimpanan lebih fleksibel dan menyelamatkanarsip-arsip yang kondisinya tidak dimungkinkan jika disimpan dalam bentuk konvensional secaraterus-menerus. Arsip elektronik alih mediadigunakan sebagai penyelamat untuk arsip-arsipkonvensional yang sudah rapuh dalam bentuk tekstual, media yang digunakan adalahkomputer, CD, DVD,
scanner,
dan mediaelektronik lainnya. Sedangkan arsip lainnyamenggunakan teknologi elektronik dari pembuatan hingga penyimpanannya, sehinggatercipta efisiensi dalam penyimpanan.Berdasarkan uraian latar belakang masalahmaka fokus penelitian ini yaitu mengenai penerapan arsip elektronik di BadanPerpustakaan dan Kearsipan Provinsi JawaTimur. Berangkat dari fokus penelitian tersebut,tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui penerapan arsip elektronik di BadanPerpustakaan dan Kearsipan Provinsi JawaTimur.
Arsip
Arsip merupakan rekaman kegiatan atau peristiwa dalam berbagai bentuk dan mediasesuai dengan perkembangan teknologiinformasi dan komunikasi yang dibuat danditerima oleh lembaga negara, pemerintahandaerah, lembaga pendidikan, perusahaan,organisasi politik, organisasi kemasyarakatan,
 
dan perseorangan dalam pelaksanaan kehidupan bermasyarakat, berbangsa dan bernegara(Peraturan Pemerintah Republik Indonesia Nomor 28 tentang Pelaksanaan Undang-undang Nomor 43 Tahun 2009 tentang Kearsipan Bab IKetentuan Umum Pasal 1, 2012:2). Dahulu,arsip hanya dikenal sebagai dokumen yangmemuat informasi dalam sebuah media kertas.Padahal arsip bukan hanya berarti kertassaja, tetapi dapat berarti naskah, buku, foto, film,mikrofilm, rekaman suara, gambar peta, gambar  bagan, dan dokumen-dokumen lain dalam segalamacam bentuk dan sifatnya, asli atau salinanserta dengan segalam macam penciptaannya,dan yang dihasilkan atau diterima olehorganisasi/badan, sebagai bukti dari tujuanorganisasi, fungsi, prosedur pekerjaan ataukegiatan pemerintah lainnya atau karena pentingnya informasi yang ada didalamnya(Sedarmayanti, 2008:32). Sehingga yangdinamakan arsip sekarang tidak hanya sebuahinformasi yang berbentuk tulisan yangmenggunakan media kertas.
Syarat Kelengkapan Arsip Elektronik
Untuk memastikan bahwa isi yangterkandung dalam arsip elektronik terjagadengan baik, maka organisasi pencipta arsipharus menjamin bahwa setiap arsipelektroniknya mempunyai unsur-unsur bentuk intelektual. Unsur-unsur tersebut adalah:
 
 penanggalan secara kronologis baik pengirimanmaupun penerimaan,
 
tempat arsip itu dibuatdan/atau dari mana arsip tersebut dikirim,
 
alamat pengirim,
 
nama atau/dan tanda tangan penulisatau pengarang,
 
alamat penerima,
 
 penerima,
 s
ubjek/ perihal,
 
disposisi. (Laksmi dkk,2008:181)
 
Penggunaan arsip elektronik dimungkinkansebagai alat bukti, sesuai dengan ketentuan berikut:
 
informasi elektronik dan/atau dokumenelektronik dan/atau hasil cetaknya merupakanalat bukti hukum yang sah, informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik dan/atau hasilcetaknya sebagaimana dimaksud pada ayat (1)merupakan perluasan dari alat bukti yang sahsesuai dengan hukum acara yang berlaku diIndonesia,
 
informasi elektronik dan/ataudokumen elektronik dinyatakan sah apabilamenggunakan sistem elektronik sesuai denganketentuan yang diatur dalam Undang-undangini
,
ketentuan mengenai informasi elektronik dan/atau dokumen elektronik sebagaimanadimaksud pada ayat (1) tidak berlaku untuk:surat yang menurut Undang-undang harusdibuat dalam bentuk tertulis; dan
 
surat besertadokumennya yang menurut Undang-undangharus dibuat dalam bentuk akta notaril atauakta yang dibuat oleh pejabat pembuat akta(Undang-undang Republik Indonesia Nomor 11Tahun 2008 tentang Informasi dan TransaksiElektronik Bab III Pasal 5)
 
Terdapat ketentuan lain selain yang diatur dalam Pasal 5 ayat (4) yang mensyaratkan bahwa suatu informasi harus berbentuk tertulisatau asli, informasi elektronik dan/ ataudokumen elektronik dianggap sah sepanjanginformasi yang tercantum di dalamnya dapatdiakses, ditampilkan, dijamin keutuhannya, dandapat dipertanggungjawabkan sehinggamenerangkan suatu keadaan (Undang-undangRepublik Indonesia Nomor 11 Tahun 2008Tentang Informasi dan Transaksi Elektronik BabIII Pasal 6).
 
Dengan dasar tersebut, maka penggunaan arsip elektronik sebagai alat bukti dimata hukum telah diperkuat penggunaannyaselagi memenuhi persyaratan yang telahdicantumkan dalam peraturan perundang-undangan.
 Sistem Pengindeksan
Sistem penataan arsip tentunya dipilih berdasarkan dengan kebutuhan organisasi atau badan tersebut. Dimana kebutuhan dankemampuan disesuaikan sehingga tidak terjadikesulitan dalam pengelolaannya.
 
Menurut The, beberapa sistem yangdigunakan dalam mengindeks dokumen maupunarsip, yaitu:
 
sistem kronologis yangmenggunakan kalender sebagai patokan pengindeksan, sistem abjad digunakan untuk menyimpan dokumen berdasarkan urutan abjad dan nama dokumen bersangkutan,
 
sistem subjek didasarkan pada isi dari dokumen yang bersangkutan misalnya; perihal; pokok masalah; permasalahan; pokok surat; dan lain-lain,
 
sistemnumerik yang merupakan sistem penyimpananwarkat yang berdasarkan kode nomor sebagai pengganti dari nama orang atau organisasi,sistem geografis yang didasarkan pada pengelompokkan menurut nama tempat(Sukoco, 2007:88).
 

Activity (2)

You've already reviewed this. Edit your review.
1 thousand reads
1 hundred reads

You're Reading a Free Preview

Download
/*********** DO NOT ALTER ANYTHING BELOW THIS LINE ! ************/ var s_code=s.t();if(s_code)document.write(s_code)//-->