NOES DE USO DE EQUIPAMENTOS DE ESCRITRIO Ao saber como usar corretamente o equipamento de escritrio, voc pode evitar experincias frustrantes

como este Educao essencial para ajudar sua equipe a entender as Noes de uso de Equipamentos de Escritrio e como usar a tecnologia de forma sustentvel. Inclua prticas sustentveis na induo de pessoal, formar pessoal como usar o equipamento e Material de Escritrio e fazer circular apelos regulares. 1 - Noes de uso de Equipamentos de Escritrio Computadores 1. Definir monitores para desligar aps perodos de inatividade, em vez de depender de um protetor de tela. 2. Definir computadores para entrar em modo de espera aps 10 minutos de inatividade, o modo de hibernao aps 30 minutos de inatividade. 3. Desligue os computadores se eles esto sentados inativo por longos perodos. 4. Desligue todos os computadores, impressoras e outros perifricos, no final de cada dia existem programas que automatizam o desligamento.

2 - Noes de uso de Equipamentos de Escritrio As mquinas de fax 1. Configure o seu nmero de fax para que os faxes ir diretamente para um arquivo de computador em vez de imprimir em papel. 2. Sistemas criados para que os faxes podem ser enviados diretamente do computador ao invs de imprimir e usar um aparelho de fax ele economiza tempo e papel. 3. Encha a bandeja de fax com papel que j foi impresso em um lado. Assim, voc tem garantido uma posio de trabalho em um escritrio, talvez como um assistente administrativo ou secretria. Agora voc precisa aprender a maneira correta de usar o equipamento em seu escritrio, uma vez que seu trabalho vai implicar a utilizao de computadores, envio de faxes, fazer fotocpias e muito mais. Com tratamento adequado, o equipamento em seu escritrio deve durar vrios anos e deve realmente fazer o seu trabalho mais fcil. O melhor que voc sabe como usar o equipamento, melhor voc ser capaz de fazer o seu trabalho. 3 - Noes de uso de Equipamentos de Escritrio Fotocopiadora 1. Leia o manual de instrues fornecido para a fotocopiadora. Localize o interruptor de alimentao e ligar a mquina. Permitir tempo suficiente para que a mquina se aquecer, mquinas mais velhas podem demorar mais tempo do que os modelos mais recentes. 2. Levante a tampa e coloque o documento que deseja copiar voltado para baixo sobre o vidro. Tome cuidado para posicion-lo corretamente, a

maioria das fotocopiadoras tm marcas que mostram onde colocar os documentos. Abaixe a tampa e, utilizando o painel de controle, selecione o nmero de cpias que deseja fazer. Aperte start e que a cpia deve ser iniciada. 3. Use a alimentao automtica em sua copiadora para copiar documentos de vrias pginas de extenso. Seguindo o guia ao lado do animal, a posio do seu pilha de documentos, muitos documentos fotocopiadoras alimentao automtica de face para cima. Veja se sua copiadora tem opes para automaticamente cotejar e grampear seus documentos a maioria dos modelos mais novos fazem. Selecione essas opes no display digital, pressione start, e sua pilha de documentos que sero fotocopiados, agrupadas e grampeadas para voc. Noes de uso de Equipamentos de Escritrio Usando um aparelho de fax -Leia as instrues do fabricante. Verifique se o aparelho estiver conectado a uma fonte de alimentao e um conector de telefone antes de lig-lo. Obter o nmero de fax para o destino do fax que voc est enviando. Organizar os documentos que esto enviando em ordem. -Preencha um coversheet para o fax, o que ir conter o nome do destinatrio eo nmero do fax, o nome do seu chefe ou do escritrio, o nmero de fax para seu escritrio, uma pequena mensagem para o destinatrio e o nmero de pginas, incluindo a coversheet. -Posicione os documentos virados para cima na bandeja de alimentao. Disque o nmero do fax do destinatrio. Pressione o boto Enviar ou fax para enviar o documento, dependendo da mquina que voc est usando. -Certifique-se que h muita tinta no cartucho de toner de sua mquina e que h uma abundncia de papel, assim voc pode receber um fax sem problemas. Aguarde at que o telefone toque, mas no respond-la, o que indica um fax est vindo dentro Oua o handshake tons que dizer-lhe mquina de fax do remetente e seu aparelho de fax esto se comunicando. Assista o fax inicie a impresso da mquina e esperar at que todo o documento veio atravs. -Verifique o nmero de pginas que voc recebeu em relao ao nmero indicado na folha de rosto para garantir que o fax inteiro veio atravs. Contate o remetente para confirmar o recebimento deste documento A conservao de energia no local de trabalho pode ajudar a reduzir os excessos e incentivar a proteo dos recursos no renovveis. Habituar-se com tarefas simples de conservao de energia, como desligar as luzes que no estejam em uso ou colocar a copiadora no modo economizador de energia antes do final do expediente, pode fazer toda a diferena. Impressoras e mquinas de fax Uma maneira de evitar o desperdcio de papel utilizar o recurso de "visualizao de impresso" para detectar erros antes de imprimir. Outra maneira usar o recurso de impresso em dupla face para maximizar o uso de

papel. Alm disso, evite o uso da folha de rosto no fax e coloque uma pequena nota para indicar o destinatrio. Iluminao Desligue as luzes ao sair de salas desocupada e mude para lmpadas fluorescentes compactas, que usam um quarto da energia comparadas com as incandescentes e de halognio. Utilize temporizadores para ligar as luzes noite, garantindo que elas sejam desligadas antes do prximo dia de trabalho. Pea aos funcionrios que evitem o uso de luminrias de mesa e apenas utilizem as luzes de teto energeticamente mais eficientes. Computadores Configure o modo "stand-by" nos computadores para que entrem em hibernao automaticamente - e consumam menos energia - quando no forem utilizados por um perodo de tempo especfico. Protetores de tela no reduzem o consumo de energia de modo que verifique se h disponibilidade de mecanismos de poupana de energia nos computadores. Perifricos auxiliares, tais como "scanners" ou cmeras digitais, no precisam ficar ligados na tomada se no estiverem em uso, ento incentive os funcionrios a desligar esses itens depois de us-los. Cantina Desligue aparelhos do tipo mquinas de caf ou outros dispositivos que no seja usados regularmente durante todo o dia de trabalho. Compre um refrigerador com selo de menor consumo de energia para ajudar a reduzir o desperdcio. Desligue mquinas e vitrines de venda automtica que no sejam usadas durante a noite para ajudar a conservar energia. Utilize luzes montadas perto das bancadas de trabalho em vez de luzes no teto.