Teora de

Desarrollo y Gestin de los Sistemas de Informacin en la Empresa

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999).

TEMA 1. Gestin de los sistemas de informacin. Perspectivas histricas.

La perspectiva actual de la informtica orientada a la empresa, difiere mucho de la visin de hace unos 10 aos. Esto se debe principalmente a dos factores: Mejoras tecnolgicas. Mayor aplicacin de la informtica a las tareas de la empresa. En paralelo al campo tecnolgico debera haberse dado un cambio en el papel del informtico a la empresa, pero esto no ha tenido lugar. El informtico suele estar muy orientado a la programacin, a tratar con sistemas transaccionales. Hoy el informtico gestiona los sistemas de informacin crticos de la empresa, pero tambin tiene que asumir la gestin de los recursos de la empresa. En teora la ofimtica no es cuestin del personal informtico, pero alguien lo tiene que gestionar. El papel del personal informtico en la empresa es o est orientado a gestionar las tecnologas basadas en ordenador, incluye los sistemas transaccionales, decisionales y comunicaciones. La evolucin de la informtica est vista segn dos visiones: La de DAHLBOM y la de RAM RAMESH. VISIN DE DAHLBOM Se pueden definir 4 etapas: El inicial en los aos 50, donde los ordenadores eran grandes calculadoras. Tienen el uso restringido para uso militar y cientfico. En los aos 60 aparecen los primeros miniordenadores. Se empiezan a usar como sistema de informacin. En los aos 70/80. Hay un desplazamiento hacia los entornos grficos y despus hacia las redes y el trabajo en grupo. Se promueve la innovacin. Aos 90. Hay una evolucin de las tecnologas de la informacin hacia la comunicacin. Se produce la digitalizacin del mundo. Cambios Hemos pasado de preocuparnos de los sistemas de informacin a preocuparnos de algo ms genrico, las tecnologas de informacin. Pasar de sistemas de informacin a tecnologas de la informacin se traduce en pasar de gestin del sistema, al uso (gestin) de la tecnologa. Hay 4 visiones sucesivas o coexistentes segn DAHLBOM: HERRAMIENTA. Es la ms distante. Esto implica que el desarrollo tecnolgico en general es proporcional al desarrollo de las herramientas. Las tecnologas cambian la vida de mucha gente. SISTEMA. Son infraestructuras que posibilitan la actividad normal. INTERFAZ. Implica asumir la conexin con el entorno a travs de la tecnologa. MEDIO. Las tecnologas se ven como el medio para conectar a la gente. Sugiere que las formas de pensar respecto a los ordenadores han ido cambiando constantemente. En los aos 50 no est arraigada en la sociedad. En los 60 se considera una herramienta. En los 70/80 es un sistema ms un interfaz. En los 90 es un medio.

Se puede clasificar la sociedad en los siguientes aspectos: la dcada de los 70 es una sociedad de informacin, la de los 80 es una sociedad de diseo y la de los 90 es una sociedad de comunicacin.

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VISIN DE RAM RAMESH

Considera 4 etapas: 1. MAINFRAME. Aos 60/70.Sistemas centralizados con toda la capacidad de datos con acceso a terminales no inteligentes. 2. MICROCOMPUTADORES. Aos 70-80 3. SISTEMAS DE INFORMACIN DISTRIBUIDOS. Aos 80-90 4. UBICUO. En todas partes. Hay una ruptura entre las etapas anteriores y la actual. Una informtica montada como sea dentro de la misma empresa a una informtica conectada con el exterior. Tecnologas dominantes segn las etapas anteriores: MAINFRAME MINICOMPUTADORES Redes cliente/servidor. Redes no estructuradas (conectividad)

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Objetivos por etapas: Automatizar. Eficacia individual/grupo. Transformacin o rediseo de la empresa. Los sistemas distribuidos (redes Cliente-Servidor) permite hacer cosas que los anteriores no permiten. Se distribuyen los distintos procesos donde queramos. 4. Creacin de valor. Las tecnologas de la informacin pasara a un primer plano de la empresa. 1. 2. 3. Localizacin del uso, dnde se utiliza: El uso de ordenadores o tecnologas es totalmente centralizado. Sugiere el uso a travs de los microordenadores, se expande a travs de la empresa, las personas no pueden desplazarse desde su despacho. 3. La utilizacin no queda restringida al despacho hay una posibilidad de acceso remoto. 4. Ser una etapa en el que el uso no se localiza en ninguna parte en concreto. Los usuarios segn las etapas son: Para los mainframe son los ESPECIALISTAS. Slo los que tienen una dedicacin especfica con la informtica. El resto que no es informtico, no tendra contacto con el ordenador. 2. Para los microcomputadores son los ANALISTAS DE EMPRESA. Con los microordenadores se pone al alcance de gente no especializada con una cierta preparacin, recursos informticos. 3. Para los sistemas informticos distribuidos son los DIRECTIVOS. En los 80 los conocimientos bsicos de informtica no son de pocos, sino la parte ms dinmica de la sociedad se involucra en el tema. El desarrollo de interfaz grfico han ido creciendo y se maneja ms fcilmente. 4. Para la ubicuidad son TODOS (el usuario se generaliza). 1. Los niveles de informacin que procesan las tecnologas son: Datos, que es el nivel bsico. Anlisis, herramienta para procesar los datos. Informacin, circulacin de los datos elaborados. Conocimiento, seleccin de la informacin a recibir. Localizacin fsica de uso de la tecnologa de la informacin. En mainframe es el COMPUTER ROOM. En microcomputadores es el DESPACHO u OFICINA. En los sistemas distribuidos es la LOCALIZACIN REMOTA. En la ubicuidad es la UBICUA (por todas partes).

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). Gestin de la informacin en la empresa: 1. 2. 3. 4. Centralizacin. Toda la informacin est en el mismo sitio. Islas de automatizacin. Las tareas no estn integradas con las de otros usuarios. Distribucin e integracin. Procesamiento cooperativo.La diferencia entre el anterior reside en el aspecto jerarquizado

TEMA 2. Temas clave en la gestin de los sistemas de informacin.

TEMA CLAVE 1980 Este primer trabajo consisti en una encuesta estructurada a directivos de sistemas de informacin. Se les pregunt cuales eran los temas ms importantes en cuanto a los sistemas de informacin en la empresa. Y los temas que propusieron fueron: Integracin y planificacin de los sistemas de informacin a largo plazo. En estos aos empieza a preocupar que la evolucin de los sistemas de informacin no sea anrquica. Medicin de la eficacia en la direccin de los sistemas de informacin. Empieza a preocupar que los sistemas de informacin estn bien gestionados. Preocupa que los sistemas de informacin y su gestin tengan un nivel equivalente a otro departamento de la empresa. Impacto de las comunicaciones en la gestin de los sistemas de informacin. En esta poca la gente era consciente que los problemas de la comunicacin era cuestin de los informticos. Decission support systems. En estos aos se empiezan a usar los sistemas decisionales (los primeros que se integraban en las empresas) Entorno de trabajo futuro para los directivos. Los directivos, por lo general, no son usuarios informticos, son usuarios de los listados que proporcionan los ordenadores. Se plantea que los nuevos sistemas decisionales que se estaban integrando fueran gestionados por los directivos. Formacin de los empleados y planificacin del currculum. Formacin de la direccin. Centralizacin contra descentralizacin de las funciones de gestin de los sistemas de informacin. Es un momento de transicin desde los mainframe a los microordenadores. Satisfaccin de los empleados. Las empresas estn en proceso de automatizacin y muchos trabajadores eran reacios a la informatizacin. Proporcionar sistemas de desarrollo propio a los usuarios finales. TEMA CLAVE 1983 Es una aplicacin del mtodo Delfos (Delphis). Este mtodo hace referencia al orculo de Delfos. El mtodo consiste en sostener una opinin sobre un tema de un conjunto de personas. Se les remiti el mismo cuestionario (listado donde cada uno elige aquellas cuestiones que cree que son ms importantes), las recoge, se realiza una estadstica en funcin a las opiniones, y se vuelve a remitir hasta que se alcanza un nivel de consenso razonable. En 1983 se hicieron tres pasadas del cuestionario. El resultado referente o temas importantes fue: Mejora de la planificacin de los sistemas de informacin. Facilitar y gestionar end-user computing. Haba que proporcionar herramientas para que el uso de los PCs tuviera sentido para aquellos usuarios interesados. Integracin de procesos de datos, ofimtica y telecomunicaciones. Mejora del desarrollo y calidad del software. Medicin y mejora de la eficacia y la productividad de los sistemas de informacin. Facilitar el aprendizaje organizativo y el uso de las tecnologas de la informacin. Pretendan que los trabajadores tuvieran una mnima competencia en cuanto a tecnologa de la informacin. Alineamiento de la organizacin de los sistemas de informacin con la de la empresa. Especificacin, contratacin y desarrollo de los recursos humanos en los sistemas de informacin. Uso eficaz de los recursos de datos de la empresa. Desarrollo e implementacin de DSS (sistemas ed apoyo a la decisin).

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). TEMA CLAVE 1986 La encuesta se realiz por el sistema Delfos. Se les hizo las preguntas 3 veces con retroalimentacin, iban subiendo los resultados. Entre el ao 1983 y el 86, las diferencia no fueron excesivas. El problema ms importante es la mejora de la planificacin estratgica. En el segundo lugar aparece un tema que no se haba planteado hasta el momento, que fu el uso de los sistemas de informacin como fuente de ventaja competitiva. Preocupaba no tener una situacin privilegiada sobre otras empresas que intentaban vender los mismos productos a los mismos clientes. Aqu es cuando las empresas empiezan a pensar que los sistemas de informacin a parte de automatizar, tambin pueden ser utilizados para el comercio. De esta poca son los sistemas de reserva de decisiones. El tercer punto es facilitar el aprendizaje organizativo y el uso de las tecnologas de la informacin. Se asume que las tecnologas de la informacin van a ser ms frecuentes en los puestos de trabajo, y entonces hay que formar a la gente. En cuarto lugar tenemos el incremento de la comprensin del papel y la contribucin de los sistemas de informacin. Despus pasamos al sexto tema clave, facilitar y gestionar end-user-computing, ir perdiendo importancia segn pasan los aos. En los 90, la generalizacin de la informtica elimina este punto. En esta poca aparece por primera vez la propuesta de desarrollar la arquitectura de la informacin. No aparece antes porque haban pocas mquinas. Conforme sa va complicando el despliegue de equipos esto va tomando fuerza. Por ltimo, en el punto 10 tenemos la integracin del proceso de datos, ofimtica, automatizacin de planta de trabajo y telecomunicaciones. TEMA CLAVE 1990 En esta poca no aparecen muchos temas nuevos: Desarrollar la arquitectura de la informacin. Ya lo aplicamos en la poca anterior. Uso eficaz de los recursos de datos en la empresa. Mejora de la planificacin estratgica de los sistemas de informacin. Especificacin, contratacin y desarrollo de los recursos humanos en sistemas de informacin. Este tema aparece en el 83, pero no en el 86. La mayora de las empresas se encuentran con escasez de personal competente para gestionar las tecnologas de la informacin. El problema es la adaptacin del personal y la actualizacin del personal, ya que se van desarrollando nuevos casos. Las empresas tienen que hacer nuevas inversiones importantes en el adiestramiento. Suele ser un proceso largo y problemtico, ya que cobra pero no rinde. Facilitar el aprendizaje organizativo y el uso de las tecnologas de la informacin. Sigue siendo el punto ms importante. TEMA CLAVE 1995 Estos temas siguen siendo relevantes en la actualidad: Construccin de una infraestructura de las tecnologas de la informacin adecuadas. Se refiere al software, hardware y al personal que lo utiliza y actualiza. Facilitar y gestionar business Process Redesign. Un proceso de negocio es una concatenacin de tareas para obtener un producto. Son tareas que estn conectados de forma lgica. Nace la idea de rediseo de procesos como la idea de actuar sobre los procesos actuales, modificarlos y obtener otros mejores. En tercer lugar tenemos el desarrollo y gestin de sistemas distribuidos. Sigue apareciendo tambin la contratacin y desarrollo de los recursos humanos en sistemas de informacin.

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). TEMA CLAVE 1996 En general, en esta poca los temas clave ya aparecen entre las preocupaciones de empresas anteriores: Uso de tecnologas de la informacin para lograr ventajas competitivas. Esto ya haba aparecido en las grandes empresas de hace 10 aos. La PYME se preocupa de las cosas con un pequeo desfase temporal. En los ltimos aos se dan cuenta de que aparte de usos administrativos, la informtica sirve para ms cosas. Mejora de la gestin de proyectos de tecnologas de la informacin. Mejora de la eficacia del desarrollo del software. La idea es que estos PYMES (que normalmente tienen recursos limitados), les preocupa que las inversiones que puedan hacer les salga bien. Al margen de esto, las dems cuestiones o temas clave son los mismos que en pocas anteriores. El rediseo preocupa menos, pero aparece un nuevo punto. Hacer frente al ritmo de cambio tecnolgico. Este nuevo punto aparece debido a que las PYMES al contrario que el resto de las grandes empresas, no pueden tener un departamento informtico. Por esto, suelen recurrir a consultoras externas.

Polticas pblicas Dos argumentos: Se considera que carecen de capacidad autnoma de innovacin (Las PYMES) Las tecnologas de la informacin son un elemento que estimula los grupos de empresa. Es un factor que se considera que favorece el desarrollo regional. Dos lneas polticas: Polticas de oferta. Apoyar en promocionar a la empresa que usan las tecnologas de informacin. Polticas de demanda. Promocionar directamente el uso de las tecnologas de informacin, mediante subvenciones.

TEMA 3. Gestin de las tecnologas de la informacin.

La gestin de las tecnologas de la informacin se tiene que gestionar con elementos sociotcnicos (humanos y tcnicos). No es un problema de optimizacin clsico, es decir, no hay recetarios. Sabemos las frmulas pero no sabemos el punto de partida, dando errores. Esto es para los sistemas deterministas. En cuanto a los sistemas indeterministas, no hay leyes de comportamiento que digan como van a evolucionar. Principales caractersticas en la gestin de las tecnologas de la informacin pero sin dar frmulas. Es una cuestin compleja y multidimensional (se pueden tener varias visiones). 1- Se plantea a 3 niveles, segn el eje temporal. La gestin es diferente segn la presencia a corto, medio o largo plazo. Esta perspectiva la concreta cada empresa: Corto plazo del orden de das. Consiste en asegurar el funcionamiento de la infraestructura existente (explotacin). Medio plazo del orden de meses. Las actividades se concentran en el desarrollo de proyectos. Actualizacin de la infraestructura a medio plazo ( implantacin). Largo plazo del orden de aos. Son actividades de planificacin, actividad orientada a analizar recursos existentes y decidir si necesitan una renovacin para que la empresa pueda disponer de ellas.

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). 2- Por los Servicios a cubrir: Servicio de gestin de los sistemas de informacin. Desde el diseo, desarrollo e implantacin hasta el mantenimiento. Dos servicios que necesitan cobertura: Comunicacin. Diferentes formas de gestionar la comunicacin por parte de la empresa (intranet, internet, extranet, etc). Usuario. Atencin al usuario interno. A garantizar que los recursos informticos de todo tipo funcionan adecuadamente y adems son implantados recursos coherentes a la empresa.

3- Nivel de gestin exigido: Empresa. Sistema transaccional. Nivel global. Grupo. Recursos utilizados para atender las necesidades de un grupo dentro de la empresa (no de toda la empresa). Individual. Recursos usados para desarrollar tareas individuales. Segn estos niveles se plantean problemas diferentes. Si la utilizacin del recurso es a nivel de empresa, los problemas de seguridad y control son importantes. La estandarizacin tambin es, sin embargo, a nivel individual, menos importante. La estandarizacin sera mucho ms flexible. Diferente nfasis de nivel de seguridad, segn el nivel de utilizacin de un recurso.

Enfoque de la gestin desde la empresa (internamente). Hay 3 visiones: Centro de coste. Lugar donde se produce un gasto (tradicional). Consiste en asignar a 1 o varias personas con la ayuda de recursos materiales, la competencia de esa gestin. Esta persona o grupo est al servicio de la empresa. Esta persona es responsable de los recursos informticos y gastar un presupuesto indicado por la empresa. (Se limita a recibir pedidos y se hacen los pedidos segn se van haciendo o terminando). La informtica se considera un servicio complementario. 2 Centro de beneficio. Se considera al grupo de tecnologas de la informacin como una empresa dentro de una empresa ms grande. Donde los dems departamentos le compran los servicios, han de estar justificadas las inversiones, no hay que pedir por pedir. 3 Outsourcing o suministro externo. Las empresas optan por contratar una empresa para gestionar todas las actividades de la tecnologas de la informacin. Esta frmula no es total, ya que la empresa dispone de alguien vinculado a la empresa. 1 Factores que determinan la opcin en la empresa: Tamao. Si la empresa es pequea no se plantea la incorporacin de un departamento de informtica, sino una persona a tiempo parcial. 2. Tipo de negocio. Diferentes negocios requieren diferentes tipos de soporte informtico. Tabla de Mc Farlan. Podemos clasificar los 4 entornos de gestin informtica en la empresa a partir de las respuestas que demos a 2 preguntas. 1.

Si la cartera (aplicaciones actual) es crtico para el funcionamiento de la empresa. Igual pero en relacin a aplicaciones futuras.

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). 1. 2. 3. 4. Apoyo. Los recursos informticos no son determinantes ni lo sern en el futuro.(fabrica de cemento). Fbrica. Empresa cuyas aplicaciones son criticas pero no tienen preciso sustituirlas por otras.(american express). Transiciones. Empresa que utiliza aplicaciones que no tienen carcter critico pero en un futuro s. (Distribucin de alimentos). Estratgico. Son recursos crticos y los que estn en desarrollo.

Puede ocurrir que distintas empresas se visualicen en las mismas en diferentes entornos esta consideracin de entorno determinar su visin organizativa. Otra definicin de entorno por el grupo Gatner. Considera que las empresas que pueden ubicar en distintos entornos de gestin. Alto Ritmo Tcnico

Voltil Tecnologa Estable(1)

Voltil(2) Voltil Negocio

Alto

(1) Descentralizado (2) Centralizado

Bajo Ritmo en los negocios

La idea es que cada empresa debe auto-examinarse y volcarse en un entorno. En cada entorno se propone un criterio de gestin distinto. Tambin sugiere que la ubicacin depende de: Tipo de negocio. La naturaleza de las aplicaciones. Cultura de las cosas: Formas de actuar de la gente que constituye la empresa. El tipo de negocio es el 2 factor que determina la organizacin.

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Historia de la empresa. Factores internos. La empresa en sus comienzos adquiri una determinada organizacin y por eso lo utiliza en cualquier caso, esta organizacin termina siendo de suministro interno o externo (debe atender las actividades mencionadas). Tendencia actual en la que se diferencian 2 reas: Sistema de gestin de informacin. Infraestructura informtica genera, comunicaciones y usuarios.

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TEMA 4. Estructura funcional de la empresa.

Es fundamental desarrollar arquitecturas de la informacin para adquirir ventajas competitivas. Funcional. Conjunto de actividades y problemas cuyo tratamiento requiere un nivel de destreza y conocimientos coherentes. Tambin se hace referencia, departamentos, reas funcionales, reas de responsabilidad. Divisin funcional. Surge de manera natural porque es el medio ms razonable para que las empresas enfrenten la complejidad y diversidad de tareas para sobrevivir y desarrollarse. Es una manera lgica de estructurar la divisin del trabajo. Diferenciacin entre los trabajos que desarrollan las personas de una comunidad. Cada empresa establece su divisin funcional como mejor le parece. NIVELES MARKETING PRODUCCIN FINANZAS RECURSOS HUMANOS RESPONSABLE DE PRODUCTOS MATERIALES, INSTALACIONES DINERO PERSONAS EXTERNOS CONSUMIDORES, COMPETIDORES PROVEEDORES COMUNIDAD FINANCIERA, ACCIONISTAS MERCADO DE TRABAJO

Existen dos lgicas que justifican la divisin: Interna y externa. 1 2 Interno. Cada una de las reas funcionales tiene como misin la gestin de un tipo de recurso diferente. La funcin de mrketing es responsable de la gestin de los productos de la empresa. Externa. Quien se ocupa de relacionarse con diversos componentes del entorno de la empresa. Cada rea se relaciona con un elemento de la empresa que la representa. 1 Consumidor. Persona que es o podra ser cliente de la empresa. 2 Proveedores. Otras empresas que suministran los diferentes recursos de materias primas, instalaciones, etc, que se necesitan para el desarrollo de la empresa. 3 Comunidad financiera. Dos formas: Lo reciben prestado o reciben en calidad en aportaciones al negocio. Los prestamistas son los bancos u otras empresas. Los accionistas son personas que aportan su dinero a la empresa en calidad de partcipes en el negocio. 4 Mercado de trabajo. Mecanismo que permite la seleccin y contratacin de las personas.

La DIRECCIN desde el punto de vista interno no gestiona ningn recurso, sino que asegura la coordinacin de las otras reas mediante la planificacin y el control, estableciendo planes. La direccin queda fuera de las dos lgicas dichas. La direccin sera un rea funcional superpuesta a las otras cuatro cuya misin ser coordinar la direccin. La divisin funcional no es alternativa con la jerrquica, es complementaria. Consiste en los procesos de formulacin e implementan estrategias y evalan el rendimiento de la gestin. Hay dos niveles internos: largo plazo y corto plazo. Estratgico a largo plazo. Los directivos necesitaran un tipo de herramientas como son los sistemas decisionales, inteligencia de negocio. Estratgico a corto plazo. Seguimiento da a da. Cuadro de mando de direccin apoyados sobre sistemas basados en ordenador.

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). El MRKETING agrupa todas las actividades que se orientan a la colocacin de los productos de la empresa en el mercado. Se trata de convencer e informar al pblico. Las tareas son las siguientes: 1 Investigacin de mercado. Llevan el conocimiento de los consumidores. 2 Investigacin de nuevos productos. Que permitan vender nuevos productos a los mismos clientes, a los nuevos clientes o a ambos. 3 Eleccin de canales de comercializacin. Por donde se van a canalizar los productos para que lleguen al consumidor. 4 Promocin. Dar a conocer los productos de la empresa. La PRODUCCIN consiste en todas las actividades relacionadas con las operaciones de obtencin de los productos de la empresa. Las tareas son: 1. Estrategia de produccin. Un mismo producto se puede obtener con diferentes estrategias. 2. Diseo del sistema. Aplicar una solucin a partir de una produccin. 3. Programacin de recursos. Uso de los distintos materiales. 4. Eficiencia. Prerequisito de la competitividad. Distintas herramientas utilizados por los sistemas de produccin: MRP o planificacin de requerimientos de materiales. MRP II o planificacin de recursos de produccin. FMS o sistemas de fabricacin flexible. CIM o Fabricacin integrada por computador. JIT o justo a tiempo. La FINANZA consiste en las actividades relacionadas con la obtencin de recursos financieros. Conseguir dinero y de gestionarlo dentro de la empresa de la mejor manera posible. Procesamiento de las transacciones financieras. CASH-FLOW o flujo de caja. Dinero real que se maneja. Cuando se vende se cobra y cuando se compra hay que pagar. Por tanto, los cobros deben superar los pagos. No debe ser dinero ocioso tampoco, debe estar invertido. Presupuestos. Previsin de los ingresos y gastos que se van a producir. Inversiones de capital. Inversiones en mquinas, edificios, recursos que van a tener una permanencia larga en la empresa. Los RECURSOS HUMANOS agrupa el conjunto de actividades relacionadas con el personal que desarrolla su actividad laboral en la empresa. Han de tener personal suficiente y competente. Destacan 4 temas: Reclutamiento. Contratacin de personal. Desarrollo y mantenimiento de los recursos humanos. La empresa debe proporcionar unas actividades de aprendizaje y actualizacin para mantener una capacidad de trabajo adecuado. Remuneraciones. Es lo que se percibe en dinero o especies por trabajar en la empresa. Beneficios sociales. Algunas empresas gestionan sus propios sistemas de pensiones, fondos mdicos, prestaciones sociales, etc.

Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). En las empresas se combinan las dos estrategias a la vez: La jerrquica y la funcional. En cada rea de la empresa hay temas que centran ms su atencin:( de Csar Camisn de 1998) 1. En direccin general. Las PYMES. Mantenimiento de productos y clientes. La innovacin en la direccin. Nuevos mtodos o herramientas de gestin de la empresa. Apoyo pblico. Ser capaces de informarse y aprovechar las oportunidades del apoyo pblico como subvenciones. Pasivo: las autoridades pblicas les apoyan. Activo: subvenciones. En mrketing. Diferenciacin. La empresa debe ser percibida diferente a las dems empresas por el cliente. Mejores servicios, etc. Conseguir que las pequeas empresas desarrollen una orientacin al cliente. La manera de sacar algo al mercado sabiendo antes lo que quiere el cliente. Mejora de la comunicacin externa. Emisin de informacin al exterior y capturar la informacin del exterior. En produccin. Innovacin de productos y procesos. La empresa debe variar el tipo de procesos y diseo de los productos. Calidad. Conformidad de los productos a sus especificaciones. Generan costes porque cuando estn produciendo se obliga a los retrabajos, es decir, repetir los trabajos para que tengan calidad a la salida. Estandarizacin. Se trata de conseguir la mayor cantidad de productos con la menor cantidad de componentes. En finanzas. Externa. Son problemas de condiciones de financiacin. Conocer todas las oportunidades financieras que existen en ese momento. Internas. Autofinanciacin que consiste en conseguir fondos financieros para la empresa, de la propia empresa. En recursos humanos. Cultura organizativa. Hay dos tipos: El informal que consisten en los tratos de unos a otros. El formal en el que se dice quien es el jefe, el empleado, etc. Clima laboral. Normativas laborales, seguridad, relaciones con los sindicatos.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). Profundizacin en cada una de las funciones de la empresa.

MRKETING
Coloca los productos de una empresa en el mercado y que los consumidores los adquiera. Esto se consigue mediante la creacin, distribucin, promocin y valoracin de bienes. Creacin de bienes. Distribucin. Logstica de los productos (traslado o movimiento de los productos), mtodos para llegar a su fin. Promocin. Desarrollar todas las actividades que se consideren necesarias para estimular la venta de productos. Valoracin. Poltica de precios. Desde el punto de vista de sistema, existen unas entradas, un proceso interno y unas salidas.

La entrada transaccional es derivada del sistema de transacciones de la empresa. Es informacin orientada al pasado. Slo dicen desde la poltica de productos cuales son los productos que ms aceptacin han tenido. La investigacin es la informacin referida a los consumidores. A quienes van los productos. La inteligencia de mercado es informacin relacionada con los competidores de la empresa. Se intenta captar a los mismos consumidores de otras empresas. Ciclo de vida en mrketing.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). Hay que decidir y gestionar un producto cuando est presente en el mercado. Hay que saber cuando hay que lanzarlo.

DISTRIBUCIN Determinar el camino de los productos hasta llegar al consumidor. Forma en que van a llegar a los clientes. La decisin no es trivial. Puede condicionar el xito de la empresa. Entre la empresa y el consumidor se pueden identificar varios flujos. Siempre hay asociado un flujo financiero en sentido contrario. Los esquemas tradicionales de distribucin normalmente se quedaban as. La relacin consumidor-fabricante es una relacin indirecta de forma que los consumidores no obtienen los productos desde la empresa sino de los comerciantes (detallistas). Las empresas deben generar con los dos flujos, un flujo de informacin que funcione en los dos sentidos.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). Las empresas tienen muchas ms posibilidades de conseguir clientes en la medida que enriquezca sus productos mediante informacin. El consumidor recibe una informacin adicional, atencin al cliente, etc. Adems, las empresas intentan conseguir un cierto feed-back de los clientes hacia la empresa. A las empresas les interesa saber el tipo de consumidores que tiene. Lo ms importante es que la distribucin no se plantea con un nico sistema o canal de comercializacin. Las empresas optan por sistemas hbridos. Es problemtico. El pequeo comercio se ajusta al esquema general, no adquieren directamente de la fbrica, sino de empresas distribuidoras. Las empresas intentan hacer combinaciones de canales para llegar a ms consumidores por los distintos canales. Deben analizar muy bien que canales de distribucin a utilizar, los hay buenos para un producto y, el mismo canal, malo para otros. No captacin de los consumidores de ciertos productos. PROMOCIN Actividades de la empresa para estimular la venta de los productos, con el fin de conseguir la venta. Son de varios tipos: Informacin sobre los productos. Actividades estrictas de promocin. Ej: 2x1. Publicidad. Pruebas. PRECIOS Es lo que se pide a los consumidores a cambio de los productos. Usan tcnicas de asignacin de precios ms o menos sofisticado. Se plantean de dos formas generales: Plantean la fijacin del producto en funcin del coste y aplican el margen de beneficios que quieren tener. Ms arriesgada que la anterior. La fijacin del precio en base a la demanda. Oferta los productos y pone precios segn lo que los consumidores estn dispuestos a pagar. Si acierta en la eleccin, los beneficios de la empresa son muy altos. INVESTIGACIN DE MERCADO. Actividades de captura y procesamiento de la informacin de los consumidores. La herramienta es la encuesta. Conseguir esa informacin directamente de los consumidores. La ventaja es que la informacin es directa. Hay frmulas que simplifican y abaratan los procesos de datos. Es usual que se use internet para hacer estos estudios. Cada vez es ms frecuente que las empresas consigan algn tipo de informacin de investigacin de mercado. INTELIGENCIA DE MERCADO. Orientada al conocimiento con relacin a los competidores. El procedimiento es la captura y filtrado de la informacin producida. Son entradas crticas para el xito de la empresa. Todas las empresas disponen de informacin transaccional, pero muy pocas disponen de informacin de investigacin de mercado y muy pocos son capaces de explotar esa informacin. Permite a las empresas cambiar de forma radical sus operaciones de mrketing en general. Utilizan la tcnica de empuje o PUSH intentando colocar el producto aunque no se tenga informacin del consumidor. El arrastre o PULL cuando se sabe el perfil del consumidor.

PRODUCCIN .
Consiste en el conjunto de actividades relacionadas con la obtencin de los productos de la empresa. Hay una relacin entre el mrketing en el sentido de que el mrketing define los productos que van a adquirir y de colocarlos. Produccin se ocupa de las operaciones para la fabricacin de ese producto. Es propio de las empresas que se dedican en sectores que se intercambian bienes fsicos. El campo de la produccin es de los que ms usa de herramientas informticas dentro de la empresa. Esto en dos planos: en el plano de la gestin de la produccin y en el plano estrictamente operativo (actividades de fabricacin de los productos).

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). Se requiere informacin adicional para los inputs (como en los apartados anteriores) es informacin distinta que la de mrketing. Por ejemplo, lo que le interesa es informacin con productos vendidos. Requiere dos inputs informativos especficos producidos por el propio sistema de produccin: Ingeniera de produccin y la inteligencia de produccin. La ingeniera de produccin consiste en los estndares elaborados por los diseadores de produccin para facilitar la gestin por excepcin. Los procesos de produccin son estructurados (definidos los puestos de trabajo, los flujos, etc). El trabajo de la ingeniera industrial es la definicin o desarrollo de los productos, esto es, la estructuracin. Dando as un estandard ideal del proceso productivo, tiempo de cada componente. La gestin por excepcin , nos preocupa del proceso en la medida que hay alguna anomala. Slo se entra en accin cuando sucede algo. Es un input imprescindible. La inteligencia de produccin es similar a la de mrketing. El objetivo aqu son los proveedores o suministradores de materias primas y el mercado de trabajo. SALIDAS U OUTPUTS. Inventarios o stocks. Es determinar que cantidades de materiales de fabricacin deben mantenerse almacenados para el buen funcionamiento de la empresa. Es imposible que gente que monta algo se la entregue a otra persona para que siga montando otro. Cada persona debe tener su propio ritmo, ello implica un almacenamiento donde esperan las piezas terminadas. Se necesita disponer de cantidades de los distintos materiales para poderlos utilizar al ritmo de ensamblaje y no al ritmo de fabricacin de las piezas individuales. Adems, hay que hacer pedidos, recibirlos y almacenarlos. Hay que minimizar los inventarios. Razones para tener un gran inventario. Garantizara que no va a tener problemas de suministro. Una de las peores cosas es la de parar un proceso de fabricacin por falta de componentes, por ello se tienen grandes cantidades. Razones para tener un pequeo inventario. Los almacenes no son grandes, adems implican costes de diferente naturaleza lo que sera un gran inconveniente. Se invierte dinero en los materiales y cuando vende el producto recupera el dinero con inversin. Pero no se recupera hasta que se vende. Con lo cual interesa que este proceso sea rpido. El resto de fabricantes quieren cobrar sus piezas intermedias en el acto y el ensamblaje debe venderse cuanto antes. Coste de oportunidad. Es lo que se renuncia por haber destinado el dinero a una cosa concreta y no a otra. Los inventarios son costosos porque los productos tienen que estar almacenados (espacio), coste de acondicionamiento, ello lo hace indeseable. Hay que alcanzar el mejor compromiso entre el coste de inventario mnimo y se garantice el proceso productivo continuado. La calidad. Implica decisiones con la calidad de los productos. La calidad es la conformidad del producto producido con las especificaciones mnimas requeridas. La gestin de la calidad hace referencia a las medidas que se adoptan para asegurar que los productos se producen conforme a las especificaciones. Cmo se va a controlar, qu tipos de examen, donde establecer puntos de calidad?. Esto no supona problemas hasta hace poco tiempo por no tenerse en cuenta, porque tambin el proceso implica costes. Cuando un producto no se atiende a las especificaciones surgen dos problemas: De consumo: Se venden por debajo de su coste con lo cual se pierde dinero. De no consumo: Se vuelven a hacer con esos mismos materiales el producto con lo cual el coste se eleva. Operaciones de produccin. Es la de controlar o construir los procesos de fabricacin. Coste de produccin. Los precios son una cuestin de mrketing, el control de los costes mnimos es problema de la funcin de produccin. Ocuparse de la fabricacin de los productos, que sea conforme a sus especificaciones, operaciones y controlar los costes de esa fabricacin.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999).

La produccin a dos niveles sera por un lado la gestin y por otro la de sistemas fsicos. Gestin. Se ha orientado a automatizar (parcialmente) los sistemas de gestin que se han ido desarrollando. ROP (reactivos) (proactivos) como MRP, MRP II siendo estos del tipo PUSH y, JIT y COMMS como de tipo PULL. Sistemas fsicos. Donde entran los sistemas por computador. Los sistemas siguientes estn desarrollados de tal forma que la entrada de uno es la salida del anterior y su salida es la entrada del siguiente. CAD (diseo asistido por computador) CAE (Ingeniera asistida por computador) CAM (Fabricacin asistida por computador)

ROP (Re-order point o punto de reposicin) Orientada a la gestin de los inventarios, aos 60. Determinan el momento en el que hay que hacer los pedidos. Es un sistema llamado reactivo, la direccin de produccin reacciona para obligar a hacer los pedidos en el momento justo. El problema viene cuando un material se sustituye por otro ms moderno y el material anterior est ya en el almacn. Lo normal es hacer los pedidos antes del ROP para asegurarse que los pedidos lleguen a tiempo. Dando lugar a un stock permanente y los problemas que tiene. A partir de los aos 70 se abandona y se hace proactivo, y lo que hacen es planificar por adelantado la actividad.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999). MRP (Material Requeriments Planning) o planificacin de los requerimientos de los materiales. Antes de hacer una produccin y mediante el MRP, determinan un listado de los materiales usados con las cantidades y la fecha en la que se van a empezar a utilizar. Con MRP se ha orientado la mayor parte del software orientado a la produccin. MRP II (Manufacting Resources Planning) o planificacin de los recursos de produccin. Es una extensin de MRP. desarrollada en los 80. Aade a los listados de materiales, la planificacin de otros recursos que no son materias primas, como la maquinaria a utilizar, el personal necesario, etc. Los dos anteriores son sistemas de tipo PUSH, en los que los planteamientos de como debe funcionar, es la de lanzar los recursos productivos hacia la empresa. La preocupacin aqu es el tener materiales disponibles para usar. JIT (Just in time) o justo a tiempo. Es un sistema de tipo PULL, es decir, es un enfoque de arrastre. De origen japons, procura por todos los medios el no tener inventarios. En JIT el ritmo del proceso productivo se mira de derecha a izquierda y no al revs como en los otros mtodos. Se miran los pedidos que se realizan, por eso es un sistema de arrastre. Es complejo de aplicar. COMMS (Consumer-Oriented Manufacting management systems). Son sistemas MRPII con las

A. B.

caractersticas de los sistemas JIT. La funcin de CAD/CAE/CAM se denomina FMS o sistema de fabricacin flexible. La gestin de PUSH y FMS da lugar a CIM (Computer-Integrated Manufacturig) se unen en un slo sistema integrado. El software CIM no existe (es un proyecto de la fbrica del futuro). Se est abandonando la idea de fbrica integrada porque la complejidad es tal que los beneficios no compensan los costes que podran tener.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999).

FUNCIN FINANCIERA .
Es la que primero se ha automatizado. Tiene una repercusin externa especial, de especial inters para los banqueros, accionistas, administraciones pblicas, etc. Son operaciones para saber como va la empresa, futuro que se espera, etc. El sistema de informacin debe proporcionar informacin til para la toma de decisiones que son competencia de finanzas. Finanzas gestiona los flujos financieros de la empresa en 3 tareas: 1 Previsin. Necesidades futuras de dinero. Activos financieros a cualquier derecho que tiene una facilidad de ser convertido de forma rpida en la forma ms bsica como puede ser dinero. Liquidez. El billete es liquidez absoluta (medio de pago). Accin no tiene el mismo grado de liquidez. Primero hay que vender la accin donde sea aceptado, como puede ser en bolsa, y luego convertirlo en dinero. Los bienes e inmuebles tienen el menor grado de liquidez. El papel de los recursos informticos es muy importante. Gestin de fondos. Una vez que se ha provisto una cantidad, hay que conseguirlo en ese momento. La funcin de CASH-FLOW hace referencia a que se debe asegurar que en ningn momento el flujo de entradas-salidas sea negativo. Gestin de fondos. Conseguir los recursos financieros y hacer que lleguen las necesidades a todos. Control. Verificacin de los usos ocurridos con los recursos financieros. Desarrollo de un proceso presupuestario. Elaborar un presupuesto detallado de las actividades de la empresa y un seguimiento de ese presupuesto. Para el control es necesario como entrada de transacciones.

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Las tres tareas anteriores se corresponderan con las salidas, veamos ahora las entradas: Transacciones. Para hacer previsiones hay que basarse en las transacciones del pasado. Inteligencia financiera. Informacin externa como las condiciones de financiacin, bolsa, informacin legal, etc. 3. Auditoria. Comprobaciones, investigacin especfica orientada a estudiar las operaciones financieras de la empresa. Hay tres tipos: 1. Auditoria financiera. Comprobar la exactitud de los registros. Como por ejemplo, comprobar los saldos de los clientes. 2. Auditora operativa. Anlisis de la eficacia de los procedimientos, eficaz en el sentido del propsito de si se puede conseguir o no. Examina la eficacia de la auditora concurrente, como que no consuma ms tiempo que el suficiente. 3. Auditora concurrente. Como la operativa pero se produce sobre la marcha. Por ejemplo, el pago de comidas. Comprueban todas las nminas que dicen se han producido, las rdenes de transferencia para abonar a los empleados. 1. 2.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999).

FUNCIN DE LOS RECURSOS HUMANOS .

Se ocupa de obtener y mantener los recursos humanos de la empresa. Ahora se considera una inversin el personal. Inversin es lo que obtenemos si tratamos de adquirirlo, puede aumentar de valor en el futuro. Lo que se invierte en el personal provoca mejores condiciones en la empresa, mejor conocimiento del empleado, etc. El conjunto de actividades que se puede descomponer la actividad general de recursos humanos es la siguiente: 1 2 Planificacin, reclutamiento y seleccin del personal. Necesidades de cuanta gente hay que contratar y que caractersticas debe tener. Desarrollo de recursos humanos. Formacin continuada a los empleados, planes culturales o carrera. Que van cumpliendo requisitos como ttulos, antigedad, etc. Para que la gente tenga estmulo para seguir trabajando bien. Evaluacin del rendimiento o comportamiento en el trabajo. Remuneracin. Relacionados con lo que obtiene por trabajar en la empresa. Seguridad e higiene. Prevencin y riesgos de accidentes laborales. Relaciones laborales. Mantenimiento de las relaciones con los sindicatos, mecanismos que facilite quejas y sugerencias.

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Hay tres tipos de informacin a utilizar o inputs: A. Transaccional. Una parte de la informacin transaccional procesada por la empresa que tiene relacin con el personal de la empresa, como pueden ser los salarios. B. Investigacin de los recursos humanos. Derivada de estudios relacionados con la estructura de la empresa, anlisis de puestos de trabajo. Estudios de sucesin en la empresa, es decir, las caractersticas y competencia que tienen que tener para suceder en el puesto de trabajo. C. Inteligencia. Informacin obtenida fuera de la empresa, como la legislacin laboral, convenios, etc. RESUMEN. En resumen, hay que pensar en el sistema funcional como un sistema de actividad. Tiene unas entradas, un procesamiento de esas entradas y genera unas salidas. Deben ser herramientas de apoyo para desarrollar un trabajo. Hay tres categoras de los sistemas funcionales: A. Informacin transaccional interna de la propia empresa a causa de su actividad. B. Investigacin. Externa a la propia empresa. C. Inteligencia. Tambin externa a la propia empresa.

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Desarrollo y gestin de los sistemas de informacin en la empresa. (Curso 1998-1999).

TEMA 5. INTERNET. TENDENCIA Y RELACIN .

Gestin de la empresa con el desarrollo del fenmeno internet. Esas tendencias pueden sacar partido de la tecnologa. Para las empresas es la herramienta ideal para hacer las cosas que tienen que hacer normalmente, pero con internet se hace de forma ms cmoda. Apertura. Para la gestin moderna las empresas deben poner a los clientes en el centro de sus preocupaciones. 2. Red. El trabajo se desarrolla fundamentalmente de la colaboracin. Antes que dar prioridad a la definicin del trabajo individual. 3. Experimentacin. Las empresas tienen que ser proclives o dispuestas a la innovacin de cambios en todos sus niveles. Internet es ideal para poner en prctica esos conceptos de la gestin moderna. Usualmente se usan tres trminos: 1. Internet. Desde el ao 90. La empresa que dispone de una herramienta que le permite acceder a informacin disponible de la red mundial para mostrar informacin al exterior. 2. Intranet. Desde el ao 95. Red privada de la empresa. 3. Extranet. Desde el ao 97 o 98. Ampliacin de la red privada otros elementos del entorno prximo, como pueden ser los clientes, proveedores, etc. Las tres comparten la misma plataforma tecnolgica. Lo crtico es solucionar tcnica y administrativamente el problema de la seguridad. Acceso a cada una de las capas de la red de la empresa. 1.

Hay una reconversin de las empresas de transformar sus redes internas o locales a internet. (Convertirse en el modelo cliente-servidor ideal). Al usuario le es ms fcil usar el interfaz de internet como la red local (Groupware). Sobre una extranet es fcil construir una intranet, facilita el uso de intranet a otros usuarios. Otro uso es para el comercio electrnico, es un nuevo sitio para competir y obtener beneficios. ESTUDIOS DEL COMERCIO ELECTRNICO. 1. Las pequeas empresas no estn obteniendo beneficios significativos. El planteamiento es de estar ah por si hay un auge en el futuro. Es a largo plazo. 2. No existe una integracin de sistemas internos y la presencia en internet. 3. Las PYMES que tienen pgina lo ven como un medio de comunicacin. Usan ms el correo electrnico. 4. Muy pocas PYMES tienen personal cualificado. 5. Escasez de transacciones financieras en internet. 6. Es ms probable que tenga comercio electrnico una empresa que se dedica a la informacin que otro tipo de empresa.

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