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Guia Para La Recepcion y Entrega de Insumos Paffec Vdn

Guia Para La Recepcion y Entrega de Insumos Paffec Vdn

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08/18/2013

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1
GUIA DE PROCEDIMIENTOS PARA LA RECEPCION Y ENTREGA DEINSUMOS DEL PAFFEC
-
Documento No Oficial -
1.
 
Objeto
El objeto del presente documento, como una herramienta administrativa, tiene como objetofundamentar el proceso de soporte para la recepción y entrega de insumos PAFFEC -MAGA,cuyas actividades deben contemplarse dentro del contexto del cumplimiento de la normativaque exige la instancia contralora y de la recepción explicita por parte de los beneficiarios.
2.
 
 Alcance:
La presente guía orienta las acciones que van desde la recepción de los insumos, de sualmacenamiento, del traslado hacia los municipios y comunidades, hasta llegar a manos de losbeneficiarios, cuya exigencia es haber sido seleccionados democráticamente por el grupo,para la recepción de cada insumo, que deriva en registros específicos, cuya identificación, pornombre y número de identificación personal, facilite y demuestre que el insumo llegadirectamente a las manos de las personas que aparecen en el registro correspondiente.
3.
 
Normativa
La normativa es aplicable a las Juntas de Recepción Parcial y Total, que deberán serconformadas en cada departamento del país. Integradas por ternas de personal pertenecientea los renglones presupuestarios 011 o 022, nombradas con Acuerdo Ministerialcorrespondiente. Es importante que el Acuerdo Ministerial, delegue a cada Junta deRecepción, Parcial, Tota y Liquidación, los insumos del PAFFEC, comprados por MAGA, quepodrán describirse en el acuerdo, con lo cual se evitara la emisión de un Acuerdo Ministerial,especifico por cada producto.Incluir que la Junta de Recepción sea Parcial, es porque los insumos no llegaran en sutotalidad, sino si se tiene previsto que los insumos lleguen uno por uno, o bien en entregasparciales, para cada departamento.La normativa trasciende a los procesos que se exigen desde la recepción, de la protección delos insumos si fueran almacenados a nivel departamental, de su traslado hacia los municipiosy de estos hasta el nivel comunitario, en la entrega de cada insumo a cada beneficiariopreviamente seleccionado.
4.
 
Los Insumos PAFFEC-MAGA:
Los insumos a ser comprados directamente con fondos del MAGA, han cumplido conel proceso que exige la Ley de Compras y Contrataciones, los cuales se detallan acontinuación:
 
Compra de Semilla Certificada de Maíz Variedad ICTA B-7
 
 Adquisición de Plantas de Bambú
 
 Adquisición de Pie de Cría Lombriz Coqueta Roja, Nylon y Regaderas Plásticas
 
 Adquisición de Fertilizantes
 
 Adquisición de Plantas de Árboles Frutales
 
 Adquisición de Equipo Avícola para Instalarse en Granjas Avícolas Sostenibles
 
 Adquisición de Materiales para Gallineros para Instalarse en Granjas Avícolas Sostenibles
 
 Adquisición de Materiales para Biodigestores Productores de Biogás
 
 Adquisición de Molinos Manuales Metálicos
 
 Adquisición de Frascos de Vidrio con Tapadera Metálica
 
 Adquisición de Filtros Purificadores de Agua
 
2
Estos 11 insumos, se agregan a los que en similar cantidad serán adquiridos porFONADES, a los cuales en el proceso de recepción tendrán una modalidad aunquesimilar, con breves aspectos diferentes.
5.
 
Responsables:
Integrantes de las Juntas Receptoras, Extensionistas y de los beneficiarios seleccionados porcada grupo en las distintas comunidades.
5
.
Descripción del Proceso
La importante de cumplir el mandato de la instancia contralora del Estado, obliga a disponer,previamente de los registros de beneficiarios, que identifique el destino de los insumos, quepor ser bienes del estado, deben orientarse a la satisfacción de necesidades sentidas yobjetivos precisos, como los que se buscan con la implementación del PAFFEC.El proceso incluye dos acciones que los equipos de extensión deben tener claro, como loconstituyen el Registro de Beneficiarios y los Recipiendarios de los Insumos que fueronseleccionados democráticamente, todos ellos identificados con su número de DPI o bien de lacedula de vecindad.
 
El proceso de Recepción, almacenamiento, traslado y entrega de los insumos del PAFFEC, es elsiguiente:
1.
 
Compromisos de la DICORER, Central, previo al proceso de distribución:
o
 
Verificación de la cantidad de insumos que por departamento seránentregados.
o
 
Definición, por cada producto el manejo a nivel departamental, eldespacho inmediato o parcial, derivando las necesidades dealmacenamiento a nivel departamental o municipal.
o
 
Requerimiento a cada Sede Departamental de cotizaciones dealmacenamiento o bien motivación para la gestión ante las distintasinstancias municipales y departamentales.
o
 
Gestión de los fondos necesarios para el arrendamiento de bodegas, asícomo la emisión de los contratos respectivos.
o
 
Identificación de necesidades de apoyo logístico de los equiposdepartamentales, que faciliten el traslado de los productos a los municipiosy/o comunidades.
o
 
Gestión ante el Despacho Ministerial para el nombramiento y emisión delacuerdo ministerial para la conformación de las Juntas de RecepciónParcial y Final, integrando todos los insumos a distribuir.
o
 
Gestión ante las Sedes Departamentales la elaboración de los registros porintegrantes del grupo, familia y socio (promotores), así como el registro delos beneficiarios, por cada insumo.
o
 
Integración de los registros de beneficiarios a nivel de cada grupo, pormunicipio.
o
 
Verificación por cada Sede Departamental sobre las necesidades decontratación de transporte, derivadas de la disponibilidad de vehículos.
o
 
Identificación de requerimientos financieros para pago de transporte, asícomo el establecimiento de caja chica para sufragar los gastos detransporte.
 
3
o
 
Evaluación de la conveniencia de generar libros de actas con hojas móvileso bien habilitación de otros libros de actas, autorizados por la ContraloríaGeneral de Cuentas, para agilizar el proceso de entrega de los insumos, conel objeto de movilizar a cada uno de los miembros de la Junta de Recepción,hacia municipios distintos.
o
 
Establecimiento del calendario de entregas conjuntamente con losproveedores.
o
 
Gestión ante las instancias de donde se deriva el financiamiento de lascompras, el modelo del acta, que les facilite la liquidación de los fondos.
2.
 
Nombramiento de las Juntas de Recepción Parcial y Final:
El Despacho Ministerial emite, a través del acuerdo respectivo, el nombramientode las Juntas de Recepción Parcial y Total (antes del proceso) y de Liquidación(finalizado el proceso, necesarias para el pago final a los proveedores), que seintegraran en cada uno de los departamentos del país. Las Juntas de Recepciónestarán conformadas por 3 personas, contratadas bajo renglones 011 o 022.
o
 
FONADES: Integra la Junta de Recepción
por el i) el Supervisor departamental osu representante designado para tal efecto ii) el extensionista de FONADESdesignado y iii) el Jefe Departamental del MAGA, o su representante designadopara tal efecto.
3.
 
Especificaciones por cada Insumo:
Es recomendable que cada Junta de Recepción, previo a iniciar el proceso, conozcael detalle, por cada insumo: tipo de insumo, cantidades, calendario de entregas ydestino de los mismos y tenga a mano los listados, derivados de los registros debeneficiarios por cada comunidad, los cuales serán proporcionados por laDICORER central.
4.
 
Verificación de la Nota o Guía de Envío del Transportista:
 
Al momento de la recepción de los insumos, la Junta de Recepción, recibirálos productos de cada proveedor, verificando con base a la nota de envío,las cantidades y calidades de cada insumo.
5.
 
Verificación de los Insumos:
Los miembros de la Junta de Recepción, firmaran y sellaran el envío de cadaproveedor, si fuera necesario, razonando al dorso cualquier faltante o anomalíaque presenten los insumos, quedando los mismos en resguardo de la SedeDepartamental hasta que el proveedor los reponga.
o
 
FONADES: Los insumos que no cumplen con el requisito, quedan bajo laresponsabilidad del transportista
. Relacionado con la suscripción del acta, según
parece, la misma
será levantada en hoja simple
, por e
l Técnico de FONADES.
 
6.
 
 Acta de Recepción del Insumo:
La Junta de Recepción, recibido cada producto, levantara el Acta de Recepción, deconformidad con el modelo remitido por cada facilitador del fondo financiero delas compras, en el libro autorizado por la Contraloría general de Cuentas, en la cualse asienta por cada insumo, la cantidad recibida y cualquier inconvenienteencontrado (anomalía o faltante). El acta de recepción debe contener como

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