LEVEL dan TIPE SISTEM INFORMASI

Sistem Informasi
A set of people, data, procedures, hardware and software that work together to achieve the common goal of information management Keterkaitan komponen-komponen dalam pengumpulan (atau menerima), proses, menyimpan dan mendistribusikan informasi untuk mendukung pembuatan keputusan (decision making), mengkoordinasi serta mengkontrol Dasar (pondasi) dari BISNIS pada umumnya

Aktivitas SI
Ada 3 aktifitas pada sistem informasi: INPUTPROCESS dan OUTPUT

 INPUT: menangkap atau pengumpulkan data mentah (raw data) didalam organisasi atau dari luar organisasi environment / lingkungan
PROSES: menterjemahkan data input kedalam bentuk yang lebih berarti OUTPUT: mentransfer informasi yang telah diproses kepada manusia dan aktivitasnya

 Sistem informasi juga memerlukan feedback yang dihasilkan dari output, yang dikembalikan dan digunakan oleh elemen organisasi untuk membantu mereka, mengevaluasi atau me-nyempurnakan inputan yang akan dimasukkan

3 Level Dasar Manajemen

1. Strategic (top level) managers 2. Tactical (middle level) managers 3. Operational (low level) managers

Manajer
adalah seorang yang bertanggung jawab untuk menggunakan:
sumber daya yang ada; orang, material/peralatan, tanah, informasi, Uang untuk mencapai tujuan dari organisasi

Manajer
Manajer berkerja untuk mencapai tujuan mempunyai 5 fungsi yang spesifik:
Planning Staffing Organizing Directing Controlling resources

 Planning Orientasi kemasa depan dari pengembangan yang akan dilakukan untuk tujuan jangka pendek maupun jangka panjang dari organisasi Staffing adalah penyusunan dan training ke personel untuk mencapai tujuan

 Organizing Penyediaan sumber daya dan struktur yang mana setiap personel bertanggung jawab dan dapat dihandalkan untuk berkerja agar tercapainya suatu tujuan Directing Memberikan keteladanan/memimpin dalam mengarahkan personel, dan dapat berkomunikasi serta mempunyai inovasi

 Controlling Melibatkan pengembangan procedure untuk mengukur kinerja dalam mencapai tujuan dan dapat membuat penyesuaian-penyesuaian yang dirasakan perlu untuk mengarahkan organisasi dapat bergerak mencapai tujuan

 Strategic (top level) managers

Long range strategic decissions Summarized past and present information Future projections Use of internal and external information sources
Internal; situasi yang ada dalam perusahaan/organisasi External; evaluasi trend industri, trend ekonomi dunia, regulasi pemerintah

 Tactical (middle level) managers

Short-term, tactical decisions Fairly detailed past and present information Primary internal and some external information sources Banyak dari perusahaan yang telah menggunakan komputerisasi menekan jumlah tactical managers untuk memotong anggaran mereka

 Operational (low level) managers

Immediate, operational decision Detailed, current information focussed on spesific topic Internal information sources only

Contoh; Inventory lists, historical record dan procedural manuals

CBSI
CBSI: Computer Based Information System Sistem informasi menggunakan komputer sebagai basic pengolahan data, Manual sistem informasi adalah tidak menggunakan komputer tetapi berupa penggunaan kertas dan pencil

Evolusi CBIS
Fokus Awal Pada Data Awalnya, penggunaan komputer pada dunia bisnis terfokus pada data. Kemudian muncul penekanan pada informasi dan pendukung keputusan. Perusahaan-perusahaan pada umumnya mengabaikan kebutuhan informasi para manajernya. Sehingga dulu komputer generasi pertama digunakan untuk hal yang terbatas pada aplikasi akuntansi. Nama yang diberikan untuk aplikasi awal ini adalah Electronic Data Processing (EDP)/ Sistem Informasi Akuntansi (SIA).

 Fokus Baru Pada Informasi Perkembangan komputer yang cepat, memungkinkan daya pemrosesan yang lebih banyak pula. Peran manajemen dirasakan sangat besar. Data yang semula menjadi fokus pada Sistem Informasi kini beralih pada Informasi yang merupakan hasil dari pengolahan data. Hal ini mengarah pada konsep Sistem Informasi Manajemen (SIM), yang dapat menyediakan informasi pemecahan masalah bagi sekelompok manajer.

 Fokus Revisi Pada Pendukung Keputusan Lebih khusus dari SIM, Sistem Penunjang Keputusan (SPK)/ Decision Support System (DSS) dimaksudkan untuk mendukung penyediaan informasi pemecahan masalah tertentu khusus ntuk seorang manajer.

 Fokus Sekarang Pada Komunikasi Pada saat DSS berkembang, perhatian juga difokuskan pada aplikasi komputer yang lain yakni Office Automation (OA)/ Otomatisasi Perkantoran. OA memudahkan komunikasi dan meningkatkan produktivitas di antara para manajer dan pekerja lain melalui peralatan elektronik seperti fasilitas internet, telekomunikasi (teleconference).

 Fokus Potensial Pada Konsultasi Saat ini, sedang berkembang suatu sistem komputer yang merupakan adaptasi dari penalaran logis manusia yang diberi istilah AI (Artificial Intelligence). Bagian khusus dari AI yakni Sistem Pakar (Expert System), kini mendapat perhatian paling banyak. Sistem Pakar merupakan Sistem yang berfungsi sebagai seorang spesialis dalam suatu bidang. Misalnya, sistem pakar dapat membantu seorang manajer sama seperti yang dilakukan seorang konsultan manajemen.

Komputer dan SI
Elektronik komputer dan program komputer merupakan kerangka dasar, alat bantu dan material dari suatu informasi. Masa kini computer menyediakan peralatan untuk menyimpan dan memproses informasi. Program komputer atau software adalah kumpulan dari instruksi-instruksi pengoperasian secara langsung serta mengontrol proses pada komputer

Komputer dan SI
Sistem informasi tidak hanya sekedar teknologi komputer, penggunaan sistem informasi yang efektif memerlukan pengertian tentang organisasi, manajemen dan teknologi informasi

Organisasi
Sistem informasi adalah bagian dari organisasi. Organisasi yang formal terdiri dari beberapa level (struktural) dan spesialisasi Organisasi adalah koordinasi dari pekerjaan melalui struktur hirarki dan struktur formal serta pengoperasian prosedur standart Struktur Hirarki mangatur sumber daya manusia dalam suatu bentuk piramida, mulai dari pencapaian kewenangan tanggung jawab (manager)

Standard Operating Procedure

Mendefinsikan aturan-aturan untuk menyelesaikan pekerjaan yang telah dikembangkan untuk menghadapi situasi yang seperti diharapkan

 Relationalisasi dari prosedur-prosedur: Mengaris bawahi dari Standard Operating Procedures agar lebih maksimal, keuntungan dari komputerisasi dan membuat sistem informasi lebih efisien

 Dalam organisasi terdapat beberapa kemampuan (skill) dari para pekerjanya untuk membantu manajemen terutama manager: Misalnya:
Knowledge Workers: yaitu orang yang merancang produk atau jasa dan menghasilkan pengetahuan untuk organisasi, misalnya :sarjana/insinyur , arsitektur atau ilmuwan

 Data Workers: memproses paperwork dari organisasi; misalnya sekretaris, penjaga toko, teller Production or service: adalah orang yang menghasilkan produk-produk atau jasa dari organisasi; seperti mekanik, packers atau assemblers

Management
Management diperlukan untuk:
mengatur strategi organisasi, bertanggung-jawab dan mengalokasikan sumberdaya yang ada seperti manusia sampai ke biaya agar dapat dikoordinasikan dalam kerja di dalam organisasi

Management
Yang bertanggung jawab dengan management perusahaan / organisasi umumnya dipimpin oleh
seorang manajer, manajer dalam perusahaan dapat berbeda-beda level tergantung dari jenis dan struktur perusahaan yang ada. Besar kecilnya perusahaan menentukan juga jenis dari manajer yang memimpin. Pada umumnya ada beberapa level dari manager.

Senior Manager (Strategic Manager)

Orang yang pada posisi tertinggi di level organisasi Bertanggung jawab untuk membuat kebijakan jangka panjang Nama Jabatan dari manager jenis ini adalah:
CEO (Chief executive officer), President Director, CIO (Chief Information Officer), Executive vice President

Middle Manager (Tactical Manager)

Orang yang pada posisi ditengah level organisasi Bertanggung jawab untuk mengalokasikan rencana dan tujuan-tujuan dari senior manager Nama Jabatan dari manager jenis ini adalah:
Direktur, Manager cabang, Manager divisi, Manager perencanaan, Sales manager.

Operational Manager
Orang yang memonitor aktivitas sehari-hari dalam suatu organisasi Nama Jabatan dari manager jenis ini adalah
Supervisor

Summary Classification of IS
Characteristic Frequency
Dependability of result Time period covered Level of detail

Operational Regular, repetitive Expected result

The past Very detailed

Tactical Strategic Mostly regular Often ad hoc (as needed) Some Result often surprises may contains occurs surprises Comparative Future
Summarised of Summarised of data data

Source data

Internal

Internal and external

Internal and external

Summary Classification of IS
Characteristic Operational Nature of data Highly structured
Accuracy Highly Accurate Data First-line supervisors Task-Oriented

Typical user Level of decision

Tactical Some unstructured data (semi) Some Subjective data used Middle managers Control and resource allocation oriented

Strategic Highly unstructured

Highly subjective data Top management Goal-oriented

Informasi
Informasi umumnya pada semua level manajemen harus:
Correct (be accurate) Informasi harus benar dalam hal akurasinya Complete (include all relevant data) Informasi yang dihasilkan harus lengkap termasuk semua data yang terkait dengan informasi tersebut Current (by timely) Tepat waktu, sehingga dapat digunakan untuk mengambil keputusan

Informasi
Concise (Include only the relevant data) Ringkas atau singkat dalam penyajiannya termasuk data-data yang terkait dengan informasi tersebut Clear (Be understandable) Informasi yang jelas, mudah dimengerti dan tidak berbelit-belit Cost effective (be efficiently obtained) Sisi biaya harus memperhatikan efisiensi

Tipe Sistem Informasi

Level Strategis: Executive Support Systems (ESS) Level Management: Management Information System (MIS) dan Decision Support System (DSS) Level Knowledge: Knowledge Work Stations (KWS) dan Office Automation System (OAS) Level Operasional: Transaction Processing System (TPS)

Fungsi Organisasi
Strategic Level Management Level Senior Managers Middle Managers

Knowledge Level
Operational Level Penjualan & Pemasaran Keuangan & Akuntansi

Knowledge & Data Workers

Operational Managers Teknologi Informasi

Manufaktur/Produksi

SDM

Fungsi Organisasi

Level Operasional
Membantu manajer operasional dalam memantau kegiatan atau transaksi rutin harian dalam organisasi Contoh: Transaction Processing Systems (TPS) / Sistem Pemrosesan Transaksi
INPUT PROSES OUTPUT USER PENGAMBILAN KEPUTUSAN CONTOH : : : : : : Transaksi, Kegiatan Meng-Update (memperbaharui) Laporan rinci Staf Operasional, Supervisor Sangat terstruktur Sistem Penggajian

Level Operasional
Nama lainnya adalah Operational Information System (OIS) TPS termasuk koleksi data, information processing, validasi input, updating record, output generator Contoh: accounting information system seperti; penggajian, pemesanan, inventory (persediaan), general ledger

Level Knowledge
Membantu knowledge dan data worker dalam merancang produk, mendistribusikan informasi dan pembuatan dokumen dalam suatu organisasi Contoh: Office Automation System (OAS) / Sistem Otomatisasi Perkantoran
-

INPUT PROSES
OUTPUT USER PENGAMBILAN KEPUTUSAN CONTOH

: :
: : : :

Dokumen, Jadwal Manajemen dokumen, penjadwalan komunikasi Dokumen, Jadwal Clerical Workers (Pegawai, Sekretaris) Terstruktur

dan

Sistem Image Dokumen (membuat presentasi)

Level Knowledge
Knowledge Work System
INPUT PROSES OUTPUT USER PENGAMBILAN KEPUTUSAN CONTOH : : : : : : Spesifikasi rancangan Pemodelan Rancangan, grafik Technical staff, professional Terstruktur Engineering workstation (CAD)

Level Manajemen
Membantu kegiatan pemantauan, pengawasan, pengambilan keputusan dan kegiatan administrative dari middle manager Contoh: Decision Support System (DSS) / Sistem Pendukung Keputusan
INPUT PROSES OUTPUT USER PENGAMBILAN KEPUTUSAN CONTOH : : : : : : Data bervolume rendah Simulasi, analisis Analisis keputusan Staf manajer, profesional Semi-terstruktur Analisis wilayah penjualan

 Decision support systems adalah sistem informasi interaktif yang membantu pengguna (user) dalam menyelesaikan masalah manajemen semistruktur maupun tidak terstruktur Masalah yang tidak terstruktur adalah masalah yang tidak jelas solusinya, seperti misalnya; masalah yang tidak pernah berulang atau masalah yang tidak dapat diprediksi.

 Masalah terstruktur adalah dapat diketahui penyelesaiannya dengan jelas dan pada umumnya terjadi berulang, sedang masalah semistruktur adalah antara masalah terstruktur dengan masalah yang tidak terstruktur DSS berisikan himpunan dari program-program yang berkaitan dan data untuk membantu menganalisa dan pembuatan keputusan dalam organisasi

 Keterkaitan database dengan type-type dari keputusan yang dibuat, kemampuan untuk menyelesaikan masalah-masalah, pertanyaanpertanyaan, dan perangkat lunak permodelan Modeling software yang lebih powerful adalah IFPS (Integrated Financial Planning Systems) dan perangkat lunak permodelan Contoh: spreadsheet

Level Manajemen
Manajemen Information System (MIS)/ Sistem Informasi Manajemen
INPUT PROSES OUTPUT USER PENGAMBILAN KEPUTUSAN CONTOH : : : : : : Data bervolume tinggi Model sederhana Laporan ringkas Middle managers Terstruktur yang mengarah pada semiterstruktur Membuat anggaran tahunan

Level Manajemen
Management Information System Menyediakan informasi kepada manager untuk dipergunakan dalam menyelesaikan masalah, pengontrolan dan pembuatan keputusan Digunakan oleh tactical manager Tidak hanya membuat operasi internal lebih efisien tapi juga mempunyai dampak external, seperti hubungan antara customer dan vendor lebih efisien dan saling menguntungkan. Digunakan disemua area aktifitas; planning, production, marketing & sales, accounting & finance, manufacturing, human resources dan project management

Contoh Production: membuat produk Marketing & Sales: menangani iklan, promosi dan penjualan suatu produk Accounting & Finance: menjaga untuk tetap pada jalur dari semua aktivitas finansial, penggajian, pengeluaran cek dan pengeluaran budget.

 Human resources (personel): menyewa staff dan menangani cuti sakit, liburan, dana pensiun dan evaluasi kinerja personel Information services: menangani analisa sistem, rancangan dan pengembangan; penyediaan layanan pada pengguna Research and development: berhubungan dengan penelitian terhadap penyempurnaan dan produk baru; pengembangan-pengembangan dan test produk baru

MIS dan DSS

1.

DSS DSS menawarkan fleksibilitas, 1. adaptabilitas dan respon yang cepat

2. DSS dapat bekerja dengan hanya mengandalkan sedikit bantuan bahkan tanpa bantuan seorang programmer

MIS Mendukung pengambilan keputusan yang bersifat terstruktur pada level operasional dan manajemen 2. Umumnya berorientasi pada laporan dan pengawasan. Membantu membuat laporan kegiatan, menyediakan pengawasan harian terhadap kegiatan tersebut.

MIS dan DSS

DSS MIS
3. DSS menyediakan bantuan 3. MIS bergantung pada data untuk pengambilan keputusan gabungan dan alur data dan masalah yang jalan 4. MIS tidak terlalu memiliki keluarnya tidak dapat di kemampuan analisis spesifikasi 4. DSS menggunakan peralatan 5. umumnya digunakan untuk dan model analisis data yang mengambil keputusan dengan mutakhir menggunakan data lampau dan kini 6. relatif tidak fleksibel dan lebih memiliki orientasi internal daripada eksternal

MIS dan DSS

Pengguna MIS menerima laporan dan informasi dari sistem, sedangkan DSS pengguna berinteraksi langsung dengan sistem Pengguna MIS tidak dapat secara langsung meminta sistem untuk memberikan dukungan dalam hal keputusan yang spesifik, tetapi pengguna DSS dapat meminta hal tersebut

MIS dan DSS

MIS membuat informasi berdasarkan pada masa yang lalu, sedangkan DSS menggunakan informasi dari masa lalu untuk membuat skenario yang digunakan pada masa depan Aktivitas MIS adalah di-gunakan oleh middle management, sedangkan aktivitas DSS umumnya digunakan oleh top management

Level Strategik
Membantu perencanaan kegiatan jangka panjang dari senior managers Contoh: Executive Support Systems (ESS) / Sistem Pendukung Eksekutif
-

INPUT
PROSES OUTPUT USER PENGAMBILAN KEPUTUSAN CONTOH

:
: : : : :

Data menyeluruh, internal eksternal Interaktif Proyeksi Senior managers Sangat tidak terstruktur
Rencana operasional 5 tahun

dan

 Executive biasanya sinonim dengan strategi atau toplevel manajemen. Executive mempunyai tanggung jawab untuk membuat rencana tujuan jangka panjang dan arah strategi organisasi untuk beberapa tahun kedepan. Untuk mendukung informasi spesial jenis ini seperti; managerial planning, monitoring, dan analysis yang dibutuhkan oleh executive, maka Sistem seperti ini disebut dengan Executive support systems

Klasifikasi SI
Berdasarkan Area Fungsional/ Fungsi Organisasi: Sistem Informasi Akuntansi Sistem Informasi Manufaktur (Produksi dan Operasi) Sistem Informasi Pemasaran dan Penjualan Sistem Informasi Sumber Daya Manusia