Modelo Excelencia EFQM

ESQUEMA DE RECONOCIMIENTO A LA EXCELENCIA EN GESTION BASADO EN EL MODELO EFQM DE EXCELENCIA
GUIA EXPLICATIVA DE LA FILOSOFIA DE LOS SELLOS DE EXCELENCIA Y SUS NIVELES DE RECONOCIMIENTO
Modelo Excelencia EFQM.doc
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El Esquema de Reconocimiento a la Excelencia en Gestin, est basado en la interpretacin y aplicacin prctica que realizan las organizaciones de los nueve criterios de los que se compone el Modelo EFQM de Excelencia. Este esquema, esta dirigido nicamente a organizaciones que realmente estn preocupadas por mejorar su gestin de forma sostenida, y que quieren involucrarse en el viaje hacia la Excelencia con una mentalidad de visin de futuro. El Modelo EFQM de Excelencia, al no ser una norma de obligado cumplimiento, permite actuar a las organizaciones de una forma flexible y prctica sobre l, ya sean organizaciones pymes como grandes organizaciones. El Modelo permitir por tanto a las organizaciones, hacer un diagnstico de sus actividades de gestin en todos los mbitos de la organizacin, para que posteriormente, pueda establecer: 1. planes ordenados y con metodologa, que permitan abordar reas de mejora dnde fuera necesario, 2. planes para potenciar todos los aspectos importantes o puntos fuertes, que han permitido que la organizacin haya llegado hasta la situacin que vive en la actualidad. Las organizaciones empresariales, de mbito privado o pblico, con nimo de lucro o sin l, desarrollan sus actividades en mercados globales y cambiantes, en los cuales la supervivencia y continuidad se ve condicionada principalmente por cuatro variables: 1. Bsqueda y optimizacin de una buena gestin empresarial. 2. Continua orientacin y conocimiento de las necesidades y satisfaccin de los clientes. 3. Adaptacin a los cambios del mercado adelantndose a la competencia 4. Grado de implicacin de las personas en la consecucin de los objetivos de la organizacin. Las organizaciones que han adoptado e incluido en su gestin empresarial el referencial del Modelo EFQM de Excelencia, ya trabajan con solidez desde hace tiempo en estas lneas, y por tanto su posicionamiento frente al entorno competitivo es de privilegio.
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Para ellos, y para los que se han iniciado recientemente en el camino hacia la excelencia queriendo diferenciar su buena gestin respecto a los que no la poseen, se ha creado el Esquema de Reconocimiento de Excelencia Europea, basado en cuatro fundamentos: Prestigio del Esquema de Reconocimiento como diferenciador de las organizaciones que lo obtienen. aspecto
Agentes y personal cualificados tcnicamente al mximo nivel europeo para su intervencin e interaccin con las empresas. Estandarizacin y unificacin de los aspectos econmicos aplicables por las Entidades de Certificacin reconocidas. Reconocimiento europeo de la Fundacin Europea de la Gestin de la Calidad (EFQM) armonizado con el Esquema de Reconocimiento a la Excelencia nacional.
Las organizaciones tienen dos causas principales para embarcarse en este proyecto: 1. La identificacin de una necesidad de mejorar su gestin, y la necesidad de 2. Ser reconocidas externa e internamente por su buena forma de gestionarse. Sin duda, la obtencin del reconocimiento europeo es una ventaja competitiva real, ya que a diferencia de otros sistemas de reconocimiento, ste solo reconoce a las organizaciones realmente buenas en su gestin, no permitiendo el acceso a aquellas que no cumplen sus exigentes requisitos. El reconocimiento puede ser de tres grados, segn el nivel de gestin en que se encuentre la organizacin respecto al Modelo EFQM: Calidad Europea. Excelencia Europea-Nivel Consolidacin. Excelencia Europea-Nivel Excelencia.
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CALIDAD EUROPEA
Se puede acceder al nivel de Calidad Europea cuando el resultado del proceso de autoevaluacin (ver definicin al final del documento) se encuentra entre 201 y 400 puntos del Modelo EFQM. El objetivo de este proceso de reconocimiento, es ayudar a una organizacin a que identifique en que nivel de gestin se encuentra respecto al Modelo EFQM, para que posteriormente establezca acciones de mejora, y progrese a lo largo del tiempo en su buena gestin. Este proceso se lleva a cabo en las siguientes fases:
1. Autevaluacin
En esta fase, la organizacin realizar una autoevaluacin con respecto a los nueve criterios del Modelo EFQM de Excelencia pudiendo utilizar la herramienta informtica PERFILCGC o el Formulario de evaluacin REDEREFQM. Los datos resultantes permitirn a la organizacin solicitante conocer cul es su nivel de gestin en esos momentos y utilizar la informacin obtenida para establecer e implantar acciones de mejora. Las organizaciones que deseen solicitar el reconocimiento deben tener en cuenta los siguientes aspectos: Es necesario evaluar todos y cada uno de los nueve criterios del Modelo EFQM de Excelencia.
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El proceso de autoevaluacin debe recoger una amplia gama de aportaciones del equipo de direccin de la organizacin que solicita el reconocimiento. Es muy conveniente recoger tambin las aportaciones de un conjunto ms amplio de empleados y de otros grupos de inters. A partir de los resultados de la autoevaluacin, se deben identificar puntos fuertes y reas de mejora, o lo que es lo mismo, aquellos aspectos que se estn haciendo bien y se deben potenciar, y aquellos aspectos en los que se debe actuar sobre ellos para mejorarlos. Finalmente, la organizacin deber contar con un informe de autoevaluacin y diagnstico confirmado por un licenciatario de autoevaluacin (ver definicin). En la pgina web del Club Gestin de Calidad se pueden consultar los licenciatarios autorizados a nivel nacional. (www.clubcalidad.es). El siguiente paso, y tomando como base la autoevaluacin realizada, la organizacin deber establecer una relacin de acciones de mejora, que tienen que ser priorizadas conforme a: 1. 2. 3. Impacto que tienen tales acciones de mejora sobre la organizacin. Capacidad que tiene la organizacin para implantarlas, y Ranking que se establece conforme a tales criterios.
Esta priorizacin, tendr como consecuencia la definicin de un plan de accin e implantacin de al menos tres acciones de mejora derivados de la autoevaluacin realizada. Por ltimo, se procedern a poner en marcha las tres acciones de mejora, que deberan culminar con la implantacin eficaz de las mejoras en la organizacin.
2. Visita de Validacin
Ahora la organizacin debe demostrar que se han desplegado las mencionadas acciones de mejora, lo cual, ser comprobado por un validador independiente (perteneciente a la Entidad de Certificacin reconocida) en el momento de la visita. La visita tendr lugar entre los seis y nueve meses posteriores a la conclusin de la autoevaluacin de la organizacin solicitante.
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Para dar un plan de accin por validado, como mnimo se requiere que dos de las tres acciones de mejora presentadas por la organizacin solicitante, estn totalmente finalizadas existiendo resultados que avalen las mejoras obtenidas, es decir, que satisfagan el perfil de validacin para todos los elementos exigidos. La tercera accin de mejora, debe satisfacer el perfil de validacin para al menos los elementos de Enfoque de la accin de mejora y el despliegue e implantacin de dicha accin. La organizacin solicitante debe demostrar que las iniciativas tomadas estn slidamente fundamentadas. Este sistema permite evaluar el compromiso con la mejora de todos los solicitantes con arreglo a un estndar comn. Las organizaciones que logren el reconocimiento, recibirn un certificado de confirmacin. Las que no logren el reconocimiento, en el informe escrito sobre su validacin, hallarn informacin sobre lo que deben mejorar antes de solicitar de nuevo el reconocimiento. Las organizaciones que no consiguen el reconocimiento con una primera visita, pueden solicitar una nueva fecha para validar su plan de accin dentro del periodo mximo de los nueve meses establecidos como tope desde la realizacin de la autoevaluacin. Podrn utilizar el mismo plan de accin o sustituir alguna de las acciones de mejora (siempre y cuando se deriven de la autoevaluacin original). En el caso de que se superen los nueve meses establecidos como fecha tope desde la autoevaluacin y no se hayan finalizado las tres acciones de mejora, se podr volver a solicitar el reconocimiento debindose iniciar otro proceso nuevo con una nueva autoevalucin. El nivel de Calidad Europea, tiene una vigencia de dos aos no existiendo visitas anuales de seguimiento, con un lmite de seis aos. Este hecho, se justifica dado que una organizacin que haya iniciado este proceso con compromiso e involucracin, despus de seis aos debera estar en el nivel de Excelencia Europea. El proceso de reconocimiento en el nivel de Calidad Europea se lleva a cabo por un validador perteneciente a una entidad certificadora reconocida, debidamente cualificado como tal por el Club Gestin de Calidad, y reconocido por la EFQM en Bruselas. Si la organizacin supera satisfactoriamente todas las fases del proceso de reconocimiento obtendr el denominado Sello Bronce.
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EXCELENCIA EUROPEA-NIVEL CONSOLIDACION:

Al nivel de Excelencia Europea-Nivel de Consolidacin, se puede acceder cuando el resultado obtenido en el proceso de autoevaluacin realizado por la organizacin se encuentra entre 401 y 500 puntos en el Modelo EFQM. El proceso a seguir esta compuesto por cuatro fases:
1. Autoevaluacin:
Como requisito previo para solicitar el reconocimiento en el nivel de Consolidacin, la organizacin debe evidenciar que se encuentra por encima de los 400 puntos del Modelo EFQM: Por haber realizado una autoevaluacin con el apoyo de la herramienta informtica PERFILCGC. Por haber realizado una autoevaluacin con el apoyo del Formulario de Evaluacin REDEREFQM. Por haber obtenido dicha puntuacin en algunos de los premios existentes a nivel autonmico, nacional o internacional basados en la EFQM, y que sean reconocidos por el esquema. En cualquier caso es importante resear que una organizacin que opte a este nivel, en caso de no alcanzar una puntuacin superior a 400 puntos obtendr el reconocimiento de Sello Bronce, siempre y cuando haya justificado tres planes de accin como requiere dicho nivel. La organizacin solicitante, deber presentar una Memoria donde describa sus diversas actividades y resultados segn los criterios del Modelo EFQM. Esta Memoria deber contener como mximo 51 pginas, y en ella se pide a la organizacin solicitante que aporte evidencias de cmo abordan los diferentes criterios agentes, y de la medida en que sus mtodos han sido puestos en prctica. Para los criterios resultados, la organizacin aportara los datos y resultados obtenidos, y que muestren las tendencias seguidas en la gestin a lo largo del tiempo.
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2. Revisin de la documentacin
La revisin de la documentacin ser realizada por un equipo evaluador. Se distribuir una copia de toda la documentacin recibida de la organizacin solicitante a todos los integrantes de un equipo evaluador, como mnimo seis semanas antes de la fecha de evaluacin, para realizar su estudio y revisin. Todos los miembros del equipo evaluador analizan los resultados obtenidos en la autoevaluacin realizada por la organizacin junto con la memoria tcnica. Una vez revisada la documentacin, se celebrar una reunin de consenso previa a la visita por parte del equipo evaluador.
3. Visita de Evaluacin
En esta visita, el equipo evaluador va a verificar que todas las actividades de gestin recogidas en la Memoria estn implantadas y se ejecutan realmente en sus instalaciones. La organizacin deber suministrar al equipo evaluador la informacin necesaria, as como autorizar el acceso a las instalaciones, personal y registros para que el equipo evaluador pueda verificar que el despliegue realizado es acorde con la documentacin entregada previamente. La visita de evaluacin tiene las siguientes etapas: Una reunin inicial. Vista de evaluacin. Reunin de consenso del equipo evaluador a la finalizacin de la visita. Reunin final con la organizacin y comunicacin del resultado. Dependiendo del resultado del proceso de evaluacin, el evaluador puede determinar las siguientes situaciones: equipo
El equipo evaluador decide que el Sello puede ser recomendado inmediatamente, ya que la organizacin solicitante ha conseguido la puntuacin necesaria.
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El equipo evaluador decide no recomendar el Sello ya que la organizacin solicitante no ha conseguido la puntuacin necesaria. En este caso, se estudiar la posibilidad de realizar una visita extraordinaria dentro de los 90 das posteriores a la fecha de presentacin del informe final a la organizacin, siempre y cuando sea factible la consecucin del reconocimiento. Esta visita extraordinaria se centrar en las reas de mejora indicadas en el informe final, y debe ser completada en un periodo inferior a los noventa das de la visita.
4. Envo de expediente al CGC

Una vez acabada la evaluacin de la organizacin solicitante, la Entidad Certificadora enviar una copia del expediente con todos los registros del proceso de evaluacin al Club Gestin de Calidad para su aceptacin final. El periodo de validez del certificado de Excelencia Europea es de dos aos, y para su renovacin, se realizar un nuevo proceso cuya duracin ser la misma que el de la evaluacin realizada en su proceso de concesin inicial. Si la organizacin supera satisfactoriamente todas las fases del proceso de reconocimiento obtendr el denominado Sello Plata.
EXCELENCIA EUROPEA-NIVEL EXCELENCIA

Se puede acceder a este nivel cuando el resultado obtenido por la organizacin solicitante en el proceso de reconocimiento es superior a 500 puntos del Modelo EFQM. El proceso de reconocimiento es igual al del nivel de Consolidacin, con la nica excepcin de que en este nivel la Memoria debe contener un mximo de 75 pginas. Si la organizacin demandante obtiene una puntuacin entre 401 y 500 puntos obtendra el reconocimiento correspondiente al nivel Consolidacin. Si la organizacin supera satisfactoriamente todas las fases del proceso de reconocimiento obtendr el denominado Sello Oro.
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CONVALIDACIN CON EL RECONOCIMIENTO DE EFQM

En el caso de que una organizacin una vez obtenido el reconocimiento de excelencia en gestin nacional, quiera obtener el reconocimiento equivalente de EFQM aplicable a toda la Unin Europea, lo podr solicitar al Club Gestin de Calidad conforme a los documentos y tasas de convalidacin establecidos a tales efectos por la EFQM. Dicha convalidacin, exime a la organizacin solicitante de tener que realizar ms actividades de evaluacin, ciindose exclusivamente la actividad a trmites administrativos. La representacin grfica de esta convalidacin se muestra a continuacin:
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TERMINOLOGIA Autoevaluacin y licenciatarios:

La autoevaluacin es un auto-examen, sistemtico y peridico de las actividades y resultados de una organizacin frente a los principios universales de la excelencia en gestin, recogidos por el Modelo EFQM de Excelencia. El proceso de autoevaluacin permite a la organizacin diferenciar claramente sus fortalezas de las reas donde puede introducir mejoras, as como medir el nivel de excelencia en su situacin actual. Tras este proceso de evaluacin se ponen en marcha planes de mejora cuyo progreso es objeto de seguimiento. Las organizaciones llevan a cabo este ciclo de evaluacin-planes de accin de manera repetida al objeto de alcanzar una mejora verdadera y sostenida. El Club Gestin de Calidad (CGC) ha desarrollado una metodologa de autoevaluacin apoyada en la utilizacin de la Herramienta Perfil, cuya licencia de utilizacin ofrece a titulo individual a los consultores de las organizaciones socias que as lo soliciten y cumplan los requisitos especificados. Las autoevaluciones realizadas de acuerdo a dicha metodologa, y dirigidas por personas poseedoras de la correspondiente Licencia, gozarn de reconocimiento oficial del CGC, reconocimiento que ser de particular aplicacin en los procesos de evaluacin de los Sellos de Excelencia emitidos por el CGC, incluidos en el "Esquema Europeo de Reconocimiento a la Excelencia" de la EFQM.
El equipo evaluador:
Estar compuesto por un evaluador coordinador y un nmero de evaluadores que variar en funcin del tamao de la organizacin. Siempre el nmero de integrantes del equipo evaluador ser de al menos dos personas. El 50% de los miembros del equipo evaluador ser propuesto por la Entidad Certificadora y el 50% restante ser propuesto por el Club de Evaluadores de Gestin a travs del Club Gestin de Calidad.
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