INDICE

FINALIDAD .......................................................................................................................... 3 CONCEPTOS BSICOS ................................................................................................... 3 ACCIONES GENERALES A DESARROLLAR ............................................................. 8 COORDINACIONES ........................................................................................................... 9 MINISTERIO DE ECONOMA Y FINANZAS ............................................................................. 9 CONTRALORA GENERAL DE LA REPBLICA ...................................................................... 9 OTRAS INSTITUCIONES ....................................................................................................... 9 PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL..9 MODULO: SIAFPA INSTITUCIONAL 9 MODULO: SIAFPA CONTABILIDAD DE INGRESOS.... 13 MODULO: SIAFPA DEUDA PUBLICA 17 MODULO: SIAFPA TESORO N ACIONAL 21 MODULO: SIAFPA PRESUPUESTO - DIPRENA 23 MODULO: SIAFPA CONSOLIDADO .24

INSTRUCTIVO PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL

Las entidades del sector pblico nacional debern efectuar el cierre del ejercicio vigente, el da 31 de diciembre conforme a los trminos del presente instructivo. FINALIDAD 1. El presente instructivo tiene como propsito dotar de una gua que contenga lineamientos bsicos orientados a realizar el proceso del cierre fiscal de la vigencia actual, de manera ordenada y coordinada, y elaborar los Estados Financieros, ejecuciones presupuestarias, e informacin complementaria por cada una de las entidades del Sector Pblico que incluye las de Gobierno Central, Descentralizadas, Entidades Pblicas. 2. Coordinar las acciones de trabajo necesarias con las Direcciones de Presupuesto de la Nacin, Crdito Pblico, Direccin General de Tesorera, Direccin General de Ingresos, Direccin Nacional de Contabilidad / SIAFPA, y Direccin de Tecnologa e Informtica del Ministerio de Economa y Finanzas; Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad y Direccin Nacional de Informtica de la Contralora General de la Repblica y las Direcciones de Administracin y Finanzas de las entidades del Sector Pblico CONCEPTOS BSICOS EJECUCIN DEL PRESUPUESTO: La ejecucin del Presupuesto es el conjunto de decisiones y acciones operativas, administrativas y financieras que se desarrollan para la realizacin de los planes, programas y proyectos establecidos en el Presupuesto General del Estado. La ejecucin del Presupuesto de Ingresos se fundamenta en el concepto de caja, que es la captacin fsica de los recursos financieros, cuya disponibilidad permite la ejecucin del Presupuesto de Gastos. Con el objeto de evaluar la gestin presupuestaria Institucional, la informacin sobre la ejecucin presupuestaria de gastos se elaborar sobre la base del compromiso, el devengado y el pago realizado por todos los bienes y servicios que reciben las instituciones que integran el Sector Pblico

Fases de la Ejecucin del Presupuesto de Gastos La ejecucin del presupuesto de gastos se realiza en tres etapas secuenciales: Compromiso, Devengado y Pago, conceptos que se definen a continuacin: Compromiso Es el registro de la obligacin adquirida por una institucin pblica, conforme a los procedimientos y a las normas establecidas, que conlleva una erogacin a favor de terceros con cargo a la disponibilidad de fondos de la respectiva partida presupuestaria del perodo fiscal vigente, y constituye la compra de bienes o servicios independientemente de su entrega, pago o consumo. Devengado Es el registro de la obligacin de pagar por los bienes o servicios recibidos, entregados por el proveedor, sin considerar el momento en que se consumen. Su registro se har mediante los informes de recepcin de almacn o de servicios. Pago Es el registro de la emisin y entrega de efectivo por caja menuda, cheque o transferencia electrnica de fondos a favor de los proveedores, por los bienes y servicios recibidos. Cierre y Liquidacin del Presupuesto Cierre presupuestario Cierre es la finalizacin de la vigencia presupuestaria anual despus de la cual no se registra recaudacin de ingresos ni se realiza compromiso de gastos con cargo al Presupuesto clausurado. El cierre se realizar el 31 de diciembre del ao vigente. El Ministerio de Economa y Finanzas presentar el informe de cierre a la Comisin de Presupuesto de la Asamblea Nacional para analizar el cumplimiento en la ejecucin del Presupuesto General del Estado, a ms tardar dentro de los sesenta das siguientes al cierre fiscal.

Liquidacin presupuestaria Liquidacin es el conocimiento de los resultados de la ejecucin presupuestaria de la situacin financiera del Sector Pblico. La liquidacin del Presupuesto del ao anterior se realizar hasta el 30 de Abril del ao prximo. Corresponde al Ministerio de Economa y Finanzas, coordinadamente con la Contralora General de la Repblica, realizar la liquidacin del Presupuesto General del Estado, con base en los informes presentados por las entidades pblicas y en la informacin proporcionada por la contabilidad gubernamental.

Reserva de caja Con el propsito de facilitar el cierre del Presupuesto, las instituciones pblicas debern solicitar al Ministerio de Economa y Finanzas reservas de caja, de los compromisos devengados existentes al 31 de diciembre del ao en curso, estos deben ser pagados a ms tardar el ltimo da laborable del mes de abril del siguiente ao. Para el caso de proyectos o cuentas que cubren ms de una vigencia, las instituciones debern incluir en las solicitudes de reserva, solamente los compromisos por pagar durante el ao de la vigencia presupuestaria. Estados Financieros Los Estados Financieros, tambin denominados informes financieros o cuentas anuales, son informes que utilizan las instituciones para reportar la situacin econmica y financiera y los cambios que experimenta la misma a una fecha o perodo determinado. Esta informacin resulta til para la Administracin Pblica. La mayora de estos informes constituye el producto final de la contabilidad y son elaborados de acuerdo a Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados (PCGA), Normas Contables o Normas de Informacin Financiera. La contabilidad por lo general es realizada por Contadores Pblicos Autorizados (CPA) que, deben mantener Idoneidad para ejercer la profesin. Los Estados Financieros representan las herramientas ms importantes con que cuentan el Estado para evaluar situacin financiera en que se encuentran.

Informes presupuestarios Los informes presupuestarios son cuadros que muestran la informacin sobre el marco legal del presupuesto de ingresos y gastos, as como su correspondiente ejecucin. Los informes presupuestarios deben mostrar la ejecucin de ingresos presupuestarios recibidos en caja. La ejecucin presupuestaria de los egresos o gastos deber reflejar los compromisos registrados en la contabilidad presupuestaria a la fecha de presentacin del informe, ajustados los gastos contingentes que se hayan comprometido. Informacin complementaria Es la informacin detallada adicional sobre los rubros contenidos en los Estados Financieros, la misma que tiene como finalidad proveer informacin complementaria para la lectura e interpretacin adecuada de los estados financieros. Consolidacin de la informacin financiera La consolidacin de la informacin financiera constituye el proceso contable utilizado para preparar los Estados Financieros que reflejan la situacin financiera y los resultados obtenidos durante un determinado ejercicio fiscal, correspondiente al Gobierno Central, Instituciones Descentralizadas, Empresas Pblicas (No Financieras), Intermediarios Financieros y Municipios. El proceso de consolidacin se realiza mediante: La adicin de los rubros de la misma naturaleza en cada grupo de instituciones o subsectores, por ejemplo: activos, pasivos, patrimonio neto, ingresos o gastos; La eliminacin de saldos y transacciones entre instituciones o subsectores que se consolidan, y de los saldos de patrimonio de las entidades centrales (que han participado en la formacin del patrimonio de otras entidades adscritas o subsidiarias) que lo hayan registrado como inversiones. Las transacciones objeto de eliminacin son las siguientes: El monto de las inversiones del Gobierno central en cada una de las entidades del sector pblico, y la porcin de patrimonio de ste en cada subsidiaria, se eliminan.

Ventas y compras de bienes realizables o inventarios entre entidades consolidadas se eliminan. El asiento de eliminacin se lleva contra el costo de ventas. Bienes recibidos en pago de deudas entre entidades pblicas, Saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar entre las entidades pblicas Transferencias otorgadas y transferencias recibidas

El proceso de consolidacin de la informacin presupuestaria, incluye la eliminacin de las transferencias intra-sistema o interinstitucionales, es decir, aquellas otorgadas y/o recibidas por las entidades del sector pblico. La eliminacin se registra considerando las partidas presupuestarias de ingresos por transferencias corrientes y de capital, as como las partidas presupuestarias de gastos por transferencias corrientes y de capital. Es preciso aclarar que este proceso de consolidacin, no incluye un nuevo registro formal de esta informacin, ya que este proceso nicamente busca resumir los estados financieros producidos por la contabilidad de cada una de las entidades y organismos del sector pblico elaborados por sus propios sistemas de gestin financiero automatizado. Por tanto, el proceso de consolidacin no involucra el mantenimiento y archivo de documentacin fuente, la elaboracin de asientos contables o cualquier otra cosa que signifique una duplicacin de registros llevados por las entidades. La razn de ser de la consolidacin radica en que esta sirve para expresar la imagen de la situacin financiera y los resultados del sector pblico panameo, como tambin para informar sobre datos econmicos del mismo, cuyo conocimiento tiene marcado inters en el contexto de la economa nacional. Tcnicas de Consolidacin Uniformar el sistema contable, concepto y prcticas contables. Uniformar la presentacin de los Estados Financieros institucionales. Conciliaciones de cuentas recprocas entre las diversas entidades del Grupo. Eliminacin de operaciones entre entidades: * Inversiones en organismos descentralizados vs Hacienda Pblica * Cuentas por cobrar vs Cuentas por pagar * Transferencias corrientes otorgadas vs Transferencias corrientes recibidas

ACCIONES GENERALES A DESARROLLAR a) Planificar en forma coordinada el proceso de cierre presupuestario y contable con la participacin de la Direccin de Presupuesto de la Nacin, Direccin General de Tesorera, Direccin Nacional del SIAFPA, Direccin de Tecnologa e Informtica, y la Direccin Nacional de Contabilidad del Ministerio de Economa y Finanzas; la Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad y Direccin Nacional de Informtica de la Contralora General de la Repblica, as como con la participacin de las Direcciones de Administracin y Finanzas de las instituciones pblicas. b) Evaluar el comportamiento de la ejecucin presupuestaria de ingresos y gastos al 30 de noviembre del ao vigente, para asegurar que la informacin est completa y realizar el seguimiento diario de la ejecucin presupuestaria del mes de diciembre del ao vigente. c) Verificar el grado de cumplimiento en la presentacin de Informes Financieros (Estados Presupuestarios, Estados Financieros e informacin complementaria) por parte de las dependencias ministeriales y de las entidades del sector descentralizado y, en su caso, realizar acciones efectivas a fin de que stas cumplan con la presentacin de sus informes financieros en las fechas establecidas. d) Verificar las conciliaciones efectuadas por las entidades que ejecutan presupuestos financiados con Endeudamiento Externo e Interno, con la Direccin de Crdito Pblico del Ministerio de Economa y Finanzas y el Departamento de Deuda Pblica de la Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad de la Contralora General de la Repblica. e) Verificar la conciliacin de los fondos entregados por la Direccin General de Tesorera a las entidades pblicas por medio del mecanismo de fondos rotativos y de los fondos depositados por las instituciones al Tesoro Nacional por la recaudacin de ingresos de gestin institucional. f) Verificacin de la conciliacin de los ingresos administrados por la Direccin General de Ingresos, y Direccin General de Aduanas, recaudados por medio de los mecanismos establecidos para ser depositados en el Tesoro Nacional. g) Conciliacin de los saldos de las cuentas que han registrado operaciones recprocas o interinstitucionales en el sector pblico nacional, tales como los saldos de cuentas por cobrar versus los saldos de cuentas por pagar.

h) Determinacin del resultado de la ejecucin presupuestaria por el perodo fiscal vigente, con base a la informacin contenida en los Estados Presupuestarios, teniendo en cuenta el registro de ingresos bajo el mtodo de caja y el gasto bajo el mtodo del devengado presupuestario. i) Establecimiento del monto de las reservas de caja para cada entidad del sector pblico, para hacer frente a los compromisos contrados (devengado) durante el ejercicio anterior, y que se encuentren pendientes de pago al 31 de diciembre del ao anterior. j) Determinacin del saldo de caja, despus de efectuar la deduccin de las reservas de caja necesarias, el mismo que ser aplicado en el prximo ejercicio presupuestario. k) Presentacin de los estados presupuestarios consolidados respetando las distintas clasificaciones del contenido presupuestario. l) Presentacin de los Estados Financieros consolidados por sectores institucionales acompaados de sus respectivas notas. Incluye el Estado de Tesorera y el Estado de la Deuda Pblica. m) Las entidades pblicas ejecutarn el cierre presupuestario y contable de manera simultnea el da 31 de diciembre del ao vigente. No obstante los ajustes contables propios de un cierre fiscal podrn ejecutarse hasta el da 11 de enero del ao prximo, en forma improrrogable, para lo cual el SIAFPA permanecer activo exclusivamente para este efecto. COORDINACIONES Ministerio de Economa y Finanzas Direccin de Presupuesto de la Nacin Direccin General de Tesorera Direccin de Crdito Pblico Direccin General de Ingresos Direccin Nacional de Contabilidad / SIAFPA Direccin de Tecnologa e Informtica Contralora General de la Repblica Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad Direccin Nacional de Informtica Otras instituciones Direcciones de Administracin y Finanzas de las Instituciones del sector pblico. Banco Nacional de Panam.
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PROCEDIMIENTOS PARA EL CIERRE DEL EJERCICIO FISCAL MDULO: SIAFPA INSTITUCIONAL

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre Las entidades estn obligadas a observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecida tanto para el aspecto presupuestario como para el contable. Paso No. 2: Coordinacin interna La Direccin de Administracin y Finanzas de cada entidad ser la encargada de realizar las coordinaciones necesarias para que las reas de compras y proveedura, presupuesto, tesorera y contabilidad, efecten las acciones que les corresponda para posibilitar el cierre de manera organizada. Paso No. 3: Revisin de la informacin presupuestaria y financiera Es requisito importante e indispensable la revisin de los informes presupuestarios y financieros antes de proceder al cierre para garantizar su integridad y confiabilidad. Incluye la verificacin del estado de trmite en que se encuentran los distintos documentos fuente que requieren ser procesados en el mes de diciembre del ao vigente. El anlisis se centrar en los siguientes aspectos: Anlisis y revisin de la Informacin presupuestaria: - Estado de contratos por ejecutar - Compromisos pendientes de devengado - Compromisos devengados pendientes de pago Anlisis y revisin de la informacin financiera - Forma y contenido de los Estados Financieros, segn lo establecido en los reglamentos para la preparacin de informacin financiera. - Movimientos y saldos de las cuentas del mayor general - Movimientos y saldos de las cuentas auxiliares (tablas relacionadas) - Revisin de los plazos para la presentacin por parte de las dependencias de documentos fuente materia de contabilizacin (ejemplo: Recepciones de bienes en el Almacn). - Revisin del registro completo de transferencias recibidas del Tesoro Nacional - Revisin del registro de remesas internas de bienes y fondos entre la sede ministerial y sus dependencias

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Inventarios y conciliaciones - Inventario de bienes en los almacenes - Inventario de activo fijo - Conciliacin de cuentas corrientes bancarias - Conciliacin de cuentas por cobrar - Conciliacin de cuentas por pagar - Conciliacin de inversiones - Conciliacin de cuentas de enlace: Traspasos y remesas (Conciliacin de las gestiones de cobro tramitadas al Tesoro Nacional y pendientes de pago al 31 de diciembre del ao vigente)

Paso No. 4: Completar registros pendientes Las entidades podrn efectuar los registros pertinentes para completar la informacin presupuestaria y financiera hasta una hora antes de ejecutarse el cierre. Una vez realizada esta tarea, la informacin debe ser nuevamente revisada para proceder a ejecutar el cierre con la certeza de que todos los datos procesados son los correctos. Paso No. 5: Revisin de los Estados Presupuestarios y preparacin del Balance de Comprobacin al 31 de diciembre del ao vigente. Los Estados Presupuestarios deben ser revisados en cuanto al marco legal del presupuesto y la ejecucin al 31 de diciembre del ao vigente. La revisin implica verificar el monto del Presupuesto Ley y las modificaciones o reformas presupuestarias. La revisin de la ejecucin presupuestaria se refiere a las distintas manifestaciones de compromiso, devengado y pagado, con el propsito de establecer las reservas de caja por las obligaciones devengadas. Paso No. 6: Preparacin de los Asientos de Regularizacin Patrimonial En base a la informacin de saldos debidamente ajustados se hace el proceso de registro de los Asientos de Regularizacin Patrimonial por parte del sistema. Traslado de los saldos acreedores de las cuentas transitorias (clase 9) han registrado recepcin de fondos, bienes y documentos valorados, cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional. Traslado de los saldos deudores de las cuentas transitorias (clase 9) han registrado entregas de fondos, bienes y documentos valorados, cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional. que a la que a la

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Paso No. 7: Preparacin de Asientos de determinacin de resultados de Presupuesto, resultado de operacin y resultado del ejercicio. a) Determinacin del resultado de presupuesto Traslado del saldo de las cuentas de la clase 7, al cierre del ejercicio a la cuenta 97 Resultado del presupuesto. Traslado, del saldo acreedor de la cuenta 913 Gastos corrientes presupuestarios aplicados a cuentas financieras y cuenta 914 Gastos de capital presupuestarios aplicados a cuentas financieras, a la cuenta 97 Resultados de presupuesto. Traslado del saldo de las cuentas de la clase 8, al cierre del ejercicio. Traslado, del saldo deudor de la cuenta 911 Ingresos corrientes presupuestarios aplicados a cuentas financieras, y la cuenta 912 Ingresos de capital presupuestarios aplicados a cuentas financieras, a la cuenta 97 Resultado del presupuesto. Determinacin del Resultado de Operacin. Traslado de los saldos deudores, al cierre del ejercicio de las cuentas de la clase 5 Gastos de gestin y, el saldo deudor de la cuenta 62 Liberaciones, incentivos y devoluciones tributarias, a la cuenta 98 Resultado de Operacin. Traslado de los saldos acreedores, al cierre del ejercicio de las cuentas de la clase 6 Ingresos de gestin a la cuenta 98 Resultado de Operacin. Determinacin del Resultado del Ejercicio. Traslado del saldo deudor de la cuenta 98 Resultado de Operacin a la cuenta 99 Resultados del Ejercicio. Traslado del saldo deudor de la cuenta 58 Gastos extraordinarios y de ejercicios anteriores a la cuenta 99 Resultados del Ejercicio. Traslado del saldo acreedor de la cuenta 98 Resultados de operacin a la cuenta 99 Resultados del ejercicio. Traslado del saldo acreedor de la cuenta 68 Ingresos extraordinarios y de ejercicios anteriores a la cuenta 99 Resultado del ejercicio.
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b) -

c) -

El traslado del dficit del ejercicio a la cuenta 49 Resultados acumulados. Traslado del supervit del ejercicio a la cuenta 49 Resultados acumulados

Paso No. 8: Preparacin de los Estados Financieros, Estados Presupuestarios, e informacin complementaria. En base a la informacin contenida en el balance constructivo se elabora los estados financieros siguientes: - Balance General - Estado de Resultados - Estado de Cambios en el Patrimonio Neto - Estado de Flujos de Efectivo Los Estados Presupuestarios se elaborarn en base a la informacin contenida en los auxiliares presupuestarios, siguiendo la clasificacin del contenido presupuestario, mostrando la comparacin del presupuesto modificado del ejercicio con la ejecucin presupuestaria, ajustado los compromisos contingentes. Paso No. 9: Ejecutar la opcin del cierre por medio del SIAFPA Las oficinas de Presupuesto, y de Contabilidad de las instituciones pblicas que cuentan con el sistema debern ejecutar las siguientes opciones, segn corresponde: a) Mdulo de Presupuesto: Siafpa/ministerios/presupuesto/cierre del mes de proceso b) Mdulo de Contabilidad - Siafpa/proceso de cierre y reapertura / cierre del ao preliminar - Siafpa/proceso de cierre y reapertura / cierre del ao definitivo

MDULO: SIAFPA CONTABILIDAD DE INGRESOS

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre Observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecidas tanto para el aspecto presupuestario como para el contable.

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Paso No. 2: Coordinaciones La Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad ser la encargada de realizar las coordinaciones necesarias con la Direccin General de Ingresos para contar con la informacin correspondiente en forma completa y oportuna y tambin con las Direcciones de Administracin y Finanzas de la entidades del gobierno central por los ingresos de gestin institucional y posibilitar el cierre de manera organizada. Paso No. 3: Revisin de la informacin presupuestaria y financiera Es requisito importante e indispensable la revisin de los Informes Presupuestarios y Financieros antes de proceder al cierre para garantizar su integridad y confiabilidad. Incluye la verificacin del estado de trmite en que se encuentran los distintos documentos fuente que requieren ser procesados desde el punto de vista presupuestario y contable en el mes de diciembre. Anlisis y revisin de la Informacin presupuestaria: Presupuesto modificado (traslados, redistribucin y crditos adicionales) y ejecucin, siguiendo las clasificaciones presupuestarias de ingresos. Anlisis y revisin de la informacin financiera Forma y contenido de los Estados Financieros, segn lo establecido en los reglamentos para la preparacin de informacin financiera. Movimientos y saldos de las cuentas del mayor general Movimientos y saldos de las cuentas auxiliares Movimientos y saldos de las cuentas auxiliares relacionadas Revisin de los plazos de presentacin de los documentos para el proceso contable. Revisin del registro completo de traspaso de fondos al Tesoro Nacional Conciliaciones: Conciliacin de cuentas por cobrar Conciliacin de cuentas de enlace: Traspasos y remesas Conciliacin de cuentas por pagar Conciliacin de Certificados Tributarios por Pagar Conciliacin de Remesas en Trnsito Conciliacin de los valores y documentos emitidos y recibidos (timbres fiscales y pasaportes), boletos, timbres, paz y salvo nacional e inmueble, tabla de retencin.

Paso No. 4: Completar registros pendientes

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Completar la informacin presupuestaria y financiera antes de ejecutarse el cierre. Una vez realizada esta tarea, la informacin debe ser nuevamente revisada para proceder a ejecutar el cierre con la certeza de que todos los datos son los correctos. Paso No. 5: Revisin de los Estados Presupuestarios y preparacin del Balance de Comprobacin al 31 de diciembre del ao vigente.

La revisin implica verificar el monto del Presupuesto Ley de ingresos y las modificaciones o reformas presupuestarias. La revisin de la ejecucin presupuestaria se refiere a la recaudacin u obtencin de los fondos al 31 de diciembre del ao vigente, as como el movimiento de las cuentas y saldos de las cuentas financieras. Paso No.6: Ejecutar el cierre mensual al 31 de diciembre del ao vigente por medio del SIAFPA. La Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad ejecutar las siguientes opciones: a) SIAFPA/ Contabilidad de Ingresos/ Cierre Contable Mensual/ Cierre Contable del Mes (Preliminar) b) SIAFPA/ Contabilidad de Ingresos/ Cierre y Apertura de Ingresos/ Cierre de Mes (Presupuestario) c) SIAFPA/ Contabilidad de Ingresos/ Cierre Contable Mensual/ Cierre Contable del Mes (Definitivo) Paso No. 7: Preparacin Patrimonial de los Asientos de Regularizacin

En base a la informacin de saldos debidamente ajustados se procede al registro de los siguientes asientos de regularizacin patrimonial por parte del sistema. Traslado de los saldos deudores y acreedores de las cuentas transitorias (clase 9) que han registrado envo y traspaso de fondos, bienes y documentos valorados a la cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional.

Paso No. 8: Preparacin de Asientos de Determinacin de Resultados de Presupuesto, Resultado de Operacin y Resultado del Ejercicio. a) Determinacin del Resultado de Presupuesto

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Traslado del saldo de las cuentas de la clase 8, al cierre del ejercicio. A la cuenta 97 Resultados del Presupuesto Traslado, del saldo deudor de la cuenta 911 Ingresos corrientes presupuestarios aplicados a cuentas financieras, y la cuenta 912 Ingresos de capital presupuestarios aplicados a cuentas financieras, a la cuenta 97 Resultado del Presupuesto. b) Determinacin del Resultado de Operacin.

Traslado del saldo deudor de la cuenta 62 Liberaciones, incentivos y devoluciones tributarias, y de la clase 5 Gastos de gestin (excepto la cuenta 58) a la cuenta 98 Resultado de Operacin. Traslado de los saldos acreedores de las cuentas de la clase 6 Ingresos de gestin a la cuenta 98 Resultado de operacin.

c) Determinacin del Resultado del Ejercicio Traslado del saldo deudor de la cuenta 58 Gastos extraordinarios y de ejercicios anteriores a la cuenta 99 Resultados del ejercicio. Traslado del saldo acreedor de la cuenta 68 Ingresos extraordinarios y de ejercicios anteriores a la cuenta 99 Resultado del ejercicio. Traslado del saldo acreedor de la cuenta 98 Resultados de operacin a la cuenta 99 Resultados del ejercicio. Traslado del Acumulados. supervit del ejercicio a la cuenta 49 Resultados

Paso No. 9: Preparacin de los Estados Financieros, Estados Presupuestarios, e informacin complementaria. En base a la informacin del Balance Constructivo se elabora los estados financieros siguientes: Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo

Los Estados Presupuestarios se elaborarn en base a la informacin contenida en los auxiliares presupuestarios, siguiendo la clasificacin del

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contenido presupuestario, mostrando la comparacin modificado del ejercicio con la ejecucin presupuestaria. Paso No.10: Ejecutar el cierre a travs del SIAFPA

del

presupuesto

La Direccin de Mtodos y Sistema de Contabilidad ejecutar las siguientes opciones: a) SIAFPA/ Contabilidad de Ingresos/ Proceso de Cierre y Reapertura Anual b) SIAFPA/ Contabilidad de Ingresos/ Cierre de Ao (Comprobantes de Cierre de la cuenta Traspaso de Fondos Tesoro Nacional, Cierre de cuentas de ingresos y gastos de gestin , cierre de cuentas presupuestarias) Paso No.11: Ejecutar la reapertura a travs del SIAFPA. La Direccin de Mtodos y Sistema de Contabilidad ejecutar las siguientes opciones: a) SIAFPA/ Contabilidad reapertura de ao de Ingresos / Reapertura de Ao/ Generar

MDULO: SIAFPA DEUDA PBLICA

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre Observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecida tanto para el aspecto presupuestario como para el contable. Paso No. 2: Coordinaciones La Direccin de Mtodos y Sistemas de Contabilidad ser la encargada de realizar las coordinaciones con la Direccin de Crdito Pblico y las Direcciones de Administracin y Finanzas de las entidades pblicas para posibilitar el cierre de manera organizada.

Paso No. 3: Revisin de la informacin presupuestaria y financiera

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Es requisito importante e indispensable la revisin de los Informes Presupuestarios y Financieros antes de proceder al cierre para garantizar su integridad y confiabilidad. Incluye la verificacin del estado de trmite en que se encuentran los distintos documentos fuente que requieren ser procesados en el mes de diciembre del ao vigente. Anlisis y revisin de la Informacin presupuestaria: Compromisos pendientes de devengado Compromisos devengados pendientes de pago Anlisis y revisin de la informacin financiera Forma y contenido de los Estados Financieros, segn lo establecido en los reglamentos para la preparacin de informacin financiera. Movimientos y saldos de las cuentas del mayor general Movimientos y saldos de las cuentas auxiliares Revisin de plazos para la presentacin de documentos fuente materia de contabilizacin. Revisin del registro completo de transferencias recibidas del Tesoro Nacional Conciliaciones: Cuentas por cobrar y Cuentas por pagar a corto y largo plazo Cuentas de enlace: Traspasos y remesas

Paso No. 4: Completar registros pendientes Efectuar los registros pertinentes para completar la informacin presupuestaria y financiera antes de ejecutarse el cierre. Una vez realizada esta tarea, la informacin debe ser nuevamente revisada para proceder a ejecutar el cierre con la certeza de que todos los datos son los correctos. Es importante prever que los registros por desembolsos de prstamos que conllevan afectacin presupuestaria de ingresos en el Mdulo de Deuda Pblica, se realicen oportunamente, para lo cual se deber gestionar que los documentos fuente sustentadores sean recibidos antes de la fecha del cierre.

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Paso No. 5: Revisin de los Estados Presupuestarios y preparacin del Balance de Comprobacin al 31 de diciembre del ao vigente. Los Estados Presupuestarios deben ser revisados en cuanto al marco legal del presupuesto y la ejecucin al 31 de diciembre del ao vigente. La revisin implica verificar el monto del Presupuesto Ley, las modificaciones o reformas presupuestarias y la ejecucin correspondiente en el pliego de ingresos y gastos. El Balance de Comprobacin debe ser revisado considerando el movimiento y saldos de cada una de las cuentas financieras y presupuestarias. Paso No. 6: Preparacin de Patrimonial los Asientos de Regularizacin

En base a la informacin de saldos debidamente ajustados se procede al registro de los siguientes Asientos de Regularizacin Patrimonial por parte del sistema. Traslado de los saldos acreedores de las cuentas transitorias (clase 9) que han registrado recepcin de fondos, bienes y documentos valorados a la cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional. Traslado de los saldos deudores de las cuentas transitorias (clase 9) que han registrado entregas de fondos, bienes y documentos valorados a la cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional.

Paso No. 7: Preparacin de Asientos de Determinacin de Resultados de Presupuesto, resultado de operacin y resultado del ejercicio. a) Determinacin del resultado de presupuesto Traslado del saldo de las cuentas de la clase 7, al cierre del ejercicio a la cuenta 97 Resultado del presupuesto. Traslado, del saldo acreedor de la cuenta 913 Gastos corrientes presupuestarios aplicados a cuentas financieras y cuenta 914 Gastos de capital presupuestarios aplicados a cuentas financieras a la cuenta 97 Resultados de presupuesto. Traslado del saldo de las cuentas de la clase 8, al cierre del ejercicio. Traslado, del saldo deudor de la cuenta 911 Ingresos corrientes presupuestarios aplicados a cuentas financieras, y la cuenta 912 Ingresos
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de capital presupuestarios aplicados a cuentas financieras, a la cuenta 97 Resultado del presupuesto. b) Determinacin del Resultado de Operacin. Traslado de los saldos deudores, al cierre del ejercicio de las cuentas de la clase 5 Gastos de gestin a la cuenta 98 Resultado de Operacin.

c) Determinacin del Resultado del Ejercicio Traslado del saldo deudor de la cuenta 58 Gastos extraordinarios y de ejercicios anteriores a la cuenta 99 Resultados del Ejercicio. El traslado del dficit del ejercicio a la cuenta 49 Resultados acumulados.

Paso No. 8: Preparacin de los Estados Financieros, Estados Presupuestarios, e informacin complementaria. En base a la informacin del Balance Constructivo se elabora los Informes Financieros siguientes: Balance General Estado de Resultados Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo Estado de la Deuda Pblica

Los Estados Presupuestarios se elaborarn en base a la informacin contenida en los auxiliares presupuestarios, siguiendo la clasificacin del contenido presupuestario, mostrando la comparacin del presupuesto modificado del ejercicio con la ejecucin presupuestaria tanto en el pliego de ingresos como de gastos. Paso No. 9: Ejecutar el cierre por medio del SIAFPA. La Direccin de Mtodos y Sistema de Contabilidad ejecutar las siguientes opciones: Siafpa/deuda/presupuesto/cierre del mes

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MDULO: SIAFPA TESORO NACIONAL

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre Observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecidas. Paso No. 2: Coordinaciones La Direccin General de Tesorera del Ministerio de Economa y Finanzas ser la encargada de realizar las coordinaciones necesarias con todas las entidades vinculadas con las operaciones del Tesoro Nacional, para posibilitar el cierre de manera ordenada. Paso No. 3: Revisin de la informacin financiera Es requisito importante e indispensable la revisin de los Informes Financieros antes de proceder al cierre para garantizar su integridad y confiabilidad. Incluye la verificacin del estado de trmite en que se encuentran los distintos documentos fuente que requieren ser procesados en el mes de diciembre del ao vigente. Anlisis y revisin de la informacin financiera Forma y contenido de los Estados Financieros, segn lo establecido en los reglamentos para la preparacin de informacin financiera. Movimientos y saldos de las cuentas del mayor general Movimientos y saldos de las cuentas auxiliares tablas relacionadas Revisar los plazos perentorios para la recepcin de documentos fuente materia de contabilizacin. Registro completo de transferencias recibidas y otorgadas por el Tesoro Nacional Conciliacin de cuentas corrientes bancarias Conciliacin de cuentas por pagar Conciliacin de inversiones Conciliacin de los saldos de las cuentas del mayor general con los saldos de las cuentas auxiliares Conciliacin de cuentas de enlace: Traspasos y remesas (Conciliacin de las gestiones de cobro recibidas de las entidades y pendientes de pago al 31 de diciembre del ao vigente)

Paso No. 4: Completar registros pendientes Efectuar los registros pertinentes para completar la informacin financiera hasta antes de ejecutarse el cierre. Una vez realizada esta tarea, la informacin debe ser nuevamente revisada para proceder a ejecutar el cierre con la certeza de que todos los datos son los correctos.
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Paso No. 5:

Preparacin y revisin del Balance de Comprobacin al 31 de diciembre del ao vigente.

La revisin del Balance de Comprobacin consiste en la verificacin de los movimientos y saldos de cada una de las cuentas con el fin de identificar su correccin y en caso de errores proceder a la correccin de los mismos para la formulacin del Balance Constructivo al 31 de diciembre del ao vigente. Paso No. 6: Preparacin de los Patrimonial Asientos de Regularizacin

En base a la informacin de saldos debidamente ajustados se procede al registro de los siguientes asientos de regularizacin patrimonial. Traslado de los saldos acreedores de las cuentas transitorias (clase 9) que han registrado recepcin de fondos, bienes y documentos valorados a la cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional. Traslado de los saldos deudores de las cuentas transitorias (clase 9) que han registrado entregas de fondos, bienes y documentos valorados a la cuenta 41 Hacienda Pblica Adicional. Preparacin de los complementaria. Estados Financieros e informacin

Paso No. 7:

En base a la informacin del Balance Constructivo se elabora los Estados Financieros siguientes: Balance General Estado de Cambios en el Patrimonio Neto Estado de Flujos de Efectivo

MDULO: SIAFPA PRESUPUESTO - DIPRENA

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre Observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecida para el aspecto presupuestario. Paso No. 2: Coordinaciones

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La Direccin de Presupuesto de la Nacin ser la encargada coordinaciones necesarias con las entidades vinculadas para informacin correspondiente en forma oportuna y completa gastos presupuestarios y posibilitar el cierre de manera coordinada. Paso No. 3: Revisin de la informacin presupuestaria

de realizar las contar con la de ingresos y organizada y

Es requisito importante e indispensable la revisin de los informes presupuestarios antes de proceder al cierre para garantizar su integridad y confiabilidad. Incluye la verificacin del estado de trmite en que se encuentran los distintos documentos fuente que requieren ser procesados y concluir con las autorizaciones pertinentes de las modificaciones presupuestarias en todas sus formas. En consecuencia el anlisis deber centrarse en lo siguiente: Anlisis y revisin de la Informacin presupuestaria: Presupuesto modificado de ingresos y gastos y su correspondiente ejecucin, siguiendo las clasificaciones presupuestarias establecidas. Revisin de los plazos de presentacin y trmite de documentos para la autorizacin de reformas presupuestarias.

Paso No. 4: Completar el trmite de las autorizaciones pendientes de reformas presupuestarias Completar la informacin presupuestaria antes de ejecutarse el cierre. Una vez realizada esta tarea, la informacin debe ser nuevamente revisada para proceder a ejecutar el cierre con la certeza de que todos los datos son los correctos. Paso No. 5: Revisin de los Estados Presupuestarios diciembre del ao vigente. al 31 de

La revisin implica verificar el monto del Presupuesto Ley de ingresos y gastos, las modificaciones o reformas presupuestarias, as como tambin la ejecucin de ingresos y gastos presupuestarios.

MDULO: SIAFPA CONSOLIDADO

Paso No. 1: Observar la fecha y hora de cierre Observar en forma estricta la fecha y hora de cierre establecidas tanto para el aspecto presupuestario como para el contable.
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Paso No. 2: Coordinaciones La Direccin Nacional de Contabilidad, del Ministerio de Economa y Finanzas ser la encargada de realizar las coordinaciones necesarias para que todas las entidades del sector pblico efecten las acciones que les correspondan para contar con la informacin presupuestaria y contable en forma confiable y oportuna. Paso No. 3: Revisin de la informacin financiera Es requisito importante e indispensable la revisin de los Informes Financieros, antes de que se proceda a cerrar los mdulos del SIAFPA para garantizar su integridad. Paso No. 4: Observar el proceso de consolidacin de informacin presupuestaria y financiera El Sistema Integrado de Administracin Financiera de Panam SIAFPA, como un sistema nico de informacin y de aplicacin general en todas las instituciones del sector pblico, tiene como objetivo lograr, entre otros, la agregacin y consolidacin de la informacin proveniente de los diferentes organismos del sector pblico. El mdulo Consolidado del SIAFPA es el componente del sistema que se encarga de la obtencin de los datos de la ejecucin financiera de las instituciones pblicas del pas. Agrega y consolida informacin produciendo Estados Financieros y Presupuestarios Consolidados. El proceso de eliminacin o "neteo" de operaciones financieras interinstitucionales o recprocas est diseado para considerar todas las relaciones financieras entre las instituciones, incluido el Tesoro Nacional. Consecuentemente, el componente permite obtener estados financieros consolidados, cualquiera sea la definicin del mbito de instituciones que se incluyan en el proceso de consolidacin y la consiguiente presentacin de consultas e informes al nivel que el usuario final demande. A partir de la informacin procesada en cada una de las instituciones pblicas, se realiza la preparacin de los informes presupuestarios y financieros consolidados del sector pblico en su conjunto. En el grfico No. 1 se muestra el proceso de consolidacin consecutiva de la informacin financiera que debe observarse.

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GRAFICO No. 1

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Paso No. 5: Eliminacin de transacciones financieras vinculadas Es indispensable realizar las eliminaciones de las transacciones recprocas siguientes: a) El monto de las inversiones del gobierno central en cada una de las entidades del sector pblico, y la porcin de Patrimonio en cada entidad, se elimina; b) Ventas y compras de bienes realizables o inventarios entre entidades consolidadas se eliminan. El asiento de eliminacin se lleva contra el costo de ventas; c) Bienes recibidos en pago de deudas entre entidades pblicas; d) Saldos de cuentas por cobrar y cuentas por pagar entre entidades pblicas; e) Transferencias otorgadas y transferencias recibidas. Paso No. 6: Eliminacin de transacciones presupuestarias vinculadas Es indispensable realizar las eliminaciones de las transacciones recprocas siguientes: a) Gastos por transferencias corrientes del gobierno central se eliminan con los ingresos por transferencias corrientes de las entidades del sector descentralizado b) Gastos por transferencias de capital del gobierno central se eliminan con los ingresos por transferencia de capital de las entidades del sector descentralizado. c) Ingresos por transferencias corrientes del gobierno central se eliminan con los gastos por transferencias corrientes del sector descentralizado d) Ingresos por transferencias de capital del gobierno central se eliminan con los gastos por transferencia de capital del sector descentralizado. Paso No. 7: Revisin de la informacin presupuestaria y financiera del Gobierno Central Teniendo en cuenta que la informacin proveniente de las entidades del Gobierno Central es replicada automticamente en el Mdulo Consolidado, esta informacin debe ser revisada comparando con la informacin procesada en cada una de las entidades del gobierno central, con el propsito de garantizar que la informacin consolidada sea la correcta.

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Paso No. 8: Observar el proceso de integracin y consolidacin de la informacin del sector Descentralizado por la modalidad de Interfaz La modalidad de Interfaz constituye el proceso formal a travs del cual el gobierno podr integrar y consolidar la informacin contenida en los Estados Financieros y Presupuestarios de las entidades del sector descentralizado que actualmente cuentan con sistemas automatizados para apoyar su gestin financiera. El SIAFPA automatiza la agregacin y consolidacin de los datos a travs de interfaces con otros sistemas integrados de administracin financiera con que cuentan actualmente las entidades del grupo de Instituciones Descentralizadas, Empresas Pblicas, e Intermediarios Financieros, cuya informacin se consolida segn los procedimientos y prcticas contables, observando el proceso contable de consolidacin consecutiva. La informacin materia de integracin y consolidacin se refiere a los conceptos o rubros contenidos en los Estados Financieros y las partidas presupuestarias de ingresos y gastos, segn las clasificaciones del contenido presupuestario, a travs de formatos uniformes preestablecidos. Paso No. 9: Uso de los formatos uniformes para la Interfaz La forma y contenido de los estados financieros y presupuestarios se refieren a los establecidos en los Reglamentos para la Preparacin de Informacin Financiera, aprobados a travs de los Decretos No. O4 y 355, para el Gobierno Central, Instituciones Pblicas, y Empresas Pblicas No Financieras, respectivamente. Para el grupo de Intermediarios Financieros se consideran los Estados Financieros producidos de acuerdo a las regulaciones y prcticas de preparacin y presentacin de Estados Financieros para este grupo institucional. Paso No. 10: Ejecutar el Integrador SIAFPA Este paso comprende la ejecucin de la opcin del Integrador SIAFPA como una herramienta construida para que las Instituciones Pblicas que no cuentan con el SIAFPA Institucional, sino con sus propios sistemas automatizados de administracin financiera puedan integrar a travs de archivos planos la informacin de los Estados Financieros, Ejecucin Presupuestaria y de los movimientos de eliminaciones de las transacciones interinstitucionales.

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Por ningn motivo ser permitido incorporar informacin de una dependencia ministerial una vez efectuado el cierre. Paso No. 11: Preparacin y presentacin de los Informes Financieros Consolidados La fase final del proceso comprende la preparacin de los siguientes informes financieros: I Informes Financieros por grupos institucionales: a) Estados Financieros integrados del Gobierno central b) Estados Financieros integrados del grupo de instituciones descentralizadas c) Estados Financieros integrados de las empresas pblicas (no financieras) d) Estados Financieros integrados de los intermediarios financieros e) Estados Financieros integrados de los municipios f) Estados Presupuestarios integrados del gobierno central II Informes Financieros del sector pblico a) Estado Financieros consolidados (Balance General, Estado de Resultado y Cambio en el Patrimonio Neto) b) Estados Presupuestarios consolidados (Gastos e Ingresos)

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