Materi Adm Dana Kas Kecil

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&ved=0CEUQFjAF&url=http %3A%2F%2Fduhanias.files.wordpress.com%2F2009%2F07%2Fmengelola-administrasi-dana-kaskecil.doc&ei=IeISUpfdBITZrQfxqYGwAQ&usg=AFQjCNEa2GEScw5KuucuxW3E9GYy8SWbTA&bv m=bv.50952593,d.
bmk Mata Diklat Kode Durasi Pemelajaran : Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil : AK-JS-009A; AK-DG-012A; AK-MN-014A : 70 Jam
MODUL PENGELOLAAN AKUNTANSI KAS KECIL
Disusun Oleh Nama Prodi : Sukahati Duha : Akuntansi NIM Akta : 061200262
DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

e-mail: duha_nias@yahoo.com
PUSAT PENGEMBANGAN PENATARAN GURU KEJURUAN BIDANG BISNIS DAN PARIWISATA JAKARTA 2006 Jl.Raya Parung KM.22-23 Bojongsari- Sawangan-Depok 16516
KATA PENGANTAR
Sesuai dengan tuntutan kurikulum SMK Edisi 2004, di mana dalam setiap pemelajaran diharapkan disampaikan dengan sebaik mungkin. Salah satu diantaranya adalah dengan pembuatan modul. Modul ini adalah salah satu dari sekian modul yang dibuat dalam rangka pemelajaran untuk mencapai kompetensi-kompetensi pada program keahlian Akuntansi. Modul ini berjudul Pengelolaan Administrasi Dana Kas Kecil, yang diharapkan dapat memenuhi kebutuhan para fasilitator bidang Akuntansi. Dengan adannya modul ini diharapkan siswa dapat belajar lebih mudah untuk bidang pengelolaan administrasi dana kas kecil, dan fasilitator/guru dapat dengan mudah menyampaikannya kepada siswa. Penulis menyampaikan terima kasih kepada semua kepada : 1. Bapak Drs. Amin B.R, MM sebagai Dosen mata kuliah Pengembangan Bahan Ajar atas bimbingan dan arahan selama penulis membuat modul ini 2. Orang tua yang telah memberi dorongan dan dukungan doa 3. Hartati L. yang telah memberikan motivasi serta doa 4. Teman-teman semua yang telah membantu penulis baik fasilitas pengetikan maupun usul yang dapat menunjang penyelesaian penulisan modul ini. Penulis sangat berharap masukan dan saran yang bersifat membangun dari semua pihak yang membaca dan menggunakan modul ini untuk kebaikan di masa mendatang. Kiranya modul ini dapat berguna bagi semua pihak, dan selamat belajar. Terima Kasih...
Sawangan, 11 Agust 2006
Penulis
DAFTAR ISI
Halaman Sampul ....................................................................................................... i Halaman Francis ........................................................................................................ ii Kata Pengantar .......................................................................................................... iii Daftar Isi .................................................................................................................... x Peta Kedudukan Modul ............................................................................................. xx Glosarium .................................................................................................................. xxx I. PENDAHULUAN A. Deskripsi ........................................................................................................ 1 B. Prasyarat ........................................................................................................ 1 C. Petunjuk Penggunaan Modul ......................................................................... 1 a. Penjelasan Bagi Siswa .............................................................................. 1 b. Peran Guru ............................................................................................... 1 D. Tujuan Akhir ................................................................................................. 2 E. Kompetensi .................................................................................................... 3 F. Cek Kemampuan ............................................................................................ 4 II. PEMELAJARAN A. Rencana Belajar Siswa .................................................................................. 5 B. Kegiatan Belajar ............................................................................................ 5 1. Kegiatan Belajar 1 ................................................................................... Menyiapkan Pengeloaan Administrasi Dana Kas Kecil ..................... 5 a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 1 .......................................................... 5 b. Uraian Materi ...................................................................................... 5 c. Rangkuman .......................................................................................... 20 d. Tugas ................................................................................................... 20 e. Tes Formatif ........................................................................................ 20 f. Kunci Jawaban Formatif ...................................................................... 20 g. Lembar Kerja ...................................................................................... 21
2. Kegiatan Belajar 2 .................................................................................... 22 Mengidentifikasi Mutasi Dana Kas Kecil ............................................ 22 a. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2 .......................................................... 22 b. Uraian Materi ...................................................................................... 22 c. Rangkuman .......................................................................................... 27 d. Tugas ................................................................................................... 27 e. Tes Formatif ........................................................................................ 27 f. Kunci Jawaban Formatif ...................................................................... 27 g. Lembar Kerja....................................................................................... 27
III. EVALUASI ......................................................................................................... 28 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 40
PETA KEDUDUKAN MODUL A1 A2 A3
B1
B2
C1
C2
C3.1
C3.2
D1
D3
D7
C3.2 C3.2 D10
D11
D13
D14
D2
D4
D8
D12
D5
D6
D15
D16
D17
D18
E1
GLOSARIUM
Check Register Cash Disbursement Journal Cash Count Fluctuating fund-Balance system Fluctuating system Imprest Fund System Petty Cash Suprised Audit
= Register Cek = Jurnal Pengeluaran Kas = Dana Kas Kecil = Sistem saldo dana berfluktuasi (tidak tetap) = Sistem Dana Tidak Tetap = Sistem/metoda dana tetap = Kas Kecil = Pemeriksaan secara mendadak
BAB I PENDAHULUAN A. Deskripsi Modul ini berjudul Mengelola Administrasi dana Kas Kecil , di mana ruang lingkupnya adalah menyiapkan pengelolaan administrasi kas kecil, mengidentifikasi mutasi dana kas kecil, mencatat mutasi dana kas kecil ke buku kasir dan menyusun laporan mutasi dana kas kecil. Hasil belajar yang diharapkan adalah, peserta didik mampu menangani administrasi dana kas kecil mulai dari pembentukan, pengisian kembali sampai dengan penyusunan laporan.Manfaat penguasaan modul ini di dunia kerja, mampu menjadi teknisi akuntansi yang menangani penerimaan dan pengeluaran uang yang tidak dilakukan dengan menggunakan cek, serta dapat menyusun laporannya.
B. Prasyarat Sebelum mempelajari modul ini, peserta didik sudah harus menguasai modul sebelumnya, yaitu Modul Mengelola Administrasi Kas Bank. Kemudian sudah adanya Standar Operasi Prosedur (SOP) untuk pengelolaan administrasi dan kas kecil. Mampu mengoperasikan peralatan manual dan komputer. Menguasai etika komunikasi secara lisan dan tulisan dalam Bahasa Indonesia dan Bahasa Inggris.
C. Petunjuk Penggunaan Modul Penjelasan bagi siswa: - Bacalah dengan cermat rumusan tujuan akhir dari kegiatan belajar ini yang memuat: a. Kinerja yang diharapkan b. Kriteria Keberhasilan c. Kondisi yang diberikan dalam rangka membentuk kompetensi kerja yang akan dicapai melalui modul ini. - Bacalah dengan cermat dan pahami dengan baik daftar pertanyaan pada cek kemampuan sebagai pengukur kompetensi yang harus dikuasai. - Diskusikan dengan sesama peserta diklat apa yang Anda cermati untuk mendapatkan pemahaman yang baik tentang tujuan belajar dan kompetensi yang ingin dicapai dalam modul ini. Bila masih ragu, maka tanyalah pada instruktur sampai paham.
- Bacalah dengan cermat peta kedudukan modul, prasyarat dan pengertian dari istilahistilah sulit dan penting dalam modul ini. - Bacalah dengan cermat materi setiap kegiatan belajar, rencana kan kegiatan belajar, kerjakan tugasnya dan jawablah pertanyaan test kemudian cocokkan dengan kunci jawaban. Lakukan kegiatan ini sampai tuntas mengasai hasil yang diharapkan. - Bila dalam proses pemahaman materi Anda mendapatkan kesulitan, maka diskusikan dengan teman-teman Anda/konsultasikan ke Instruktur. - Setelah Anda menuntaskan semua kegiatan belajar dalam modul ini, Anda boleh melanjutkan ke modul berikutnya. - Anda tidak dibenarkan melanjutkan ke kegiatan belajar berikutnya bila belum menguasai secara tuntas materi pada kegiatan belajar sebelumnya. - Setelah semua modul untuk mencapai satu kompetensi telah tuntas dipelajari, maka ajukanlah uji kompetensi dan sertifikasi.
Peran Guru/Fasilitator/Instruktur: - Membantu peserta diklat merencanakan dalam kegiatan belajar - Membantu peserta diklat memahami konsep, praktik baru dan menjawab pertanyaanpertanyaan siswa. - Membantu peserta diklat untuk menentukan dan mengakses sumber tambahan lain yang diperlukan untuk belajar. - Mengorganisasikan Kegiatan Belajar kelompok. - Mencatat pencapaian kemajuan belajar siswa peserta diklat. - Melaksanakan penugasan dan penilaian. - Memberi penjelasan kepada peserta diklat mengenai bagian yang perlu untuk dibenahi dan merundingkan rencana pembelajaran selanjutnya.
D. Tujuan Akhir Setelah berakhir mempelajari modul ini peserta diklat diharapkan mampu menguasai: - Prosedur Pengelolaan Kas Kecil - Mengidentifikasi Mutasi dana Kas Kecil - Mencatat Mutasi dana Kas Kecil - Menyusun Laporan Mutasi Dana Kas Kecil
E. KOMPETENSI Mata Diklat Kode : Mengelola Administrasi Dana Kas Kecil : AK-JS-009A; AK-DG-012A; AK-MN-014A 70 Jam
Durasi Pemelajaran : LEVEL KOMPETENSI KUNCI
A 2
B 1
C 1
D 2
E 2
F 1
G 1
KONDISI KINERJA
Unit ini berlaku untuk pengelolaan dana kas kecil Organisasi memiliki Standard Operating Procedure (SOP) untuk perhitungan dana kas kecil Peralatan yang digunakan adalah peralatan kantor yang digunakan untuk kegiatan menulis, mengitung, mengarsipkan dan berbagai kegiatan clerical lainnya.
SUB KOMPETENSI 1. Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil
KRITERIA KINERJA
LINGKUP BELAJAR Prosedur pengelolaan kas kecil SIKAP Menyiapkan pengelolaan administrasi
MATERI POKOK PEMELAJARAN PENGETAHUAN Menguraikan prosedur pengelolaan kas kecil KETERAMPILAN
Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil tersedia Data transaksi pengisian
dana kas kecil secara lengkap
SUB KOMPETENSI
KRITERIA KINERJA kembali dan pemakaian kas kecil tersedia
LINGKUP BELAJAR SIKAP
MATERI POKOK PEMELAJARAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN
2. Mengidentifikasi Saldo awal kas kecil mutasi dana kas kecil teridentifikasi Bukti pemakaian dana kas kecil teridentifikasi Jumlah pemakaian dana kas kecil teridentifikasi Sisa dana kas kecil teridentifikasi Selisih dana kas kecil teridentifikasi Jumlah pemakaian dana kas kecil terverifikasi Jumlah pengisian kembali dana kas kecil terverifikasi 3. Mencatat mutasi Jumlah pemakaian dana Dokumen/bukti Mencatat mutasi Mengenali dokumen Mencatat mutasi Dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil Metode pencatatan dana kas kecil Penghitungan fisik dana kas kecil Selisih dana kas kecil Teliti mengidentifikas i mutasi dana kas kecil Mengenali dokumen pemakaian dana kas kecil Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil Menghitung fisik dana kas kecil Menghitung selisih dana kas kecil Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil
SUB KOMPETENSI dana kas kecil ke buku kasir
KRITERIA KINERJA kas kecil tercatat baik secara manual maupun dengan komputer Jumlah pengisian kembali dana kas kecil tercatat baik secara manual maupun dengan komputer
LINGKUP BELAJAR pemakaian dana kas kecil Metode pencatatan dana kas kecil
MATERI POKOK PEMELAJARAN SIKAP dana kas kecil ke buku kasir sesuai dengan metode pencatatan secara lengkap PENGETAHUAN pemakaian dana kas kecil Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil Menghitung mutasi dana kas kecil KETERAMPILAN dana kas kecil ke buku kasir
4. Menyusun laporan mutasi dana kas kecil Laporan mutasi dana kas kecil tersajikan baik secara manual maupun dengan komputer sesuai dengan format yang telah ditetapkan Bentuk laporan mutasi dana kas kecil Rapi dan teliti menyusun laporan mutasi dana kas kecil sesuai bentuk laporan Melengkapi format laporan mutasi dana kas kecil Menyusun laporan mutasi dana kas kecil
F. Cek Kemampuan No. Sub Kompetensi 1. Apakah Anda dapat menyediakan peralatan yang dibutuhkan untuk 2. 3. 4. 5. pengelolaan administrasi dana kas kecil? Apakah Anda dapat mengidentifikasi saldo awal, bukti pemakaian, sisa dana dan selisih dana Kas Kecil? Apakah Anda dapat memverifikasi jumlah pemakaian dan pengisian kembali dana kas kecil? Apakah Anda dapat mencatat jumlah pemakaian dan jumlah pengisian kembali dana kas kecil? Apakah Anda dapat menyusun laporan mutasi dana kas kecil? Ya Tidak
BAB II PEMELAJARAN A. Rencana Belajar Peserta Diklat/Siswa Kompetensi : Mengelola Administrasi Kas Kecil No. 1. Jenis Kegiatan Mempersiapkan pengelolaan 2. 3. administrasi kas kecil Mengidentifikasi mutasi dana kas kecil Menyusun laporan mutasi dana kas kecil Tgl Waktu Tempat Pencapaian Alasan perubahan Tanda Tangan Guru
B. Kegiatan Belajar 1. Kegiatan Belajar I Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil a. Tujuan Kegiatan Pembelajaran Peserta Diklat Mampu: 1) Menjelaskan latar belakang dibentuknya Kas Kecil 2) Menjelaskan Pengertian Kas Kecil 3) Mempersiapkan Peralatan yang dibutuhkan untuk pengelolaan dana kas kecil 4) Menjelaskan pihak-pihak yang terkati dengan pengelolaan dana kas kecil 5) Menjelaskan Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil, Permintaan dan Pertanggungjawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil, Prosedur Pengisian Kembali Kas Kecil.
b.
Uraian Materi
Pendahuluan Pada Modul Mengelola Administrasi Kas Bank telah dijelaskan bahwa seluruh penerimaan dan pengeluaran uang pada perusahaan sebaiknya menggunakan Cek. Akan tetapi banyak pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak efektif dan efisien bila menggunakan cek, bahkan ada pengeluaran kas yang tidak mungkin bila menggunakan cek. Misalnya pembayaran ongkos taksi dan pembelian makanan di warung. Untuk pengeluaran seperti di atas, maka diperlukan dana dalam bentuk tunai yang disebut dengan Kas Kecil/Petty Cash. Kas Kecil dibuat/dibentuk berdasarkan Surat Keputusan Direktur/Manajer Keuangan pada suatu perusahaan, yang menetapkan jumlah dan sistim pencatatan. Dengan demikian, Kas Kecil dapat diartikan sebagai dana yang dibentuk untuk pembayaran/pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil. Pemegang kas kecil, biasayan ditunjuk oleh Direktur/Manajer Keuangan yang berkewajiban mempertanggung jawabkan pemakaian dana kas kecil. Pemegang kas kecil tidak boleh dirangkap oleh Kasir/Pemegang Kas Besar. Peralatan/Dokumen yang Dibutuhkan Peralatan/Dokumen yang dibutuhkan dalam pengelolaan Dana Kas Kecil adalah: 1) Bukti Kas Keluar 2) Cek 3) Permintaan Pengeluaran Kas Kecil 4) Bukti Pengeluaran Kas Kecil 5) Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Bukti Kas Keluar. Dokumen ini berfungsi sebagai perintah pengeluaran kas dari fungsi akuntansi kepada fungsi kas sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut. Dalam sistem dana kas kecil, dokumen ini diperlukan pada saat pembentukan dana kas kecil dan pada saat pengisian kembali dana kas kecil. PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM BUKTI KAS KELUAR
Dibayarkan Kepada Tgl No. Rekening No. BKK. 345876 No. Cek ........... Tgl. Dibayar............ Keterangan Jumlah (Rupiah)
Total Potongan % Bersih Penjelasan
Dicatat
Tgl
Disetujui
Tgl
Diperiksa
Tgl
Diisi
Tgl
Gambar D2-1 Bukti Kas Keluar
Cek. Merupakan dokumen yang digunakan untuk memerintahkan bank melakukan pembayaran sejumlah uang kepada orang/badan yang namanya tercantum pada cek atau pembawa cek.
No. SH 190686 Bank TATY Jl. Hiligeho 20 Telukdalam Cek/Cheque No. SH 190686
PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103
Bank TATY Bank TATY
Tanggal .......................... Date
TELUKDALAM
Tanggal ...................... Date Kepada : ..................... To ................................ ................................. Saldo Terakhir Rp ............. Balance Forward Jumlah Cek Ini Rp ............ Amount Saldo hari ini Rp ..............
Atas penyerahan cek ini bayarlah Kepada
........................................
Pay against this cheque to the order of ................................................atau pembawa Uang sejumlah Rp. The sum of Rp
Permintaan Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini digunakan oleh pemakai kas kecil untuk meminta uang kepada pemegang dana kas kecil. Bagi pemegang dana kas kecil
Bank TATY
Rp
Tanda tangan & Cap/Signatur & Stamp
Gambar D2-2: Cek (Cheque)
dokumen ini berfungsi sebagai bukti pengeluaran. Dokumen ini diarsipkan oleh pemegang kas kecil menurut nama pengeluaran dana kas kecil.
PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM
PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL

Diminta No. PPKK 09878 Tgl. Departemen Disetujui
Jumlah Rupiah dengan angka Jumlah Rupiah dengan huruf .......................................................................... Penjelasan .................................................................................................. ................................................................................................................. .................................................................................................................
Gambar D2-3 Permintaan Pengeluaran Kas Keci
Bukti Pengeluaran Kas Kecil. Dokumen ini dibuat oleh pemakai dana kas kecil untuk mempertanggungjawabkan pemakaian dana kas kecil. Dokumen ini dilampiri dengan buktibukti pengeluaran kas kecil dan diserahkan oleh pemakai dana kas kecil kepada pemegang dana kas kecil.
BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Jumlah yang diterima menurut PPKK Jumlah yang telah dikeluarkan Jumlah Sisa lebih (kurang) Rp................. Rp ................ No. BPKK 984949 No. PPKK............... Tanggal ................
Rp ................
Tgl
No. Rekening
Keterangan
Jumlah (Rupiah)
Disetujui
Diperiksa
Dibuat
.......................
......................
.....................
Gambar D2-4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil
Permintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Contoh Format Permintaan Kembali Dana Kas Kecil seperti pada Gambar D2-5.
Permintaan Kembali Dana Kas Kecil. Dokukmen ini dibuat oleh pemegang dana kas kecil untuk meminta kepada bagian utang agar dibuatkan bukti kas keluar guna pengisian kembali dana kas kecil. Contoh Format Permintaan Kembali Dana Kas Kecil seperti pada Gambar D2-5.
PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL

Tgl No. BPKK Keterangan Jumlah (Rupiah)
Diperiksa
Dibuat
Jumlah PPKK Jumlah BPKK Uang Tunai Jumlah Dana Kas Kecil Disetujui
....................... Dibukukan
...................... Dibayar
No. Rek
REKAPITULASI PENGELUARAN KAS KECIL Jumlah Ro. Rek. Jumlah No. Rek
Jumlah
Gambar D2-5 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil
Catatan Akuntansi Yang Digunakan 1) Jurnal Pengeluaran Kas 2) Reister Cek (Check Register 3) Jurnal pengeluaran Dana Kas Kecil Jurnal Pengeluaran Kas (Cash Disbursement Journal). Dalam sistem dana kas kecil, catatan akuntansi ini digunakan untuk mencatat pengeluaran kas dalam pembentukan dana kas kecil dan dalam pengisian kembali dana kas kecil. Dokumen sumber yang diapakai sebagai dasar pencatatan dalam jurnal pengeluaran kasa adalah bukti kas keluar yang telah dicap lunas oleh fungsi kas. Contoh Format Jurnal Pengeluaran Kas, seperti pada Gambar D2-6.
JURNAL PENGELUARAN KAS

Tgl Keterangan Nomor Bukti Utang Dagang Debit Lain-lain Debit Kas Kredit
Gambar D2-6 Jurnal Pengeluaran Kas
Register Check. Register cek adalah catatan yang digunakan untuk mencatat cek perusahaan yang dikeluarkan untuk pembentukan dana kas kecil Format Register cek dapat dilihat pada Gambar D2-7.
REGISTER CEK
Tgl Dibayarkan Kepada Bank No. Cek No. BKK Jumlah
Gambar D2-7 Register Cek
Jurnal Pengeluaran Kas Kecil. Untuk mencatat transaksi pengeluaran dana kas kecil diperlukan jurnal khusus yang sekaligus berfungsi sebagai alat distribusi Pendebitan yang timbul sebagai akibat pengeluaran dana kas kecil. Contoh Format Jurnal Pengeluaran Kas Kecil seperti pada gambar D2-8 di bawah ini:
JURNAL PENGELUARAN DANA KAS KECIL

Tgl Keterangan Nomor Bukti Dana Kas Kecil kredit Beban Adm dan Umum Debit Beban Pemasaran Lainlain
Gambar D2-8 Jurnal Pengeluaran Kas Kecil
Fungsi-Fungsi Yang Terkait Dengan Kas Kecil 1) Fungsi Kas 2) Fungsi Akuntansi 3) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil 4) Fungsi Yang Memerlukan Pembayaran Tunai 5) Fungsi Pemeriksa Intern Fungsi Kas, bertanggung jawab dalam mengisi cek, meminta otorisasi atas cek dan menyerahkan cek pada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi Akuntansi, bertanggung jawab atas: a) Pencatatan pengeluaran kas kecil menyangkut biaya dan persediaan. b) Pencatatan transaksi pembentukan dana kas kecil c) Pencatatan pengisian kembali dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran kas/register cek.
d) Pencatatan pengeluaran dana kas kecil dalam jurnal pengeluaran dana kas kecil. e) Pembuatan bukti kas keluar yang memberikan otorisasi kepada fungsi kas dalam mengeluarkan cek sebesar yang tercantum dalam dokumen tersebut, fungsi ini juga bertanggung jawab untuk melakukan verifikasi kelengkapan dan keabsahan dokumen pendukung sebagai dasar pembuatan bukti kas keluar. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil, bertanggung jawab atas penyimpanan dana kas kecil, pengeluaran dana kas kecil sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil. Fungsi Pemeriksa Intern, bertanggung jawab atas penghitungan dana kas kecil (cash count) secara periodik dan pencocokan hasil penghitungannya dengan catatan kas, fungsi ini juga bertanggung jawab atas pemeriksaan secara mendadak (surprised audit) terhadap saldo dana kas kecil yang ada di tangan pemegang dana kas kecil.
Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait dalam prosedur pembentukan dana kas kecil 1) Bagian Utang 2) Bagian Kasir/Kassa 3) Pemegang dana kas kecil 4) Bagian Akuntansi Bagan alir (flow chart) pembentukan dana kas kecil, dapat dilihat pada gambar D2-9.
Bagian Utang
Mulai 3 SK BKK BKK Membua t Bukti Kas Keluar 4 SK
Bagian Kasa
1 SK 3 1
Pemegang Dana Kas Kecil

2 BKK Cek 1
Bagian Jurnal
4
SK
BKK 1
Surat Keputusan
Menguangk an Cek Ke Bank Mengisi cek dan memintakan tanda tangan atas cek
Register Cek
Menyimpan uang tunai
BKK 1
SK BKK Cek N 3
1 Dikirim ke bagian Kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan
Selesai 2 3
Register Bukti Kas Keluar
Gambar D2-9 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil
Penjelasan: Bagian Utang: 1) Menerima surat keputusan mengenai pembentukan dana kas kecil dari Direktur Keuangan. 2) Membuat bukti kas keluar 3 (tiga) lembar 3) Mencatat bukti kas keluar dalam register bukti kas keluar. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 dan 3 : Diserahkan ke bagian kasir, dilampiri dengan surat keputusan pembentukan dana kas kecil Lembar 2 : Diserahkan ke bagian kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan. 5) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil yang telah dicap lunas dari bagian kasir. 6) Mencatat nomor cek dan tanggal pembayaran yang tercantum dalam bukti kas keluar ke dalam register bukti kas keluar. 7) Menyerahkan bukti kas keluar lembar 1 dan surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil ke bagian akuntansi. Bagian Kasir/Kasa 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 dan 3 beserta dokumen pendukungnya dari bagian utang. 2) Mengisi cek sejumlah uang yang tercantum dalam bukti kas keluar dan memintakan tanda tangan dari yang berwenang atas cek tersebut.
3) Membubuhkan cap lunas pada bukti kas keluar (lembar 1, 2 dan 3) beserta SK pembentukan dana kas kecil. 4) Mendistribusikan bukti kas keluar sebagai berikut: Lembar 1 : Diserahkan ke bagian utang beserta SK Pembentukan Lembar 2 : Diserahkan bersamaan dengan cek kepada pemegang dana kas kecil. Pemegang Dana Kas Kecil 1) Menerima cek dan bukti kas keluar lembar 3 dari bagian kasir 2) Menguangkan cek ke bank 3) Menyimpan uang tunai yag diambil dari bank 4) Menyimpan bukti kas keluar dan diarsipkan menurut tanggal
Bagian Akuntansi 1) Menerima bukti kas keluar lembar 1 beserta surat keputusan tentang pembentukan dana kas kecil dari bagian utang 2) Mencatat bukti kas keluar dalam register cek. 3) Mengarsipkan bukti kas keluar beserta surat SK tentang pembentukan ke dalam arsip menurut nomor urut bukti kas keluar. Arsip ini disebut arsip bukti kas keluar yang telah dibayar.
Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait dengan bidang ini adalah: 1) Pemakai dana Kas Kecil 2) Pemegang dana Kas Kecil
Bagan alir (flow chart) prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil dengan metode dana tetap dapat dilihat seperti pada gambar D2-10 Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil
Mulai
1 PPKK
4 2 PPKK
1 1 2 DP PPKK BPKK
Membuat permintaan pengeluaran kas kecil
PPKK
1 1
N 2 PPKK 1
Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung
Menyerahkan uang kepada peminta Memeriksa Pertanggung jawaban pemakai dana kas kecil
Selesai
PPKK
PPKK DP
Membuat B bukti pengeluaran kas kecil
Bersama dengann penyerahan uang tunai 3 2
DP 2 e-mail: A duha_nias@yahoo.com sampai N Dikembalikan PPKK 1 BPKK kepada pemakai dana kas kecil setelah dibubuhi 4
dengan saat pengisian kembali Diarsipkan
PPKK BPKK DP
= Permitaan Pengeluaran kas kecil = Bukti pengeluaran kas kecil = Dokumen Pendukung
Gambar D2-10 Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil dalam sistem Dana Kas Kecil Dengan Imprest System
Penjelasan: Pemakai Dana Kas Kecil 1) 2) 3) 4) 5) 6) 7) 8) Membuat permintaan pengeluaran kas kecil rangkap 2. dan dikirimkan kepada pemegang kas kecil. Menerima uang dari pemegang kas kecil bersama PPKK lembar 1. Mengarsipkan sementara PPKK-1 menurut Nomor Urut Mengeluarkan uang dan mengumpulkan bukti pendukung Membuat bukti pengeluaran kas kecil (BPKK) Menyerahkan BPKK dan Dokumen Pendukung (DP) dan PPKK-1 kepada Pemegang kas kecil. Menerima kembali PPKK lembar ke-1 dari pemegang kas kecil setelah dibubuhi cap lunas Mengarsipkan kembali PPKK-1
Pemegang Dana Kas Kecil 1) 2) Menerima PPKK lembar 1 dan 2 dari Pemakai dana kas kecil. Menyerahkan uang kepada pemakai dana kas kecil beserta PPKK1
3) 4) kas kecil. 5) 6) 7)
Mengarsipkan sementara PPKK 2 menurut abjad. Menerima BPKK, PPKK 1 dan Dokumen pendukung dari pemakai dana Memeriksa pertanggungjawaban pemakaian dana kas kecil BPKK 2 dikembalikan kepada pemakai dana kas kecil setelah dicap lunas. Mengarsipkan sementara BPKK PPKK1 dan Dokumen Pendukung sampai pengisian kembali kas kecil. Catatan: Pengeluaran Kas Kecil dengan sistem dana kas kecil metode fluktuasi (fluktuatingfund-balance system), saldo rekening dana kas kecil di dalam buku besar dibiarkan berfluktuasi sesuai dengan jumlah pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Jurnal yang dibuat sebagai berikut:
Bagan alir (flow chart) dokumen prosedur permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil dalam sistem dana kas kecil dengan fluctuating fund balance system dapat dilihat pada Gambar D2-11.
Pemakai Dana Kas Kecil Pemegang Dana Kas Kecil Bagian Jurnal Bagian Kartu Biaya
Mulai
3
DP PPKK 1 BPKK
5
DP PPKK 1 BPKK
6
DP PPKK 1 BPKK
Membuat permintaan pengeluara n kas kecil
PPKK 1
PPKK 2
PPKK 1
PPKK
Menyerahk an uang kepada peminta
Mengeluarkan uang dan mengumpulka n bukti pendukung
2 PPKK 1
Memeriksa pertanggung jawaban dana kas kecil DP 2 PPKK 1 BPKK
Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil
Gambar D2-11 Prosedur Permintaan dan pertanggungjawaban Pengeluaran Kartu Kas Kesil dalam sistem Dana Kas Kecil dengan Fluctuating-fndBersama Biaya Balance System Membuat dengan e-mail: duha_nias@yahoo.com Bukti penyeraha BPKK = Permintaan Pengeluaran kas Kecil Dikembalikan kepada
Pengeluaran PPKK DP 2 kas kacil n uang BPKK tuna
DP
= Bukti A Pengeluaran Kas Kecil pemakai dana kas = Dokumen Pendukung kecil setelah dibubuhi 2 4 5 cap lunas
N Selesai
Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Fungsi yang terkait pada prosedur ini adalah: 1) 2) 3) 4) 5) Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil Fungsi Bagian Utang Bagian Kasa/kasir Bagian Jurnal Bagian kartu Biaya Bagan Alir (Flow Chart) Prosedur pengisian kembali dana kas kecil adalah seperti pada Gambar D2-11. Penjelasan Pemegang Dana Kas Kecil 1) Pemegang Kas kecil membuat Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil (PP3K) 2) Menyerahkan PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian utang.
3) Menerima Bukti Kas Keluar (BKK) lembar 3 dan Cek dari Bagian Utang 4) Menguangkan cek ke bank 5) Menyiimpan uang tunai 6) Mengarsipkan BKK lembar ke 3 Bagian Utang 1) Menerima PP3K lembar 1 dan 2, BPKK dan DP dari pemegang kas kecil. 2) Membuat bukti kas keluar (BKK) 3 lembar 3) Berdasarkan BKK lembar 1 diisi Register Bukti Kas Keluar 4) BKK lembar 2 dan PP3K lembar 1 diserahkan ke Bagian Kartu Biaya (jika ada). 5) BKK lembar 1 dan 3, PP3K lembar 2, BPKK dan Dokumen pendukung diserahkan ke Bagian Kasa 6) Menerima cek, BKK1, PP3K2, BPKK dan DP dari kasa setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK. 7) Mengisi Register Bukti kas Keluar berdasarkan PP3K1. 8) Menyerahkan PP3K1 dan 2, BPKK dan Dokumen Pendukung kepada Bagian Jurnal
Bagian Kasa 1) Menerima BKK1 dan 2, PP3K2, BPKK dan DP dari bagian utang. 2) Mengisi cek dan meminta tanda tangan aas cek kepada Direktur Keuangan 3) Menyerahkan Cek dan BKK3 kepada pemegang dana kas kecil. 4) Menyerahkan BKK1, PP3K2, BPKK dan DP kepada bagian utang setelah membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK.
Bagian Jurnal/Akuntansi 1) Menerima BKK1, PP3K, BPKK dan DP dari bagian utang. 2) Mengisi Register cek dari BKK 1 3) Mengarsipkan BKK1, PP3K, BPKK dan DP menurut Nomor urut.
Bagian Kartu Biaya 1) Menerima BKK lembar 2 dan PP3K2 dari bagian utang.
2) Mengisi kartu biaya berdasarkan BKK 2. 3) Mengarsipkan BKK2 dan PP3K2 menurut nomor urut.
Pemegang Dana Kas Kecil
Bagian utang
Mulai
Membuat permintaan pengisian
DP BKK Cek 1 BPKK 2 PP3K 1 PP3K 1
DP BPKK 2
Arsip BPKK dan dukungan pendukungnya
Menguangkan cek ke bank
Membuat Bukti Kas Keluar
DP BPKK DP
2
PP3K 1
PP3K BPKK 2 PP3K 3 2 BKK 1 1
Menyimpan uang tunai 1
PP3K BKK
= Permintaan pengisian kembali kas kecil = Bukti kas keluar
Register Bukti kas Keluar
Gambar D2-12 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil dalam Sistem Dana kas kecil dengan Imprest Fund
Bagian Kasa
Bagian Jurnal
Bagian Kartu Biaya
BKK
DP BPKK PP3K 2 3
DP BPKK PP3K 2 BKK 1
BPKK BKK 2
Mengisi cek dan meminta tanda tangan atas cek
Register Cek
Kartu Biaya
DP BPKK PP3K 2 3 BKK Cek 1
Selesai Setelah bagain kasa membubuhkan cap lunas pada BKK dan dokumen pendukungnya dan mencatat nomor cek pada BKK
Gambar D2-13 Prosedur Permintaan Pengisian Kembali Dana Kas Kecil Dalam Sistem dana Tetap (Imprest System) Lanjutan
c. Rangkuman Sistem pengeluaran kas dengan uang tunai dilaksanakan melalui dana kas kecil diselenggarakan dengan dua macam sistem: Fluctuating-fund-balance system dan Imprest System. Dalam Fluctuating-fund-balance system saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar berubah-ubah sesuai dengan pengisian dan pemakaian dana kas kecil. Dalam Fluctuating-fund-balance system pengeluaran dana kas kecil dicatat dalam jurnal pengeluaran kas dan pengisian kembali kas kecil tidak harus sama dengan jumlah dana kas kecil yang telah dikeluarkan. Sistem penganggaran dana kas kecil ini tidak menciptakan pengendalian intern yang baik terhadap kas perusahaan, karena catatan akuntansi kas perusahaan tidak dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank yang secara periodik diterima dari bank. Dalam Imprest System, saldo rekening dana kas kecil dalam buku besar tidak berubah sesuai dengan transaksi pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil tidak dicatat dalam jurnal pengeluaran kas, namun bukti pengeluaran dana kas kecil disimpan dalam arsip sementara. Pada saat pengisian kembali dana kas kecil, bukti pengeluaran dana kas kecil tersebut direkap dan dipakai sebagai dasar pengisian kembali dana kas kecil. Dana kas kecil diisi kembali sebesar jumlah rupiah bukti pengeluaran kas kecil yang telah dikumpulkan, dan dilakasanakan melalui sistem pengeluaran kas dengan cek. Dengan demikian jurnal pengeluaran kas perusahaan tetap dapat direkonsiliasi dengan rekening koran bank. Tidak seperti halnya dengan Fluctuating-fundbalance system, imprest system tidak mencatat pengeluaran dana kas kecil di dalam jurnal pengeluaran dana kas, namun hanya mengarsipkan bukti-bukti pengeluaran dana kas kecil dalam arsip sementara, sampai dengan saat pengisian kembali kas kecil. d. Tugas Buat kelompok terdiri dari 4 5 orang Kumpulkan bukti-bukti transaksi yang terkait dengan: 1. Prosedur pembentukan dana kas kecil 2. Permintaan dan pertanggung jawaban dana kas kecil 3. Pengisian kembali dana kas kecil Lakukan simulasi dan presentasi (bersama-sama dengan kelompok lain)
e. Evaluasi Test Formatif I Jawablah pertanyaan-pertanyaan di bawah ini dengan tepat, singkat tapi jelas. 1. 2. 3. 4. 5. kecil. f. Kunci Jawaban 1. Kas kecil dibentuk karena ada pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak cocok/tepat bila menggunakan cek. 2. Kas kecil adalah uang tunai yang disediakan untuk membayar pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya relatif kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan cek. 3. Dokumen yang diperlukan dalam administrasi kas kecil: a) b) c) d) e) Bukti Kas Keluar Cek Permintaan pengeluaran kas kecil Bukti pengeluaran kas kecil Permintaan pengisian kembali kas kecil Jelaskan latar belakang dibentuknya dana kas kecil! Jelaskan yang dimaksud dengan kas kecil dan sebutkan sistem/metode pencatatannya. Dokumen-dokumen apa saya yang diperlukan dalam administrasi kas kecil? Uraikan Prosedur Administrasi Dana kas kecil! Jelaskan pihak-pihak yang terkait dengan pengelolaan dana kas
4. Prosedur Pengelolaan Kas Kecil Dalam administrasi kas kecil ada 4 prosedur, yaitu: - Pembentukan Dana Kas Kecil - Permintaan dan pertanggungjawaban pengeluaran kas kecil - Pengisian kembali dana kas kecil
Prosedur Pembentukan dana kas kecil dimulai dengan terbitnya surat keputusan Direktur Keuangan/manajer Keuangan yang menentukan jumlah atau metode yang digunakan dalam pencatatan dana kas kecil. Prosedur permintaan dan pertanggung jawaban pengeluaran dana kas kecil. Pengeluaran dana kas kecil dimulai dengan adanya permintaan peneluaran dana oleh pamakai ditujukan kepada
pemegang dana kas kecil. Pemakai dana berkewajiban mempertanggungjawabkan pemakaian dana dengan membuat pertanggungjawaban dalam formulir bukti pengeluaran kas kecil yang dilampiri dengan bukti-bukti pendukung. Dalam imprest system bukti pengeluaran kas dilampiri dengan bukti pendukungnya, dan disimpan sementara untuk digunakan nanti daam pengisian kembali dana kas kecil. Dalam sisem dana tidak tetap, bukti pengeluaran kas kecil dicerahkan oleh pemegang dana ke bagian jurnal untuk dicatat dalam jurnal pengeluaran kas kecil, jika saldonya sudah menipis, pemegang kas kecil mengisi formulir permintaan penrisian kembali. Formulir ini dilampiri dengan bukti-ukti pendukung dan dikirim ke bagian utang untuk diproses dalam pengisian kembali dana kas kecil. 5. Pihak-pihak (Fungsi) yang terkait dengan pengelolaan administrasi dana kas kecil: a. Fungsi Kasa/kasir. b. Fungsi Akuntansi/Jurnal. c. Fungsi Pemegang Dana Kas Kecil. d. Fungsi yang memerlukan pembayaran tunai (Pemakai Kas Kecil). e. Fungsi pemeriksa intern. f. g. Lembar Kerja Alat dan bahan: - Alat tulis menulis dan kalkulator - Format/Formulir - Kertas Lembar jawaban
2. Kegiatan Belajar 2 Mengidentifikasi Mutasi Dana Kas Kecil c. Tujuan Kegiatan Pemelajaran 2 Peserta Diklat Mampu: 1. 2. 3. 4. d. Mengenali dokumen/bukti pemakaian dana kas kecil Menjelaskan metode pencatatan dana kas kecil Menghitung fisik dana kas kecil Menghitung selisih dana kas kecil Uraian Materi Dalam mengelola dana kas kecil, seorang pemegang dana kas kecil harus mengumpulkan dokumen-dokumen dan bukti transaksi guna pertanggungjawaban dana kas kecil. Bukti pemakaian dana kas kecil itu dapat berupa: Bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air, bukti pembayaran telepon dan lain-lain. Blanko Bukti Kas Keluar sudah ada pada kegiatan belajar 1. Berikut ini contoh bukti nota pembayaran foto copy :
SUKAHATY COPY Jl. SH.Putra Telp/HP 081384966626 Banyaknya SUKAHATY COPY Jl. SH.Putra Telp/HP 081384966626 No. Bnyaknya 1. 10 Lembar Jumlah Peneriman, Uraian Photo copy Telukdalam, 19 Juni 1986 Kepada :
Bukti Pemakaian dana kas kecil
Telukdalam, 19 Juni 1986 Kepada : Harga Satuan Rp 100,00 Jumlah Rp 1.000,00 Rp 1.000,00
( SUKA-TATY ) Gambar D2-14 Bukti Nota Pembayaran Photo Copy
Metode Pencatatan Dana Kas Kecil Dalam mengelola dana kas kecil terdapat dua metode pencatatan yang biasa dilakukan, yaitu: 1. Sistim dana tetap (Imprest System) 2. Sistim dana tidak tetap (Fluctuation fund system atau fluctuation fund balance system) Sistim Dana Tetap Dalam metode ini kas kecil, besarnya saldo selalu tetap sesuai dengan jumlah semula. Artinya jumlah pengeluaran sama dengan jumlah pengeluaran. Dalam metode ini pemegang kas kecil tidak menyelenggarakan pembukuan, tetapi untuk mengetahui saldo yang ada dalam kas kecil, pengeolala hanya membuat catatan yang sifatnya intern. Pencatatan yang dibuat dalam jurnal umum dilakukan oleh pemegang kas umum, yaitu sebagai berikut: a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil: K a s Kecil............................ xx K a s ........................................ b. Tidak dijurnal c. Pada saat pengisian kembali: Beban beban ............................ xx K a s .................................... K a s Kecil ................................. xx K a s .................................... e. adalah: K a s ........................................ xx K a s Kecil ......................... Sistim Dana Tidak Tetap Dalam metode ini besarnya dana kas kecil selalu berubah-ubah sesuai dengan kebutuhan. Jurnal yang diperlukan pada metode ini adalah sebagai berikut: a. Pada saat Pembentukan Dana Kas Kecil: K a s Kecil.................................. K a s .................................... xx xx xx xx Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya xx d. Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah: xx Pada saat pemakaian dana:
b.
Pada saat pemakaian dana: Beban-beban ............................. Kas Kecil .............................. xx xx xx xx
c.
Pada saat pengisian kembali: Kas Kecil .................................. K a s ....................................
d.
Bila kas kecil dianggap terlalu kecil, maka diadakan penambahan. Jurnalnya adalah: K a s Kecil ................................. K a s .................................... xx xx
e.
Bila kas kecil dianggap terlalu besar, maka diadakan pengurangan. Jurnalnya adalah: K a s ........................................ K a s Kecil ............................ xx xx
Contoh: PT DUHA LAIA menyelenggarakan kas kecil untuk pengeluaran-pengeluaran kecil. Kas kecil tersebut dibuka pada tanggal 1 Januari 2004 dengan menerima uang sebesar Rp 1.000.000,00 dari Kas Umum. Untuk selanjutnya kas kecil diisi setiap tanggal 10 dan 25. Transaksi yang berhubungan dengan kas kecil selama bulan Januari 2004, sebagai berikut: Januari 03 05 09 10 12 15 20 25 26 28 31 Diminta: Catat transaksi tersebut ke dalam: Jurnal umum, dengan metode:
Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 50.000,00 Dibeli perangko Rp 75.000,00 dan Materai Rp 125.000,00 (suplai kantor). Dibayar Rekening Listrik Rp 108.000,00 dan air Rp 54.000,00. Dana kas kecil diisi kembali. Dibayar Biaya Telepon Rp 125.000,00 Dibeli snack untuk rapat dinas Rp 80.000,00. Dibeli suplai kantor Rp 150.000,00 Dana kas kecil diisi kembali. Dibayar untuk sosial (ada anggota keluarga karyawan yang meninggal) Rp 150.000,00. Dibeli suplai kantor Rp 100.000,00 Dibayar biaya angkut barang yang dibeli Rp 20.000,00.
1) Dana Tetap 2) Dana tidak tetap a. Jurnal Umum 1) Sistim Dana Tetap
Tanggal Jan 01 Kas Kecil Kas 03 05 09 10 Tidak dijurnal Tidak dijurnal Tidak dijurnal Biaya angkut Suplai Kantor Biaya listrik dan air Kas 12 15 20 25 Tidak dijurnal Tidak dijurnal Tidak dijurnal Biaya telepon Biaya rupa-rupa Suplai Kantor Kas 26 28 31 Tidak dijurnal Tidak dijurnal Tidak dijurnal 125.000,00 80.000,00 150.000,0 355.000,00 50.000,00 200.000,00 162.000,00 412.000,00 Uraian Ref. Debet (Rp) 1.000.000,00 Kredit (Rp) 1.000.000,00
2) Metode dana tidak tetap

Tanggal Jan 01 Kas Kecil Kas 03 Biaya angkut Kas Kecil 05 Suplai Kantor Kas Kecil 09 Biaya listrik dan air Kas Kecil 10 Kas Kecil Kas 12 Biaya Telepon Kas Kecil 15 Biaya Rupa-rupa Kas Kecil 20 Suplai Kantor Kas Kecil 25 Kas Kecil Kas 26 Biaya rupa-rupa Kas Kecil 28 Suplai Kantor Kas Kecil 31 Biaya Angkut Kas Kecil Uraian Ref. Debet (Rp) 1.000.000,00 50.000,00 200.000,00 162.000,00 412.000,00 125.000,00 80.000,00 150.000,00 355.000,0 150.000,0 100.000,00 20.000,00 Kredit (Rp) 1.000.000,00 50.000,00 200.000,00 162.000,00 412.000,00 125.000,00 80.000,00 150.000,00 355.000,00 150.000,00 100.000,00 20.000,00
Menghitung Fisik Dana Kas Kecil

Seperti pada pemelajaran yang lalu, bahwa setiap akhir periode pemegang kas kecil harus mempertanggungjawabkan semua pemakaian atau pengeluaran dana kas kecil. Pertanggung jawaban ini berupa buku kas kecil disertai dengan bukti pengeluaran kas kecil, juga perlu diadakan perhitungan uang secara fisik (berita acara perhitungan kas kecil) yang dilakukan oleh pemeriksa dan disaksikan oleh dua orang atau lebih. Contoh:
Berita Acara Pemeriksaan Uang Kas Tanggal 31 Januari 2004 Pengisian Dana Kas Kecil, jan 2004 Jumlah penereimaan bulan Jan 2004 Rp. Rp. Rp. Rp. Rp jumlah 1.000.000,00 767.000,00 1.767.000,00 1.037.000,00 730.000,00
Jumlah pengeluaran bulan Jan 2004 Saldo kas kecil per 31 Jan 2004 Perhitungan uang kas per 31 Januari 2004 menghasilkan sebagai berikut: I. Uang kertas: 3 lembar @ Rp. 100.000,00 = Rp. 300.000,00 3 lembar @ Rp. 50.000,00 = Rp. 150.000,00 5 lembar @ Rp. 20.000,00 = Rp. 100.000,00 9 lembar @ Rp. 10.000,00 = Rp. 90.000,00 6 lembar @ Rp. 5.000,00 = Rp. 30.000,00 30 lembar @ Rp. 1.000,00 = Rp. 700.000,00 Rp. 700.000,00 II Uang Logam: 20 Keping @ Rp 1000,00 = Rp. 20.000,00 16 Keping @ Rp 500,00 = Rp. 8.000,00 5 Keping @ Rp 200,00 = Rp. 1.000,00 10 Keping @ Rp 100,00 = Rp. 1,000,00 Rp. 30.000,00 .
Telukdalam, 10 Desember 1987 Akuntan, (SUKA HATY PUTRA ) Saksi, 1. RATNA E. 2. SELAMAT H Menghitung Selisih Kas
Petugas Pemeriksa, Drs.BAJIDUHU Laia
Dalam pemriksaan dana kas kecil seringkali terjadi selisih antara catatan buku kas kecil dengan penghitungan uang secara fisik, hal ini disebabkan karena: Kesalahan pencatatan Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas. Adanya uang palsu Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui Apabila menurut perhitungan fisik dana kas kecil lebih besar daripada yang dicatat pada buku kas kecil disebut CASH OVERAGE atau Selisih kas lebih, sedangkan apabila menurut perhitungan fisik dana keas kecil lebih sedikit dibandingkan dengan yang tercatat pada buku kas kecil disebut CASH SHORTAGE atau selisih kas kurang. Pencatatan selisih pada laporan keuangan dilakukan dengan cara: 1. 2. Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha Jika selisih kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.
b. Rangkuman Dokumen yang dijadikan lampiran untuk pertanggung jawaban dana kas kecil antara lain, bukti kas keluar, bukti nota, bukti pembayaran air dan lain-lain. Sistim yang digunakan dalam mengelola dana kas kecil adalah sistim dana tetap dan sistim dana tidak tetap. Setiap akhir periode tertentu jumlah kas menurut buku kas kecil harus sama dengan kas menurut perhitungan fisik. Jika selirsih kas lebih maka dicatat dalam laporan R/L sebagai pendapatan di luar usaha. Dan jika selisih kas kurang maka dicatat dalam laporan R/L sebagai beban di luar usaha. c. Tugas 1. bukti pemakaian kas. 2. Berdasarkan bukti transaksi (dokumen) tersebut lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua sistim pencatatan. Carilah bukti transaksi (dokumen) yang terkait dengan
d. Test Formatif 1. Buatlah dokumen pengeluaran dana kas kecil untuk pembelian 1 rim kertas HVS, pembayaran biaya foto copy. 2. Jelaskan perbedaan antara sistim pencatatan dana tetap dengan sistim dana tidak tetap. 3. Sebutkan sebab-sebab terjadinya selisih kas kecil. 4. Bagaimana perlakuan terhadap selisih kas pada akhir periode? e. Kunci Jawaban 1. a. Bukti Pembelian Kertas HVS Telukdalam, 01 Sept 2005 Nota No. 12 Banyak-nya 1 Nama Barang Kertas HVS Jumlah Tanda terima, Hormat kami, Satuan Rim Harga/satuan (Rp) 25.000,00 Jumlah (Rp) 25.000,00 25.000,00
.....................
......................
b. Bukti Pembayaran Foto Copy
LAIA COPY Jl. Soonogeu No. 19 Telukdalam No. 1 Banyaknya 100 lbr 1 lsn Jumlah Uraian Fhoto copy Buku tulis Harga Satuan Rp 100 Rp 1000 Jumlah Rp 10.000,00 Rp 12.000,00 Rp.22.000,00 Penerima,
................ 2. Perbedaan sistim dana tetap dengan sistim dana tidak tetap Dalam sistim dana tetap, besarnya dana kas kecil selalu tetap sesuai dengan jumlah yang ditetapkan. Pada metode ini, pengeluaran dari kas kecil tidak dibuatkan jurnal. Akan tetapi pemegang kas kecil mengumpulkan bukti-bukti pengeluaran atas kas kecil. Kemudian kas kecil diisi kembali berdasarkan bukti-bukti pengeluaran sebesar pengeluaran yang telah dilakukan. Sedangkan dalam sistim dana tidak tetap saldo kas kecil selalu berubah karena setiap pengeluaran dari kas kecil langsung dicatat, yang mengakibatkan saldo kas kecil berkurang. 3. Penyebab terjadinya selisih kas kecil adalah: Kesalahan pencatatan Adanya pembayaran yang dibulatkan ke bawah atau ke atas. Adanya uang palsu Kehilangan akibat kekliruan saat mengadakan transaksi Sebab-sebab lain yang sama sekali tidak diketahui
4. Perlakuan terhadap selisih kas Jika selisih kas lebih, dianggap sebagai pendapatan di luar usaha, sedangkan selisih kas kurang, dianggap sebagai beban di luar usaha.
f. Lembar Kerja 1. Alat dan Bahan yang digunakan: Kalkulator, kertas, pensil, ball point, penghapus, penggaris
2.Bekerja sesuai dengan prosedur keamanan dan keselamatan kerja. 3. Langkah kerja a. Kumpulkan bukti/dokumen yang terkait dengan pemakaian kas kecil b. Berdasarkan bukti/dokumen lakukan pencatatan dana kas kecil dalam dua sistim pencatatan.
BAB III EVALUASI
Soal Essay 1. Apa yang dimaksud dengan Dana Kas Kecil ? 2. Sebutkan dan jelaskan 2 metode pencatatan dana kas kecil ? 3. Buat format Buku kas kecil ? 4. Sebutkan macam-macam transaksi yang sering terjadi untuk dana kas kecil ? 5. Selesaikan transaksi dibawah ini dengan menggunakan buku kas kecil serta metode dana tetap dan dana tidak tetap
TRANSAKSI DANA KAS KECIL PT. OIKHDA NIAS Periode Januari 2005 Tgl Jan,04-06 04 06 08 10 15 17 18 25 27 30 Transaksi Pengisian dana kas kecil Dibeli materai Dibayar ongkos angkut pembelian Dibayar biaya telepon Dibayar biaya PAM Dibeli materai Dibeli suplais toko Dibayar biaya pemasangan iklan Dibayar biaya listrik Biaya penjualan Biaya ongkos pembelian Total (Rp) 300.000,00 5.000,00 20.000,00 7.000,00 5.000,00 5.000,00 15.000,00 10.000,00 30.000,00 15.000,00 17.000,00
Kunci Jawaban 1. Dana kas kecil, adalah uang yang disediakan perusahaan untuk membayar pengeluaran yang jumlahnya relativ kecil dan tidak ekonomis bila dibayar dengan menggunakan cek. 2. Imprest Fund System, adalah dana kas kecil yang jumlahnya relative tetap sesuai dengan yang telah ditetapkan oleh management sehingga tidak setiap pengeluaran dicatat dalam buku kas kecil. Fluctuation Fund System, adalah dana kas kecil suatu perusahaan yang jumlahnya tidak ditetapkan pada awal periode sehingga jumlahnya selalu berubah-ubah sesuai dengan transaksi yang menyangkut dana kas kecil. 3. Bentuk buku kas kecil
By Tgl No.Bkt Keterangan Penerimaan Pengeluaran By Iklan Telp Rekening yang di debit By Serba-serbi Materai Rekening Jumlah
4. Jenis-jenis transaksi yang sering terjadi dan ditangani oleh dana kas kecil adalah Biaya materai,PAM, listrik, Iklan, biaya telepon, biayapembelian dan penjualan barang, dan lain-lain yang sering disebut Suplais Toko.
5. Buku
Tgl
kas kecil
No.Bkt Keterangan Penerimaan Pengeluaran Rekening yang di debit
By Iklan Jan 4,06 Jan 4,06 Jan 6,06 Jan 8,06 Jan 10,06 Jan 15,06 Jan 17,06 Jan 18,06 Jan 25,06 Jan 27,06 Jan 30,06 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 11 Pembentukan dana Materai Ong.ang.pembelian Telp. PAM Materai Suplais toko Iklan Listrik Ong.ang.penjualan Ong.ang.pembelian 300.000,00 300.000,00 5.000,00 20.000,00 7.000,00 5.000,00 5.000,00 15.000,00 10.000,00 30.000,00 15.000,00 17.000,00 129.000,00 10.000,00
By Telp
By Materai
Serba-serbi Rekening Jumlah
5.000,00 Ong.ang.pembelian 7.000,00 PAM 5.000,00 Suplais toko 15.000,00 5.000,00 20.000,00
Listrik Ong.ang.penjualan Ong.ang.pembelian 10.000,00 7.000,00 10.000,00
30.000,00 15.000,00 17.000,00 102.000,00
System Dana Tetap

Tgl Jan 4,06 Jan 4,06 Jan 6,06 Jan 8,06 Jan 10,06 Jan 15,06 Jan 17,06 Jan 18,06 Jan 25,06 Jan 27,06 Jan 30,06 Keterangan Kas kecil Kas D 300.000,00 K 300.000,00 Jan 4,06 Jan 6,06 Jan 8,06 Jan 10,06 Jan 15,06 Jan 17,06 Jan 18,06 Jan 25,06 Jan 27,06 Jan 30,06 Tgl Jan 4,06
System Dana Tidak Tetap

Keterangan Kas kecil Kas Biaya materai Kas kecil Biaya ang.pembelian Kas kecil Biaya Telp. Kas kecil Biaya PAM Kas kecil Biaya materai Kas kecil Suplais toko Kas kecil Biaya iklan Kas kecil Biaya Listrik Kas kecil Biaya ong.pembelian Kas kecil Biaya ong.penjualan Kas kecil D 300.000,00 5.000,00 5.000,00 20.000,00 20.000,00 7.000,00 7.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 5.000,00 15.000,00 15.000,00 10.000,00 10.000,00 30.000,00 30.000,00 15.000,00 15.000,00 17.000,00 17.000,00 K 300.000,00
YAYASAN PERGURUAN BNKP SMK SWASTA KRISTEN BNKP TELUK DALAM Jl. Gereja BNKP Yohanes-Asrama Putra Teluk Dalam-Nias Selatan 22865
SOAL PILIHAN GANDA Mata Pelajaran Soal Ujian Semester/Tingkat Waktu Petunjuk : Pilihlah salah satu jawaban yang paling tepat diantara a, b, c, dan d dibawah ini dan bobot masing-masing soal adalah 2. 1. Uang yang di sediakan oleh perusahaan untuk membiayai pengeluaran-pengeluaran yang jumlahnya tidak terlalu besar disebut a. Dana kas kecil b. Dana kas umum c. Dana kas sampingan d. Dana kas operasional. : Akuntansi dasar : UTS SMK : II/II : 90 menit
2. Dana kas kecil di kelola dengan menggunakan 2 macam metode yaitu a. Metode fisik dan perpetual b. Metode Lifo dan Fifo c. Metode dana tetap dan dana tidak tetap d. Metode dana tetap dan rata-rata bergerak. 3. Dibawah ini merupakan transaksi yang sering terjadi berkaitan dengan penggunaan dana kas kecil, kecuali a. Biaya materai b. Biaya pembelian dan penjualan barang c. Biaya listrik, telepon, air d. Pembelian barang dagang.
4. Setiap transaksi yang terjadi dan berkaitan dengan dana kas kecil, tidak dicatat dalam jurnal. Ini merupakan cirri-ciri metode a. Fluctuation fund system b. Lifo c. Moving average d. Imprest fund system.
5. Setiap transaksi yang terjadi akan langsung dicatat dalam jurnal. Merupakan cirri-ciri metode a. Fluctuation fund system b. Lifo 6. Pemegang dana kas kecil disebut a. Administratur b. Kasir suplais toko c. Bendahara Umum d. Tata usaha. c. Moving average d. Imprest fund system.
7. Dibawah ini merupakan dokumen yang digunakan dalam sistem dana kas kecil, kecuali a. Bukti kas keluar b. Cek c. Bukti hutang dan piutang d. Permintaan pengisian kembali kas kecil.
8. Salah satu catatan akuntansi yang digunakan dalam sistem dana kas kecil, adalah a. Dana tetap b. Buku kas kecil c. Register cek d. Dana tidak tetap.
9. Fungsi yang bertanggung jawab dalam mengisi cek, memintakan otorisasi atas cek, serta menyerahkan cek kepada pemegang dana kas kecil pada saat pembentukan dana kas kecil. Pernyataan diatas adalah fungsi a. Pemegang dana kas kecil b. Pemeriksa intern c. Akuntansi d. Kas.
10.Fungsi yang bertanggung jawab atas penyimpanan dan pengeluaran dana yang nominalnya sedikit sesuai dengan otorisasi dari pejabat tertentu yang ditunjuk, dan permintaan pengisian kembali dana kas kecil, disebut fungsi a. Pemegang dana kas kecil b. Pemeriksa intern c. Akuntansi d. Kas.
Kunci jawaban PG (Pilihan Ganda) No. 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 A

X X X X X X X X X X
DAFTAR PUSTAKA Simamora Henry, 2004.Akuntansi keuangan Administrasi Dana Kas Kecil Mulyadi, 2003. Sistem Akuntansi Dana Kas Kecil ( Petty Cash)

Materi Adm Dana Kas Kecil

Uploaded by

Document Information

Original Description:

Copyright

Available Formats

Share this document

Share or Embed Document

Sharing Options

Did you find this document useful?

Is this content inappropriate?

Copyright:

Available Formats

Materi Adm Dana Kas Kecil

Uploaded by

Copyright:

Available Formats

http://www.google.com/url?sa=t&rct=j&q=&esrc=s&source=web&cd=6&ved=0CEUQFjAF&url=http %3A%2F%2Fduhanias.files.wordpress.com%2F2009%2F07%2Fmengelola-administrasi-dana-kaskecil.doc&ei=IeISUpfdBITZrQfxqYGwAQ&usg=AFQjCNEa2GEScw5KuucuxW3E9GYy8SWbTA&bv m=bv.50952593,d.

MODUL PENGELOLAAN AKUNTANSI KAS KECIL

DEPARTEMEN PENDIDIKAN NASIONAL

Sawangan, 11 Agust 2006

III. EVALUASI ......................................................................................................... 28 DAFTAR PUSTAKA .............................................................................................. 40

PETA KEDUDUKAN MODUL A1 A2 A3

C3.2 C3.2 D10

Durasi Pemelajaran : LEVEL KOMPETENSI KUNCI

SUB KOMPETENSI 1. Menyiapkan pengelolaan administrasi dana kas kecil

dana kas kecil secara lengkap

KRITERIA KINERJA kembali dan pemakaian kas kecil tersedia

LINGKUP BELAJAR SIKAP

MATERI POKOK PEMELAJARAN PENGETAHUAN KETERAMPILAN

SUB KOMPETENSI dana kas kecil ke buku kasir

Total Potongan % Bersih Penjelasan

Gambar D2-1 Bukti Kas Keluar

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103

Bank TATY Bank TATY

Tanggal .......................... Date

Atas penyerahan cek ini bayarlah Kepada

Tanda tangan & Cap/Signatur & Stamp

Gambar D2-2: Cek (Cheque)

PERMINTAAN PENGELUARAN KAS KECIL

Gambar D2-3 Permintaan Pengeluaran Kas Keci

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM

BUKTI PENGELUARAN KAS KECIL

Gambar D2-4 Bukti Pengeluaran Kas Kecil

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM

PERMINTAAN PENGISIAN KEMBALI KAS KECIL

Gambar D2-5 Permintaan Pengisian Kembali Kas Kecil

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM

JURNAL PENGELUARAN KAS

Gambar D2-6 Jurnal Pengeluaran Kas

PT DUHA Jl. Hartaty No. 19 Telp. 0630-101103 TELUKDALAM

Gambar D2-7 Register Cek

JURNAL PENGELUARAN DANA KAS KECIL

Gambar D2-8 Jurnal Pengeluaran Kas Kecil

Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

Menyimpan uang tunai

1 Dikirim ke bagian Kartu persediaan dan kartu biaya untuk diarsipkan

Register Bukti Kas Keluar

Gambar D2-9 Prosedur Pembentukan Dana Kas Kecil

Prosedur Permintaan dan Pertanggung Jawaban Pengeluaran Dana Kas Kecil

Membuat permintaan pengeluaran kas kecil

Membuat B bukti pengeluaran kas kecil

Bersama dengann penyerahan uang tunai 3 2

Membuat permintaan pengeluara n kas kecil

Menyerahk an uang kepada peminta

Mengeluarkan uang dan mengumpulka n bukti pendukung

Memeriksa pertanggung jawaban dana kas kecil DP 2 PPKK 1 BPKK

Jurnal Pengeluaran Dana Kas Kecil

Prosedur Pengisian Kembali Dana Kas Kecil

Pemegang Dana Kas Kecil

Membuat permintaan pengisian

DP BKK Cek 1 BPKK 2 PP3K 1 PP3K 1

Arsip BPKK dan dukungan pendukungnya

Menguangkan cek ke bank

Membuat Bukti Kas Keluar

PP3K BPKK 2 PP3K 3 2 BKK 1 1

Menyimpan uang tunai 1

= Permintaan pengisian kembali kas kecil = Bukti kas keluar

Register Bukti kas Keluar