Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24

Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

PEMBUATAN APLIKASI MANAJEMEN PROYEK DALAM MENGELOLA PROYEK DI PT. X

Silvia Rostianingsih1, Arlinah Imam Raharjo2, Basuki Setiawan Jurusan Teknik Informatika, Universitas Kristen Petra, Siwalankerto 121-131, Surabaya
1

silvia@peter.petra.ac.id, 2 arlinah@peter.petra.ac.id

ABSTRAK
Untuk pengembangan usaha dan pengaturan manajemen proyek, PT. X membutuhkan suatu sistem yang dapat memperbaiki sistem dalam melakukan planning, monitoring, controlling dan scheduling terhadap suatu proyek. Pada penelitian ini dirancang serta dibuat sistem informasi manajemen proyek pada PT. X dengan menggunakan empat komponen utama, yaitu planning (menggunakan metode Work Breakdown System), controlling, monitoring, dan scheduling. Sistem manajemen proyek dilengkapi dengan laporan gantt chart yang menampilkan informasi dari suatu proyek. Planning dilakukan dengan membagi proyek menjadi beberapa tahap dan sub tahap. Monitoring dan controlling dilakukan dengan penyampaian beberapa laporan tertulis dan laporan dalam bentuk gantt chart. Scheduling dilakukan dengan memberikan batasan tanggal pada tiap tahap dan sub tahap dalam setiap proyek. Aplikasi ini akan memudahkan pengaturan manajemen proyek dalam PT.X, sehingga proyek dapat lebih teratur dan dapat diselesaikan tepat waktu.

Kata Kunci: planning, monitoring, controlling, scheduling 1. PENDAHULUAN PT. X merupakan salah satu perusahaan yang bergerak dalam bidang pembuatan dan konsultan manajemen proyek. Breakdown aktifitas dari suatu proyek mengalami kesulitan, karena monitoring dilakukan secara manual. Proses scheduling juga mengalami kesulitan jika terdapat proyek yang banyak, karena terjadi pen-double-an tugas serta banyak terjadi bentrok dalam menjadwalkan deadline suatu proyek. Seorang manajer proyek dalam melakukan pembagian tugas mengalami kesulitan apabila ada proyek besar dan kecil yang dikerjakan secara bersamaan dan diselesaikan dalam waktu yang sama, karena pembagian tugasnya menjadi tidak sama. Oleh karena itu diperlukan suatu aplikasi yang dapat membantu manajer proyek dalam melakukan manajemen terhadap proyeknya. 2. MANAJEMEN PROYEK Proyek adalah sebuah aktifitas yang menghasilkan sesuatu baik dalam bentuk jasa maupun produk (barang). Mayoritas masyarakat yang berkecimpung dalam dunia komputer beranggapan bahwa sebuah proyek merupakan sebuah aplikasi kompleks yang terdiri dari berbagai modul. Sebuah proyek perangkat lunak dapat berubah-ubah sesuai dengan
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih) 1

pengembangan sistem dalam melakukan programming. Ada tujuh tahapan proyek [2] yaitu: 2.1. Tahap Definisi Tujuan dari tahap ini adalah untuk mendapatkan pemahaman yang sejelas-jelasnya mengenai permasalahan dari user, sehingga dapat melakukan estimasi biaya dan waktu dengan baik. Ada tiga bagian yang harus dikerjakan dalam tahap ini. Pertama adalah mendapatkan pemahaman yang jelas mengenai permasalahan dari user dan apa saja yang diperlukan untuk memecahkan masalah tersebut. Kedua, harus segera diputuskan apakah akan mengerjakan proyek tersebut atau tidak (harus dianalisa resiko-resiko yang ada berdasarkan dari proyek yang dikerjakan). Ketiga, harus memberikan kepada user estimasi yang termuat dalam proposal. 2.2. Tahap Perencanaan Proyek Planning merupakan suatu proses yang berkelanjutan. Setiap perkembangan yang dilakukan akan ditinjau kembali untuk kemudian mendapatkan pemahaman yang lebih baik terhadap kinerja suatu proyek. Dalam melakukan planning, terdapat bermacammacam metode, antara lain metode Work

Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006

ISSN: 1411-6286

Breakdown Structures (WBS). Dalam metode ini tahap-tahap yang ada dipecah menjadi berbagai sub tahap yang lebih kecil. WBS dimulai dengan melakukan listing terhadap tahap-tahap yang ada dalam suatu proyek. 2.3. Tahap Analisis Aktifitas utama dalam tahap ini adalah untuk menganalisa sistem dan menghasilkan dokumen yang menjelaskan sistem. Dokumen ini akan semakin menambah pemahaman lebih dari tahap definisi, sehingga tim proyek memiliki gambaran sistem secara menyeluruh. 2.4. Tahap Desain Dalam melakukan desain terhadap sistem dilakukan pembagian sistem sesuai dengan fungsi-fungsi komponennya dan menghubungkan komponen-komponen tersebut. 2.5. Tahap Pemrograman Aktifitas yang dilakukan adalah merencakan bagaimana dapat melakukan test pada modul, melakukan coding pada masingmasing modul, menyimpan seluruh test yang dilakukan, dan memulai untuk membuat dokumen user (users guide, maintenance guide, operator guide, dokumentasi training). 2.6. Tahap Testing Tujuan dalam testing ini adalah untuk melakukan test pada sistem yang ada. Dalam melakukan test diperlukan System Test Plan (STP) yang merupakan dokumen yang berisi: Jadwal test, staf, dan sumber daya yang diperlukan Konfigurasi manajemen, integrasi dan pengetesan terhadap tools yang digunakan. Pengecekan terhadap setiap langkah dari pengintegrasian Daftar sumber daya dan dokumen yang diperlukan Dalam melakukan test terhadap sistem harus diperhatikan integrasi masing-masing modul. 2.7. Tahap Acceptance Tujuan dalam tahap ini adalah untuk memperoleh pernyataan tertulis dari user apakah produk tersebut telah disampaikan sesuai dengan perjanjian. Dalam tahap ini hal yang harus diperhatikan adalah:
2

Sistem yang dijanjikan telah melalui tahap test Membuat laporan test dan diberikan kepada user, sehingga user memiliki gambaran jelas terhadap testing dari proyek

2.8. Tahap Pelaksanaan Pada tahap ini sistem telah siap dijalankan dan akan digunakan oleh user untuk memecahkan masalah user. Aktifitas utama dalam tahap ini adalah jaminan selama beberapa waktu bagi user dalam menyelesaikan masalahnya dengan menggunakan sistem baru. 3. METODOLOGI PENELITIAN Metodologi penelitian yang dilakukan adalah: Studi literatur diperlukan untuk mempelajari sistem manajemen proyek Pengumpulan data yang diperlukan dalam membuat software project management, meliputi data karyawan, data proposal, dan data-data yang diperlukan lainnya. Analisis sistem dengan melihat sistem yang ada, permasalahan, dan kebutuhannya Desain sistem dilakukan dengan membuat proses bisnis yang sesuai dengan hasil analisis. Pembuatan aplikasi disesuaikan dengan hasil desain. Melakukan testing pada aplikasi yang telah dibuat. Menganalisis apakah hasil tersebut dapat diterima oleh user. Maintenance aplikasi tersebut. 4. ANALISIS DAN DESAIN SISTEM 4.1. Analisis Sistem Proses bisnis PT. X adalah sebagai berikut: Proses penerimaan order dari customer PT. X menerima order dari customer, kemudian perusahaan ini melakukan survei pendahuluan kepada customer tersebut. Survei dilakukan untuk mendapatkan gambaran mengenai proyek yang akan dikerjakan. Proses penawaran proposal Sebelum PT. X melakukan pengerjaan suatu proyek, perusahaan ini menawarkan proyek tersebut dalam bentuk proposal penawaran kepada pihak customer (pelanggan).
Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih)

Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006 ISSN: 1411-6286

Proposal ini memuat harga proyek beserta termin-termin pembayarannya. Harga dan termin pembayaran dalam proposal ini tidak bersifat tetap, artinya customer dapat melakukan negosiasi terhadap proposal yang diajukan. Proses kontrak proposal Proses kontrak proposal dilakukan jika telah terjadi kesepakatan antara PT. X dengan customer. Proposal ini memuat dasar-dasar perjanjian proyek kedua belah pihak, harga proyek, beserta termin pembayarannya. Proses analisis dan desain sistem Analisis dan desain sistem berguna untuk mengetahui dan memberikan gambaran sistem perusahaan customer secara detail dan menyeluruh, mengidentifikasi permasalahan customer dan melakukan perencanaan terhadap sistem yang baru. Programming Programming merupakan proses inti dalam pengerjaan suatu proyek. Dalam proses ini memuat permintaan customer akan suatu software, yang akan membantu memecahkan permasalahan user. Programming merupakan proses pembuatan software sesuai dengan permintaan customer. Masing-masing modul yang dibuat ditunjukkan kepada customer untuk disesuaikan dengan permintaan customer dan mendapat persetujuan dari customer berdasarkan kontrak perjanjian. Testing Testing merupakan proses melakukan pengecekan terhadap modul-modul yang telah dibuat. Dilakukan untuk meminimalisasi error yang terjadi. Testing dilakukan terhadap masing-masing modul setiap modul tersebut selesai dibuat/diselesaikan. Running Running merupakan proses melakukan implementasi software yang dibuat kepada customer. Implementasi tersebut diterapkan dalam sistem yang dimiliki customer. Melalui proses ini akan diketahui apakah software tersebut bebas dari error atau tidak. Maintenance Maintenance merupakan proses perbaikan software apabila terjadi error, baik human error maupun software error. Pengaturan proses ini dimuat dalam kontrak perjanjian yang telah disepakati.

4.2. Desain Sistem PT. X membutuhkan beberapa hal yang dapat menunjang proses planning, scheduling, controlling, dan monitoring sehingga dapat berjalan dengan efisien, yaitu: Komputerisasi untuk proses penyimpanan data karyawan, data customer, data proyek yang ada, sehingga data tersimpan dengan baik. Komputerisasi untuk proses monitoring dan controlling dalam bentuk laporan Gantt Chart yang memudahkan dalam melihat penjadwalan suatu proyek. Komputerisasi untuk menetukan termin pembayaran yang disimpan dalam database. Komputerisasi dalam membuat proposal penawaran dan kontrak yang dihubungkan dengan data customer. Kebutuhan untuk melihat laporan-laporan secara periodik, sehingga monitoring dan controlling dapat berjalan secara efektif. Secara garis besar, sistem ini dibagi menjadi tiga proses yaitu proses pengolahan proposal proyek, proses pengerjaan proyek, dan proses maintenance proyek. Contoh form aplikasi dapat dilihat pada gambar 1 dan 2. Struktur menu yang ada adalah: Master: Golongan, Karyawan, Customer, Tahap, Jenis Biaya, Spesifikasi. Proses: Proposal Penawaran, Proposal Kontrak, Pembayaran, Proyek, Perhitungan Keuntungan Proyek. Realisasi Proyek: Surat Tugas, Draft tugas per Proyek. Laporan Proses: Proposal Penawaran & Kontrak, Proyek, Gantt Chart Proyek, Gantt Chart per Orang, Karyawan Proyek. Laporan Kegiatan per Bulan: Periode Pembayaran Bulanan, Pengerjaan proyek Bulanan. Laporan Kegiatan per Proyek: Biaya per Proyek, Detail Proyek. 5. KESIMPULAN Kesimpulan yang dapat diambil adalah: Metode Work Breakdown System (WBS) merupakan metode yang baik dalam pengaturan planning, karena membagi suatu proyek ke dalam beberapa tahap dan sub tahap. Dengan adanya pembagian proyek ke dalam beberapa tahap dan sub

Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih)

Proceeding, Seminar Ilmiah Nasional Komputer dan Sistem Intelijen (KOMMIT 2006) Auditorium Universitas Gunadarma, Depok, 23-24 Agustus 2006

ISSN: 1411-6286

tahap, membuat pembagian tugas menjadi jelas. Scheduling dilakukan dengan menggunakan pembatasan tanggal pada masing-masing tahap dan sub tahap, sehingga akan mempermudah perusahaan dalam melakukan penjadwalan. Monitoring dan controlling dapat disampaikan dalam bentuk laporan, yaitu: laporan proposal penawaran, laporan proposal kontrak, laporan karyawan yang mengerjakan proyek, laporan kegiatan per bulan, laporan rincian biaya per proyek dan laporan pembayaran termin proyek. Pendukung proses monitoring dan controlling dapat berupa penyampaian laporan dalam bentuk Gantt Chart, yang terbagi dalam tiga bagian yaitu Gantt Chart per karyawan, Gantt Chart proyek

keseluruhan dan Gantt Chart detail per proyek. Penggunaan Gantt Chart diharapkan memudahkan proses monitoring dan controlling perusahaan yang selama ini dilakukan secara manual. 6. DAFTAR PUSTAKA [1] W. Boehm, Software Engineering Economics, Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall, 1981. [2] Rakos, J. John, Software Project Management for Small to Medium Sized Projects, Englewood Cliffs New Jersey: Prentice Hall, 1990. [3] Whitten, L. Jeffrey, System Analysis and Design Methods, 4th ed. The McGraw-Hill Companies Inc, 1998.

Gambar 1. Form Pengisian Tahap

Gambar 2. Form Pengisian Sub Tahap

Pembuatan Aplikasi Manajemen Proyek (Silvia Rostianingsih)