PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

OBJEKTIF
2

Mempertingkatkan kemahiran dan pengetahuan peserta mengenai kaedah-kaedah menulis surat, memo dan email yang berkualiti;

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

8.30 10.30 pagi 10.30 11.00 pagi Pengenalan Kepada Konsep Penulisan Surat , Memo dan Email R E H A T

11.00 1.00 tgh

1.00 2.00 ptg R E H A T

2.00 4.30 ptg

Prinsip-prinsip dan penggunaan bahasa dalam penulisan

Teknik Penulisan Surat, Memo dan Email Rasmi

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

PENGENALAN KEPADA KONSEP PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

SURAT RASMI
ALAT KOMUNIKASI BERTULIS YANG DITULIS OLEH JABATAN-JABATAN 5 KERAJAAN, BADAN-BADAN BERKANUN, SWASTA DAN INDIVIDU UNTUK BERHUBUNG SECARA RASMI DI ANTARA SATU SAMA LAIN

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS

BAHAN RUJUKAN
DUTA PERIBADI, JABATAN ATAU

NEGARA. IMEJ BAHAN BUKTI YANG NYATA

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

FUNGSI SURAT RASMI

ALAT KOMUNIKASI BERTULIS DOKUMENTASI7 DUTA MEDIA YANG MENGGAMBARKAN PENDIRIAN/ SIKAP SESUATU AGENSI TERHADAP ORANG RAMAI.
hp 0192697004

zailan

zaiyus57@yahoo.com

8/25/2013

E-Mel
8

Alat komunikasi bertulis elektronik untuk tujuan rasmi atau tidak rasmi
Format penulisan berbeza dari surat dan memo
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

JENIS SURAT
9

SURAT RASMI
SURAT TIDAK RASMI

MEMO
E-MEL

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

JENIS-JENIS SURAT RASMI

zailan

SURAT-SURAT PERSENDIRIAN 10 SURAT-SURAT FORMAL/RASMI SURAT-SURAT PERNIAGAAN SURAT PERMOHONAN SURAT RAYUAN SURAT BANTAHAN SURAT MAKLUMAN
hp 0192697004

zaiyus57@yahoo.com

8/25/2013

JENIS-JENIS SURAT RASMI

SURAT ARAHAN 11 SURAT UCAPAN TAHNIAH/TAKZIAH/ PENGHARGAAN SURAT PERAKUAN SURAT JEMPUTAN SURAT CADANGAN SURAT PEKELILING SURAT IRINGAN

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

FORMAT YANG DIGUNAKAN

12

SURAT MEMO TELEGRAM TELEX/FAK KAD JEMPUTAN

PEKELILING
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

MEMO
13

Alat komunikasi bertulis di dalam jabatan sendiri untuk berhubung secara rasmi

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

1.0 Pengenalan
14

Memo merupakan singkatan perkataan memorandum (catatan atau peringatan).

Memo juga merupakan sejenis surat.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

15

Ada tanggapan negatif tentang memo. Apabila seseorang itu menerima memo, dianggap telah melakukan suatu kesalahan.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

Memo juga berperanan seperti surat 16 tetapi biasanya hanya digunakan untuk dalam jabatannya sendiri.

Misalnya: Hebahan atau panggilan mesyuarat

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.0 Bentuk Memo

17

Tidak terikat dengan sesuatu bentuk yang

tertentu seperti surat rasmi

Memo boleh ditulis dalam bentuk borang

dan boleh juga dalam bentuk surat

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

18

Boleh dibahagikan kepada dua bentuk iaitu:

1. Bentuk borang; dan
2. Bentuk terbuka

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.1 Memo Bentuk Borang

19

Tajuk dan maklumat yang diperlukan telah dicatat dalam borang Hanya perlu mengisi atau menandakan sahaja pada ruang yang telah disediakan
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

2.2 Memo Bentuk Terbuka

20

Bentuk ini sama seperti surat tetapi ada antara jabatan yang telah membuat reka bentuknya yang tersendiri.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT

21

RANCANG SURAT YANG HENDAK DITULIS SUSUNAN KANDUNGAN SURAT JELAS ISI KANDUNGAN DAN SUARA BAHASA GAYA TULISAN MAKSUD SURAT DIHADKAN DALAM SATU SURAT

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

PERKARA PENTING DALAM PENULISAN SURAT

22

EJAAN TANDA BACAAN REAKSI PENERIMA KESEDERHANAAN ALAMAT SAMPUL DENGAN

BETUL

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

23

PRINSIP-PRINSIP PENULISAN SURAT

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

PRINSIP PENULISAN SURAT

24

4C+P
Correct Clear Comprehensive Concise Polite
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

(betul) (jelas) (lengkap) (ringkas) (bersopan)

8/25/2013

1. CORRECT (BETUL)
25

FORMAT EJAAN

KANDUNGAN = TUJUAN
TATABAHASA

LARAS BAHASA(penggunaan

ganti nama dan gelaran)

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2. CLEAR (JELAS)
26

PENGENALAN
ISI KANDUNGAN SASARAN

TUJUAN
STRUKTUR

BAHASA
MESEJ
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

2.1 Pengenalan
27

PENGIRIM (NAMA JABATAN, ALAMAT &

PERHUBUNGAN) RUJUKAN FAIL DAN TARIKH PENERIMA (JAWATAN, ALAMAT DAN POSKOD) RUJUKAN HORMAT

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.2 Isi Surat

28

TAJUK KESELARASAN/KONSISTEN

RUJUKAN HORMAT PENGENALAN ISI UTAMA/ISI SOKONGAN HARAPAN (ANTISIPASI)

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.3 Akhir surat

29

PENGAKUAN KESETIAAN TANDATANGAN

SLOGAN
SALINAN KEPADA (S.K.:)

INITIAL

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

3. COMPREHENSIVE (LENGKAP)
30

SASARAN
ALAMAT

DATA
FAKTA

MAKLUMAT LENGKAP

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

4. CONCISE (RINGKAS DAN PADAT) 31

KISS
SURAT RASMI PERLU

DITULIS SEBERAPA RINGKAS,PADAT DAN RELATIF TIDAK PERLU BAHASA BERBUNGA

zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

32

Untuk memperlihatkan kesopanan dalam surat terciptalah laras bahasa surat rasmi, wacana, dan ungkapan tertentu dalam penulisan surat rasmi

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

PENGGUNAAN BAHASA SURAT RASMI

33

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

LARAS BAHASA
34

PENGGUNAAN RUJUKAN GANTI

NAMA ORANG PERTAMA, KEDUA DAN KETIGA.

PENGGUNAAN GANTI NAMA DALAM

PENULISAN SURAT RASMI DAN TIDAK RASMI ADALAH BERBEZA

zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

2.

Penggunaan kata pemeri ialah dan adalah Unsur yang menjadi perangkai di antara subjek dengan frasa utama dalam predikat

35

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

Pemeri ADALAH digunakan apabila terdapat persamaan (ekuitif) antara subjek dan predikat

36

Contoh: Zakaria adalah budak baik Subjek/kata pameri adalah/predikat

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.1 Pemeri ADALAH boleh hadir di 37 hadapan sendi nama

Contoh: Hadiah itu adalah untuk adiknya

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.2 Pemeri ADALAH boleh hadir 38 dan kata adjektif di hadapan kata nafi secara serentak
Contoh: Kenyataannya adalah tidak benar

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

2.3

Kata pemeri adalah tidak boleh 39 digunakan bersama-sama dengan kata kerja

Contoh: 1. Adalah dimaklumkan.(salah) Tuan adalah dimaklumkan. (betul) 2. Adalah berjalan kaki ke sekolah (?)
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

2.4

Kata pemeri ADALAH tidak boleh digunakan tanpa 40 berfungsi sebagai perangkai di antara subjek dengan predikat

Contoh: Adalah saya dengan hormatnya.(X) Saya dengan hormatnya..(/)

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

41

Mengapakah banyak bentuk pasif dalam surat rasmi?

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

1. Ayat pasif menimbulkan suasana tak peribadian dan tak 42 bersahaja pelaku tidak disebut memudahkan suasana tak peribadian, terutamanya dalam suasana perintah. contoh: Tuan diminta.(pasif) Saya meminta tuan(aktif)
2. Objek berkenaan yang dipentingkan / diutamakan. Oleh itu objek dikedepankan.
zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

zailan

8/25/2013

KESILAPAN BAHASA 43 DALAM SURAT MENYURAT

Adalah dengan hormatnya dimaklumkan bahawa

Dengan hormatnya dimaklukan bahawa ..

Sukacita dimaklumkan bahawa

Dengan sukacitanya dimaklumkan bahawa

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

 Dengan hormatnya perkara di atas adalah

dirujuk* 44 Dengan hormatnya perkara di atas dirujuk

Berhubung perkara di atas,

Berhubung dengan pekara di atas

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

 Sehubungan itu,

Sehubungan dengan45itu, . Kehadiran ke mesyuarat ini adalah diwajibkan. Kehadiran tuan dalam mesyuarat ini adalah wajib Segala pertanyaan boleh dibuat melalui En.Saiful Haris di Unit Perancangan, tel 03-23948605 ext 492. Segala pertanyaan boleh diajukan kepada En. Saiful Haris di Unit Perancangan, tel. 03-23948605 ext 492
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

Senarai nama peserta-peserta 46 adalah seperti berikut: Senarai nama peserta adalah seperti berikut: Saya Yang Menurut Perintah, Saya yang menurut perintah,

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

 Perhatian tuan ditarik kepada perkara

tersebut. Saya mohon perhatian tuan terhadap

Di atas sebarang kesukaran yang timbul di

47

pihak tuan adalah dikesalkan Sebarang kesukaran yang timbul di pihak tuan amat dikesali
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

 Sila majukan bersama ini satu salinan 48

surat Sila kemukakan bersama-sama dengan ini satu salinan surat

Permohonan ini dipanjangkan .

Permohonan ini dikemukakan

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

 Pihak kami akan berterima kasih kepada pihak

tuan 49 Pihak kami berbesar hati sekiranya pihak tuan

Kesudian tuan menerima jemputan ini amatlah

kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian, terima kasih Kesudian tuan menerima jemputan in amatlah kami hargai dan kami mengucapkan terima kasih. Sekian.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

 Jika ada sebarang 50 masalah, tuan

diminta menggantikan dengan pegawai yang sesuai.

Jika tuan menghadapi sebarang masalah, harap kiranya mencari pengganti yang sesuai.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

RUJUKAN KEHORMAT
51

Bahasa sapaan yang digunakan untuk merujuk kepada golongan yang mempunyai taraf sosial dalam masyarakat.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

SAPAAN
52

Tanpa gelaran Tuan/Puan

Dengan

gelaran Rujukan kehormat

Duli Yang Maha Mulia (DYMM) Seri Paduka Baginda Yang di-Pertuan Agong Duli yang Teramat Mulia (DYTM) Raja Muda Kedah, Perak dan Selangor
8/25/2013

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

iii) Tuan Yang Terutama (TYT) 53 Yang di-Pertua Negeri Duta Pesuruhjaya Tinggi iv) Yang Amat Berhormat (YAB) Perdana Menteri Timbalan Perdana Menteri Ketua Menteri Menteri Besar
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

v) Yang Berhomat (YB)

54 Menteri, Timbalan Menteri, Wakil Rakyat, Yang di-Pertua Dewan Negara/Rakyat/Negeri Ahli Dewan Negara/Rakyat/Undangan Negeri Setiausaha Kerajaan Negeri Penasihat Undang-Undang Negeri

vi) Yang Amat Berbahagia (YABhg.) Isteri Yang di-Pertua Negeri/Isteri Perdana Menteri/Isteri Timb. Perdana Menteri Tun dan Toh Puan
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

vii) Yang Berbahagia (YBhg.) Tan Sri/Puan Sri 55 Datuk Seri/Datuk/Dato/Datuk Paduka/Datin
viii) Yang Amat Arif (YAA) Ketua Hakim Negara Hakim Besar Malaya atau Borneo ix) Yang Arif (YA) Hakim Mahkamah Agong Hakim Mahkamah Tinggi

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

TEKNIK PENULISAN SURAT, MEMO DAN EMAIL RASMI

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

56

8/25/2013

ALAMATKAN SURAT KEPADA KETUA 57 PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGARAH, ATAU PENGURUS BESAR. SEKIRANYA HENDAK MERUJUK SURAT KEPADA PEGAWAI BAWAHAN HENDAKLAH DITULIS PERHATIAN PEGAWAI YANG DIMAKSUDKAN DENGAN MENULIS NAMANYA.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

58

SEMUA SURAT KEPADA KETUA PENGARAH ATAU KETUA SETIAUSAHA ATAU PENGURUS BESAR BADAN BERKANUN YANG DATANG DARI ORGANISASI PENGIRIM HENDAKLAH DITANDATANGANI OLEH PENGURUS BESAR ATAU PEGAWAI KANAN. PEGAWAI KUMPULAN LAIN YANG DIBERI KUASA DAN TANGGUNGJAWAB BOLEH MENANDATANGANI BAGI PIHAK JAWATAN TERTINGGI DIDALAM ORGANISASI TERSEBUT.

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

CARA-CARA MENULIS SURAT RASMI

59

Surat kepada jabatan kerajaan hendaklah dimulakan dengan menulis Saya diarah memaklumkan......"atau "Merujuk kepada perkara diatas adalah saya.. " Diakhiri dengan Saya yang menurut perintah, ......................... (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

Bagi surat badan berkanun pula hendaklah dimulakan dengan menulis

60

"Dengan hormatnya saya merujuk kepada perkara diatas" dan diakhiri Dengan hormatnya, ................ (Nama Pegawai yang dipertanggungjawab) b.p Jawatan Terkanan di Organasasi
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

Bagi Pegawai yang menjadi Setiausaha kepada sesuatu jawatankuasa boleh 61 meletakan nama jawatankuasa yang dia terlibat dan diakhiri dengan bagi pihak jawatan terkanan di organisasi tersebut.
Saya yang menurut perintah, ....................... Setiausaha Jawatankuasa Tender b.p Jawatan Terkanan di Organisasi
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

STRUKTUR SURAT Daripada Kepada Perkara Nombor Bilangan atau Kod Fail Tarikh surat Salinan Rujukan pengirim Tandatangan pegawai bertanggungjawab
62
zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

zailan

8/25/2013

Kaedah Penulisan Memo

63

Memo hendaklah ditulis secara ringkas iaitu dengan memulakan isi penting dan diikuti dengan data sokongan. Akhir sekali ialah pernyataan tentang apa yang diharapkan oleh penulis. Kaedah ini dinamakan kaedah kun terbalik
zailan zaiyus57@yahoo.com hp 0192697004

8/25/2013

64

ISI PENTING

DATA SOKONGAN
HARAPAN

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

Langkah Penulisan
65

RANCANG (1H 5W) TULIS (PRINSIP 4C 1P)

SEMAK

(sasaran,maklumat, tujuan, harapan penulis / penerima, tujuan,bahasa dan ejaan)

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

4.2 Tulis :

66

Menepati tujuannya Gunakan bahasa yang ringkas, jelas

dan lembut Satu isi satu perenggan

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013

4.3 Semak

67

Maklumatnya adakah tepat dan betul

Tidak menimbulkan sikap negatif

pembaca Konstruktif

zailan

zaiyus57@yahoo.com

hp 0192697004

8/25/2013