PROSEDUR TETAP PENERIMAAN BAHAN MAKANAN KERING Pengertian : Rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat, dan melaporkan bahan

makanan yang diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual). Tujuan : Tersedianya bahan makanan kering yang sesuai dengan standar diet baik jenis maupun jumlahnya Kebijakan : 1. Perencanaan kebutuhan makanan pasien 2. Macam menu yang disajikan 3. Standar makanan dan standar diet 4. Jumlah bahan makanan yang dipesan Prosedur : 1. Bahan makanan kering seperti beras, tepung, gula, bumbu-bumbu kering, dan lainlain yang datang langsung diterima di bagian unit penerimaan bahan makanan kering 2. Bahan makanan kering tersebut dilakukan pengecekan terhadap kualitas dan kuantitasnya oleh petugas 3. Jumlah bahan makanan yang diterima harus dengan jumlah bahan makanan yang tertulis dalam faktur pembelian dan daftar permintaan bahan 4. Mutu bahan makanan yang diterima sesuai dengan spesifikasi bahan makanan yang diminta 5. Bahan makanan yang sudah diperiksa diberi tanda dan tanggal bahan makanan tersebut diterima, sehingga memudahkan dalam penggunaan system FIFO 6. Apabila terjadi ketidaksesuaian antara bahan makanan yang datang dengan spesifikasi maka bahan makanan tersebut dikembalikan 7. Setelah bahan makanan kering tersebut dicek/diperiksa dan jika sudah selesai maka bahan makanan tersebut dikembalikan

Unit terkait Pelaksana

: ahli gizi, tenaga penerimaan bahan makanan di gudang kering, PRIMKOPAD : Tenaga Penerimaan Bahan Makanan di Gudang Kering

PROSEDUR TETAP PENERIMAAN BAHAN MAKANAN BASAH Pengertian : Rangkaian kegiatan meneliti, memeriksa, mencatat, dan melaporkan bahan makanan yang diperiksa sesuai dengan spesifikasi yang telah ditetapkan dalam kontrak (surat perjanjian jual). Tujuan : Tersedianya bahan makanan yang sesuai dengan standar diet baik jenis maupun jumlahnya Kebijakan : 1. Perencanaan kebutuhan makanan pasien 2. Macam menu yang disajikan 3. Standar makanan dan standar diet 4. Jumlah bahan makanan yang dipesan Prosedur : spesifikasi bahan makanan basah 2. Bahan makanan yang datang harus dicocokkan dengan daftar spesifikasi bahan makanan basah apakah sudah sesuai dengan jumlahnya, beratnya, dan lain-lain 3. Apabila bahan makanan yang dikirim tidak sesuai dengan spesifikasi bahan makanan basah yang ditentukan harus dikembalikan pada rekanan untuk ditukar dengan bahan makanan basah dengan jenis yang sama tetapi sesuai dengan spesifikasi 4. Bahan makanan basah yang sesuai dengan spesifikasi disiapkan di kulkas dan keranjang 5. Dilakukan pencatatan Unit terkait Pelaksana : ahli gizi, tenaga penerimaan bahan makanan di gudang basah, PRIMKOPAD : Tenaga Penerimaan Bahan Makanan di Gudang Kering 1. Setiap petugas penerimaan bahan makanan basah harus membawa daftar

Evaluasi Implementasi Proses Penerimaan Penerimaan bahan makanan merupakan kegiatan harian yang dalam pelaksanaannya dilaksanakan dengan metode konvensional yaitu petugas penerimaan bahan makanan menerima faktur dan spesifikasi satuan dan jumlah bahan makanan yang dipesan. Petugas penerimaan bahan makanan memeriksa dan mengecek macam dan jumlah spesifikasi bahan makanan sesuai dengan kesepakatan yang tertulis di surat pemesanan bahan makanan. Dalam hal ini yang melakukan pengecekan adalah petugas gizi yang bertugas pada hari itu. Tempat penerimaan bahan makanan terletak di dekat pintu sebelum tempat penyimpanan bahan makanan baik kering maupun basah. Tempat penerimaan dilengkapi dengan meja penerimaan dan timbangan baik timbangan besar maupun kecil (gambar). Tetapi pada pelaksanaannya, bahan makanan kering yang sudah disesuaikan dengan spesifikasi kuantitas bahan makanan yang sudah dipesan tidak diberi tanda dan tanggal bahan makanan tersebut diterima sehingga kemungkinan dapat mengalami hambatan dalam penerapan FIFO yang direncanakan. Selain itu, bahan makanan kering yang diterima disesuaikan dengan spesifikasi kuantitas yang dipesan tetapi untuk spesifikasi kualitas tidak disesuaikan dengan spesifikasi kualitas yang dipesan. Prosedur penerimaan dan pencatatatan bahan makanan basah sama dengan prosedur penerimaan dan pencatatan bahan makanan kering. Begitu juga dengan tempat penerimaannya, satu tempat dengan tempat penerimaan bahan makanan kering. Bahan makanan basah yang diterima disesuaikan dengan spesifikasi kuantitas yang dipesan tetapi untuk spesifikasi kualitas tidak disesuaikan dengan spesifikasi kualitas yang dipesan dan ada beberapa bahan makanan yang dipesan tidak sesuai dengan kualitas yang diharapkan tetapi bahan makanan tersebut tidak dikembalikan.

Penyebab

1.

Bahan makanan kering yang disimpan tidak dalam jangka waktu yang terlalu lama sehingga bahan makanan tersebut tidak diberi tanda dan tanggal penerimaan.

2. 3.

Tidak tersedianya daftar spesifikasi kualitas yang dipesan Keterbatasan waktu untuk pengembalian bahan makanan terutama untuk bahan makanan yang harus diolah untuk makan siang

Alternatif solusi Dalam rangka perbaikan, hal yang dapt dilakukan adalah dengan cara

memaksimalkan sistem pencatatan dengan menyediakan formulir khusus untuk penerimaan bahan makanan dan kartu stok bahan makanan agar mempermudah pelaksanaan sistem FIFO. Kartu ini ditempel pada bahan makanan kering yang setelah diterima akan disimpan dalam jangka waktu lama. Hal ini akan memudahkan untuk memantau arus keluar-masuk bahan makanan dan untuk mempermudah perencanaan jumlah bahan makanan yang akan dipesan. Contoh format kartu stok bahan makanan Penerimaan Jumlah Tgl Ttd Pengeluaran Jumlah Tgl ttd Jumlah Sisa Tgl Ttd

Bahan makanan basah seperti daging, ayam, ikan, sayur, dan buah merupakan bahan pangan yang rentan dengan kontaminasi cemaran, terutama cemaran biologis. Karena sasaran pelayanan penyelenggaraan makanan di RS Militer Tk II ini adalah pasien maka cemaran-cemaran tersebut merupakan salah satu sumber bahaya bagi pasien. Oleh karena itu, kualitas bahan makanan yang dipesan akan lebih baik jika ditentukan secara spesifik terutama untuk bahan makanan basah.

Contoh modifikasi surat pesanan bahan makanan : SURAT PESANAN/PENGAJUAN LAUK PAUK & SAYUR MAYUR No Urut Nama Barang Satuan Banyaknya Spesifikasi Kualitas

Bahan makanan basah yang tidak sesuai dengan kualitas bahan makanan yang tercantum pada surat pemesanan bahan makanan dapat dikembalikan dengan menulis alasannya secara jelas pada kolom alasan pengembalian pada formulir penerimaan. Hal ini mempermudah pihak supplier untuk memperbaiki kualitas bahan makanan yang dijualnya kepada pihak pemesan untuk pembelian berikutnya. Contoh formulir penerimaan : SURAT PENERIMAAN LAUK PAUK & SAYUR MAYUR Tanggal : - - 20
Check list Nama Barang Satuan Jumlah yang dipesan Jumlah yang diterima Alasan pengembalian

_____________________ Petugas Penerimaan

Analisa SWOT (Penerimaan Bahan Makanan)

Internal Kekuatan (S) Kelemahan (W) Telah terdapat Tidak adanya mekanisme pencatatan spesifikasi pemesanan bahan makanan formulir khusus untuk penerimaan bahan makanan Tidak ada kartu stok bahan makanan

Eksternal Peluang (O) Hambatan (T) Beberapa bahan Bahan makanan makanan yang dipesan tidak sesuai dengan kualitas yang diharapkan datang tepat waktu

Ada petugas yang selalu mengecek bahan makanan yang datang