Introduction la gestion comptable (D.

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CH 3. LES METHODES DORGANISATION COMPTABLE

Pour grer dans de bonnes conditions le traitement des informations utiles en comptabilit, il est ncessaire de dfinir un systme dorganisation du travail comptable et de dcrire les diffrentes procdures de gestion de celui-ci. Lobjectif de ce chapitre est de mettre en vidence les principes de base et les pratiques dans ce domaine.

.1 LES SYSTEMES COMPTABLES

.1.1. Le systme classique

Dans ce systme, les pices comptables de base sont saisies dans un seul journal et dans un seul fichier de comptes (le grand-livre). Le livredinventaire : Le bilan et le compte de rsultat (4)

Les pices justificatives de base

Le livre-journal (1)

Le grand-livre des comptes (2)

La balance (3)

Travail quotidien

Travail priodique Travail annuel

Avantage : Cest un systme dorganisation simple. Inconvnients : Ce systme ne permet pas la division du travail comptable ; Le mlange des oprations dachat, de ventes et de trsorerie dans un mme journal, ainsi que le mlange des comptes individuels clients et fournisseurs avec les comptes du PCG, ne facilitent pas la lecture de la comptabilit.

.1.2.

Les systmes dorganisation comptable informatiss

Compte tenu des critiques du systme classique et de lvolution de la tenue de la comptabilit sur ordinateur, les systmes comptables voluent. Leur organisation des logiciels comptables sappuie sur la division du journal classique et du grand-livre des comptes (voir le schma densemble annexe 7.2 page 11). Dans ce mode dorganisation, le livre-journal obligatoire ne reprend que les totaux mensuels des diffrents journaux auxiliaires.

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.2 LA GESTION DES PIECES JUSTIFICATIVES

Voici quelques principes respecter : 1. Ds rception ou ds leur mission, classer chronologiquement les pices justificatives dans diffrents classeurs (document le plus rcent sur le dessus) : Factures fournisseurs ; Factures clients (si factures de ventes) ; Banque (un classeur par banque) ; Voir dans l'annexe 7.1 (page 9) Caisse (si ventes sans factures) ; les subdivisions envisager dans Fiscal et social ; chaque classeur. Oprations diverses. Ces classeurs sont ouverts au dbut de chaque exercice comptable. Les documents concernant plusieurs priodes : statuts, emprunts, factures d'immobilisations, contrats de crdit-bail...) sont regrouper dans un classeur permanent. 2. Dans chaque dossier, procder une numrotation interne des documents reus par lentreprise : factures fournisseurs, documents bancaires.... Cette numrotation interne est ensuite utilise lors de lenregistrement comptable, ce qui permet de mettre en vidence les omissions ou la disparition ventuelle d'une pice justificative de base. 3. Prvoir si cela est ncessaire une pr-comptabilisation des documents. Lobjectif de ce travail est de dfinir lavance les comptes utiliser sur la pice de base ou autre support pour gagner du temps lors de la saisie informatique. Aprs saisie, marquer le document pour viter un double enregistrement. 4. Le moment venu, reporter les rfrences de rglement sur les factures. 5. Aprs comptabilisation ou rglement, archiver les documents par mois.

.3 LES TECHNIQUES DE PRECOMPTABILISATION

La pr-comptabilisation consiste prparer le travail comptable (indication des numros de compte dbiter et crditer) avant saisie sur le logiciel de comptabilit. Applications Ex. 1. Prsentation des techniques de pr-comptabilisation. Pr-comptabilisation 1. sur le document de base 2. sur fiche dimputation pr-imprime 3. Systme centralisateur (saisie mensuelle) 4. sur bordereau de saisie Avantages et inconvnients + + + + Simplicit. Ncessit dcrire les numros de comptes. Simplicit. N de comptes pr-imprims. Systme inadapt si les comptes mouvements sont trs variables. Simplicit : Systme adapt la petite entreprise sans ordinateur. Systme inadapt si les comptes mouvements sont trs variables. Facilite la saisie sur micro-ordinateur. Ncessit dcrire les numros de comptes si le logiciel ne permet pas de dfinir des guides de saisie.

Ces techniques sont inutiles et liminent tous supports papier lorsque le logiciel comptable permet de dfinir sur lcran un guide de saisie (fiche dimputation type) propre chaque type de document.

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.4 LA GESTION DES JOURNAUX AUXILIAIRES

.4.1. Les journaux auxiliaires crer

Le nombre de journaux crer est fonction de limportance de lentreprise et de la nature des oprations effectues. Ainsi, une entreprise de commerce de dtail n'a pas de journal de ventes : celles-ci sont directement enregistres dans les journaux de trsorerie (le journal de caisse ou de banque). De mme, dans le cadre des comptabilits simplifies, le journal dachat et celui de ventes sont inutiles (voir 6).

.4.2.

Les modes de saisie

La saisie sur micro-ordinateur se ralise : soit par pice leur date dmission ; soit au kilomtre (saisie bordereau) : saisie groupe des critures identiques : Exemple : saisie dans une mme criture des souches de chques de la semaine ; soit avec pr-totalisation mensuelle sur journaux auxiliaires tenus manuellement (mthode de moins en moins utilise). Le contrle de la partie double est vrifi aprs chaque imputation et aucune validation nest admise tant que celle-ci nest pas respecte. Pour faciliter la correction des erreurs ventuelles, les logiciels de comptabilit offrent deux modes de travail : 1. Le mode brouillard est un mode de saisie provisoire qui permet de corriger lcran les erreurs effectues mais il ncessite un transfert en mode rel en fin de mois pour valider dfinitivement les critures passes. 2. Le mode rel valide directement les critures passes, mais linverse du mode prcdent, il ne permet pas de corriger directement lcran les erreurs ventuelles. Dans ce cas, elles ne peuvent se corriger quen effectuant une criture supplmentaire de correction (voir 4.4). La saisie peut aussi se faire sur certains logiciels en mode simul. Ce mode est utilis pour mesurer lincidence dun vnement comptable sur les comptes sans que celui-ci soit valid. Il est surtout utilis pour tablir des situations intermdiaires et pour toutes les critures dabonnement mensuel des charges enregistres priodiquement (les primes dassurance, les honoraires de l'expert comptable, les taxes payes annuellement, les amortissements...). En fin de mois, les logiciels de comptabilit permettent de regrouper les cumuls mensuels des diffrents journaux auxiliaires dans le livre-journal impos par la loi. Cette dition ne peut se raliser quaprs transfert des critures en mode rel.

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.4.3.

Le risque de double enregistrement li la division du journal

La division du journal peut entraner un double enregistrement notamment pour tous les virements de fonds entre les comptes financiers : Banque, CCP, Caisse... Exemple : Retrait de 1 000 en espces sur le compte banque pour alimenter la caisse. Dans le cas dune organisation avec des journaux auxiliaires avec un journal de caisse et un journal de la banque, cette opration pourrait senregistrer ainsi : 530 512 580 530 Dans le JA de 580 la banque 512 Dans le JA de la caisse Caisse Banque Virements internes Caisse Virements internes Banque Grand livre 512 Banque 1 000 1 000 SC = 1 000 580 Virements internes 1 000 S=0 1 000 530 Caisse 1 000 1 000 SD = 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000 1 000

Ce double enregistrement s'vite par lutilisation du compte 580 Virements internes. Ce compte est toujours sold. Pour faciliter la recherche derreurs ventuelles, il est prfrable de le subdiviser en fonction de chaque type de virement de fonds.

.4.4.

Les mthodes de correction des erreurs

Ecriture passe Client X Ventes de produits finis Ventes de produits finis Client X Client X Ventes de marchandises Client X Ventes de produits finis Client X Ventes de marchandises Ventes de produits finis Ventes de marchandises 2 000 2 000 2 000 - 2 000 2 000 2 000

Exemple : Pour une vente de marchandises crdit de 2 000 , on a pass : 4111 701 1. Correction par 701 contre-passation 4111 4111 707 2. Correction par 4111 nombres ngatifs 701 4111 707 3. Correction directe 701 707 Applications 2 000 2 000 2 000 - 2 000 2 000 2 000

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.5 LA GESTION DES COMPTES

La tenue des comptes est automatique sur ordinateur et reprend les imputations ralises dans le journal. Leur contenu peut tre connu par consultation lcran ou par dition sur imprimante tout moment. Beaucoup de logiciels permettent, en plus, de suivre lvolution du solde des comptes mouvements lors de la saisie.

.5.1.

Les fichiers de comptes

Les comptes sont regroups en trois catgories qui font l'objet de l'dition de trois tats rcapitulatifs (voir le schma en annexe). Fichiers Contenu Etats rcapitulatifs Grand-livre gnral Comptes du PCG La balance des comptes Grand-livre auxiliaire Fournisseurs Comptes individuels fournisseurs Relev nominatif Fournisseurs Grand-livre auxiliaire Clients Comptes individuels clients Relev nominatif Clients

.5.2.

Le contrle de la partie double

Une balance s'quilibre si tous les comptes y sont regroups. Il est donc ncessaire de reprendre dans celle-ci les totaux des relevs nominatifs dans des comptes collectifs : 401 Fournisseurs et 411 Clients. Exemple : Balance des comptes Montants Soldes N Noms des comptes Dbit Crdit dbiteurs crditeurs ... ... ... ... ... ... 401 Fournisseurs 30 000 44 500 14 500 411 Clients 68 400 56 400 12 000 ... ... ... ... ... ... Totaux 458 980 458 980 241 300 241300 Relev des fournisseurs Montants Soldes N Noms des comptes Dbit Crdit dbiteurs crditeurs 40101 Fournisseur A 10 000 15 000 5 000 40102 Fournisseur B 20 000 20 000 40103 Fournisseur C 9 500 9 500 Totaux 30 000 44 500 14 500 Relev des clients Montants Soldes N Noms des comptes Dbit Crdit dbiteurs crditeurs 41101 Client A 36 500 26 500 10 000 41102 Client B 17 000 15 000 2 000 41103 Client C 14 900 14 900 Totaux 68 400 56 400 12 000 Les logiciels de comptabilit permettent de crer des comptes collectifs la demande : pour les comptes bancaires 512*, les fournisseurs dimmobilisations 404*

.5.3.

La numrotation des comptes individuels

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La numrotation des comptes individuels clients et fournisseurs doit tre faite de faon respecter lordre alphabtique. Deux mthodes sont utilises : 1. la codification numrique base sur lordre des lettres de lalphabet : Fournisseur dont le nom commence par A = 40101..., par B = 40102... Client dont le nom commence par A = 41101..., par B = 41102... 1. la codification alphanumrique (401NOM ou 411NOM). Les logiciels comptables autorisent de plus en plus cette 2 mthode mieux adapte. Exemple : Codification avec des numros de compte de longueur 8. Noms de fournisseurs ALBAL BERNON BOURIER PERNOUX SARVAL S.C.T.E. Codification numrique 40101125 40102054 40102157 40116052 40119011 40119037 Codification alphanumrique 401ALBAL 401BERNO 401BOURI 401PERNO 401SARVA 401SCTE

La codification des clients se fait suivant les mmes principes.

.5.4.

Le virement comptable

Le journal et le grand-livre sont, en principe, utiliss pour la gestion des flux dentre et de sortie, mais il est galement possible deffectuer des virements dun compte vers un autre sans quil y ait la ralisation de flux. Le virement comptable s'utilise dans trois circonstances diffrentes : Pour les corrections des erreurs (voir 4.4) ; Pour la centralisation plusieurs comptes dans un seul (le virement de synthse) ; Pour la subdivision un compte en plusieurs (le virement danalyse). Exemples : 1. Regrouper les 3 sous comptes 701* dans le compte 701 Ventes de produits finis. 7011 Ventes PF A 7012 Ventes PF B 7013 Ventes PF C 701 Ventes PF 5 000 5 000 AN S=0 6 000 6 000 AN S=0 9 000 9 000 AN S=0 20 000

2. Subdiviser le compte 707 Ventes de marchandises en 2 sous comptes, pour ventiler les comptes par taux de TVA : 16 000 19.60%, 10 000 5.50%. 707 Ventes m/ses 26 000 26 000 AN S=0 7071 Ventes 19.60% 16 000 7072 Ventes 5.50% 10 000

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1. Le virement de synthse Ex. 1 2. Le virement danalyse Ex. 2

7011 7012 7013 701 707 7071 7072

Ventes de produits A Ventes de produits B Ventes de produits C Ventes de produits finis Ventes de marchandises Ventes 19.60% Ventes 5.50%

5 000 6 000 9 000 20 000 26 000 16 000 10 000

.6 LES COMPTABILITES SIMPLIFIEES

Le systme comptable dcrit ci-dessus correspond la comptabilit des engagements (comptabilit des crances acquises et des dettes certaines). Ce systme consiste enregistrer en comptabilit toutes les factures ds leur ralisation : le produit des ventes non encaiss est imput dans les comptes clients ; le montant des achats non rgl est enregistr dans les comptes fournisseurs. Le rsultat correspond la diffrence entre les produits raliss (mmes sils ne sont pas encaisss) et les charges consommes (mmes si elles ne sont pas dcaisses) au cours de lexercice comptable. Pour simplifier la gestion des comptes, le lgislateur autorise parfois que la comptabilit soit tenue partir des mouvements de trsorerie. La loi prvoit deux niveaux de simplification : la comptabilit de trsorerie et la comptabilit super-simplifie.

.6.1.

La comptabilit de trsorerie

Ce systme comptable concerne seulement les professions librales imposes dans le cadre des Bnfices Non Commerciaux (BNC). Dans ce cadre, la comptabilit ne prend en compte que les encaissements et les dcaissements de trsorerie. Tous les mouvements sont enregistrs partir des dates de rglement et sont ventils en respectant le plan comptable (les comptes clients et fournisseurs ne sont plus utiliss). Il nest pas ncessaire de crer les journaux dachat et de ventes. Le rsultat correspond ici aux produits encaisss moins les charges dcaisses.

.6.2.

La comptabilit super-simplifie

Cest un systme mi-chemin entre la comptabilit de trsorerie et la comptabilit des engagements. Il concerne les entreprises imposes dans le cadre des Bnfices Industriels et Commerciaux (BIC) et dont le chiffre daffaires est infrieur 76 300 pour les ventes de produits et infrieur 23 000 pour les ventes de services. Il est galement beaucoup utilis dans le secteur associatif. La comptabilit super-simplifie est un systme mixte : elle est gre au quotidien comme une comptabilit de trsorerie et, en fin dexercice comptable, comme une comptabilit des engagements : les factures de ventes non encaisses sont enregistres dans les comptes clients ; les factures dachat non rgles sont enregistres dans les comptes fournisseurs.

Exemple : Enregistrer chez ABC les oprations suivantes ralises en septembre : 1. Rception de BATY une facture de 1 500 pour l'achat de marchandises. 2. Envoi MIRO une facture de 2 000 : vente des marchandises achetes BATY. 3. Rception d'un chque de MIRO en rglement de sa facture. 4. A la date d'arrt des comptes fin septembre, la facture de BATY n'est pas rgle. Comptabilit des engagements Comptabilit de trsorerie Comptabilit super simplifie 1 607 401BA 2 411MI 707 3 5121 411MI 3 5121 707 3 5121 707 4 607 401BA Achats de marchandises Fournisseur BATY Client MIRO Ventes de marchandises CIO Client MIRO CIO Ventes de marchandises CIO Ventes de marchandises Achats de marchandises Fournisseur BATY Comptabilit de trsorerie Bilan 2 000 Bnfice 2 000 Compte de rsultat 2 000 Bnfice 2 000 1 500 1 500 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 2 000 1 500 1 500

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Comptabilit des engagements Bilan 2 000 1 500 Bnfice 500 Compte de rsultat 1 500 2 000 Bnfice 500

Comptabilit super-simplifie Bilan 2 000 1 500 Bnfice 500 Compte de rsultat 1 500 2 000 Bnfice 500

.6.3.

Les limites des comptabilits simplifies

Systmes Comptabilit des engagements

Avantages Permet de suivre les soldes des clients et des fournisseurs par chances, ce qui facilite les prvisions de trsorerie. Les comptes de gestion traduisent avec exactitude lactivit ralise. Comptabilit Systme simple. Il suffit de ventiler les de trsorerie recettes et les dpenses partir des mouvements de trsorerie.

Inconvnients Gestion lourde des comptes clients pour les petites entreprises qui mettent de nombreuses factures avec des petits montants.

Ncessite une gestion hors comptabilit des crances et des dettes en cours. Les comptes de gestion ne refltent pas lactivit exerce. Comptabilit Systme simple. En cours danne, les inconvnients sont super Donne en fin danne les avantages de la les mmes que ceux cits ci-dessus. simplifie comptabilit des engagements.

.7 ANNEXES
7.1. Le classement des pices comptables..................................................... 7.2. La structure des systmes comptables informatiss (Fichier IG Annexes )....

pages 9 11

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.7.1.

Le classement des pices comptables

Intercalaires A comptabiliser Comptabilises non rgles Comptabilises rgles (3) A comptabiliser Comptabilises non rgles Comptabilises rgles (3) Pices comptabiliser Pices comptabilises Relevs de banque Rapprochements bancaires Pices diverses Un intercalaire par mois Dclarations URSSAF Dclarations ASSEDIC Dclarations Retraite Divers... Dclarations de TVA Dclarations taxes sur les salaires Dclarations impts locaux Divers... En fonction des besoins de l'entreprise

Classeurs (1) Factures fournisseurs N Factures clients N Banque N

N d'ordre (2) N interne N du document N interne sauf pour les chques et effets (n du document) N interne N interne

Caisse N Social N

Fiscal N

N interne N interne

Oprations diverses N Permanent

Statuts Bail commercial Emprunts Immobilisations Contrats de crdit-bail Divers...

(1) Les classeurs identifis par N sont ouvrir au dbut de chaque exercice. Ceux concernant l'anne N-1 sont archivs aprs la clture de comptes. (2) Le numro d'ordre est indiqu aprs classement chronologique des documents. Le document le plus rcent est toujours plac au-dessus. (3) Aprs comptabilisation et rglement, les factures sont archives par mois.

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.7.2.

La structure des systmes comptables informatiss

A. LA GESTION DES OPERATIONS COURANTES 1. Classement des pices comptables par nature
.Travail quotidien. Relevs de caisse Documents bancaires

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Factures Fournisseurs

Factures Clients

Documents divers

Squences manuelles

2. Prcomptabilisation des pices :

.Travail quotidien. Diffrentes techniques

.La prcomptabilisation simple : .sur la pice de base ou sur une fiche d'imputation .sur un bordereau de saisie .La prcomptabilisation avec prtotalisation : .sur un journal auxiliaire (tenue manuscrite ou sur tableur)

3. Saisie des donnes des journaux auxiliaires (JA) :

.Saisie: .quotidienne si prcomptabilisation simple ; .mensuelle si prtotalisation (Systme Centralisateur). .Contrle de la partie double par le logiciel : Vrification Dbit = Crdit aprs chaque criture. JA de caisse JA de banque JA des factures Fournisseurs JA des factures Clients JA Squences des O.D. informatises (Opr.Diverses)

4. Report automatique dans les comptes 5. Report automatique mensuel dans un journal gnral
Ce journal ne reprend que les totaux des journaux auxiliaires. Journal gnral Grand Livre Grand Livre Auxiliaire Auxiliaire Fournisseurs Clients Ctes du PCG Ctes individuels Ctes individuels Grand Livre Gnral

6. Regroupement automatique des comptes pour contrle

.Contrle d'galit des relevs nominatifs avec les comptes collectifs Fournisseurs et Clients ; .Contrle de la partie double dans la balance par l'galit des cumuls et l'galit des soldes. Balance Relev Nominatif Fournisseurs Relev Nominatif Clients

7. Clture mensuelle pour valider les critures du mois. B. LA GESTION DES OPERATIONS DE FIN D'EXERCICE
.Cette dernire tape conduit l'tablissement des comptes annuels (compte de rsultat et bilan) et la mise jour du livre d'inventaire. .Inventaire extra-comptable des stocks ; .Rvision et rgularisation des comptes ; .Mise jour des comptes partir du JA des OD ; .Edition de la balance aprs rgularisations. Compte de rsultat Bilan Annexe Squences manuelles et informatises

Livre d'inventaire