Professional Documents
Culture Documents
KURSUS PENGURUSAN
FAIL DAN REKOD
PENGENALAN
Kursus Pengurusan fail dan rekod ini dikendalikan oleh Bimbingan dan
Latihan Awal (BLA). Kandungan kursus ini menjuruskan kepada
penkendalian fail dan rekod jabatan dengan lebih teratur dan berkesan.
MATLAMAT KURSUS
Peserta didedahkan:
1. Cara pengurusan fail dan rekod cara sistematik dan berkesan.
2. Membuka dan menutup fail yang betul.
3. Mengawal pergerakan fail.
4. Cara mengasingkan fail dan rekod.
5. Mengendalikan dan pemeliharaan fail dan rekod.
6. Mengurus fail dan rekod terperingkat.
7. Kaedah pelupusan fail dan rekod.
2
KURSUS FAIL DAN REKOD
3
2. Pengurusan Rekod mengikut Standart ISO
3. Carta Aliran Buka dan Tutup Fail
4. Sistem KIV atau SDP
5. Fail hilang
6. Pengasingan fail dan rekod di jabatan anda
4
SEJARAH ILDAS
VISI
ILDAS Institut terbaik, bertaraf dunia, diredhai Allah S.W.T.
MISI
Mengurus Latihan dan Pembangunan Insan yang Seimbang dan
Bersepadu secara Sistematik, Cekap serta Berkesan.
MOTTO
ILTIZAM MEMBANGUN INSAN
DASAR KUALITI
Melaksanakan latihan yang efisyen, efektif dan berkualiti ke arah
mencapai Pengurusan Hal Ehwal Islam yang cemerlang. ILDAS akan
memastikan latihan yang diberi menepati Prosedur Kualiti MS ISO
9001:2000 ILDAS.
OBJEKTIF
Mengurus pelaksanaaan latihan dan pembangunan insan yang
terbaik dan berkesan.
5
Memberi latihan pengurusan perkhidmatan sumber manusia yang
terbaik dan berkesan.
Memberi latihan pengurusan pendidikan yang terbaik dan berkesan.
Memberi latihan pengurusan masjid yang terbaik dan berkesan.
Memberi latihan pengurusan Teknologi Maklumat yang terbaik dan
berkesan.
Memberi latihan pengurusan dakwah dan Pembangunan Insan yang
terbaik dan berkesan.
6
KANDUNGAN NOTA
B PERKARA MUKA
IL. SURAT
7 LAMPIRAN BORANG
7
ISTILAH REKOD
8
ISTILAH: Sambungan Kulit Fail
DEFINISI: Fail baru yang dibuka dalam siri yang sama bagi menggantikan fail lama yang ditutup.
RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan.
CONTOH PENGGUNAAN:
Fail lama : JPA(Q)193/6/75
Fail baru : JPA(Q)193/6/75 Klt. II
ISTILAH: Rahsia
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi yang jika didedahkan tanpa kebenaran
akan membahayakan keselamatan negara, menyebabkan kerosakan besar kepada kepentingan dan
martabat Malaysia atau memberi keuntungan besar kepada sesebuah kuasa asing hendaklah
diperingkatkan Rahsia.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN:
• Arahan-arahan penting untuk perwakilan-perwakilan Malaysia yang membuat perundingan
dengan negara asing;
• maklumat-maklumat penting mengenai pemasangan-pemasangan tentera;
• maklumat-maklumat penting mengenai pertubuhan-pertubuhan subversif dan kegiatan-
kegiatannya;
• surat menyurat antara jabatan mengenai perkara-perkara dasar yang penting.
ISTILAH: Terhad
DEFINISI: Dokumen rasmi, maklumat rasmi dan bahan rasmi selain daripada yang diperingkatkan
Rahsia Besar, Rahsia atau Sulit tetapi berkehendakkan juga diberi satu tahap perlindungan
keselamatan hendaklah diperingkatkan Terhad.
RUJUKAN: Arahan Keselamatan
CONTOH PENGGUNAAN
• Buku-buku Jabatan bagi maksud arahan;
• Perintah-perintah dan arahan-arahan biasa Jabatan;
• Dokumen-dokumen mengenai bekalan barang-barang dan alat kelengkapan biasa untuk
tentera atau polis.
9
ISTILAH: Faharasat Fail
DEFINISI: Sistem Doket yang menggunakan abjad atau nombor untuk kemudahan rujukan dan
pengesanan fail.
RUJUKAN: Buku Panduan Sistem Fail Untuk Agensi Kerajaan
CONTOH PENGGUNAAN: Borang Am 85 dan 85A.
10
AKTA ARKIB NEGARA 1966
Akta Parlimen, No. 44 Tahun 1966
Suatu Akta bagi membuat peruntukan bagi penjagaan dan penyimpanan arkib awam dan rekod
awam Malaysia dan bagi perkara-perkara yang berkaitan dengannya.
MAKA INILAH DIPERBUAT UNDANG-UNDANG oleh Duli Yang Maha Mulia Seri Paduka Baginda
Yang Dipertuan Agong dengan nasihat dan persetujuan Dewan Negara dan Dewan Rakyat yang
bersidang dalam Parlimen, dan dengan kuasa daripadanya, seperti berikut:
BAHAGIAN I: PERMULAAN
1 Tajuk Ringkas, mula berkuatkuasa dan pemakaian
1. Akta ini bolehlah dinamakan Akta Arkib Negara 1966, dan hendaklah mula berkuatkuasa
pada suatu tarikh dan Menteri bolehlah melalui pemberitahuan dalam Warta
menetapkan, suatu tarikh yang tidak awal dari tarikh di mana pemberitahuan itu
diterbitkan
2. Akta ini adalah terpakai bagi seluruh Negeri di Tanah Melayu dan, berhubung dengan
rekod awam Kerajaan Persekutuan yang wujud pada atau selepas Hari Malaysia, Akta
ini, selain dari Bahagian V, adalah juga terpakai kepada Negeri Sabah dan Sarawak
BAHAGIAN II ; TAFSIRAN
2. Dalam Akta ini, melainkan jika konteksnya menghendaki makna yang lain :-
a. rekod awam
i. Yang berumur lebih dari dua puluh lima tahun;
ii. Yang ditentukan oleh Pengarah sebagai mempunyai nilai kebangsaan dan
sejarah yang berkekalan atau kedua-duanya sekali; dan
iii. Yang telah dipindahkan ke Arkib Negara atau mana-mana tempat lain
sebagaimana yang Pengarah boleh arahkan dari semasa ke semasa; dan
b. apa-apa dokumen, buku atau bahan lain yang diperolehi untuk Arkib Negara oleh
Pengarah;
"Arkib Negara" ertinya Arkib Negara Malaysia yang ditubuhkan di bawah Akta ini;
"Menteri" ertinya Menteri yang bertanggungjawab bagi arkib awam dan rekod awam;
"Pejabat awam" ertinya apa-apa jabatan, Suruhanjaya, Lembaga, Perbadanan, Agensi pihak
berkuasa tempatan, atau mana-mana Pejabat Kerajaan Persekutuan atau mana-mana Negeri,
dan termasuk atau tidak termasuk pejabat atau perbadanan atau badan lain sebagaimana Yang
di Pertuan Agong boleh isytiharkan sebagai suatu Pejabat Awam melalui pemberitahuan yang
diterbitkan dalam Warta.
11
"rekod awam" ertinya, kertas, dokumen, rekod, daftar, bahan bercetak, buku, peta, pelan,
lukisan, gambar, mikrofilem, filem wayang gambar, dan rakaman bunyi dalam apa-apa bentuk
sekalipun, yang diterima atau dihasilkan secara rasmi oleh mana-mana pejabat awam bagi
pegawai menjalankan urusannya atau oleh mana-mana pegawai atau pekerja sesebuah
pejabat awamdalam masa menjalankan tugas-tugas rasminya.
Dengan ini ditubuhkan sebuah Arkib Negara Malaysia yang mana akan dikumpulkan dan
disimpan dan dipelihara serta dijaga di dalamnya arkib-arkib awam dan yang dengan ini juga
diisytiharkan sebagai sebuah Jabatan Persekutuan.
4 (1) Arkib Negara hendaklah diuruskan dan dikawal oleh Pengarah Arkib Negara
yang dilantik oleh Pengarah Arkib Negara yang dilantik oleh Yang di Pertuan Agong;
dan bagi maksud menjalankan Pengurusan dan Pengawalan tersebut maka adalah
menjadi tugas Pengarah :-
2. Peruntukan perenggan (f) sub seksyen (1) tidak boleh dipakai bagi tujuan menghendaki
Pengarah mengembalikan mana-mana rekod awam yang mana keadaannya (fizikal) tidak
mengizinkan dari dikeluarkan dari Arkib Negara.
3. Tiada apa-apa juga yang terkandung dalam seksyen ini boleh disifatkan sebagai memberi
kuasa kepada Pengarah untuk memeriksa isi kandungan mana-mana rekod awam yang adalah
rahsia atau sulit, kecuali dengan izin Ketua Tadbir pejabat awam yang mempunyai hak jagaan
ke atasnya.
ARKIB NEGARA
5. Lembaga Penasihat
12
2. Lembaga hendaklah menasihati Pengarah tentang perkara-perkara sebagaimana
yang Pengarah menunjukkan kepadanya sari semasa ke semasa dan juga tentang
perkara-perkara sebagaimana yang Lembaga fikirkan patut.
3. Tiga orang ahli Lembaga boleh membentuk suatu korum.
4. lembaga bolehlah menentukan prosedurnya sendiri.
Menteri bolehlah dari semasa ke semasa melantik pegawai-pegawai sebagaimana yang perlu
untuk membantu Pengarah di dalam menjalankan tugas-tugasnya di bawah Akta ini.
1. Mana-mana rekod awam yang lebih dari dua puluh tahun umurnya, dan mana-mana
rekod yang bukan semasa yang pada pendapat Pengarah adalah mempunyai nilai yang
cukup untuk membenarkan pemeliharaannya, hendaklah dipindahkan ke Arkib Negara.
Dengan syarat bahawa Menteri adalah mempunyai kuasa untuk menahan rekod-rekod
awam yang mengandungi maklumat rahsia dan sulit dari dipindahkan ke Arkib Negara.
2. Adalah sah bagi Pengarah menangguhkan pemindahan mana-mana rekod awam ke
Arkib Negara jikalau beliau berpuas hati bahawa dengan jelas sifat rekod tersebut yang
sedemikian rupa maka pemindahannya dengan segera akan secara tidak wajar
menjejaskan pentadbiran mana-mana perkhidmatan awam atau akan bertentangan
dengan kepentingan awam.
2. Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini yang boleh disifatkan sebagai memberi kuasa
kepada Pengarah untuk meminta Penyerahan mana-mana rekod awam yang disimpan
dalam mana-mana pejabat awam Kerajaan Negeri melainkan dengan keizinan Kerajaan
Negeri tersebut.
13
1. Tiada seseorang jua pun boleh, tanpa keizinan daripada Pengarah memusnahkan
atau melupuskan, atau memberi kuasa untuk memusnah atau melupuskan mana-mana
rekod awam yang berada dalam miliknya atau di bawah kawalannya.
2. Mana-mana orang yang bermaksud untuk memusnahkan atau melupuskan atau untuk
memberi kuasa bagi membuat pemusnahan atau pelupusan apa-apa rekod awam
hendaklah terlebih dahulu memberitahu kepada Pengarah tentang maksud tersebut dan
dalam pemberitahuan tersebut hendaklah diberikan butir-butir tentang sifat rekod awam
yang berkenaan.
3. Mana-mana orang yang bermaksud untuk memusnahkan atau melupuskan atau untuk
Pengarah bolehlah memeriksa mana-mana rekod yang butiran-butirannya diberikan
dalam apa-apa pemberitahuan di bawah seksyen (2) dan jika beliau ingin supaya rekod-
rekod awam tersebut diserahkan kepadanya, beliau bolehlah memberitahu orang yang
membuat pemberitahuan tersebut tentang keinginan itu dan seterusnya rekod-rekod
awam tersebut hendaklah diserahkan kepada Pengarah.
Pengarah bolehlah memberi kuasa bagi membuat pemusnahan terhadap beberapa jenis
tertentu rekod-rekod awam yang –
a. dengan sebab-sebab bilangannya, jenis atau sifat lazimnya pada pendapat beliau
adalah tidak tahan untuk dipelihara sebagai satu arkib awam; dan
b. tidak lagi diperlukan untuk dibuat rujukan, oleh mana-mana pejabat awam setelah
tindakan telah sempurna diambil terhadapnya atau selepas tamatnya tempoh beberapa
tahun dari tarikh di mana tindakan ke atasnya telah sempurna diambil sebagaimana
yang telah dipersetujui di antara Pengarah dengan Ketua Pentadbir Pejabat Awam
berkenaan.
12 Akses orang-orang awam ke arkib-arkib awam Seperti yang dipinda oleh Akta
A85 bertarikh 10.9.71
1. Tertakluk kepada syarat-syarat di bawah mana sesuatu rekod awam itu dibuat atau
disimpan dalam Arkib negara, Arkib-arkib awam bolehlah digunakan oleh orang-orang
awam bagi maksud membuat rujukan atau kajian, mengikut apa-apa peraturan yang
dibuat di bawah Akta ini.
2. Tiada seorang jua pun pegawai awam boleh membenarkan orang awam membuat
rujukan dan kajian terhadap mana-mana rekod awam, kecuali dalam masa menjalankan
tugas-tugas rasminya.
Apa-apa salinan bagi sesuatu rekod awam atau arkib yang disahkan oleh Pengarah sebagai
satu salinan yang betul dari dokumen yang asal hendaklah hendaklah diterima dalam sesebuah
mahkamah undang-undang.
14
ARKIB NEGARA
15 Penerbitan arkib-arkib
1. Tiada seseorang jua pun boleh menerbit atau membuat salinan bagi keseluruhan atau
mana-mana bahagian dari kandungan mana-mana arkib atau rekod yang telah
dipindahkan ke Arkib Negara melainkan dengan keizinan bertulis daripada Pengarah.
2. Tiada apa-apa jua dalam seksyen ini ditafsirkan sebagai menyentuh atau meluaskan
undang-undang mengenai hak cipta.
Tiada seseorang jua pun boleh mengeluar atau menghantar keluar dari Malaysia apa-apa rekod
awam atau Arkib awam tanpa kebenaran bertulis daripada Pengarah.
17 Peraturan -peraturan
a. Menetapkan bayaran yang patut dikenakan oleh Pengarah bagi membuat dan
mengesahkan salinan apa-apa arkib atau rekod dalam Arkib Negara;
b. Membuat peruntukan bagi pengecualian dari membayar kesemua atau sebahagian dari
apa- apa bayaran yang dikenakan kerana membuat dan mengesahkan salinan apa-apa
arkib awam atau rekod-rekod awam yang berada dalam Arkib Negara;
c. Membuat peruntukan untuk memelihara dan melindungi arkib dan rekod di dalam Arkib
Negara dan juga kelakuan pelawat-pelawat yang berada di dalamya; dan
d. Membuat apa-apa peruntukan yang lain lagi yang boleh dibuat di bawah ini
18 Sesiapa yang melanggar mana-mana peruntukan Akta ini adalah bersalah kerana
melakukan suatu kesalahan yang boleh didenda tidak lebih dari seribu ringgit atau penjara
selama suatu tempoh tidak lebih dari enam bulan atau kedua-duanya sekali.
19 (1). Pengarah hendaklah secepat yang boleh pada setiap tahun membuat dan menghantar
kepada Menteri laporan berhubung dengan kegiatan-kegiatan Arkib Negara bagi tempoh tahun
yang terdahulunya.
(2) Menteri hendaklah membentangkan satu salinan dari tiap-tiap laporan tersebut di
setiap Dewan Parlimen
1. Sesebuah Kerajaan Negeri bolehlah dengan kelulusan Yang di Pertuan Agong, dengan
perintah menubuhkan sebuah Arkib Negeri.
2. Peruntukan-peruntukan seksyen 4 hingga 19 Akta ini adalah terpakai kepada sesebuah
Arkib Negeri sebagaimana ianya terpakai kepada Arkib Negara, tertakluk kepada
pengubahsuaian -pengubahsuaian berikut iaitu :-
15
a. Rujukan kepada Arkib Negara, kecuali dalam ungkapan "Pengarah Arkib Negara",
hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Arkib Negeri;
b. Bagi perkataan "lima" dalam sub seksyen (1) seksyen 5, hendaklah dibaca dengan
perkataan"tiga" dalam sub seksyen (3) seksyen 5, hendaklah dibaca dengan perkataan
''dua".
c. Rujukan kepada Menteri hendaklah ditafsirkan sebagai rujukan kepada Menteri Besar
atau, mengikut mana yang berkenaan, Ketua Menteri bagi Negeri berkenaan; dan
d. Rujukan kepada setiap Dewan Parlimen dalam sub seksyen (2) seksyen 19 hendaklah
ditafsirkan sebagai rujukan kepada Dewan Undangan bagi sesebuah Negeri itu.
16
PANDUAN PENGURUSAN REKOD KERAJAAN
KANDUNGAN
1. Rekod Awam dan tanggungjawab anda
2. Pemeliharaan Rekod
3. Pemindahan Rekod
4. Jadual Pemisahan Rekod
5. Pemusnahan Rekod
6. Rancangan Rekod Penting Kerajaan
Di bawah Akta Arkib Negara No. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua kertas, dokumen,
buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem, filem,
wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain diterima secara rasmi
atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan tugas-tugas rasminya.
1. Rekod Awam adalah warisan negara yang mengandungi pelbagai maklumat penting
mengenai pentadbiran dan sejarah negara.
2. Rekod Awam mengandungi ilmu pengetahuan yang dapat menimbulkan kesedaran
kebangsaan.
3. Rekod Awam merupakan sumber utama yang penting untuk rujukan oleh Kerajaan dan
orang ramai.
4. Rekod Awam mengandungi maklumat yang boleh menjaga dan melindungi hak serta
kepentingan Kerajaan dan individu.
17
Kerajaan.
2. PEMELIHARAAN REKOD
1. Rekod-rekod yang diwujudkan oleh Jabatan Kerajaan yang mempunyai nilai-nilai kekal
dan sejarah merupakan warisan negara. Rekod-rekod ini amat penting sebagai bahan
bukti dan sumber rujukan yang boleh digunakan oleh Kerajaan, penyelidik dan generasi
akan datang.
2. Rekod-rekod mudah dirosakkan oleh agen-agen perosak jika tidak dipelihara dengan
cermat dan akan membawa kerugian kepada negara.
18
Musuh-musuh rekod adalah semua agen
perosak yang disebabkan oleh :
• faktor-faktor fizikal
• faktor bilogikal,
FAKTOR BILOGIKAL
Terdiri daripada binatang/serangga perosak seperti tikus, anai-anai, lipas, gegat dan binatang-
binatang perosak yang lain. Ia akan menyerang rekod-rekod yang disimpan di tempat
simpanan yang tidak terurus, lembab, sesak dan kotor. Kulat dan cendawan juga merupakan
agen perosak rekod.
FAKTOR KIMIAWI
FAKTOR MANUSIA
Manusia adalah perosak utama kerana kebanyakan kerosakan ke atas rekod adalah berpunca
daripada kelalaian manusia menguruskannya. Ia boleh terjadi apabila rekod-rekod dokendalikan
dengan kasar, tidak disimpan dengan baik dan tidak dipelihara dengan selamat.
Tempat simpanan rekod mestilah terdiri daripada bangunan yang sesuai dan selamat yang
mempunyai ciri-ciri berikut:
a. Kedudukannya hendaklah di atas paras banjir dan tidak ada saluran air yang merintangi
tempat simpanan rekod untuk mengelakkan sebarang kebocoran dan banjir.
b. Bahan-bahan binaan yang kukuh, bermutu tinggi, tidak mudah terbakar dan diresapi air.
c. Dilengkapi dengan sistem pencegahan kebakaran seperti alat-alat pengesan asap dan
haba, sistem semburan automatik, loceng amaran kebakaran, pintu rintangan api dan
sebagainya.
d. Mempunyai sistem pendawaian elektrik yang selamat.
19
1. Tempat simpanan rekod memerlukan peredaran
udara yang baik dengan suhu yang sesuai iaitu di
antara 15°C - 18°C dan kelembapan bandingannya
ialah 55% - 65%. Sekiranya tempat simpanan rekod
tidak mempunyai alat hawa dingin, kipas bolehlah
digunakan untuk mendapatkan peredaran udara
yang sempurna.
2. Tempat simpanan rekod perlulah dibersihkan selalu
menggunakan pencuci hampagas sekurang-
kurangnya dua kali seminggu.
5. Rekod yang koyak tidak boleh ditampal sesuka hati dan perlu menggunakan
perekat atau gam yang sesuai. Mana-mana kertas atau lampiran yang
tertanggal hendaklah dimasukkan semua ke dalam fail dengan segera.
3. PEMINDAHAN REKOD
1. Mempastikan rekod-rekod yang mempunyai nilai kekal dan sejarah dipelihara dengan
lebih selamat untuk
2. Menyimpan rekod-rekod di Arkib Negara Malaysia adalah lebih menjimatkan
perbelanjaan di samping mengatasi masalah kesesakan ruang simpanan jabatan.
3. Meningkatkan kecekapan jabatan di dalam pengurusan rekod di mana hanya rekod-
rekod aktif yang diperlukan untuk urusan pentadbiran sahaja disimpan di jabatan.
20
1. Kumpulan-kumpulan rekod yang
diwujudkan sebelum dan pada tahun
1948.
2. Kumpulan-kumpulan rekod
peribadi/perkhidmatan kakitangan
jabatan Kerajaan.
1. Rekod-rekod terperingkat yang telah dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi (Pindaan
1986) yang belum dikelaskan semula dan belum diturunkan tarafnya kepada rekod
terbuka.
2. Rekod-rekod tertentu perlu disimpan di Jabatan disebabkan oleh kepentingan
pentadbiran atau perundangan atau tidak boleh dibuka untuk rujukan awam kerana
tertakluk kepada 'Standing Instruction/Order'. Aturan Perlembagaan Kanun dan Akta
Jabatan tersebut. Sungguhpun begitu jabatan berkenaan perlu mendapat kebenaran
daripada Menteri berkenaan menurut seksyen 8(2) Akta Arkib Negara Bil. 44/1966.
21
• Menyediakan Senarai Pemindahan Rekod di dalam tiga salinan dengan
memberikan cadangan samada rekod-rekod tersebut hendak disimpan atau
dimusnahkan berdasarkan kriteria tertentu.
• Memajukan dua salinan Senarai Pemindahan Rekod ke Arkib Negara Malaysia
untuk tindakan Penilaian oleh Arkib Negara Malaysia.
• Mendapatkan keputusan penilaian rekod sama ada rekod-rekod yang telah
disenaraikan dahulu hendak dipindahkan atau dimusnahkan.
• Mendapatkan kebenaran daripada Ketua Pengarah Arkib Negara Malaysia bagi
memindahkan rekod-rekod yang telah dipersetujui untuk disimpan.
• Memastikan bahawa rekod-rekod terperingkat iaitu rekod-rekod yang telah
dikelaskan di bawah Akta Rahsia Rasmi 1972 (Pindaan 1986) diturun tarafkan
kepada taraf terbuka dahulu sebelum dipindahkan.
1. Rekod-rekod yang telah dipindahkan ke Arkib Negara Malaysia boleh dirujuk oleh
jabatan atau agensi berkenaan dengan menggunakan borang permintaan (Misc. 79)
yang boleh didapati dari Arkib Negara Malaysia.
2. Permintaan yang segera juga boleh dibuat melalui telefon atau faksmili dengan
memberikan tajuk fail dan nombor rujukan rekod yang diperlukan, tetapi borang
permintaan hendaklah juga diisi dan dihantar ke Arkib Negara Malaysia.
3. Rekod-rekod yang diminta akan dikirimkan dengan pos berdaftar atau diambil sendiri.
4. Rekod-rekod yang dipinjamkan hendaklah dikembalikan semula ke Arkib Negara
Malaysia setelah digunakan di dalam tempoh sebulan. Jabatan perlu menghubungi Arkib
Negara Malaysia sekiranya tempoh penggunaan rekod tersebut hendak dilanjutkan.
Rekod-rekod yang dipinjam tetapi tidak dikembalikan semula di dalam tempoh tiga
bulan dari tarikh pinjaman akan dibatalkan daripada senarai pemindahan.
22
4.JADUAL PEMISAHAN REKOD
Di bawah Akta Arkib Negara Malaysia no. 44 Tahun 1966, Rekod Awam ialah semua jenis kertas,
dokumen, buku daftar, bahan-bahan bercetak, buku, peta, pelan, lukisan, gambar, mikrofilem,
filem wayang gambar, rakaman suara di dalam pelbagai bentuk dan lain-lain yang diterima
secara rasmi atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai awam di dalam menjalankan aktiviti-
aktiviti rasmi jabatan atau dikeluarkan oleh mana-mana pegawai atau kakitangan awam
semasa menjalankan tugas-tugas rasmi.
23
1. Melantik Pegawai Rekod Jabatan.
2. Mendapatkan khidmat nasihat Arkib Negara Malaysia atau cawangan-
cawangannya.
3. Menubuhkan Jawatankuasa Jadual Pemisahan Rekod Awam.
4. Mengumpul maklumat mengenai akta, organisasi, fungsi dan aktiviti
Jabatan/Agensi Kerajaan.
5. Mengenalpasti jenis-jenis rekod yang didapati di Jabatan/Agensi Kerajaan.
6. Mengisi borang Inventori Rekod (Contoh borang boleh didapati dari Arkib Negara
Malaysia)
7. Mengkaji rekod untuk menentukan nilainya.
8. Mencadangkan tempoh simpanan dan tindakan pemisahan rekod.
9. Mendapatkan pengesahan dari Ketua Jabatan/Agensi Kerajaan.
10. Memajukan 3 salinan borang Inventori rekod ke Arkib Negara Malaysia untuk
semakan.
11. Mengedarkan Jadual Pemisahan Rekod Awam ke bahagian-bahagian untuk
pelaksanaan setelah diluluskan oleh Arkib Negara Malaysia.
12. Mengkaji semula Jadual Pemisahan Rekod Awam yang telah disediakan setiap
lima tahun.
24
Pemusnahan Rekod adalah proses akhir dalam pengurusan rekod
di mana rekod-rekod yang tidak bernilai atau tidak boleh
digunakan lagi dari segi pentadbiran, penyelidikan dan
perundangan diasingkan dan dimusnahkan mengikut prosidur
pemusnahan rekod yang telah ditetapkan.
• Rekod-rekod yang tidak aktif dan tidak diperlukan lagi serta tidak mempunyai
nilai utama (primary value) seperti nilai penyelidikan dan perundangan
• Rekod-rekod yang rosak dan tidak boleh digunakan lagi.
• Rekod-rekod yang telah tamat tempoh simpanan mengikut Jadual Pemisahan
Rekod Jabatan dan Jadual Pemisahan Rekod Am yang telah dipersetujui oleh
Arkib Negara Malaysia dan Jabatan berkenaan.
• Rekod-rekod kewangan seperti buku akaun, resit, baucer lejer, jernal dan lain-
lain lagi menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada
Arahan Perbendaharaan 150).
1. Menyenaraikan rekod-rekod yang tidak aktif atau yang tidak digunakan lagi di dalam
senarai pemindahan rekod seperti di dalam Surat Pekeliling Am 23/1972.
2. Memajukan senarai pemindahan ke Arkib Negara Malaysia untuk dibuat penilaian.
3. Mengasingkan rekod-rekod yang dicadang simpan dan yang dicadangkan musnah oleh
Arkib Negara Malaysia.
4. Memindahkan rekod-rekod yang dicadangkan simpan ke Arkib Negara Malaysia.
25
5. Memohon kebenaran pemusnahan dari Arkib Negara Malaysia bagi rekod-rekod yang
dicadang musnah menurut Seksyen 10, Akta Arkib Negara Malaysia bil. 44/1966.
6. Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun)
kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.
1. Memohon kebenaran daripada Jabatan Akauntan Negara dan Jabatan Audit Negara
menurut Surat Pekeliling Perbendaharaan Bil. 9/1986 (Pindaan kepada Arahan
Perbendaharaan 150). Salinan permohonan hendaklah dimajukan kepada Ketua
Pengarah, Arkib Negara Malaysia.
2. Memaklumkan jumlah ukuran rekod di dalam meter panjang/padu (ukuran bertimbun)
kepada Arkib Negara Malaysia bagi setiap kali pemusnahan dijalankan.
26
1. Mengenalpasti Rekod-rekod Penting Kerajaan.
2. Menentukan rekod-rekod tersebut sentiasa berada dalam keadaan selamat terutama
semasa kecemasan/bencana.
27
Panduan Asas Pengurusan Fail
Manual ini dikeluarkan hanyalah sebagai dasar Panduan asas untuk, pembaca memahami
sistem surat dan fail yang biasa diamalkan di Organasasi dari masa kesemasa.
Didalam menyatakan pembentukan format fail yang baik perlu kepada beberapa aspek seperti
berikut :-
i) Nombor Fail
ii) Jenis Induk atau pecahan
iii) Tandatangan Pegawai Memohon.
Kandungan Fail.
i) Kertas Minit
ii) Tali Fail
iii) Tajuk Fail
iv) Nombor Fail
v) Kad pengedar
Semua surat-surat yang diterima hendaklah disusun mengikut susunan tarikh dan masa. surat-
surat tindakan jawapan pula seboleh-bolehnya mengikut tatatertib Nombor folio iaitu
menyusuli surat terima,setelah itu boleh dituliskan folio dan minitnya seperti peraturan berikut
:-
a) apabila surat sudah berada ditangan pegawai bertanggongjawab hendaklah membaca surat
tersebut serta fahamkan isi kandungan dan pastikan surat itu lengkap dengan
tandatangan,tarikh dan lampiran.Jika didapati tiada lengkap hendaklah ditolak penerimaan
surat tersebut.Tidak Sah.
b) Setelah itu semak samada surat itu ada kaitan dengan fail simpanan yang ada..jika tiada
hendaklah dibuka fail baru iaitu ..menyediakan nombor rujukan fail,tajuk dan lain-lain yang
berkaitan dan di Rekod..Bagi surat yang ada mempunyai failnya ,maka bolehlah dimasukan
kedalam fail dan seterusnya edarkan kepada yang berkenaan.
Aktiviti ini hanya perlu dilakukan jika tiada fail untuk surat yang diterima atau perkara-perkara
yang baru dan perlu dibuka fail baru.
a) Sediakan kulit fail baru,dan lipatkan kulit fail mengkut kesan lipantan
b) Gunakan penebuk lubang.tebukan satu lubang satu inci dari atas dan satu inci dari
tepi tulang fail.
28
c) Kemudian masukan tali hijau melalui tebukan yang tadi itu.
d) Setelah itu masukan kertas minit kedalam fail bahagian kiri,setelah ditebuk lubang
pada kertas minit.Tebukan lubang itu hendaklah satu inci dari atas dan satu inci dari
terpi dikedua-dua penjuru atas.
e) Selepas itu berikan nombor failnya.
f) Semua surat-surat hendaklah diletakan disebelah kanan dalam fail .Bagi sistem dwi
fail..anda perlu meletakan fail masuk sebelah kanan dan surat keluar sebelah kiri
folder.
g) Tuliskan juga catitan ringkas pada kertas minit.
h) Tuliskan juga tajuk fail.
i) Disamping itu juga kad pengedar hendaklah dimasukan bersama.
a) Catitkan dalam kad pengedar bilangan tarikh dihantar dan kepada pegawai mana
dihantar.
b) Catitkan juga keterangan pergerakan fail pada permukaan depan fail druangan yang
disediakan.
c) Kemudian barulah boleh fail itu diserahkan kepada pegawai berkenaan dengan
merekod didalam kad pergerakan fail.
a) Baca surat yang diterima,jika didapati fail yang asal digunakan oleh pegawai
lain,bukalah sub-jacket baru dengan memberi tindakan seperti mana pendaftaran
fail asal.
b) Catitlah juga atas kertas minit,sebab-sebab di sampul kecil ini perlu dibuka.
c) Apabila fail asal telah diterima semula masukan fail sub-jacket ini kedalam fail
tersebut dan berikan satu folio baru pada sub-jacket itu kpeada fail asal tadi dan
minitkan.
Penyelenggaraan Fail
Mana-mana kulit fail yang lusuh dan perlukan diganti dengan baru,maka tindakan
berikut perlu dibuat :-
periksa keadaan fail semasa dalam pergerakannya,jika didapati lipatannya koyak,kotor
dan didapati perlu diganti baru hendaklah dilakukan dengan : -
29
4. Rekod hendak dibuat berasingan dengan daftar aktif dan memansuhkan rekod ini
dari fail daftar aktif.
Pengurusan Rekod
Kajian tahunan hendak dilakukan keatas rekod semasa dan tindakan berikut perlu diambil.
1. Setelah dibuat kajian,hendaklah diasingkan rekod yang kurang aktif dan sediakan
satu senarai untuk rekod-rekod tersebut.Sebagai panduan,rekod kurang aktif tidak
dibuat rujukan lebih dari dua kali setahun.
2. Sesudah selesai kerja diatas,pindahkan rekod-rekod yang kurang aktif kebilik fail
yang berasingan,dimana seringkali diletakan diatas rak yang tersusun.
3. Untuk fail-fail yang telah ditutup melebihi lima (5) tahun terdahulu atau lama
hendaklah dikaji semula,samada disimpan lagi atau dibuat proses pemusnahan fail-
fail jika tidak mempunyai nilai-nilai.
Tiap-tiap pegawai perlu mempunyai float file sendiri untuk tujuan rujukan
persendirian..Bagi Organasasi yang mengamalkan sistem fail berpusat ,fail float jabatan
hendak dibina selari dengan kod fail pusat dan juga pegawai boleh membuat float
persendirian mengikut keperluan organasasi dan tanggongjawab
30
i) Fail Rahsia - Warna merah
ii) Fail Sulit - Warna Hijau
iii) Fail Peribadi
a. Bahagian Pegawai Executive Keatas - Warna Merah Jambu
b. Bahagian Kumpulan Biasa - Warna Kuning
iv) Fail Am (terhad) - Warna putih
v) Sampul Kecil - Warna putih
Fail Am
Fail Rahsia
Khas digunakan untuk tindakan surat-surat serta tindakan sulit pengurus,pegawai kanan yang
terlibat dengan polisi.
Fail Sulit
Khas digunakan untuk tindakan perkara perkara yang tidak membahaaya keadaan jika
maklumat yang disimpan itu bocor.
Untuk surat-surat biasa yang dismpan untuk sementara waktu sehingga fail asal
dijumpai atau dikembalikan
Contoh XXX/2.04/i -1
31
Fail dimaksudkan xxx/2.04/i -1 = Tempahan Bilik Mesyurat Utama
Semua surat keluar perlulah menggunakan fail dan pastikan semua surat yang dikendalikan
adalah selaras dengan tajuk fail yang dimaksudkan,dengan cara ini memudahkan mengesan
surat-surat berkaitan pada masa akan datang.
Bagi rekod-rekod yang memerlukan simpanan di Arkib Negara,rekod-rekod boleh dibuat rujukan
dengan berdasarkan Akta dimaksudkan
Bagi rekod-rekod kerajaan,rujukan boleh dibuat kepada Arkib Negara untuk mendapatkan
maklumat lanjut
Data ini disediakan oleh Zulkifli Bin Talib untuk bahan rujukan sahaja dan tidak apa-apa
tindakan boleh dibuat terhadap saya mengenai maklumat ini.
BILIK REKOD
MUSUH-MUSUH REKOD
32
–Terjamin keselamatannya
–Perbelanjaan mengurus dapat dijimatkan
KESELAMATAN BANGUNAN
–Lokasi
1. Tinggi dari punca air/banjir
2. Dekat dengan ibu pejabat
3. Tingkat atas bangunan
4. Jauh dari punca kebakaran spt. gudang, kawasan berlalang, stesen minyak, depoh gas dll.
5. Akses: Kawasan terkawal dan berpagar
LANGKAH KESELAMATAN (Rujukan: Arahan Keselamatan)
API:
Sistem kawalan kebakaran
33
Pengesan asap
Pengesan api
Alat pemadam
Gelung Pancutan
Loceng amaran
45 sentimeter jarak dari siling
Latihan memadam api
MUSUH-MUSUH REKOD
Musuh (Manusia)
–Bakar
–Sabotaj
–Curi
–Jual
Kawalan
- Kawasan larangan
- Larangan merokok, makan minum
- Perkhidmatan kaunter/tingkap
- Bilik kebal
- Jauh dari orang awam
◆Serangga
–Lipas
–Gegat
–Bubuk
–Anai-anai
–Tikus
Kawalan
–Bahan Kimia
–Ubat gegat
–Pewasapan
–Kontrak pembasmian
–Makanan
–Racun
34
TEMPAT SIMPANAN
• Rahsia Besar/Rahsia - di dalam bilik kebal atau peti besi dipasang dengan kunci tatakira.
• Fail yang sedang digunakan oleh pegawai boleh disimpan untuk sementara waktu dalam kabinet fail
keluli atau almari keluli dipasang dengan palang besi berkunci.
• Sekiranya bangunan yang didudukinya tidak mempunyai kawalan keselamatan yang rapi, dokumen
tersebut dikembalikan untuk disimpan dalam bilik kebal atau peti besi.
PETI KESELAMATAN
Peti keselamatan yang digunakan untuk menyimpan dokumen-dokumen atau bahan-bahan terperingat sama
ada secara tetap atau sementara adalah seperti berikut:
PETI KESELAMATAN
Peti Besi
• Dinding-dinding besi sekurang-kurangnya hendaklah diperbuat daripada keluli setebal 0.5 cm.
Engselnya hendaklah dilindungi dan pintunya hendaklah sendat dengan jenang pintu.
• Peti besi tidak boleh ditempatkan rapat dengan dinding luar atau dinding berkongsi di tingkat
bawah di mana kawasan di sebelahnya tidak dapat dikawal.
• Peti-peti besi yang ringan hendaklah dipasang tetap kepada lantai atau dinding. Peti besi
seelok-eloknya hendaklah dilengkap dengan kunci dan kunci tatakira.
Kabinet Keluli
• Kabinet keluli biasanya disediakan dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan
dokumen-dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi berkunci
dengan kunci mangga.
• Palang besi yang digunakan hendaklah dipasang melalui sebelah dalam pemegang-pemegang
laci dan menutup lubang kunci.
35
• Kokot sebelah atas hendaklah dipateri dan hujung palang besi sebelah atas hendaklah
diperbuat sdemikian rupa supaya menutupi pateri kokot apabila digunakan.
Almari Keluli
• Almari keluli biasanya disediakan dengan kunci dan jika digunakan untuk menyimpan dokumen-
dokumen terperingkat Rahsia hendaklah dipasang dengan palang besi.
36
KERAJAAN MALAYSIA
PEKELILING KEMAJUAN PENTADBIRAN AWAM
BILANGAN 1 TAHUN 2003
PENGENALAN
Perkembangan teknologi maklumat dan komunikasi (ICT) telah membolehkan maklumat
dihantar dan diterima dengan pantas. Kemudahan ini telah membawa kepada peningkatan
penggunaan Internet dan mel elektronik atau e-mel dalam sektor awam. Hakikat ini turut
dipengaruhi oleh bilangan pengguna dan kepentingan maklumat yang kian meningkat dari
semasa ke semasa. Komunikasi secara elektronik juga dilihat sebagai salah satu saluran
penting dalam membantu mewujudkan perkongsian maklumat. Tambahan pula, kaedah ini
membolehkan proses penghantaran dan penerimaan sesuatu maklumat dilaksanakan dengan
lebih cepat dan mudah. Bagaimanapun, pengurusan Internet dan e-mel yang tidak terkawal
boleh menjejaskan keselamatan maklumat. Justeru, perlindungan keselamatan yang bijaksana
perlu diwujud dan disesuaikan bagi menjamin kesahihan, keutuhan dan kebolehsediaan
maklumat yang berterusan.
Tujuan utama garis panduan ini ialah untuk menerangkan tatacara penggunaan Internet dan e-
mel, meningkatkan tahap keselamatan sistem komunikasi dokumen rasmi Kerajaan dan
mengurangkan risiko gangguan operasi Internet dan e-mel.
Internet adalah infrastruktur saluran global dan merupakan punca maklumat yang tidak
terkawal. Dengan sebab itu, ketepatan maklumat Internet tidak boleh ditentukan. Justeru,
penjawat awam perlu memainkan peranan dan bertindak secara bijak menilai kesahihan,
ketepatan dan kesesuaian sesuatu maklumat yang diperolehi agar kerja yang dilaksanakan
tidak menyimpang dari tujuan sebenar jabatan.
Penggunaan Internet dengan cara yang tidak bertanggungjawab adalah dianggap sebagai
pelanggaran tatacara yang boleh mengancam keselamatan, keutuhan dan kerahsiaan
maklumat, melemahkan sistem ICT dan pengurusan rekod elektronik, mengganggu sistem
rangkaian ICT dan merosakkan imej Perkhidmatan Awam. Oleh yang demikian, bagi menjamin
kemudahan Internet digunakan dengan selamat, adalah wajar setiap agensi menentukan
latihan yang bersesuaian, penggunaan teknologi yang kukuh dan dasar yang menyeluruh agar
pelanggaran seumpamanya tidak berlaku.
37
Berikut adalah tatacara yang mesti diikuti dalam menggunakan Internet.
Hak akses hendaklah dilihat sebagai satu kemudahan yang disediakan oleh agensi untuk
membantu melicinkan pentadbiran atau memperbaiki perkhidmatan yang disediakan.
Pengguna harus mengambil maklum bahawa semua aset ICT di bawah kawalannya (termasuk
maklumat) adalah hak milik Kerajaan.
Laman yang dilayari hendaklah hanya yang berkaitan dengan bidang kerja dan terhad untuk
tujuan yang dibenarkan oleh Ketua Jabatan.
Bahan yang diperolehi dari Internet perlulah ditentukan ketepatan dan kesahihannya. Sebagai
amalan baik, rujukan sumber Internet hendaklah juga dinyatakan.
Bahan rasmi yang hendak dimuat naik ke Internet hendaklah disemak dan mendapat
pengesahan daripada Ketua Jabatan sebelum dimuat naik.
Tindakan memuat turun hanya dibenarkan ke atas bahan yang sah seperti perisian yang
berdaftar dan di bawah hak cipta terpelihara. Sebarang bahan yang dimuat turun dari Internet
hendaklah digunakan untuk tujuan yang dibenarkan oleh jabatan sahaja.
Hanya pegawai yang mendapat kebenaran sahaja boleh melibatkan diri dan menggunakan
kemudahan ini. Kandungan perbincangan awam seperti newsgroup dan bulletin board mestilah
mendapat pengesahan daripada Ketua Jabatan tertakluk kepada dasar dan tatacara yang telah
ditetapkan. Perlu diingat bahawa setiap maklumat yang dikongsi melambangkan imej Kerajaan.
Dengan sebab itu, setiap pengguna mestilah bertindak dengan bijaksana, jelas dan berupaya
mengekalkan konsistensi dan keutuhan maklumat berkenaan.
Penjawat awam adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar
tatacara penggunaan Internet seperti:
(a) memuat naik, memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian tidak berlesen;
(b) menyedia dan menghantar maklumat berulang-ulang berupa gangguan;
(c) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan material, teks ucapan, imej
atau bahan-bahan yang mengandungi unsur-unsur lucah;
(d) menyedia, memuat naik, memuat turun dan menyimpan maklumat Internet yang
melibatkan sebarang pernyataan fitnah atau hasutan yang boleh memburuk dan
menjatuhkan imej Kerajaan;
38
(e) menyalahgunakan kemudahan perbincangan awam atas talian seperti newsgroup dan
bulletin board;
(f) memuat naik, memuat turun dan menyimpan gambar atau teks yang bercorak
penentangan yang boleh membawa keadaan huru-hara dan menakutkan pengguna
Internet yang lain;
(g) memuat turun, menyimpan dan menggunakan perisian berbentuk hiburan atas talian
seperti permainan elektronik, video dan lagu;
(h) menggunakan kemudahan chatting melalui Internet;
(i) menggunakan kemudahan Internet untuk tujuan peribadi;
(j) menjalankan aktiviti-aktiviti komersial dan politik;
(k) melakukan aktiviti jenayah seperti menyebarkan bahan yang membabitkan perjudian,
senjata dan aktiviti pengganas;
(l) memuat naik, memuat turun, menghantar dan menyimpan kad elektronik, video, lagu
dan kepilan fail melebihi saiz 2 megabait yang boleh mengakibatkan kelembapan
perkhidmatan dan operasi sistem rangkaian komputer; dan
(m)menggunakan kemudahan modem peribadi untuk membuat capaian terus ke Internet.
E-mel yang mengandungi maklumat atau perkara rahsia rasmi yang mesti diberi perlindungan
untuk kepentingan keselamatan yang dikelaskan mengikut pengelasannya sama ada Terhad,
Sulit, Rahsia atau Rahsia Besar.
Semua agensi digalakkan untuk mewujudkan satu alamat e-mel khusus bagi memudahkan
orang ramai berhubung dengan agensi berkenaan sekiranya memerlukan penjelasan lanjut,
membuat aduan atau mengemukakan pandangan. Contoh alamat e-mel khusus agensi ialah
gcert@mampu.gov.my.
Berikut adalah kaedah penggunaan e-mel yang betul dan disesuaikan pemakaiannya di setiap
agensi Kerajaan.
Pemilikan akaun e-mel bukanlah hak mutlak seseorang. Ia adalah kemudahan yang tertakluk
kepada peraturan jabatan dan boleh ditarik balik jika penggunaannya melanggar peraturan.
39
Akaun atau alamat e-mel yang diperuntukkan oleh jabatan sahaja boleh digunakan.
Penggunaan akaun milik orang lain atau akaun yang dikongsi bersama adalah dilarang.
(b) Format
E-mel adalah salah satu saluran komunikasi rasmi Kerajaan. Ini bermakna, setiap e-mel
mestilah mengandungi rujukan fail, tarikh dan logo rasmi. Contoh format e-mel bukan rahsia
rasmi adalah seperti di Lampiran A dan format bagi e-mel rahsia rasmi adalah seperti di
Lampiran B.
Penggunaan huruf besar kandungan e-mel adalah tidak digalakkan dan dianggap tidak
beretika. Sebaik-baiknya, gabungan huruf besar dan huruf kecil digunakan dan dipraktikkan di
tempat-tempat yang bersesuaian di samping mengamalkan penggunaan bahasa yang betul,
ringkas dan sopan.
Pengguna juga perlu memastikan bahawa subjek dan kandungan e-mel adalah berkaitan dan
menyentuh perkara perbincangan yang sama sebelum penghantaran dilakukan.
(c) Penghantaran
Penghantaran e-mel rasmi hendaklah menggunakan akaun e-mel rasmi dan pastikan alamat e-
mel penerima adalah betul. Penghantar boleh menggunakan kemudahan ‘salinan kepada’ (cc)
sekiranya e-mel tersebut perlu dimaklumkan kepada penerima lain. Bagaimanapun,
penggunaan ‘blind cc’ (bcc) tidak digalakkan.
Kemudahan ‘reply’ digunakan untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal dan ‘forward’
untuk memanjangkan e-mel atau dimajukan kepada penerima lain. Sebagai amalan baik, e-mel
penghantar hendaklah dijawab selewat-lewatnya 4 hari dari tarikh e-mel berkenaan diterima.
Kemudahan penghantaran e-mel jawab automatik semasa berada di luar pejabat bagi tempoh
waktu yang panjang, boleh dipertimbangkan penggunaannya oleh Jabatan.
Penghantar hendaklah mengamalkan penggunaan fail kepilan, misalnya mengepilkan fail minit
mesyuarat dan elakkan dari menghantar dan menerima fail e-mel yang bersaiz melebihi 2
megabait. Sekiranya perlu, kaedah pemampatan untuk mengurangkan saiz fail adalah
disarankan.
(e) Penerimaan
Pengguna seharusnya mengelakkan dari membuka e-mel daripada penghantar yang tidak
diketahui atau diragui.
Setiap pengguna perlu mengenal pasti dan mengesahkan identiti pengguna yang
berkomunikasi dengannya sebelum meneruskan komunikasi dan transaksi maklumat melalui e-
mel. Ini bertujuan untuk melindungi maklumat Kerajaan daripada sebarang bentuk
penyalahgunaan.
(g) Penyimpanan
40
Setiap e-mel rasmi yang dihantar atau diterima hendaklah disimpan mengikut tatacara
pengurusan sistem fail elektronik agensi masing-masing.
Pengguna hendaklah memastikan jumlah e-mel yang disimpan di dalam kotak masuk e-mel
adalah tidak melebihi ruang storan yang telah diperuntukkan dan mengutamakan
penyimpanan e-mel yang perlu sahaja. Penyimpanan salinan e-mel pada sumber storan kedua
seperti disket adalah digalakkan bagi tujuan keselamatan.
E-mel yang tidak penting dan tidak mempunyai nilai arkib yang telah diambil tindakan dan
tidak diperlukan lagi bolehlah dihapuskan. (Contoh: draf kertas kerja, draf minit, kertas
makluman dan brosur).
Sebelum sesuatu mesej dihantar, perlu ditentukan tarikh dan masa sistem komputer adalah
tepat.
12. Pengguna adalah dilarang daripada melakukan sebarang aktiviti yang melanggar tatacara
penggunaan e-mel rasmi Kerajaan seperti:
(a) menggunakan akaun milik orang lain, berkongsi akaun atau memberi akaun kepada
orang lain;
(b) menggunakan identiti palsu atau menyamar sebagai penghantar maklumat yang sah;
(c) menggunakan e-mel untuk tujuan komersial atau politik;
(d) menghantar dan memiliki bahan-bahan yang salah di sisi undang-undang seperti bahan
lucah, perjudian dan jenayah;
(e) menghantar dan melibatkan diri dalam e-mel yang berunsur hasutan, e-mel sampah, e-
mel bom, e-mel spam, fitnah, ciplak atau aktiviti-aktiviti lain yang ditegah oleh undang-
undang Kerajaan Malaysia;
(f) menyebarkan kod perosak seperti virus, worm, trojan horse dan trap door yang boleh
merosakkan sistem komputer dan maklumat pengguna lain;
(g) menghantar semula e-mel yang gagal sampai ke destinasi sebelum menyiasat punca
kejadian; dan
(h) membenarkan pihak ketiga untuk menjawab e-mel kepada penghantar asal bagi
pihaknya.
PENGARKIBAN
Rekod elektronik rasmi adalah merupakan rekod awam mengikut tafsiran Akta Arkib Negara
Malaysia No. 44/1966. Ia merangkumi sebarang mesej atau rekod komputer (termasuk fail
kepilan) yang diwujud, dihantar, diserah, dijawab, diedar, disimpan, disalin, dipapar, dibaca
atau dicetak oleh sistem atau perkhidmatan rekod elektronik sesebuah agensi Kerajaan.
Rekod elektronik rasmi yang penting perlu disimpan di dalam sistem komputer jabatan
sehingga tindakan ke atasnya selesai. Jabatan mestilah menghantar rekod elektronik yang
penting dan mempunyai nilai arkib ke Arkib Negara untuk simpanan kekal.
41
Rekod elektronik rasmi yang tidak penting tetapi tindakan perlu diambil ke atasnya, tidak perlu
dihantar ke Arkib Negara. Contohnya, makluman dan draf.
Bagi rekod-rekod elektronik yang penting dan mempunyai nilai arkib yang hendak dipindahkan
ke Arkib Negara Malaysia mestilah di dalam format dan tatacara yang ditentukan oleh Arkib
Negara.
Komputer hendaklah diletakkan di tempat yang mempunyai kawalan fizikal yang selamat
daripada penceroboh atau sebarang bentuk capaian tidak sah.
Bagi memastikan semua fail yang dihantar dan diterima bebas daripada sebarang bentuk
ancaman keselamatan, perisian anti-virus dan penapis malicious codes perlulah dikemas kini
dari semasa ke semasa.
Semua maklumat rahsia rasmi atas talian perlu berada dalam bentuk teks sifer sepanjang
masa, manakala maklumat rahsia rasmi yang tidak diperlukan atas talian mesti dipindahkan
segera ke media storan elektronik sekunder dalam bentuk teks sifer dan hendaklah dikelaskan.
Peraturan mengelaskan maklumat digital telah digariskan dalam dokumen Malaysian Public
Sector Management of Information & Communications Technology Security Handbook (MyMIS),
Buku Arahan Keselamatan dan Surat Pekeliling Am Bil. 2 Tahun 1987 “Peraturan Pengurusan
Rahsia Rasmi Selaras Dengan Peruntukan-Peruntukan Akta Rahsia Rasmi (Pindaan) 1986”.
Agensi Kerajaan yang mengendalikan maklumat rahsia rasmi mesti menggunakan tandatangan
digital yang dikeluarkan oleh pihak berkuasa perakuan tempatan yang ditauliahkan oleh
Kerajaan Malaysia iaitu Pihak Berkuasa Persijilan (Certification Authority).
42
(d) Keselamatan Pengendalian E-mel Rahsia Rasmi
(i) penyulitan mesti dilakukan ke atas semua e-mel rahsia rasmi yang dihantar,
diterima dan disimpan;
(ii) penerima e-mel rahsia rasmi mesti mengesahkan kesahihan dokumen apabila
ditandatangani secara digital oleh pengirim;
(iii) penerima mesti membuat akuan penerimaan e-mel rahsia rasmi sebaik sahaja
menerimanya;
(iv) e-mel rahsia rasmi bertanda Rahsia Besar dan Rahsia tidak boleh dimajukan kepada
pihak lain. Sementara e-mel bertanda Sulit dan Terhad yang hendak dimajukan
kepada pihak lain memerlukan izin daripada pemula dokumen;
(v) e-mel yang melibatkan maklumat rahsia rasmi yang hendak dimusnahkan perlulah
ditulis ganti (overwrite) sekurang-kurangnya tiga (3) kali dengan fail yang lain
sebelum dipadamkan; dan
(vi) agensi perlu menentukan sistem e-mel rahsia rasmi yang disambungkan kepada
Internet atau Intranet mesti mempunyai sistem keselamatan yang mencukupi
seperti Firewall dan Virtual Private Network.
a. menentukan setiap akaun yang diwujudkan atau dibatalkan telah mendapat kelulusan
Ketua Jabatan. Pembatalan akaun (pengguna yang berhenti, bertukar dan melanggar
dasar dan tatacara jabatan) perlulah dilakukan dengan segera atas tujuan keselamatan
maklumat. Pentadbir sistem ICT boleh membekukan akaun pengguna, jika perlu,
semasa pengguna bercuti panjang, berkursus atau pun menghadapi tindakan tatatertib;
b. menggunakan perisian pemecahan kata laluan yang dibenarkan untuk mengenal pasti
kata laluan pengguna yang lemah dan kemudiannya mencadang dan memperakukan
ciri-ciri kata laluan yang lebih baik kepada pengguna;
c. menghalang kemasukan maklumat dari laman Internet yang berunsur ganas, lucah,
permainan elektronik atas talian, judi dan lain-lain aktiviti yang dilarang;
d. menyimpan jejak audit selama sekurang-kurangnya dua (2) bulan di dalam pelayan e-
mel berkenaan, tertakluk kepada kemampuan ruang storan, dan tiga (3) tahun di dalam
media storan lain;
e. menjalankan pemantauan dan penapisan kandungan fail elektronik dan e-mel secara
berkala jika difikirkan perlu tanpa terlebih dahulu merujuk kepada pengguna. Ini
bertujuan memastikan pelaksanaannya mematuhi dasar dan tatacara yang ditetapkan;
f. melaksanakan jadual penstoran dan pengarkiban e-mel agensi. Penyimpanan media
storan sama ada di luar atau di dalam kawasan mestilah mempunyai ciri-ciri
keselamatan fizikal yang terjamin bagi mengelak daripada sebarang risiko seperti
kehilangan maklumat bernilai;
g. memaklumkan kepada Ketua Jabatan sekiranya mengalami insiden keselamatan seperti
pencerobohan sistem, serangan virus atau sebarang masalah kerosakan. Pentadbir
sistem ICT hendaklah mengurus dan menangani insiden yang berlaku dengan segera
dan sistematik sehingga keadaan kembali pulih. Agensi juga perlu melaporkan setiap
insiden kepada GCERT mengikut Pekeliling Am Bil. 1 Tahun 2001 “Mekanisme Pelaporan
Insiden Keselamatan Teknologi Maklumat dan Komunikasi (ICT)”; dan
43
h. melaksanakan penyelenggaraan ke atas sistem e-mel dengan baik dan menentukan
segala patches terkini yang disediakan oleh pihak pembekal perisian dipasang dan
berfungsi dengan sempurna.
TANGGUNGJAWAB PENGGUNA
Pengguna hendaklah mematuhi tatacara penggunaan Internet dan e-mel yang telah ditetapkan
agar keselamatan ke atas pemakaiannya akan terus terjamin. Peranan dan tanggungjawab
pengguna adalah seperti berikut:
KHIDMAT NASIHAT
Sebarang kemusykilan berkaitan dengan Pekeliling ini dan Garis Panduan Mengenai Tatacara
Penggunaan Internet dan Mel Elektronik bolehlah dirujuk kepada MAMPU, manakala
kemusykilan berkaitan dengan Arahan Keselamatan hendaklah dirujuk kepada Pejabat Ketua
Pegawai Keselamatan Kerajaan Malaysia dan kemusykilan mengenai pengarkiban e-mel
hendaklah dirujuk kepada Arkib Negara Malaysia. Permohonan untuk keterangan lanjut
mengenai kandungan dokumen ini boleh ditujukan kepada:
44
PENUTUP
1Garis Panduan ini mengandungi amalan-amalan terbaik penggunaan Internet dan mel
elektronik yang patut diikuti oleh semua anggota Perkhidmatan Awam dan akan dikemas kini
dari semasa ke semasa selaras dengan arus perkembangan teknologi maklumat dan
komunikasi (ICT) dan perundangan. Dokumen ini hendaklah dibaca bersama dengan dokumen
Malaysian Public Sector Management of Information & Communications Technology Security
Handbook (MyMIS) dan Buku Arahan Keselamatan.
LAMPIRAN 1
45
Contoh Format E-mel Bukan Rahsia Rasmi
Cc: ali@kabinet.jpm.my
To: ahmad@mod.gov.my
46
LAMPIRAN B
RAHSIA
RAHSIA
LAMPIRAN C
47
Amalan Baik Keselamatan Kata Laluan
(a) Rahsiakan kata laluan anda dari pengetahuan orang lain. Pendedahan kepada yang
tidak berhak adalah satu kesalahan di bawah Akta Jenayah Komputer 1997.
(b) Sekiranya kata laluan telah dikompromi atau disyaki dikompromi, hendaklah dilaporkan
kepada pentadbir sistem ICT dan kata laluan sedia ada diubah dengan serta merta.
(d) Kata laluan hendaklah mempunyai saiz sekurang-kurangnya lapan (8) aksara dengan
gabungan alphanumerik dan simbol khas. Contoh kata laluan yang baik adalah “j2-
yU!pa”. (AMARAN: Jangan guna kata laluan ini kerana ianya telah diketahui umum).
(e) Elakkan dari menggunakan semula empat (4) kata laluan yang terdahulu.
(f) Kata laluan hendaklah dihafal dan jangan sekali-kali disalin di mana-mana media.
48
BPRK-1
Kementerian/Jabatan/
Agensi:
Siri Rekod:
Tajuk Siri Rekod
No.
Tarikh
Bil Rujukan Tajuk Fail Catatan
Diliputi
Fail
Disediakan oleh
Tandatangan
Tarikh
49
BPRK-2
50
BPRK-3
Kementerian/Jabatan/Age
nsi:
Siri Rekod:
Tajuk Siri Rekod
No. Rujukan Deskripsi Ringkas
Bil Tajuk Fail Tarikh Diliputi
Fail Kandungan Fail
Disediakan Diluluskan
oleh oleh:
Pegawai Rekod
Nama: Nama Ketua Jabatan
Jabatan
Tarikh: Tarikh:
51
BPRK-4
52
BPRK-7
TARIKH
( Nama Jabatan/Agensi )
Tarikh
Tempat
Jawatan
Tandatangan
Tarikh
Jawatan
Tarikh
Saya Mengakui pemusnahan rekod awam tersebut telah dijalankan seperti yang
dinyatakan di atas
53
Nama: Cop Jabatan
Ketua Jabatan
Tarikh
54
CARTA PENGUJUDAN REKOD
Mula
- Masukkan dan
rekod pada kertas
minit
- Buat kandungan
- Rekod pergerakan - Warna merah surat
fail Tindakan Pegawai
masuk
Buku Pendaftaran - Warna biru surat
Pergerakan Fail dan keluar
Kad Pengesan/Doket
- Mengikut sistem
Simpan
abjad/nombor
TAMAT
55
CARTA PERMINTAAN FAIL TERBUKA
- Pegawai meminta
Minta fail
Tidak Dijumpai
Rekod - Sistem Doket/Kad
Pengesan.
- Pencarian semula fail - Buku Daftar Pergerakan
daripada pegawai Fail.
terakhir yang
menggunakan fail.
Tandatangan - Oleh pegawai peminjam di
- Sampul kecil dibuka
atas Doket/Kad
bagi menggantikan fail
Pengesan/Buku Daftar
yang hilang
Pergerakan Fail
Tindakan Pegawai
Hilang K.I.V
- Dalam tempoh 2
Dikembalikan Selepas Digunakan minggu
- Diperiksa setiap hari
dan diserahkan pada
Pemulangan tarikh yang telah
ditetapkan
Simpan
TAMAT
56
FAIL KESELAMATAN
Ada Tiada
Serahan Tangan
Dengan Sampul Yang Ditutup
Dengan Tanda Sulit
Luaran Dalaman
1 Lapisan Sampul
Pos Tangan Tertutup ‘seal’
Tempoh 72 Jam
Dihantar Pos Beg Berkunci
Berdaftar ‘seal’
- Menggunakan 2
lampiran
(- Sampul surat
pertama dimetri dan
bertulis nombor fail
Ia Mengikut Pengamalan
dan perlu diseal)
Organisasi
(- Sampul surat
kedua ditulis alamat < 72 Jam > 72 Jam
penerima dan
Serahan Semula Cari/Minta
Dengan Tangan
Pengguna
57
Semakan Isi Kandungan
Mengikut Kertas Minit
Lengkap Hilang
Simpan Kembali Berhubung semula
Di tempat asal dengan pengguna
dan pastikan masalah
TAMAT
A
A
TAMAT
58
PROSES PELUPUSAN REKOD
MULA
Kenalpasti Rekod
Tidak boleh
Aktif
dimusnahkan
Tidak aktif
Buat jadual
pemisahan
B
C
59
B C
- dirincih
- dibakar Pemusnahan dilakukan
- dijual Dimasukkan ke
- ditanam dalam kotak yang
disediakan dan
dilabelkan
Salinan rekod diberikan (sistem Kod)
kpd pegawai berkenaan
Isi Borang
Pemindahan
Pelupusan Dilakukan
(mesti ada saksi dari
jabatan)
Salinan senarai rekod
diberikan kepada
pegawai berkenaan
TAMAT
Pemindahan
Dilakukan
TAMAT
60
LAMPIRAN
FAIL TERBUKA
Pengguna Meminta Rekod
Ada Tiada
Rekod dalam
Cari
Buku daftar
@ doket
Serah Kepada
Pengguna
Minta Pengesahan @
Tandatangan Pengguna
Di Buku Daftar Rekod
Simpan Kembali
Dan Pastikan Tarikh Dicatit
Tidak
Lengkap
Lengkap
61
FAIL KESELAMATAN
Pengguna Meminta Rekod
(Kenalpasti pengguna)
Ada Tiada
Serahan Tangan
Dengan Sampul Yang Ditutup
Dengan Tanda Sulit
Luaran Dalaman
Tempoh 72 Jam
Ia Mengikut Pengamalan
Organisasi
< 72 > 72
Jam Jam
Serahan Semula Cari/Minta
Dengan Tangan
Pengguna
62
Semakan Isi Kandungan
Mengikut Kertas Minit
Lengkap Tidak
Lengkap
Simpan Kembali Berhubung semula
Di tempat asal dengan pengguna
dan pastikan masalah
Lengkap Tidak
Lengkap
Tindakan Tatatertib
63
FAIL PERIBADI
PROSES PELUPUSAN REKOD
Ditempatkan
Bersama Rekod Kenalpasti Rekod
Aktif (Klasifikasi)
Pertukaran Taraf
(Sulit - Terbuka)
Diminitkan
Kelulusan Untuk Rujukan
Isi Borang
Inventori Rekod/
Pelupusan
Borang Dimasukkan ke
Pelupusan dalam kotak yang
Disediakan disediakan dan
dilabelkan
(sistem Kod)
Pemusnahan Dihancurka
Dilakukan n/dikitar
semula Isi Borang
Pemindahan
Salinan Senarai
Rekod Diberikan
Kepada Pegawai Salinan senarai rekod
berkenaan diberikan kepada
pegawai berkenaan
Pelupusan Dilakukan
(mesti ada saksi dari
jabatan) Pemindahan
Dilakukan
64